Consejos para las conferencias telefónicas

En el mundo globalizado de los negocios, las conferencias telefónicas con colegas, clientes o socios comerciales son cada vez más frecuentes. Lee nuestros consejos y descubre cómo evitar el fracaso y hacer una conferencia telefónica como un profesional.

Como cualquier reunión de negocios, las conferencias telefónicas pueden ser muy productivas, pero también pueden ser una pérdida de tiempo para todos. En esta entrada del blog, te ayudaremos a realizar conferencias telefónicas de forma eficaz y sin problemas.

1. La preparación es la clave

Dedica al menos unos minutos a preparar la llamada con antelación. Si sabes que vas a necesitar material específico, gráficos o notas para la conferencia telefónica, asegúrate de tenerlos preparados antes de que empiece la llamada.

2.Sé puntual y empieza a tiempo

Es importante llegar temprano, como en cualquier otra reunión de negocios. Si eres el encargado de la convocatoria, sé el primero en incorporarte. Intenta empezar la reunión a tiempo – los asistentes tienen otras cosas que hacer, así que no esperes demasiado a que la gente se presente.

3. Ten una agenda y cíñete a ella

Crea una agenda concisa con los puntos clave que quieres discutir o las preguntas que necesitan respuesta. No olvides distribuir la agenda antes de la convocatoria para que todos los asistentes puedan verla. Durante la reunión, mantén la conversación relevante, cíñete al plan y no te alejes de los temas principales.

Los gerentes creen que alrededor del 35% del tiempo que se dedica a las reuniones se pierde. Por eso debes hacer que tus conferencias telefónicas sean más productivas.

4. Selecciona un fondo silencioso y utiliza el botón de silencio

Es frustrante cuando no puedes oír lo que dicen los demás participantes debido a los sonidos de fondo. Cuando sea posible, elige un lugar tranquilo para hacer la conferencia telefónica. Llamar desde una oficina ruidosa o una cafetería hará que todo el mundo se distraiga y podrías perder información importante. Asegúrate de utilizar el botón de silencio cuando tengas que estornudar o toser.

5. Fomenta la participación

Las buenas conferencias telefónicas deben ser atractivas, todos los participantes deben sentir que sus ideas y opiniones son tenidas en cuenta y valoradas. Un consejo sencillo es hacerles preguntas para asegurarse de que todo el mundo participa.

6. Toma notas o graba la llamada

Si la información que se presenta es importante, puedes tomar notas. También es una buena manera de captar todos los puntos importantes de la discusión y mantener la concentración. Como alternativa, puedes utilizar un buen software de centro de llamadas y grabar la llamada para futuras referencias. En ese caso, debes pedir permiso a los participantes por adelantado.

7. Seguimiento

Las conferencias telefónicas no deben terminar cuando pulses el botón de Fin. Una buena manera de hacer un seguimiento es enviar un correo electrónico con un resumen de las principales decisiones, pasos o preguntas planteadas durante la llamada. Agradecer a todos su participación y su tiempo es un bonito gesto que puedes incorporar al correo electrónico.

*Consejo extra que te hará ser mejor participante en una conferencia telefónica:

Mantente concentrado en la conferencia telefónica

Eso significa que no hay que hacer varias cosas a la vez durante la llamada: no hay que enviar correos electrónicos, comer, etc. Esto puede parecer obvio, pero desgraciadamente no lo es.