Etiqueta de las conferencias telefónicas: 10 consejos para tener reuniones agradables y productivas

Kerri Garbis, presidente y cofundador de Ovation Communication, afirma que estamos perdiendo la mitad de nuestras competencias comunicativas cuando no nos reunimos cara a cara. Y es muy posible que tenga razón. Todos hemos pasado por ello. Te preparas para una conferencia telefónicaproductiva, pero hay ese colega que interrumpe constantemente. O te quedas atascado en una reunión porque alguien siempre llega tarde. Lee nuestros 10 útiles consejos para mejorar el protocolo de las conferencias telefónicas.

# 1 Preséntate siempre

Puede parecer obvio, pero presentarse es un paso necesario que no debe pasarse por alto. Recuerda que las reuniones son básicamente conversaciones humanas tal y como las conoces en el día a día. La gente tiene que saber a quién está escuchando. Cuando comience la llamada, saluda y preséntate. No debe ser un monólogo de 10 minutos, solo debes mencionar tu nombre, tu cargo y quizás, si eres uno de los ponentes principales, cuál es tu papel en la conferencia telefónica en cuestión.

Si eres el organizador de la reunión, puedes presentar tú mismo a los participantes para ahorrar tiempo.

Al final de la llamada, despídete de todos. El organizador debe agradecer a los asistentes su participación – esto, de nuevo, puede parecer obvio, pero a veces puede olvidarse.

# 2 No te retrases

De nuevo, quizá sea una regla obvia. Pero a veces, la frase «no llegues tarde» es más fácil de decir que de poner en práctica.

Hay muy pocas cosas peores que ser la razón por la que se retrasa la conferencia telefónica. Asegúrate de establecer un recordatorio en el calendario, para que no olvides la llamada. Además, organiza tu día en consecuencia.

Si sabes de antemano que vas a llegar tarde a la convocatoria, házselo saber al organizador e intenta incorporarte a la reunión sin llamar la atención de los demás. En este caso, olvida la regla anterior de presentarte inmediatamente. No quieres ser la razón por la que el orador pierda la atención. Es mejor esperar, por ejemplo, hasta que te den la palabra o quizás hasta que el organizador te presente cuando sea el momento adecuado.

# 3 No interrumpas

No prestar suficiente atención a los oradores puede provocar una situación incómoda, tanto para ti como para tus compañeros. En lugar de pensar en lo que vas a decir, permanece en el momento y simplemente escucha. Así no tendrás que pedir al orador que se repita e interrumpir el discurso.

Si tienes alguna pregunta o aportación adicional, es buena idea guardarla para una sesión de preguntas y respuestas. Solo tienes que asegurarte, una vez más, de que no se hayan mencionado ya durante la reunión.

Otra idea importante: silencia siempre tu micrófono cuando no tengas la palabra. Elimina posibles ruidos de fondo molestos. Además, no recomendamos beber o comer durante la conferencia telefónica.

# 4 Haz todo lo posible por evitar las dificultades técnicas

«Lo siento, mi cámara no funciona. Además, no puedo oírte». En algún momento, todos nos encontramos con estos problemas. Hay muchos problemas técnicos inevitables que pueden surgir inesperadamente durante una conferencia telefónica. La mayoría de las veces, no es culpa tuya. Sin embargo, es tu responsabilidad arreglar los fallos antes de la convocatoria.

Siempre debes conectarte unos minutos antes y comprobar si todo funciona bien. ¿Funciona la cámara? ¿Funciona tu micrófono? ¿Tienes el número que hay que marcar y el PIN correctos? ¿Hay problemas con las aplicaciones de pantalla compartida?

La mejor manera de eliminar estos problemas en la medida de lo posible es elegir la plataforma adecuada. Como nuestra solución de software CloudTalk, que garantiza llamadas nítidas sin jitter ni latencia.

# 5 Comprueba previamente tu conexión a Internet

La forma de hacer negocios hoy en día ha cambiado con respecto a los tiempos de la oficina. Ahora, podemos trabajar a distancia desde cualquier lugar del mundo. Por lo tanto, una conexión estable a Internet se ha convertido en un aspecto imprescindible de cada conferencia telefónica que se celebre en línea. Una mala conexión puede causar diversas dificultades. Como la imposibilidad de conectarse a una reunión o las constantes caídas de llamadas.

Asegúrate siempre de que estás en un lugar donde la cobertura de Internet es estable. De lo contrario, puedes perder todos los conocimientos e información importantes, por no hablar de tu buena reputación profesional. Faltar a la conferencia telefónica o abandonarla constantemente puede parecer muy poco profesional. Principalmente en el caso de que seas el organizador de la convocatoria.

# 6 Enciende tu cámara

¿Te has encontrado alguna vez con una entrevista en vídeo pregrabada en la que te quedas mirando, sin hablar con nadie? Esa es más o menos la misma sensación que tienen tus colegas durante la llamada, mientras miran tu foto de perfil hablando.

La falta de mímica y de lenguaje corporal también carece de emoción, lo que provoca inconscientemente una barrera entre tú y el resto de los asistentes. Vernos, aunque solo sea en la pantalla, mejora el espíritu de equipo.

Sin mirarte directamente, los demás también pueden confundirse sobre quién está hablando. Así que no dudes en dar la cara y encender tu cámara.

# 7 Cumple el orden del día y prepárate con antelación

No confundas las conferencias telefónicas con las reuniones informales de chill out. Aprovéchalas al máximo, al fin y al cabo, todo éxito necesita preparación. Evita posibles silencios embarazosos asegurándote de que conoces todos los puntos del orden del día. Prepárate para el debate y estudia todo el material con antelación. Si ya sabes que tienes preguntas, anótalas y pregúntalas cuando tengas la oportunidad.

Otro punto importante: no seas egoísta ocupando todo el tiempo de una agenda original con un solo tema. Si realmente quieres hablar de algo y crees que la persona necesitará algo de tiempo para responder, por ejemplo, porque necesita encontrar la información en una base de datos o en un correo electrónico, infórmale de tu pregunta con antelación. También puedes considerar la posibilidad de programar una reunión separada para discutir específicamente esa cuestión.

# 8 Elige la forma correcta de comunicación

El objetivo principal de una conferencia telefónica es transmitir a la gente ideas e información importantes, sea cual sea su finalidad. Habla alto y claro. Esfuérzate en una articulación adecuada.

No hables demasiado rápido ni durante demasiado tiempo, pues de lo contrario tus compañeros podrían perderse en tus palabras. Utiliza frases cortas y haz pausas entre las ideas para que los asistentes tengan tiempo de procesar lo que acaban de escuchar. Y sobre todo, aprende cuándo hablar y cuándo no hablar. Da espacio a los demás y deja que terminen antes de reaccionar. A ti tampoco te gustaría que te hablaran al mismo tiempo que tú.

Si te diriges a una persona concreta, utiliza su nombre para que sepa que la pregunta va dirigida a ella. Por ejemplo: «Martin, ¿podrías decirnos qué metodología se utilizó para el análisis de los datos?«

# 9 Siéntate con la espalda recta

Una postura recta es un aspecto muy importante en las conferencias telefónicas. Hay dos razones principales.

La primera razón se basa en una investigación de Dianna Booher, autora del libro Comunicarse como líder. Hizo una serie de pruebas en las que una persona está de pie y la otra sentada, agachada. El público, aunque no vea a los sujetos, siempre puede notar la diferencia en su postura, simplemente oyéndolos. Las personas con una postura recta se escuchan más positivas, seguras y enérgicas. Dianna Booher dice que siempre se puede sentir una sonrisa.

La segunda razón está muy relacionada con la primera. Si te sientas o te mantienes erguido, tiendes a hablar más alto y más claro. Te permite utilizar todo el potencial de tus cuerdas vocales. Así que, la próxima vez que tengas una llamada importante, no olvides enderezarte.

# 10 No infravalores el cierre

Si eres el organizador de la conferencia telefónica, una vez terminada la reunión, resume la información y crea un espacio para preguntas adicionales. Deja claro cuáles van a ser los pasos de seguimiento. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico a los asistentes, resumiendo los puntos principales de la convocatoria.

Y aquí está nuestro resumen de los 10 consejos de etiqueta más importantes:

# 1 Preséntate siempre – si nadie te sabe, nadie se fija en ti.

# 2 No te retrases – No hay mejor manera de demostrar tu ignorancia que no ser puntual.

# 3 No interrumpas – No importa lo que tengas por delante, escucha siempre. No hagas que los oradores se repitan. Y silencia siempre el audio cuando no estés hablando.

# 4 Elimina la posibilidad de problemas técnicos – Aunque no siempre puedes evitarlos, puedes notarlos a tiempo. Únete antes a la conferencia telefónica. Date la oportunidad de arreglar los fallos.

# 5 Comprueba previamente tu conexión a Internet – Sin Internet estable, no hay llamada en línea. Asegúrate siempre de que tu conexión es lo suficientemente buena.

# 6 Enciende tu cámara – A nadie le gusta hablar con una foto de perfil.

# 7 Cumple el orden del día y prepárate con antelación – Asegúrate siempre de que sabes lo que tienes que decir y de que entiendes lo que los demás comparten. Programa temas más largos para reuniones separadas.

# 8 Elige la forma correcta de comunicación – Habla despacio, en voz alta y con claridad. Utiliza frases cortas y fáciles de entender. Aprende cuándo hablar y cuándo escuchar.

# 9 Siéntate con la espalda recta – Tu lenguaje corporal dice más de lo que crees. La gente siempre puede percibir una sonrisa.

# 10 No infravalores la conclusión – Lo que dices es importante, pero no en caso de que nadie lo recuerde. Este también te ayudó, ¿verdad?

¿Y qué pasa si te acabas de dar cuenta de que, ocasionalmente, puedes estar rompiendo algunas reglas de etiqueta? No te preocupes. Todos aprendemos. La próxima vez, sabrás exactamente qué hacer.

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