Etiqueta en videoconferencias: 10 consejos para tener reuniones agradables y productivas

Kerri Garbis, presidente y cofundador de Ovation Communication, afirma que perdemos la mitad de nuestras habilidades comunicativas cuando no nos vemos cara a cara. Y puede que tenga toda la razón. A todos nos ha pasado: te preparas para una audioconferencia o videoconferencia productiva, pero siempre está ese compañero que interrumpe constantemente. O te quedas atrapado en una reunión porque alguien siempre llega tarde. Lee nuestros 10 consejos útiles para mejorar tu etiqueta en las reuniones virtuales.

# 1 Preséntate siempre

Puede parecer obvio, pero presentarse es un paso necesario que no debe pasarse por alto. Recuerda, las reuniones son básicamente conversaciones humanas como las que tienes en tu día a día. La gente necesita saber a quién está escuchando. Cuando empiece la llamada, saluda y preséntate. No debe ser un monólogo de 10 minutos, basta con decir tu nombre, cargo y tal vez, si eres uno de los ponentes principales, cuál es tu papel en esa reunión en particular.  

Si eres el organizador de la reunión, puedes presentar tú mismo a los participantes para ahorrar tiempo. 

Al final de la llamada, despídete. El organizador debe agradecer a los asistentes su participación; esto, de nuevo, puede parecer obvio, pero a veces se olvida.

# 2 No llegues tarde

Una vez más, una regla obvia. Pero a veces, la frase «no llegues tarde» es más fácil de decir que de poner en práctica. 

Hay muy pocas cosas peores que ser la razón por la que se retrasa la reunión. Asegúrate de configurar un recordatorio en el calendario para que no se te olvide la llamada. Además, organiza tu día de la forma correspondiente.

Si sabes de antemano que vas a llegar tarde a la llamada, avisa al organizador e intenta unirte a la reunión sin llamar la atención de los demás. En este caso, olvida la regla anterior de presentarte inmediatamente. No querrás ser el motivo por el que el ponente pierda el hilo. Es mejor esperar, por ejemplo, hasta que te den la palabra o tal vez hasta que el organizador te presente cuando sea el momento adecuado. 

# 3 No interrumpas 

No prestar suficiente atención a los ponentes puede provocar una situación incómoda, tanto para ti como para tus compañeros. En lugar de pensar en lo que vas a decir, concéntrate en el momento y limítate a escuchar. De ese modo, no tendrás que pedirle al ponente que se repita ni interrumpir su discurso.  

Si tienes alguna pregunta o aportación adicional, es una buena idea guardarla para la sección de preguntas y respuestas. Eso sí, una vez más, asegúrate de que no se haya mencionado ya durante la reunión. 

Otro consejo importante: silencia siempre tu micrófono cuando no tengas la palabra. Así se eliminan los posibles ruidos de fondo molestos. Además, no recomendamos comer ni beber durante la llamada.

# 4 Haz todo lo posible por evitar problemas técnicos 

«Lo siento, no me funciona la cámara. Tampoco os oigo». En algún momento, todos nos hemos topado con estos problemas. Hay muchos problemas técnicos inevitables, desde fallos en el equipo hasta errores en la transcripción de reuniones con IA, que pueden ocurrir inesperadamente durante una llamada. La mayoría de las veces no es culpa tuya. Sin embargo, es tu responsabilidad solucionar los fallos antes de la llamada. 

Siempre deberías conectarte unos minutos antes y comprobar si todo funciona correctamente. ¿Funciona la cámara? ¿Funciona el micrófono? ¿Tienes el número de marcación y el PIN correctos? ¿Hay algún problema con las aplicaciones de pantalla compartida? 

La mejor manera de eliminar estos problemas en la medida de lo posible es elegir la plataforma adecuada. Como nuestra solución de software CloudTalk, que garantiza llamadas nítidas sin fluctuaciones ni latencia. 

# 5 Comprueba tu conexión a internet de antemano

La forma en que hacemos negocios hoy en día ha cambiado con respecto a la época de las oficinas. Ahora podemos trabajar en remoto desde cualquier parte del mundo. Por lo tanto, una conexión estable a internet se ha convertido en un aspecto imprescindible para cualquier llamada que se realice online. Una mala conexión puede causar diversas dificultades, como la imposibilidad de conectarse a una reunión o la caída constante de las llamadas. 

Asegúrate siempre de estar en un lugar donde la cobertura de internet sea estable. De lo contrario, puedes perderte toda la información y los datos importantes, por no hablar de tu buena reputación profesional. Faltar a la llamada o sufrir desconexiones constantes puede parecer extremadamente poco profesional, sobre todo si eres el organizador de la llamada. 

# 6 Enciende tu cámara

¿Te has encontrado alguna vez en una entrevista de vídeo pregrabada en la que te quedas mirándote a ti mismo, hablando con nadie? Esa es más o menos la misma sensación que tienen tus compañeros durante la llamada al mirar tu foto de perfil mientras hablas.

La falta de gestos y lenguaje corporal también resta emoción, lo que inconscientemente genera una barrera entre tú y el resto de los asistentes. Verse las caras, aunque solo sea en la pantalla, fomenta el espíritu de equipo. 

Sin mirarte directamente, los demás también pueden confundirse sobre quién está hablando. Así que no dudes en mostrar tu cara y encender la cámara. 

# 7 Ciñete al orden del día y prepárate con antelación

No confundas las reuniones de trabajo virtuales con charlas informales. Aprovéchalas al máximo; al fin y al cabo, todo éxito requiere preparación. Evita posibles silencios incómodos asegurándote de que conoces todos los puntos del orden del día. Prepárate para el debate y estudia todos los materiales con antelación. Si ya sabes que tienes preguntas, escríbelas y hazlas cuando se te presente la oportunidad. 

Otro punto importante: no seas egoísta acaparando todo el tiempo de la agenda con un solo tema. Si realmente quieres debatir algo y crees que la otra persona necesitará algo de tiempo para responder (por ejemplo, porque necesita buscar la información en una base de datos o en el correo electrónico), infórmale de tu pregunta con antelación. También puedes plantearte programar otra reunión para tratar específicamente ese asunto. 

# 8 Elige la forma de comunicación adecuada

El objetivo principal de una llamada de conferencia es transmitir a la gente ideas e información importantes, sea cual sea el propósito. Habla alto y claro. Esfuérzate por vocalizar correctamente.

No hables demasiado rápido ni durante demasiado tiempo; de lo contrario, tus compañeros podrían perderse en tus palabras. Utiliza frases cortas y haz pausas entre ideas para dar tiempo a los asistentes a procesar lo que acaban de escuchar. Y sobre todo, aprende cuándo hablar y cuándo no hacerlo. Deja espacio a los demás y deja que terminen antes de reaccionar. A ti tampoco te gustaría que te hablaran por encima.

Si te diriges a una persona concreta, utiliza su nombre para asegurarte de que sabe que la pregunta va dirigida a ella. Por ejemplo: «Martín, ¿podrías decirnos qué metodología se utilizó para el análisis de datos?».

# 9 Siéntate erguido

Una postura erguida es un aspecto muy importante en las reuniones virtuales por dos razones principales.

La primera razón se basa en una investigación de Dianna Booher, autora del libro Communicate as a Leader. Realizó una serie de pruebas en las que una persona estaba de pie y la otra sentada, encorvada. El público, aun sin ver a los sujetos, siempre podía notar la diferencia en su postura con solo escucharlos. Las personas con una postura erguida suenan más positivas, seguras de sí mismas y enérgicas. Dianna Booher afirma que siempre se puede percibir una sonrisa. 

La segunda razón está muy relacionada con la primera. Si te sientas o te pones de pie erguido, tiendes a hablar más alto y más claro. Esto te permite aprovechar todo el potencial de tus cuerdas vocales. Así que la próxima vez que tengas una llamada importante, no olvides enderezarte. 

# 10 No subestimes el resumen final 

Si eres el organizador de la llamada, una vez finalizada la reunión, resume la información y abre un espacio para preguntas adicionales. Deja claro cuáles van a ser los siguientes pasos. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico a los asistentes resumiendo los puntos principales de la llamada. 

Y aquí tienes nuestro resumen de los 10 consejos de etiqueta más importantes: 

# 1 Preséntate siempre: si nadie te conoce, nadie se fijará en ti.

# 2 No llegues tarde: no hay mejor manera de demostrar desinterés que no ser puntual. 

# 3 No interrumpas: no importa lo que tengas por delante, escucha siempre. No hagas que los ponentes se repitan. Y silencia siempre el audio mientras no hables.

# 4 Elimina la posibilidad de problemas técnicos: aunque no siempre puedas evitarlos, puedes detectarlos a tiempo. Únete antes a la reunión. Date la oportunidad de solucionar los fallos. 

# 5 Comprueba tu conexión a internet de antemano: sin un internet estable, no hay llamada online. Asegúrate siempre de que tu conexión es lo suficientemente buena. 

# 6 Enciende la cámara: a nadie le gusta hablar con una foto de perfil.

# 7 Ciñete al orden del día y prepárate con antelación: asegúrate siempre de saber lo que tienes que decir y de entender lo que comparten los demás. Programa los temas más largos para reuniones independientes. 

# 8 Elige la forma de comunicación adecuada: habla despacio, alto y claro. Utiliza frases cortas y fáciles de entender. Aprende cuándo hablar y cuándo escuchar. 

# 9 Siéntate erguido: tu lenguaje corporal dice más de lo que crees. La gente siempre puede percibir una sonrisa. 

# 10 No subestimes el resumen final: lo que dices es importante, pero no si nadie lo recuerda. Este punto también te ha ayudado, ¿verdad?

¿Y qué pasa si te acabas de dar cuenta de que a veces te saltas alguna norma de etiqueta? No te preocupes. Todos estamos aprendiendo. La próxima vez sabrás exactamente qué hacer.

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