Règles de bienséance en visioconférence : 10 conseils pour des réunions agréables et productives
Kerri Garbis, président et cofondateur d'Ovation Communication, affirme que nous perdons la moitié de nos compétences en communication lorsque nous ne nous rencontrons pas en face à face. Et il pourrait bien avoir raison. Nous sommes tous passés par là. Vous vous préparez pour une conférence téléphonique productive, mais il y a toujours ce collègue qui interrompt constamment. Ou bien vous vous retrouvez bloqué dans une réunion parce que quelqu'un est toujours en retard. Découvrez nos 10 conseils utiles pour adopter une meilleure étiquette lors de vos conférences téléphoniques.
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# 1 Présentez-vous toujours
Cela peut sembler évident, mais se présenter est une étape nécessaire qui ne doit pas être négligée. N'oubliez pas que les réunions sont avant tout des conversations humaines comme vous en avez au quotidien. Les gens ont besoin de savoir qui ils écoutent. Lorsque l'appel commence, saluez et présentez-vous. Il ne s'agit pas de faire un monologue de 10 minutes, mentionnez simplement votre nom, votre poste et éventuellement, si vous êtes l'un des intervenants principaux, quel est votre rôle dans cette conférence téléphonique en particulier.
Si vous êtes l'organisateur de la réunion, vous pouvez présenter les participants vous-même pour gagner du temps.
À la fin de l'appel, dites au revoir. L'organisateur doit remercier les participants pour leur présence – cela aussi peut sembler évident, mais on l'oublie parfois.
# 2 Ne soyez pas en retard
Là encore, c'est une règle évidente. Mais parfois, la consigne « ne soyez pas en retard » est plus facile à dire qu'à appliquer.
Il y a peu de choses pires que d'être la cause du retard d'une conférence téléphonique. Veillez à programmer un rappel dans votre calendrier pour ne pas oublier l'appel. De plus, organisez votre journée en conséquence.
Si vous savez à l'avance que vous allez être en retard pour l'appel, prévenez l'organisateur et essayez de rejoindre la réunion discrètement. Dans ce cas, oubliez la règle précédente consistant à se présenter immédiatement. Vous ne voulez pas déconcentrer l'intervenant. Il est préférable d'attendre, par exemple, que l'on vous donne la parole ou que l'organisateur vous présente au moment opportun.
# 3 N'interrompez pas
Le manque d'attention envers les intervenants peut créer des situations embarrassantes, pour vous comme pour vos collègues. Au lieu de réfléchir à ce que vous allez dire, restez concentré et contentez-vous d'écouter. Ainsi, vous n'aurez pas à demander à l'intervenant de se répéter et vous ne couperez pas le fil de son discours.
Si vous avez des questions ou des remarques supplémentaires, il est préférable de les garder pour la session de questions-réponses. Mais là encore, assurez-vous qu'elles n'ont pas déjà été abordées pendant la réunion.
Autre point important : coupez toujours votre micro lorsque vous n'avez pas la parole. Cela permet d'éliminer les bruits de fond potentiellement perturbants. De plus, nous déconseillons de boire ou de manger pendant la conférence téléphonique.
# 4 Faites de votre mieux pour éviter les problèmes techniques
« Désolé, ma caméra ne fonctionne pas. Et je ne vous entends pas non plus. » À un moment ou à un autre, nous avons tous été confrontés à ces problèmes. De nombreux problèmes techniques inévitables, qu'il s'agisse d'un équipement défectueux ou de bugs de transcription de réunion par IA, peuvent survenir de manière inattendue lors d'un appel. La plupart du temps, ce n'est pas de votre faute. Cependant, il est de votre responsabilité de résoudre les problèmes avant l'appel.
Vous devriez toujours vous connecter quelques minutes à l'avance et vérifier que tout fonctionne correctement. La caméra fonctionne-t-elle ? Votre micro est-il opérationnel ? Avez-vous le bon numéro d'appel et le bon code PIN ? Y a-t-il des problèmes avec les applications de partage d'écran ?
La meilleure façon d'éliminer ces problèmes le plus possible est de choisir la bonne plateforme. Comme notre solution logicielle CloudTalk qui garantit des appels d'une clarté cristalline sans gigue ni latence.
# 5 Vérifiez votre connexion Internet au préalable
La façon dont nous travaillons aujourd'hui a bien changé depuis l'époque des bureaux traditionnels. Désormais, nous pouvons travailler à distance depuis n'importe quel endroit dans le monde. C'est pourquoi une connexion Internet stable est devenue un prérequis indispensable pour chaque conférence téléphonique en ligne. Une mauvaise connexion peut causer de nombreuses difficultés, comme une incapacité à se connecter à une réunion ou des déconnexions intempestives.
Assurez-vous toujours d'être dans un endroit où la couverture Internet est stable. Dans le cas contraire, vous risquez de manquer des informations cruciales, sans parler de l'impact sur votre réputation professionnelle. Manquer une conférence téléphonique ou se déconnecter sans arrêt peut paraître extrêmement peu professionnel. Surtout si vous êtes l'organisateur de l'appel.
# 6 Activez votre caméra
Avez-vous déjà passé un entretien vidéo préenregistré où vous vous regardiez parler tout seul, sans interlocuteur ? C'est à peu près le sentiment qu'éprouvent vos collègues pendant l'appel en regardant votre photo de profil figée alors que vous parlez.
Le manque d'expressions faciales et de langage corporel génère un manque d'émotion, ce qui crée inconsciemment une barrière entre vous et le reste des participants. Se voir, même à travers un écran, renforce l'esprit d'équipe.
Sans vous voir directement, les autres peuvent aussi ne pas savoir qui est en train de parler. Alors, n'hésitez pas à vous montrer et à allumer votre caméra.
# 7 Respectez l'ordre du jour et préparez-vous à l'avance
Ne confondez pas les conférences téléphoniques avec des discussions informelles. Tirez-en le meilleur parti, après tout, la préparation est la clé du succès. Évitez les silences embarrassants en vous assurant que vous maîtrisez tous les points de l'ordre du jour. Préparez-vous à la discussion et étudiez tous les documents à l'avance. Si vous savez déjà que vous avez des questions, notez-les et posez-les dès que l'occasion se présente.
Autre point important : ne soyez pas égoïste en accaparant tout le temps de l'ordre du jour initial avec un seul sujet. Si vous voulez vraiment aborder un sujet et que vous pensez que votre interlocuteur aura besoin de temps pour répondre, par exemple pour rechercher des informations dans une base de données ou un e-mail, prévenez-le de votre question à l'avance. Vous pouvez également envisager de planifier une réunion distincte pour discuter spécifiquement de ce point.
# 8 Choisissez la bonne forme de communication
Le but principal d'une conférence téléphonique est de transmettre des informations importantes aux participants. Parlez fort et distinctement. Faites un effort d'articulation.
Ne parlez pas trop vite ni trop longtemps, sinon vos collègues risquent de perdre le fil de vos explications. Utilisez des phrases courtes et faites des pauses entre vos idées pour donner aux participants le temps de digérer ce qu'ils viennent d'entendre. Et surtout, apprenez quand parler et quand vous taire. Laissez de la place aux autres et laissez-les terminer avant de réagir. Vous n'aimeriez pas non plus que l'on vous coupe la parole.
Si vous vous adressez à une personne en particulier, utilisez son prénom pour qu'elle sache que la question lui est destinée. Par exemple : « Martin, pourriez-vous nous dire quelle méthodologie a été utilisée pour l'analyse des données ? »
# 9 Tenez-vous droit
Une posture droite est un aspect très important lors des conférences téléphoniques. Et ce, pour deux raisons principales.
La première raison s'appuie sur les recherches de Dianna Booher, auteure du livre « Communicate as a Leader ». Elle a réalisé une série de tests au cours desquels une personne se tient debout et l'autre est assise, voûtée. Le public, sans voir les sujets, parvient toujours à percevoir la différence de posture, simplement à l'oreille. Les personnes qui se tiennent droites ont l'air plus positives, confiantes et énergiques. Dianna Booher affirme qu'un sourire s'entend toujours.
La seconde raison est étroitement liée à la première. Si vous vous asseyez ou vous vous tenez droit, vous avez tendance à parler plus fort et plus clairement. Cela vous permet d'utiliser pleinement le potentiel de vos cordes vocales. Alors, la prochaine fois que vous aurez un appel important, n'oubliez pas de vous redresser.
# 10 Ne sous-estimez pas le compte-rendu
Si vous êtes l'organisateur de l'appel, une fois la réunion terminée, résumez les informations et laissez de la place pour d'éventuelles questions. Précisez clairement quelles seront les prochaines étapes. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail aux participants pour résumer les points principaux de l'appel.
Et voici notre résumé des 10 règles de bienséance les plus importantes :
# 1 Présentez-vous toujours - si personne ne vous connaît, personne ne vous remarque.
# 2 Ne soyez pas en retard - il n'y a pas de meilleur moyen de montrer votre manque d'égard que de ne pas être à l'heure.
# 3 N'interrompez pas - peu importe ce qui vous attend, écoutez toujours. N'obligez pas les intervenants à se répéter. Et coupez toujours votre micro lorsque vous ne parlez pas.
# 4 Évitez les problèmes techniques - même si vous ne pouvez pas toujours les éviter, vous pouvez les détecter à temps. Rejoignez la conférence téléphonique plus tôt. Donnez-vous une chance de corriger les bugs.
# 5 Vérifiez votre connexion Internet au préalable - sans Internet stable, il n'y a pas d'appel en ligne. Assurez-vous toujours que votre connexion est de bonne qualité.
# 6 Activez votre caméra - personne n'aime parler à une photo de profil.
# 7 Respectez l'ordre du jour et préparez-vous à l'avance - assurez-vous toujours de savoir ce que vous avez à dire et de comprendre ce que les autres partagent. Prévoyez des réunions distinctes pour les sujets plus longs.
# 8 Choisissez la bonne forme de communication - parlez lentement, fort et distinctement. Utilisez des phrases courtes et faciles à comprendre. Sachez quand parler et quand écouter.
# 9 Tenez-vous droit - votre langage corporel en dit plus long que vous ne le pensez. Un sourire s'entend toujours.
# 10 Ne sous-estimez pas le compte-rendu - ce que vous dites est important, mais seulement si les gens s'en souviennent. Ce conseil vous a été utile, n'est-ce pas ?
Et si vous venez de vous rendre compte qu'il vous arrive parfois d'enfreindre certaines de ces règles ? Pas d'inquiétude. On apprend tous de nos erreurs. La prochaine fois, vous saurez exactement quoi faire.
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