Etiqueta na teleconferência: 10 dicas para ter reuniões agradáveis e produtivas

Kerri Garbis, presidente e cofundador da Ovation Communication, afirma que estamos perdendo metade das nossas habilidades de comunicação quando não realizamos reuniões cara a cara. E ele pode muito bem estar certo. Todos passamos por isso. Você se prepara para uma teleconferência produtiva, mas tem aquele colega que interrompe constantemente. Ou você fica preso em uma reunião porque alguém está sempre atrasado. Leia nossas 10 dicas úteis para uma melhor etiqueta na teleconferência.

1 – Sempre se apresente

Pode parecer óbvio, mas se apresentar é um passo necessário que não deve ser esquecido. Lembre-se, as reuniões são basicamente conversas humanas, como você as conhece no dia a dia. As pessoas precisam saber a quem estão ouvindo. Quando a chamada começar, diga olá e apresente-se. Não deve ser um monólogo de 10 minutos, apenas mencione seu nome, cargo e talvez, se você for um dos palestrantes principais, qual é o seu papel na teleconferência específica.

Se você for o organizador da reunião, você mesmo pode apresentar os participantes para economizar tempo.

No final da chamada, saia com um adeus. O organizador deve agradecer aos participantes por sua participação – isso, novamente, pode parecer óbvio, mas às vezes pode ser esquecido.

2 – Não se atrase

Novamente, talvez seja uma regra óbvia. Mas às vezes, a frase “não se atrase” é mais fácil de falar do que colocar em prática.

Há poucas coisas piores do que ser a razão pela qual a teleconferência é adiada. Certifique-se de configurar um lembrete no calendário, para que você não esqueça a chamada. Além disso, organize seu dia de acordo.

Se você souber de antemão que vai se atrasar para a chamada, avise ao organizador e tente entrar na reunião sem chamar a atenção dos outros. Nesse caso, esqueça a regra anterior de se apresentar imediatamente. Você não quer ser a razão pela qual o orador perde o foco. É melhor esperar, por exemplo, até receber a palavra ou talvez até que o organizador o apresente na hora certa.

3 – Não interrompa

Não prestar atenção suficiente aos palestrantes pode causar uma situação inconveniente – para você, assim como para os seus colegas. Em vez de pensar no que você vai dizer, permaneça no momento e simplesmente escute. Dessa forma, você não terá que pedir ao orador para repetir e interromper o discurso.

Se você tiver dúvidas ou sugestões adicionais, é uma boa ideia guardá-las para uma sessão de perguntas e respostas. Mas, novamente, certifique-se de que o assunto já não foi mencionado durante a reunião.

Outro insight importante – sempre silencie seu microfone quando você não tiver a palavra no momento. Isso elimina potenciais ruídos de fundo perturbadores. Além disso, não recomendamos beber ou comer durante a teleconferência.

4 – Faça o seu melhor para evitar dificuldades técnicas

“Desculpe, minha câmera não está funcionando. Além disso, não consigo ouvir você.” Em algum momento, todos nós nos deparamos com esses problemas. Existem muitos problemas técnicos inevitáveis que podem ocorrer inesperadamente durante uma teleconferência. Na maioria das vezes, não é culpa sua. No entanto, é sua responsabilidade corrigir os bugs antes da chamada.

Você deve sempre fazer login alguns minutos antes e verificar se tudo está funcionando bem. A câmera está funcionando? Seu microfone está funcionando? Você tem o número de discagem e o PIN corretos? Você tem algum problema com os aplicativos de tela compartilhada?

A melhor maneira de eliminar esses problemas o máximo possível é escolher a plataforma certa. Como a nossa solução de software CloudTalk, que garante chamadas cristalinas sem instabilidade ou latência.

5 – Verifique sua conexão com a internet de antemão

A maneira como fazemos negócios hoje mudou desde os tempos dos escritórios. Agora, podemos trabalhar remotamente de qualquer lugar do mundo. Portanto, a conexão estável com a internet tornou-se um aspecto obrigatório de toda teleconferência realizada online. A má conexão pode causar uma variedade de dificuldades. Como a incapacidade de se conectar a uma reunião ou chamadas interrompidas constantemente.

Sempre se certifique de estar em um local onde a cobertura da internet seja estável. Caso contrário, você pode perder todos os insights e informações importantes, sem mencionar sua boa reputação profissional. Perder a teleconferência ou cair constantemente pode parecer extremamente pouco profissional. Principalmente no caso de você ser o organizador da chamada.

6 – Ligue a sua câmera

Você já se deparou com uma entrevista em vídeo pré-gravada em que você fica olhando para si mesmo, sem falar com ninguém? Essa é mais ou menos a mesma sensação que seus colegas têm durante a ligação, enquanto olham para sua foto de perfil falando.

A falta de mímica e linguagem corporal também carece de emoção, o que inconscientemente causa uma barreira entre você e o resto dos participantes. Ver uns aos outros, mesmo que apenas na tela, reforça o espírito de equipe.

Sem olhar diretamente para você, os outros também podem ficar confusos sobre quem está falando. Então, não hesite em mostrar seu rosto e ligar sua câmera.

7 – Atenha-se à agenda e prepare-se com antecedência

Não confunda teleconferências com reuniões informais de descontração. Aproveite ao máximo, afinal, todo sucesso precisa de preparação. Evite um possível silêncio constrangedor, certificando-se de estar familiarizado com todos os pontos da agenda. Prepare-se para a discussão e estude todos os materiais com antecedência. Se você já sabe que tem perguntas, anote-as e pergunte quando tiver a oportunidade.

Outro ponto importante – não seja egoísta tomando todo o tempo de uma agenda original com um único tópico. Se você realmente deseja discutir algo e acha que a pessoa precisará de algum tempo para responder, por exemplo, porque eles precisam encontrar as informações em um banco de dados ou e-mail, informe-os sobre sua dúvida com antecedência. Você também pode considerar agendar uma reunião separada para discutir especificamente essa questão.

8 – Escolha a forma certa de comunicação

O ponto principal de uma teleconferência é entregar às pessoas insights e informações importantes, seja qual for o propósito. Fale alto e claramente. Esforce-se para uma articulação adequada.

Não fale muito rápido ou por muito tempo, caso contrário, seus colegas podem se perder nas suas palavras. Use frases curtas e pause entre as ideias para dar aos participantes tempo para processar o que acabaram de ouvir. E principalmente, aprenda quando falar e quando não falar. Dê espaço aos outros e deixe-os terminar antes de reagir. Você também não gostaria de ser cortado.

Se estiver se dirigindo a uma pessoa específica, use o nome dela para garantir que ela saiba que a pergunta é dirigida a ela. Por exemplo: “Paulo, você poderia nos dizer qual metodologia foi usada para a análise dos dados?”

9 – Sente-se ereto

A postura reta é um aspecto muito importante das teleconferências. Existem duas razões principais para isso.

A primeira razão está em uma pesquisa de Dianna Booher, autora do livro Communicate as a Leader. Ela fez uma série de testes onde uma pessoa fica sentada reta e a outra curvada. O público, mesmo não vendo os sujeitos, sempre pode perceber a diferença em sua postura, simplesmente por ouvi-los. Pessoas com postura reta parecem mais positivas, confiantes e enérgicas. Dianna Booher diz que você sempre pode sentir um sorriso.

A segunda razão está fortemente relacionada com a primeira. Se você se senta ou fica de pé de forma correta, tende a falar mais alto e mais claro. Isso permite que você use todo o potencial das suas cordas vocais. Então, da próxima vez que você tiver uma ligação importante, não se esqueça de ficar reto.

10 – Não subestime o encerramento

Se você for o organizador da teleconferência, após o término da reunião, resuma as informações e crie espaço para perguntas adicionais. Deixe claro quais serão as etapas de acompanhamento. Por exemplo, você pode enviar um e-mail aos participantes, resumindo os principais pontos da chamada.

E aqui está o nosso resumo das 10 dicas de etiqueta mais importantes:

1 – Sempre se apresente – se ninguém te conhece, ninguém te nota.

2 – Não se atrase – Não há melhor maneira de mostrar sua ignorância do que não chegar na hora.

3 – Não interrompa – Não importa o que estiver à sua frente, sempre escute. Não obrigue os oradores a repetirem. E sempre silencie o microfone enquanto não estiver falando.

4 – Elimine a chance de problemas técnicos – Embora você nem sempre possa evitá-los, você pode notá-los a tempo. Junte-se à teleconferência mais cedo. Dê a si mesmo a chance de corrigir os bugs.

5 – Verifique sua conexão com a internet com antecedência – Sem internet estável, não tem chamada online. Sempre verifique se a sua conexão é boa o suficiente.

6 – Ligue sua câmera – Ninguém gosta de conversar com uma foto de perfil.

7 – Atenha-se à agenda e prepare-se com antecedência – Sempre certifique-se de que sabe o que tem a dizer e que entende o que os outros estão compartilhando. Agende tópicos mais longos para reuniões separadas.

8 – Escolha a forma certa de comunicação – Fale devagar, alto e claramente. Use frases curtas e fáceis de entender. Aprenda quando falar e quando ouvir.

9 – Sente-se ereto – Sua linguagem corporal diz mais do que você pensa. As pessoas sempre podem sentir um sorriso.

10 – Não subestime o encerramento – O que você diz é importante, mas não quando ninguém lembra. Este artigo te ajudou, não foi?

E se você acaba de perceber que ocasionalmente pode estar quebrando algumas regras de etiqueta? Não se preocupe. Todos nós aprendemos. Da próxima vez, você saberá exatamente o que fazer.

Se este artigo fez você pensar em alguém que poderia se beneficiar com nossas dicas, vá em frente e compartilhe o link.