Etiqueta em Videoconferências: 10 Dicas para Reuniões mais Agradáveis e Produtivas

Kerri Garbis, Presidente e Co-fundadora da Ovation Communication, afirma que perdemos metade de nossas habilidades de comunicação quando não estamos nos reunindo pessoalmente. E ela pode muito bem estar certa. Todos nós já passamos por isso. Você se prepara para uma videoconferência produtiva, mas há aquele colega que interrompe constantemente. Ou você fica preso em uma reunião porque alguém sempre se atrasa. Leia nossas 10 dicas úteis para uma melhor etiqueta em videoconferências.

# 1 Sempre Apresente-se

Pode parecer óbvio, mas apresentar-se é um passo necessário que não deve ser ignorado. Lembre-se, as reuniões são basicamente conversas humanas como as que você tem no dia a dia. As pessoas precisam saber quem estão ouvindo. Quando a chamada começar, cumprimente a todos e se apresente. Não deve ser um monólogo de 10 minutos, apenas mencione seu nome, cargo e talvez, se você for um dos palestrantes principais, qual é o seu papel nessa videoconferência específica.  

Se você for o organizador da reunião, pode apresentar os participantes você mesmo para economizar tempo. 

No final da chamada, despeça-se. O organizador deve agradecer aos participantes pela presença – isso, novamente, pode parecer óbvio, mas às vezes é esquecido.

# 2 Não se Atrase

Novamente, talvez uma regra óbvia. Mas às vezes, a frase “não se atrase” é mais fácil de falar do que de colocar em prática. 

Existem poucas coisas piores do que ser o motivo pelo qual a videoconferência está atrasada. Certifique-se de definir um lembrete no calendário, para não se esquecer da chamada. Além disso, organize o seu dia de acordo.

Se você já souber de antemão que vai se atrasar para a chamada, avise o organizador e tente entrar na reunião sem chamar a atenção dos outros. Nesse caso, esqueça a regra anterior sobre se apresentar imediatamente. Você não quer ser o motivo pelo qual o palestrante perde o foco. É melhor esperar, por exemplo, até que lhe deem a palavra ou até que o organizador apresente você no momento certo. 

# 3 Não Interrompa 

Não prestar atenção suficiente aos palestrantes pode causar uma situação inconveniente - tanto para você quanto para seus colegas. Em vez de pensar no que vai dizer, mantenha-se no momento e apenas escute. Dessa forma, você não precisará pedir para o palestrante se repetir e interromper a fala.  

Se tiver perguntas adicionais ou comentários, é uma boa ideia guardá-los para a sessão de perguntas e respostas. Mas, mais uma vez, certifique-se de que eles já não foram mencionados durante a reunião. 

Outro ponto importante - sempre silencie o seu microfone quando não estiver com a palavra. Isso elimina possíveis ruídos de fundo perturbadores. Além disso, nós não recomendamos beber ou comer durante a videoconferência.

# 4 Faça o Possível para Evitar Problemas Técnicos 

“Desculpe, minha câmera não funciona. Além disso, não consigo ouvir vocês.” Em algum momento, todos nós já passamos por esses problemas. Existem muitos problemas técnicos inevitáveis, desde equipamentos defeituosos até falhas de transcrição de reuniões por IA, que podem ocorrer inesperadamente durante uma videoconferência. Na maioria das vezes, a culpa não é sua. No entanto, é sua responsabilidade corrigir os problemas antes da chamada. 

Você deve sempre entrar alguns minutos antes e verificar se tudo está funcionando bem. A câmera funciona? Seu microfone está funcional? Você tem o número de discagem e o PIN corretos? Há algum problema com aplicativos de compartilhamento de tela? 

A melhor maneira de eliminar esses problemas o máximo possível é escolher a plataforma certa. Como a nossa solução de software da CloudTalk que garante chamadas com qualidade cristalina sem instabilidade ou latência. 

# 5 Verifique Sua Conexão de Internet com Antecedência

A forma como fazemos negócios hoje mudou desde os tempos de escritório. Agora, podemos trabalhar remotamente de qualquer lugar do mundo. Portanto, uma conexão de internet estável tornou-se um aspecto indispensável de qualquer videoconferência realizada online. Uma conexão ruim pode causar várias dificuldades, como incapacidade de se conectar à reunião ou queda constante de chamadas. 

Certifique-se sempre de estar em um local onde a cobertura de internet seja estável. Caso contrário, você pode perder todas as informações e percepções importantes, sem mencionar sua boa reputação profissional. Perder a videoconferência ou cair constantemente pode parecer extremamente pouco profissional, principalmente se você for o organizador da chamada. 

# 6 Ligue Sua Câmera

Você já passou por uma entrevista em vídeo gravada onde fica olhando para si mesmo, falando com ninguém? Esse é mais ou menos o mesmo sentimento que seus colegas têm durante a chamada ao olharem para a sua foto de perfil estática.

A falta de expressões faciais e de linguagem corporal também carece de emoção, o que subconscientemente causa uma barreira entre você e os demais participantes. Ver uns aos outros, mesmo que apenas na tela, fortalece o espírito de equipe. 

Sem olhar diretamente para você, os outros também podem ficar confusos sobre quem está falando. Portanto, não hesite em mostrar o seu rosto e ligar a sua câmera. 

# 7 Siga a Pauta e Prepare-se com Antecedência

Não confunda videoconferências de trabalho com conversas informais. Aproveite-as ao máximo. Afinal, todo sucesso exige preparação. Evite possíveis silêncios constrangedores certificando-se de que está familiarizado com todos os pontos da pauta. Prepare-se para a discussão e estude todos os materiais com antecedência. Se você já sabe que tem dúvidas, anote-as e pergunte quando tiver a oportunidade. 

Outro ponto importante - não seja egoísta tomando todo o tempo de uma pauta original com um único assunto. Se você realmente quer discutir algo e acha que a pessoa precisará de algum tempo para responder, por exemplo, porque precisa buscar a informação em um banco de dados ou e-mail, informe-a sobre a sua pergunta com antecedência. Você também pode considerar agendar uma reunião separada para discutir especificamente esse assunto. 

# 8 Escolha a Forma Correta de Comunicação

O principal objetivo de uma videoconferência é transmitir informações e percepções importantes para as pessoas, seja qual for o propósito. Fale alto e claro. Esforce-se para ter uma boa articulação.

Não fale rápido demais ou por muito tempo, caso contrário seus colegas podem se perder em suas palavras. Use frases curtas e faça pausas entre as ideias para dar tempo aos participantes de processarem o que acabaram de ouvir. E, principalmente, aprenda quando falar e quando não falar. Dê espaço para os outros e deixe-os terminar antes de reagir. Você também não gostaria que falassem por cima de você.

Se estiver se dirigindo a uma pessoa específica, use o nome dela para garantir que ela saiba que a pergunta é direcionada a ela. Por exemplo: «Martin, você poderia nos dizer qual metodologia foi usada para a análise de dados?»

# 9 Sente-se Ereto

A postura ereta é um aspecto muito importante nas videoconferências. Há dois motivos principais para isso.

O primeiro motivo baseia-se em uma pesquisa de Dianna Booher, autora do livro Communicate as a Leader. Ela realizou uma série de testes onde uma pessoa ficava de pé e a outra sentada, curvada. O público, mesmo sem ver as pessoas, sempre conseguia notar a diferença em suas posturas apenas ouvindo-as. Pessoas com postura ereta soam mais positivas, confiantes e enérgicas. Dianna Booher diz que sempre dá para sentir um sorriso. 

O segundo motivo está fortemente relacionado ao primeiro. Se você se senta ou fica de pé de forma ereta, tende a falar mais alto e com mais clareza. Isso permite que você use todo o potencial das suas cordas vocais. Portanto, na próxima vez que tiver uma chamada importante, não se esqueça de alinhar a postura. 

# 10 Não Subestime a Conclusão 

Se você for o organizador da videoconferência, assim que a reunião terminar, resuma as informações e abra espaço para perguntas adicionais. Deixe claro quais serão os próximos passos. Por exemplo, você pode enviar um e-mail para os participantes resumindo os principais pontos da chamada. 

E Aqui Está o Nosso Resumo das 10 Dicas de Etiqueta Mais Importantes: 

# 1 Sempre se apresente - se ninguém conhece você, ninguém nota você.

# 2 Não se atrase - Não há melhor maneira de mostrar desinteresse do que não ser pontual. 

# 3 Não interrompa - Não importa o que esteja pela frente, sempre escute. Não faça os palestrantes se repetirem. E sempre silencie o áudio enquanto não estiver falando.

# 4 Elimine chances de problemas técnicos - Embora você não possa evitá-los sempre, você pode percebê-los a tempo. Entre na videoconferência mais cedo. Dê a si mesmo a chance de corrigir os problemas. 

# 5 Verifique sua conexão de internet com antecedência - Sem internet estável, não há chamada online. Certifique-se sempre de que sua conexão é boa o suficiente. 

# 6 Ligue sua câmera - Ninguém gosta de falar com uma foto de perfil.

# 7 Siga a pauta e prepare-se com antecedência - Certifique-se sempre de saber o que tem a dizer e de entender o que os outros estão compartilhando. Agende tópicos mais longos para reuniões separadas. 

# 8 Escolha a forma correta de comunicação - Fale devagar, alto e claro. Use frases curtas e fáceis de entender. Saiba quando falar e quando ouvir. 

# 9 Sente-se ereto - Sua linguagem corporal diz mais do que você imagina. As pessoas sempre conseguem sentir um sorriso. 

# 10 Não subestime a conclusão - O que você diz é importante, mas não se ninguém lembrar. Essa dica ajudou você também, não foi?

E se você acabou de perceber que ocasionalmente infringe algumas regras de etiqueta? Não se preocupe. Todos nós estamos aprendendo. Da próxima vez, você saberá exatamente o que fazer.

Se este artigo fez você lembrar de alguém que possa se beneficiar de nossas dicas, vá em frente e compartilhe o link.