Galateo delle conference call: 10 consigli per riunioni piacevoli e produttive

Kerri Garbis, presidente e co-fondatore di Ovation Communication, sostiene che perdiamo metà delle nostre capacità comunicative quando non ci incontriamo di persona. E potrebbe avere perfettamente ragione. Ci siamo passati tutti: ti prepari per una conference call produttiva, ma c’è sempre quel collega che interrompe continuamente. Oppure rimani bloccato in una riunione perché qualcuno è costantemente in ritardo. Leggi i nostri 10 consigli utili per un migliore galateo delle conference call.

# 1 Presentati sempre

Può sembrare ovvio, ma presentarsi è un passaggio fondamentale che non va trascurato. Ricorda, le riunioni sono fondamentalmente conversazioni umane come quelle di tutti i giorni. Le persone hanno bisogno di sapere chi stanno ascoltando. Quando inizia la chiamata, saluta e presentati. Non deve essere un monologo di 10 minuti: basta dire il tuo nome, il tuo ruolo e, magari, se sei uno dei relatori principali, qual è il tuo compito in quella specifica conference call.  

Se sei tu a organizzare la riunione, puoi presentare i partecipanti personalmente per risparmiare tempo. 

Alla fine della chiamata, congedati con un saluto. Chi organizza dovrebbe ringraziare i partecipanti per la loro presenza: anche questo può sembrare ovvio, ma a volte viene dimenticato.

# 2 Non fare tardi

Anche questa è una regola ovvia. Ma a volte, la frase «non fare tardi» è più facile a dirsi che a farsi. 

Ci sono poche cose peggiori del diventare il motivo per cui una conference call viene ritardata. Assicurati di impostare un promemoria sul calendario, così da non dimenticare la chiamata. Inoltre, organizza la tua giornata di conseguenza.

Se sai già in anticipo che farai tardi, avvisa l’organizzatore e cerca di unirti alla riunione senza attirare l’attenzione degli altri. In questo caso, ignora la regola precedente sulla presentazione immediata. Non vorrai essere la causa per cui chi parla perde il filo del discorso. È meglio aspettare, ad esempio, che ti venga data la parola o che l’organizzatore ti presenti al momento opportuno. 

# 3 Non interrompere 

Non prestare abbastanza attenzione a chi parla può creare situazioni spiacevoli, sia per te che per i tuoi colleghi. Invece di pensare a cosa dirai dopo, concentrati sul presente e ascolta e basta. In questo modo non dovrai chiedere di ripetere, interrompendo il discorso.  

Se hai domande o contributi aggiuntivi, è una buona idea tenerli per la sessione di domande e risposte. Ma, ancora una volta, assicurati che non siano già stati trattati durante la riunione. 

Un altro accorgimento importante: disattiva sempre il microfono quando non stai parlando. Eviterai di disturbare con rumori di sottofondo. Inoltre, ti consigliamo di non mangiare o bere durante la conference call.

# 4 Fai il possibile per prevenire problemi tecnici 

«Scusate, la mia webcam non funziona. E non riesco a sentirvi.» Prima o poi, è capitato a tutti. Ci sono molti problemi tecnici inevitabili, dall’hardware difettoso ai glitch dei software di trascrizione delle riunioni basati su IA, che possono verificarsi all’improvviso durante una conference call. Nella maggior parte dei casi non è colpa tua. Tuttavia, è tua responsabilità verificare che tutto funzioni prima della chiamata. 

Dovresti sempre collegarti qualche minuto prima e controllare che sia tutto a posto. La telecamera funziona? Il microfono è attivo? Hai il numero di accesso e il PIN corretti? Ci sono problemi con le app di condivisione dello schermo? 

Il modo migliore per ridurre al minimo questi problemi è scegliere la piattaforma giusta. Come la nostra soluzione software CloudTalk, che garantisce chiamate limpide senza jitter o latenza. 

# 5 Controlla prima la tua connessione internet

Il modo in care facciamo business oggi è cambiato rispetto ai tempi dell’ufficio. Ora possiamo lavorare da remoto da qualsiasi parte del mondo. Di conseguenza, una connessione internet stabile è diventata un requisito fondamentale per ogni conference call online. Una connessione debole può causare vari problemi, come l’impossibilità di collegarsi alla riunione o continue cadute di linea. 

Assicurati sempre di essere in un luogo con una copertura internet stabile. Altrimenti rischi di perdere informazioni e dettagli importanti, per non parlare della tua reputazione professionale. Saltare la conference call o disconnettersi continuamente può sembrare estremamente poco professionale, soprattutto se sei tu a organizzare la chiamata. 

# 6 Attiva la telecamera

Ti è mai capitato di fare un colloquio video preregistrato in cui fissi te stesso parlando al vuoto? È più o meno la stessa sensazione che provano i tuoi colleghi durante la chiamata mentre guardano la tua immagine del profilo statica.

L’assenza di mimica facciale e linguaggio del corpo priva la comunicazione di emotività, creando inconsciamente una barriera tra te e il resto dei partecipanti. Vedersi, anche se solo attraverso uno schermo, rafforza lo spirito di squadra. 

Inoltre, senza guardarti direttamente, gli altri potrebbero confondersi su chi sta parlando. Quindi, non esitare a mostrare il tuo viso e ad attivare la telecamera. 

# 7 Rispetta l’ordine del giorno e preparati in anticipo

Non confondere le conference call con i meeting informali. Sfruttale al meglio: in fondo, ogni successo richiede preparazione. Evita imbarazzanti silenzi assicurandoti di conoscere tutti i punti all’ordine del giorno. Preparati alla discussione e studia tutto il materiale in anticipo. Se sai già di avere delle domande, appuntale e falle quando ti sarà data l’opportunità. 

Un altro punto importante: non essere egoista monopolizzando l’intero tempo della riunione su un unico argomento. Se vuoi davvero discutere di qualcosa e pensi che l’altra persona abbia bisogno di tempo per rispondere (ad esempio per cercare informazioni in un database o in un’e-mail), anticipa la domanda prima del meeting. Potresti anche valutare di programmare un incontro separato per discutere nello specifico di quel problema. 

# 8 Scegli la giusta forma di comunicazione

L’obiettivo principale di una conference call è trasmettere informazioni e spunti importanti, qualunque sia lo scopo. Parla a voce alta e in modo chiaro. Sforzati di articolare bene le parole.

Non parlare troppo velocemente o troppo a lungo, altrimenti i colleghi potrebbero perdere il filo. Usa frasi brevi e fai delle pause tra un concetto e l’altro per dare ai partecipanti il tempo di elaborare quanto appena sentito. E soprattutto, impara quando parlare e quando tacere. Lascia spazio agli altri e falli finire prima di replicare. Nemmeno a te piacerebbe essere interrotto mentre parli.

Se ti rivolgi a una persona specifica, usa il suo nome per assicurarti che sappia che la domanda è diretta a lei. Ad esempio: «Martin, potresti dirci quale metodologia è stata usata per l’analisi dei dati?»

# 9 Siediti dritto

Una buona postura è un aspetto fondamentale nelle conference call, principalmente per due motivi.

Il primo motivo si basa su una ricerca di Dianna Booher, autrice del libro «Communicate as a Leader». Ha condotto una serie di test in cui una persona stava in piedi ben dritta e l’altra seduta, curva. Il pubblico, pur non vedendo i soggetti, riusciva sempre a percepire la differenza di postura semplicemente ascoltandoli. Chi sta dritto trasmette più positività, sicurezza ed energia. Dianna Booher afferma che un sorriso si sente sempre a pelle. 

Il secondo motivo è strettamente legato al primo. Se ti siedi o stai in piedi dritto, tendi a parlare a voce più alta e più chiara, sfruttando appieno il potenziale delle tue corde vocali. Quindi, la prossima volta che hai una chiamata importante, ricordati di stare dritto. 

# 10 Non sottovalutare il riepilogo finale 

Se sei l’organizzatore della conference call, una volta terminata la riunione, riassumi le informazioni e lascia spazio a eventuali domande. Definisci chiaramente quali saranno i passi successivi. Ad esempio, puoi inviare un’e-mail ai partecipanti riassumendo i punti principali della chiamata. 

Ed ecco il nostro riepilogo dei 10 consigli di galateo più importanti: 

# 1 Presentati sempre: se nessuno ti conosce, nessuno si accorgerà di te.

# 2 Non fare tardi: non c’è modo migliore di mostrare scarso rispetto che non essere puntuali. 

# 3 Non interrompere: qualunque cosa succeda, ascolta sempre. Non costringere chi parla a ripetersi. E disattiva sempre l’audio quando non stai parlando.

# 4 Riduci al minimo i problemi tecnici: anche se non puoi sempre evitarli, puoi notarli in tempo. Collegati prima alla conference call per avere il tempo di risolvere eventuali problemi. 

# 5 Controlla prima la connessione internet: senza internet stabile, non c’è chiamata online. Assicurati sempre che la tua connessione sia all’altezza. 

# 6 Attiva la telecamera: a nessuno piace parlare con un’immagine del profilo.

# 7 Rispetta l’ordine del giorno e preparati in anticipo: assicurati sempre di sapere cosa devi dire e di capire cosa condividono gli altri. Rimanda i temi più lunghi a riunioni separate. 

# 8 Scegli la giusta forma di comunicazione: parla lentamente, ad alta voce e in modo chiaro. Usa frasi brevi e facili da capire. Impara quando parlare e quando ascoltare. 

# 9 Siediti dritto: il tuo linguaggio del corpo dice più di quanto pensi. Un sorriso si percepisce sempre. 

# 10 Non sottovalutare il riepilogo finale: quello che dici è importante, ma solo se gli altri lo ricordano. Questo consiglio ti è stato utile, vero?

E se ti fossi appena reso conto di violare occasionalmente alcune regole del galateo? Non preoccuparti, si impara sempre. La prossima volta saprai esattamente cosa fare.

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