I protocolli delle videoconferenze: dieci consigli per delle riunioni piacevoli e produttive

Kerri Garbis, presidente e co-fondatore di Ovation Communication, afferma che perdiamo metà delle nostre abilità di comunicazione quando non ci incontriamo di persona. E potrebbe avere ragione. Ci siamo passati tutti. Ti prepari per una videoconferenza produttiva, ma c’è quel collega che interrompe di continuo. O rimani bloccato in una riunione perché qualcuno fa sempre ritardo. Leggi i nostri dieci utili consigli per un andamento migliore delle videoconferenze.

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# 1 Presentati sempre

Potrebbe sembrare ovvio, ma presentarsi è un passo necessario che non dovrebbe essere trascurato. Ricorda, le riunioni sono praticamente delle conversazioni tra esseri umani, così come nella vita quotidiana. Le persone hanno bisogno di sapere chi stanno ascoltando. Quando inizia la chiamata, saluta e presentati. Non dovrebbe essere un monologo di dieci minuti, dii solo il tuo nome, la tua posizione, e se sei uno dei relatori principali, qual è il tuo ruolo in quella particolare videoconferenza.

Se sei l’organizzatore della riunione, puoi presentare i partecipanti per risparmiare del tempo.

Alla fine della conferenza, saluta. L’organizzatore dovrebbe ringraziare i presenti per la loro partecipazione – anche questo potrebbe sembrare ovvio, ma a volte può essere dimenticato.

# 2 Non arrivare in ritardo

Di nuovo, regola ovvia. Ma a volte la frase “non fare tardi” è più facile da dire che da mettere in pratica.

Ci sono pochissime cose peggiori dell’essere il motivo per cui una videoconferenza rimane in standby. Assicurati di impostare un promemoria sul calendario, in modo tale da non dimenticarti della chiamata. Organizza quindi la tua giornata di conseguenza.

Se sai già in anticipo che farai tardi alla conferenza, fallo sapere all’organizzatore e cerca di unirti alla riunione senza attirare l’attenzione delle altre persone. In questo caso, dimenticati della regola precedente sul presentarti immediatamente. Non vorrai di certo far perdere la concentrazione al relatore. È meglio aspettare, ad esempio, il momento in cui ti viene data la parola o quando l’organizzatore ti introduce.

# 3 Non interrompere

Non prestare sufficiente attenzione ai relatori può causare una situazione scomoda – a te, e anche ai tuoi colleghi. Invece di pensare a cosa dirai, rimani attento e ascolta semplicemente. In questo modo, non dovrai chiedere al relatore di ripetersi e interrompere il discorso.

Se hai ulteriori domande o input, è opportuno conservarle per il momento finale dedicato alle domande. Ancora una volta, assicurati che non se ne sia già parlato durante la riunione.

Un’altra informazione importante – disattiva sempre il microfono quando non hai la parola. Elimina dei potenziali e fastidiosi rumori di fondo. Inoltre, consigliamo di non bere o mangiare durante la videoconferenza.

# 4 Fai del tuo meglio per evitare le difficoltà tecniche

“Mi scusi, la mia webcam non funziona. Non riesco a sentirla.” Prima o poi, tutti abbiamo riscontrato questi problemi. Ci sono molti problemi tecnici inevitabili che possono verificarsi inaspettatamente durante una videoconferenza. La maggior parte delle volte, non è colpa tua. Tuttavia, è tua responsabilità risolvere gli errori prima della chiamata.

Dovresti sempre collegarti qualche minuto prima per controllare che tutto funzioni bene. La webcam funziona? Il microfono? Hai il numero d’accesso e il PIN corretto? Ci sono problemi con le applicazioni a schermo condiviso?

Il miglior modo possibile per eliminare questi problemi è scegliere la giusta piattaforma. Come la nostra soluzione di software CloudTalk, che garantisce chiamate cristalline senza distorsioni o ritardi.

# 5 Controlla in anticipo la tua connessione internet

Il modo in cui oggi facciamo affari è cambiato rispetto al passato, dove tutto avveniva in ufficio. Ora possiamo lavorare a distanza, da qualsiasi parte nel mondo. Pertanto, una connessione internet stabile diventa un aspetto fondamentale per ogni videoconferenza online. Una scarsa connessione può causare una serie di difficoltà. Come l’incapacità di connettersi a una riunione o un calo costante delle chiamate.

Assicurati sempre di essere in un luogo dove la copertura internet sia stabile. Altrimenti potresti perderti tutti gli approfondimenti e le informazioni importanti, per non parlare della tua reputazione professionale. Perdersi la videoconferenza o abbandonare in continuazione per via della connessione può sembrare estremamente poco professionale. Soprattutto se sei tu l’organizzatore della chiamata.

# 6 Accendi la webcam

Ti sei mai imbattuto in una videointervista pre-registrata? È più o meno la stessa sensazione che proveranno i tuoi colleghi durante la chiamata nel sentirti parlare osservando solo l’immagine profilo.

Una mancanza di mimica e di linguaggio del corpo porta anche a una mancanza di emozioni, che inconsciamente provoca una barriera tra te e il resto dei partecipanti. Vedersi, anche se solo attraverso uno schermo, supporta lo spirito del team.

Se i partecipanti non possono guardarti in faccia, potrebbero anche sentirsi confusi su chia stia parlando. Quindi, non esitare a mostrare il tuo volto e accendi la webcam.

# 7 Attieniti al programma e preparalo in anticipo

Non confondere le videoconferenze con delle riunioni informali. Valorizzale, tutto il successo necessita di preparazione. Evita dei potenziali silenzi imbarazzanti, assicurandoti di avere familiarità con tutti i punti del programma stilato. Preparati per la discussione e studia in anticipo tutto il materiale. Se già sai di avere delle domande, appuntatele, e falle quando ti sarà data l’opportunità.

Un altro fattore importante – non essere egoista occupando tutto il tempo con un singolo argomento. Se davvero vuoi discutere di qualcosa e pensi che alla persona in questione serva del tempo per rispondere, ad esempio perché ha bisogno di trovare l’informazione in un database o in una e-mail, informala in anticipo della domanda. Puoi anche considerare di programmare una riunione separata per discutere in maniera specifica di questo problema.

# 8 Scegli il mezzo di comunicazione idoneo

Il punto principale di una videoconferenza è quello di fornire alle persone importanti approfondimenti e informazioni, qualsiasi sia lo scopo. Parla forte e chiaro. Sforzati di usare una corretta articolazione del discorso.

Non parlare troppo veloce o troppo a lungo, altrimenti i tuoi colleghi potrebbero perdersi nelle tue parole. Utilizza delle frasi brevi e fai delle pause tra un’idea e l’altra, per dare tempo ai partecipanti di elaborare quello che hanno appena sentito. E soprattutto, impara quando parlare e quando tenere la bocca chiusa! Dai spazio agli altri e lasciali finire prima di controbattere. Di sicuro non vorresti che qualcuno ti parlasse sopra.

Se ti stai rivolgendo a una persona specifica, usa il suo nome per assicurarti che gli altri sappiano che la domanda è rivolta a quella persona. Ad esempio: “Martin, potresti dirci che metodologia è stata usata per le analisi dei dati?”

# 9 Siediti composto e dritto

Una postura eretta è un aspetto molto importante delle videoconferenze. Ci sono due ragioni principali che ne spiegano il perché.

La prima si basa su una ricerca di Dianna Booher, l’autrice del libro Communicate as a Leader. Booher ha effettuato una serie di test in una persona sta dritta e l’altra siede accovacciata. Coloro che ascoltano, pur non vedendo i soggetti, possono comunque stabilire la differenza della loro postura, ascoltandoli semplicemente. Le persone con una postura eretta sembrano più positive, sicure ed energiche. Secondo Dianna Booher è sempre possibile percepire un sorriso.

La seconda ragione è fortemente legata alla prima. Se siedi o stai in piedi dritto, tendi a parlare più forte e più chiaro. Ti consente di utilizzare tutto il potenziale delle tue corde vocali. Quindi, la prossima volta che avrai una chiamata importante, non dimenticare di stare dritto.

# 10 Non sottovalutare il riepilogo

Se sei l’organizzatore di una videoconferenza, una volta che la riunione è finita, riassumi le informazioni e crea uno spazio per ulteriori domande. Chiarisci quali saranno le fasi successove. Ad esempio, puoi inviare una e-mail ai partecipanti, riassumendo i punti principali della chiamata.

Ed ecco qui il nostro riassunto dei dieci consigli più importanti sul protocollo di una videoconferenza:

# 1 Presentati sempre – se nessuno ti conosce, nessuno ti nota.

# 2 Non arrivare in ritardo – non c’è modo migliore per dimostrare la tua ignoranza che arrivare in ritardo.

# 3 Non interrompere – a prescindere da tutto, ascolta sempre. Non lasciare che i relatori si ripetano. E disattiva sempre l’audio quando non stai parlando.

# 4 Elimina la possibilità di difficoltà tecniche – sebbene tu non possa sempre evitarle, potresti accorgertene in tempo. Entra un po’ in anticipo nella videoconferenza. Fai in modo di poter risolvere gli errori.

# 5 Controlla in anticipo la tua connessione internet – senza una connessione stabile, non ci sarà nessuna chiamata. Assicurati sempre che la tua connessione sia abbastanza buona.

# 6 Accendi la webcam – a nessuno piace parlare con un’immagine del profilo.

# 7 Attieniti al programma e preparalo in anticipo – assicurati sempre di sapere quello che devi dire e di capire quello che gli altri stanno condividendo. Rimanda gli argomenti più lunghi a riunioni separate.

# 8 Scegli il mezzo di comunicazione idoneo – parla lentamente, ad alta voce e in modo chiaro. Usa frasi brevi e facili da capire. Impara quando parlare e quando ascoltare.

# 9 Siediti composto e dritto – il tuo linguaggio del corpo dice più di quello che pensi. Le persone possono sempre percepire un sorriso.

# 10 Non sottovalutare il riepilogo – quello che dici è importante, ma non se nessuno lo ricorda. Anche questo ti ha aiutato, non è vero?

E cosa succede se ti sei appena reso conto che a volte potresti aver infranto delle regole di protocollo? Non preoccuparti. Tutti noi impariamo. La prossima volta saprai esattamente cosa fare.

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