Audioconferências e reuniões
internacionais – como aproveitá-las
ao máximo?

Nós todos vivemos em uma aldeia global. À medida que o mundo se torna menor, estamos tomando café da nossa região favorita no Quênia enquanto estamos em uma ligação com colegas de trabalho dos EUA e da Austrália. É assim que os negócios são feitos hoje em dia.

Nos últimos dez anos, o crescimento de funcionários remotos nos EUA atingiu surpreendentes 91%. Além disso, cada vez mais empresas se internacionalizam, prestando serviços para clientes no exterior.

Para gerenciar essas mudanças em seu ambiente de trabalho, você precisa se comunicar sem problemas. Aqui é onde a tecnologia, e especialmente as audioconferências, são úteis. Neste artigo, você encontrará dicas úteis sobre como conduzir reuniões virtuais eficazes.

1. A preparação é fundamental

Assim como nas reuniões regulares, o sucesso delas depende do quão bem você está preparado. Se o seu papel é organizar a reunião de começo ao fim, e você faz isso do zero, preste atenção na escolha da ferramenta certa. Isso fará com que sua reunião ocorra sem problemas e permitirá que você se concentre em seu valor empresarial, não em corrigir problemas técnicos.

Escolha uma ferramenta que é fácil de configurar

Se você tem medo de que a introdução de um novo sistema para suas audioconferências possa levar muito tempo, não se preocupe mais. Com soluções como o CloudTalk, configurar sua conta leva cinco minutos. Tudo o que você precisa para começar a ligar é uma conexão com a internet e um fone de ouvido.

Mantenha a segurança em mente

Um dos medos que você pode sentir em relação às reuniões online é ter menos controle sobre quem está participando e tendo acesso às informações compartilhadas. Com o CloudTalk, cada um dos convidados precisa inserir um código PIN antes de entrar na sala para garantir que apenas as pessoas desejáveis estejam participando da reunião.

Verifique se a ferramenta é confiável

Você não quer desperdiçar os primeiros cinco minutos de sua audioconferência corrigindo os problemas com a conexão ou enfrentando problemas técnicos – especialmente durante uma reunião com seu cliente. Embora você não possa evitar todos os problemas, é bom fazer alguma pesquisa e analisar as revisões na categoria de software de contact center do G2.

Procure por números de ligação gratuita

Números de ligação gratuita são essenciais se seus convidados ligarem para você de seus telefones do exterior em vez de entrarem em contato com você por vias online. É assim que você pode garantir que não haja barreiras econômicas ao marcar uma reunião.

Fique atento ao agendamento

Encontrar uma data e hora apropriadas pode causar dor de cabeça, especialmente se a reunião for internacional. Se você tem dificuldade em definir um horário que agrade a todos, por que não delegá-lo aos seus convidados? Com ferramentas como o Harmonizely, você deixa seus convidados escolherem o momento perfeito. Além disso, ela reconhece automaticamente o fuso horário do usuário, para que todos tenham certeza de quando devem aparecer na ligação.

Defina a pauta com antecedência

Uma pauta bem preparada é a chave para o sucesso. Comece definindo o objetivo da reunião e o resultado desejado. Isso irá ajudá-lo a estabelecer quanto tempo você pode dedicar a cada tópico. Uma boa ideia pode ser deixar algum tempo no final da audioconferência para perguntas e dúvidas.

Envie materiais

Para aproveitar ao máximo sua audioconferência, pense nos materiais que podem ser necessários durante a reunião. Se o objetivo for discutir um determinado assunto, o envio de materiais relevantes ajudará você a economizar o tempo de todos e incentivar a discussão.

2. Durante a reunião

Para garantir que todos aproveitem ao máximo sua reunião, pode haver algumas regras que valem a pena implementar.

Pense em uma preparação inicial

Isso pode ser especialmente importante se seus convidados se encontrarem pela primeira vez. Criar um quebra-gelo pode facilitar a troca de pensamentos e incentivar seus participantes a falar abertamente depois.

Atenha-se à pauta

Se você está encarregado de liderar a reunião, certifique-se de estar de olho no relógio e siga a pauta. Quando um problema for mais demorado do que você esperava, pense em organizar uma ligação separada para cobri-lo. Modere a discussão para que a ligação seja eficaz e você não se distraia com tópicos sem importância.

Grave a chamada

Se o software do seu call center permitir a gravação de chamadas, aproveite isso ao máximo. Gravar a chamada ajudará você a se concentrar na discussão em andamento sem perder nenhuma informação importante mais tarde. Também pode ser útil para os participantes pela mesma razão.

Certifique-se de que todos possam contribuir para a conversa

Uma das tarefas do moderador é dar espaço para que todos falem o que pensam. Se você estiver em uma ligação, a tarefa é um pouco mais difícil, pois você não pode observar os participantes e identificar alguns sinais não verbais de que alguém está tentando entrar na discussão. Uma maneira de resolver o problema é perguntar com frequência se alguém tem algo a acrescentar antes de passar para o próximo ponto da sua pauta.

Redirecione as perguntas para um horário específico

Caso perceba que as perguntas ultrapassam o tempo dedicado a um determinado tópico, reencaminhe elas para o espaço específico. Dessa forma, você garantirá que todos tenham a certeza de que obterão a resposta às suas perguntas.

Fique no modo mudo a menos que você fale

Esta é uma das regras básicas, mas nem todos a seguem. Para cuidar do conforto de seus interlocutores, ative o modo mudo. Você não incomodará ninguém com algum ruído de fundo.

Faça um resumo da reunião

Ao terminar a reunião, faça um resumo rápido das questões e conclusões que apareceram durante a ligação. Além disso, mencione as etapas acionáveis a serem seguidas para que seus participantes tenham claro o que deve ser feito após a reunião.

3. Após a chamada

Prepare um follow-up

Pode ser um e-mail com as ideias mais importantes que surgiram durante a reunião ou uma gravação da audioconferência. Isso evitará que você perca o valor produzido durante a reunião.

Considerações finais

Para aproveitar ao máximo uma audioconferência, há algumas coisas simples que você deve ter em mente. Quando se trata do lado técnico da reunião, como software e agendamento, deixe suas ferramentas fazerem o trabalho.

Concentre-se em preparar a pauta e o conteúdo da reunião, para que ela seja eficiente e satisfatória. Durante a reunião, modere a discussão e certifique-se de que a voz de todos seja ouvida.

Depois, envie um follow-up, para que todos os participantes tenham informações completas sobre o que aconteceu durante a reunião.