Telefonkonferenz Tips

In der globalisierten Geschäftswelt sind Telefonkonferenzen mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern immer häufiger geworden Lesen Sie unsere Tipps und finden Sie heraus, wie Sie Misserfolge vermeiden und Telefonkonferenzen wie ein Profi führen können.

Wie jede geschäftliche Besprechung können auch Telefonkonferenzen sehr produktiv sein, aber auch eine Zeitverschwendung für alle Beteiligten darstellen. In diesem Blogbeitrag werden wir Ihnen helfen, Telefonkonferenzen effektiv und reibungslos durchzuführen.

1. Vorbereitung ist der Schlüssel

Nehmen Sie sich zumindest ein paar Minuten Zeit, um sich auf die Telefonkonferenz vorzubereiten. Wenn Sie wissen, dass Sie bestimmte Materialien, Diagramme oder Notizen für die Telefonkonferenz benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie diese vor Beginn der Telefonkonferenz bereit haben.

2. Seien Sie pünktlich und beginnen Sie pünktlich

Wie bei jeder anderen geschäftlichen Besprechung ist es wichtig, frühzeitig zu erscheinen. Wenn Sie derjenige sind, der für das Gespräch verantwortlich ist, sollten Sie der Erste sein, der daran teilnimmt. Versuchen Sie, die Besprechung pünktlich zu beginnen – die Teilnehmer haben noch andere Dinge zu tun, warten Sie also nicht zu lange, bis die Teilnehmer erscheinen.

3. Erstellen Sie eine Tagesordnung und halten Sie sich daran

Erstellen Sie eine kurze Tagesordnung mit den wichtigsten Punkten, die Sie besprechen wollen, oder Fragen, die beantwortet werden müssen. Vergessen Sie nicht, die Tagesordnung vor dem Gespräch zu verteilen, damit alle Teilnehmer sie einsehen können. Bleiben Sie während des Gesprächs sachbezogen, halten Sie sich an den Plan und weichen Sie nicht von den Hauptthemen ab.

Manager glauben, dass etwa 35% der in Sitzungen verbrachten Zeit verschwendet wird. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Telefonkonferenzen produktiver gestalten.

4. Wählen Sie einen ruhigen Hintergrund und verwenden Sie die Stummschalttaste

Es ist frustrierend, wenn Sie aufgrund von Hintergrundgeräuschen nicht hören können, was andere Teilnehmer sagen. Wenn möglich, wählen Sie einen ruhigen Ort für die Telefonkonferenz. Wenn Sie in einem lauten Büro oder Café anrufen, sind alle Teilnehmer abgelenkt und Sie könnten wichtige Informationen verpassen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Stummschalttaste benutzen, wenn Sie niesen oder husten müssen!

5. Zur Teilnahme ermutigen

Gute Telefonkonferenzen sollten fesselnd sein, alle Teilnehmer sollten das Gefühl haben, dass ihre Ideen und Meinungen wichtig sind und geschätzt werden. Ein einfacher Tipp ist es, ihnen Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass sich alle beteiligen.

6. Machen Sie Notizen oder zeichnen Sie das Gespräch auf

Wenn die vorgetragenen Informationen wichtig sind, sollten Sie sich Notizen machen. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, alle wichtigen Diskussionspunkte festzuhalten und sich zu konzentrieren. Alternativ können Sie auch eine gute Callcenter-Software verwenden und das Gespräch für spätere Zwecke aufzeichnen. In diesem Fall sollten Sie die Teilnehmer im Voraus um Erlaubnis bitten.

7. Weiterverfolgung

Telefonkonferenzen sollten nicht zu Ende sein, wenn Sie auf die Schaltfläche „Ende“ drücken. Eine gute Möglichkeit zur Nachbereitung ist eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen, Schritte oder Fragen, die während der Telefonkonferenz aufgeworfen wurden. Eine nette Geste, die Sie in die E-Mail einbauen können, ist der Dank an alle Teilnehmer für ihre Teilnahme und ihre Zeit.