Wie Sie virtuelle Meetings interaktiver gestalten: Ihr kompletter Leitfaden

Laut Zippia widmen Unternehmen rund 15 % ihrer Zeit Meetings. 71 % dieser Besprechungen gelten jedoch als unproduktiv. Zudem sind 55 % der Remote-Mitarbeitenden der Meinung, dass der Großteil ihrer Meetings „auch eine E-Mail hätte sein können“.

Meetings – ob virtuell oder nicht – sollten nicht nur daraus bestehen, dass eine Person spricht und die anderen Teilnehmenden zuhören (oder auch nicht). Wenn das der Fall ist, dann hätten sie wirklich eine E-Mail sein können. 

Wie man virtuelle Meetings interaktiver gestaltet, ist eine Kernfrage für jedes Unternehmen mit Remote-Mitarbeitenden. Nur wenn Sie die Teilnehmenden einbinden und ihr Interesse wecken, werden diese Meetings produktiver. Aber wie gelingt Ihnen das? 

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Virtuelle Meetings gehören in vielen Unternehmen zunehmend zum Alltag, da sich Remote- und Hybridarbeit bei Angestellten und Firmen großer Beliebtheit erfreuen.
• Es kann eine Herausforderung sein, virtuelle Teilnehmende einzubinden, da sie mehr potenziellen Ablenkungen ausgesetzt sind und unter technischen Problemen leiden können. 
• Die Frage, wie ein virtuelles Meeting interaktiv gestaltet werden kann, ist für Unternehmen wichtig, da dies die Beteiligung der Teilnehmenden fördert. 
• Einige nützliche Interaktions-Tools für virtuelle Meetings sind Icebreaker, Echtzeit-Umfragen und relevante visuelle Hilfsmittel. 
• Unternehmen, denen es gelingt, ihre Mitarbeitenden virtuell einzubinden, profitieren meist von mehr Vertrauen in den Teams, einer stärkeren Unternehmenskultur und produktiveren Meetings. 

Was sind die größten Herausforderungen bei Online-Meetings?

Die Frage, wie man Meetings interaktiver gestaltet, ist keine neue Herausforderung für Unternehmen. Lange bevor virtuelle Meetings alltäglich wurden, mussten sich Firmen bereits Gedanken darüber machen, wie sie die Teilnehmenden bei der Stange halten.

Bei Remote-Meetings ist es jedoch wohl noch schwieriger, eine hohe Beteiligung zu erreichen. Das liegt an den folgenden besonderen Herausforderungen virtueller geschäftlicher Besprechungen:

• Technische Störungen wie Verbindungs- oder Audioprobleme, auf die Sie keinen Einfluss haben, können dazu führen, dass Teilnehmende wichtige Informationen verpassen. Das erschwert ihnen den effektiven Austausch mit den Kollegen.
• Wenn wir persönlich kommunizieren, spielen visuelle Signale und Körpersprache eine große Rolle bei der Vermittlung des Kontextes. Ohne diese nonverbalen Signale ist es schwieriger, eine Beziehung und Vertrauen zwischen den Teilnehmenden aufzubauen. Daher sind Ihre Teams in Remote-Meetings möglicherweise zurückhaltender, ihre Meinung zu äußern.
• Videokonferenz-Müdigkeit (Virtual Meeting Fatigue) ist ein anerkanntes psychologisches Phänomen. Zu viel Zeit in Videokonferenzen kann zu Erschöpfung, mangelnder Produktivität und ständiger Müdigkeit führen. Wenn dies Ihre Remote-Teams betrifft, ist es umso schwerer, sie aktiv einzubinden. 

Welche effektiven Möglichkeiten gibt es also, um die Interaktion und Beteiligung bei Online-Meetings zu steigern?

6 Tipps für interaktivere Meetings mit Ihrem virtuellen Team

Von Icebreakern für virtuelle Meetings bis hin zu Möglichkeiten, etwas Spaß ins Spiel zu bringen – hier sind unsere sechs besten Tipps für interaktivere Besprechungen:

#1 Wählen Sie die richtige Umgebung für das Meeting

Die Vorbereitung eines interaktiven virtuellen Meetings beginnt schon vor dem eigentlichen Start – mit der Wahl der passenden Umgebung. 

Sie möchten, dass sich die Teilnehmenden auf die Diskussion konzentrieren und nicht von der Umgebung abgelenkt werden. Ihr Ziel sollte es sein, Ihre Umgebung und Ihren Hintergrund so professionell wie möglich zu gestalten, ohne dass es zu steif wirkt.

So wählen Sie die richtige Umgebung aus

• Nutzen Sie einen Raum mit einer Tür, die sich schließen lässt, um Ablenkungen zu minimieren. 
• Suchen Sie sich einen Ort mit möglichst wenig Hintergrundgeräuschen.
• Wählen Sie einen gut beleuchteten Raum mit einer schlichten Wand oder einem neutralen Hintergrund und natürlichem Licht.
• Positionieren Sie die Kamera auf Augenhöhe.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer an den Strom angeschlossen und aufgeladen ist.
• Prüfen Sie, ob Sie eine stabile Internetverbindung haben.

Diese kleinen Anpassungen machen einen großen Unterschied für die Gesamtqualität und Professionalität Ihres Meetings, ohne viel Aufwand zu erfordern. Durch ein professionelles Auftreten rufen Sie den Teilnehmenden zudem ins Gedächtnis, dass sie sich in einem geschäftlichen Umfeld befinden, in dem ihre Aufmerksamkeit und Beteiligung erforderlich sind (selbst wenn sie im Homeoffice sitzen). 

Sobald Ihre eigene Umgebung vorbereitet ist, geht es an die Einrichtung Ihres virtuellen Meeting-Raums. Stellen Sie sicher, dass sich alle Beteiligten klar sehen und hören können.

Je nach gewählter Plattform für Ihre virtuellen Meetings möchten Sie vielleicht die Anzeige an das visuelle Branding Ihres Unternehmens anpassen – beispielsweise durch einen gebrandeten virtuellen Hintergrund. Sie können auch Funktionen wie Breakout-Räume aktivieren, Rollen zuweisen und eine Aufzeichnungsoption einrichten (falls erforderlich).

Sollten Sie Telefonkonferenzen für mehr als nur interne Meetings nutzen wollen (wie Webinare oder Produkt-Launches), müssen Sie diese Anforderungen natürlich ebenfalls berücksichtigen. 

Mit der richtigen Planung lässt sich Ihr virtueller Besprechungsraum so produktiv und ansprechend gestalten wie jeder physische Raum. Das ist die perfekte Basis für ein interaktives Online-Meeting.

#2 Nutzen Sie Icebreaker zu Beginn des Meetings

Wie lässt sich die Interaktion in einem virtuellen Meeting steigern? Indem Sie das Meeting so beginnen, dass sich die Teilnehmenden wohlfühlen und ungezwungen ihre Ideen und Erkenntnisse teilen können.

Halten Sie für solche Situationen ein paar Icebreaker parat, um die Stimmung aufzulockern und eine offenere, verbundene Umgebung für die virtuelle Teamkommunikation zu schaffen.

Virtuelle Icebreaker sollten kurz und unkompliziert sein. Wählen Sie eine Aktivität, die allen gefällt oder die alle bereits kennen, damit sich von Anfang an jeder wohlfühlt. Fesseln Sie sofort die Aufmerksamkeit, bauen Sie Barrieren ab und Sie werden sehen, dass das gesamte Meeting reibungsloser verläuft.

Ein Icebreaker kann so einfach sein wie ein kurzes Gespräch über private Themen. Oder Sie versuchen eine der folgenden Ideen, um eine interaktivere virtuelle Konferenz oder Besprechung zu fördern.

Beispiele für Icebreaker, die Sie ausprobieren können:

• „Team“-Witze – Bei Icebreakern geht es darum, dass sich alle wohlfühlen. Witze oder humorvolle Bemerkungen, die sich auf Ihr Team beziehen, eignen sich daher hervorragend. Vielleicht necken Sie immer einen Kollegen wegen des Wetters an seinem Wohnort oder tauschen sich über ein gemeinsames Hobby aus. 
• „Kennenlern“-Fragen – Eine der einfachsten Methoden für virtuelle Meetings: Fragen zum Kennenlernen helfen den Teams, eine engere Bindung aufzubauen. Wählen Sie einfach eine interessante Frage wie „Was ist Ihr Lieblingsessen?“ oder „Wo liegt Ihr Traum-Urlaubsziel?“ und lassen Sie alle der Reihe nach antworten. 
• Eine Wahrheit und zwei Lügen – Ein weiterer Klassiker. Gehen Sie die Runde durch und bitten Sie jede Person, eine Wahrheit und zwei Lügen über sich selbst zu erzählen. Die anderen müssen dann raten, was stimmt und was erfunden ist. 
• Virtuelles Scharade-Spiel – Hier ist ein Icebreaker für interaktive Videokonferenzen. Wählen Sie ein oder zwei Teilnehmende aus, die einen Begriff pantomimisch darstellen, den der Rest der Gruppe erraten muss. Wenn Sie es geschäftsmäßiger halten wollen, wählen Sie Begriffe, die mit Ihrer Arbeit zu tun haben.   
• Show and Tell – Bestimmen Sie bei jedem Meeting eine Person, die der Gruppe etwas zeigt, das ihr wichtig ist oder das sie interessant findet. Das kann ein lustiges Souvenir oder auch das Haustier sein. Was auch immer es ist, es hilft dem Team, die Person etwas besser kennenzulernen.

#3 Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel in Präsentationen

Sobald der lockere Einstieg geschafft ist, stellt sich die Frage, wie man virtuelle Meetings auch bei der Vermittlung wichtiger Informationen interessant und interaktiv gestaltet. 

Es ist schwer, die Aufmerksamkeit einer Gruppe zu halten, wenn man nur Monologe hält. Noch schwieriger ist das, wenn Sie Remote-Teams leiten. Es dauert meist nicht lange, bis die Teilnehmenden abschweifen, den Bügelwäscheberg im Augenwinkel betrachten oder anfangen, ihre E-Mails zu checken.

Visuelle Hilfsmittel in Präsentationen helfen, die Aufmerksamkeit hochzuhalten. Zudem lernen viele Menschen visuell – sie nehmen Informationen also leichter auf, wenn sie diese sehen können. Visuelle Hilfsmittel binden die Teilnehmenden nicht nur stärker ein, sondern helfen ihnen auch, sich an das Gesagte zu erinnern.

Hier sind einige Beispiele für visuelle Hilfsmittel, die sich als interaktive Tools in virtuellen Meetings eignen:   

Visuelle Hilfsmittel für interaktive Meetings

• Diagramme und Grafiken – Diese eignen sich hervorragend für virtuelle Meetings, in denen Ergebnisse oder Leistungen analysiert werden. Diagramme machen ansonsten trockene Zahlen anschaulich. Umso besser, wenn die Kurven nach oben zeigen!
• Präsentations-Folien – Einige einfache Folien mit den wichtigsten Kernpunkten sind ein weiteres nützliches Hilfsmittel. Zudem haben sie den Vorteil, dass sie Sie selbst an alle wichtigen Punkte erinnern, die Sie ansprechen möchten. 
• Die Agenda des Meetings – Selbst wenn es keine Daten für Diagramme gibt und die Zeit für eine Präsentation fehlt: Schon das Teilen Ihres Bildschirms mit der Meeting-Agenda kann als visuelles Element dienen. 

#4 Holen Sie Feedback in Echtzeit ein

Dieser Tipp für interaktivere virtuelle Meetings ist einer der einfachsten: Wenn Sie Input und Beteiligung wünschen, fragen Sie danach!

Betrachten Sie Ihre Meetings nicht als Einbahnstraße. Sorgen Sie dafür, dass alle wissen, dass sie ihre Meinungen und Ideen einbringen können – und sollen. Wie genau Sie das tun, bleibt Ihnen überlassen, ob Sie einen QR-Code erstellen oder einen Link zu einem Feedback-Formular teilen. 

Manche interaktiven Meeting-Plattformen bieten die Möglichkeit, während des Meetings Echtzeit-Umfragen durchzuführen. Es geht aber auch unkomplizierter. 

Halten Sie an geeigneten Stellen im Meeting einfach kurz inne und stellen Sie Ihren Kollegen Fragen. 

Was Sie Ihr virtuelles Team fragen könnten

• Gibt es (noch) andere Themen, die Sie besprechen möchten? 
• Was halten Sie von dieser Idee? Gibt es etwas, das wir besser machen können?
• Sind diese Zeitpläne realistisch oder sollten wir uns mehr Zeit einräumen?
• Sollten wir ein weiteres Meeting ansetzen, um diesen Punkt vertieft zu besprechen?

#5 Delegieren Sie Meeting-Rollen und Aufgaben

Interaktion und Engagement hängen eng mit der eigenen Beteiligung zusammen. Eine weitere Möglichkeit, Ihre virtuellen Meetings interaktiver zu gestalten, besteht darin, den Teilnehmenden feste Rollen und Aufgaben zuzuweisen. 

Je nach Art des Meetings gibt es verschiedene Aufgaben, die Sie Ihren Kollegen übertragen können:

Aufgaben für die Meeting-Teilnehmenden

• Notizen oder Protokoll schreiben – Da Sie sicherlich ein Protokoll des Meetings wünschen, können Sie ein Teammitglied bitten, Notizen zu machen. Diese können nach dem Meeting in ein strukturiertes Protokoll überführt werden. Falls Sie befürchten, dass dies zu sehr vom Meeting ablenkt, kann eine virtuelle Callcenter-Software diese Aufgabe durch automatische Transkription und Zusammenfassungen übernehmen. 
• Als Moderator agieren – Der Moderator des Meetings sorgt dafür, dass die Diskussion auf Kurs und beim Thema bleibt. Er hat die Agenda im Blick und greift ein, wenn das Gespräch zu weit abschweift. 
• Die Zeit im Auge behalten – Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr virtuelles Meeting pünktlich endet, hilft ein Zeitwächter. Teilen Sie ihm vorab mit, wie viel Zeit für jeden Agendapunkt vorgesehen ist, damit er bei Zeitüberschreitungen eingreifen kann.

#6 Bringen Sie ein Spaß-Element ein

Bei der Kommunikation im Homeoffice fehlen oft die ungezwungenen, informellen Gespräche, die im Büro ganz normal sind. Remote-Mitarbeitende vermissen beispielsweise den kurzen Plausch auf dem Flur oder das Gespräch an der Kaffeemaschine über das Fernsehprogramm vom Wochenende. 

Eine weitere hervorragende Möglichkeit, die Beteiligung in Ihren virtuellen Meetings zu steigern, besteht darin, genau diesen ungezwungenen Austausch wieder zu beleben.

Neben den bereits erwähnten Icebreakern gibt es noch viele weitere Ideen, die Sie ausprobieren können:

Unterhaltsame Elemente für Ihre virtuellen Meetings

• Einfacher Smalltalk – Es muss keine Wissenschaft sein. Beginnen Sie Ihre virtuellen Meetings einfach mit der Frage, wie es dem Team geht oder was alle am Wochenende gemacht haben. 
• Wissensquizze – Planen Sie in gelegentlichen Meetings Zeit für kurze Quizrunden ein. Lassen Sie beispielsweise einmal im Monat ein anderes Teammitglied Zufallsfragen vorbereiten und die Kollegen auf die Probe stellen.
• Teambuilding-Spiele – Überlegen Sie sich virtuelle Spiele für Ihr Team. Wie wäre es mit virtuellem Montagsmaler, bei dem alle raten müssen, was ein Kollege zeichnet? Oder dem Ja/Nein-Spiel, bei dem eine berühmte Persönlichkeit nur mit Ja- oder Nein-Fragen erraten werden muss. 

Die Vorteile interaktiver virtueller Meetings

Wir haben die Vorteile interaktiverer virtueller Meetings bereits an verschiedenen Stellen erwähnt. Hier fassen wir sie noch einmal zusammen, damit Sie sehen, warum sich der Aufwand lohnt:

• Produktivere Meetings – Interaktivere Meetings sind fast immer auch produktiver. Wenn nur eine Person beiträgt, fließen auch nur deren Ideen ein. Wenn sich jedoch alle beteiligen, steigen Kreativität und Problemlösungskompetenz auf ein neues Niveau.  
• Vertrauen und Beziehung aufbauen – Regelmäßige Interaktion stärkt das Vertrauen in Remote-Teams. Die Kollegen tauschen sich lieber aus und bitten einander schneller um Hilfe. Das hebt die Moral im gesamten Unternehmen und verbessert die Zusammenarbeit. 
• Verbesserung der Unternehmenskultur – Durch das gestärkte Vertrauen und den besseren Draht zueinander verbessert sich die gesamte Unternehmenskultur. Angestellte haben das Gefühl, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem man sich gegenseitig unterstützt und Hilfe nur wenige Klicks oder einen Anruf entfernt ist.

Gestalten Sie virtuelle Meetings interaktiv und holen Sie mehr aus Ihrem Remote-Team heraus

Die Frage, wie sich virtuelle Meetings ansprechender gestalten lassen, sollte nun kein unlösbares Rätsel mehr sein. Dank der Fülle an Tools, die uns im Jahr 2024 zur Verfügung stehen, ist die Durchführung interaktiver Meetings ein Kinderspiel. 

Ihre virtuellen Meetings interaktiv und produktiv zu gestalten, kann für Ihr Team ein echter Wendepunkt sein. So gehen alle mit dem Gefühl aus dem Meeting, ein sinnvolles Gespräch geführt zu haben und bereit für die nächsten Aufgaben zu sein – kein Gefühl mehr, dass das Ganze auch eine E-Mail hätte sein können!

Nutzen Sie die oben genannten Tipps, um Ihre virtuellen Meetings zu einer wertvollen Erfahrung zu machen, auf die sich Ihre Mitarbeitenden freuen. Und wenn Sie nach dem einen Tool suchen, mit dem Ihr nächstes virtuelles Meeting wie geschmiert läuft, melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und entdecken Sie unsere zahlreichen Funktionen.