كيف تجعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية: دليلك الشامل

تخصص المؤسسات حوالي 15% من وقتها للاجتماعات، وفقًا لموقع Zippia. ومع ذلك، تُعتبر 71% من هذه الاجتماعات غير منتجة. وعلاوة على ذلك، يعتقد 55% من الموظفين عن بُعد أن غالبية اجتماعاتهم "كان يمكن استبدالها برسالة بريد إلكتروني".

لا ينبغي للاجتماعات—سواء كانت افتراضية أو غير ذلك—أن تقتصر على شخص واحد يتحدث وبقية الحاضرين يستمعون (أو لا يستمعون!). إذا كان الأمر كذلك، فقد كان بإمكانكم حقًا استبدالها برسالة بريد إلكتروني. 

تُعد كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية مسألة بالغة الأهمية لأي شركة تضم موظفين يعملون عن بُعد. فالحفاظ على تفاعلهم واهتمامهم في الاجتماعات هو ما سيجعل هذه الاجتماعات أكثر إنتاجية. فكيف يمكنك تحقيق ذلك؟ 

النقاط الرئيسية:

• أصبحت الاجتماعات الافتراضية شائعة بشكل متزايد في العديد من الشركات، حيث يثبت العمل عن بُعد والعمل الهجين شعبيتهما لدى الموظفين والشركات على حد سواء.
• قد يكون من الصعب إبقاء الحاضرين عن بُعد متفاعلين ومشاركين في الاجتماعات، حيث يواجهون المزيد من المشتتات المحتملة وقد يعانون من مشكلات تقنية. 
• إن كيفية جعل الاجتماع الافتراضي تفاعليًا هو سؤال مهم يجب على الشركات طرحه، لأنه يساعد في تعزيز مشاركة وتفاعل الحاضرين. 
• تشمل بعض أدوات التفاعل المفيدة للاجتماعات الافتراضية الأنشطة التمهيدية لكسر الجليد، والاستطلاعات أو التصويت في الوقت الفعلي، والوسائل البصرية المناسبة. 
• من المرجح أن تشهد الشركات التي تنجح في معالجة مسألة كيفية إشراك الموظفين افتراضيًا ثقة أكبر داخل فرقها، وثقافة شركة أقوى، واجتماعات أكثر إنتاجية. 

ما هي أكبر التحديات التي تواجه استضافة اجتماعاتك عبر الإنترنت؟

إن كيفية جعل الاجتماعات أكثر تفاعلية ليست تحديًا جديدًا للشركات. فقبل وقت طويل من انتشار الاجتماعات الافتراضية، كان على الشركات التفكير في كيفية الحفاظ على تفاعل الحاضرين في الاجتماعات.

ومع ذلك، من الصعب بلا شك تعزيز التفاعل القوي في الاجتماعات عن بُعد. ويرجع ذلك إلى هذه التحديات الفريدة للاجتماعات الافتراضية للشركات:

• الأعطال التقنية، مثل مشكلات الاتصال أو الصوت التي لا تملك السيطرة عليها، قد تؤدي إلى تفويت الحاضرين لمعلومات مهمة. وهذا يجعل من الصعب عليهم التفاعل بفعالية مع زملائهم.
• عندما نتواصل حضوريًا، تلعب الإشارات البصرية ولغة الجسد دورًا كبيرًا في إيصال السياق. وبدون هذه الإشارات غير اللفظية، قد يكون من الصعب بناء الألفة والثقة بين الحاضرين في الاجتماع. وبالتالي، قد تكون فرقك أكثر تحفظًا وترددًا في مشاركة آرائها في الاجتماعات عن بُعد.
• يُعد إرهاق الاجتماعات الافتراضية ظاهرة نفسية معترف بها. فقضاء وقت طويل في مؤتمرات الفيديو قد يؤدي إلى الإرهاق، وقلة الإنتاجية، والتعب المستمر. وإذا أثر ذلك على فرقك التي تعمل عن بُعد، فإن إبقاءها متفاعلة ومشاركة في الاجتماعات سيكون أكثر صعوبة. 

إذن، ما هي بعض الطرق الفعالة لزيادة التفاعل والمشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت؟

6 نصائح لاجتماعات أكثر تفاعلية مع فريقك الافتراضي

بدءًا من أنشطة كسر الجليد للاجتماعات الافتراضية وحتى طرق إضفاء بعض المرح، إليك أهم ست نصائح لجعل الاجتماعات تفاعلية:

#1 اختر الإعداد المناسب للاجتماع

يبدأ تعلم كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية تفاعلية قبل أن تبدأ الاجتماعات نفسها—من خلال التفكير في بيئة الاجتماع. 

أنت تريد أن يركز الحاضرون على المناقشة وألا يتشتتوا بالبيئة المحيطة. يجب أن يكون هدفك هو جعل محيطك وخلفيتك احترافية قدر الإمكان دون أن تكون رسمية أكثر من اللازم.

كيفية اختيار البيئة المناسبة

• لتقليل المشتتات، استخدم غرفة بباب يمكن إغلاقه. 
• ابحث عن مكان يقل فيه الضجيج في الخلفية.
• اختر غرفة مضاءة جيدًا بجدار أو خلفية بسيطة، مع إضاءة طبيعية.
• اضبط الكاميرا لتكون في مستوى العين.
• تأكد من توصيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بالكهرباء وشحنه.
• تحقق من وجود اتصال إنترنت قوي.

ستحدث هذه التغييرات البسيطة فرقًا كبيرًا في الجودة الشاملة والاحترافية لاجتماعك، دون بذل الكثير من الجهد. ومن خلال الظهور بمظهر أكثر احترافية، فمن المرجح أن تذكر الحاضرين في الاجتماع باستمرار بأنهم في بيئة عمل حيث يكون انتباههم ومشاركتهم أمرًا ضروريًا (حتى لو كانوا في المنزل بالفعل). 

بمجرد إعداد بيئتك الخاصة، يحين الوقت لتجهيز مساحة اجتماعك الافتراضية. تأكد من أن جميع المشاركين يمكنهم رؤية وسماع بعضهم البعض بوضوح.

اعتمادًا على منصات الاجتماعات الافتراضية التفاعلية التي تختارها، قد ترغب في ضبط العرض ليتوافق مع الهوية البصرية لعلامتك التجارية. على سبيل المثال، استخدام خلفية افتراضية مخصصة للعلامة التجارية. يمكنك أيضًا إضافة بعض الميزات لتحسين تجربة الحضور مثل الغرف الفرعية (Breakout rooms)، بالإضافة إلى تحديد الأدوار وخيار التسجيل (إذا لزم الأمر).

بالطبع، إذا كنت ترغب في استخدام المؤتمرات الهاتفية لأكثر من مجرد اجتماعات (مثل ندوات الويب أو إطلاق المنتجات)، فيتعين عليك مراعاة تلك الاحتياجات أيضًا. 

إذا قمت بالتخطيط مسبقًا، يمكنك جعل مساحة اجتماعك الافتراضي منتجة وتفاعلية مثل أي اجتماع حضوري، وهذا يهيئك تمامًا لعقد اجتماع تفاعلي عبر الإنترنت.

#2 استخدم أنشطة كسر الجليد في بداية الاجتماع

ما هي إحدى الطرق لزيادة التفاعل أثناء الاجتماع الافتراضي؟ بدء الاجتماع بطريقة تريح الحاضرين وتجعلهم أكثر ارتياحًا لمشاركة أفكارهم ورؤاهم.

في مثل هذه الحالات، جهز بعض أنشطة كسر الجليد لمساعدة الجميع على الاسترخاء وخلق بيئة أكثر انفتاحًا وترابطًا للتواصل بين أعضاء الفريق الافتراضي.

يجب أن تكون أنشطة كسر الجليد الافتراضية سريعة وسهلة المشاركة. اختر نشاطًا يحبه الجميع أو جربوه من قبل حتى يشعروا بالارتياح منذ البداية. اجذب انتباههم على الفور، واكسر الحواجز، وسترى أن الاجتماع بأكمله يسير بسلاسة.

يمكن أن يكون نشاط كسر الجليد بسيطًا مثل قضاء وقت قصير في التحدث عن موضوعات غير متعلقة بالعمل. أو يمكنك تجربة أحد الخيارات التالية لتشجيع اجتماع أو مؤتمر افتراضي أكثر تفاعلية.

أمثلة على أنشطة كسر الجليد التي يمكنك تجربتها:

• نكات "الفريق" - الهدف من أنشطة كسر الجليد هو جعل الجميع يشعرون بالارتياح، لذا فإن النكات أو التعليقات المبهجة الخاصة بفريقك تعد أمرًا رائعًا. ربما تمازح زميلًا دائمًا بشأن الطقس في مكانه أو تقدم تحديثات حول هواية مشتركة. 
• أسئلة "التعارف" - تعد أسئلة "التعارف" واحدة من أبسط أنشطة كسر الجليد للاجتماعات الافتراضية، وهي تساعد الفرق على الشعور بمزيد من الترابط. ما عليك سوى اختيار سؤال مثير للاهتمام، مثل "ما هو طعامك المفضل؟" أو "أين هي وجهة أحلامك لقضاء العطلة؟"، واطلب الإجابة من الحاضرين بالتناوب. 
• حقيقة واحدة وكذبتان - لعبة سهلة أخرى. تطلب من كل شخص في المجموعة إخبارك بحقيقة واحدة وكذبتين عن نفسه. بعد ذلك، يحاول الباقون تخمين أيها الحقيقة وأيها الكذب. 
• تمثيل الأدوار الافتراضي - إليك نشاطًا لكسر الجليد في اجتماعات الفيديو التفاعلية. اختر واحدًا أو اثنين من الحاضرين لتمثيل كلمة أو عبارة صامتة ليخمنها باقي أعضاء المجموعة. وإذا كنت تريد إبقاء الأمر يركز على العمل، فاختر عبارات ذات صلة بمهامكم اليومية.   
• اعرض وتحدث - اختر حاضرًا واحدًا في كل اجتماع ليبدأ من خلال عرض شيء يثير اهتمامه أو يمثل أهمية بالنسبة له للمجموعة. قد تكون تذكارًا ممتعًا التقطه أو ربما حيوانه الأليف. مهما كان الشيء، فإنه سيساعد بقية أعضاء الفريق على التعرف عليه بشكل أفضل قليلًا.

#3 أدرج وسائل مساعدة بصرية في أي عرض تقديمي

بمجرد انتهاء أنشطة كسر الجليد اللطيفة، يحين الوقت للتفكير في كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية ممتعة وتفاعلية، حتى عند مشاركة معلومات مهمة. 

من الصعب الحفاظ على انتباه المجموعة إذا كان كل ما تفعله هو التحدث إليهم دون توقف. ويكون الأمر أكثر صعوبة عند إدارة الفرق عن بُعد. فلن يمر وقت طويل قبل أن يبدأ الحاضرون في التشتت والنظر إلى تفاصيل الغرفة أو حتى البدء في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.

تساعد إضافة الوسائل البصرية إلى العروض التقديمية في اجتماعاتك على جذب الانتباه والحفاظ عليه. بالإضافة إلى ذلك، فإن الكثير من الناس يتعلمون بصريًا، مما يعني أنهم يستوعبون المعلومات بسهولة أكبر عندما يرونها. لذا، لا تقتصر أهمية الوسائل البصرية على إبقاء الحاضرين في الاجتماع أكثر تفاعلاً فحسب، بل يمكنها أيضًا مساعدتهم في تذكر ما تخبرهم به.

فيما يلي بعض الأمثلة على الوسائل البصرية التي يمكن اعتبارها أدوات تفاعلية للاجتماعات الافتراضية:    

الوسائل البصرية التي يمكنك استخدامها في الاجتماعات التفاعلية

• الرسوم البيانية والمخططات - تعتبر هذه الوسائل رائعة للاجتماعات الافتراضية التي تقوم فيها بتحليل النتائج أو الأداء. تعمل الرسوم البيانية والمخططات كعروض بصرية مشوقة للأرقام التي قد تبدو جافة أو مملة لولا ذلك. والأفضل من ذلك أن تكون الرسوم البيانية تشير في الاتجاه الإيجابي!
• العروض التقديمية أو الشرائح - تعد بعض الشرائح البسيطة التي تعرض النقاط الرئيسية التي تحاول إيصالها مثالاً آخر على الوسائل البصرية المفيدة. بالإضافة إلى ذلك، فإنها تذكرك بكل ما تحتاج إلى تغطيته. 
• جدول أعمال الاجتماع - ربما لا توجد بيانات لتحويلها إلى رسم بياني وليس لديك الوقت لإنشاء عرض تقديمي كامل بالشرائح. حتى مجرد مشاركة شاشتك وعرض جدول أعمال الاجتماع يمكن أن يعمل كعنصر بصري لاجتماعك.  

#4 احصل على التقييمات والملاحظات في الوقت الفعلي

هذه النصائح حول كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية هي من أبسط النصائح. إذا كنت تريد مشاركتهم وتفاعلهم، فاسألهم فقط!

لا تتعامل مع اجتماعاتك كطريق ذي اتجاه واحد. تأكد من أن الجميع يعرفون أنه يمكنهم—بل وينبغي عليهم—مشاركة آرائهم وأفكارهم. وتحديد كيفية القيام بذلك يرجع إليك تمامًا، سواء اخترت إنشاء ومشاركة رمز استجابة سريعة (QR code) أو رابط يؤدي إلى نموذج تقييم وملاحظات. 

قد تسمح لك بعض منصات الاجتماعات التفاعلية عبر الإنترنت بإجراء استطلاعات الرأي أو التصويت في الوقت الفعلي أثناء انعقاد اجتماعاتك، وهو أمر رائع. ومع ذلك، لا يجب أن يكون الأمر معقدًا إلى هذا الحد. 

في النقاط المناسبة من الاجتماع، توقف ببساطة واسأل زملائك بعض الأسئلة. 

ما يمكنك طرحه على زملائك الافتراضيين

• هل هناك أي شيء (آخر) ترغبون في مناقشته؟ 
• ما رأيكم في هذه الفكرة؟ هل هناك أي طريقة يمكننا من خلالها تحسينها؟
• هل هذه الأطر الزمنية واقعية، أم ينبغي لنا أن نمنح أنفسنا المزيد من الوقت؟
• هل تعتقدون أننا بحاجة إلى عقد اجتماع آخر لمناقشة هذه النقطة بشكل أكبر؟

#5 تفويض أدوار ومهام الاجتماع

غالبًا ما يرتبط التفاعل والمشاركة بالمساهمة الفعلية. لذلك، فإن هناك طريقة أخرى لجعل اجتماعاتك الافتراضية أكثر تفاعلية، وهي تكليف الحاضرين بأدوار ومهام داخل الاجتماع. 

بناءً على طبيعة الاجتماع، هناك عدة مهام مختلفة يمكنك أن تطلب من زملائك القيام بها:

مهام للحاضرين في الاجتماع لإكمالها

• كتابة الملاحظات أو المحاضر - من المرجح أنك تريد سجلاً لاجتماعك، لذا يمكنك تكليف أحد الحاضرين بتدوين الملاحظات. قد تطلب منهم أيضًا تحويل تلك الملاحظات إلى محضر اجتماع أكثر تنظيمًا بعد انتهائه. ومع ذلك، إذا كنت قلقًا من أن يؤدي ذلك إلى تشتيت انتباههم عن الاجتماع، فإن بعض برامج مراكز الاتصال الافتراضية يمكنها تولي ذلك نيابة عنك من خلال النسخ التلقائي وملخصات المكالمات. 
• القيام بدور الميسر - يكون ميسر الاجتماع مسؤولاً عن إبقاء الأمور في مسارها الصحيح وضمن الموضوع المحدد. سيكون جدول الأعمال أمامه ويمكنه التدخل لإعادة توجيه المناقشة إذا انحرفت عن مسارها. 
• تولي دور مسؤول الوقت - إذا كنت بحاجة إلى ضمان عدم تأخر اجتماعك الافتراضي ولو لبضع ثوانٍ، فإن وجود مسؤول عن الوقت يمكن أن يساعد في ذلك. أخبره قبل الاجتماع بالوقت المخصص لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال. بعد ذلك، يمكنه تنبيه الجميع إذا استغرق أي شيء وقتًا طويلاً ومواصلة دفع المناقشة إلى الأمام.

#6 إدخال عنصر من المرح

غالبًا ما يفتقر التواصل عند العمل عن بُعد إلى هذا النوع من التفاعلات العفوية غير الرسمية التي تعد طبيعية في بيئة المكتب. فالموظفون عن بُعد يفتقدون، على سبيل المثال، للدردشات السريعة مع زملائهم أثناء مرورهم بمكاتبهم أو مناقشات عطلة نهاية الأسبوع حول برامج التلفزيون. 

لذا، فإن هناك طريقة رائعة أخرى لتشجيع المزيد من التفاعل في اجتماعاتك الافتراضية، وهي إعادة إدخال بعض من ذلك المرح والتفاعلات العفوية.

إلى جانب أنشطة كسر الجليد التي ناقشناها سابقًا، هناك الكثير من الأشياء الأخرى التي يمكنك تجريبها أيضًا:

عناصر مرحة لاجتماعاتك الافتراضية

• دردشات بسيطة - الأمر لا يتطلب جهدًا معقدًا. ابدأ اجتماعاتك الافتراضية بالسؤال عن أحوال فريقك أو ما فعلوه خلال عطلة نهاية الأسبوع. 
• مسابقات المعلومات العامة - خصص بعض الوقت في بعض الاجتماعات لإجراء مسابقات ممتعة. ربما مرة واحدة في الشهر، تطلب من أحد الحاضرين إعداد أسئلة عشوائية واختبار زملائه.
• ألعاب بناء الفريق - ابتكر بعض الألعاب الافتراضية لتلعبها فرقك معًا. ربما يمكنك تجربة لعبة الرسم الافتراضية (Pictionary)، حيث يتعين على الجميع تخمين ما يرسمه زميلهم؟ أو ربما تلعب لعبة نعم أو لا حيث يتعين على شخص ما تخمين شخصية مشهورة بأسئلة إجابتها نعم أو لا فقط. 

فوائد الاجتماعات الافتراضية التفاعلية

لقد تطرقنا إلى فوائد معرفة كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية طوال المقال. ومع ذلك، يجدر بنا تلخيصها هنا مرة أخرى، حتى تتمكن من معرفة سبب جدارة بذل هذا الجهد:

• اجتماعات أكثر إنتاجية - الاجتماعات الأكثر تفاعلية تكون دائمًا أكثر إنتاجية أيضًا. إذا كنت أنت الوحيد الذي يساهم في الاجتماع، فإن هذا يعني أن رؤى وأفكار شخص واحد فقط هي التي تقود هذا الاجتماع. ولكن عندما يشارك الجميع، ترتفع مستويات الإبداع وحل المشكلات والمزيد إلى آفاق جديدة.  
• بناء الثقة والألفة - إذا تفاعلت فرقك وتواصلت بانتظام عن بُعد، فستبني ثقة أكبر. وسيكون الزملاء أكثر ارتياحًا في طلب آراء بعضهم البعض أو التماس المساعدة. وهذا يساعد في رفع الروح المعنوية في شركتك ويحسن التعاون أيضًا. 
• تحسين ثقافة الشركة - بفضل الثقة والألفة الأكبر التي تُبنى من خلال اجتماعات أكثر إنتاجية، ستكون ثقافة شركتك العامة أكثر صحة. سيشعر الموظفون أنهم يعملون في شركة لديهم فيها أصدقاء مقربون وحيث لا تبعد المساعدة أو الدعم سوى بضع نقرات أو مكالمة هاتفية.

اجعل الاجتماعات الافتراضية تفاعلية واحصل على المزيد من فريقك عن بُعد

نأمل أن تبدو كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية الآن بمثابة مسألة أسهل بكثير للحل. فمجموعة الأدوات المتاحة تحت تصرفك في عام 2024 تجعل استضافة اجتماعات افتراضية تفاعلية أمرًا في غاية السهولة. 

إن جعل اجتماعاتك الافتراضية تفاعلية ومنتجة يمكن أن يغير قواعد اللعبة لفريقك. فهو يتيح للجميع إنهاء الاجتماع وهم يشعرون بأنهم أجروا محادثة هادفة، ومستعدون لمعالجة هدفهم التالي—ولن يشعر أحد بعد الآن بأن الاجتماع كان يمكن أن يكون مجرد بريد إلكتروني!

استخدم النصائح المذكورة أعلاه لجعل اجتماعاتك الافتراضية تجربة قيمة يتطلع إليها موظفوك. وإذا كنت تبحث عن الأداة الوحيدة التي ستساعد في جعل اجتماعك الافتراضي القادم يسير بسلاسة فائقة، فسجل للحصول على تجربة مجانية اليوم وتعرف على الميزات العديدة التي نقدمها.