تقدم Lumni تمويلاً ودعماً مهنياً للطلاب في كولومبيا والمكسيك وتشيلي وبيرو — لكن إدارة هذا التواصل عبر أربع دول باستخدام هواتف محمولة فردية جعل تتبع وقياس ومتابعة الاتصالات أمراً شبه مستحيل. وبعد التحول إلى نموذج عمل كامل عن بعد، أصبحت الحاجة إلى نظام مركزي أمراً ملحاً. استبدلت CloudTalk هذا الإعداد المجزأ بمنصة واحدة، مما وفر لـ Lumni تتبعاً للمكالمات، وتحليلات في الوقت الفعلي، وأرقاماً محلية للتواصل الدولي، وسجل محادثات كاملاً — مما خفض التكاليف وحسن معدلات استجابة الطلاب في الوقت نفسه.
نبذة عن Lumni
Lumni هي مؤسسة لتمويل الطلاب تمتد رسالتها لما هو أبعد من مجرد تقديم القروض. على مدار أكثر من 22 عاماً، ساعدت الطلاب على الالتحاق بالتعليم العالي عبر تقديم نماذج تمويل مبتكرة، مع دعمهم أيضاً بعد التخرج من خلال ربطهم بفرص العمل والتوجيه المهني.
مع توسع Lumni في كولومبيا والمكسيك وتشيلي وبيرو، أصبحت إدارة اتصالات الطلاب تزداد تعقيداً. وكان فريقهم بحاجة إلى طريقة منظمة وقابلة للتوسع لتتبع التفاعلات، والمتابعة بكفاءة، وخفض تكاليف الاتصالات.
«لسنا مركز اتصال، بل نحن مؤسسة تركز على الطلاب، ولكن التواصل أمر أساسي لما نقوم به. قبل CloudTalk، كان من الصعب تتبع المحادثات والمتابعات. كنا بحاجة إلى نظام يمكنه تنظيم تواصلنا الخارجي.»
المشكلة
بلا نظام، بلا رؤية، وبلا طريقة للتوسع
لسنوات طويلة، اعتمد فريق Lumni على الهواتف المحمولة الفردية للبقاء على اتصال مع الطلاب. كان لدى كل عضو في الفريق جهازه الخاص، لذلك لم يكن هناك سجل مشترك للمكالمات أو المتابعات. وكان لكل شخص باقة هاتف محمول خاصة به — وهو أمر مكلف ويصعب إدارته. لم تكن هناك أي مقاييس لحجم المكالمات، أو معدلات الاستجابة، أو المتابعات، مما جعل تحسين التواصل أمراً صعباً. كما أن العديد من الطلاب في بعض الدول كانوا يتجاهلون المكالمات الواردة من أرقام أجنبية أو لا يمكن الوصول إليهم على الإطلاق.
«كنا نستخدم الهواتف المحمولة الشخصية، مما جعل تتبع وقياس تأثيرنا أمراً مستحيلاً. لم تكن المكالمات تُسجل، ولم يكن لدينا أي طريقة لمعرفة عدد الطلاب الذين نصل إليهم بالفعل.»
عندما انتقلت Lumni إلى نموذج العمل عن بعد بالكامل بعد الجائحة، أصبحت الحاجة إلى نظام هاتف افتراضي أكثر إلحاحاً.
التقييم
منصة واحدة لإنهاء الفوضى
كانت Lumni بحاجة إلى حل يمكنه توحيد جميع تفاعلات الطلاب في منصة واحدة، وخفض التكاليف عن طريق استبدال خطوط الهاتف المحمول المتعددة، وتوفير تتبع وتحليلات للمكالمات لقياس مدى فعالية التواصل، ودعم الاتصالات الدولية مع ضمان رد الطلاب على المكالمات بالفعل.
«تميزت CloudTalk على الفور لأنها أتاحت لنا توحيد كل شيء. فبدلاً من المكالمات المشتتة، أصبح لدينا الآن نظام منظم يوفر تتبعاً وتقارير واضحة.»
الحل
نظام منظم، موفر للتكاليف وقابل للقياس
غيرت CloudTalk الطريقة التي تتواصل بها Lumni مع الطلاب — حيث جلبت الوضوح والفعالية وتوفير التكاليف إلى عملياتهم.
«لم تكن لدينا أي طريقة لقياس تفاعل الطلاب من قبل. الآن، يمكننا رؤية كل شيء في الوقت الفعلي – من تواصلنا معه، ومدة المكالمة، والمتابعات.»
من خلال الانتقال من باقات الهاتف المحمول الفردية إلى نظام VoIP واحد، خفضت Lumni التكاليف مع تحسين سرعة التواصل.
«لم نعد مضطرين لدفع تكاليف باقات هاتف محمول منفصلة لكل عضو في الفريق. لقد دمجت CloudTalk كل شيء في نظام واحد، مما ساعدنا على توفير تكاليف المكالمات.»
مع ميزة تسجيل المكالمات، يمكن للفريق الآن مراجعة المحادثات وتحسين استراتيجيات التفاعل مع الطلاب.
«باستخدام تسجيلات المكالمات، يمكننا مراجعة المحادثات الرئيسية وفهم مخاوف الطلاب بشكل أفضل. لقد كان ذلك ضرورياً لتحسين أسلوب تواصلنا.»
كما وفرت CloudTalk لـ Lumni سجلاً مشتركاً — إذا عاود الطالب الاتصال، يمكن لأي عضو في الفريق المتابعة من حيث انتهت المحادثة الأخيرة مباشرة.
«الآن، لدينا سجل كامل لكل مكالمة. إذا اتصل طالب مجدداً، يمكن لأي عضو في الفريق المتابعة من حيث انتهت المحادثة الأخيرة تماماً.»
الوصول إلى الطلاب عبر الحدود
يتواجد العديد من الطلاب في بلدان تُحظر فيها الأرقام الأجنبية غالباً. وفرت CloudTalk أرقاماً محلية، مما جعل التواصل أكثر سلاسة.
«في السابق، كان الطلاب في بعض البلدان لا يجيبون على المكالمات لأن الرقم يبدو غير مألوف. مع CloudTalk، نستخدم الآن أرقاماً محلية، وقد تحسنت معدلات الاستجابة.»
النتائج
من الدعم التقليدي إلى التفاعل الاستباقي
مع اعتماد CloudTalk، تتتبع Lumni الآن كل مكالمة تم إجراؤها أو تفتيتها أو إرجاعها — وتستخدم تلك البيانات لتغيير طريقة تفاعلها مع الطلاب.
«الآن بعد أن أصبح بإمكاننا تتبع المحادثات، نستخدم البيانات لتحسين طريقة تواصلنا. نحن ننتقل من نموذج الدعم التقليدي القائم على الاستجابة إلى نموذج تفاعل استباقي مع الطلاب.»
الخلاصة
«لم تساعدنا CloudTalk في تنظيم مكالماتنا فحسب، بل غيرت طريقة تفكيرنا في التواصل مع الطلاب. الآن، نصل إلى الطلاب بكفاءة أكبر، ونتتبع كل تفاعل، ونخطط للمستقبل.»
