Kundberättelse
Centralisera studentkommunikation, minska kostnader och förbättra engagemanget
Lumni är inget traditionellt callcenter – det är en studentfokuserad organisation som erbjuder finansiering och karriärstöd i Latinamerika. Men med team som arbetar i Colombia, Mexiko, Chile och Peru hade det blivit kaotiskt, kostsamt och nästan omöjligt att hålla reda på studentkommunikationen. CloudTalk hjälpte Lumni att ersätta mobilkaos med ett strukturerat, centraliserat system, vilket gav ökad synlighet, konsekvens och smartare engagemang vid varje samtal.
Samtalsspårning
Realtidsanalys
Samtalsinspelning
Lokala nummer
Centraliserad samtalsloggning
Vad uppnådde Lumni med CloudTalk?
Besparingar
på samtalskostnader
Öppnade upp
2 nya marknader
Förbättrade
Svarsfrekvenser för studenter
Om Lumni: Stödjer studenter bortom finansiering
Lumni är en studentfinansieringsorganisation med en mission som går bortom lån. I över 22 år har de hjälpt studenter att få tillgång till högre utbildning genom att erbjuda innovativa finansieringsmodeller, samtidigt som de stöder dem efter examen genom anställningskopplingar och karriärvägledning.
Men när Lumni expanderade till Colombia, Mexiko, Chile och Peru blev hanteringen av studentkommunikation allt mer komplex. Deras team behövde ett strukturerat, skalbart sätt att spåra interaktioner, följa upp effektivt och minska kommunikationskostnaderna.
”Vi är inget callcenter. Vi är en studentfokuserad organisation, men kommunikation är avgörande för det vi gör. Före CloudTalk var det dock svårt att spåra samtal och uppföljningar. Vi behövde ett system som kunde organisera vår uppsökande verksamhet.”
Utmaningen: Inget centraliserat system, höga kostnader och brist på överblick
I åratal förlitade sig Lumnis team på individuella mobiltelefoner för att hålla kontakten med studenter, vilket ledde till betydande ineffektivitet:
#1 Inget sätt att spåra konversationer. Varje teammedlem hade sin egen enhet, så det fanns inget delat register över samtal eller uppföljningar.
#2 Höga driftskostnader. Varje teammedlem hade sin egen mobilabonnemang, vilket var kostsamt och svårt att hantera.
#3 Ingen överblick över prestanda. De hade inga mätvärden för samtalsvolym, svarsfrekvenser eller uppföljningar, vilket gjorde det svårt att optimera uppsökande verksamhet.
#4 Begränsad internationell kommunikation. Många studenter ignorerade samtal från utländska nummer eller kunde inte nås överhuvudtaget.
”Vi använde personliga mobiltelefoner, vilket gjorde det omöjligt att spåra och mäta vår påverkan. Samtal loggades inte, och vi hade ingen aning om hur många studenter vi faktiskt nådde.”
När Lumni övergick till en helt fjärrstyrd modell efter pandemin blev behovet av ett virtuellt telefonsystem ännu mer akut.
Att hitta rätt lösning: Varför Lumni valde CloudTalk
Lumni behövde en lösning som kunde:
✅ Centralisera alla studentinteraktioner på en plattform.
✅ Minska kostnaderna genom att ersätta flera mobilabonnemang med ett enda system.
✅ Erbjuda samtalsspårning och analys för att mäta effektiviteten i den uppsökande verksamheten.
✅ Stödja internationell kommunikation samtidigt som man säkerställer att studenterna faktiskt svarar.
”CloudTalk stack ut omedelbart eftersom det gjorde det möjligt för oss att centralisera allt. Istället för utspridda samtal hade vi nu ett strukturerat system med tydlig spårning och rapportering.”
Förvandlingen: Ett strukturerat, kostnadseffektivt och mätbart system
CloudTalk förändrade Lumnis sätt att kommunicera med studenter – vilket gav ökad synlighet, effektivitet och kostnadsbesparingar till deras verksamhet.
1. Samtalsspårning och realtidsanalys
Före CloudTalk hade Lumni ingen överblick över sin studentuppsökande verksamhet. Nu kan teamet spåra varje samtal som rings, missas eller besvaras.
”Vi hade ingen möjlighet att mäta studentengagemang tidigare. Nu kan vi se allt i realtid – vem vi har kontaktat, samtalslängd och uppföljningar.”
2. Kostnadsbesparingar och operationell effektivitet
Genom att byta från individuella mobilabonnemang till ett enda VoIP-system minskade Lumni kostnaderna samtidigt som de förbättrade hastigheten på sin uppsökande verksamhet.
”Vi behöver inte längre betala för separata mobilabonnemang för varje teammedlem. CloudTalk konsoliderade allt till ett enda system, vilket hjälpte oss att spara på samtalskostnaderna.”
3. Smartare uppsökande verksamhet med samtalsinspelning
Lumnis team kan nu granska konversationer och förbättra strategier för studentengagemang med hjälp av CloudTalks samtalsinspelningsfunktion.
”Med samtalsinspelningar kan vi granska viktiga konversationer och bättre förstå studenternas oro. Det har varit avgörande för att förbättra vår uppsökande strategi.”
4. Centraliserad kommunikation för ett fjärrteam
Med CloudTalk har Lumni nu ett enda system där alla studentinteraktioner loggas och är tillgängliga.
”Nu har vi en fullständig logg över varje samtal. Om en student ringer tillbaka kan vilken teammedlem som helst ta vid precis där den senaste konversationen slutade.”
5. Internationell räckvidd utan samtalsbegränsningar
Många studenter befinner sig i länder där utländska nummer ofta blockeras. CloudTalk tillhandahöll lokaliserade nummer, vilket gjorde den uppsökande verksamheten smidigare.
”Tidigare svarade inte studenter i vissa länder eftersom numret såg obekant ut. Med CloudTalk använder vi nu lokala nummer, och svarsfrekvenserna har förbättrats.”
Framåt: Utöka och förfina kommunikationen
Med CloudTalk på plats planerar Lumni redan nästa fas av förbättringar.
Teamet arbetar med att utnyttja samtalsanalyser för att optimera sina uppsökande strategier, vilket säkerställer att de proaktivt engagerar sig med studenter istället för att reagera på missade samtal.
”Nu när vi kan spåra konversationer använder vi data för att förbättra vårt sätt att kommunicera. Vi övergår från reaktiv support till en proaktiv modell för studentengagemang.”
Slutsatsen: Ett effektivare, skalbart och kostnadseffektivt studentstödsystem
Lumnis övergång till CloudTalk var inte bara ett teknikbyte – det var en grundläggande förändring av hur de engagerar sig med studenter. Med ett centraliserat, kostnadseffektivt system på plats har de förbättrat kommunikationen, minskat ineffektiviteten och lagt grunden för långsiktig skalbarhet.
”CloudTalk hjälpte oss inte bara att organisera våra samtal – det förändrade hur vi tänker kring studentkommunikation. Nu når vi studenter mer effektivt, spårar varje interaktion och planerar för framtiden.”
CloudTalk är en datadriven lösning för exceptionell kundupplevelse, och intelligens är en nyckeldel av det.
Boka en demo idag och upptäck det själv.
