Så gör du virtuella möten mer interaktiva: din kompletta guide

Organisationer lägger runt 15 % av sin tid på möten, enligt Zippia. Hela 71 % av dessa möten anses dock vara improduktiva. Dessutom anser 55 % av alla distansarbetare att majoriteten av deras möten „lika gärna hade kunnat vara ett mejl“.

Möten – virtuella eller ej – borde inte bara handla om att en person pratar och de andra deltagarna lyssnar (eller inte!). Om det är så, då hade det faktiskt lika gärna kunnat vara ett mejl. 

Hur man gör virtuella möten mer interaktiva är en nyckelfråga för alla företag med distansarbetare. Att hålla dem engagerade och intresserade är det som gör mötena mer produktiva. Så, hur går man tillväga? 

Viktiga slutsatser:

• Virtuella möten blir allt vanligare i många företag, då distans- och hybridarbete har visat sig vara populärt bland både anställda och arbetsgivare.
• Det kan vara utmanande att hålla virtuella deltagare engagerade, eftersom det finns fler potentiella distraktioner och risk för tekniska problem. 
• Att göra virtuella möten mer interaktiva är en viktig fråga för företag, eftersom det ökar deltagarnas engagemang. 
• Några användbara verktyg för att engagera deltagare i virtuella möten är isbrytare, realtidsundersökningar och relevanta visuella hjälpmedel. 
• Företag som lyckas engagera sina medarbetare virtuellt upplever ofta större tillit inom teamen, en starkare företagskultur och mer produktiva möten. 

Vilka är de största utmaningarna med att hålla möten online?

Att göra möten mer interaktiva är ingen ny utmaning för företag. Långt innan virtuella möten blev vardagsmat behövde företag fundera på hur de skulle hålla mötesdeltagarna engagerade.

Det är dock utan tvekan ännu svårare att skapa ett starkt engagemang vid distansmöten. Det beror på dessa unika utmaningar med virtuella affärsmöten:

• Tekniska problem, som anslutnings- eller ljudproblem som du inte kan kontrollera, kan göra att deltagarna missar viktig information. Det gör det svårare för dem att samarbeta effektivt med sina kollegor.
• När vi kommunicerar ansikte mot ansikte spelar kroppsspråk och visuella ledtrådar en stor roll för sammanhanget. Utan dessa icke-verbala signaler kan det vara svårare att bygga relationer och tillit. Därför kan dina team bli mer reserverade och tveksamma till att dela med sig av sina åsikter under distansmöten.
• Trötthet av virtuella möten är ett erkänt psykologiskt fenomen. Att spendera för mycket tid i videokonferenser kan leda till utmattning, bristande produktivitet och konstant trötthet. Om det drabbar dina distansteam blir det ännu svårare att hålla dem engagerade och aktiva. 

Så, vilka är de mest effektiva sätten att öka interaktionen och deltagandet i onlinemöten?

6 tips för mer interaktiva möten med ditt distansteam

Här är våra sex bästa tips för att göra mötena mer interaktiva, med allt från isbrytare till roliga aktiviteter:

#1 Välj rätt miljö för mötet

Att lära sig hur man gör virtuella möten interaktiva börjar redan innan mötet sätter igång – genom att tänka på mötesmiljön. 

Du vill att dina deltagare ska fokusera på diskussionen och inte distraheras av omgivningen. Ditt mål bör vara att göra din omgivning och din bakgrund så professionell som möjligt, utan att det känns för stelt.

Så väljer du rätt miljö

• Stäng dörren till rummet du sitter i för att minimera distraktioner. 
• Hitta en plats med så lite bakgrundsljud som möjligt.
• Välj ett välupplyst rum med en enkel vägg eller bakgrund och naturligt ljus.
• Placera kameran i ögonhöjd.
• Se till att datorn är ansluten till ström och laddad.
• Kontrollera att du har en stabil internetuppkoppling.

Dessa små förändringar gör stor skillnad för mötets övergripande kvalitet och professionalism, utan att kräva mycket ansträngning. Genom att själv framstå som mer professionell påminner du deltagarna om att de befinner sig i en arbetsmiljö där deras uppmärksamhet och engagemang behövs (även om de faktiskt sitter hemma). 

När du har ordnat din egen miljö är det dags att förbereda det virtuella mötesrummet. Se till att alla deltagare kan se och höra varandra tydligt.

Beroende på vilken plattform du använder kan du anpassa designen så att den matchar ditt varumärke, till exempel genom att använda en anpassad virtuell bakgrund. Du kan också lägga till funktioner som grupprum (breakout rooms), tilldela roller och aktivera inspelning (om det behövs).

Om du planerar att använda telefonkonferenser till mer än bara interna möten (som webbinarier eller produktlanseringar) måste du förstås ta hänsyn till de behoven också. 

Om du planerar i förväg kan du göra ditt virtuella mötesrum lika produktivt och engagerande som ett fysiskt möte, vilket ger dig perfekta förutsättningar för ett lyckat onlinemöte.

#2 Använd isbrytare i början av mötet

Vad är ett effektivt sätt att öka interaktionen under ett virtuellt möte? Att starta mötet på ett sätt som får deltagarna att slappna av och känna sig bekväma med att dela med sig av sina idéer.

Ha några enkla isbrytare redo för att hjälpa alla att slappna av och skapa en mer öppen och personlig stämning för kommunikationen i distansteamet.

Virtuella isbrytare ska gå snabbt och vara enkla att delta i. Välj något som alla gillar eller har provat förut så att de känner sig bekväma direkt. Fånga deras uppmärksamhet direkt, bryt isen och du kommer att märka att resten av mötet flyter på mycket smidigare.

En isbrytare kan vara så enkel som att bara prata om helt vardagliga saker i några minuter. Eller så kan du prova något av följande för att skapa ett mer interaktivt möte.

Exempel på isbrytare du kan testa:

• Interna skämt - Isbrytare handlar om att få alla att känna sig bekväma, så skämt eller glada kommentarer som är personliga för ditt team fungerar utmärkt. Kanske retar ni alltid en kollega för vädret där de bor, eller pratar om en gemensam hobby. 
• „Lära känna varandra“-frågor - Ett av de enklaste sätten att få igång samtalet. Välj en intressant fråga, som „vilken är din favoritmat?“ eller „vart går din drömresa?“, och låt alla svara i tur och ordning. 
• Två sanningar och en lögn - Ännu en klassiker. Låt varje person berätta två sanningar och en lögn om sig själv, och låt sedan resten av gruppen gissa vad som är vad. 
• Virtuella charader - En perfekt isbrytare för videomöten. Låt en eller två deltagare köra charader som resten av gruppen får gissa på. Om du vill hålla det lite mer arbetsrelaterat kan du välja fraser som har med ert jobb att göra.   
• „Show and tell“ - Låt en deltagare per möte börja med att visa upp något som är intressant eller viktigt för dem. Det kan vara en rolig souvenir eller deras hund. Oavsett vad så hjälper det teamet att lära känna varandra lite bättre.

#3 Inkludera visuella hjälpmedel i alla presentationer

När de lättsamma isbrytarna är klara är det dags att tänka på hur du gör mötet intressant och interaktivt, även när du delar viktig information. 

Det är svårt att hålla uppmärksamheten uppe om du bara pratar oavbrutet. Det är ännu svårare när du leder distansteam. Det dröjer inte länge innan deltagarna börjar sväva iväg i tankarna, snegla på tvättberget i hörnet eller kolla sin mejl.

Genom att lägga till visuella hjälpmedel i dina presentationer behåller du lättare uppmärksamheten. Dessutom lär sig många bäst visuellt, vilket innebär att de tar till sig information lättare när de kan se den. Visuella hjälpmedel ökar alltså inte bara engagemanget, utan hjälper också deltagarna att komma ihåg vad du har sagt.

Här är några exempel på visuella hjälpmedel som fungerar bra i virtuella möten:  

Visuella hjälpmedel för interaktiva möten

• Grafer och diagram - Perfekt för möten där ni går igenom resultat eller nyckeltal. Grafer och diagram gör torra siffror mer levande och intressanta. Särskilt om kurvorna pekar uppåt!
• Bildspel eller presentationer - Några enkla slides med de viktigaste punkterna du vill lyfta är ett annat bra visuellt hjälpmedel. Dessutom fungerar det som en bra minnesnotering för dig själv så att du inte missar något. 
• Mötesagenda - Om du inte har några siffror att visa och inte hinner göra en hel presentation kan du bara dela skärmen och visa mötesagendan för att ge mötet ett visuellt fokus. 

#4 Samla in feedback i realtid

Det här tipset är ett av de enklaste. Om du vill ha deltagarnas input och engagemang – fråga dem!

Se inte dina möten som en enkelriktad gata. Se till att alla vet att de både kan och bör dela med sig av sina åsikter och idéer. Hur du gör det är upp till dig, oavsett om du väljer att skapa en QR-kod eller länka till ett feedbackformulär. 

Vissa mötesplattformar låter dig göra undersökningar eller omröstningar i realtid under mötets gång, vilket är jättebra. Men det behöver inte vara så komplicerat. 

Stanna helt enkelt upp vid lämpliga tillfällen under mötet och ställ frågor till dina kollegor. 

Vad du kan fråga dina kollegor

• Är det något (mer) ni vill ta upp? 
• Vad tror ni om den här idén? Hur kan vi göra den ännu bättre?
• Känns tidsplanen realistisk, eller behöver vi mer tid?
• Behöver vi boka ett separat möte för att diskutera just den här punkten?

#5 Fördela roller och uppgifter

Engagemang hänger ofta ihop med aktivt deltagande. Ett annat sätt att göra era virtuella möten mer interaktiva är därför att fördela roller och uppgifter under mötet. 

Beroende på vad det är för typ av möte finns det flera olika saker du kan be dina kollegor att hjälpa till med:

Uppgifter för mötesdeltagarna

• Föra anteckningar eller protokoll - Du vill förmodligen ha dokumentation från mötet, så du kan be en deltagare att föra anteckningar. Du kan också be dem strukturera upp anteckningarna till ett protokoll efter mötet. Om du är orolig att det distraherar dem från själva diskussionen kan vissa programvaror för virtuella kontaktcenter lösa detta automatiskt genom transkribering och mötessammanfattningar. 
• Agera mötesledare (facilitator) - Mötesledarens uppgift är att se till att ni håller er till ämnet och agendan. De har agendan framför sig och kan styra tillbaka diskussionen om den svävar iväg. 
• Vara tidtagare - Om det är viktigt att mötet inte drar över tiden kan en tidtagare hjälpa till. Berätta i förväg hur lång tid som är avsatt för varje punkt. Då kan de varna om någon punkt tar för lång tid så att ni kan gå vidare i agendan.

#6 Sätt guldkant med lite roliga inslag

Kommunikation vid distansarbete saknar ofta det där naturliga, informella snacket som sker på ett kontor. Distansarbetare går till exempel miste om det korta snacket vid kaffemaskinen eller diskussionerna om helgens tv-serier. 

Ett annat bra sätt att skapa mer engagemang i era virtuella möten är därför att få tillbaka lite av det där roliga och avslappnade snacket.

Utöver isbrytarna vi nämnde tidigare finns det massor av andra saker ni kan testa:

Roliga inslag för dina virtuella möten

• Enkla avstämningar - Det behöver inte vara krångligt. Starta era virtuella möten med att fråga hur läget är eller vad alla har gjort i helgen. 
• Frågesport och quiz - Avsätt lite tid då och då för ett roligt quiz. Låt olika deltagare turas om att hålla i det en gång i månaden med blandade frågor för att utmana sina kollegor.
• Teambuilding-lekar - Hitta på virtuella lekar som ni kan köra tillsammans. Kanske virtuellt Pictionary där alla får gissa vad en kollega ritar? Eller tjugo frågor där man ska lista ut en känd person genom att bara ställa ja- och nej-frågor. 

Fördelarna med interaktiva virtuella möten

Vi har redan varit inne på fördelarna med interaktiva virtuella möten. Men det tål att sammanfattas igen, så att du ser varför det faktiskt är värt besväret:

• Mer produktiva möten - Möten som är interaktiva blir också mycket mer produktiva. Om det bara är du som pratar är det bara en persons idéer som driver mötet framåt. Men när alla engagerar sig lyfts både kreativitet och problemlösning till en helt ny nivå.  
• Bygg tillit och gemenskap - Om teamet interagerar regelbundet bygger de upp en starkare tillit till varandra. Det blir lättare att fråga om råd eller be om hjälp. Det stärker både lagandan och samarbetet i hela företaget. 
• Stärk företagskulturen - Tack vare den starkare tillit och gemenskap som skapas under produktiva möten blir hela företagskulturen sundare. De anställda känner att de har nära kollegor och att hjälp eller stöd bara är några klick eller ett samtal bort.

Gör virtuella möten interaktiva och få ut mer av ditt distansteam

Att göra virtuella möten mer engagerande behöver inte vara särskilt svårt. Med de verktyg som finns tillgängliga idag är det enklare än någonsin att hålla interaktiva distansmöten. 

Att göra mötena interaktiva och produktiva kan verkligen göra stor skillnad för ditt team. Det gör att alla kan logga ut med en känsla av att ha haft ett meningsfullt samtal och är redo att ta sig an nästa mål – slut på möten som lika gärna hade kunnat vara ett mejl!

Använd tipsen ovan för att göra dina virtuella möten till en givande upplevelse som dina medarbetare faktiskt ser fram emot. Och om du letar efter verktyget som får ditt nästa virtuella möte att flyta på helt smärtfritt – registrera dig för en gratis testperiod idag och upptäck alla våra funktioner.