Kommunikation i virtuella team: Din definitiva guide

År 2023 arbetade 12,7% av de heltidsanställda på distans och 28,2% använde en hybrid arbetsmodell, enligt Forbes. Det är en ansenlig andel av de anställda som tillbringar åtminstone en del av sin tid utanför kontoret.

Chefer kanske tittar på dessa siffror och ryser. Hur kan ni säkerställa samma höga standard på kommunikationen i virtuella team som ni/er gör med er personal på kontoret?

Vi finns här för att hjälpa dig att komma tillrätta med dina bekymmer med hjälp av praktiska lösningar.

Först går vi igenom vad som gör effektiv kommunikation i virtuella team så viktig, innan vi tittar på några av de största utmaningarna och hur man kan övervinna dem.

Viktiga lärdomar:

• Kommunikation i virtuella team handlar om att hjälpa distans- och hybridteam att hålla kontakten och arbeta som en enhet.
• Bra virtuell kommunikation är viktigt för att hålla produktiviteten och moralen uppe och för att hjälpa cheferna att hålla sig uppdaterade om nya utvecklingar.
• För att kommunikationen i virtuella team ska fungera på rätt sätt krävs rätt verktyg och rätt inställning.
• CloudTalk är perfekt för virtuella team tack vare användarvänligheten, den höga samtalskvaliteten och funktionerna för fjärrövervakning och coachning.

Vad är kommunikation i virtuella team?

Både hybrid- och distansarbetare måste kommunicera med sina kollegor via virtuella lösningar, eftersom de inte befinner sig på samma plats.

Att prata i telefon med någon som ni/er arbetar med räknas inte i sig som kommunikation i ett virtuellt team. Istället beskriver termen ett effektivt samarbete, ofta mellan tre eller fler teamkamrater, för att arbeta mot ett gemensamt mål.

Ni/er kan se det som den digitala motsvarigheten till ett starkt teamwork på kontoret, eftersom båda bygger på att man på ett tydligt och medvetet sätt skapar kontakt med teammedlemmarna för att uppnå bästa möjliga resultat.

Varför ni/er bör bry er om effektiv kommunikation i virtuella team

Det kan vara svårt att kommunicera i en arbetsmiljö där man arbetar på distans. Även med den bästa programvaran för videokonferenser kan ni/er inte förlita er på att läsa av andras kroppsspråk, och det kan vara mycket svårt att korrekt läsa av och förmedla tonen i text.

Så varför är det så viktigt att fokusera på effektiv kommunikation i virtuella team?

Det enkla svaret är att distans- och hybridteam inte kommer att försvinna. Enligt en nyligen genomförd undersökning skulle 98 % av de tillfrågade arbetstagarna vilja arbeta på distans – åtminstone en del av tiden – under resten av sin karriär.

Det innebär att det kommer att bli viktigt att veta hur man kommunicerar effektivt i virtuella team, även för företag som för närvarande inte uppmuntrar distansarbete.

Virtuella team är bara så bra som deras teamwork, och det är därför som kommunikation på högsta nivå är helt avgörande. Ni/er kan till och med nå högre eNPS-poäng genom att främja öppna kommunikationskanaler och öppenhet.

Kommunikationsutmaningar i virtuella team: Hinder att övervinna

Vi kan inte förneka att det finns många utmaningar när det gäller kommunikation i virtuella team.

För att övervinna eventuella virtuella kommunikationssvårigheter måste du först förstå vad de är. Så låt oss börja med det.

Medlemmar i team på distans kan känna sig isolerade

Medarbetare som arbetar helt på distans har inte möjlighet att gå fram till sina kollegors skrivbord för en snabb pratstund. De går miste om det sociala elementet som följer med att arbeta i ett delat utrymme, särskilt om de arbetar asynkront (inte samtidigt).

Detta gäller i synnerhet för medarbetare som tillbringar all sin tid på hemmakontor, där de inte har möjlighet att kommunicera ansikte mot ansikte med sina arbetskamrater.

Samtidigt, om bara några av dina teammedlemmar arbetar på distans, kan dessa medarbetare känna sig utelämnade från gruppsocialiseringen. Det kan skapa en svår intern dynamik i ditt team.

Medlemmar i hybridteam kan också känna denna isolering starkt om de kommer bra överens med andra teammedlemmar när de träffar dem personligen. Kontrasten mellan att känna samhörighet när ni/er är på kontoret och att vara isolerad när ni/er är hemma kan göra att ensamheten känns värre.

Denna isolering visar hur viktigt det är med kommunikation i virtuella team för att upprätthålla arbetsmoralen och medarbetarnas välbefinnande.

Det kan vara svårare att upprätthålla strukturen

Att hålla ett helt team fokuserat, engagerat och produktivt är ingen lätt uppgift. Att uppnå samma resultat virtuellt är ännu svårare.

En virtuell miljö lämpar sig inte så bra för ett strukturerat arbetssätt. Detta beror på att distans- och hybridmedarbetare ofta vill strukturera sina egna dagar på ett flexibelt sätt, vilket i sig inte är något problem. Den verkliga utmaningen börjar när allas idéer om vad som utgör en strukturerad arbetsdag är väldigt olika.

Det är viktigt att veta hur man inventerar teamets känslor och behov och sedan skapar en struktur som tar hänsyn till alla dessa. Genom att vara uppmärksam på det här sättet kan ni/er också förbättra virtuella möten och hålla medarbetarna engagerade under längre samtal.

Teammedlemmar kan ha olika kommunikationsstilar

Som nämnts ovan tänker teammedlemmar inte alltid likadant, vilket kan skapa utmanande situationer på distans.

Personligen kan lagkamrater fortfarande ha meningsskiljaktigheter på grund av olika kommunikationsstilar. Men när lagkamrater helt enkelt kan prata ut om saker och ting personligen kan situationer lätt rättas till.

Samma små missförstånd kan snabbt utvecklas till större problem på distans. Till exempel kan något så till synes enkelt som att lägga till en emoji i ett meddelande orsaka förvirring.

Forskning från Statista har visat att män och kvinnor vanligtvis använder emojis på olika sätt. Denna lilla skillnad i kommunikationsstil kan leda till missförstånd, särskilt om en viss emoji inte används för att betyda samma sak bland två olika grupper.

Det är svårare att bygga en företagskultur

När man funderar över fördelarna och utmaningarna med kommunikation i virtuella team är företagskulturen ett ämne man inte får missa. Den påverkar de anställdas arbetssätt, liksom de förväntningar och belöningar som följer med valet av en viss organisation.

Att bygga företagskultur på distans är dock inte alltid enkelt.

Detta beror på att distansteam inte kan förlita sig på konventionella kulturindikatorer som klädkoder och dekorationsstilar i kontorsbyggnader. Utan dessa ledtrådar kan det vara svårt att dra slutsatser om hur kulturen ser ut, särskilt om medarbetarna bara regelbundet interagerar med ett litet antal kollegor.

Utbildning av agenter är knepigare på långa avstånd

Att få agenter att komma igång på rätt sätt konfigurerar dem för hela deras karriär på ditt företag. Därför är det viktigt att erbjuda bästa möjliga utbildning för agenter.

Virtuella chefer kan inte titta på de agenter de utbildar och intuitivt veta vem som har det svårt. Att förklara komplicerade eller utmanande processer är också mer tidskrävande när era praktikanter inte kan stoppa er/er för att ställa frågor, eller när de sitter fast i en dålig anslutning.

Dessutom är det svårt att strukturerat följa upp nya agenters prestationer när du hanterar dem på distans. Det gör det svårare att konkret peka ut områden som behöver förbättras eller specifika styrkor.

Kommunikationsverktyg för virtuella team: Lösningarna som skapar kontakt mellan distansarbetare

Att övervinna utmaningar börjar med att ni konfigurerar er själva för framgång, vilket ni/er kan göra genom att använda den bästa kommunikationstekniken för virtuella team.

Låt oss titta på de olika typerna av kommunikationsverktyg för virtuella team och vad de är bäst lämpade för. På så sätt får ni/er en tydlig uppfattning om vilka verktyg ni behöver för att hjälpa era egna distans- och hybridteam att trivas.

Programvara för virtuella callcentermjukvaror

Callcenters är gränssnittet mellan ert varumärke och dess kunder, så genom att se till att de använder rätt verktyg kan ni/er ge kunderna den bästa kundupplevelsen.

Programvara för virtuella callcenter är en nödvändighet för företag med team av agenter och callcenterchefer som arbetar på distans. De bästa exemplen på callcentermjukvara – som CloudTalk – erbjuder skarp och tydlig ljudkvalitet, oavsett var dina agenter befinner sig.

Detta bidrar till en professionell användarupplevelse samtidigt som det ger agenterna möjlighet att ge alla som ringer utmärkt service varje gång.

När företag behöver virtuell callcentermjukvara

Oavsett om du har arbetat länge som callcenterchef eller om du precis har startat ett virtuellt callcenter för första gången, kommer rätt callcentermjukvara att göra hela skillnaden för ditt företag.

Den här typen av programvara skapar en virtuell arbetsyta för dina anställda, där chefer kan spåra samtal och teammedlemmar kan få kontakt med både sina kollegor och kunderna.

Virtuella arbetsytor för team närmare varandra. De underlättar samarbete och gemensam problemlösning, vilket boostar produktiviteten. De är också mycket skalbara till sin natur, vilket innebär att du konfigurerar ditt företag för att kunna växa enkelt genom att välja ett verktyg för virtuella callcenter.

Lösningar för företagssamtal

Telefonsamtal är en av de kommunikationskanaler som är mest fördelaktiga för virtuella team. De är omedelbara, vilket innebär att ni/er kan tala i realtid samtidigt som det går att spela in för framtida referens eller för att dela vidare.

Moderna affärslösningar för samtal använder vanligtvis VoIP-teknik (Voice over Internet Protocol). Det innebär att de dirigerar/ruttar samtal via internet, snarare än via traditionella fasta linjer eller mobilsignaler.

VoIP-baserade samtal är idealiska för intern kommunikation och samarbete, eftersom ni/er kan ringa lokala och internationella samtal lika enkelt. Allt ni/er behöver är en internetanslutning.

När företag behöver affärslösningar för telefonsamtal

Om era team regelbundet kommunicerar via telefonsamtal behöver ni/er en telefonilösning för företag.

Sådana lösningar gör det enkelt för dina teammedlemmar att nå ut till varandra. Det gör det möjligt för chefer att kolla till teammedlemmarna via snabba samtal, samtidigt som alla i teamet påminns om att de är mer nära sammankopplade än de kanske tror.

Det stärker teamets sammanhållning, vilket gör det betydligt enklare att kommunicera och samarbeta på distans.

E-postklienter

En annan sak som du ofta ser på en lista över de bästa kommunikationsverktygen i virtuella team är en e-postklient.

Med dessa kan ni/er skriva och skicka e-postmeddelanden, vilket ger era team en långsammare form av textbaserad kommunikation än snabbmeddelanden (mer om det inom kort).

E-postklienter bör ge dina teammedlemmar många alternativ för att utforma och kategorisera sin digitala post. Det är särskilt viktigt att kunna skapa egna etiketter och undermappar, så att allas inkorgar förblir välorganiserade. Att ha möjlighet att markera e-postmeddelanden som högprioriterade är också ett måste, eftersom det hjälper till med uppgiftsprioritering.

Du vill också ha ett utmärkt inbyggt skräppostfilter för att skydda fjärrteammedlemmar när de skickar och tar emot e-post.

När företag behöver e-postklienter

E-postklienter glänser verkligen när det är dags att dela ett längre meddelande med minst en arbetskamrat eller chef.

Eftersom de inte är omedelbara kan e-postmeddelanden redigeras och finputsas tills de ser ut precis som ni/er vill att de ska göra. På så sätt kan ni/er styra den bild ni projicerar via e-post, vilket bidrar till att skapa personlighet och professionell attityd i ett virtuellt team.

E-postklienter är också användbara om ditt team skickar ut många inbjudningar, till exempel till säljsamtal eller kundmöten, eftersom dessa kan distribueras och accepteras eller avböjas via e-post.

Verktyg för snabbmeddelanden

När du funderar på hur du kan förbättra kommunikationen i virtuella team är det viktigt att se bortom ljud- och videobaserade kanaler. E-postklienter räcker långt i det här avseendet, men ni/er behöver också en snabbare och mer omedelbar motsvarighet till dessa.

Det är där verktyg för snabbmeddelanden kommer in i bilden.

Nästan 90 % av alla vuxna i USA rapporterade i en Statista-undersökning 2021 att de använde Facebook Messenger, och det är bara en app för snabbmeddelanden. Dessa verktyg är inte bara populära, de är en nödvändighet på den moderna arbetsplatsen, särskilt för distansarbetare.

När företag behöver verktyg för snabbmeddelanden

Verktyg för snabbmeddelanden gör det möjligt för agenter att be om hjälp med ett svårt ärende. De låter grupper av agenter samla sina kunskaper för att ge de bästa lösningarna på frågor. De hjälper chefer att på ett enkelt och icke-invasivt sätt checka in med teammedlemmar.

Framför allt skapar de ett socialt utrymme där även den mest isolerade medarbetaren kan höra från sina kollegor, så att de vet att de aldrig är ensamma.

Instant messaging-verktyg har nästan alltid gruppchattfunktioner, som är utmärkta för att diskutera specifika ämnen i särskilda utrymmen eller för att sammanföra grupper av anställda. Det är avgörande för team som arbetar på distans.

Lösningar för videokonferenser

Vissa möten genomförs bäst ansikte mot ansikte, vilket kan vara svårt i ett virtuellt team. Det är där lösningar för videokonferenser kommer in i bilden.

Ett videokonferensverktyg finns för att underlätta interaktion i realtid mellan medlemmar på olika fysiska platser. Det låter er både se och höra andra samtalsdeltagare, som i sin tur kan se och höra er/er.

Kort sagt är ett videokonferensverktyg den digitala motsvarigheten till fysiska möten.

När företag behöver videokonferenslösningar

Visste ni/er att det finns sju universella ansiktsuttryck som kan kännas igen i olika kulturer, utan ord?

Utöver detta finns det massor av mikrouttryck och reaktioner som de flesta människor kan känna igen hos varandra. Med hjälp av lösningar för videokonferenser kommer dina virtuella teammedlemmar att kunna kommunicera både icke-verbalt och med ord.

Lösningar för videokonferenser hjälper teammedlemmarna att känna att de är en del av en större helhet, snarare än en ansiktslös enhet. De är också mycket användbara för funktionshindrade medarbetare som kanske inte kan skriva bra eller inte alls, tillsammans med teammedlemmar som talar teckenspråk.

Verktyg för projektledning

Slutligen är projekthanteringsverktyg också mycket viktiga för kommunikationen i virtuella team.

Dessa verktyg hjälper chefer att hålla ett öga på sina medarbetare. De hjälper till med delegering av uppgifter, virtuellt samarbete och spårning av framsteg och visar vem som behöver hjälp och vad som måste prioriteras för att klara deadlines och hålla produktiviteten uppe.

När företag behöver verktyg för projektledning

Projekthanteringsverktyg är mest användbara för virtuella team som arbetar med många projekt tillsammans, eller som prioriterar samarbete framför enskilda projekt.

De är ett måste för chefer som vill undvika detaljstyrning, men som ändå vill höra av sig tillräckligt ofta för att kunna göra skillnad i medarbetarnas dagliga arbetsliv.

10 beprövade metoder för att boosta kommunikationen i virtuella team

Därefter går vi igenom de bästa metoderna för kommunikation i virtuella team som hjälper er/er att förbättra samarbetet i teamet och skapa en välkomnande teamkultur med goda kontakter.

#1 Investera i rätt verktyg

Det första tipset vi vill dela med oss av är att leta efter samarbetsverktyg för virtuella team och se till att du väljer rätt.

Ni/er bör läsa många recensioner innan ni fattar ett slutgiltigt beslut. Klagar folk på nya funktioner, eller bara på sådana som fixades för flera år sedan? Hur rankas varje leverantörs kundtjänst?

Prissättningen är en annan viktig faktor. Ta dig tid att kontrollera vad som ingår i varje leverantörs paket och vilka funktioner du måste betala separat för. Ibland är ett lite dyrare paket faktiskt det mer kostnadseffektiva valet, förutsatt att det innehåller mer av det du letar efter.

Det är också väl värt att dra nytta av demos och kostnadsfria provperioder, eftersom dessa låter er uppleva produkten från första hand och se om den passar era behov.

#2 Definiera tydliga mål och förväntningar

Om era medarbetare inte kan svara på frågan ”varför är kommunikation viktigt i virtuella team?” är det ett tecken på att ni/er inte har varit tillräckligt tydliga i er konfiguration av mål och förväntningar.

Alla bör känna till vad som gäller för kärnarbetstiden och vad det innebär att ”vara tillgänglig”. De måste ha klart för sig vilka enheter som är tillåtna och vilka som inte är det, samt vem de ska rapportera till och var de kan få råd.

Genom att vara så tydlig som möjligt från början kan ni/er säkerställa att alla börjar på samma sida och att anställda eller agenter inte förloras längre fram.

#3 Checka in regelbundet, men detaljstyra inte

När ni/er hanterar medarbetare på distans måste ni balansera mellan att vara för frånvarande och att detaljstyra.

Rätt verktyg hjälper till med detta.

Funktioner som inbyggd analys och Samtalsövervakning och coachning gör det enklare att hålla en struktur i prestationsuppföljningen när man arbetar på distans. De gör det möjligt för chefer att checka in på ett diskret sätt, så att agenterna vet att de får stöd men inte känner sig ständigt övervakade.

#4 Uppmuntra ömsesidig feedback

Ett av de bästa sätten att förbättra kommunikationen i virtuella team är att be om feedback och konsekvent agera på den.

Cheferna måste låta sina team veta hur det går för dem, precis som medarbetarna bör kunna flagga för vad som inte fungerar för dem.

På så sätt kan ni/er anta en modell för kontinuerlig tillväxt som stöder både chefer och medarbetare.

#5 Skapa introduktion och utbildning för att stödja distansarbete

Vi nämnde att det kan vara svårt att utbilda på distans. Ni/er kan mildra den utmaningen genom att skapa introduktions- och utbildningsmoduler som är särskilt anpassade för distansarbetare.

Det är lätt att göra med ett verktyg som CloudTalk, som låter er ta emot nya agenter inom en enda dag. På så sätt kan de börja ta emot och förmedla samtal efter bara 24 timmar.

På så sätt kan ni/er effektivisera och finslipa er onboardingprocess tills ni kan sammanfatta den i en enda effektiv onboardingdag.

#6 Gör information lättillgänglig

All kommunikation behöver inte vara omedelbar eller ens snabb. I själva verket kan asynkron inlärning vara ett av de bästa sätten att kommunicera med virtuella team, eftersom det låter alla läsa och ta till sig information i sin egen takt.

Därför bör du se till att virtuella teammedlemmar har tillgång till delade enheter för dokument, kunskapsbaser, kataloger och andra informationskällor.

Ju mer lättillgänglig informationen är, desto mindre sannolikt är det att människor ställer samma frågor många gånger. Detta effektiviserar kommunikationen samtidigt som det ger medarbetarna möjlighet att hjälpa sig själva.

#7 Välj rätt kommunikationsmetoder

Det är inte all information som lämpar sig för samma kommunikationsmetoder.

Om du till exempel har en checklista för distansförsäljningsteam som du vill dela med ditt team kan ett e-postmeddelande vara mer effektivt än ett möte. Medarbetarna kan läsa igenom ett e-postmeddelande för att bekanta sig med checklistan igen, medan muntlig information kanske inte fastnar lika lätt.

Tänk noga igenom varje del av den information ni/er vill förmedla, och hur ni ska kommunicera den. Tänk framför allt på hur du skulle vilja ta emot den informationen.

#8 Försumma inte dina teams välbefinnande

På riktigt kan ni/er lätt se om någon inte är i sitt rätta element. Chefer för virtuella team måste å andra sidan anstränga sig lite extra och aktivt arbeta för att upptäcka ovanligt beteende.

Ni/er kan hjälpa till att överbrygga denna klyfta genom att medvetet fokusera på välbefinnande.

Det kan till exempel vara bra att införa obligatoriska raster, så att medarbetarna inte så lätt blir utbrända. Regelbundet schemalagda avstämningar hjälper också.

Ni/er kan också erbjuda tillgång till verktyg för psykiskt välbefinnande, t.ex. särskilda appar som låter medarbetarna logga och prata om sina känslor i ett säkert, privat virtuellt utrymme.

#9 Uppmuntra aktiviteter utanför arbetet

Ett av de bästa kommunikationstipsen för virtuella team är att skapa digitala alternativ till teamaktiviteter på kontoret.

Medan team på kontoret kan gå till en bar eller restaurang efter jobbet, eller till och med bara prata vid vattenkylaren, har virtuella team inte denna teambuilding-kommunikation inbyggd i sin struktur.

Dessa aktiviteter utanför arbetet är dock avgörande för kulturen och moralen – så uppmuntra dem om ni/er vill att ert team ska känna samhörighet och sammanhållning.

#10 Kontinuerlig utvärdering och förbättring av processer

Världen med distansarbete förändras och utvecklas ständigt, vilket innebär att ni/er måste växa med den.

Nya verktyg och processer skapas och används hela tiden, så din inställning till distansarbetsprocesser bör också förändras hela tiden. Fortsätt att övervaka och justera saker tills ni/er gör rätt. När det sedan kommer nya förändringar får du börja om processen igen.

God kommunikation i virtuella team är nyckeln till produktivitet

Genom att förbättra kommunikationsrutinerna för virtuella team kan ni/er ta produktiviteten hos era distansarbetare till nya höjder.

Det är därför det är värt att investera tid och resurser i att optimera kommunikationen i virtuella team: Utan den kan dina team inte vara sig själva på bästa sätt.

Stark kommunikation skapar effektiva och motiverade team som får allting gjort i tid och med hög kvalitet, varje gång.

Med CloudTalk kan ni/er börja revolutionera er virtuella teamkommunikation på bara några minuter. Kom bara igång med en demo, så är du redo att göra en förändring!