Comunicação da equipe virtual: Seu Guia Definitivo

Em 2023, 12,7% dos funcionários em tempo integral trabalhavam remotamente e 28,2% usavam um modelo de trabalho híbrido, de acordo com a Forbes. Essa é uma parcela considerável de funcionários que passam pelo menos parte do tempo fora do escritório.

Os gerentes podem olhar para esses números e estremecer. Como você pode garantir o mesmo alto padrão de comunicação da equipe virtual que você administra com sua equipe no escritório?

Estamos aqui para ajudar você a superar essas preocupações com soluções práticas.

Primeiro, abordaremos o que torna a comunicação eficaz da equipe virtual tão importante, antes de considerar alguns dos principais desafios que ela apresenta e como superá-los.

Principais conclusões:

• A comunicação da equipe virtual tem como objetivo ajudar as equipes remotas e híbridas a permanecerem conectadas e trabalharem como uma unidade.
• Uma boa comunicação virtual é essencial para manter a produtividade e o moral elevados e para ajudar os gerentes a se manterem informados sobre os novos desenvolvimentos.
• Para que a comunicação em equipes virtuais seja perfeita, é preciso ter as ferramentas e a mentalidade certas.
• O CloudTalk é ideal para equipes virtuais graças à sua facilidade de uso, alta qualidade de chamada e recursos de monitoramento e treinamento remotos.

O que é comunicação de equipe virtual?

Tanto os trabalhadores híbridos quanto os remotos precisam se comunicar com seus colegas por meio de soluções virtuais, já que não estão no mesmo lugar.

Por si só, falar com alguém com quem você trabalha por telefone não conta como comunicação de equipe virtual. Em vez disso, o termo descreve a colaboração eficaz, geralmente entre três ou mais colegas de equipe, para trabalhar em prol de um objetivo comum.

Você pode pensar nisso como o equivalente digital de um forte trabalho em equipe no escritório, pois ambos dependem da conexão clara e deliberada com os membros da equipe para obter os melhores resultados possíveis.

Por que você deve se preocupar com a comunicação eficaz em equipes virtuais

A comunicação em um ambiente de trabalho remoto pode ser difícil. Mesmo com o melhor software de videoconferência, você não pode confiar na leitura da linguagem corporal dos outros, e pode ser muito difícil ler e transmitir o tom com precisão por meio de texto.

Então, por que é tão importante focar na comunicação eficaz em equipes virtuais?

A resposta simples é que as equipes remotas e híbridas não vão a lugar algum. De acordo com uma pesquisa recente, 98% dos trabalhadores entrevistados gostariam de trabalhar remotamente – pelo menos em parte do tempo – até o fim de suas carreiras.

Isso significa que saber como se comunicar de forma eficaz em equipes virtuais será importante mesmo para empresas que não incentivam o trabalho remoto.

As equipes virtuais são tão boas quanto o seu trabalho em equipe, e é por isso que a comunicação de alto nível é absolutamente vital. Você pode até mesmo alcançar uma pontuação eNPS mais alta ao promover canais abertos de comunicação e transparência.

Desafios de comunicação da equipe virtual: Obstáculos a serem superados

Não podemos negar que há muitos desafios de comunicação nas equipes virtuais.

Para superar as dificuldades de comunicação virtual, primeiro você precisa entender o que elas são. Então, vamos lá.

Os membros da equipe remota podem se sentir isolados

Os funcionários totalmente remotos não têm a chance de ir até a mesa de seus colegas de trabalho para uma chat rápida. Eles perdem o elemento social que vem com o trabalho em um espaço compartilhado, principalmente se trabalharem de forma assíncrona (não ao mesmo tempo).

Isso vale duplamente para os funcionários que passam o tempo todo em escritórios em casa, onde não têm a oportunidade de se comunicar pessoalmente com os colegas de equipe.

Ao mesmo tempo, se apenas alguns dos membros da sua equipe forem remotos, esses funcionários poderão se sentir excluídos da socialização em grupo. Isso pode criar uma dinâmica interna difícil dentro da sua equipe.

Os membros da equipe híbrida também podem sentir esse isolamento de forma acentuada se se derem bem com outros membros da equipe quando os veem pessoalmente. O contraste entre sentir-se conectado quando você está no escritório e isolado quando está em casa pode piorar a sensação de solidão.

Esse isolamento destaca a importância da comunicação em equipes virtuais para manter o moral e o bem-estar dos funcionários.

Pode ser mais difícil manter a estrutura

Manter uma equipe inteira concentrada, engajada e produtiva não é tarefa fácil. Conseguir o mesmo resultado virtualmente é ainda mais difícil.

Um ambiente virtual não se presta bem a uma abordagem estruturada do trabalho. Isso ocorre porque os funcionários remotos e híbridos geralmente gostam de estruturar seus próprios dias de forma flexível, o que, em si, não é um problema. O verdadeiro desafio começa quando as ideias de todos sobre o que constitui um dia de trabalho estruturado são muito diferentes.

É fundamental saber como avaliar os sentimentos e as necessidades da equipe e, em seguida, criar uma estrutura que incorpore todos eles. Prestar atenção dessa forma também ajudará você a melhorar as reuniões virtuais e a manter os colegas de equipe envolvidos durante conversas mais longas.

Os membros da equipe podem ter estilos de comunicação diferentes

Como mencionado acima, os membros da equipe nem sempre pensam da mesma forma, o que pode criar situações desafiadoras em um contexto remoto.

Pessoalmente, os colegas de equipe ainda podem ter discordâncias devido aos diferentes estilos de comunicação. Entretanto, quando os colegas de equipe podem simplesmente conversar pessoalmente, as situações podem ser facilmente corrigidas.

Os mesmos pequenos mal-entendidos podem rapidamente se transformar em problemas maiores remotamente. Por exemplo, algo aparentemente tão simples como adicionar um emoji a uma mensagem pode causar confusão.

Uma pesquisa da Statista mostrou que homens e mulheres normalmente usam emojis de maneiras diferentes. Essa pequena diferença no estilo de comunicação pode levar a falhas de comunicação, especialmente se um determinado emoji não for usado para significar a mesma coisa entre dois grupos diferentes.

Construir a cultura da empresa é mais difícil

Ao considerar as vantagens e os desafios da comunicação da equipe virtual, a cultura da empresa é um tópico imperdível. Ela influencia a maneira como os funcionários trabalham, bem como os tipos de expectativas e recompensas que vêm com a escolha de uma organização específica.

No entanto, criar a cultura da empresa remotamente nem sempre é simples.

Isso ocorre porque as equipes remotas não podem confiar em indicadores culturais convencionais, como códigos de vestimenta e estilos de decoração em prédios de escritórios. Sem essas dicas, pode ser difícil inferir como é a cultura, especialmente se os funcionários só interagem regularmente com um pequeno número de colegas de trabalho.

O treinamento de agentes é mais difícil a longa distância

O fato de você iniciar os agentes da maneira correta os prepara para toda a carreira na sua empresa. Portanto, é fundamental que você ofereça o melhor treinamento possível aos agentes.

Os gerentes virtuais não podem olhar para os agentes que estão treinando e saber intuitivamente quem está com dificuldades. Explicar processos complicados ou desafiadores também consome mais tempo quando os estagiários não podem parar você para fazer perguntas ou quando estão presos a uma conexão ruim.

Além disso, é difícil acompanhar estruturalmente o desempenho de novos agentes quando você os gerencia remotamente. Isso dificulta a identificação concreta de áreas que precisam ser trabalhadas ou de pontos fortes específicos.

Ferramentas de comunicação para equipes virtuais: As soluções que conectam os trabalhadores remotos

A superação dos desafios começa com a preparação para o sucesso, o que você pode fazer usando as melhores tecnologias de comunicação para equipes virtuais.

Vamos analisar os diferentes tipos de ferramentas de comunicação para equipes virtuais e para que elas são mais adequadas. Isso lhe dará uma ideia clara dos tipos de ferramentas que você precisa para ajudar suas próprias equipes remotas e híbridas a prosperar.

Software de central de atendimento virtual

As centrais de atendimento são a interface entre a sua marca e os clientes, portanto, garantir que elas usem as ferramentas certas ajuda você a proporcionar a melhor experiência a esses clientes.

O software de call center virtual é uma necessidade para empresas com equipes remotas de agentes e gerentes de call center. Os melhores exemplos de software de call center, como o CloudTalk, oferecem uma qualidade de som nítida e clara, independentemente da localização física de seus agentes.

Isso ajuda a proporcionar uma experiência profissional ao usuário e, ao mesmo tempo, capacita os agentes a oferecer sempre um serviço excelente a todos os autores de chamadas.

Quando as empresas precisam de um software de call center virtual

Quer você seja um gerente de call center de longa data ou esteja iniciando um call center virtual pela primeira vez, o software certo de call center virtual fará toda a diferença para sua empresa.

Esse tipo de software cria um espaço de trabalho virtual para seus funcionários, onde os gerentes podem acompanhar as chamadas e os membros da equipe podem se conectar com seus colegas e com os clientes.

Os espaços de trabalho virtuais aproximam as equipes. Eles facilitam a colaboração e a solução mútua de problemas, o que aumenta a produtividade. Elas também são altamente escalonáveis por natureza, o que significa que você configurará sua empresa para poder crescer facilmente ao escolher uma ferramenta de call center virtual.

Soluções de chamadas comerciais

As chamadas telefônicas estão entre os canais de comunicação mais benéficos para as equipes virtuais. Elas são instantâneas, o que significa que você pode falar em tempo real e, ao mesmo tempo, ainda podem ser gravadas para referência futura ou para compartilhamento mais amplo.

As soluções modernas de chamadas comerciais normalmente usam a tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol). Isso significa que eles encaminham as chamadas usando a Internet, em vez dos tradicionais telefones fixos ou sinais de celular.

As chamadas baseadas em VoIP são ideais para comunicação e colaboração internas, pois permitem que você faça chamadas locais e internacionais com a mesma facilidade. Tudo o que precisa é de uma conexão de Internet.

Quando as empresas precisam de soluções de chamadas comerciais

Se suas equipes se comunicam regularmente por meio de chamadas telefônicas, você precisa de uma solução de chamadas comerciais.

Essas soluções permitem que os membros da sua equipe entrem em contato uns com os outros com facilidade. Ele permite que os gerentes verifiquem os membros da equipe por meio de chamadas rápidas e, ao mesmo tempo, lembra a todos na equipe que eles estão mais conectados do que imaginam.

Isso fortalece os laços da equipe, o que facilita muito a comunicação e a colaboração remotas.

Clientes de e-mail

Outro item que você verá com frequência em uma lista das principais ferramentas de comunicação em equipes virtuais é um cliente de e-mail.

Eles permitem que você escreva e envie e-mails, proporcionando às suas equipes uma forma mais lenta de comunicação baseada em texto do que as mensagens instantâneas (falaremos mais sobre isso em breve).

Os clientes de e-mail devem oferecer aos membros da sua equipe muitas opções para redigir e categorizar seus e-mails digitais. É particularmente importante que você possa criar rótulos e subpastas personalizados, para que as caixas de entrada de todos permaneçam bem organizadas. Além disso, você deve ter a opção de marcar os e-mails como sendo de alta prioridade, pois isso ajuda a priorizar as tarefas.

Você também vai querer um excelente filtro de spam integrado para proteger os membros da equipe remota enquanto eles enviam e recebem e-mails.

Quando as empresas precisam de clientes de e-mail

Os clientes de e-mail realmente brilham quando é hora de compartilhar uma mensagem mais longa com pelo menos um colega de equipe ou gerente.

Como não são instantâneos, os e-mails podem ser editados e aperfeiçoados até ficarem exatamente como você deseja. Isso permite que você cuide da imagem que projeta por meio de e-mails, o que ajuda a estabelecer a personalidade e a atitude profissional em um contexto de equipe virtual.

Os clientes de e-mail também são úteis se a sua equipe envia muitos convites, por exemplo, para chamadas de vendas ou reuniões com clientes, pois eles podem ser distribuídos e aceitos ou recusados por e-mail.

Ferramentas de mensagens instantâneas

Quando você estiver pensando em como melhorar a comunicação da equipe virtual, é importante ir além dos canais baseados em áudio e vídeo. Os clientes de e-mail são muito úteis nesse sentido, mas você também precisa de uma contraparte mais rápida e instantânea.

É aí que entram as ferramentas de mensagens instantâneas.

Quase 90% de todos os adultos dos EUA em uma pesquisa da Statista de 2021 relataram usar o Facebook Messenger, e esse é apenas um aplicativo de mensagens instantâneas. Essas ferramentas não são apenas populares, elas são uma necessidade moderna no local de trabalho, especialmente para trabalhadores remotos.

Quando as empresas precisam de ferramentas de mensagens instantâneas

As ferramentas de mensagens instantâneas permitem que os agentes peçam ajuda em um tíquete difícil. Eles permitem que grupos de agentes reúnam seus conhecimentos para fornecer as melhores soluções para as consultas. Eles ajudam os gerentes a verificar os membros da equipe de forma não invasiva e com facilidade.

Acima de tudo, eles criam um espaço social onde até mesmo o trabalhador mais isolado pode ouvir seus colegas, para que eles saibam que nunca estão sozinhos.

As ferramentas de mensagens instantâneas quase sempre vêm com funções chat em grupo, que são ótimas para discutir tópicos específicos em espaços designados ou para unir grupos de funcionários. Isso é fundamental para equipes remotas.

Soluções de videoconferência

Algumas reuniões são melhor conduzidas pessoalmente, o que pode ser difícil no contexto de uma equipe virtual. É aí que entram as soluções de videoconferência.

Existe uma ferramenta de videoconferência para facilitar as interações em tempo real entre membros em diferentes locais físicos. Ele permite que você veja e ouça outros participantes da chamada, que, por sua vez, também podem ver e ouvir você.

Em resumo, uma ferramenta de videoconferência é a resposta digital às reuniões presenciais.

Quando as empresas precisam de soluções de videoconferência

Você sabia que existem sete expressões faciais universais que podem ser reconhecidas em todas as culturas, sem palavras?

Além disso, há inúmeras microexpressões e reações que a maioria das pessoas pode reconhecer umas nas outras. Com a ajuda de soluções de videoconferência, os membros da sua equipe virtual poderão se comunicar de forma não verbal e também com palavras.

As soluções de videoconferência ajudam os colegas de equipe a sentir que fazem parte de um todo maior, em vez de uma entidade sem rosto. Eles também são muito úteis para colegas de equipe com deficiência que talvez não consigam digitar bem ou de forma alguma, além de membros da equipe que falam em linguagem de sinais.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Por fim, as ferramentas de gerenciamento de projetos também são muito importantes para a comunicação da equipe virtual.

Essas ferramentas ajudam os gerentes a ficar de olho em seus colegas de equipe. Eles ajudam na delegação de tarefas, na colaboração virtual e no acompanhamento do progresso e destacam quem precisa de ajuda, bem como o que precisa ser priorizado para que você cumpra os prazos e se mantenha produtivo.

Quando as empresas precisam de ferramentas de gerenciamento de projetos

Esses tipos de ferramentas são mais úteis para equipes virtuais que trabalham em muitos projetos juntos ou que priorizam o trabalho colaborativo em relação a projetos individuais.

Eles são imprescindíveis para os gerentes que desejam evitar o microgerenciamento e, ao mesmo tempo, verificar com regularidade suficiente para fazer a diferença no cotidiano de trabalho dos colegas de equipe.

10 métodos comprovados para aumentar a comunicação da equipe virtual

A seguir, abordaremos as práticas recomendadas para a comunicação de equipes virtuais que ajudarão você a melhorar a colaboração da equipe e a promover uma cultura de equipe acolhedora e bem conectada.

#1 Investir nas ferramentas certas

A primeira dica que temos para compartilhar é procurar ferramentas de colaboração para equipes virtuais e certificar-se de que você está escolhendo as ferramentas certas.

Você deve ler várias avaliações antes de tomar uma decisão final. As pessoas estão reclamando dos novos recursos ou apenas daqueles que foram corrigidos há anos? Como é avaliado o atendimento ao cliente de cada provedor?

O preço é outro fator importante. Reserve um tempo para verificar o que os pacotes de cada provedor incluem e por quais recursos você teria que pagar separadamente. Às vezes, um pacote um pouco mais caro é, na verdade, a opção mais econômica, desde que inclua mais do que você está procurando.

Também vale a pena aproveitar as demonstrações e as avaliações gratuitas, pois elas permitem que você experimente o produto em primeira mão e veja se ele atende às suas necessidades.

#2 Definir metas e expectativas claras

Se os seus colegas de equipe não souberem responder à pergunta “por que a comunicação é importante em equipes virtuais?”, isso é um sinal de que você não foi claro o suficiente ao estabelecer metas e expectativas.

Todos devem saber quais são as principais horas de trabalho e o que significa “estar disponível”. Eles precisam ser claros sobre quais dispositivos são permitidos e quais não são, bem como a quem se reportar e onde obter orientação.

Ao ser o mais claro possível desde o início, você pode garantir que todos comecem na mesma página e que os funcionários ou agentes não se percam mais tarde.

#3 Faça check-in regularmente, mas não microgerencie

Quando estiver gerenciando funcionários remotos, você precisará seguir uma linha tênue entre ser muito ausente e microgerenciar.

As ferramentas certas ajudarão você com isso.

Recursos como análise integrada e monitoramento de chamadas e funcionalidade de treinamento facilitam a manutenção de uma estrutura no acompanhamento do desempenho ao trabalhar remotamente. Eles permitem que os gerentes verifiquem discretamente, para que os agentes saibam que estão sendo apoiados, mas não se sintam constantemente observados.

#4 Incentivar o feedback bidirecional

Uma das principais maneiras de aprimorar a comunicação em equipes virtuais é solicitar feedback e agir de forma consistente em relação a ele.

Os gerentes precisam informar às suas equipes como elas estão se saindo, assim como os funcionários devem ser capazes de sinalizar o que não está funcionando para eles.

Dessa forma, você pode adotar um modelo de crescimento contínuo que dê suporte a gerentes e funcionários.

#5 Criar integração e treinamento para apoiar o trabalho remoto

Mencionamos que o treinamento remoto pode ser difícil. Você pode atenuar esse desafio criando módulos de onboarding e treinamento especificamente para trabalhadores remotos.

Isso é fácil de fazer com uma ferramenta como o CloudTalk, que permite que você integre novos agentes em um único dia. Dessa forma, você pode começar a receber e fazer chamadas após apenas 24 horas.

Dessa forma, você pode otimizar e aperfeiçoar seu processo onboarding até que possa condensá-lo em um único e eficiente dia onboarding.

#6 Tornar as informações prontamente acessíveis

Nem toda comunicação precisa ser instantânea ou mesmo rápida. Na verdade, o aprendizado assíncrono pode ser uma das melhores maneiras de se comunicar com equipes virtuais, pois permite que todos leiam e obtenham informações em seu próprio ritmo.

É por isso que você deve garantir que os membros da equipe virtual possam acessar unidades compartilhadas para documentos, bases de conhecimento, diretórios e outras fontes de informação.

Quanto mais fácil for o acesso às informações, menor será a probabilidade de as pessoas fazerem as mesmas perguntas várias vezes. Isso simplifica as comunicações e capacita os funcionários a se ajudarem.

#7 Escolha os métodos de comunicação corretos

Nem todas as informações se prestam aos mesmos métodos de comunicação.

Por exemplo, se você tiver uma checklist da equipe de vendas remota para compartilhar com sua equipe, um e-mail pode ser mais eficaz do que uma reunião. Os colegas de equipe podem ler novamente um e-mail para se familiarizarem com a checklist, enquanto as informações faladas podem não ser retidas tão facilmente.

Considere cuidadosamente cada informação que você deseja transmitir e como comunicá-la. Acima de tudo, considere como você gostaria de receber essas informações.

#8 Não negligencie o bem-estar de suas equipes

Pessoalmente, você pode identificar facilmente se alguém está fora de si. Os gerentes de equipes virtuais, por outro lado, precisam ir além e trabalhar ativamente para perceber comportamentos incomuns.

Você pode ajudar a preencher essa lacuna colocando o foco consciente no bem-estar.

Por exemplo, pode ser útil impor pausas obrigatórias, para que os funcionários não se esgotem facilmente. Os check-ins programados regularmente também ajudam.

Você também pode oferecer acesso a ferramentas de bem-estar mental, como aplicativos dedicados que permitem que os funcionários registrem e falem sobre seus sentimentos em um espaço virtual seguro e privado.

#9 Incentivar atividades fora do trabalho

Uma das melhores dicas de comunicação para equipes virtuais é criar alternativas digitais para as atividades da equipe no escritório.

Enquanto as equipes que trabalham no escritório podem ir a um bar ou restaurante depois do trabalho, ou até mesmo chat no bebedouro, as equipes virtuais não têm essa comunicação de formação de equipe incorporada à sua estrutura.

No entanto, essas atividades não relacionadas ao trabalho são cruciais para a cultura e o moral – portanto, incentive-as se você quiser que sua equipe se sinta conectada e coesa.

#10 Avaliar e melhorar continuamente os processos

O mundo do trabalho remoto está sempre mudando e evoluindo, o que significa que você precisa crescer com ele.

Novas ferramentas e processos estão sempre sendo criados e adotados, portanto, sua abordagem aos processos de trabalho remoto também deve continuar mudando. Continue monitorando e ajustando as coisas até que você as acerte. Depois, quando surgirem novas mudanças, você deve iniciar o processo novamente.

A boa comunicação da equipe virtual é fundamental para a produtividade

Ao aperfeiçoar as práticas de comunicação das equipes virtuais, você pode elevar a produtividade dos seus funcionários remotos a novos patamares.

É por isso que vale a pena investir tempo e recursos para otimizar a comunicação da sua equipe virtual: Sem ela, suas equipes não podem dar o melhor de si.

Uma comunicação forte gera equipes eficazes e motivadas que fazem tudo no prazo e com alto padrão, sempre.

Com o CloudTalk, você pode começar a revolucionar a comunicação da sua equipe virtual em minutos. Basta começar com uma demonstração e você estará pronto para fazer uma mudança!