La communication au sein des équipes virtuelles : Votre guide définitif

Selon Forbes, en 2023, 12,7 % des salariés à temps plein travailleront à distance et 28,2 % utiliseront un modèle de travail hybride. Il s’agit là d’un nombre considérable d’employés qui passent au moins une partie de leur temps en dehors de votre bureau.

En regardant ces chiffres, les managers peuvent frémir. Comment pouvez-vous garantir la même qualité de communication au sein d’une équipe virtuelle qu’au sein de votre entreprise ?

Nous sommes là pour vous aider à résoudre ces problèmes en vous proposant des solutions pratiques.

Tout d’abord, nous verrons ce qui rend la communication efficace au sein d’une équipe virtuelle si importante, avant d’examiner certains des principaux Défis qu’elle pose, et comment les surmonter.

Principaux enseignements :

• La communication au sein des équipes virtuelles consiste à aider les équipes distantes et hybrides à rester connectées et à travailler en tant qu’unité.
• Une bonne communication virtuelle est essentielle pour maintenir la productivité et le moral à un niveau élevé, et pour aider les gestionnaires à rester au courant des nouveaux développements.
• Pour que la communication au sein des équipes virtuelles soit optimale, il faut disposer des outils et de l’état d’esprit adéquats.
• CloudTalk est idéal pour les équipes virtuelles grâce à sa convivialité, sa qualité d’appel élevée et ses fonctions de surveillance et de coaching à distance.

Qu’est-ce que la communication au sein d’une équipe virtuelle ?

Les travailleurs hybrides et à distance doivent communiquer avec leurs collègues par le biais de solutions virtuelles, puisqu’ils ne se trouvent pas au même endroit.

En soi, le fait de parler à un collègue de travail par téléphone n’est pas vraiment considéré comme une communication d’équipe virtuelle. Le terme décrit plutôt une collaboration efficace, souvent entre trois coéquipiers ou plus, en vue d’atteindre un objectif commun.

Vous pouvez considérer cela comme l’équivalent numérique d’un solide travail d’équipe au bureau, car les deux reposent sur une connexion claire et délibérée avec les membres de l’équipe afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles.

Pourquoi vous devez vous préoccuper de la communication efficace dans les équipes virtuelles ?

La communication dans un environnement de travail à distance peut être difficile. Même avec le meilleur logiciel de vidéoconférence, vous ne pouvez pas compter sur la lecture du langage corporel des autres, et il peut être très difficile de lire et de transmettre avec précision le ton d’un texte.

Pourquoi est-il donc si important de mettre l’accent sur une communication efficace dans les équipes virtuelles ?

La réponse est simple : les équipes à distance et hybrides n’ont pas vocation à disparaître. Selon une étude récente, 98 % des travailleurs interrogés souhaiteraient travailler à distance – au moins une partie du temps – jusqu’à la fin de leur carrière.

Cela signifie qu’il sera important de savoir communiquer efficacement au sein d’équipes virtuelles, même pour les entreprises qui n’encouragent pas le travail à distance.

Les équipes virtuelles ne valent que par leur travail d’équipe, et c’est pourquoi une communication de haut niveau est absolument vitale. Vous pouvez même atteindre un score eNPS plus élevé en favorisant des canaux de communication ouverts et en promouvant la transparence.

Défis de la communication au sein d’une équipe virtuelle : Les obstacles à surmonter

Nous ne nions pas qu’il existe de nombreux défis en matière de communication dans les équipes virtuelles.

Pour surmonter les difficultés de communication virtuelle, vous devez d’abord comprendre de quoi il s’agit. Entrons donc dans le vif du sujet.

Les membres de l’équipe à distance peuvent se sentir isolés

Les employés entièrement distants n’ont pas la possibilité de se rendre sur le bureau de leurs collègues pour discuter rapidement. Ils ne bénéficient pas de l’élément social qui accompagne le travail dans un espace partagé, en particulier s’ils travaillent de manière asynchrone (pas en même temps).

Cela vaut doublement pour les travailleurs qui passent tout leur temps dans leur bureau à domicile, où ils n’ont pas l’occasion de communiquer en face à face avec leurs coéquipiers.

Dans le même temps, si seuls certains membres de votre équipe sont à distance, ces employés peuvent se sentir exclus de la socialisation de groupe. Cela peut créer une dynamique interne difficile au sein de votre équipe.

Les membres des équipes hybrides peuvent également ressentir cet isolement de manière aiguë s’ils s’entendent bien avec les autres membres de l’équipe lorsqu’ils les voient en personne. Le contraste entre le sentiment d’être connecté lorsque vous êtes au bureau et celui d’être isolé lorsque vous êtes à la maison peut aggraver le sentiment de solitude.

Cet isolement met en évidence l’importance de la communication dans les équipes virtuelles pour maintenir le moral et le bien-être des employés.

Il peut être plus difficile de maintenir la structure

Maintenir l’attention, l’engagement et la productivité de toute une équipe n’est pas une tâche facile. Obtenir le même résultat virtuellement est encore plus difficile.

Un environnement virtuel ne se prête guère à une approche structurée du travail. En effet, les employés à distance et les employés hybrides aiment souvent structurer leurs journées de manière flexible, ce qui, en soi, n’est pas un problème. Le véritable Défi commence lorsque les idées de chacun sur ce qui constitue une journée de travail structurée sont très différentes.

Il est essentiel de savoir faire le point sur les sentiments et les besoins de l’équipe, puis de créer une structure qui les intègre tous. Cette attention vous permettra également d’améliorer les réunions virtuelles et de maintenir l’engagement des membres de l’équipe lors des entretiens plus longs.

Les membres de l’équipe peuvent avoir des styles de communication différents

Comme indiqué ci-dessus, les membres de l’équipe ne pensent pas toujours de la même manière, ce qui peut créer des situations difficiles dans un contexte éloigné.

En personne, les coéquipiers peuvent encore avoir des désaccords en raison de styles de communication différents. Toutefois, lorsque les coéquipiers peuvent simplement discuter en personne, les situations peuvent facilement être rectifiées.

Ces mêmes miniatures peuvent rapidement se transformer en problèmes plus importants à distance. Par exemple, quelque chose d’aussi simple que l’ajout d’un emoji à un message peut être source de confusion.

Une étude menée par Statista a montré que les hommes et les femmes utilisent généralement les emojis de manière différente. Cette miniature différence dans le style de communication peut entraîner des erreurs de communication, surtout si un emoji donné n’est pas utilisé pour signifier la même chose entre deux groupes différents.

Il est plus difficile de créer une culture d’entreprise

Lorsque l’on examine les avantages et les défis de la communication au sein d’une équipe virtuelle, la culture d’entreprise est un sujet incontournable. Elle influence les méthodes de travail des employés, ainsi que le type d’attentes et de récompenses qui accompagnent le choix d’une organisation spécifique.

Cependant, il n’est pas toujours facile de créer une culture d’entreprise à distance.

En effet, les équipes à distance ne peuvent pas s’appuyer sur les indicateurs culturels conventionnels tels que les codes vestimentaires et les styles de décoration des immeubles de bureaux. Sans ces indices, il peut être difficile de déduire ce qu’est la culture, en particulier si les employés n’interagissent régulièrement qu’avec un petit nombre de collègues.

La formation des agents est plus délicate à distance

Pour commencer, les agents sont bien préparés pour toute leur carrière au sein de votre entreprise. Il est donc essentiel de leur offrir la meilleure formation possible.

Les managers virtuels ne peuvent pas regarder les agents qu’ils forment et savoir intuitivement qui a des difficultés. Expliquer des processus compliqués ou difficiles prend également plus de temps lorsque vos stagiaires ne peuvent pas vous arrêter pour vous poser des questions, ou lorsqu’ils sont bloqués par une mauvaise connexion.

En outre, il est difficile de suivre de manière structurée les performances des nouveaux agents lorsque vous les gérez à distance. Il est donc plus difficile d’identifier concrètement les domaines qui nécessitent un travail ou les points forts spécifiques.

Outils de communication pour les équipes virtuelles : Les solutions qui relient les travailleurs à distance

Pour surmonter les défis, il faut d’abord se préparer à réussir, ce que vous pouvez faire en utilisant les meilleures technologies de communication pour les équipes virtuelles.

Examinons les différents types d’outils de communication pour les équipes virtuelles, et ce pour quoi ils conviennent le mieux. Vous aurez ainsi une idée précise des types d’outils dont vous avez besoin pour aider vos propres équipes à distance et hybrides à prospérer.

Logiciel de centre d’appels virtuel

Les centres d’appels sont l’interface entre votre marque et ses clients. S’assurer qu’ils utilisent les bons outils vous permet d’offrir la meilleure expérience à ces clients.

Le logiciel de centre d’appels virtuel est une nécessité pour les équipes d’agents et de responsables de centres d’appels à distance. Les meilleurs logiciels de centre d’appels, comme CloudTalk, offrent une qualité d’appel claire et nette, quel que soit l’endroit où se trouvent vos agents.

Cela permet d’offrir une expérience professionnelle à l’utilisateur, tout en donnant aux agents les moyens de fournir à tous les appelants un service irréprochable à chaque fois.

Quand les entreprises ont besoin d’un logiciel de centre d’appels virtuel

Que vous soyez un gestionnaire de centre d’appels de longue date ou que vous lanciez un centre d’appels virtuel pour la première fois, le bon logiciel de centre d’appels virtuel fera toute la différence pour votre entreprise.

Ce type de logiciel crée un espace de travail virtuel pour vos employés, où les responsables peuvent suivre les appels et les membres de l’équipe peuvent se connecter à la fois avec leurs collègues et avec les clients.

Les espaces de travail virtuels rapprochent les équipes. Ils facilitent la collaboration et la résolution mutuelle des problèmes, ce qui stimule la productivité. Ils sont également très évolutifs par nature, ce qui signifie qu’en choisissant un outil de centre d’appel virtuel, vous donnez à votre entreprise les moyens de se développer facilement.

Solutions d’appel pour les entreprises

Les appels téléphoniques font partie des canaux de communication les plus avantageux pour les équipes virtuelles. Ils sont instantanés, ce qui signifie que vous pouvez parler en temps réel et, en même temps, qu’ils peuvent être enregistrés pour référence ultérieure ou pour être partagés plus largement.

Les solutions d’appel modernes pour les entreprises utilisent généralement la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol). Cela signifie qu’elles acheminent les appels en utilisant l’internet, plutôt que les lignes terrestres traditionnelles ou les signaux cellulaires.

Les appels basés sur la VoIP sont idéaux pour la communication interne et la collaboration, car ils vous permettent de passer des appels locaux et internationaux aussi facilement les uns que les autres. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion internet.

Quand les entreprises ont besoin de solutions d’appels professionnels

Si vos équipes communiquent régulièrement par téléphone, vous avez besoin d’une solution d’appels professionnels.

Ces solutions permettent aux membres de votre équipe de se contacter facilement. Elles permettent aux responsables de prendre des nouvelles des membres de l’équipe par le biais d’appels rapides, tout en rappelant à tous les membres de l’équipe qu’ils sont plus étroitement liés qu’ils ne le pensent.

Cela renforce les liens au sein de l’équipe, ce qui facilite considérablement la communication et la collaboration à distance.

Clients de messagerie

Un autre élément que vous verrez souvent sur une liste des meilleurs outils de communication dans les équipes virtuelles est un client de messagerie.

Ils vous permettent de rédiger et d’envoyer des courriels, offrant ainsi à vos équipes une forme de communication textuelle plus lente que la messagerie instantanée (nous y reviendrons).

Les clients de messagerie doivent offrir aux membres de votre équipe de nombreuses options pour rédiger et classer leur courrier numérique. Il est particulièrement important de pouvoir créer des étiquettes et des sous-dossiers personnalisés, afin que les boîtes de réception de chacun restent bien organisées. Il est également indispensable de pouvoir marquer les courriels comme étant prioritaires, car cela permet de hiérarchiser les tâches.

Vous aurez également besoin d’un excellent filtre anti-spam intégré pour protéger les membres de l’équipe à distance lorsqu’ils envoient et reçoivent des courriels.

Quand les entreprises ont besoin de clients de messagerie

Les clients de messagerie se distinguent vraiment lorsqu’il s’agit de partager un message plus long avec au moins un coéquipier ou un responsable.

Comme ils ne sont pas instantanés, les courriels peuvent être modifiés et peaufinés jusqu’à ce qu’ils soient exactement comme vous le souhaitez. Vous pouvez ainsi soigner l’image que vous projetez par le biais des courriels, ce qui contribue à établir la personnalité et l’attitude professionnelle dans le contexte d’une équipe virtuelle.

Les clients de messagerie sont également utiles si votre équipe envoie beaucoup d’invitations, par exemple à des visites de vente ou à des réunions avec des clients, car ces invitations peuvent être distribuées et acceptées ou refusées par courrier électronique.

Outils de messagerie instantanée

Lorsque vous cherchez à améliorer la communication au sein d’une équipe virtuelle, il est important d’aller au-delà des canaux audio et vidéo. Les clients de messagerie électronique sont très utiles à cet égard, mais vous avez également besoin d’une contrepartie plus rapide et plus instantanée.

C’est là que les outils de messagerie instantanée entrent en jeu.

Près de 90 % des adultes américains interrogés par Statista en 2021 ont déclaré utiliser Facebook Messenger, et il ne s’agit là que d’une application de messagerie instantanée. Ces outils ne sont pas seulement populaires, ils sont une nécessité moderne sur le lieu de travail, en particulier pour les travailleurs à distance.

Quand les entreprises ont besoin d’outils de messagerie instantanée

Les outils de messagerie instantanée permettent aux agents de demander de l’aide pour un ticket difficile. Ils permettent à des groupes d’agents de mettre en commun leurs connaissances afin d’apporter les meilleures solutions aux demandes. Ils permettent aux responsables de prendre des nouvelles des membres de l’équipe de manière non invasive et en toute simplicité.

Surtout, ils créent un espace social où même le travailleur le plus isolé peut écouter ses collègues, afin de savoir qu’il n’est jamais seul.

Les outils de messagerie instantanée sont presque toujours dotés de fonctions de discussion de groupe, qui sont idéales pour discuter de sujets spécifiques dans des espaces désignés, ou pour réunir des groupes d’employés. C’est essentiel pour les équipes à distance.

Solutions de vidéoconférence

Certaines réunions se déroulent mieux en face à face, ce qui peut s’avérer difficile dans le contexte d’une équipe virtuelle. C’est là que les solutions de vidéoconférence entrent en jeu.

Un outil de vidéoconférence existe pour faciliter les interactions en temps réel entre des membres situés dans des lieux physiques différents. Il vous permet de voir et d’entendre les autres participants à l’appel, qui peuvent à leur tour vous voir et vous entendre.

En bref, un outil de vidéoconférence est la réponse numérique aux réunions en personne.

Quand les entreprises ont besoin de solutions de visioconférence

SDA, saviez-vous qu’il existe sept expressions faciales universelles qui peuvent être reconnues à travers les cultures, sans mots ?

En outre, il existe des tonnes de micro-expressions et de réactions que la plupart des gens peuvent reconnaître chez l’autre. Grâce aux solutions de vidéoconférence, les membres de votre équipe virtuelle pourront communiquer aussi bien de manière non verbale qu’avec des mots.

Les solutions de vidéoconférence aident les coéquipiers à sentir qu’ils font partie d’un ensemble plus vaste, plutôt que d’une entité sans visage. Elles sont également très utiles pour les coéquipiers handicapés qui ne peuvent pas taper à la machine ou qui ne peuvent pas le faire du tout, ainsi que pour les membres de l’équipe qui s’expriment en langue des signes.

Outils de gestion de projet

Enfin, les outils de gestion de projet sont également très importants pour la communication au sein des équipes virtuelles.

Ces outils aident les managers à garder un œil sur leurs coéquipiers. Ils facilitent la délégation des tâches, la collaboration virtuelle et le suivi des progrès et mettent en évidence les personnes qui ont besoin d’aide, ainsi que les priorités à établir pour respecter les délais et rester productif.

Quand les entreprises ont besoin d’outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont particulièrement utiles aux équipes virtuelles qui travaillent ensemble sur un grand nombre de projets ou qui privilégient le travail collaboratif par rapport aux projets individuels.

Ils sont indispensables pour les managers qui veulent éviter la microgestion, tout en prenant des nouvelles assez régulièrement pour faire la différence dans la vie professionnelle quotidienne de leurs collaborateurs.

10 méthodes éprouvées pour améliorer la communication au sein d’une équipe virtuelle

Ensuite, nous aborderons les meilleures pratiques de communication au sein d’une équipe virtuelle qui vous aideront à améliorer la collaboration au sein de l’équipe et à favoriser une culture d’équipe accueillante et bien connectée.

#1 Investissez dans les bons outils

Le premier conseil à partager est de rechercher des outils de collaboration pour les équipes virtuelles, et de vous assurer que vous choisissez les bons.

Vous devrez lire de nombreux commentaires avant de prendre une décision finale. Les utilisateurs se plaignent-ils des nouvelles fonctionnalités ou seulement de celles qui ont été corrigées il y a plusieurs années ? Quelle est l’appréciation du service à la clientèle de chaque fournisseur ?

La tarification est un autre facteur important. Prenez le temps de vérifier ce que les forfaits de chaque fournisseur comprennent et quelles sont les fonctions pour lesquelles vous devrez payer séparément. Parfois, un forfait légèrement plus cher est en fait le choix le plus rentable, à condition qu’il comprenne davantage de choses que vous recherchez.

Il est également intéressant de profiter des démonstrations et des essais gratuits, qui vous permettent d’expérimenter le produit en direct et de voir s’il répond à vos besoins.

#2 Définir des objectifs et des attentes clairs

Si vos coéquipiers ne peuvent répondre à la question « Pourquoi la communication est-elle importante dans les équipes virtuelles ? », c’est le signe que vous n’avez pas été assez clair dans la définition des objectifs et des attentes.

Chacun doit savoir quels sont les principaux horaires de travail et ce que signifie « être disponible ». Ils doivent savoir clairement quels appareils sont autorisés et lesquels ne le sont pas, à qui ils doivent s’adresser et où ils peuvent obtenir des conseils.

En étant aussi clair que possible dès le départ, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que les employés ou les agents ne sont pas perdus par la suite.

#3 Contrôlez régulièrement, mais ne faites pas de microgestion

Lorsque vous gérez des employés à distance, vous devez trouver le juste milieu entre être trop absent et faire de la microgestion.

Les bons outils vous y aideront.

Des fonctionnalités telles que l’analyse intégrée, le suivi des appels et le coaching facilitent le maintien d’une structure de suivi des performances lorsque l’on travaille à distance. Elles permettent aux responsables de vérifier discrètement, de sorte que les agents savent qu’ils sont soutenus mais ne se sentent pas constamment surveillés.

#4 Encouragez le retour d’information réciproque

L’un des meilleurs moyens d’améliorer la communication dans les équipes virtuelles est de demander un retour d’information et d’y donner suite de manière cohérente.

Les managers doivent faire savoir à leurs équipes comment ils s’en sortent, tout comme les employés doivent pouvoir signaler ce qui ne leur convient pas.

De cette manière, vous pouvez adopter un modèle de croissance continue qui soutient à la fois les managers et les employés.

#5 Créez des services d’accueil et de formation pour soutenir le travail à distance

Nous avons mentionné que la formation à distance peut être difficile. Vous pouvez atténuer cette difficulté en créant des modules d’accueil et de formation spécialement destinés aux travailleurs à distance.

C’est facile à faire avec un outil comme CloudTalk, qui vous permet d’intégrer de nouveaux agents en l’espace d’une journée. Ainsi, ils peuvent commencer à prendre et à passer des appels après seulement 24 heures.

Vous pourrez ainsi rationaliser et affiner votre processus d’intégration jusqu’à ce que vous puissiez le condenser en une seule journée d’intégration efficace.

#6 Rendre l’information facilement accessible

La communication ne doit pas nécessairement être instantanée, ni même rapide. En fait, l’apprentissage asynchrone peut être l’un des meilleurs moyens de communiquer avec des équipes virtuelles, car il permet à chacun de lire et d’assimiler des informations à son propre rythme.

C’est pourquoi vous devez vous assurer que les membres de l’équipe virtuelle peuvent accéder aux lecteurs partagés pour les documents, les bases de connaissances, les répertoires et d’autres sources d’information.

Plus l’information est facilement accessible, moins les gens sont susceptibles de poser plusieurs fois les mêmes questions. Cela permet de rationaliser les communications tout en donnant aux employés les moyens de s’aider eux-mêmes.

#7 Choisissez les bonnes méthodes de communication

Toutes les informations ne se prêtent pas aux mêmes méthodes de communication.

Par exemple, si vous avez une liste de contrôle pour l’équipe de vente à distance à partager avec votre équipe, un courriel pourrait être plus efficace qu’une réunion. Les membres de l’équipe peuvent relire un courriel pour se familiariser avec la liste de contrôle, alors que les informations orales risquent de ne pas être retenues aussi facilement.

Réfléchissez soigneusement à chaque élément d’information que vous souhaitez transmettre et à la manière de le faire. Avant tout, réfléchissez à la manière dont vous souhaiteriez recevoir les informations que vous souhaitez communiquer. ces informations.

#8 Ne négligez pas le bien-être de vos équipes

En personne, vous pouvez facilement repérer si quelqu’un n’est pas dans son assiette. Les responsables d’équipes virtuelles, en revanche, doivent faire un effort supplémentaire et s’efforcer de repérer les comportements inhabituels.

Vous pouvez contribuer à combler ce fossé en mettant délibérément l’accent sur le bien-être.

Par exemple, il peut être utile d’imposer des pauses obligatoires, afin que les employés ne s’épuisent pas facilement. Des contrôles réguliers sont également utiles.

Vous pouvez également offrir l’accès à des outils de bien-être mental, comme des applications dédiées qui permettent aux employés de consigner leurs sentiments et d’en parler dans un espace virtuel sécurisé et privé.

#9 Encourager les activités non professionnelles

L’un des meilleurs conseils de communication pour les équipes virtuelles consiste à créer des alternatives numériques aux activités d’équipe au bureau.

Alors que les équipes en entreprise peuvent se rendre dans un bar ou un restaurant après le travail, ou même simplement discuter près de la fontaine d’eau, les équipes virtuelles ne disposent pas de cette communication de renforcement de l’esprit d’équipe intégrée à leur structure.

Cependant, ces activités non professionnelles sont cruciales pour la culture et le moral des troupes. Encouragez-les donc si vous voulez que votre équipe se sente connectée et cohésive.

#10 Évaluer et améliorer en permanence les processus

Le monde du travail à distance est en constante évolution, ce qui signifie que vous devez évoluer avec lui.

De nouveaux outils et processus sont constamment créés et adoptés, de sorte que votre approche des processus de travail à distance doit également évoluer. Continuez à surveiller et à modifier les choses jusqu’à ce qu’elles soient parfaites. Puis, lorsque de nouveaux changements surviennent, recommencez le processus.

Une bonne communication au sein d’une équipe virtuelle est la clé de la productivité

En perfectionnant les pratiques de communication des équipes virtuelles, vous pouvez porter la productivité de vos travailleurs à distance à de nouveaux sommets.

C’est pourquoi il vaut la peine d’investir du temps et des ressources dans l’optimisation de la communication de votre équipe virtuelle : Sans cela, vos équipes ne peuvent pas donner le meilleur d’elles-mêmes.

Une communication forte permet de constituer des équipes efficaces et motivées qui parviennent à tout faire dans les délais et à un niveau de qualité élevé, à chaque fois.

Avec CloudTalk, vous pouvez commencer à révolutionner la communication de votre équipe virtuelle en quelques minutes. Pour commencer, il vous suffit d’une démo et vous serez prêt à changer les choses !