تواصل الفريق الافتراضي: دليلك النهائي

اعتباراً من عام 2023، كان 12.7% من الموظفين بدوام كامل يعملون عن بُعد، و28.2% يستخدمون نموذج العمل المختلط، وفقاً لمجلة فوربس. وهذه نسبة كبيرة من الموظفين الذين يقضون بعض الوقت على الأقل بعيداً عن مكتبك.

قد ينظر المديرون إلى هذه الأرقام ويرتعدون. كيف يمكنك ضمان نفس المستوى العالي من التواصل مع فريق العمل الافتراضي الذي تديره مع موظفيك في المكتب؟

نحن هنا لمساعدتك في التغلب على هذه المخاوف من خلال حلول عملية.

سنتناول أولاً ما الذي يجعل التواصل الفعال لفريق العمل الافتراضي أمراً في غاية الأهمية، قبل النظر في بعض التحديات الرئيسية التي يطرحها وكيفية التغلب عليها.

الوجبات الرئيسية:

• يتمحور اتصال الفريق الافتراضي حول مساعدة فرق العمل عن بُعد والفرق المختلطة على البقاء على اتصال والعمل كوحدة واحدة.
• إن التواصل الافتراضي الرائع ضروري للحفاظ على الإنتاجية والروح المعنوية عالية، ولمساعدة المديرين على البقاء على اطلاع على التطورات الجديدة.
• يعتمد التواصل في الفرق الافتراضية بشكل صحيح على امتلاك الأدوات والعقلية الصحيحة.
• يُعد CloudTalk مثاليًا للفرق الافتراضية بفضل سهولة استخدامه، وجودة مكالماته العالية، وميزات المراقبة والتدريب عن بُعد.

ما هو تواصل الفريق الافتراضي؟

يتعين على الموظفين المختلطين والعاملين عن بُعد على حد سواء التواصل مع زملائهم عبر الحلول الافتراضية، لأنهم ليسوا في نفس المكان.

في حد ذاته، لا يعتبر التحدث إلى شخص تعمل معه عبر الهاتف في حد ذاته تواصلاً افتراضياً بين فريق العمل. وبدلاً من ذلك، يصف المصطلح التعاون الفعال، الذي غالباً ما يكون بين ثلاثة أو أكثر من زملاء العمل في الفريق للعمل على تحقيق هدف مشترك.

يمكنك التفكير في الأمر على أنه المكافئ الرقمي للعمل الجماعي القوي في المكتب، حيث يعتمد كلاهما على التواصل الواضح والمدروس مع أعضاء الفريق لتحقيق أفضل النتائج الممكنة.

لماذا يجب أن تهتم بالتواصل الفعال في فرق العمل الافتراضية

قد يكون التواصل في بيئة العمل عن بُعد صعباً. فحتى مع أفضل برامج مؤتمرات الفيديو، لا يمكنك الاعتماد على قراءة لغة جسد الآخرين، وقد يكون من الصعب جداً قراءة نبرة الصوت ونقلها بدقة عبر النص.

إذن، ما أهمية التركيز على التواصل الفعال في الفرق الافتراضية؟

الإجابة البسيطة هي أن فرق العمل عن بُعد والفرق المختلطة لن تذهب إلى أي مكان. فوفقاً لبحث أجري مؤخراً، يرغب 98% من العمال الذين شملهم الاستطلاع في العمل عن بُعد – على الأقل لبعض الوقت – لما تبقى من حياتهم المهنية.

وهذا يعني أن معرفة كيفية التواصل بفعالية في فرق العمل الافتراضية ستكون مهمة حتى بالنسبة للشركات التي لا تشجع حالياً على العمل عن بُعد.

لا تكون الفرق الافتراضية جيدة إلا بقدر جودة العمل الجماعي، ولهذا السبب فإن التواصل على أعلى مستوى أمر حيوي للغاية. يمكنك حتى الوصول إلى درجة أعلى في eNPS من خلال تعزيز قنوات التواصل المفتوحة وتعزيز الشفافية.

تحديات التواصل الافتراضي للفريق الافتراضي: العقبات التي يجب التغلب عليها

لن ننكر أن هناك الكثير من تحديات التواصل في الفرق الافتراضية.

من أجل التغلب على أي صعوبات في التواصل الافتراضي، عليك أولاً أن تفهم ما هي هذه الصعوبات. لذا، دعنا ندخل في صلب الموضوع.

قد يشعر أعضاء الفريق عن بُعد بالعزلة

لا تتاح للموظفين الذين يعملون عن بُعد بالكامل فرصة الذهاب إلى مكاتب زملائهم في العمل لإجراء محادثة سريعة. ويفقدون العنصر الاجتماعي الذي يأتي مع العمل في مساحة مشتركة، خاصة إذا كانوا يعملون بشكل غير متزامن (ليس في نفس الوقت).

وينطبق هذا الأمر بشكل مضاعف على الموظفين الذين يقضون كل وقتهم في مكاتبهم المنزلية، حيث لا يتسنى لهم الاستمتاع بالتواصل وجهاً لوجه مع زملائهم في الفريق.

في الوقت نفسه، إذا كان بعض أعضاء فريقك فقط من العاملين عن بُعد، فقد يشعر هؤلاء الموظفون بأنهم مستبعدون من التنشئة الاجتماعية الجماعية. يمكن أن يخلق ذلك ديناميكيات داخلية صعبة داخل فريقك.

كما يمكن لأعضاء الفريق الهجين أن يشعروا بهذه العزلة بشكل حاد إذا كانوا على وفاق مع أعضاء الفريق الآخرين عندما يرونهم شخصياً. إن التناقض بين الشعور بالتواصل عندما تكون في المكتب والعزلة عندما تكون في المنزل يمكن أن يجعل الشعور بالوحدة أسوأ.

يسلط هذا العزل الضوء على أهمية التواصل في الفرق الافتراضية للحفاظ على الروح المعنوية ورفاهية الموظفين.

يمكن أن يكون الحفاظ على الهيكلية أكثر صعوبة

إن الحفاظ على تركيز الفريق بأكمله وتفاعله وإنتاجه ليس بالمهمة السهلة. بل إن تحقيق نفس النتيجة افتراضياً أكثر صعوبة.

لا تتناسب البيئة الافتراضية بشكل جيد مع نهج منظم للعمل. ويرجع ذلك إلى أن الموظفين عن بُعد والموظفين المختلطين غالباً ما يحبون تنظيم أيامهم بمرونة، وهذا في حد ذاته ليس مشكلة. يبدأ التحدي الحقيقي عندما تكون أفكار الجميع حول ما يجعل يوم العمل منظماً مختلفاً جداً.

من الضروري معرفة كيفية تقييم مشاعر الفريق واحتياجاته، ثم إنشاء هيكلية تتضمن كل ذلك. سيساعدك الانتباه بهذه الطريقة أيضًا على تحسين الاجتماعات الافتراضية والحفاظ على تفاعل أعضاء الفريق خلال المحادثات الطويلة.

قد يكون لدى أعضاء الفريق أنماط تواصل مختلفة

كما ذُكر أعلاه، لا يفكر أعضاء الفريق دائمًا على حد سواء، مما قد يخلق مواقف صعبة في سياق العمل عن بُعد.

قد تظل هناك خلافات بين زملاء الفريق شخصياً بسبب اختلاف أساليب التواصل. ومع ذلك، عندما يتمكن زملاء الفريق ببساطة من التحدث عن الأمور شخصياً، يمكن تصحيح المواقف بسهولة.

نفس سوء الفهم الصغير يمكن أن يتحول بسرعة إلى مشاكل أكبر عن بُعد. على سبيل المثال، قد يتسبب شيء يبدو بسيطاً مثل إضافة رمز تعبيري إلى رسالة في حدوث ارتباك.

أظهرت الأبحاث التي أجراها موقع Statista أن الرجال والنساء عادةً ما يستخدمون الرموز التعبيرية بطرق مختلفة. يمكن أن يؤدي هذا الاختلاف البسيط في أسلوب التواصل إلى سوء التواصل، خاصةً إذا لم يتم استخدام رمز تعبيري معين ليعني الشيء نفسه بين مجموعتين مختلفتين.

بناء ثقافة الشركة أكثر صعوبة

عند النظر في مزايا وتحديات التواصل الجماعي الافتراضي، فإن ثقافة الشركة موضوع لا يمكن تفويته. فهي تؤثر على الطرق التي يعمل بها الموظفون، بالإضافة إلى أنواع التوقعات والمكافآت التي تأتي مع اختيار مؤسسة معينة.

ومع ذلك، فإن بناء ثقافة الشركة عن بُعد ليس دائمًا أمرًا بسيطًا.

وذلك لأن فرق العمل عن بُعد لا يمكنها الاعتماد على مؤشرات الثقافة التقليدية مثل قواعد اللباس وأنماط الديكور في المباني المكتبية. فبدون هذه الإشارات، قد يكون من الصعب استنتاج ماهية الثقافة السائدة في الشركة، خاصةً إذا كان الموظفون يتفاعلون بانتظام مع عدد قليل من زملاء العمل.

تدريب الوكلاء أصعب في المسافات الطويلة

إن بدء عمل الوكلاء بالطريقة الصحيحة يؤهلهم طوال حياتهم المهنية في شركتك. لذا، من الضروري توفير أفضل تدريب ممكن للوكلاء.

لا يمكن للمديرين الافتراضيين النظر إلى الوكلاء الذين يقومون بتدريبهم ومعرفة من يعاني من صعوبات بشكل بديهي. كما أن شرح العمليات المعقدة أو الصعبة يستغرق وقتاً أطول عندما لا يستطيع المتدربون إيقافك لطرح الأسئلة، أو عندما يكونون عالقين في اتصال ضعيف.

علاوة على ذلك، من الصعب متابعة أداء الوكلاء الجدد هيكلياً عندما تديرهم عن بُعد. وهذا يجعل من الصعب تحديد المجالات التي تحتاج إلى العمل أو نقاط القوة المحددة بشكل ملموس.

أدوات تواصل الفريق الافتراضي: الحلول التي تربط بين العاملين عن بُعد

يبدأ التغلب على التحديات بتهيئة نفسك للنجاح، وهو ما يمكنك القيام به من خلال استخدام أفضل تقنيات التواصل للفرق الافتراضية.

دعنا نلقي نظرة على الأنواع المختلفة من أدوات التواصل للفرق الافتراضية، وما هي أفضلها. سيعطيك هذا فكرة واضحة عن أنواع الأدوات التي تحتاجها لمساعدة فرقك الخاصة عن بُعد والفرق المختلطة على الازدهار.

برنامج مركز الاتصال الافتراضي

مراكز الاتصال هي الواجهة بين علامتك التجارية وعملائها، لذا فإن ضمان استخدامهم للأدوات المناسبة يساعدك على تقديم أفضل تجربة لهؤلاء العملاء.

يُعد برنامج مركز الاتصال الافتراضي ضرورة للشركات التي لديها فرق من الوكلاء ومديري مراكز الاتصال عن بُعد. وتوفر أفضل الأمثلة على برامج مراكز الاتصال – مثل CloudTalk – جودة صوت واضحة ونقية بغض النظر عن الموقع الفعلي للوكلاء.

يساعد ذلك على توفير تجربة احترافية للمستخدم، مع تمكين الوكلاء من تقديم خدمة ممتازة لجميع المتصلين في كل مرة.

عندما تحتاج الشركات إلى برامج مراكز الاتصال الافتراضية

سواء كنت مدير مركز اتصال منذ فترة طويلة أو كنت قد بدأت للتو مركز اتصال افتراضي للمرة الأولى، فإن برنامج مركز الاتصال الافتراضي المناسب سيحدث فرقاً كبيراً في عملك.

ينشئ هذا النوع من البرامج مساحة عمل افتراضية لموظفيك، حيث يمكن للمديرين تتبع المكالمات ويمكن لأعضاء الفريق التواصل مع زملائهم والعملاء على حد سواء.

تعمل مساحات العمل الافتراضية على تقريب الفرق من بعضها البعض. فهي تسهِّل التعاون وحل المشاكل المتبادل، مما يعزز الإنتاجية. كما أنها قابلة للتطوير بطبيعتها، مما يعني أنك ستُهيئ عملك ليكون قادراً على النمو بسهولة من خلال اختيار أداة مركز اتصال افتراضي.

حلول مكالمات الأعمال التجارية

تعد المكالمات الهاتفية من بين قنوات الاتصال الأكثر فائدة للفرق الافتراضية. فهي فورية، مما يعني أنه يمكنك التحدث في الوقت الفعلي وفي نفس الوقت يمكن تسجيلها للرجوع إليها في المستقبل أو لمشاركتها على نطاق أوسع.

عادةً ما تستخدم حلول مكالمات الأعمال الحديثة تقنية VoIP (بروتوكول الصوت عبر الإنترنت). وهذا يعني أنها توجه المكالمات باستخدام الإنترنت، بدلاً من الخطوط الأرضية التقليدية أو الإشارات الخلوية.

يُعد الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت مثاليًا للاتصالات الداخلية والتعاون، لأنه يتيح لك إجراء مكالمات محلية ودولية بنفس السهولة. كل ما تحتاجه هو اتصال بالإنترنت.

عندما تحتاج الشركات إلى حلول اتصالات الأعمال

إذا كانت فرق العمل لديك تتواصل بانتظام عبر المكالمات الهاتفية، فأنت بحاجة إلى حل اتصال للأعمال.

تتيح هذه الحلول لأعضاء فريقك التواصل بسهولة مع بعضهم البعض. فهي تسمح للمديرين بالاطمئنان على أعضاء الفريق من خلال مكالمات سريعة، مع تذكير جميع أعضاء الفريق بأنهم على اتصال وثيق أكثر مما يعتقدون.

وهذا يقوي روابط الفريق، مما يجعل التواصل والتعاون عن بُعد أسهل بكثير.

عملاء البريد الإلكتروني

عنصر آخر ستراه غالبًا في قائمة أفضل أدوات التواصل في الفرق الافتراضية هو عميل البريد الإلكتروني.

تتيح لك هذه الرسائل كتابة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، مما يوفر لفرقك شكلاً أبطأ من التواصل النصي مقارنةً بالرسائل الفورية (المزيد عن ذلك بعد قليل).

يجب أن يمنح عملاء البريد الإلكتروني أعضاء فريقك الكثير من الخيارات لصياغة بريدهم الرقمي وتصنيفه. من المهم بشكل خاص أن تكون قادرًا على إنشاء تصنيفات ومجلدات فرعية مخصصة، بحيث تظل صناديق البريد الوارد للجميع منظمة بشكل جيد. كما أن وجود خيار وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني على أنها ذات أولوية قصوى أمر لا بد منه، لأن ذلك يساعد في تحديد أولويات المهام.

ستحتاج أيضًا إلى فلتر مدمج ممتاز للرسائل غير المرغوب فيها لحماية أعضاء الفريق عن بُعد أثناء إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني.

عندما تحتاج الشركات إلى عملاء البريد الإلكتروني

يتألق عملاء البريد الإلكتروني حقًا عندما يحين وقت مشاركة رسالة أطول مع زميل واحد على الأقل في الفريق أو المدير.

نظرًا لأنها غير فورية، يمكن تحرير رسائل البريد الإلكتروني وصقلها حتى تبدو كما تريدها تمامًا. يتيح لك ذلك تنظيم الصورة التي تعرضها عبر رسائل البريد الإلكتروني، مما يساعد على ترسيخ شخصيتك وسلوكك المهني في سياق الفريق الافتراضي.

يعد عملاء البريد الإلكتروني مفيدًا أيضًا إذا كان فريقك يرسل الكثير من الدعوات، على سبيل المثال لمكالمات المبيعات أو اجتماعات العملاء، حيث يمكن توزيعها وقبولها أو رفضها عبر البريد الإلكتروني.

أدوات المراسلة الفورية

عندما تفكر في كيفية تحسين تواصل الفريق الافتراضي، من المهم أن تنظر إلى ما هو أبعد من القنوات الصوتية والمرئية. فعملاء البريد الإلكتروني يقطعون شوطاً طويلاً في هذا الصدد، ولكنك تحتاج أيضاً إلى نظير أسرع وأكثر فورية لتلك القنوات.

وهنا يأتي دور أدوات المراسلة الفورية.

أفاد ما يقرب من 90% من جميع البالغين في الولايات المتحدة في استطلاع أجرته شركة Statista في عام 2021 باستخدام فيسبوك ماسنجر، وهذا تطبيق واحد فقط للتراسل الفوري. هذه الأدوات ليست شائعة فحسب، بل هي ضرورة عصرية في مكان العمل، خاصة للعاملين عن بُعد.

عندما تحتاج الشركات إلى أدوات المراسلة الفورية

تتيح أدوات المراسلة الفورية للوكلاء طلب المساعدة في تذكرة صعبة. وتسمح لمجموعات من الوكلاء بتجميع معرفتهم لتقديم أفضل الحلول للاستفسارات. كما أنها تساعد المديرين على التحقق من أعضاء الفريق دون تدخل، وبكل سهولة.

والأهم من ذلك كله، أنها تخلق مساحة اجتماعية حيث يمكن للعامل الأكثر عزلة أن يسمع من زملائه، حتى يعرف أنه ليس وحيداً أبداً.

تأتي أدوات المراسلة الفورية دائمًا تقريبًا مزودة بوظائف الدردشة الجماعية، وهي رائعة لمناقشة مواضيع محددة في أماكن محددة، أو لتوحيد مجموعات من الموظفين. وهذا أمر بالغ الأهمية لفرق العمل عن بُعد.

حلول مؤتمرات الفيديو

من الأفضل عقد بعض الاجتماعات وجهاً لوجه، وهو ما قد يكون صعباً في سياق فريق افتراضي. وهنا يأتي دور حلول مؤتمرات الفيديو.

توجد أداة مؤتمرات الفيديو لتسهيل التفاعل في الوقت الفعلي بين الأعضاء في مواقع فعلية مختلفة. فهي تتيح لك رؤية وسماع المشاركين الآخرين في المكالمة، والذين بدورهم يمكنهم رؤيتك وسماعك أيضاً.

باختصار، أداة مؤتمرات الفيديو هي الحل الرقمي للاجتماعات الشخصية.

عندما تحتاج الشركات إلى حلول مؤتمرات الفيديو

هل تعلمين أن هناك سبعة تعابير وجه عالمية يمكن التعرف عليها عبر الثقافات المختلفة دون كلمات؟

وعلاوة على ذلك، هناك الكثير من التعبيرات وردود الأفعال الدقيقة التي يمكن لمعظم الناس التعرف عليها في بعضهم البعض. وبمساعدة حلول مؤتمرات الفيديو، سيتمكن أعضاء فريقك الافتراضي من التواصل غير اللفظي وكذلك بالكلمات.

تساعد حلول مؤتمرات الفيديو زملاء الفريق على الشعور بأنهم جزء من كل أكبر، بدلاً من أن يكونوا كياناً بلا وجه. كما أنها مفيدة جداً لأعضاء الفريق من ذوي الاحتياجات الخاصة الذين قد لا يستطيعون الكتابة بشكل جيد أو على الإطلاق، إلى جانب أعضاء الفريق الذين يتحدثون بلغة الإشارة.

أدوات إدارة المشاريع

وأخيراً، فإن أدوات إدارة المشاريع مهمة جداً أيضاً للتواصل بين الفريق الافتراضي.

تساعد هذه الأدوات المديرين على مراقبة زملائهم في الفريق. فهي تساعد في تفويض المهام، والتعاون الافتراضي، وتتبع التقدم المحرز وتسليط الضوء على من يحتاج إلى المساعدة، بالإضافة إلى ما يجب تحديد أولوياته من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية والحفاظ على الإنتاجية.

عندما تحتاج الشركات إلى أدوات إدارة المشاريع

أدوات إدارة المشاريع هي الأكثر فائدة للفرق الافتراضية التي تعمل على الكثير من المشاريع معًا، أو تلك التي تعطي الأولوية للعمل التعاوني على المشاريع الفردية.

إنها ضرورية للمديرين الذين يرغبون في تجنب الإدارة التفصيلية، مع الاستمرار في الاطمئنان بانتظام بما يكفي لإحداث فرق في حياة زملاء العمل اليومية.

10 طرق مثبتة لتعزيز التواصل بين فرق العمل الافتراضية

بعد ذلك، سنغطي أفضل الممارسات لتواصل الفريق الافتراضي التي ستساعدك على تحسين تعاون الفريق وتعزيز ثقافة الفريق المرحبة والمترابطة.

#رقم 1 استثمر في الأدوات المناسبة

النصيحة الأولى التي يجب أن نشاركها هي البحث عن أدوات التعاون للفرق الافتراضية، والتأكد من اختيار الأدوات المناسبة.

ستحتاج إلى قراءة الكثير من المراجعات قبل اتخاذ قرار نهائي. هل يشتكي الناس من الميزات الجديدة، أم فقط من الميزات التي تم إصلاحها منذ سنوات؟ كيف يتم تقييم خدمة عملاء كل مزود خدمة؟

التسعير عامل مهم آخر. خذ الوقت الكافي للتحقق مما تتضمنه باقات كل مزود خدمة، وما هي الميزات التي يجب أن تدفع مقابلها بشكل منفصل. في بعض الأحيان، تكون الحزمة الأغلى قليلاً هي الخيار الأكثر فعالية من حيث التكلفة، شريطة أن تتضمن المزيد مما تبحث عنه.

من المفيد أيضًا الاستفادة من العروض التوضيحية والتجارب المجانية، حيث تتيح لك هذه العروض تجربة المنتج بشكل مباشر ومعرفة ما إذا كان يناسب احتياجاتك أم لا.

#2 تحديد الأهداف والتوقعات الواضحة

إذا لم يتمكن زملاؤك في الفريق من الإجابة على سؤال “لماذا التواصل مهم في الفرق الافتراضية؟

يجب أن يعرف الجميع ما هي ساعات العمل الأساسية، وكيف يبدو “التواجد متاحًا”. كما يجب أن يكونوا على دراية بالأجهزة المسموح بها وغير المسموح بها، وكذلك بمن يجب إبلاغه ومن أين يحصلون على المشورة.

من خلال الوضوح قدر الإمكان منذ البداية، يمكنك ضمان أن يبدأ الجميع على نفس الصفحة وألا يضيع الموظفون أو الوكلاء في وقت لاحق.

# 3 – تحقق بانتظام ولكن لا تدير الأمور بشكل دقيق

عندما تدير الموظفين عن بُعد، عليك أن تسير على خط رفيع بين الغياب المفرط والإدارة التفصيلية.

ستساعد الأدوات المناسبة في ذلك.

تعمل ميزات مثل التحليلات المدمجة ووظيفة مراقبة المكالمات والتدريب على تسهيل الحفاظ على هيكلية تتبع الأداء عند العمل عن بُعد. فهي تسمح للمديرين بالاطمئنان بشكل غير ملحوظ، بحيث يعرف الوكلاء أنهم مدعومون ولكن لا يشعرون بأنهم مراقبون باستمرار.

#4 تشجيع التغذية الراجعة في اتجاهين

تتمثل إحدى أفضل الطرق لتحسين التواصل في الفرق الافتراضية في طلب الملاحظات والتصرف بناءً عليها باستمرار.

يحتاج المديرون إلى إعلام فرقهم بأدائهم، تماماً كما يجب أن يكون الموظفون قادرين على الإبلاغ عما لا يعمل معهم.

بهذه الطريقة، يمكنك اعتماد نموذج للنمو المستمر يدعم المديرين والموظفين على حد سواء.

# 5 إنشاء برنامج تأهيل وتدريب لدعم العمل عن بُعد # 5 إنشاء برنامج تأهيل وتدريب لدعم العمل عن بُعد

ذكرنا أن التدريب عن بُعد قد يكون صعباً. يمكنك تخفيف هذا التحدي من خلال إنشاء وحدات تأهيل وتدريب مخصصة للعاملين عن بُعد.

من السهل القيام بذلك باستخدام أداة مثل CloudTalk، والتي تتيح لك تعيين وكلاء جدد في غضون يوم واحد. وبهذه الطريقة، يمكنهم البدء في تلقي المكالمات وإجرائها بعد 24 ساعة فقط.

وبهذه الطريقة، يمكنك تبسيط عملية التأهيل وصقلها حتى تتمكن من تكثيفها في يوم تأهيل واحد وفعال.

#6 إتاحة الوصول إلى المعلومات بسهولة

لا يجب أن يكون كل التواصل فورياً أو حتى سريعاً. في الواقع، يمكن أن يكون التعلم غير المتزامن أحد أفضل الطرق للتواصل مع فرق العمل الافتراضية، حيث يتيح للجميع قراءة المعلومات والتقاطها بالسرعة التي تناسبهم.

لهذا السبب ستحتاج إلى التأكد من أن أعضاء الفريق الافتراضي يمكنهم الوصول إلى محركات الأقراص المشتركة للمستندات وقواعد المعرفة والأدلة ومصادر المعلومات الأخرى.

كلما كان الوصول إلى المعلومات أكثر سهولة، قلّت احتمالية طرح الأشخاص لنفس الأسئلة عدة مرات. يؤدي ذلك إلى تبسيط الاتصالات مع تمكين الموظفين من مساعدة أنفسهم.

#7 اختيار طرق التواصل الصحيحة

لا تصلح جميع المعلومات لنفس طرق التواصل.

على سبيل المثال، إذا كان لديك قائمة مراجعة لفريق المبيعات عن بُعد لمشاركتها مع فريقك، فقد يكون البريد الإلكتروني أكثر فعالية من الاجتماع. يمكن لأعضاء الفريق إعادة قراءة رسالة بريد إلكتروني لإعادة التعرف على قائمة التدقيق، في حين أن المعلومات المنطوقة قد لا يتم الاحتفاظ بها بنفس السهولة.

فكر بعناية في كل معلومة تريد إيصالها وكيفية إيصالها. قبل كل شيء، ضع في اعتبارك قبل كل شيء الطريقة التي تريد أن تتلقاها تلك المعلومات

#8 لا تهمل رفاهية فريقك #8 لا تهمل رفاهية فريقك

في العمل الشخصي، يمكنك بسهولة اكتشاف ما إذا كان شخص ما خارج عن المألوف. من ناحية أخرى، يتعين على مديري الفرق الافتراضية أن يبذلوا جهداً إضافياً ويعملوا بنشاط على ملاحظة السلوك غير المعتاد.

يمكنك المساعدة في سد هذه الفجوة من خلال التركيز الواعي على الرفاهية.

على سبيل المثال، يمكن أن يساعد ذلك في فرض فترات راحة إلزامية، حتى لا ينهك الموظفون بسهولة. كما تساعد أيضاً عمليات تسجيل الوصول المجدولة بانتظام.

يمكنك أيضًا توفير إمكانية الوصول إلى أدوات الصحة النفسية، مثل التطبيقات المخصصة التي تتيح للموظفين تسجيل مشاعرهم والتحدث عنها في مساحة افتراضية آمنة وخاصة.

#9 تشجيع الأنشطة غير المتعلقة بالعمل

تتمثل إحدى أفضل نصائح التواصل للفرق الافتراضية في إنشاء بدائل رقمية لأنشطة الفريق داخل المكتب.

في حين أن فرق العمل داخل المكتب قد تتوجه إلى حانة أو مطعم بعد العمل، أو حتى مجرد الدردشة بجانب مبرد المياه، فإن الفرق الافتراضية لا تملك هذا التواصل لبناء الفريق في هيكلها.

ومع ذلك، فإن هذه الأنشطة غير المتعلقة بالعمل ضرورية للثقافة والمعنويات – لذا شجعها إذا كنت تريد أن يشعر فريقك بالترابط والتماسك.

#10 تقييم العمليات وتحسينها باستمرار

إن عالم العمل عن بُعد دائم التغير والتطور، مما يعني أنك بحاجة إلى النمو معه.

يتم دائمًا إنشاء واعتماد أدوات وعمليات جديدة، لذلك يجب أن يستمر نهجك في عمليات العمل عن بُعد في التغير. استمر في مراقبة الأمور وتعديلها حتى تحصل عليها بشكل صحيح. ثم، عندما تطرأ تغييرات جديدة، ابدأ العملية من جديد.

التواصل الجيد لفريق العمل الافتراضي هو مفتاح الإنتاجية

من خلال إتقان ممارسات التواصل للفرق الافتراضية، يمكنك الارتقاء بإنتاجية العاملين عن بُعد إلى آفاق جديدة.

لهذا السبب من المفيد استثمار الوقت والموارد في تحسين تواصل فريقك الافتراضي: فبدون ذلك، لا يمكن لفرقك أن تكون في أفضل حالاتها.

يؤدي التواصل القوي إلى وجود فرق عمل فعالة ومتحمسة تنجز كل شيء في الوقت المحدد وبمستوى عالٍ في كل مرة.

مع CloudTalk، يمكنك البدء في إحداث ثورة في اتصالات فريقك الافتراضي في دقائق. ما عليك سوى البدء بعرض تجريبي، وستكون جاهزاً لإحداث تغيير!