Cómo hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas: Tu Guía Completa

Las organizaciones dedican alrededor del 15% de su tiempo a reuniones, según Zippia. El 71% de esas reuniones, sin embargo, se consideran improductivas. El 55% de los trabajadores a distancia, además, creen que la mayoría de sus reuniones «podrían haber sido un correo electrónico».

Las reuniones -virtuales o no- no deben limitarse a que una persona hable y los demás asistentes escuchen (¡o no!). Si lo hacen, entonces realmente podrían haber sido un correo electrónico.

Cómo hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas, es una cuestión clave para cualquier empresa con trabajadores a distancia. Mantenerlos comprometidos e interesados en las reuniones es lo que hará que éstas sean más productivas. Entonces, ¿cómo puedes hacerlo?

Puntos clave:

• Las reuniones virtuales son cada vez más habituales en muchas empresas, y el trabajo a distancia e híbrido está siendo muy popular entre empleados y empresas.
• Puede ser difícil mantener a los asistentes virtuales comprometidos e implicados en las reuniones, ya que tienen más distracciones potenciales y pueden sufrir problemas técnicos.
• Cómo hacer que una reunión virtual sea interactiva es una pregunta importante que deben plantearse las empresas, ya que ayuda al compromiso de los asistentes.
• Algunas herramientas de participación útiles para las reuniones virtuales son los rompehielos, las encuestas o sondeos en tiempo real y las ayudas visuales relevantes.
• Las empresas que abordan con éxito la cuestión de cómo implicar virtualmente a los empleados probablemente verán una mayor confianza dentro de sus equipos, una cultura empresarial más fuerte y reuniones más productivas.

¿Cuáles son los mayores retos de celebrar tus reuniones en línea?

Cómo hacer que las reuniones sean más interactivas no es un reto nuevo para las empresas. Mucho antes de que las reuniones virtuales se convirtieran en algo habitual, las empresas aún tenían que plantearse cómo mantener la participación de los asistentes a las reuniones.

Sin embargo, podría decirse que es aún más difícil promover un fuerte compromiso con las reuniones a distancia. Ello se debe a estos retos únicos de las reuniones de trabajo virtuales: :

• Los fallos técnicos, como problemas de conexión o de audio sobre los que no tienes control, pueden hacer que los asistentes se pierdan información crucial. Eso hace que les resulte más difícil interactuar eficazmente con sus colegas.
• Cuando nos comunicamos en persona, las señales visuales y el lenguaje corporal desempeñan un papel importante en la transmisión del contexto. Sin esas señales no verbales, puede ser más difícil crear compenetración y confianza entre los asistentes a la reunión. Por tanto, tus equipos pueden mostrarse más reservados y reticentes a compartir sus opiniones en reuniones a distancia.
• La fatiga de las reuniones virtuales es un fenómeno psicológico reconocido. Pasar demasiado tiempo en videoconferencias puede provocar agotamiento, falta de productividad y cansancio constante. Si afecta a tus equipos remotos, mantenerlos comprometidos e implicados en las reuniones será aún más difícil.

Entonces, ¿cuáles son algunas formas eficaces de aumentar la interacción y la participación en las reuniones online?

¿Sabes en qué se diferencia la telepresencia de la videoconferencia?

o

6 consejos para reuniones más interactivas con tu equipo virtual

Desde rompehielos para reuniones virtuales hasta formas de inyectar algo de diversión, aquí tienes nuestros seis consejos principales para que las reuniones sean interactivas:

#nº 1 Elegir el marco adecuado para la reunión

Aprender a hacer que las reuniones virtuales sean interactivas empieza antes de que se celebren, pensando en el entorno de la reunión.

Quieres que tus asistentes presten atención al debate y no se distraigan con el entorno. Tu objetivo debe ser que el entorno y el fondo sean lo más profesionales posible, sin ser demasiado rígidos.

Cómo elegir el entorno adecuado

• Para minimizar las distracciones, utiliza una habitación con una puerta que pueda cerrarse.
• Busca un lugar donde haya poco ruido de fondo.
• Mira a tu alrededor y elige una habitación bien iluminada, con una pared lisa o de fondo, y luz natural.
• Coloca la cámara a la altura de los ojos.
• Asegúrate de que tu ordenador está enchufado y cargado.
• Comprueba que tienes una buena conexión a Internet.

Estos pequeños cambios supondrán una gran diferencia en la calidad y profesionalidad general de tu reunión, sin requerir mucho esfuerzo. Al parecer más profesional, es más probable que recuerdes continuamente a los asistentes a la reunión que están en un entorno empresarial en el que su atención y participación son necesarias (aunque en realidad estén en casa).

Una vez que hayas configurado tu propio entorno, es hora de preparar el espacio de tu reunión virtual. Asegúrate de que todos los participantes puedan verse y oírse con claridad.

Dependiendo de las plataformas de reuniones virtuales interactivas que elijas, quizá quieras ajustar la pantalla para que se adapte a la identificación visual de tu marca. Por ejemplo, utilizando un fondo virtual con tu marca. También puedes añadir algunas funciones para mejorar la experiencia de los asistentes, como salas de reunión, así como establecer roles y una opción de grabación (si es necesario).

Por supuesto, si quieres utilizar las conferencias telefónicas para algo más que reuniones (para seminarios web o lanzamientos de productos, por ejemplo), también tienes que tener en cuenta esas necesidades.

Si planificas con antelación, puedes hacer que tu espacio de reunión virtual sea tan productivo y atractivo como cualquier reunión en persona, y eso te prepara perfectamente para celebrar una reunión interactiva en línea.

#2 Utiliza rompehielos al principio de la reunión

¿Cuál es una forma de aumentar la interacción durante una reunión virtual? Comenzando la reunión de forma que los asistentes se sientan cómodos y les resulte más fácil compartir sus ideas y puntos de vista.

Para tales situaciones, ten en la manga unos cuantos rompehielos que ayuden a todos a relajarse y a crear un entorno más abierto y conectado para la comunicación del equipo virtual.

Los rompehielos virtuales deben ser rápidos y fáciles de realizar. Elige uno que guste a todos los asistentes o que hayan probado antes, para que se sientan cómodos desde el principio. Capta su atención enseguida, rompe las barreras y verás cómo toda la reunión transcurre sin problemas.

Un rompehielos puede ser tan sencillo como pasar un rato hablando de temas no laborales. O puedes probar una de las siguientes opciones para fomentar una conferencia o reunión virtual más interactiva.

Ejemplos de rompehielos que puedes probar:

• Bromas «de equipo » – Para romper el hielo hay que hacer que los demás se sientan cómodos, así que las bromas o los comentarios alegres que sean personales para tu equipo son estupendos. Quizá siempre te burlas de un colega por el tiempo que hace en el lugar donde se encuentra u ofreces información actualizada sobre una afición compartida.
• Preguntas para «conocerse» – Una de las formas más sencillas de romper el hielo en las reuniones virtuales, las preguntas para «conocerse» ayudan a los equipos a sentirse más conectados. Simplemente elige una pregunta interesante, como «¿cuál es tu comida favorita?» o «¿dónde están tus vacaciones soñadas?», y ve preguntando a los asistentes por su respuesta.
• Una verdad y dos mentiras – Otra fácil. Simplemente, rodea al grupo y pide a cada persona que te diga una verdad y dos mentiras sobre sí misma. Luego, los demás intentáis adivinar cuál es cuál.
• Charadas virtuales – He aquí una forma de romper el hielo en las videoconferencias interactivas. Elige a uno o dos asistentes para que representen una farsa y el resto del grupo la adivine. Si quieres centrarte un poco más en los negocios, elige frases relevantes para tu trabajo.
• Muestra y cuenta – Elige a un asistente en cada reunión para que empiece mostrando al grupo algo interesante o importante para él. Quizá sea un recuerdo divertido que hayan recogido o quizá sea su perro. Sea lo que sea, ayudará al resto del equipo a conocerles un poco mejor.

#3 Incluir ayudas visuales en cualquier presentación

Una vez terminados los rompehielos desenfadados, es hora de pensar en cómo hacer que las reuniones virtuales sean divertidas e interactivas, incluso cuando compartes información importante.

Es difícil mantener la atención de un grupo si lo único que haces es hablarles. Es aún más difícil cuando diriges equipos a distancia. No pasará mucho tiempo antes de que tus asistentes empiecen a desviarse y a mirar la pila de ropa planchada en un rincón de su salón o incluso empiecen a consultar sus correos electrónicos.

Añadir ayudas visuales a las presentaciones en tus reuniones ayuda a mantener la atención. Además, muchas personas aprenden visualmente, lo que significa que asimilan más fácilmente la información cuando pueden verla. Por tanto, las ayudas visuales no sólo pueden mantener a los asistentes a la reunión más atentos, sino que también pueden ayudarles a recordar lo que les estás contando.

He aquí algunos ejemplos de ayudas visuales a considerar como herramientas interactivas para las reuniones virtuales:

Ayudas visuales que puedes utilizar en reuniones interactivas

• Gráficos y diagramas – Son estupendos para las reuniones virtuales en las que desglosas los resultados o el rendimiento. Los gráficos y diagramas funcionan como visualizaciones interesantes de lo que, de otro modo, podrían parecer cifras áridas o aburridas. Mejor aún si todos los gráficos apuntan en la dirección correcta.
• Presentaciones de diapositivas o decks – Unas simples diapositivas con los puntos clave que intentas transmitir es otro ejemplo de ayuda visual útil. Además, tiene la ventaja añadida de recordarte todo lo que tienes que tratar.
• Orden del día de la reunión – Quizá no haya datos que convertir en un gráfico y no tengas tiempo de crear una mesa de diapositivas completa. Incluso el simple hecho de compartir tu pantalla y mostrar la agenda de la reunión puede funcionar como elemento visual de tu reunión.

#4 Obtén información en tiempo real

Este consejo sobre cómo hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas es uno de los más sencillos. Si quieres su opinión y que participen, ¡pregúntales!

No trates tus reuniones como una calle de sentido único. Asegúrate de que todo el mundo sabe que puede -y debe- compartir sus opiniones e ideas. recisamente cómo lo hagas depende de ti, tanto si optas por crear y compartir un código QR o enlazar a un formulario de opinión.

Algunas plataformas de reuniones interactivas en línea pueden permitirte realizar encuestas o sondeos en tiempo real mientras tienen lugar tus reuniones, lo cual es estupendo. Pero no tiene por qué ser tan complicado.

En los momentos relevantes de la reunión, simplemente detente y haz preguntas a tus compañeros.

Lo que podrías preguntar a tus colegas virtuales

• ¿Hay algo (más) de lo que queráis hablar?
• ¿Qué te parece la idea? ¿Hay alguna forma de hacerlo mejor?
• ¿Son realistas esos plazos, o deberíamos darnos más tiempo?
• ¿Crees que tenemos que organizar otra reunión para seguir discutiendo este punto?

#5 Funciones y tareas de la reunión de delegados

A menudo, la interactividad y el compromiso van unidos a la participación. Por tanto, otra forma de hacer que tus reuniones virtuales sean más interactivas es asignar a los asistentes funciones y tareas dentro de la reunión.

Dependiendo de la naturaleza de la reunión, hay algunas cosas diferentes que puedes pedir a tus colegas que hagan:

Tareas que deben realizar los asistentes a la reunión

• Toma notas o actas – Es probable que quieras dejar constancia de la reunión, así que puedes encargar a uno de los asistentes que tome notas. También puedes pedirle que convierta esas notas en un acta más organizada de la reunión una vez finalizada. Sin embargo, si te preocupa que eso pueda distraerles de la reunión, algunos software de centros de llamadas virtuales pueden encargarse de ello por ti mediante la transcripción automática y los resúmenes de llamadas.
• Actuar como facilitador – El facilitador de una reunión se encarga de mantener las cosas en su sitio y dentro del tema. Tendrá el orden del día delante y podrá intervenir para reconducir el debate si se sale por la tangente.
• Sé el cronometrador – Si necesitas asegurarte de que tu reunión virtual no se retrasa ni unos segundos, contar con un cronometrador puede ser de gran ayuda. Hazle saber antes de la reunión cuánto tiempo tendréis para debatir cada punto del orden del día. Así podrá avisar a todos si algo se alarga demasiado y mantener el debate en marcha.

#6 Introducir un elemento de diversión

La comunicación cuando se trabaja a distancia a menudo carece del tipo de interacciones casuales e informales que son normales en un entorno de oficina. Los trabajadores a distancia se pierden, por ejemplo, las charlas rápidas con los compañeros al pasar por su mesa o las discusiones en la tertulia sobre la tele del fin de semana.

Por tanto, otra forma estupenda de fomentar un mayor compromiso con tus reuniones virtuales es volver a inyectar algo de esa diversión e interacciones informales.

Además de los rompehielos de los que hemos hablado antes, hay muchas otras cosas que puedes probar:

Elementos divertidos para tus reuniones virtuales

• Puestas al día sencillas – No tiene por qué ser ciencia espacial. Empieza tus reuniones virtuales preguntando cómo está tu equipo o qué han hecho durante el fin de semana.
• Concursos de preguntas y respuestas – Reserva algo de tiempo en las reuniones ocasionales para hacer divertidos concursos de preguntas y respuestas. Quizá una vez al mes, haz que otro asistente se invente las preguntas y ponga a prueba a sus compañeros.
• Juegos para fomentar el espíritu de equipo – Idea algunos juegos virtuales para que tus equipos jueguen juntos. ¿Quizá podrías probar el Pictionary virtual, en el que todos tienen que adivinar lo que está dibujando un compañero? O, tal vez, jugar al juego del sí o no, en el que alguien tiene que adivinar a un personaje famoso sólo con preguntas de sí o no.

Ventajas de las reuniones virtuales interactivas

Ya hemos hablado de las ventajas de saber cómo hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas. Sin embargo, merece la pena resumirlas de nuevo aquí, para que veas por qué merece la pena hacer el esfuerzo:

• Reuniones más productivas – Las reuniones más interactivas también son invariablemente más productivas. Si en una reunión sólo participas tú, las ideas y percepciones de una sola persona son las que dirigen la reunión. Sin embargo, cuando todos participan, la creatividad, la resolución de problemas y otras cosas suben de nivel.
• Crear confianza y compenetración – Si se comprometen e interactúan con regularidad, tus equipos remotos crearán mayor confianza. Los compañeros se sentirán más cómodos pidiéndose mutuamente opinión o ayuda. Esto ayuda a levantar la moral en tu empresa y también mejora la colaboración.
• Mejora de la cultura de la empresa – Gracias a la mayor confianza y compenetración que se crean mediante reuniones más productivas, la cultura general de tu empresa será más saludable. Los empleados sentirán que trabajan en una empresa donde tienen amigos íntimos y donde la ayuda o el apoyo están a sólo unos clics o una llamada telefónica de distancia.

Haz que las reuniones virtuales sean interactivas y obtén más de tu equipo remoto

Cómo hacer que las reuniones virtuales sean más atractivas debería parecer ahora un rompecabezas mucho más sencillo de resolver. El arsenal de herramientas que tienes a tu disposición en 2024 hace que organizar reuniones virtuales interactivas sea pan comido.

Hacer que tus reuniones virtuales sean interactivas y productivas puede cambiar las reglas del juego de tu equipo. Permite que todos se despidan con la sensación de haber mantenido una conversación significativa, listos para abordar su siguiente objetivo: ¡se acabó la sensación de que la reunión podría haber sido un correo electrónico!

Utiliza los consejos anteriores para hacer de tus reuniones virtuales una experiencia que merezca la pena y que tus empleados puedan esperar con ilusión. Y, si estás buscando una herramienta que te ayude a que tu próxima reunión virtual vaya como la seda, suscríbete hoy a una prueba gratuita y descubre la gran cantidad de funciones que ofrecemos.

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