Reuniones Virtuales: Tu guía completa para 2024 y más allá

El 71% de las reuniones se consideran «improductivas». A veces, los asistentes sienten que las reuniones no son relevantes para ellos. Otras veces, pueden resentirse por haber tenido que recorrer una larga distancia y renunciar a gran parte de su tiempo. Sin embargo, las reuniones siguen siendo una parte vital para dirigir una empresa y mantener a todos tus empleados informados y comprometidos.

Entonces, ¿cómo puede tu empresa asegurarse de que cada reunión, conferencia y encuentro sea atractivo y relevante? Utilizar el software de reuniones virtuales adecuado podría ser la respuesta. Al fin y al cabo, se pueden celebrar reuniones a distancia por sólo el coste de una suscripción al software.

Puntos clave:

• Las reuniones virtuales son una herramienta valiosa para las empresas modernas, ya que el 40,9% de los empleados a tiempo completo trabajan a distancia o en un modelo de trabajo híbrido.
• El empleado medio dedica entre 3 y 5 horas semanales a asistir a reuniones. Cada vez más, éstas se celebran en espacios de reunión virtuales en línea, en lugar de en persona.
• Puedes celebrar muchos tipos diferentes de reuniones a distancia, como reuniones de equipo, sesiones de estrategia y reuniones improvisadas.
• El software de reuniones virtuales adecuado puede hacer que las reuniones sean más rentables y accesibles, gracias a funciones como la alta calidad de las llamadas, la transcripción en tiempo real y la grabación de llamadas.
• Para que las reuniones virtuales sean más productivas, debes preparar siempre un orden del día, invitar sólo a aquellos para los que la reunión sea relevante y establecer normas claras para que la reunión siga su curso.

¿Qué es una reunión virtual?

Una reunión virtual tiene lugar online cuando todos o algunos de los asistentes se encuentran en lugares geográficos distintos.

Desde la pandemia de 2020, cuando muchas empresas se vieron obligadas a adoptar el trabajo a distancia por primera vez, las reuniones a distancia se han convertido en parte integrante de las operaciones cotidianas de muchas empresas.

Por tanto, las herramientas de comunicación de tu equipo virtual pueden tener un gran impacto en la productividad, la eficacia y la cohesión del equipo.

¿Cuáles son los principales tipos de reuniones virtuales?

Hay dos formas diferentes de clasificar las reuniones virtuales. Una es por el tipo de tecnología utilizada y la otra es por el objetivo o estilo de la reunión.

Los tres tipos principales de reuniones virtuales, en cuanto a la tecnología utilizada, son:

• Teleconferencias – Reuniones similares a las conferencias telefónicas tradicionales que sólo utilizan audio. Algunos asistentes pueden llamar utilizando un teléfono fijo o móvil, pero las plataformas de reuniones en línea también suelen permitir teleconferencias sólo de audio.
• Videoconferencias – Reuniones que introducen un elemento tanto visual como sonoro. Los asistentes pueden verse y comunicarse «cara a cara».
• Conferencias web – Reuniones que añaden elementos de colaboración adicionales, como compartir pantallas o contenidos. Los asistentes pueden compartir, ver o trabajar juntos en presentaciones y documentos, además de poder verse y hablar entre ellos.

En cuanto al estilo o finalidad de la reunión, hay más tipos de reuniones virtuales. He aquí algunos de los más comunes:

Reuniones periódicas de tus equipos

Una reunión «standup» es una reunión rápida, idealmente de no más de 10 ó 15 minutos. Normalmente, las reuniones «standup» tienen lugar al comienzo de un día o de un turno. El objetivo es reunir rápidamente al equipo, asegurarse de que todos saben lo que hacen, confían en su trabajo y se aclaran todas las dudas.

Reuniones de estrategia o planificación

Las reuniones de estrategia o planificación suelen ser más largas y profundas que las reuniones de pie. Su objetivo es elaborar estrategias sobre próximas campañas, proyectos o eventos. Es el lugar para discusiones más largas sobre cómo tu empresa va a alcanzar sus objetivos y las funciones que deben desempeñar las personas o los equipos.

Reuniones individuales

Este tipo de reuniones virtuales suelen celebrarse entre un miembro del equipo y su supervisor directo. Ofrecen la oportunidad de intercambiar opiniones sobre temas como:

• Rendimiento laboral actual
• Inquietudes o preocupaciones
• Futuro desarrollo profesional
• Apoyo o formación adicional que pueda ser necesaria

Reuniones mensuales o trimestrales de información

En estas reuniones, los equipos pueden hacer balance de su rendimiento reciente. Los jefes de equipo pueden presentar una selección de estadísticas o resultados que resuman los logros del equipo. A continuación, es probable que haya oportunidad para un debate más amplio sobre la información.

El objetivo de estas reuniones de información es

• Destaca los éxitos recientes
• Identificar los puntos débiles o áreas de mejora
• Descubre cómo capitalizar esos éxitos o apuntalar los puntos débiles

Reuniones o Demostraciones de Todas las Manos

A veces, las empresas necesitan reunir a toda su plantilla. Puede tratarse de una reunión tipo ayuntamiento para debatir la dirección general de la empresa o para mostrar un nuevo proceso o herramienta de software que todos deben conocer.

En este tipo de reuniones, la calidad de las llamadas es fundamental para que el gran número de asistentes no provoque latencia, fluctuaciones u otros problemas similares. Eso significa que es vital utilizar un software de llamadas que garantice la calidad, independientemente del número de usuarios o de dónde se encuentren.

Reuniones con clientes

A menudo es más cómodo celebrar reuniones con clientes o consumidores por Internet. Una reunión virtual es más fácil de organizar y de asistir que una reunión en persona.

Tus clientes pueden obtener toda tu atención sin salir de su oficina. Así, podrás establecer relaciones eficaces sin la molestia de organizar una reunión presencial en la que una o todas las partes tengan que desplazarse.

Reuniones con proveedores, socios u otras partes interesadas

A menudo, las empresas tienen que reunirse con terceros que, aunque no pertenezcan a la empresa, tienen intereses en determinadas operaciones o proyectos.

Los proveedores, socios y otras partes interesadas son esenciales para dirigir con éxito una empresa, pero como técnicamente no forman parte del equipo, reunirse con ellos puede ser complicado.

El software del centro de llamadas virtual facilita la conexión con estas terceras partes. Los participantes pueden asistir desde cualquier lugar con conexión a Internet, e incluso pueden compartir documentos o datos relevantes dentro del propio software.

Reuniones ad hoc

Puede que necesites celebrar reuniones rápidas e improvisadas para hacer frente a situaciones que cambian rápidamente. Las reuniones virtuales son estupendas en estas circunstancias, ya que son rápidas de organizar y muy accesibles. Puedes ponerte rápidamente en contacto con miembros del equipo de todo el mundo y resolver situaciones urgentes o cambios de forma rápida y eficaz.

«Reuniones «divertidas

Las reuniones no siempre tienen que ser serias. A veces querrás reunir a tu equipo, o incluso a toda la empresa, para divertirte un poco. Algunos ejemplos de reuniones divertidas que puedes celebrar virtualmente son:

• Reuniones virtuales navideñas o festivas
• Sesiones de trabajo en equipo, juegos o concursos
• Reuniones rompehielos para dar la bienvenida a los nuevos empleados

Ventajas de las reuniones virtuales

Puedes disfrutar de las ventajas de las reuniones virtuales sea cual sea el tamaño de tu empresa o el sector en el que trabajes. He aquí algunas de las más notables:

Mantente conectado con tus trabajadores remotos e híbridos

Muchas empresas tienen oficinas, híbridas y empleados remotos. Las reuniones virtuales son ideales para mantener a todos esos trabajadores conectados y en la misma página. Si sólo celebras reuniones en persona, cualquiera que esté fuera de la oficina en ese momento puede perderse actualizaciones o instrucciones cruciales.

Las mejores herramientas de reuniones virtuales y soluciones de llamadas a empresas garantizan una comunicación fluida cuando se trabaja a distancia, como descubrió MyHeritage al adoptar CloudTalk:

Recorta los gastos de viaje y otros

Según un libro blanco de Verizon, una reunión en persona de sólo cinco personas puede costar hasta 7 veces más que una reunión equivalente celebrada virtualmente.

Desde los gastos de viaje de los participantes hasta el alquiler de la sala, los refrescos y otros gastos generales, el coste de celebrar reuniones en persona se acumula rápidamente. En cambio, las reuniones a distancia pueden celebrarse por el coste de una suscripción de software. Para una empresa que celebre muchas reuniones, esto representa un ahorro significativo.

Sé más respetuoso con el medio ambiente

Durante la pandemia de Covid-19, las emisiones mundiales descendieron un 17%. Una gran parte de ello puede atribuirse a que los desplazamientos diarios pasaron de horas de conducción a un paseo de la habitación al ordenador.

Por tanto, cualquier cosa que reduzca la necesidad de conducir o volar hará maravillas para tus credenciales medioambientales. Celebrar reuniones a distancia en lugar de en persona es una forma excelente de ser más respetuoso con el medio ambiente.

Qué buscar en las plataformas de reuniones virtuales

La plataforma que utilices para las reuniones virtuales tendrá un gran impacto en el éxito de tus reuniones y en lo que consigas. Veamos algunas de las principales cosas que debes buscar en una plataforma de reuniones virtuales:

Llamadas fiables y de alta calidad

Una buena calidad de llamada es imprescindible cuando se organizan reuniones a distancia. Busca un software que priorice la alta calidad de la llamada, sin latencia, fluctuaciones ni distorsiones.

CloudTalk trabaja duro para mantener las redes limpias y fiables. Nuestra tasa de fluctuación es extremadamente baja: sólo 17,8 milisegundos en toda la red distribuida. Esto significa que puedes confiar en que CloudTalk te proporcionará una calidad de llamada nítida y clara, estés donde estés en el mundo.

Grabación de llamadas

La grabación de llamadas te permite reproducir los momentos importantes de la reunión y revisar las discusiones, y facilita la aclaración de cualquier confusión.

Además, una grabación de audio de una reunión puede ayudar a quien no haya podido asistir a ponerse al día sobre lo que se decidió.

Transcripción y resúmenes automáticos

La transcripción automática de llamadas es una función potenciada por la IA que convierte el diálogo de la reunión en texto. Puedes utilizar las transcripciones para revisar rápidamente los puntos de acción de la reunión o compartir fácilmente el contenido de las reuniones con compañeros que no pudieron asistir.

CloudTalk puede detectar y transcribir llamadas hasta en 145 idiomas diferentes y facilita la importación de estas transcripciones a otras herramientas y plataformas (tu CRM, por ejemplo).

Integraciones con tus otras herramientas

Las integraciones con tus otras herramientas empresariales son otro elemento imprescindible cuando se trata de un software de reuniones online.

Por ejemplo, quieres una solución que se integre con tu CRM. Eso puede darte un acceso rápido a la información del cliente cuando alguien llama a tu empresa y hacer que la actualización de sus registros (con notas de llamada y demás) sea mucho más fácil.

No sólo debes buscar integraciones CRM. Por ejemplo, la integración con Krisp de CloudTalk ayuda a mantener las llamadas claras y sin distracciones. Mientras tanto, las integraciones de calendario pueden facilitar la concertación de citas y garantizar que nadie se pierda tus reuniones.

Buenas prácticas para las reuniones virtuales: Si tú diriges la reunión

La forma en que dirijas tus reuniones virtuales también influirá mucho en su éxito. Aquí tienes cinco prácticas recomendadas para reuniones virtuales que te ayudarán a organizar reuniones eficaces, productivas y atractivas:

Prepara un orden del día con antelación

Hacerlo puede ahorrarte mucho tiempo y hacer que tus reuniones sean mucho más eficaces.

Si todos tienen una copia del orden del día, no perderás tiempo al principio explicando de qué va a tratar la reunión. En pocas palabras, si no hay orden del día, no organices una reunión.

Invita sólo a los que necesitan estar allí

Las reuniones son una parte esencial de la gestión de equipos remotos, pero no necesitas contar con todos en cada una de ellas. Por tanto, asegúrate de que sólo invitas a las personas que realmente necesitan estar allí. Piensa en quién se beneficiará de la reunión y quién tiene cosas importantes que decir.

Establece las normas de la reunión

Las normas ayudan a mantener la reunión organizada y centrada en el tema.

Piensa en cosas como

• Si se deben apagar los micrófonos cuando no se habla
• Si necesitas una mano virtual cuando alguien tiene algo que decir
• Cómo seguirás el orden del día
• Cómo evitarás que la gente hable por encima de los demás.

Mantén la participación de los asistentes

Una reunión en la que participe la gente será más productiva y divertida para todos. Por tanto, esfuérzate por mantener implicados a todos tus asistentes. Piensa en añadir ayudas visuales a las presentaciones y en hacer preguntas de vez en cuando para buscar activamente opiniones.

Si quieres más ideas, también tenemos una estupenda guía sobre cómo hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas que puede ayudarte en tu camino.

Definir los puntos de acción posteriores a la reunión

Ni siquiera la reunión más atractiva será productiva si todos olvidan lo que se decidió.

Mantén el impulso definiendo puntos de acción y enviándolos a todos después de la reunión.

Las funciones de transcripción y grabación de llamadas de CloudTalk son útiles en este caso, ya que te permiten revisar fácilmente lo que se discutió y resumir los puntos de acción acordados.

Buenas prácticas en las reuniones virtuales: Si eres un asistente

No sólo el líder de una reunión tiene la responsabilidad de garantizar que sea productiva. He aquí algunas cosas que debes hacer como asistente:

Prepárate a fondo

Asegúrate de que estás totalmente preparado para la reunión antes de que empiece. El responsable o coordinador de la reunión debe haber enviado un orden del día. Léelo detenidamente y asegúrate de que estás al día de todo lo que se va a tratar.

Si tienes información o actualizaciones que dar, prepara los materiales pertinentes y asegúrate de que sabes exactamente lo que tienes que decir.

Comprueba tu tecnología

Los problemas técnicos pueden perturbar toda la reunión. Por tanto, asegúrate de que toda tu tecnología funciona correctamente.

Compruébalo:

• Tu micrófono funciona
• Tu conexión a Internet es fuerte
• Tu webcam está debidamente preparada (si se trata de una videoconferencia).

Utiliza siempre fondos profesionales

Un entorno poco profesional puede restar valor a una reunión y quedar mal contigo. Evita cosas como tener ropa sucia o desorden detrás de ti mientras hablas con tus colegas. Busca un fondo que sea sensato, que no distraiga y que demuestre tu profesionalidad.

Si no tienes un fondo de aspecto profesional adecuado donde estás trabajando, añade un fondo virtual o simplemente difumina el telón de fondo.

Llega a tiempo

Ser puntual en las reuniones es tan importante virtualmente como en la vida real. De lo contrario, la gente tendrá que esperarte, lo que es frustrante y puede afectar a la productividad de la reunión o hacer que se alargue más de la cuenta.

Presta toda tu atención

Uno de los inconvenientes de las reuniones a distancia es que es más fácil que tu atención se desvíe. Intenta mantenerte plenamente involucrado en la reunión. Aquí tienes algunos consejos:

• No abras otras pestañas
• No juegues en tu teléfono
• No compruebes tus correos electrónicos
• Repite mentalmente las frases de tus compañeros para mantener la concentración.

Sé cortés con los demás asistentes

Hay muchas cosas que hacemos automáticamente en persona que no siempre son tan fáciles virtualmente. Por ejemplo, en persona es mucho más fácil saber cuándo otra persona va a hablar y evitar hablar por encima de ella.

En un entorno virtual, tienes que esforzarte un poco más para mantener unas normas básicas de cortesía. Así que haz un esfuerzo consciente por ser amable y considerado con los demás asistentes.

Aumenta la productividad de los equipos remotos con reuniones virtuales

Gestionar equipos remotos puede ser un reto, pero las mejores plataformas de reuniones virtuales o soluciones de conferencias telefónicas pueden ayudar a mantener a los equipos comprometidos, conectados y productivos.

Con CloudTalk, puedes comunicarte sin esfuerzo con equipos, empleados y clientes de todo el mundo. La amplia gama de integraciones simplifica todo, desde la cancelación de ruido hasta la sincronización de calendarios, y la alta calidad de las llamadas significa que puedes colaborar sin problemas estés donde estés tú o tus participantes.

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