Virtuelle Meetings: Ihr vollständiger Leitfaden für 2024 und darüber hinaus
71% der Meetings werden als „unproduktiv“ eingestuft. Manchmal haben die Teilnehmer das Gefühl, dass die Meetings für sie nicht relevant sind. Oder sie ärgern sich darüber, dass sie eine weite Reise auf sich nehmen und einen Großteil ihrer Zeit opfern mussten. Meetings sind jedoch ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter informiert und engagiert sind.
Wie kann Ihr Unternehmen also sicherstellen, dass jedes Standup, jede Konferenz und jedes Treffen ansprechend und relevant ist? Der Einsatz der richtigen Software für virtuelle Meetings könnte die Antwort sein. Schließlich können Sie Meetings aus der Ferne für die Kosten eines Software-Abonnements abhalten.
Das Wichtigste in Kürze:
- Virtuelle Meetings sind ein wertvolles Instrument für moderne Unternehmen, denn 40,9 % der Vollzeitbeschäftigten arbeiten entweder per Fernzugriff oder in einem hybriden Arbeitsmodell.
- Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt 3 bis 5 Stunden pro Woche mit der Teilnahme an Meetings. Diese finden zunehmend in virtuellen Besprechungsräumen statt, die online und nicht persönlich besetzt sind.
- Sie können viele verschiedene Arten von Besprechungen aus der Ferne abhalten, z. B. Teambesprechungen, Strategiesitzungen und spontane Besprechungen.
- Die richtige Software für virtuelle Meetings kann Meetings kostengünstiger und zugänglicher machen, dank Funktionen wie hoher Gesprächsqualität, Echtzeit-Transkription und Gesprächsaufzeichnung.
- Um virtuelle Besprechungen produktiver zu gestalten, sollten Sie immer eine Tagesordnung vorbereiten, nur diejenigen einladen, für die die Besprechung relevant ist, und klare Regeln aufstellen, damit die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft.
Was ist ein virtuelles Meeting?
Ein virtuelles Meeting findet online statt, wenn sich alle oder einige der Teilnehmer an unterschiedlichen geografischen Orten befinden.
Seit der Pandemie 2020, als viele Unternehmen zum ersten Mal gezwungen waren, auf Fernarbeit umzusteigen, sind Meetings über große Entfernungen in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Tagesgeschäfts geworden.
Ihre Kommunikationsmittel für virtuelle Teams können also einen großen Einfluss auf Produktivität, Effizienz und Teamzusammenhalt haben.
Was sind die wichtigsten Arten von virtuellen Meetings?
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, virtuelle Meetings zu kategorisieren. Zum einen nach der Art der verwendeten Technologie und zum anderen nach dem Zweck oder Stil des Meetings.
Die drei wichtigsten Arten von virtuellen Meetings sind, was die verwendete Technologie betrifft, folgende:
- Telekonferenzen – Meetings, die herkömmlichen Telefonkonferenzen ähneln, aber nur Audio verwenden. Einige Teilnehmer können sich über ein Tischtelefon oder ein Mobiltelefon einwählen, aber auch Online-Meeting-Plattformen ermöglichen oft reine Audio-Telekonferenzen.
- Videokonferenzen – Meetings, die sowohl ein visuelles als auch ein Audio-Element enthalten. Die Teilnehmer können sich gegenseitig sehen und „von Angesicht zu Angesicht“ kommunizieren.
- Webkonferenzen – Meetings, die zusätzliche kollaborative Elemente enthalten, z. B. die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen oder Inhalten. Die Teilnehmer können Präsentationen und Dokumente gemeinsam nutzen, ansehen oder bearbeiten und sich gegenseitig sehen und sprechen.
Wenn es um den Stil oder den Zweck des Treffens geht, gibt es mehrere Arten von virtuellen Meetings. Hier sind nur einige der gängigsten:
Regelmäßige Standups für Ihre Teams
Ein „Standup“-Meeting ist eine kurze Besprechung, die idealerweise nicht länger als 10 oder 15 Minuten dauert. Normalerweise finden Standup-Meetings zu Beginn eines Tages oder einer Schicht statt. Das Ziel ist es, das Team schnell zu versammeln und sicherzustellen, dass jeder weiß, was er tut, dass er von seiner Arbeit überzeugt ist und dass alle Fragen geklärt werden.
Strategie- oder Planungstreffen
Strategie- oder Planungsbesprechungen sind in der Regel länger und ausführlicher als Standups. Ihr Ziel ist es, eine Strategie für kommende Kampagnen, Projekte oder Veranstaltungen zu entwickeln. Sie sind der Ort für längere Diskussionen darüber, wie Ihr Unternehmen seine Ziele erreichen will und welche Rolle Einzelpersonen oder Teams dabei spielen müssen.
Treffen unter vier Augen
Diese Art von virtuellen Meetings findet in der Regel zwischen einem Teammitglied und seinem direkten Vorgesetzten statt. Sie bieten die Gelegenheit für gegenseitiges Feedback, u.a. zu folgenden Themen:
- Aktuelle Arbeitsleistung
- Bedenken oder Sorgen
- Zukünftige Karriereentwicklung
- Zusätzliche Unterstützung oder Schulung, die möglicherweise erforderlich ist
Monatliche oder vierteljährliche Berichtssitzungen
Bei diesen Treffen können die Teams eine Bilanz ihrer jüngsten Leistungen ziehen. Die Teamleiter könnten eine Auswahl von Statistiken oder Ergebnissen präsentieren, die die Leistungen des Teams zusammenfassen. Anschließend gibt es wahrscheinlich Gelegenheit zu einer breiteren Diskussion über diese Informationen.
Der Zweck dieser Berichtssitzungen ist es:
- Jüngste Erfolge hervorheben
- Identifizieren Sie eventuelle Schwächen oder verbesserungswürdige Bereiche
- Entdecken Sie Wege, um aus den Erfolgen Kapital zu schlagen oder die Schwächen zu beseitigen
All Hands Meetings oder Demonstrationen
Manchmal müssen Unternehmen ihre gesamte Belegschaft zusammenbringen. Dabei kann es sich um ein Treffen im Stil einer Bürgerversammlung handeln, um die allgemeine Richtung des Unternehmens zu besprechen oder um einen neuen Prozess oder ein neues Software-Tool vorzustellen, das alle kennen müssen.
Bei dieser Art von Meetings ist die Qualität der Anrufe entscheidend, damit die große Anzahl von Teilnehmern nicht zu Latenz, Jitter oder ähnlichen Problemen führt. Das bedeutet, dass Sie unbedingt eine Anrufsoftware verwenden müssen, die unabhängig von der Anzahl der Benutzer und deren Standort eine hohe Qualität garantiert.
Treffen mit Klienten oder Kunden
Oft ist es bequemer, Besprechungen mit Klienten oder Kunden online abzuhalten. Ein virtuelles Treffen ist einfacher zu arrangieren und durchzuführen als ein persönliches Treffen.
Ihre Kunden können Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit erhalten, ohne ihr Büro zu verlassen. So können Sie effektive Beziehungen aufbauen, ohne ein persönliches Treffen organisieren zu müssen, bei dem eine oder alle Parteien reisen müssen.
Treffen mit Lieferanten, Partnern oder anderen Stakeholdern
Oft müssen sich Unternehmen mit Dritten treffen, die zwar nicht zum Unternehmen gehören, aber an bestimmten Vorgängen oder Projekten beteiligt sind.
Lieferanten, Partner und andere Stakeholder sind für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens unerlässlich. Da sie aber technisch gesehen nicht zum Team gehören, kann es schwierig sein, sie zu Besprechungen zu treffen.
Virtuelle Callcenter-Software macht es einfach, mit diesen Dritten in Verbindung zu treten. Die Teilnehmer können von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus teilnehmen und sogar relevante Dokumente oder Daten innerhalb der Software selbst austauschen.
Ad-hoc-Treffen
Es kann sein, dass Sie sich schnell und spontan treffen müssen, um eine schnelllebige Situation zu bewältigen. Virtuelle Meetings sind in solchen Fällen ideal, denn sie sind schnell eingerichtet und sehr zugänglich. Sie können schnell mit Teammitgliedern in der ganzen Welt in Kontakt treten und dringende Situationen oder Änderungen schnell und effizient besprechen.
„Spaß“ Meetings
Meetings müssen nicht immer ernst sein. Manchmal möchten Sie vielleicht Ihr Team oder sogar das gesamte Unternehmen zusammenbringen, um ein wenig Spaß zu haben. Einige Beispiele für unterhaltsame Meetings, die Sie virtuell abhalten können, sind:
- Virtuelle Weihnachts- oder Feiertagstreffen
- Teambuilding-Sitzungen, Spiele oder Quizspiele
- Eisbrecher-Treffen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter
Die Vorteile von virtuellen Meetings
Sie können die Vorteile virtueller Meetings unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder der Branche, in der Sie tätig sind, nutzen. Hier sind einige der bemerkenswertesten:
Bleiben Sie mit Ihren Remote- und Hybrid-Mitarbeitern in Verbindung
Viele Unternehmen haben Büro-, Hybrid- und entfernte Mitarbeiter. Virtuelle Meetings sind ideal, um all diese Mitarbeiter miteinander zu verbinden und auf dem gleichen Stand zu halten. Wenn Sie nur persönliche Besprechungen abhalten, kann es passieren, dass jemand, der zu dieser Zeit nicht im Büro ist, wichtige Aktualisierungen oder Anweisungen nicht mitbekommt.
Die besten Tools für virtuelle Meetings und Lösungen für Geschäftstelefonate gewährleisten eine nahtlose Kommunikation bei der Arbeit aus der Ferne, wie MyHeritage bei der Einführung von CloudTalk feststellen konnte:
Elay Sasson
„Wir haben ein großes Team von Agenten (158), die von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Mit CloudTalk können sie sich einfach anmelden und von überall aus Anrufe tätigen, ohne dass eine komplexe Einrichtung oder Installation erforderlich ist.“ – Call Center Sales Manager bei MyHeritage
Sparen Sie Reise- und andere Kosten
Einem Whitepaper von Verizon zufolge kann ein persönliches Meeting mit nur fünf Personen bis zu 7 Mal mehr kosten als ein entsprechendes virtuell abgehaltenes Meeting.
Von den Reisekosten der Teilnehmer bis hin zu Raummiete, Erfrischungen und anderen Gemeinkosten summieren sich die Kosten für persönliche Meetings schnell. Im Gegensatz dazu können Remote-Meetings für die Kosten eines Software-Abonnements abgehalten werden. Für ein Unternehmen, das viele Meetings abhält, bedeutet dies eine erhebliche Ersparnis.
Seien Sie umweltfreundlicher
Während der Covid-19-Pandemie sanken die weltweiten Emissionen um 17%. Ein großer Teil davon ist darauf zurückzuführen, dass der tägliche Arbeitsweg von stundenlangen Autofahrten zu einem Spaziergang vom Schlafzimmer zum Computer wurde.
Alles, was den Bedarf an Fahr- oder Flugreisen reduziert, wirkt also Wunder für Ihre Umweltbilanz. Meetings aus der Ferne statt persönlich abzuhalten ist eine hervorragende Möglichkeit, umweltfreundlicher zu sein.
Worauf Sie bei virtuellen Meeting-Plattformen achten sollten
Die Plattform, die Sie für virtuelle Meetings verwenden, hat einen großen Einfluss darauf, wie erfolgreich Ihre Meetings sein werden und was Sie erreichen. Schauen wir uns einige der wichtigsten Dinge an, auf die Sie bei einer Plattform für virtuelle Meetings achten sollten:
Zuverlässige Anrufe mit hoher Qualität
Eine gute Gesprächsqualität ist ein Muss, wenn Sie Fernkonferenzen durchführen. Suchen Sie nach Software, die eine hohe Gesprächsqualität ohne Latenz, Jitter oder Verzerrungen bietet.
CloudTalk arbeitet hart daran, Netzwerke sauber und zuverlässig zu halten. Unsere Jitter-Rate ist extrem niedrig – nur 17,8 Millisekunden über das gesamte verteilte Netzwerk. Das bedeutet, dass Sie sich darauf verlassen können, dass CloudTalk überall auf der Welt eine scharfe und klare Gesprächsqualität liefert.
Anruf-Aufzeichnung
Die Aufzeichnung von Gesprächen ermöglicht es Ihnen, wichtige Momente des Meetings und der Diskussion wiederzugeben und erleichtert die Klärung von Unklarheiten.
Außerdem kann eine Audioaufzeichnung eines Meetings allen, die nicht teilnehmen konnten, helfen, die Entscheidungen nachzuvollziehen.
Automatische Transkription und Zusammenfassungen
Die automatische Transkription von Anrufen ist eine KI-gestützte Funktion, bei der die Dialoge in Textform umgewandelt werden. Sie können die Transkription nutzen, um schnell auf die Aktionspunkte des Meetings zurückzugreifen oder den Inhalt des Meetings mit Kollegen zu teilen, die nicht teilnehmen konnten.
CloudTalk kann Anrufe in bis zu 145 verschiedenen Sprachen erkennen und transkribieren und macht es Ihnen leicht, diese Transkriptionen in andere Tools und Plattformen zu importieren (z.B. Ihr CRM).
Integrationen mit Ihren anderen Tools
Integrationen mit Ihren anderen Geschäftstools sind ein weiteres Muss, wenn es um Online-Meeting-Software geht.
Sie möchten zum Beispiel eine Lösung, die mit Ihrem CRM integriert werden kann. So können Sie schnell auf Kundeninformationen zugreifen, wenn jemand in Ihrem Unternehmen anruft, und die Aktualisierung der Datensätze (mit Gesprächsnotizen und mehr) wird wesentlich einfacher.
Sie sollten auch nicht nur auf CRM-Integrationen achten. Die Krisp-Integration von CloudTalk zum Beispiel sorgt dafür, dass Anrufe klar und ablenkungsfrei bleiben. Mit Kalenderintegrationen können Sie ganz einfach Termine vereinbaren und sicherstellen, dass niemand Ihre Besprechungen verpasst.
Bewährte Praktiken für virtuelle Meetings: Wenn Sie das Meeting leiten
Die Art und Weise, wie Sie Ihre virtuellen Meetings durchführen, hat ebenfalls einen großen Einfluss auf deren Erfolg. Im Folgenden finden Sie fünf bewährte Verfahren für virtuelle Meetings, die Ihnen helfen, effektive, produktive und ansprechende Zusammenkünfte abzuhalten:
Bereiten Sie im Voraus eine Agenda vor
Auf diese Weise können Sie viel Zeit sparen und Ihre Besprechungen wesentlich effizienter gestalten.
Wenn jeder eine Kopie der Tagesordnung hat, verschwenden Sie zu Beginn keine Zeit damit, zu erklären, worum es in der Besprechung gehen wird. Einfach ausgedrückt: Wenn es keine Tagesordnung gibt, sollten Sie kein Meeting abhalten.
Laden Sie nur diejenigen ein, die dabei sein müssen
Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung von Remote-Teams, aber Sie müssen nicht jeden zu jeder Besprechung einladen. Achten Sie also darauf, dass Sie nur Personen einladen, die wirklich dabei sein müssen. Überlegen Sie, wer von der Besprechung profitieren wird und wer etwas Wichtiges zu sagen hat.
Besprechungsregeln festlegen
Regeln helfen dabei, Ihr Meeting zu organisieren und beim Thema zu bleiben.
Denken Sie an Dinge wie:
- Ob die Leute ihre Mikrofone ausschalten sollten , wenn sie nicht sprechen
- Ob Sie nun eine virtuelle Unterstützung benötigen, wenn jemand etwas zu sagen hat
- Wie Sie mit der Agenda mithalten können
- Wie Sie verhindern, dass die Leute sich gegenseitig überreden.
Halten Sie die Teilnehmer bei der Stange
Ein Meeting, das die Teilnehmer einbezieht, ist produktiver und macht allen mehr Spaß. Sorgen Sie also dafür, dass alle Teilnehmer einbezogen werden. Denken Sie daran, Präsentationen mit visuellen Hilfsmitteln zu ergänzen und gelegentlich Fragen zu stellen, um aktiv Beiträge zu erhalten.
Wenn Sie noch mehr Ideen haben möchten, finden Sie hier einen großartigen Leitfaden, wie Sie virtuelle Meetings interaktiver gestalten können, der Ihnen auf Ihrem Weg helfen kann.
Definieren Sie die Aktionspunkte nach dem Treffen
Selbst die spannendste Besprechung ist nicht produktiv, wenn jeder vergisst, was beschlossen wurde.
Halten Sie den Schwung aufrecht, indem Sie Aktionspunkte festlegen und diese nach der Sitzung an alle verteilen.
Die Transkriptions- und Gesprächsaufzeichnungsfunktionen von CloudTalk sind hier hilfreich, denn so können Sie leicht zurückblicken, was besprochen wurde, und die vereinbarten Aktionspunkte zusammenfassen.
Bewährte Praktiken für virtuelle Meetings: Wenn Sie ein Teilnehmer sind
Nicht nur der Leiter eines Meetings trägt die Verantwortung dafür, dass es produktiv verläuft. Hier sind einige Dinge, die Sie als Teilnehmer tun sollten:
Vollständig vorbereiten
Vergewissern Sie sich, dass Sie auf das Treffen vorbereitet sind, bevor es beginnt. Der Leiter oder Koordinator des Treffens sollte eine Tagesordnung verschickt haben. Lesen Sie sie gründlich durch und stellen Sie sicher, dass Sie über alles, was besprochen wird, auf dem Laufenden sind.
Wenn Sie Informationen oder Aktualisierungen zu geben haben, bereiten Sie alle relevanten Materialien vor und stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, was Sie sagen müssen.
Überprüfen Sie Ihre Technik
Technische Probleme auf Ihrer Seite können das gesamte Meeting stören. Vergewissern Sie sich also, dass Ihre gesamte Technik einwandfrei funktioniert.
Prüfen Sie das:
- Ihr Mikrofon funktioniert
- Ihre Internetverbindung ist stark
- Ihre Webcam ist ordnungsgemäß vorbereitet (wenn es sich um ein Videomeeting handelt).
Verwenden Sie immer professionelle Hintergründe
Unprofessionelle Hintergründe können von einem Meeting ablenken und ein schlechtes Licht auf Sie werfen. Vermeiden Sie Dinge wie schmutzige Wäsche oder Unordnung hinter Ihnen, während Sie mit Ihren Kollegen sprechen. Wählen Sie einen Hintergrund, der vernünftig ist, nicht ablenkt und Ihre Professionalität unterstreicht.
Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz keinen professionell wirkenden Hintergrund haben, fügen Sie einen virtuellen Hintergrund hinzu oder lassen Sie den Hintergrund einfach verschwimmen.
Pünktlich ankommen
Pünktlichkeit bei Besprechungen ist virtuell genauso wichtig wie im wirklichen Leben. Andernfalls müssen die Teilnehmer auf Sie warten, was frustrierend ist und sich auf die Produktivität des Meetings auswirken kann oder dazu führt, dass es länger dauert.
Schenken Sie Ihre volle Aufmerksamkeit
Einer der Nachteile von Remote-Meetings ist, dass Ihre Aufmerksamkeit leichter abschweift. Versuchen Sie, sich voll und ganz auf die Besprechung einzulassen. Hier sind einige wichtige Tipps:
- Öffnen Sie keine anderen Registerkarten
- Spielen Sie nicht auf Ihrem Telefon
- Checken Sie nicht Ihre E-Mails
- Wiederholen Sie die Sätze Ihrer Kollegen in Ihrem Kopf, um konzentriert zu bleiben.
Seien Sie höflich zu anderen Teilnehmern
Es gibt viele Dinge, die wir im persönlichen Gespräch automatisch tun und die virtuell nicht immer so einfach sind. So ist es zum Beispiel viel einfacher, zu erkennen, wenn jemand etwas sagen will, und zu vermeiden, dass man ihn übergeht.
In einer virtuellen Umgebung müssen Sie sich etwas mehr anstrengen, um grundlegende Standards der Höflichkeit einzuhalten. Bemühen Sie sich also bewusst darum, freundlich und rücksichtsvoll zu Ihren Gesprächspartnern zu sein.
Steigern Sie die Produktivität in Remote-Teams mit virtuellen Meetings
Die Verwaltung von Remote-Teams kann eine Herausforderung sein, aber die besten Plattformen für virtuelle Meetings oder Telefonkonferenzen können dazu beitragen, dass Teams engagiert, verbunden und produktiv bleiben.
Mit CloudTalk können Sie mühelos mit Teams, Mitarbeitern und Kunden auf der ganzen Welt kommunizieren.
Die breite Palette an Integrationen macht alles einfach, von der Rauschunterdrückung bis zur Synchronisierung von Kalendern, und die hohe Anrufqualität bedeutet, dass Sie nahtlos zusammenarbeiten können, egal wo Sie oder Ihre Teilnehmer sich befinden.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie CloudTalk die Produktivität Ihrer Remote-Teams steigern kann, melden Sie sich für unseren kostenlosen14 Testtag an.
FAQs zu virtuellen Meetings
Was sind andere Bezeichnungen für virtuelle Meetings?
Virtuelle Meetings können auch als Remote-Meetings, Telekonferenzen, Web-Meetings, Online-Meetings oder digitale Meetings bezeichnet werden.
Sind virtuelle Meetings billiger als persönliche?
Virtuelle Meetings können deutlich billiger sein als persönliche Treffen.
Sie erfordern weitaus weniger Gemeinkosten und es fallen keine Reisekosten an.
Virtuelle Meeting-Plattformen und Lösungen für Geschäftstelefonate wie CloudTalk sind sehr kosteneffizient und können viele Funktionen automatisch ausführen (z. B. Transkription, Aufzeichnung und Zusammenfassung), die in einer persönlichen Situation kostspieliger sein könnten.
Wie viele Besprechungen sollte ich mit meinen Remote-Teams einplanen?
Es ist eine gute Idee, sich regelmäßig mit Ihren Remote-Teams zu treffen, um den Zusammenhalt des Teams zu fördern und sicherzustellen, dass alle auf die richtigen Ziele hinarbeiten.
Allerdings können zu viele Meetings ermüdend und frustrierend sein, vor allem, wenn die Teilnehmer das Gefühl haben, dass das Meeting (oder ihre Teilnahme daran) nicht notwendig ist.
Versuchen Sie, genügend Meetings abzuhalten, um Ihre Teams auf dem Laufenden zu halten und mit ihnen in Kontakt zu bleiben, aber nicht so viele, dass sich eine Meeting-Müdigkeit einstellt.
Was sind einige typische Grundregeln für virtuelle Meetings?
Zu den typischen Grundregeln gehören Dinge wie die Aufforderung an die Teilnehmer, die virtuelle Hand zu heben, wenn sie sprechen möchten, die Mikrofone auszuschalten, wenn sie nicht sprechen, von einer ablenkungsfreien Umgebung aus teilzunehmen und sich professionell zu kleiden.
Der Knigge für virtuelle Meetings ist nicht so instinktiv wie der Knigge für persönliche Meetings, daher ist es oft eine gute Idee, ähnliche Regeln für Ihre Meetings festzulegen.
Was sind die Nachteile von virtuellen Gruppentreffen?
Virtuelle Gruppentreffen haben einige Nachteile im Vergleich zu persönlichen Treffen.
So ist es zum Beispiel schwieriger, in einer virtuellen Umgebung Beziehungen aufzubauen als in einer persönlichen Umgebung.
Außerdem empfinden manche Menschen eine vollständig virtuelle Arbeitsumgebung als isolierend, da sie von ihren Kollegen abgeschnitten sind, selbst wenn sie sich häufig treffen.
Virtuelle Meetings sind zwar oft produktiver als persönliche Meetings, aber die Teilnehmer lassen sich auch leichter ablenken.
Das Internet ist nur einen Mausklick entfernt, und es ist leicht, untätig auf dem Telefon herumzuscrollen, während andere Teilnehmer sprechen.
Aus diesem Grund sollten sich die Teilnehmer virtueller Meetings bemühen, dem Meeting ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken, ohne Multitabbing zu betreiben oder sich ablenken zu lassen.