Was ist ein virtuelles Meeting? Ein einfacher Leitfaden für 2026
71 % aller Meetings gelten als „unproduktiv“. Dennoch bleiben Meetings ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung, um alle Mitarbeitenden informiert und engagiert zu halten.
Das erfahren Sie in diesem Leitfaden:
- Was virtuelle Meetings wirklich sind – und warum sie zum Herzschlag moderner Teamarbeit geworden sind.
- Die wichtigsten Unterschiede zwischen Telefonkonferenzen, Videomeetings und Webkonferenzen (und wann Sie welche Variante nutzen sollten).
- Drei überraschende Wege, wie virtuelle Meetings Kosten senken, das Engagement steigern und Ihren CO2-Fußabdruck verringern.
- Sechs einfache Gewohnheiten, mit denen Sie vorbereitet, professionell und voll präsent auftreten.
Was ist ein virtuelles Meeting?
Ein virtuelles Meeting findet online statt, wenn sich alle oder ein Teil der Teilnehmenden an unterschiedlichen geografischen Orten befinden.
Seit der Pandemie im Jahr 2020, als viele Unternehmen gezwungen waren, zum ersten Mal im Homeoffice zu arbeiten, sind Online-Meetings zu einem festen Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebs in vielen Unternehmen geworden.
Daher können Ihre Tools für die virtuelle Teamkommunikation einen großen Einfluss auf Produktivität, Effizienz und den Zusammenhalt im Team haben.
Was sind die wichtigsten Arten von virtuellen Meetings?
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, virtuelle Meetings zu kategorisieren: Einerseits nach der verwendeten Technologie und andererseits nach dem Zweck oder Stil des Meetings.
Die drei Hauptarten von virtuellen Meetings in Bezug auf die Technologie sind:
- Telefonkonferenzen – Meetings ähnlich wie traditionelle Telefonkonferenzen, die nur auf Audio basieren. Einige Teilnehmer wählen sich über ein Festnetz- oder Mobiltelefon ein, aber Online-Meeting-Plattformen ermöglichen oft auch reine Audio-Telefonkonferenzen.
- Videokonferenzen – Meetings, die neben dem Ton auch ein visuelles Element beinhalten. Die Teilnehmenden können sich gegenseitig sehen und „persönlich“ miteinander kommunizieren.
- Webkonferenzen – Meetings mit zusätzlichen kollaborativen Funktionen wie Bildschirmfreigabe oder dem Teilen von Inhalten. Die Teilnehmenden können Präsentationen und Dokumente gemeinsam ansehen, teilen oder bearbeiten und sich gleichzeitig sehen und hören.
Was den Stil oder Zweck des Treffens betrifft, gibt es noch weitere Arten von virtuellen Meetings. Hier sind einige der häufigsten:
Regelmäßige Stand-ups für Ihre Teams
Ein „Stand-up“-Meeting ist eine kurze Abstimmung, die idealerweise nicht länger als 10 oder 15 Minuten dauert. Meistens finden Stand-ups zu Beginn eines Tages oder einer Schicht statt. Ziel ist es, das Team kurz zusammenzurufen, um sicherzustellen, dass alle wissen, was sie zu tun haben, sich bei ihrer Arbeit sicher fühlen und alle Fragen geklärt sind.
Strategie- oder Planungsmeetings
Strategie- oder Planungsmeetings sind in der Regel länger und tiefgründiger als Stand-ups. Ihr Ziel ist es, Strategien für anstehende Kampagnen, Projekte oder Events zu entwickeln. Sie bieten Raum für ausführlichere Diskussionen darüber, wie Ihr Unternehmen seine Ziele erreichen will und welche Rolle einzelne Personen oder Teams dabei spielen.
Einzelgespräche (1-on-1s)
Diese Art von virtuellen Meetings findet in der Regel zwischen einem Teammitglied und der direkten Führungskraft statt. Sie bieten die Möglichkeit für gegenseitiges Feedback zu Themen wie:
- Aktuelle Arbeitsleistung
- Sorgen oder Bedenken
- Zukünftige Karriereentwicklung
- Zusätzliche Unterstützung oder Schulungen, die benötigt werden
Monatliche oder vierteljährliche Berichtsmeetings
In diesen Meetings können Teams Bilanz über ihre Leistung der letzten Zeit ziehen. Teamleiter können ausgewählte Statistiken oder Ergebnisse präsentieren, die die Erfolge des Teams zusammenfassen. Anschließend gibt es meistens Gelegenheit für eine breitere Diskussion dieser Informationen.
Der Zweck dieser Berichtsmeetings ist es:
- Aktuelle Erfolge hervorzuheben
- Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren
- Wege zu finden, um diese Erfolge zu nutzen oder die Schwachstellen zu beheben
All-Hands-Meetings oder Produktdemos
Manchmal müssen Unternehmen ihre gesamte Belegschaft versammeln. Dies kann für ein Meeting im Town-Hall-Stil sein, um die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu besprechen, oder um einen neuen Prozess oder ein Softwaretool vorzustellen, das alle kennen müssen.
Bei dieser Art von Meetings ist die Verbindungsqualität entscheidend, damit die große Anzahl der Teilnehmenden nicht zu Verzögerungen, Jitter oder ähnlichen Problemen führt. Daher ist es wichtig, eine Telefoniesoftware zu verwenden, die unabhängig von der Anzahl der Nutzer oder deren Standort eine hohe Qualität garantiert.
Meetings mit Kunden
Meetings mit Kunden lassen sich oft bequemer online abhalten. Ein virtuelles Meeting ist einfacher zu organisieren und wahrzunehmen als ein persönliches Treffen.
Ihre Kunden erhalten Ihre volle Aufmerksamkeit, ohne ihr Büro verlassen zu müssen. So können Sie effektive Beziehungen aufbauen, ohne den Aufwand eines persönlichen Treffens, für das eine oder alle Parteien reisen müssten.
Lieferanten-, Partner- oder Stakeholder-Meetings
Häufig müssen sich Unternehmen mit externen Dritten abstimmen, die zwar nicht zum Unternehmen gehören, aber ein Interesse an bestimmten Abläufen oder Projekten haben.
Lieferanten, Partner und andere Stakeholder sind für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Da sie aber formal nicht zum Team gehören, kann die Organisation von Meetings mit ihnen kompliziert sein.
Virtuelle Callcenter-Software macht die Verbindung mit diesen externen Parteien ganz einfach. Die Teilnehmenden können sich von überall aus mit einer Internetverbindung einwählen und sogar relevante Dokumente oder Daten direkt in der Software teilen.
Ad-hoc-Meetings
Manchmal sind schnelle, spontane Treffen nötig, um auf dynamische Situationen zu reagieren. Virtuelle Meetings eignen sich für solche Fälle hervorragend, da sie schnell eingerichtet und sehr leicht zugänglich sind. Sie können sich rasch mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt abstimmen und dringende Situationen oder Änderungen schnell und effizient klären.
„Fun“-Meetings
Meetings müssen nicht immer ernst sein. Manchmal möchten Sie vielleicht Ihr Team oder das gesamte Unternehmen zusammenbringen, um ein wenig Spaß zu haben. Beispiele für lockere Meetings, die Sie virtuell abhalten können, sind:
- Virtuelle Weihnachts- oder Feiertagsfeiern
- Teambuilding-Sessions, Spiele oder Quizrunden
- Icebreaker-Meetings zur Begrüßung neuer Teammitglieder
Die Vorteile virtueller Meetings
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche können Sie von den Vorteilen virtueller Meetings profitieren. Hier sind einige der wichtigsten:
Bleiben Sie mit Ihren Remote- und Hybrid-Mitarbeitenden in Verbindung
Viele Unternehmen haben Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder in Hybrid-Modellen. Virtuelle Meetings sind ideal, um all diese Arbeitskräfte miteinander zu verbinden und auf dem gleichen Stand zu halten. Wenn Sie Meetings nur persönlich abhalten, verpassen alle, die zu diesem Zeitpunkt nicht im Büro sind, wichtige Updates oder Anweisungen.
Die besten Tools für virtuelle Meetings und geschäftliche Telefonielösungen sorgen für eine nahtlose Kommunikation bei der Arbeit im Homeoffice, wie auch MyHeritage bei der Einführung von CloudTalk feststellte:
Elay Sasson
Reise- und andere Kosten senken
Laut einem Whitepaper von Verizon kann ein persönliches Treffen mit nur fünf Personen bis zu 7-mal mehr kosten als ein entsprechendes virtuelles Meeting.
Von den Reisekosten der Teilnehmenden über die Raummiete bis hin zu Verpflegung und anderen Nebenkosten summieren sich die Kosten für persönliche Meetings schnell. Im Gegensatz dazu können Remote-Meetings zum Preis eines Software-Abonnements abgehalten werden. Für ein Unternehmen, das viele Meetings abhält, bedeutet dies erhebliche Einsparungen.
Umweltfreundlicher agieren
Während der Covid-19-Pandemie sanken die weltweiten Emissionen um 17 %. Ein großer Teil davon ist darauf zurückzuführen, dass sich der tägliche Arbeitsweg von stundenlangem Autofahren in einen kurzen Weg vom Schlafzimmer zum Computer verwandelte.
Alles, was die Notwendigkeit von Autofahrten oder Flügen verringert, wirkt sich also positiv auf Ihre Umweltbilanz aus. Meetings virtuell statt persönlich abzuhalten, ist ein hervorragender Weg, um umweltfreundlicher zu agieren.
Worauf Sie bei Plattformen für virtuelle Meetings achten sollten
Die Plattform, die Sie für virtuelle Meetings nutzen, hat einen großen Einfluss darauf, wie erfolgreich Ihre Meetings verlaufen und was Sie damit erreichen. Sehen wir uns die wichtigsten Kriterien an, auf die Sie bei einer Plattform für virtuelle Meetings achten sollten:
Zuverlässige Anrufe in hoher Qualität
Eine gute Anrufqualität ist bei Remote-Meetings unerlässlich. Suchen Sie nach einer Software, die eine hohe Sprachqualität ohne Verzögerungen, Jitter oder Verzerrungen in den Vordergrund stellt.
CloudTalk arbeitet hart daran, Netze sauber und zuverlässig zu halten. Unsere Jitter-Rate ist extrem niedrig – sie liegt im gesamten verteilten Netzwerk bei nur 17,8 Millisekunden. Das bedeutet, dass Sie sich darauf verlassen können, dass CloudTalk überall auf der Welt für eine klare und deutliche Sprachqualität sorgt.
Anrufaufzeichnung
Die Anrufaufzeichnung ermöglicht es Ihnen, wichtige Momente von Besprechungen noch einmal abzuspielen und Diskussionen Revue passieren zu lassen, was die Klärung von Unklarheiten erleichtert.
Zudem kann eine Meeting-Aufzeichnung allen, die nicht teilnehmen konnten, helfen, sich über die getroffenen Entscheidungen zu informieren.
Automatische Transkription und Zusammenfassungen
Die automatische Anruftranskription ist eine KI-gestützte Funktion, bei der das gesprochene Wort in Textform umgewandelt wird. Sie können Transkriptionen nutzen, um schnell die Aktionspunkte eines Meetings zu überprüfen oder die Inhalte von Besprechungen ganz einfach mit Kollegen zu teilen, die nicht teilnehmen konnten.
CloudTalk kann Anrufe in bis zu 145 verschiedenen Sprachen erkennen und transkribieren und macht es Ihnen leicht, diese Transkriptionen in andere Tools und Plattformen (z. B. Ihr CRM) zu exportieren.
Integrationen mit Ihren anderen Tools
Integrationen mit Ihren anderen Geschäftstools sind ein weiteres Muss für jede Online-Meeting-Software.
Sie möchten beispielsweise eine Lösung, die sich in Ihr CRM integrieren lässt. Dadurch erhalten Sie schnellen Zugriff auf Kundeninformationen, wenn jemand in Ihrem Unternehmen anruft, und können deren Datensätze (mit Gesprächsnotizen und mehr) viel einfacher aktualisieren.
Es sind auch nicht nur CRM-Integrationen, nach denen Sie Ausschau halten sollten. Beispielsweise hilft die Krisp-Integration von CloudTalk dabei, Anrufe klar und frei von Ablenkungen zu halten. Kalender-Integrationen wiederum vereinfachen die Terminvereinbarung und sorgen dafür, dass niemand Ihre Meetings verpasst.
Best Practices für virtuelle Meetings: Wenn Sie das Meeting leiten
Die Art und Weise, wie Sie Ihre virtuellen Meetings leiten, hat ebenfalls großen Einfluss auf deren Erfolg. Hier sind fünf Best Practices für virtuelle Meetings, die Ihnen helfen, effektive, produktive und ansprechende Treffen durchzuführen:
Bereiten Sie im Vorfeld eine Agenda vor
Dies kann Ihnen viel Zeit sparen und Ihre Meetings wesentlich effizienter machen.
Wenn alle eine Kopie der Agenda haben, verschwenden Sie zu Beginn keine Zeit mit der Erklärung, worum es im Meeting gehen wird. Kurz gesagt: Wenn es keine Agenda gibt, planen Sie kein Meeting.
Laden Sie nur Personen ein, die wirklich anwesend sein müssen
Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil bei der Führung von Remote-Teams, aber Sie müssen nicht bei jedem einzelnen Treffen alle dabei haben. Stellen Sie also sicher, dass Sie nur Personen einladen, die tatsächlich anwesend sein müssen. Überlegen Sie, wer von dem Meeting profitiert und wer wichtige Beiträge zu leisten hat.
Legen Sie Meeting-Regeln fest
Regeln helfen dabei, Ihr Meeting strukturiert und themenbezogen zu halten.
Denken Sie an Dinge wie:
- Ob die Teilnehmenden ihr Mikrofon stummschalten sollten, wenn sie nicht sprechen
- Ob Sie eine virtuelle Wortmeldung verlangen, wenn jemand etwas sagen möchte
- Wie Sie die Agenda einhalten
- Wie Sie verhindern, dass Personen durcheinanderreden.
Halten Sie das Engagement hoch
Ein Meeting, das die Teilnehmenden einbindet, ist produktiver und macht allen mehr Spaß. Bemühen Sie sich also darum, alle Anwesenden einzubeziehen. Denken Sie darüber nach, visuelle Hilfsmittel in Präsentationen einzubauen und gelegentlich Fragen zu stellen, um aktiv Feedback einzuholen.
Wenn Sie noch mehr Ideen suchen, haben wir einen tollen Leitfaden dazu, wie Sie virtuelle Meetings interaktiver gestalten können, der Ihnen weiterhelfen kann.
Definieren Sie die nächsten Schritte nach dem Meeting
Selbst das interaktivste Meeting ist nicht produktiv, wenn am Ende alle vergessen, was beschlossen wurde.
Halten Sie den Schwung aufrecht, indem Sie direkt nach dem Meeting konkrete To-dos definieren und an alle Teilnehmenden senden.
Die Transkriptions- und Anrufaufzeichnungsfunktionen von CloudTalk sind hierbei sehr hilfreich. Sie ermöglichen es Ihnen, das Besprochene einfach noch einmal Revue passieren zu lassen und die vereinbarten Aktionspunkte zusammenzufassen.
Best Practices für virtuelle Meetings: Tipps für Teilnehmende
Nicht nur die Person, die das Meeting leitet, ist für dessen Produktivität verantwortlich. Als teilnehmende Person sollten Sie Folgendes beachten:
Bereiten Sie sich umfassend vor
Stellen Sie sicher, dass Sie sich vor Beginn des Meetings gründlich vorbereiten. Die Meetingleitung sollte vorab eine Agenda versendet haben. Lesen Sie sich diese aufmerksam durch und bringen Sie sich bezüglich aller zu besprechenden Themen auf den neuesten Stand.
Wenn Sie selbst Informationen oder Updates beisteuern, bereiten Sie die entsprechenden Unterlagen vor und überlegen Sie sich genau, was Sie sagen möchten.
Überprüfen Sie Ihre Technik
Technische Probleme auf Ihrer Seite können das gesamte Meeting stören. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre gesamte Technik einwandfrei funktioniert.
Prüfen Sie, ob:
- Ihr Mikrofon funktioniert
- Ihre Internetverbindung stabil ist
- Ihre Webcam optimal eingestellt ist (falls es sich um ein Videomeeting handelt).
Nutzen Sie immer einen professionellen Hintergrund
Ein unprofessioneller Hintergrund kann vom Meeting ablenken und ein schlechtes Licht auf Sie werfen. Vermeiden Sie beispielsweise schmutzige Wäsche oder Unordnung im Hintergrund, während Sie mit Ihren Kollegen sprechen. Wählen Sie einen ruhigen, unaufdringlichen Hintergrund, der Ihre Professionalität unterstreicht.
Wenn Ihnen an Ihrem Arbeitsplatz kein geeigneter, professionell wirkender Hintergrund zur Verfügung steht, nutzen Sie einen virtuellen Hintergrund oder weichzeichnen Sie einfach Ihren echten Hintergrund.
Seien Sie pünktlich
Pünktlichkeit ist bei virtuellen Meetings genauso wichtig wie bei persönlichen Treffen. Andernfalls müssen die anderen Teilnehmenden auf Sie warten. Das ist frustrierend, beeinträchtigt die Produktivität und führt oft dazu, dass das Meeting überzieht.
Schenken Sie dem Meeting Ihre volle Aufmerksamkeit
Einer der Nachteile von Remote-Meetings ist, dass die Aufmerksamkeit leichter abschweifen kann. Versuchen Sie, sich voll und ganz auf das Meeting zu konzentrieren. Hier sind einige Top-Tipps:
- Öffnen Sie keine anderen Tabs
- Spielen Sie nicht am Smartphone
- Prüfen Sie keine E-Mails
- Wiederholen Sie die Sätze Ihrer Kollegen gedanklich, um konzentriert zu bleiben.
Verhalten Sie sich den anderen gegenüber höflich
Viele Dinge, die wir persönlich ganz automatisch tun, fallen uns virtuell schwerer. Im direkten Gespräch spürt man beispielsweise viel leichter, wenn jemand anderes ansetzen möchte, zu sprechen, und vermeidet es, dazwischenzureden.
Im virtuellen Raum müssen Sie sich etwas mehr anstrengen, um grundlegende Höflichkeitsstandards einzuhalten. Achten Sie daher ganz bewusst darauf, Ihren Kollegen wertschätzend und rücksichtsvoll zu begegnen.
Produktivität in Remote-Teams durch virtuelle Meetings steigern
Die Führung von Remote-Teams kann eine Herausforderung sein. Doch die besten Plattformen für virtuelle Meetings oder Telefonkonferenz-Lösungen helfen dabei, Teams motiviert, vernetzt und produktiv zu halten.
Mit CloudTalk können Sie mühelos mit Ihren Teams, Mitarbeitern und Kunden auf der ganzen Welt kommunizieren. Die breite Palette an Integrationen macht alles ganz einfach – von der Geräuschunterdrückung bis zur Kalendersynchronisierung. Dank der hohen Sprachqualität können Sie nahtlos zusammenarbeiten, egal wo Sie oder Ihre Teilnehmenden sich befinden.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie CloudTalk die Produktivität Ihrer Remote-Teams steigern kann? Melden Sie sich doch einfach für unsere 14-tägige kostenlose Testversion an.
Häufig gestellte Fragen
Virtuelle Meetings werden oft auch als Remote-Meetings, Telefonkonferenzen, Web-Meetings, Online-Meetings oder digitale Meetings bezeichnet.
Virtuelle Meetings können deutlich günstiger sein als persönliche Treffen. Sie verursachen weit weniger Betriebskosten und es fallen keine Reisekosten an.
Plattformen für virtuelle Meetings und Business-Telefonielösungen wie CloudTalk sind sehr kosteneffizient und können viele Funktionen automatisch ausführen (z. B. Transkription, Aufzeichnung und Zusammenfassung), die bei einem persönlichen Treffen mit höheren Kosten verbunden wären.
Es ist ratsam, sich regelmäßig mit Ihren Remote-Teams auszutauschen, um den Teamzusammenhalt zu stärken und sicherzustellen, dass alle an den gleichen Zielen arbeiten.
Gleichzeitig können zu viele Meetings ermüdend und frustrierend sein – besonders dann, wenn die Teilnehmenden das Gefühl haben, dass das Meeting (oder ihre eigene Anwesenheit) nicht zwingend erforderlich ist.
Versuchen Sie, genügend Meetings anzusetzen, um Ihre Teams auf dem Laufenden und vernetzt zu halten, aber nicht so viele, dass eine allgemeine Meeting-Müdigkeit einsetzt.
Zu den typischen Grundregeln gehört beispielsweise, dass die Teilnehmenden virtuell die Hand heben, wenn sie etwas sagen möchten, ihr Mikrofon stummschalten, wenn sie gerade nicht sprechen, an einem ablenkungsfreien Ort teilnehmen und sich professionell kleiden.
Die Knigge für virtuelle Meetings ist meist weniger intuitiv als im persönlichen Gespräch. Daher ist es oft eine gute Idee, solche klaren Regeln für Ihre Meetings festzulegen.
Virtuelle Gruppenmeetings bringen im Vergleich zu persönlichen Treffen auch Nachteile mit sich. Beispielsweise ist es im virtuellen Raum schwieriger, echte Beziehungen aufzubauen. Ebenso empfinden manche ein rein virtuelles Arbeitsumfeld als isolierend, da sie sich von ihren Kollegen abgeschnitten fühlen – selbst wenn häufige Meetings stattfinden.
Obwohl virtuelle Meetings oft produktiver sind als persönliche Treffen, lassen sich die Teilnehmenden auch leichter ablenken. Das Internet ist nur einen Klick entfernt und es verleitet dazu, nebenbei auf dem Smartphone zu scrollen, während andere sprechen. Aus diesem Grund sollten sich alle Teilnehmenden eines virtuellen Meetings bewusst darauf konzentrieren und auf Multitasking oder andere Ablenkungen verzichten.
