Întâlniri virtuale: Ghidul dvs. complet pentru 2024 și nu numai

71% din reuniuni sunt considerate „neproductive”. Uneori, participanții consideră că reuniunile nu sunt relevante pentru ei. Alteori, este posibil să nu le placă faptul că au fost nevoiți să parcurgă o distanță mare și să renunțe la o mare parte din timpul lor. Cu toate acestea, reuniunile rămân o parte vitală a conducerii unei afaceri și a menținerii tuturor angajaților informați și implicați.

Așadar, cum se poate asigura compania dvs. că fiecare întâlnire, conferință și reuniune este atractivă și relevantă? Utilizarea software-ului potrivit pentru întâlniri virtuale ar putea fi răspunsul. La urma urmei, reuniunile la distanță pot fi organizate doar pentru costul unui abonament software.

Principalele concluzii:

• Întâlnirile virtuale sunt un instrument valoros pentru întreprinderile moderne, deoarece 40,9% dintre angajații cu normă întreagă lucrează fie de la distanță, fie după un model de lucru hibrid.
• Angajatul mediu petrece 3-5 ore în fiecare săptămână participând la reuniuni. Din ce în ce mai mult, acestea au loc în spații virtuale de întâlnire online, mai degrabă decât în persoană.
• Puteți organiza multe tipuri diferite de întâlniri de la distanță, inclusiv ședințe de echipă, sesiuni de strategie și întâlniri improvizate.
• Software-ul potrivit pentru întâlniri virtuale poate face întâlnirile mai rentabile și mai accesibile, datorită unor caracteristici precum calitatea ridicată a apelurilor, transcrierea în timp real și înregistrarea apelurilor.
• Pentru ca întâlnirile virtuale să fie mai productive, trebuie să pregătiți întotdeauna o agendă, să îi invitați numai pe cei pentru care întâlnirea este relevantă și să stabiliți reguli clare pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun.

Ce este o întâlnire virtuală?

O reuniune virtuală are loc online atunci când toți sau unii dintre participanți se află în locații geografice diferite.

De la pandemia din 2020, când multe companii au fost forțate să adopte pentru prima dată munca la distanță, întâlnirile la distanță au devenit parte integrantă a operațiunilor zilnice în multe companii.

Prin urmare, instrumentele de comunicare ale echipei dvs. virtuale pot avea un impact major asupra productivității, eficienței și coeziunii echipei.

Care sunt principalele tipuri de întâlniri virtuale?

Există două moduri diferite de a clasifica reuniunile virtuale. Una este în funcție de tipul de tehnologie utilizată, iar cealaltă este în funcție de scopul sau stilul reuniunii.

Cele trei tipuri principale de întâlniri virtuale, în ceea ce privește tehnologia utilizată, sunt:

• Teleconferințe – Întâlniri similare teleconferințelor tradiționale care utilizează numai audio. Unii participanți pot apela un telefon de birou sau mobil, dar platformele de întâlniri online permit adesea și teleconferințe numai audio.
• Videoconferințe – Întâlniri care introduc un element vizual, precum și audio. Participanții se pot vedea unii pe alții și pot comunica „față în față”.
• Conferințe web – Reuniuni care adaugă elemente suplimentare de colaborare, cum ar fi partajarea ecranului sau a conținutului. Participanții pot partaja, vizualiza sau lucra împreună la prezentări și documente, precum și se pot vedea și vorbi între ei.

În ceea ce privește stilul sau scopul întâlnirii, există mai multe tipuri de reuniuni virtuale. Iată doar câteva dintre cele mai comune:

Ședințe de lucru regulate pentru echipele dumneavoastră

O ședință „stand-up” este un check-in rapid, ideal fiind să nu dureze mai mult de 10 sau 15 minute. De obicei, reuniunile de pregătire au loc la începutul unei zile sau al unei ture. Scopul este de a reuni rapid echipa, de a se asigura că fiecare știe ce are de făcut, are încredere în munca sa și că toate întrebările sunt clarificate.

Reuniuni de strategie sau planificare

Reuniunile de strategie sau de planificare sunt, de obicei, mai lungi și mai aprofundate decât întâlnirile directe. Scopul lor este de a elabora strategii privind campaniile, proiectele sau evenimentele viitoare. În cadrul acestora au loc discuții mai lungi despre modul în care întreprinderea dumneavoastră își va atinge obiectivele și despre rolurile pe care trebuie să le joace persoanele sau echipele.

Întâlniri unu la unu

Aceste tipuri de întâlniri virtuale au loc, de obicei, între un membru al echipei și superiorul său direct. Ele oferă ocazia de a primi feedback în ambele sensuri cu privire la aspecte precum:

• Performanța profesională actuală
• Preocupări sau îngrijorări
• Dezvoltarea viitoare a carierei
• Sprijin sau formare suplimentară care poate fi necesară

Reuniuni lunare sau trimestriale de raportare

Aceste întâlniri sunt momentul în care echipele își pot evalua performanțele recente. Liderii de echipă ar putea prezenta o selecție de statistici sau rezultate care să rezume realizările echipei. Probabil că va exista apoi oportunitatea unei discuții mai ample asupra informațiilor.

Scopul acestor reuniuni de raportare este de a:

• Evidențierea succeselor recente
• Identificarea punctelor slabe sau a domeniilor de îmbunătățire
• Descoperiți modalități de a valorifica aceste succese sau de a consolida punctele slabe

Întâlniri sau demonstrații „All Hands

Uneori, companiile pot avea nevoie să își reunească întreaga forță de muncă. Poate fi vorba de o întâlnire de tip primărie pentru a discuta direcția generală a companiei sau pentru a demonstra un nou proces sau un nou instrument software despre care toată lumea trebuie să știe.

Pentru aceste tipuri de întâlniri, calitatea apelurilor este esențială, astfel încât numărul mare de participanți să nu conducă la latență, jitter sau alte probleme similare. Aceasta înseamnă că este vital să utilizați un software de apelare care garantează calitatea, indiferent de numărul de utilizatori sau de locul în care se află aceștia.

Întâlniri cu clienți sau consumatori

Este adesea mai convenabil să organizați întâlniri cu clienții online. O întâlnire virtuală este mai ușor de organizat și de participat decât o întâlnire în persoană.

Clienții dvs. pot beneficia de întreaga dvs. atenție fără a părăsi biroul. Astfel, vă permiteți să construiți relații eficiente fără a mai fi nevoit să organizați o întâlnire față în față în care una sau toate părțile trebuie să se deplaseze.

Întâlniri cu furnizori, parteneri sau alte părți interesate

Adesea, întreprinderile trebuie să se întâlnească cu părți terțe care nu aparțin întreprinderii, dar care au un interes în anumite operațiuni sau proiecte.

Furnizorii, partenerii și alte părți interesate fac parte integrantă din conducerea cu succes a unei companii, dar, deoarece nu fac parte din echipă din punct de vedere tehnic, poate fi dificil să vă întâlniți cu ei pentru ședințe.

Software-ul pentru call center virtual facilitează conectarea cu aceste părți terțe. Participanții pot participa de oriunde au o conexiune la internet și pot chiar să partajeze documente sau date relevante chiar în cadrul software-ului.

Reuniuni ad-hoc

Este posibil să fiți nevoit să organizați întâlniri rapide, improvizate, pentru a face față unor situații care evoluează rapid. Reuniunile virtuale sunt excelente în astfel de situații, deoarece sunt rapid de organizat și foarte accesibile. Puteți lua rapid legătura cu membrii echipei din întreaga lume și puteți discuta rapid și eficient despre situații urgente sau schimbări.

Întâlniri „distractive”

Întâlnirile nu trebuie să fie întotdeauna serioase. Uneori, ați putea dori să vă adunați echipa sau chiar întreaga companie pentru a vă distra puțin. Câteva exemple de întâlniri distractive pe care le-ați putea organiza virtual includ:

• Întâlniri virtuale de Crăciun sau de sărbători
• Sesiuni de team-building, jocuri sau teste
• Întâlniri de spargere a gheții pentru primirea noilor angajați

Beneficiile reuniunilor virtuale

Vă puteți bucura de avantajele reuniunilor virtuale indiferent de mărimea afacerii dvs. sau de industria în care lucrați. Iată câteva dintre cele mai notabile:

Rămâneți conectat cu lucrătorii dvs. la distanță și hibrizi

Multe întreprinderi dispun de servicii în birou, hibride și angajații aflați la distanță. Întâlnirile virtuale sunt ideale pentru a menține toți acești lucrători conectați și pe aceeași pagină. Dacă organizați numai întâlniri în persoană, oricine nu se află la birou în acel moment poate pierde actualizări sau instrucțiuni cruciale.

Cele mai bune instrumente pentru întâlniri virtuale și soluții pentru apeluri de afaceri asigură o comunicare fără probleme atunci când lucrați de la distanță, așa cum a descoperit MyHeritage când a adoptat CloudTalk:

Reducerea cheltuielilor de călătorie și a altor costuri

Conform unui whitepaper realizat de Verizon, o întâlnire în persoană de doar cinci persoane poate costa de 7 ori mai mult decât o întâlnire echivalentă desfășurată virtual.

De la costurile de deplasare ale participanților până la închirierea sălii, băuturi răcoritoare și alte cheltuieli generale, costul organizării de reuniuni în persoană se acumulează rapid. În schimb, reuniunile la distanță pot fi organizate la costul unui abonament software. Pentru o întreprindere care organizează multe reuniuni, aceasta reprezintă o economie semnificativă.

Fii mai prietenos cu mediul

În timpul pandemiei Covid-19, emisiile globale au scăzut cu 17%. O mare parte din această scădere poate fi atribuită schimbării navetei zilnice de la ore de condus la o plimbare de la dormitor la calculator.

Prin urmare, orice lucru care reduce nevoia de a conduce sau de a zbura va face minuni pentru acreditările dvs. de mediu. Organizarea de reuniuni de la distanță, mai degrabă decât în persoană, este o modalitate excelentă de a fi mai prietenos cu mediul.

Ce trebuie să căutați în platformele de întâlniri virtuale

Platforma pe care o utilizați pentru întâlnirile virtuale va avea un impact major asupra succesului întâlnirilor dvs. și asupra rezultatelor pe care le veți obține. Să analizăm câteva dintre principalele lucruri pe care ar trebui să le căutați într-o platformă de întâlniri virtuale:

Apeluri fiabile, de înaltă calitate

Calitatea bună a apelurilor este o necesitate atunci când organizați întâlniri la distanță. Căutați un software care prioritizează calitatea ridicată a apelurilor, fără latență, jitter sau distorsiuni.

CloudTalk lucrează din greu pentru a menține rețelele curate și fiabile. Rata noastră de jitter este extrem de scăzută – doar 17,8 milisecunde în întreaga rețea distribuită. Acest lucru înseamnă că vă puteți baza pe CloudTalk pentru a oferi o calitate clară a apelurilor, indiferent de locul în care vă aflați în lume.

Înregistrarea apelurilor

Înregistrarea apelurilor vă permite să redați momentele importante ale reuniunii și să analizați discuțiile, facilitând clarificarea oricărei confuzii.

În plus, o înregistrare audio a unei reuniuni poate ajuta pe oricine care nu a putut participa să se pună la curent cu ceea ce s-a decis.

Transcriere automată și rezumate

Transcrierea automată a apelurilor este o funcție bazată pe inteligență artificială prin care dialogul din cadrul reuniunii este convertit în format text. Puteți utiliza transcrierile pentru a verifica rapid punctele de acțiune ale reuniunii sau pentru a partaja cu ușurință conținutul reuniunilor cu colegii care nu au putut participa.

CloudTalk poate detecta și transcrie apeluri în până la 145 de limbi diferite și facilitează importul acestor transcrieri în alte instrumente și platforme (CRM, de exemplu).

Integrări cu alte instrumente

Integrarea cu alte instrumente de afaceri este o altă necesitate atunci când vine vorba de un software pentru întâlniri online.

De exemplu, doriți o soluție care se integrează cu CRM. Aceasta vă poate oferi acces rapid la informațiile despre clienți atunci când cineva sună la compania dvs. și face actualizarea înregistrărilor acestora (cu note de apel și altele) mult mai ușoară.

De asemenea, nu trebuie să căutați doar integrările CRM. De exemplu, integrarea Krisp de la CloudTalk ajută la menținerea convorbirilor clare și fără distrageri. În același timp, integrările calendaristice pot simplifica programările și pot garanta că nimeni nu lipsește de la întâlnirile dvs.

Cele mai bune practici pentru întâlnirile virtuale: Dacă tu conduci întâlnirea

Modul în care vă desfășurați reuniunile virtuale va avea, de asemenea, un impact major asupra succesului acestora. Iată cinci bune practici pentru întâlnirile virtuale care vă vor ajuta să organizați întâlniri eficiente, productive și atractive:

Pregătiți o agendă în avans

Acest lucru vă poate economisi mult timp și vă poate face întâlnirile mult mai eficiente.

Dacă toată lumea are o copie a ordinii de zi, nu veți pierde timp la început explicând care va fi subiectul întâlnirii. Mai simplu spus, dacă nu există o ordine de zi, nu organizați o întâlnire.

Invitați doar pe cei care trebuie să fie prezenți

Întâlnirile sunt o parte esențială a gestionării echipelor la distanță, dar nu trebuie să îi invitați pe toți la fiecare întâlnire. Așadar, asigurați-vă că invitați doar persoanele care trebuie să fie prezente. Gândiți-vă cine va beneficia de pe urma întâlnirii și cine are lucruri importante de spus.

Stabiliți regulile reuniunii

Regulile vă ajută să vă mențineți ședința organizată și la obiect.

Gândiți-vă la lucruri precum:

• Dacă oamenii ar trebui să își închidă microfoanele atunci când nu vorbesc
• Fie că aveți nevoie de o mână virtuală atunci când cineva are ceva de spus
• Cum veți ține pasul cu agenda
• Cum veți împiedica oamenii să vorbească unii peste alții.

Mențineți participanții implicați

O întâlnire care implică oamenii va fi mai productivă și mai distractivă pentru toată lumea. Așadar, străduiți-vă să implicați toți participanții. Gândiți-vă să adăugați suporturi vizuale la prezentări și să puneți ocazional întrebări pentru a solicita în mod activ contribuții.

Dacă doriți și alte idei, avem un ghid excelent despre cum să faceți întâlnirile virtuale mai interactive, care vă poate ajuta pe parcurs.

Definirea acțiunilor post-reuniune

Chiar și cea mai interesantă reuniune nu va fi productivă dacă toată lumea uită ce s-a decis.

Mențineți ritmul prin definirea unor acțiuni și trimiterea lor tuturor după reuniune.

Funcțiile de transcriere și înregistrare a apelurilor CloudTalk sunt utile în acest caz, permițându-vă să vă întoarceți cu ușurință la ceea ce s-a discutat și să rezumați punctele de acțiune convenite.

Cele mai bune practici pentru întâlnirile virtuale: Dacă sunteți un participant

Nu doar conducătorul unei reuniuni are responsabilitatea de a se asigura că aceasta este productivă. Iată câteva lucruri pe care ar trebui să le faceți în calitate de participant:

Pregătiți-vă pe deplin

Asigurați-vă că sunteți pe deplin pregătit pentru reuniune înainte ca aceasta să înceapă. Liderul sau coordonatorul întâlnirii ar trebui să fi trimis o agendă. Citiți-o cu atenție și asigurați-vă că sunteți la curent cu tot ceea ce se va discuta.

Dacă aveți de oferit informații sau actualizări, pregătiți toate materialele relevante și asigurați-vă că știți exact ce trebuie să spuneți.

Verifică-ți tehnica

Problemele tehnice de la dvs. pot perturba întreaga reuniune. Așadar, asigurați-vă că toată tehnica dvs. este în stare bună de funcționare.

Verificați acest lucru:

• Microfonul dvs. funcționează
• Conexiunea dvs. la internet este puternică
• Camera dvs. web este pregătită corespunzător (dacă este vorba de o întâlnire video).

Utilizați întotdeauna fundaluri profesionale

Un fundal neprofesionist poate distrage atenția de la o ședință și poate da o imagine proastă despre dumneavoastră. Evitați lucruri precum rufele murdare sau dezordinea din spatele dvs. în timp ce vorbiți cu colegii dvs. Căutați un fundal care să fie sensibil, să nu distragă atenția și să vă demonstreze profesionalismul.

Dacă nu aveți un fundal cu un aspect profesional adecvat în locul în care lucrați, adăugați un fundal virtual sau pur și simplu încețoșați fundalul.

Sosiți la timp

A fi punctual la întâlniri este la fel de important în mediul virtual ca și în viața reală. În caz contrar, oamenii vor trebui să vă aștepte, ceea ce este frustrant și poate avea un impact asupra productivității întâlnirii sau poate face ca aceasta să se desfășoare peste timp.

Acordă-ți întreaga atenție

Unul dintre dezavantajele întâlnirilor la distanță este faptul că atenția dumneavoastră poate fi deviată mai ușor. Încercați să rămâneți pe deplin implicat în ședință. Iată câteva sfaturi de top:

• Nu deschideți alte file
• Nu jucați pe telefon
• Nu vă verificați e-mailurile
• Repetați frazele colegilor voștri în minte pentru a rămâne concentrați.

Fiți amabil cu ceilalți participanți

Există o mulțime de lucruri pe care le facem automat în persoană și care nu sunt întotdeauna la fel de ușoare în mediul virtual. De exemplu, în persoană, este mult mai ușor să ne dăm seama când altcineva este pe cale să vorbească și să evităm să vorbim peste el.

Într-un cadru virtual, trebuie să vă străduiți puțin mai mult pentru a menține standardele de bază ale politeții. Așadar, faceți un efort conștient pentru a fi amabil și atent cu ceilalți participanți.

Sporiți productivitatea echipelor la distanță cu ajutorul reuniunilor virtuale

Gestionarea echipelor de la distanță poate fi o provocare, dar cele mai bune platforme de întâlniri virtuale sau soluții de teleconferință pot ajuta la menținerea echipelor implicate, conectate și productive.

Cu CloudTalk, puteți comunica fără efort cu echipe, angajați și clienți din întreaga lume. Gama largă de integrări facilitează orice, de la anularea zgomotului la sincronizarea calendarelor, iar calitatea ridicată a apelurilor înseamnă că puteți colabora fără probleme, indiferent unde vă aflați dvs. sau participanții dvs.

Pentru a afla mai multe despre modul în care CloudTalk vă poate ajuta să creșteți productivitatea în echipele dvs. de la distanță, de ce nu vă înscrieți pentru testul nostru gratuit de14 zile?