Virtuele vergaderingen: Uw complete gids voor 2024 & verder

71% van de vergaderingen wordt als “onproductief” beschouwd. Soms hebben deelnemers het gevoel dat de bijeenkomsten niet relevant voor hen zijn. Op andere momenten kunnen ze het zich kwalijk nemen dat ze een lange afstand hebben moeten afleggen en veel van hun tijd hebben opgegeven. Vergaderingen blijven echter een essentieel onderdeel van het runnen van een bedrijf en het op de hoogte en betrokken houden van al je werknemers.

Dus hoe kan je bedrijf ervoor zorgen dat elke stand-up, conferentie en bijeenkomst boeiend en relevant is? Het gebruik van de juiste software voor virtueel vergaderen kan de oplossing zijn. Vergaderingen op afstand kunnen immers worden gehouden voor slechts de kosten van een softwareabonnement.

Belangrijkste opmerkingen:

• Virtuele vergaderingen zijn een waardevol hulpmiddel voor moderne bedrijven, aangezien 40,9% van de voltijdse werknemers op afstand of via een hybride werkmodel werkt.
• De gemiddelde werknemer besteedt 3-5 uur per week aan het bijwonen van vergaderingen. Deze vinden steeds vaker plaats in virtuele online ontmoetingsruimtes in plaats van in persoon.
• Je kunt veel verschillende soorten vergaderingen op afstand houden, zoals teambesprekingen, strategiesessies en spontane bijpraatmomenten.
• De juiste software voor virtuele vergaderingen kan vergaderingen kosteneffectiever en toegankelijker maken, dankzij functies zoals een hoge gesprekskwaliteit, realtime transcriptie en gespreksopname.
• Om virtuele vergaderingen productiever te maken, moet je altijd een agenda opstellen, alleen diegenen uitnodigen voor wie de vergadering relevant is en duidelijke regels opstellen om de vergadering op schema te houden.

Wat is een virtuele vergadering?

Een virtuele vergadering vindt online plaats als alle of sommige deelnemers zich op verschillende geografische locaties bevinden.

Sinds de pandemie in 2020, toen veel bedrijven voor het eerst gedwongen werden om op afstand te werken, zijn vergaderingen op afstand een integraal onderdeel geworden van de dagelijkse werkzaamheden bij veel bedrijven.

De communicatietools voor je virtuele team kunnen dus een grote impact hebben op de productiviteit, efficiëntie en teamcohesie.

Wat zijn de belangrijkste soorten virtuele vergaderingen?

Er zijn twee verschillende manieren om virtuele vergaderingen te categoriseren. De ene is door het type technologie dat gebruikt wordt en de andere is door het doel of de stijl van de vergadering.

De drie belangrijkste soorten virtuele vergaderingen, in termen van gebruikte technologie, zijn:

• Teleconferenties – Vergaderingen die vergelijkbaar zijn met traditionele conferentiegesprekken waarbij alleen audio wordt gebruikt. Sommige deelnemers kunnen inbellen met een bureautelefoon of mobiele telefoon, maar platforms voor online vergaderingen maken vaak ook teleconferenties met alleen audio mogelijk.
• Videoconferenties – Vergaderingen met zowel een visueel als een auditief element. Deelnemers kunnen elkaar zien en “face-to-face” communiceren.
• Webvergaderingen – Vergaderingen die extra samenwerkingselementen toevoegen, zoals het delen van schermen of inhoud. Deelnemers kunnen samen presentaties en documenten delen, bekijken of eraan werken en kunnen elkaar zien en met elkaar spreken.

Als het gaat om de stijl of het doel van de bijeenkomst, zijn er meer soorten virtuele vergaderingen. Hier zijn een paar van de meest voorkomende:

Regelmatige stand-ups voor je teams

Een “stand-up” meeting is een snelle check-in, idealiter niet langer dan 10 of 15 minuten. Meestal vinden stand-up meetings plaats aan het begin van een dag of shift. Het doel is om het team snel samen te stellen, ervoor te zorgen dat iedereen weet wat hij doet, vertrouwen heeft in zijn werk en alle vragen worden opgehelderd.

Strategie- of planningsbijeenkomsten

Strategie- of planningsvergaderingen zijn meestal langer en diepgaander dan stand-ups. Hun doel is om strategieën op te stellen voor komende campagnes, projecten of evenementen. Ze zijn de plek voor langere discussies over hoe je bedrijf zijn doelen gaat halen en welke rollen individuen of teams moeten spelen.

Eén-op-één vergaderingen

Dit soort virtuele vergaderingen zijn meestal tussen een teamlid en zijn directe supervisor. Ze bieden de mogelijkheid voor feedback in twee richtingen over onder andere:

• Huidige werkprestaties
• Zorgen
• Toekomstige loopbaanontwikkeling
• Extra ondersteuning of training die nodig kan zijn

Maandelijkse of driemaandelijkse rapportagevergaderingen

Tijdens deze bijeenkomsten kunnen teams de balans opmaken van hun recente prestaties. Teamleiders kunnen een selectie van statistieken of resultaten presenteren die de prestaties van het team samenvatten. Daarna is er waarschijnlijk gelegenheid voor een bredere discussie over de informatie.

Het doel van deze rapportvergaderingen is om:

• Benadruk recente successen
• Zwakke punten of gebieden die voor verbetering vatbaar zijn identificeren
• Ontdek manieren om te profiteren van die successen of om de zwakke punten te verbeteren

Alle Handen Bijeenkomsten of Demonstraties

Soms moeten bedrijven hun hele personeelsbestand bij elkaar roepen. Dit kan een town hall-achtige vergadering zijn om de algemene richting van het bedrijf te bespreken of om een nieuw proces of software tool te demonstreren waar iedereen van op de hoogte moet zijn.

Voor dit soort vergaderingen is gesprekskwaliteit cruciaal, zodat het grote aantal deelnemers niet leidt tot latentie, jitter of andere soortgelijke problemen. Dat betekent dat het van vitaal belang is om belsoftware te gebruiken die kwaliteit garandeert, ongeacht het aantal gebruikers of waar ze zich bevinden.

Vergaderingen met klanten

Het is vaak handiger om online te vergaderen met klanten. Een virtuele vergadering is gemakkelijker te regelen en bij te wonen dan een persoonlijke vergadering.

Uw klanten kunnen uw onverdeelde aandacht krijgen zonder hun kantoor te verlaten. Zo kunt u effectieve relaties opbouwen zonder het gedoe van het organiseren van een face-to-face vergadering waarvoor een of alle partijen moeten reizen.

Bijeenkomsten met leveranciers, partners of andere belanghebbenden

Vaak moeten bedrijven vergaderen met derden die misschien niet tot het bedrijf behoren, maar wel een belang hebben in bepaalde activiteiten of projecten.

Leveranciers, partners en andere belanghebbenden zijn een integraal onderdeel van het succesvol runnen van een bedrijf, maar omdat ze technisch gezien geen deel uitmaken van het team, kan het lastig zijn om met hen samen te komen voor vergaderingen.

Met software voor virtuele callcenters is het gemakkelijk om contact te leggen met deze derden. Deelnemers kunnen vanaf elke plek met een internetverbinding deelnemen en kunnen zelfs relevante documenten of gegevens delen in de software zelf.

Ad hoc vergaderingen

Het kan nodig zijn om snel en geïmproviseerd samen te komen om snel veranderende situaties het hoofd te bieden. Virtuele vergaderingen zijn geweldig in zulke omstandigheden, omdat ze snel op te zetten en zeer toegankelijk zijn. Je kunt snel contact opnemen met teamleden over de hele wereld en dringende situaties of wijzigingen snel en efficiënt uitpraten.

“Leuke” bijeenkomsten

Vergaderingen hoeven niet altijd serieus te zijn. Soms wil je je team, of zelfs het hele bedrijf, bij elkaar brengen om wat plezier te maken. Enkele voorbeelden van leuke bijeenkomsten die je virtueel zou kunnen houden zijn:

• Virtuele kerst- of vakantieborrels
• Teambuildingsessies, spelletjes of quizzen
• Ijsbrekers om nieuwe werknemers te verwelkomen

De voordelen van virtuele vergaderingen

U kunt profiteren van de voordelen van virtueel vergaderen, ongeacht de grootte van uw bedrijf of de branche waarin u werkt. Hier zijn enkele van de meest opvallende:

Blijf in contact met uw externe en hybride werknemers

Veel bedrijven hebben kantoor-, hybride en werknemers op afstand. Virtuele vergaderingen zijn ideaal om al die werknemers met elkaar in contact te houden en op één lijn te houden. Als je alleen persoonlijke vergaderingen houdt, kan iedereen die op dat moment niet op kantoor is cruciale updates of instructies missen.

De beste tools voor virtueel vergaderen en oplossingen voor zakelijk bellen zorgen voor naadloze communicatie wanneer u op afstand werkt, zoals MyHeritage ontdekte toen het CloudTalk ging gebruiken:

Bespaar op reiskosten en andere kosten

Volgens een whitepaper van Verizon kan een persoonlijke vergadering met slechts vijf mensen wel 7X meer kosten dan een gelijkwaardige vergadering die virtueel wordt gehouden.

Van de reiskosten van de deelnemers tot de huur van de ruimte, verfrissingen en andere overheadkosten, de kosten voor het houden van persoonlijke vergaderingen lopen snel op. Vergaderingen op afstand kunnen daarentegen worden gehouden voor de kosten van een softwareabonnement. Voor een bedrijf dat veel vergaderingen houdt, betekent dit een aanzienlijke besparing.

Milieuvriendelijker zijn

Tijdens de Covid-19 pandemie daalde de wereldwijde uitstoot met 17%. Een groot deel hiervan kan worden toegeschreven aan het feit dat het dagelijkse woon-werkverkeer verandert van urenlang rijden naar een wandeling van de slaapkamer naar de computer.

Dus alles wat de noodzaak van autorijden of vliegen vermindert, doet wonderen voor je milieuvriendelijkheid. Vergaderen op afstand in plaats van in persoon is een uitstekende manier om milieuvriendelijker te zijn.

Wat te zoeken in platforms voor virtuele vergaderingen

Het platform dat je gebruikt voor virtuele vergaderingen zal een grote impact hebben op hoe succesvol je vergaderingen zullen zijn en wat je bereikt. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste dingen die je moet zoeken in een platform voor virtuele vergaderingen:

Betrouwbare gesprekken van hoge kwaliteit

Een goede gesprekskwaliteit is een must bij vergaderingen op afstand. Zoek naar software die prioriteit geeft aan een hoge gesprekskwaliteit, zonder latentie, jitter of vervorming.

CloudTalk werkt hard om netwerken schoon en betrouwbaar te houden. Onze jitterfrequentie is extreem laag, slechts 17,8 milliseconden over het hele gedistribueerde netwerk. Dit betekent dat je op CloudTalk kunt vertrouwen voor heldere, duidelijke gesprekskwaliteit, waar ter wereld je ook bent.

Gespreksopname

Door gesprekken op te nemen kun je belangrijke vergadermomenten en discussies opnieuw afspelen en wordt het makkelijker om eventuele verwarring op te helderen.

Bovendien kan een audio-opname van een vergadering iedereen die niet in staat was om aanwezig te zijn, helpen om bij te praten over wat er is besloten.

Automatische transcriptie en samenvattingen

Automatische gesprekstranscriptie is een AI-functie waarbij gesprekken worden omgezet in tekst. Je kunt transcripties gebruiken om snel de actiepunten van vergaderingen te controleren of om de inhoud van vergaderingen eenvoudig te delen met collega’s die niet aanwezig konden zijn.

CloudTalk kan gesprekken detecteren en transcriberen in wel 145 verschillende talen en maakt het eenvoudig om deze transcripties te importeren in andere tools en platformen (bijvoorbeeld je CRM).

Koppelingen met andere tools

Koppelingen met andere bedrijfsprogramma’s zijn een andere must als het gaat om software voor online vergaderingen.

Je wilt bijvoorbeeld een oplossing die integreert met je CRM. Dat kan je snel toegang geven tot klantinformatie wanneer iemand je bedrijf belt en het bijwerken van hun gegevens (met gespreksnotities en meer) veel eenvoudiger maken.

Het zijn niet alleen CRM-integraties waar je naar moet zoeken. De Krisp-integratie van CloudTalk zorgt er bijvoorbeeld voor dat gesprekken duidelijk en zonder afleiding verlopen. Ondertussen kunnen kalenderintegraties het eenvoudig maken om afspraken te maken en ervoor te zorgen dat niemand je vergaderingen mist.

Beste praktijken voor virtuele vergaderingen: Als u de vergadering leidt

De manier waarop je je virtuele vergaderingen organiseert, heeft ook een grote invloed op het succes ervan. Hier zijn vijf best practices voor virtuele vergaderingen die je helpen om effectieve, productieve en boeiende bijeenkomsten te organiseren:

Bereid van tevoren een agenda voor

Dit kan je veel tijd besparen en je vergaderingen veel efficiënter maken.

Als iedereen een exemplaar van de agenda heeft, verspil je geen tijd aan het begin met uitleggen waar de vergadering over zal gaan. Simpel gezegd: als er geen agenda is, organiseer dan geen vergadering.

Nodig alleen diegenen uit die erbij moeten zijn

Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van het managen van teams op afstand, maar je hoeft niet iedereen bij elke vergadering te hebben. Zorg er dus voor dat je alleen mensen uitnodigt die er echt bij moeten zijn. Bedenk wie baat zal hebben bij de vergadering en wie belangrijke dingen te zeggen heeft.

Regels voor vergaderingen opstellen

Regels helpen om je vergadering georganiseerd en bij het onderwerp te houden.

Denk aan dingen als:

• Of mensen hun microfoons uit moeten zetten als ze niet praten
• Of je nu een virtueel duwtje in de rug nodig hebt als iemand iets te zeggen heeft
• Hoe je de agenda bijhoudt
• Hoe je voorkomt dat mensen over elkaar heen praten.

Houd deelnemers betrokken

Een vergadering waarbij mensen betrokken zijn, zal productiever en leuker zijn voor iedereen. Zorg er dus voor dat al je deelnemers betrokken blijven. Denk aan het toevoegen van visuele hulpmiddelen aan presentaties en het af en toe stellen van vragen om actief op zoek te gaan naar input.

Als je nog meer ideeën wilt, hebben we een geweldige gids over hoe je virtuele vergaderingen interactiever kunt maken die je op weg kan helpen.

De actiepunten voor na de vergadering bepalen

Zelfs de meest boeiende vergadering zal niet productief zijn als iedereen vergeet wat er is besloten.

Houd het momentum vast door actiepunten te definiëren en deze na de vergadering naar iedereen te sturen.

De transcriptie- en gespreksopnamefuncties van CloudTalk zijn hier handig, zodat je gemakkelijk kunt terugkijken naar wat er is besproken en de afgesproken actiepunten kunt samenvatten.

Beste praktijken voor virtuele vergaderingen: Als u een deelnemer bent

Niet alleen de leider van een vergadering heeft de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de vergadering productief is. Hier zijn enkele dingen die je als deelnemer moet doen:

Volledig voorbereiden

Zorg ervoor dat je volledig voorbereid bent voordat de vergadering begint. De leider of coördinator van de vergadering moet een agenda hebben rondgestuurd. Lees het grondig door en zorg ervoor dat je op de hoogte bent van alles wat wordt besproken.

Als je informatie of updates wilt geven, bereid dan al het relevante materiaal voor en zorg ervoor dat je precies weet wat je moet zeggen.

Controleer uw technologie

Technische problemen aan jouw kant kunnen de hele vergadering verstoren. Zorg er dus voor dat al je technologie in orde is.

Controleer dat:

• Uw microfoon werkt
• Je internetverbinding is sterk
• Je webcam is goed voorbereid (als het een videovergadering is).

Gebruik altijd professionele achtergronden

Onprofessionele achtergronden kunnen afbreuk doen aan een vergadering en een slechte indruk van je maken. Vermijd dingen als vuile was of rommel achter je als je met je collega’s praat. Zoek een achtergrond die verstandig is, niet afleidt en je professionaliteit laat zien.

Als je geen achtergrond hebt die er professioneel uitziet op de plek waar je werkt, voeg dan een virtuele achtergrond toe of vervaag gewoon de achtergrond.

Kom op tijd

Op tijd komen voor vergaderingen is virtueel net zo belangrijk als in het echte leven. Anders moeten mensen op je wachten, wat frustrerend is en de productiviteit van de vergadering kan beïnvloeden of ervoor kan zorgen dat de vergadering uitloopt.

Besteed je volledige aandacht

Een van de nadelen van vergaderingen op afstand is dat je aandacht gemakkelijker verslapt. Probeer volledig betrokken te blijven bij de vergadering. Hier zijn enkele goede tips:

• Open geen andere tabbladen
• Speel niet op je telefoon
• Controleer je e-mails niet
• Herhaal de zinnen van je collega’s in je hoofd om geconcentreerd te blijven.

Wees beleefd tegen andere aanwezigen

Er zijn veel dingen die we persoonlijk automatisch doen en die virtueel niet altijd even gemakkelijk zijn. In persoon is het bijvoorbeeld veel gemakkelijker om te zien wanneer iemand anders op het punt staat om te praten en om te voorkomen dat je over hem heen praat.

In een virtuele omgeving moet je wat harder werken om de basisnormen van beleefdheid te handhaven. Probeer dus bewust vriendelijk en attent te zijn voor je medebezoekers.

Verhoog de productiviteit van externe teams met virtuele vergaderingen

Het managen van externe teams kan een uitdaging zijn, maar de beste virtuele vergaderplatforms of oplossingen voor telefonisch vergaderen kunnen helpen om teams betrokken, verbonden en productief te houden.

Met CloudTalk kun je moeiteloos communiceren met teams, werknemers en klanten over de hele wereld. Dankzij de vele koppelingen is alles eenvoudig, van ruisonderdrukking tot het synchroniseren van agenda’s, en dankzij de hoge gesprekskwaliteit kun je naadloos samenwerken, waar jij of je deelnemers zich ook bevinden.

Als u meer wilt weten over hoe CloudTalk de productiviteit van uw teams op afstand kan verhogen, kunt u zich aanmelden voor onze gratis proefversie van14 dagen.