9 Buenas Prácticas para Gestionar con Éxito Equipos Remotos en 2023

Estamos en 2023, y el número de personas que trabajan a distancia aumenta cada día. Para 2025, se espera que el número de personas que trabajan a distancia en Estados Unidos sea de 36,2 millones. En comparación con la época anterior a la pandemia, esto supone un aumento de un 87%.

No es de extrañar que el trabajo a distancia sea tan popular: menos tiempo dedicado a los desplazamientos, la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y de contratar globalmente. Difícil que no te guste, ¿verdad?

Sin embargo, viene con su propio conjunto de desafíos. Ser responsable de un equipo a distancia es, en muchos sentidos, diferente a dirigir personas desde una oficina.

Hoy te mostraremos algunas de las mejores prácticas para gestionar un equipo en un entorno remoto. Veámoslo en detalle.

Los Mayores Desafíos en la Gestión de Equipos Remotos

Oirás muchas alabanzas sobre el trabajo a distancia, pero también hay algunas desventajas.

Los retos a los que te puedes enfrentar como empresa vienen determinados por muchos aspectos, como por ejemplo

• tu modelo de trabajo a distancia (totalmente a distancia o híbrido)
• la ubicación de tus empleados(misma ciudad/país/zona horaria o distribuidos por todo el mundo)
• el tamaño y la estructura de tu empresa
• si la empresa tiene reuniones o retiros regulares
• las herramientas que utilizas
• el tipo de producto o servicio que vendes
• el tipo de interacciones que tienes con tus clientes

Aunque es una lista bastante exhaustiva, en general, solo hay unos cuantos retos principales por los que toda empresa a distancia puede pasar en algún momento:

Falta de comunicación adecuada – entre el 70 y el 93% de la comunicación es no verbal. Cuando no estás en la misma habitación que tus compañeros de trabajo, puedes perderte algunas señales de comunicación importantes.

Controlar el rendimiento de los empleados – asegurarse de que los miembros de tu personal están haciendo realmente su trabajo es más difícil cuando no puedes verlos. Sin embargo, con una herramienta de gestión de proyectos adecuada y los procesos correctos, puedes gestionar a las personas más fácilmente.

Progreso profesional adecuado – según las investigaciones, los empleados a distancia tienen menos probabilidades de recibir ascensos aunque sean hasta un 15% más productivos que sus compañeros de oficina.

Diferencias culturales – las personas de todo el mundo se comunican y trabajan de forma diferente, lo que puede ser menos evidente en un entorno remoto porque pasas menos tiempo interactuando con tus compañeros de trabajo. Esto puede conducir a una mala comunicación.

Zonas horarias – Las empresas remotas suelen emplear a personas de todo el mundo. Esto significa que, a veces, dos empleados pueden estar situados a varias horas de distancia en sus propias zonas horarias, por lo que programar las reuniones del equipo y de los clientes puede resultar complejo. Una forma de evitarlo es formar equipos más pequeños que trabajen todos en una misma zona horaria, por ejemplo, un equipo de atención al cliente en Filipinas.

Pero no todo es negativo. Veamos algunas de las mejores caras del trabajo a distancia.

Las Ventajas De Tener Un Equipo A Distancia

Hay muchas empresas que continuaron con el trabajo a distancia incluso cuando la pandemia se ralentizó. Las ventajas hablan por sí solas:

Horarios flexibles – Según el informe «State of Remote Work» de Buffer, el 67% de los empleados remotos adoran este modelo porque les da más libertad en la forma de pasar su tiempo en el trabajo.

Trabajar desde cualquier lugar – de la misma investigación, el 62% de los participantes dijeron que aprecian poder elegir su lugar de trabajo según sus propias preferencias.

Sin desplazamientos – el empleado medio en Estados Unidos se desplaza al trabajo durante 28 minutos diarios en cada trayecto. Eso son casi 5 horas de tiempo ahorradas cada semana por trabajar a distancia.

Más dinero – si trabajas desde casa, no tienes que pagar la gasolina, el transporte público o la comida en el restaurante local o en un local de comida para llevar.

Mayor productividad – Aunque hay algunas excepciones, la mayoría de los empleados a distancia son más productivos que sus homólogos de la oficina. Gracias a las menores molestias de los compañeros en la oficina y al ahorro de tiempo, el trabajo a distancia suele ser más fácil.

Aprovechar una reserva de talento global – ya no tienes que contratar a alguien localmente solo para cubrir un puesto, aunque no sea tu contratación ideal. Con el trabajo a distancia, puedes contratar con éxito desde todo el mundo.

Como puedes ver, el trabajo a distancia tiene muchas ventajas, tanto para los empresarios como para los empleados.

Ahora vamos a abordar un reto importante – ¿cómo gestionar con éxito un equipo a distancia para mantener alta tanto la productividad como la satisfacción de los empleados?

#1 Utiliza las Herramientas Adecuadas

Intentar trabajar desde cualquier lugar del mundo con las soluciones tradicionales de oficina suele dificultar la productividad. Por suerte, el trabajo a distancia lleva mucho tiempo entre nosotros, así que ahora disponemos de una amplia gama de herramientas para facilitarlo.

For internal communication – make sure to use a reliable internal chat tool such as Slack or Microsoft Teams. They don’t just let you write messages, but also share files, add videos and audio clips, integrate with other apps you use, and more.

Para la comunicación externa – invierte en un buen software de centro de llamadas como CloudTalk. Gracias a la tecnología VoIP, puedes hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar del mundo en cualquier dispositivo. No solo eso, sino que tendrás un montón de funciones y herramientas útiles, como desvío de llamadas, IVR, devolución de llamadas, integraciones con herramientas de CRM y mucho más.

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Para la gestión de proyectos – Asana, ClickUp, Jira, Trello y Wrike son solo algunas de las grandes opciones para gestionar tus proyectos y manejar tu carga de trabajo. Tómate tu tiempo para elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades. Una herramienta de gestión de proyectos mantiene a los gerentes al día en todo momento: saben quién está trabajando en qué, así que no hay necesidad de tantas reuniones y definitivamente hay menos microgestión.

Para tareas específicas – hay muchas herramientas que facilitan la realización de tareas a distancia. Por ejemplo, los diseñadores pueden trabajar con Invision o Figma para construir páginas juntos desde cualquier parte del mundo, del mismo modo que lo harían desde una oficina común.

En resumen, investiga y elige a propósito el tipo de aplicaciones que facilitan el trabajo a distancia eliminando los obstáculos y permitiéndote colaborar en la nube. Además, cuando construyas tu pila tecnológica remota, recuerda dar voz a tus empleados.

Al fin y al cabo, es tu equipo el que va a utilizar algunas de estas herramientas a diario. Aunque no puedas satisfacer todas sus preferencias, debes tener en cuenta su feedback a la hora de tomar una decisión final sobre qué herramientas comprar y utilizar.

#2 Confía en la Comunicación Asíncrona

Trabajar con equipos distribuidos globalmente puede ser un reto. En un entorno de oficina, si preguntas a alguien de la mesa de al lado sobre un archivo que has enviado, obtendrás una respuesta bastante rápida. En un entorno remoto, no tanto. Las personas de tu empresa pueden estar en zonas horarias diferentes, tener rutinas de trabajo distintas o, incluso si están en la misma zona horaria, otros miembros del equipo pueden no estar conectados mientras tú lo estás.

En lugar de insistir en las reuniones en tiempo real, aplica la comunicación asíncrona. Es decir, un estilo de comunicación en el que respondes a los mensajes cuando tienes tiempo, en lugar de hacerlo inmediatamente y en el momento. Para que la comunicación sea eficaz, puedes poner una fecha límite prevista para estos mensajes.

De este modo, no te verás obligado a responder a un mensaje al instante si estás en medio de una reunión, de una profunda sesión de trabajo, o tal vez solo de compras en el supermercado. También se enseña a los empleados a no esperar una respuesta inmediata.

#3 Céntrate en los Resultados, no en el Tiempo Invertido

Hacer un seguimiento del tiempo cuando se trabaja a distancia no es tan sencillo como podría pensarse inicialmente. Ya han pasado los días en que los empleados tenían una tarjeta con la que fichaban a las 9 de la mañana y salían a las 5 de la tarde. La productividad la medimos en función del tiempo que alguien dedica al trabajo y no en función de los resultados obtenidos.

Cuando se trabaja a distancia, no se tiene una visión general de lo que alguien hace durante sus 8 horas de trabajo al día. Podrían estar conectados, totalmente concentrados y trabajando o viendo la última serie de Netflix.

Por eso es mucho mejor establecer objetivos -diarios, semanales, trimestrales o mensuales- objetivos SMART que tus empleados deben alcanzar como parte de sus funciones. Por ejemplo, diseñar 10 nuevas páginas de destino a la semana para un diseñador o lanzar una nueva función cada trimestre para tus desarrolladores.

Ceñirse a los objetivos en lugar del tiempo trabajado permite una mayor flexibilidad, al tiempo que mantiene la productividad alta y elimina cualquier posibilidad de microgestión.

#4 Habla con tus Compañeros de Trabajo Uno a Uno

Cuando trabajas en línea, puedes organizar fácilmente una reunión con cientos de personas a la vez si es necesario. Entonces, ¿por qué a menudo descuidamos las simples llamadas individuales?

En un entorno remoto, es crucial tener reuniones 1:1 de vez en cuando solo para controlar a la gente, especialmente si eres su gerente. Esto demuestra que te preocupas por el progreso profesional de tus empleados y que estás ahí para ellos. También te da la oportunidad de dar y recibir feedback.

Hay otro aspecto importante: trabajar a distancia durante largos periodos de tiempo puede hacer que algunos se sientan aislados, lo que podría conducir a problemas de salud mental. Por lo tanto, dedica un tiempo de tu día a ponerte en contacto con tu personal, porque a la larga te reportará beneficios.

#5 Establece Límites Claros

Los gerentes inexpertos suelen pensar que el mayor problema del trabajo a distancia es que los empleados no harán lo suficiente. Piensan que el hecho de que sus empleados trabajen desde casa les hará flojear en lugar de alcanzar sus objetivos.

La realidad es muy diferente. Uno de los mayores peligros del trabajo a distancia es todo lo contrario, el exceso de trabajo. Sin límites claros entre la vida personal y el horario de oficina, los empleados a distancia suelen acabar trabajando más allá de las 5 de la tarde. Seguro que es hora de cerrar el portátil, pero solo queda un email más que gestionar, un ticket de Jira más, un cliente más al que llamar.

Antes de que te des cuenta, son las 10 de la noche. Para evitarlo, establece límites claros para tu equipo y para ti mismo. Anima a los empleados a apagar sus notificaciones una vez que el reloj marque las 5 (o el horario acordado), y a no responder ni trabajar hasta el día siguiente.

#6 Establece Expectativas desde el Principio

Una de las razones más comunes por las que los empleados remotos sufren un onboarding insuficiente y un bajo rendimiento es porque no saben qué contribuye al éxito en su función desde el principio. Según Gallup, el 72% de las personas que escuchan las expectativas claras de su gerente están comprometidas en el trabajo.

Los empleados comprometidos son más productivos, menos propensos a dejarte por otra empresa y menos propensos al absentismo. Entonces, ¿qué puedes hacer?

Desde el primer día, muéstrales a tus empleados cuáles son las normas de actuación. Proporcionarles una idea clara de lo que significa hacer bien su trabajo para que sepan cuándo lo están clavando y cuándo lo están haciendo mal.

Esto les permitirá comprender mejor dónde encajan en tu organización y qué tipo de feedback pueden esperar del trabajo que realizan.

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#7 Sé Organizado

Un lugar de trabajo a distancia suena como una bendición para muchos: todos tus documentos están en la nube y todo lo que tienes que hacer es aparecer y hacer tu trabajo. Bueno, en realidad no.

Si echas un vistazo a algunas de las mayores empresas que funcionan a distancia, tienen miles de empleados normalmente repartidos por todo el mundo. Tal vez puedas pasar de 1 a 10 empleados sin pensarlo mucho, pero crecer hasta más de 100 requiere ciertas competencias organizativas.

Tienes que organizar la forma de contratar, onboarding y formar a los nuevos empleados. Hay muchos programas de RRHH para ayudarte, pero elige algo sencillo para empezar antes de gastar mucho dinero en un complejo sistema de seguimiento de candidatos. Al principio, incluso una lista estructurada de procedimientos debería ser suficiente.

Además, asegúrate de que todos los documentos son seguros, pero fácilmente accesibles para tus gerentes y empleados. Crear una base de conocimientos interna ya no es una opción, es una necesidad. A medida que tu empresa crezca, te darás cuenta de lo importante que es introducir ese activo desde el principio.

#8 Crea Procesos Bien Documentados

El siguiente paso es organizar tus flujos de trabajo y documentar quién hace qué y cómo. Una buena práctica es crear procedimientos operativos estándar (POE) para cada tarea importante que realicen tus empleados. Esto hará que esos procesos sean fácilmente escalables y repetibles.

Un POE es prácticamente una lista de pasos que alguien debe seguir cada vez que hace algo.

Por ejemplo, un POE para hacer una nueva publicación en redes sociales sería:

1. Escribe el texto
2. Adjunta una imagen o una URL
3. Comprueba si la entrada tiene etiquetas UTM adecuadas
4. Añade hashtags si es necesario
5. Asegúrate de etiquetar a las personas/organizaciones relevantes
6. Programa la publicación en el momento adecuado para tu audiencia

Cuanto más complejo sea el proceso, más pasos debe tener. En un entorno remoto, los POE pueden ser salvavidas por una sencilla razón: si un empleado abandona repentinamente (su trabajo en general o solo coge una baja por enfermedad o vacaciones), puedes formar fácilmente a otra persona para que haga esa misma tarea haciendo que siga los mismos pasos.

Lo mejor es que, con un POE establecido, un gerente no tiene que perder horas explicando el procedimiento a un nuevo empleado encargado de esa tarea. Cuanto antes introduzcas los POE en tu lugar de trabajo, mejor.

Dar a tus empleados consejos más precisos sobre cómo realizar las tareas puede llevar mucho tiempo al principio (tienes que crear físicamente estos POE), pero a la larga puede ahorrarte mucho tiempo, dinero y problemas. Puede que tengas diferentes prioridades en este momento, pero cuidar de los procesos y procedimientos debería encabezar tu lista.

#9 Recoge Feedback

Nadie es perfecto, y tú no puedes ser impecable en la gestión de un puesto de trabajo a distancia.

Es importante tomarse un respiro de vez en cuando y preguntar a tus empleados si estás haciendo lo correcto y si están disfrutando trabajando contigo. Para saber si vas por el buen camino o no, pide a tu equipo que te dé feedback con regularidad para saber hasta qué punto están satisfechos con la forma de hacer las cosas.

Recopilar feedback no es caro ni complicado: con un software de encuestas anónimas como Officevibe, puedes realizar un breve cuestionario una vez al mes, por ejemplo. Acostúmbrate a preguntar a tus empleados cómo se sienten, qué les gusta y qué no les gusta de tu organización, y qué puedes hacer mejor o de forma diferente. Hacerlo es una pequeña inversión para el futuro.

No hay una regla de oro cuando se trata de dar y recibir feedback, simplemente tienes que averiguar qué es lo que mejor funciona en tu organización. Mientras que algunas empresas prefieren utilizar programas informáticos para obtener información interna, otras implican a los gerentes en sesiones de feedback 1 a 1, talleres de feedback en equipo u otras estructuras.

Resumiendo

El futuro parece ciertamente prometedor para las empresas a distancia. Y aunque la gestión de un lugar de trabajo a distancia plantea algunos retos, los pros superan con creces los contras. A medida que pasa el tiempo, es muy probable que mejoremos en la contratación, la retención y la gestión de fuerzas de trabajo remotas.

Una de las mejores maneras de empezar a gestionar tu equipo a distancia es invertir en una herramienta adecuada para la comunicación a distancia. Con CloudTalk, puedes permitir a tu equipo hacer y recibir llamadas en sus teléfonos u ordenadores desde cualquier parte del mundo. ¿Listo para empezar?

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