Las 6 mejores herramientas de colaboración para equipos remotos en 2026

Debido a la propagación del virus COVID-19 en todo el mundo, muchas empresas se han visto obligadas a adoptar rápidamente una rutina 100 % digital para permitir el trabajo desde casa.

En CloudTalk, hemos pasado por estos mismos procesos tan complejos y hemos logrado superar varios obstáculos relacionados con el cambio al trabajo remoto casi de la noche a la mañana.

Para ayudar a otras empresas en su transición al teletrabajo, hemos preparado una lista con 6 herramientas y aplicaciones de eficacia probada que te ayudarán a trasladar tus operaciones a internet. También compartiremos algunos consejos sobre cómo elegir las mejores herramientas para tu negocio.

¿Qué hay que tener en cuenta al elegir herramientas para equipos remotos?

Antes de compartir la lista de herramientas aptas para el trabajo remoto que te recomendamos, hablemos de lo que deberías tener en cuenta a la hora de completar tu pila tecnológica para el teletrabajo.

Antes de decidirte a comprar cualquier solución digital, debes analizar al menos cuatro variables: usabilidad, funciones disponibles, seguridad y soporte.

¿Por qué deberías hacer esto en primer lugar? Bueno, porque utilizar herramientas que no se adaptan perfectamente a tu equipo puede traducirse en dinero desperdiciado, lagunas en la prestación del servicio y desmotivación entre los usuarios que trabajan con estas soluciones.

Usabilidad

No todos los miembros de tu equipo remoto tienen por qué ser expertos en informática con amplios conocimientos de soluciones tecnológicas complejas. Es más, ninguno de ellos, a excepción de los desarrolladores, claro, tiene necesariamente las habilidades de programación que les ayudarían a automatizar procesos o a crear integraciones sencillas para agilizar los flujos de trabajo y los procesos de gran envergadura.

Por eso es importante elegir herramientas y aplicaciones que tengan interfaces bastante sencillas e intuitivas, de modo que cualquier miembro del equipo, aunque no sea muy ducho en tecnología, pueda aprender a utilizarlas rápidamente.

Funciones

La mayoría de las soluciones digitales disponibles en el mercado ofrecen una amplia variedad de funciones avanzadas. Por un lado, esto es positivo porque tienes muchas opciones entre las que elegir, pero, por otro, puede dar lugar a confusión y dificultar enormemente la decisión de cuál es la herramienta perfecta para tu equipo.

Para elegir una herramienta que tenga las funciones y características justas y necesarias, debes centrarte en lo siguiente:

• compatibilidad con varios sistemas operativos,
• acceso exclusivo,
• disponibilidad de uso en varios dispositivos al mismo tiempo,
• posibilidad de configurar periódicamente parámetros que permitan cambiar la forma de gestionar y controlar los equipos remotos,
• velocidad de transferencia de archivos e información,
• y la posibilidad de gestionar archivos a distancia (incluida la opción de eliminarlos).

Seguridad

Las soluciones utilizadas por los equipos remotos deben ser excepcionalmente seguras porque tu organización no tendrá un gran control sobre los dispositivos que tus empleados utilizan para acceder a ellas. Así que antes de seleccionar cualquier herramienta, comprueba los siguientes aspectos:

• ¿Ha sido alguna vez esta herramienta víctima de alguna brecha de seguridad que haya comprometido los datos de los clientes?
• ¿Hay empresas de renombre que ya utilicen esta solución?
• ¿Puede el usuario tener un control total sobre las conexiones remotas?
• ¿Qué medidas ha tomado el proveedor de esta herramienta para proteger la seguridad de sus usuarios?

Invierte tiempo en comprobar las opiniones sobre cada herramienta que tengas previsto implantar en tu futura pila tecnológica para el trabajo remoto.

Sigue indagando hasta que encuentres suficientes opiniones positivas, si es que existen, para tener la certeza de que esa solución concreta cumplirá tus expectativas en materia de seguridad.

Soporte

Es más que probable que, en algún momento, tú o algún miembro del equipo necesitéis un poco de ayuda al utilizar una nueva herramienta. La necesidad de asistencia puede estar relacionada con una simple reconfiguración del software para adaptarlo a tus necesidades, aprender a utilizar ciertas funciones o resolver algún problema técnico.

Por eso deberías adquirir una herramienta que ofrezca una excelente atención al cliente, idealmente disponible 24/7.

Si ya sabes de antemano que una solución concreta destaca por contar con un equipo de atención al cliente excepcional y que siempre está ahí para ayudar, considéralo un motivo de peso suficiente para invertir en ella.

Elige soluciones que se adapten perfectamente a tus equipos remotos

Cada equipo es diferente, por lo que es importante realizar un análisis exhaustivo de los hábitos de trabajo de tu plantilla antes de sentarte a elegir una solución para el teletrabajo. Una vez que entiendas qué es lo que motiva a tu equipo, podrás elegir las herramientas que les ayudarán a destacar y a producir material de primer nivel para tu empresa desde la comodidad de sus hogares. 

#1 Comunicación entre los miembros del equipo que trabajan a distancia

Una herramienta que permita la comunicación entre los miembros del equipo es uno de los elementos más críticos de cualquier pila tecnológica de trabajo remoto. Disponer de un chat interno puede agilizar los procesos y te ayudará a evitar largas cadenas de correos electrónicos. Además, los chats internos son las versiones profesionales de aplicaciones de mensajería como WhatsApp y Telegram, por lo que estas últimas pueden dejarse para uso personal.

• Hangouts. Esta herramienta resulta muy práctica para quienes ya utilizan Gmail, ya que permite acceder a un chat directamente desde la bandeja de entrada. Solo tienes que seleccionar un contacto de tu lista, abrir la pestaña de chat y empezar a hablar. Hangouts también se puede utilizar para realizar videollamadas.
• Slack. Un chat para equipos grandes o pequeños que te permite crear diferentes grupos y múltiples canales dentro de una misma organización. Slack puede utilizarse para conversaciones rápidas y escritas. Lo más habitual es que se use para comunicar asuntos urgentes pero sencillos.

• Discord. Un canal para intercambiar información de viva voz; Discord ofrece opciones de chat y videollamada. También puedes compartir tu pantalla con otros usuarios. Esta solución ayuda a los equipos a sentirse más unidos gracias a una buena comunicación, a pesar de estar físicamente repartidos por una ciudad, un país o incluso el mundo.
• Chanty. Comunicación entre miembros de equipos que trabajan en remoto. Súper fácil de configurar, utilizar y muy valorada por sus clientes. 

#2 Plataformas para organizar y planificar reuniones virtuales durante el teletrabajo

• Skype. Es, sin duda, el programa de videollamadas más popular. Por eso, la mayoría de nosotros ya sabíamos cómo usarlo y teníamos una cuenta mucho antes de que surgiera la crisis. Es más eficaz para la comunicación entre solo dos usuarios. Sin embargo, dado que Skype va a dejar de funcionar, muchas empresas están realizando la portabilidad numérica de Skype a otras plataformas para seguir conectadas.
• Zoom. Esta plataforma se especializa en llamadas de gran volumen. Dependiendo de tu plan, puedes utilizar Zoom para organizar una reunión virtual de más de 500 participantes, razón por la cual la utilizan grandes empresas como Uber, HubSpot o Zapier para facilitar el teletrabajo. Su interfaz también es adecuada para organizar seminarios web, lo que convierte a Zoom en una de las herramientas más utilizadas actualmente, en plena crisis del COVID-19. Para los equipos remotos que compaginan tareas como llamadas de equipo, intercambio de archivos o incluso ayudar a un compañero a crear un recibo de nómina, la facilidad de uso de Zoom la convierte en una opción muy práctica. Hubo algunos informes sobre problemas de privacidad y seguridad relacionados con Zoom, por lo que sugerimos leer la información más reciente al respecto antes de implementar esta solución. 
• WebEx. Una herramienta de Cisco similar a Zoom pero menos conocida. Además de ayudarte con el teletrabajo, cuenta con soluciones específicas para seminarios web, reuniones públicas (en línea), formación y soporte remoto.
• Harmonizely. Es un software de programación de reuniones que facilita la planificación de videollamadas o reuniones virtuales. Harmonizely te ayuda a evitar intercambios innecesarios de correos electrónicos y, al hacerlo, te permite ahorrar mucho tiempo. Puede integrarse con los calendarios más populares, como Google Calendar, iCloud y otras soluciones CalDAV.

#3 Herramientas de gestión de proyectos para organizar equipos remotos

Una de las tareas más complejas cuando se trabaja desde casa es hacer un seguimiento de todo lo que hace cada miembro del equipo. La capacidad de estar al día de cada proyecto puede verse afectada por las nuevas condiciones. Si eres nuevo en la coordinación de equipos distribuidos, realizar un curso de gestión de proyectos puede ayudarte a dominar las herramientas y técnicas necesarias para gestionar tareas, plazos y responsabilidades de forma eficaz.

A veces puede resultar difícil adaptarse a ellas, sobre todo si la decisión de operar de manera totalmente remota tuvo que tomarse de forma rápida. Por este motivo, a continuación también compartiremos contigo una serie de herramientas para la gestión de proyectos y tareas:

• Trello. Uno de los programas de organización y gestión de tareas más utilizados. Con Trello, puedes clasificar las tareas en diferentes columnas y según las fases del proyecto. También te permite añadir a otros miembros del equipo dentro de las tareas. Además, puedes ampliar las funciones de la herramienta añadiendo extensiones, como una que contabiliza las horas dedicadas a cada proyecto. ¡Trello también está disponible para dispositivos móviles!
• Nifty: Nifty es una potente herramienta de gestión de proyectos creada para equipos remotos, de marketing y de negocios que buscan claridad, rapidez y una colaboración fluida. Combina la gestión de tareas, el seguimiento de hitos, el chat de equipo, el uso compartido de documentos y el control de tiempo en un único espacio de trabajo. Con flujos de trabajo personalizables, actualizaciones del progreso en tiempo real e informes sencillos para los clientes, Nifty permite a los equipos distribuidos planificar campañas, ejecutar estrategias y cumplir los plazos con total confianza.
• Productive. Productive es una solución integral de software de gestión adaptada a los flujos de trabajo de los servicios profesionales. ¿Qué la convierte en la mejor opción para la gestión integral de agencias? Combina la gestión de proyectos y funciones de colaboración en equipo con una sólida gestión financiera.
• Toggl. Además de poder ver el estado de cada proyecto con Toggl, también es posible visualizar en una misma página las tareas más importantes de toda la empresa. Con esta herramienta, puedes ver en qué está trabajando cada equipo de forma simultánea y cuánto tiempo han dedicado a cada tarea.
• Airtable. Un software de gestión de tareas completo y fácil de usar. Es como Trello pero con esteroides, con una interfaz mucho más práctica y divisiones horizontales. A través del software de gestión de proyectos Airtable, los diferentes miembros de un mismo equipo pueden ver lo que hacen los demás y la prioridad de cada proyecto.
• ProofHub. Una solución todo en uno para la colaboración de equipos remotos y la gestión de proyectos. Con su interfaz intuitiva, ProofHub agiliza la gestión de tareas, desde la asignación hasta el seguimiento del progreso. Puedes personalizar los flujos de trabajo, visualizar los plazos con diagramas de Gantt y comunicarte sin problemas a través del chat integrado, los debates y el intercambio de archivos. ProofHub mantiene a tu equipo alineado y productivo en cualquier momento y lugar.
• Businessmap es una plataforma integral de gestión de proyectos y carteras de proyectos diseñada para aportar agilidad empresarial. Integra objetivos estratégicos, carteras de proyectos y operaciones diarias en un solo lugar. Con funciones como OKR, módulos de planificación, informes automatizados y análisis potentes, permite a los equipos realizar un seguimiento del progreso, alinear el trabajo con los objetivos empresariales y tomar decisiones basadas en datos. Los espacios de trabajo escalables, los tableros interconectados y las integraciones con herramientas como Power BI, Microsoft Teams y Google Drive ayudan a las organizaciones a tender puentes entre la estrategia y la ejecución sin esfuerzo.
• Asana. Con herramientas similares a las de Trello (como los tableros de columnas tipo Kanban) y la gestión de prioridades de Airtable, Asana es otra solución de gestión de proyectos muy atractiva. Si buscas herramientas similares, existen varias alternativas a Asana que ofrecen funciones comparables. Es especialmente útil para diseñadores y desarrolladores, que suelen trabajar con plazos de entrega muy ajustados.

#4 Soluciones en la nube para soporte al cliente y operaciones de venta

• CloudTalk. Es una solución integral que ofrece sistemas telefónicos para equipos remotos en la nube, centros de llamadas, servicio de atención al cliente, equipos de ventas y mucho más. Tus empleados no necesitarán una conexión de línea fija ni ningún hardware telefónico para conectar con clientes potenciales o clientes. Lee este artículo para saber cómo utiliza nuestro equipo CloudTalk mientras trabaja a distancia.
• Salesforce. Una plataforma de gestión de relaciones con los clientes basada en la nube que te permite gestionar todas las interacciones con los clientes y almacenar los datos de estas interacciones en línea, utilizando un sistema amplio y seguro.
• LiveChat de LiveAgent. Es una solución integral de chat en vivo que permite a los visitantes de tu sitio web conectar rápidamente con los agentes de atención al cliente. Todas las conversaciones se almacenan en un panel de control en la nube, de modo que tus representantes pueden estar en cualquier parte del mundo y seguir ayudando a tus clientes en cuestión de segundos.

#5 Software de soporte para empleados que teletrabajan

Cuando trabajamos en un equipo en el que todos sus miembros están presentes en la oficina cada día de trabajo, no estamos acostumbrados a trabajar a distancia. Por ello, a veces incluso los pequeños problemas resultan difíciles de superar cuando se trabaja en remoto.

Uno de estos problemas podría ser mantener el correcto funcionamiento de todos los dispositivos que deben utilizarse a diario. En las empresas más grandes suele haber un departamento o un profesional que se encarga de esto, mientras que en las empresas más pequeñas debería existir al menos la posibilidad de pedir ayuda a un compañero sentado cerca.

Pero cuando no hay nadie que te eche una mano al trabajar en remoto, tu equipo necesita un software que le dé soporte.

• TeamViewer. Software de soporte remoto para empresas más grandes y sistemas más complejos. Además del soporte de escritorio, TeamViewer cuenta con una herramienta de realidad aumentada y también ofrece soporte para dispositivos móviles.
• LogmeIn. Un programa que permite el acceso y manejo de ordenadores a distancia de forma segura. Con LogmeIn, también es posible automatizar las rutinas técnicas; además, se utiliza para ayudar a equipos que se encuentran en diferentes oficinas dentro de una misma empresa. Con esta herramienta, no es necesario contratar a un profesional que se encargue de ayudar únicamente a unos pocos empleados.

#6 Soluciones para gestionar y almacenar información o archivos

• Google Drive. La plataforma de Google para crear y compartir diferentes tipos de documentos. Aquí puedes crear archivos de texto, hojas de Excel, presentaciones, imágenes y mucho más. También es muy útil porque muchas personas pueden utilizarla al mismo tiempo para abrir documentos de forma simultánea desde cualquier dispositivo. También es posible editar en grupo compartiendo permisos con cada usuario.
• Dropbox. Software que nos permite almacenar documentos en la nube y gestionar carpetas de forma inteligente. Además de proteger los datos subidos, te permite acceder a ellos desde cualquier lugar.

• iCloud. Almacenamiento en la nube para usuarios de Apple. Este sistema resulta extremadamente útil para quienes trabajan con varios dispositivos Apple. Gran parte de tu información, incluidas las fotos tomadas con tu iPhone, se puede guardar automáticamente y acceder a ella más tarde con tu ID de Apple. Esta solución está más pensada para empresas que ofrecen servicios de diseño y marketing.
• ImageKit: una solución autogestionada de gestión de activos digitales (DAM) que permite a los equipos de marketing y diseño crear experiencias visuales atractivas y coherentes para los clientes. Al centralizar el almacenamiento y la gestión de los activos digitales en la nube, ImageKit proporciona una fuente única de información verídica que mejora la colaboración y rompe los silos entre equipos. Compatible con una amplia gama de tipos de archivos y formatos, ImageKit capacita a los equipos remotos de rápido crecimiento para gestionar sus activos sin problemas, garantizando la coherencia de la marca y un acceso eficaz a los recursos creativos.
• Filecamp: un sistema de gestión de activos digitales que te ayuda a gestionar todos tus recursos digitales en la nube y a colaborar en ellos con tu equipo de forma sencilla.
• OneDrive. La solución de Microsoft para almacenar y compartir documentos en la nube. Además de contar con una suite de Office en línea, OneDrive puede proporcionar enlaces con fecha de caducidad para una mayor seguridad de los datos.
• MobiDrive: una plataforma de almacenamiento en la nube segura y fácil de usar para particulares y equipos. Ofrece sincronización de dispositivos, uso compartido de archivos con permisos personalizados e integración con herramientas de productividad.
• Internxt es un almacenamiento en la nube seguro y una buena opción para cualquier equipo remoto preocupado por la privacidad. Es perfecto para que los equipos remotos protejan sus datos mientras organizan, distribuyen y supervisan los archivos de la empresa. Actualmente, Internxt ofrece dos servicios de privacidad principales: Drive para el almacenamiento en la nube general y Send para la transferencia segura de archivos. Aparte de sus funciones principales, Internxt ha desarrollado herramientas gratuitas adicionales para garantizar la seguridad de los datos de los equipos remotos, como una VPN gratuita, un escáner de virus, un generador de contraseñas, un correo electrónico temporal y un conversor de archivos.
• Psono es un gestor de contraseñas de código abierto que ayuda a las empresas a almacenar y compartir contraseñas de forma segura. Se aloja de forma local, lo que te proporciona un control total sobre tus datos con un cifrado multicapa para mantenerlo todo seguro. Tú y tu equipo podéis acceder y compartir contraseñas de forma segura y, al ser de código abierto, el código es totalmente transparente. Es perfecto para equipos que buscan una forma sencilla y segura de gestionar contraseñas manteniendo todo en sus propios servidores.
• Remote: una de las principales alternativas a Rippling, Remote está diseñada principalmente para equipos de recursos humanos más que para empleados individuales, ¡pero sin duda merece la pena mencionarla! Ofrece soluciones globales de nómina, beneficios y cumplimiento normativo, ayudando a las empresas a contratar y gestionar equipos internacionales sin fisuras.
• Air es una plataforma de gestión de activos digitales en la nube diseñada para equipos creativos y de marketing. Air ayuda a las empresas a centralizar imágenes, vídeos y otros activos de marca, al tiempo que facilita la colaboración a través de espacios de trabajo compartidos y flujos de trabajo de aprobación. La plataforma también incluye funciones de edición con tecnología de IA, lo que permite a los equipos cambiar el tamaño de las imágenes para diferentes canales sociales y hacer ediciones rápidas directamente allí donde se almacenan sus activos.

Resumen

Trasladar todas las operaciones de un negocio a internet no es tarea fácil, y sencillamente no se puede hacer sin las herramientas o aplicaciones adecuadas. Al implementar soluciones digitales de confianza, puedes ayudar a garantizar que se mantenga la productividad mientras se trabaja desde casa.

La pila tecnológica adecuada también os ayudará a ti y a tu equipo a planificar vuestro tiempo de forma apropiada, con el fin de equilibrar el teletrabajo con vuestra vida personal y otras actividades. Elige tus herramientas favoritas y pruébalas hoy mismo, pero recuerda: ¡quédate en casa!