Las 6 mejores herramientas de colaboración para equipos remotos en 2023

Debido a la propagación del virus COVID-19 por todo el mundo, muchas empresas se han visto obligadas a adoptar rápidamente una rutina 100% digital para poder trabajar desde casa.

En CloudTalk, hemos pasado por los mismos procesos desafiantes y hemos logrado superar algunos obstáculos relacionados con el cambio al trabajo a distancia casi de la noche a la mañana.

Para apoyar a otras empresas en su transformación hacia el trabajo a distancia, hemos elaborado una lista de 6 herramientas y aplicaciones de eficacia probada que te ayudarán a trasladar tus operaciones a Internet. También compartiremos algunos consejos sobre cómo elegir las mejores herramientas para tu negocio.

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¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir herramientas para equipos remotos?

Antes de compartir una lista de las herramientas para el trabajo a distancia que podemos recomendar, vamos a hablar de lo que debes tener en cuenta al completar tu pila tecnológica de teletrabajo.

Antes de decidirte a comprar cualquier solución digital, tienes que analizar al menos cuatro variables: usabilidad, funciones disponibles, seguridad y soporte.

¿Por qué debes hacer esto? Básicamente porque utilizar herramientas que no se adaptan perfectamente a tu equipo puede suponer un despilfarro de dinero, lagunas en la prestación de servicios y desmotivación entre los usuarios que trabajan con estas soluciones.

Usabilidad

No todos los miembros de tu equipo remoto tienen que ser expertos en TI con un amplio conocimiento de soluciones tecnológicas complejas. Es más, ninguno de ellos, excepto los desarrolladores, por supuesto, tiene necesariamente las competencias de codificación que les ayudarían a automatizar los procesos, o a construir integraciones sencillas para agilizar los flujos de trabajo y los procesos expansivos.

Por eso es importante elegir herramientas y aplicaciones que tengan interfaces bastante sencillas y fáciles de usar, para que todos los miembros del equipo, aunque no sean especialmente expertos en tecnología, puedan aprender rápidamente a utilizarlas.

Funciones

La mayoría de las soluciones digitales disponibles en el mercado ofrecen una gran variedad de funciones avanzadas. Por un lado, esto es bueno porque tienes muchas opciones entre las que elegir, pero por otro, puede llevar a la confusión y hacer que te resulte realmente difícil decidir qué herramienta es la que encaja perfectamente con tu equipo.

Para elegir una herramienta que tenga solo las funciones suficientes, debes centrarte en esto:

• compatibilidad con varios sistemas operativos,
• acceso exclusivo,
• disponibilidad de uso en varios dispositivos al mismo tiempo,
• posibilidad de configurar regularmente los parámetros que permiten cambiar la forma de gestionar y controlar los equipos remotos,
• la velocidad de las transferencias de archivos e información,
• y la posibilidad de gestionar archivos de forma remota (incluyendo la opción de eliminar archivos).

Seguridad

Las soluciones utilizadas por los equipos remotos deben ser excepcionalmente seguras porque tu organización no tendrá un gran control sobre los dispositivos que tus empleados utilizan para acceder a estas soluciones. Por tanto, antes de seleccionar cualquier herramienta, comprueba los siguientes aspectos:

• ¿Ha sido esta herramienta víctima de alguna brecha de seguridad que haya puesto en peligro los datos de los clientes?
• ¿Hay alguna empresa conocida que ya utilice esta solución?
• ¿Puede un usuario tener un control total sobre las conexiones remotas?
• ¿Qué medidas ha tomado este proveedor de herramientas para proteger la seguridad de sus usuarios?

Invierte tiempo en comprobar las opiniones sobre cada una de las herramientas que piensas implementar en tu futura pila tecnológica remota.

Sigue investigando hasta que encuentres suficientes reseñas positivas, si es que existen, para estar seguro de que esta solución concreta cumplirá tus expectativas en materia de seguridad.

Soporte

Es más que probable que, en algún momento, tú o un miembro del equipo necesitéis un poco de soporte al utilizar una nueva herramienta. La necesidad de asistencia puede estar relacionada con una simple reconfiguración del software y su adaptación a tus necesidades, el aprendizaje del uso de determinadas funciones o la resolución de algún problema técnico.

Por eso debes comprar una herramienta que ofrezca un excelente soporte al cliente, idealmente que esté disponible 24/7.

Si ya sabes que una solución concreta es conocida por su excelente equipo de atención al cliente, que siempre está ahí para sus clientes, considéralo una razón suficientemente convincente para invertir en esa herramienta.

Elige soluciones que se adapten perfectamente a tus equipos remotos

Cada equipo es diferente, por lo que es importante realizar un análisis exhaustivo de los hábitos de trabajo de tu equipo antes de sentarte a elegir una solución de trabajo a distancia. Una vez que conozcas bien lo que hace funcionar a tu equipo, podrás elegir las herramientas que les ayudarán a sobresalir, y a producir material de primer nivel para tu empresa desde la comodidad de sus hogares.

#1 Comunicación entre los miembros del equipo que trabajan a distancia

Una herramienta que permita la comunicación entre los miembros del equipo es uno de los elementos más críticos de cualquier pila tecnológica de trabajo a distancia. Tener un chat interno puede agilizar los procesos y te ayudará a evitar largas cadenas de correos electrónicos. Además, los chats internos son las versiones profesionales de aplicaciones de mensajería como WhatsApp y Telegram, por lo que estas soluciones pueden dejarse para uso personal.

• Hangouts. Esta herramienta es útil para quienes ya utilizan Gmail, ya que permite acceder a un chat directamente desde la bandeja de entrada. Solo tienes que seleccionar un contacto de tu lista, abrir la pestaña del chat y empezar a hablar. Hangouts también puede utilizarse para hacer videollamadas.
• Slack. Un chat para equipos grandes o pequeños, que permite crear diferentes grupos y múltiples canales dentro de la misma organización. Slack puede utilizarse para conversaciones rápidas y por escrito. La mayoría de las veces se utiliza para comunicar asuntos urgentes pero sencillos.

• Discord. Un canal para intercambiar información verbalmente, Discord ofrece opciones de chat y videollamada. También puedes compartir tu pantalla con otros usuarios. Esta solución ayuda a que los equipos se sientan más unidos con una buena comunicación, a pesar de estar físicamente dispersos por una ciudad, un país o incluso el mundo.
• Chanty. Comunicación entre los miembros del equipo que trabajan a distancia. Es muy fácil de configurar y utilizar, y sus clientes lo adoran.

#2 Plataformas para organizar y planificar reuniones electrónicas durante el trabajo a distancia

• Skype. Este es, sin duda, el programa de videollamadas más popular. Por eso la mayoría de nosotros ya sabía cómo utilizarla y tenía una cuenta mucho antes de que surgiera la crisis. Es más eficaz para la comunicación entre solo dos usuarios.
• Zoom. Esta plataforma está especializada en llamadas de gran volumen. Dependiendo de tu plan, puedes utilizar Zoom para alojar una reunión electrónica para más de 500 participantes, por lo que es utilizado por grandes empresas como Uber, HubSpot o Zapier para facilitar el teletrabajo. Su interfaz también es adecuada para organizar seminarios web, lo que convierte a Zoom en una de las herramientas más utilizadas en estos momentos, en plena crisis de COVID-19. Ha habido algunos informes sobre problemas de privacidad y seguridad relacionados con Zoom, por lo que te sugerimos que leas la información más reciente al respecto antes de implantar esta solución.
• WebEx. Una herramienta de Cisco similar a Zoom, pero menos conocida. Además de ayudarte con el teletrabajo, tiene soluciones específicas para seminarios web, reuniones públicas (online), formación y soporte remoto.
• Harmonizely. Es un software de programación de reuniones que facilita la planificación de videollamadas o reuniones virtuales. Harmonizely te ayuda a evitar los intercambios innecesarios de correos electrónicos y, al hacerlo, puede ahorrarte mucho tiempo. Se puede integrar con los calendarios más populares, incluyendo Google Calendar, iCloud y otras soluciones CalDAV.

#3 Herramientas de gestión de proyectos para organizar equipos remotos

Una de las tareas más complicadas durante el trabajo desde casa es hacer un seguimiento de todo lo que hace cada miembro del equipo. La capacidad de seguir el ritmo de cada proyecto puede verse afectada por las nuevas condiciones.

A veces puede ser difícil adaptarse a ellas, especialmente si la decisión de operar totalmente a distancia tuvo que tomarse rápidamente. Por esta razón, también compartiremos contigo una serie de herramientas para la gestión de proyectos y tareas a continuación:

• Trello. Uno de los programas de gestión y organización de tareas más utilizados. Con Trello, puedes ordenar las tareas en diferentes columnas y por fases del proyecto. También te permite añadir a otros miembros del equipo dentro de las tareas. Además, puedes aumentar las funciones de la herramienta añadiendo extensiones, como una que cuente las horas dedicadas a cada proyecto. ¡Trello también está disponible en dispositivos móviles!
• Toggl. Además de poder ver el estado de cada proyecto con Toggl, también es posible ver las tareas más importantes de toda la empresa en la misma página. Con esta herramienta, puedes ver en qué está trabajando cada equipo simultáneamente, y cuánto tiempo han dedicado a cada tarea.
• Airtable. Software de gestión de tareas completo y fácil de usar. Es como Trello en un subidón de azúcar, con una interfaz mucho más práctica y divisiones horizontales. A través de Airtable, diferentes miembros de un mismo equipo pueden ver lo que están haciendo los demás y la prioridad de cada proyecto.
• Asana. Con herramientas similares a Trello (como los tableros de columnas estilo Kanban) y la gestión de prioridades de Airtable, Asana es otra interesante solución de gestión de proyectos. Es especialmente útil para los diseñadores y desarrolladores, que suelen trabajar con plazos más ajustados.

#4 Soluciones basadas en la nube para la atención al cliente y las operaciones de venta

• CloudTalk. Es una solución integral que ofrece sistemas telefónicos basados en la nube para equipos remotos, centros de llamadas, servicios de atención al cliente, equipos de ventas y muchos más. Tus empleados no necesitarán una conexión de teléfono fijo ni ningún hardware telefónico para conectarse con posibles leads o clientes. Lee este artículo para saber cómo nuestro equipo utiliza CloudTalk mientras trabaja a distancia.
• Salesforce. Una plataforma de gestión de las relaciones con los clientes basada en la nube que te permite gestionar todas las interacciones con los clientes y almacenar los datos de estas interacciones en línea, mediante un sistema amplio y seguro.
• LiveChat by LiveAgent. Es una solución de chat en vivo end-to-end que permite a los visitantes de tu sitio web conectar con agentes de atención al cliente rápidamente. Todas las conversaciones se almacenan en la nube, por lo que tus representantes pueden estar en cualquier parte del mundo y podrán asistir a tus clientes en cuestión de segundos.

#5 Software de soporte para empleados que teletrabajan

Cuando trabajamos como un equipo que tiene a todos sus miembros presentes en la oficina todos los días de trabajo, no estamos acostumbrados a trabajar a distancia. Por ello, a veces incluso los pequeños problemas se vuelven difíciles de superar cuando se trabaja a distancia.

Uno de estos problemas podría ser el mantenimiento de la funcionalidad adecuada de todos los dispositivos que se tienen que utilizar cada día. En las empresas más grandes, suele haber un departamento o un profesional que se encarga de ello, mientras que en las empresas más pequeñas debería existir al menos la posibilidad de pedir ayuda a un compañero que esté cerca.

Pero cuando no hay nadie que te eche una mano cuando trabajas a distancia, tu equipo necesita un software que le dé soporte.

• TeamViewer. Software de soporte remoto para grandes empresas y sistemas más complejos. Además del soporte de escritorio, TeamViewer tiene una herramienta de Realidad Aumentada, y también ofrece soporte para dispositivos móviles.
• LogmeIn. Un programa que permiteel acceso y manejo de ordenadores a distancia de forma segura. Con LogmeIn, también es posible automatizar las rutinas técnicas, además de servir para ayudar a los equipos que se encuentran en diferentes oficinas dentro de la misma empresa. Con esta herramienta, no es necesario contratar a un profesional que se encargue de ayudar solo a unos pocos empleados.

#6 Soluciones para gestionar y almacenar información o archivos

• Google Drive. La plataforma de Google para crear y compartir diferentes tipos de documentos. Aquí puedes crear archivos de texto, hojas de Excel, presentaciones, imágenes y mucho más. También es muy útil porque muchas personas pueden utilizarlo al mismo tiempo para abrir documentos simultáneamente desde cualquier dispositivo. También es posible editar en grupo compartiendo los permisos con cada usuario.
• Dropbox. Software que nos permite almacenar documentos en la nube y gestionar las carpetas de forma inteligente. Además de asegurar los datos cargados, te permite acceder a ellos desde cualquier lugar.

• iCloud. Almacenamiento en la nube para los usuarios de Apple. Este sistema es muy útil para quienes trabajan con varios dispositivos Apple. Gran parte de tu información, incluidas las fotos tomadas con tu iPhone, se puede guardar automáticamente y acceder a ella más tarde con tu ID de Apple. Esta solución está pensada más bien para empresas que ofrecen servicios de diseño y marketing.
• Filecamp – Un sistema de gestión de activos digitales que te ayuda a gestionar todos tus recursos digitales en la nube y a colaborar en ellos con tu equipo fácilmente.
• One Drive. La solución de Microsoft para almacenar y compartir documentos en la nube. Además de contar con un paquete de Office online, OneDrive puede proporcionar enlaces con fecha de caducidad para una mayor seguridad de los datos.

RESUMIENDO

Trasladar todas las operaciones empresariales a Internet no es una tarea fácil, y simplemente no puede hacerse sin las herramientas o aplicaciones adecuadas. Implementando soluciones digitales fiables, puedes ayudar a garantizar el mantenimiento de la productividad mientras trabajas desde casa.

La pila tecnológica adecuada también te apoyará a ti y a tu equipo en la planificación adecuada de tu tiempo, para equilibrar el teletrabajo con tu vida personal y otras actividades. Elige tus herramientas favoritas y pruébalas hoy, pero recuerda: ¡quédate en casa!