Las 3 mejores herramientas para grabar una llamada telefónica en 2025 - CloudTalk
Según la encuesta de Contact Babel, más del 90% de las empresas graban sus llamadas telefónicas. Sin embargo, el mismo estudio afirma que solo el 34% de ellas utiliza realmente las grabaciones para mejorar su rendimiento. Tal vez se considere que consume demasiado tiempo. Para que el proceso sea más eficiente, necesitarás un sistema de grabación de llamadas de calidad. En este blog, te presentaremos una selección de nuestros favoritos.
¿Por qué necesitas la grabación de llamadas?
Probablemente hayas leído una docena de artículos que presentan los beneficios más comunes de utilizar la grabación de llamadas. Como la monitorización de llamadas para la formación de agentes o el control de calidad. Estos son, sin duda, importantes.
Sin embargo, la grabación de llamadas tiene muchas más ventajas. Es posible que algunas de ellas ni se te pasen por la cabeza. Así que repasémoslas ahora.
#1 Fomenta la escucha activa
El diablo está en los detalles, dice un refrán famoso. Sin embargo, al intentar memorizar una conversación, nos perdemos esos detalles. Escuchamos, pero en realidad no registramos muchas de las cosas más importantes que se han dicho.
Intentar tomar notas, por ejemplo, te impide desarrollar tus propias ideas y captar verdaderamente la esencia de la conversación.
Gracias a la grabación de llamadas, puedes acceder a tu información en cualquier momento. Esto quita mucha presión de encima a tus agentes y a ti. Al hablar con un cliente por teléfono, pueden concentrarse en lo que es importante. Cuanto más escuchan los agentes, más sienten los clientes que se les está prestando atención. Eso mejora significativamente tu tasa de satisfacción del cliente.
La grabación de llamadas también puede ayudar en situaciones que no puedes controlar. Por ejemplo, si un cliente tiene un acento muy marcado que impide a los agentes entender todo lo que dice. También puede haber ruido de fondo o malas conexiones.
Consejo profesional:
Intenta utilizar la grabación de llamadas durante las entrevistas con candidatos a puestos de trabajo. En primer lugar, puedes centrarte en lo que dicen y cómo lo dicen sin preocuparte por perderte detalles importantes. En segundo lugar, como probablemente tengas decenas de candidatos, la grabación te permite recordar quién dijo qué, lo que aumenta las posibilidades de que elijas al empleado adecuado.
#2 Resuelve fácilmente los malentendidos
Adquirir nuevos clientes puede ser 5 veces más caro que retener a los actuales. Así que ese debería ser tu objetivo. No siempre es posible, pero a veces puedes perder un cliente por situaciones que podrías evitar fácilmente. Como un malentendido.
No importa lo excelente que sea tu servicio, los clientes pueden insistir simplemente en que has cometido un error. Saber lo que realmente dijeron tus agentes puede salvar a un gran cliente.
Una grabación de llamada sirve como prueba irrefutable de la verdad.
Por ejemplo, un cliente afirma que tu representante le prometió una función determinada que tu producto no tiene. Tu representante, por el contrario, insiste en que no lo hizo. Con la grabación de llamadas, puedes averiguarlo fácilmente. Por lo tanto, reduce el tiempo que dedicas a las disputas y ayuda a salvar relaciones profesionales. Además, ahorra mucho tiempo valioso.
Consejo profesional:
Especialmente cuando tienes una pequeña empresa, es probable que tengas clientes leales con los que te comunicas repetidamente. Dado que cada uno de ellos es único, escuchar las grabaciones te revelará qué funciona con ellos y qué no. Tu equipo y tú podréis diseñar una estrategia de comunicación que haga felices a los clientes.
#3 Impulsa las campañas de marketing
Disponer de una base de datos estructurada con las interacciones más recientes con tus clientes es una mina de oro. Puedes escuchar todos sus problemas, opiniones, gustos y disgustos. Tu equipo puede revisar esta información para descubrir todo lo posible. Por ejemplo, podrías descubrir quién es el grupo objetivo ideal para la campaña en la que estás trabajando actualmente.
Además, puedes recopilar las palabras clave más utilizadas para una mejor optimización. De este modo, revisar las grabaciones de las llamadas puede ayudarte a eliminar las conjeturas y a atraer a la clientela adecuada para tu negocio.
Consejo profesional:
Grabar las llamadas telefónicas también te ayuda a ver cómo evoluciona la comunicación empresarial a lo largo del tiempo. Al mantener una base de datos de grabación de llamadas, puedes comparar los problemas anteriores y actuales de los clientes. Eso te ayuda a realizar muchos cambios necesarios y a mejorar tus procesos internos de formación de agentes.
#4 Protege contra demandas legales
La grabación de llamadas telefónicas cuenta con importantes regulaciones legales. En diferentes países existen distintas leyes relativas a las políticas de privacidad. Por lo tanto, es extremadamente importante asegurarse de que tu empresa actúe con cautela. In some regions, it may be completely illegal to record phone calls, or the recording of phone calls can have some specific restrictions.
En otras regiones, incluso puede ser obligatorio por ley grabar las llamadas de tu empresa y almacenar estas grabaciones durante un periodo determinado. Si surge alguna demanda relacionada con lo que se dijo a través de la comunicación telefónica, las autoridades judiciales pueden pedirte que entregues una grabación como prueba.
Sin embargo, esto suele ser algo positivo.
Si te acusan falsamente, la grabación sirve como prueba de tu inocencia. Incluso puedes resolver el problema con la otra parte y evitar los tribunales. Esto es significativamente más barato que pasar por un largo proceso judicial, que tiene el potencial de arruinar financieramente incluso a las empresas más prósperas.
Consejo profesional
No te quedes solo en la superficie. Investiga siempre los detalles específicos de las normativas de grabación de llamadas de tu región.
Descubre más sobre las normativas legales en este blog.
Cómo elegir la herramienta adecuada
Antes de sumergirnos en las 3 mejores herramientas para la grabación de llamadas, es importante explicar por qué es necesario buscar la máxima calidad. Aquí tienes un breve resumen de los riesgos a los que te puedes enfrentar, así como una lista de aspectos a tener en cuenta.
Desventajas de elegir un sistema deficiente
- Fallos de software: En herramientas con configuraciones de sistema deficientes, las grabaciones de llamadas pueden borrarse, ser inaccesibles o no grabarse en absoluto debido a problemas técnicos.
- Mala experiencia de usuario: Los sistemas que son difíciles de navegar quitan un tiempo valioso a tu equipo. También aumenta la probabilidad de que se produzcan errores humanos. Los empleados tienen que estar seguros de que pueden confiar plenamente en el sistema.
- Seguridad: Este es quizás el aspecto número uno que deberías tener en cuenta. Las empresas almacenan toneladas de información confidencial. Su filtración puede hundir todo tu negocio.
Qué tener en cuenta antes de comprar
- ¿Tiene la herramienta una interfaz fácil de usar?
- ¿Cumple la herramienta con lo que tu empresa necesita?
- ¿Es segura la herramienta?
- ¿Se ajusta a tu presupuesto?
- ¿El precio se corresponde con el valor que aporta la herramienta?
Las 3 mejores herramientas para la grabación de llamadas en 2024
De los muchos sistemas de calidad que existen, hemos elegido 3 de nuestros favoritos personales.
#1 CloudTalk
Característica estrella: Sistema complejo de gestión de llamadas
Prueba gratuita: 14 días
Demostración: Sí + especialista dedicado al éxito del cliente
Precios: Planes desde €25
Aplicación para teléfono: Sí, funciona tanto en Android como en iOS
Información general
Por supuesto que nos vamos a mencionar a nosotros mismos. Pero no porque queramos imponerte nuestra solución, sino porque CloudTalk es un sistema complejo que, además de la grabación de llamadas, ofrece todo tipo de funciones de gestión de llamadas. Estas te apoyan durante todo el proceso de comunicación.
Nuestro software de telefonía en la nube funciona bien para empresas de todos los tamaños. También estamos orgullosos de nuestra interfaz de usuario intuitiva, que incluye casi 70 funciones y más de 40 integraciones.
CloudTalk funciona como una extensión de navegador, aplicación de escritorio y aplicación para teléfono (CloudTalk Go) para iOS y Android. Puedes utilizar nuestro sistema en todos los dispositivos: portátiles, tabletas o smartphones.
Características
En primer lugar, centrémonos en el núcleo de este artículo: la grabación de llamadas. CloudTalk automatiza todo el proceso. Y una vez que finaliza la llamada, puedes escucharla directamente desde tu navegador de internet. En cualquier lugar y en cualquier momento. Monitorizar tus llamadas con CloudTalk mejora significativamente las interacciones con los clientes y su satisfacción.
También ofrecemos una completa monitorización de llamadas que te ofrece una visión detallada de tus llamadas telefónicas siempre que lo necesites. Puedes acceder fácilmente a toda la información sobre tus llamadas y optimizar tus servicios.
Después de cada llamada, tu equipo puede evaluar el estado de ánimo de los clientes eligiendo uno de los 5 emojis con el análisis de sentimiento de CloudTalk. Hoy en día, esta función es una de las principales tendencias en analítica y recopilación de datos.
Y por último, pero no menos importante, cuando las circunstancias lo requieran, puedes añadir fácilmente a una tercera persona a la línea con una herramienta de Llamadas a 3. Contar con el apoyo de otro especialista hace que la interacción con el cliente sea fluida y eficiente.
Lo que también puedes valorar es el nivel de optimización que ofrece CloudTalk. Puedes integrarlo fácilmente con sistemas externos a través de una API.
Reseñas:
#2 CallRail
Característica estrella: Seguimiento de llamadas
Prueba gratuita: 14 días
Demostración: Sí
Precios: Desde €45
Aplicación para teléfono: Sí, funciona en iOS
Información general
Esta solución de seguimiento de llamadas está dirigida principalmente a profesionales del marketing. Realiza un seguimiento de los procesos o los gastos, responde a los clientes potenciales y, por lo tanto, ayuda a captar más clientes. Proporciona una visión clara de todos los esfuerzos de marketing digital.
Características:
La característica más sólida es el seguimiento de llamadas, que incluye seguimiento a nivel de palabra clave. Además, CallRail ofrece grabación de llamadas con almacenamiento ilimitado en todos los planes.
La interfaz de usuario es especialmente intuitiva. Puedes escuchar tus llamadas telefónicas directamente desde el panel de control. Otra ventaja es que puedes descargar tus grabaciones o crear una URL personalizada. De este modo, también puedes reproducir archivos de audio directamente desde el navegador.
CallRail también ofrece configuración instantánea de números, mensajes de bienvenida, informes avanzados y más.
Una función especial que debemos mencionar es la de “mensaje susurrado”, que proporciona a los agentes el contexto sobre la procedencia de las llamadas. Por ejemplo, en el caso de campañas de promoción o marketing.
Un posible inconveniente : CallRail carece de API.
Reseñas:
Lecturas recomendadas
#3 Callcap
Característica estrella: Monitorización de llamadas
Prueba gratuita: 30 días
Demostración: Sí
Precios: Bajo petición
Aplicación para teléfono: Sí, funciona en Android
Información general
Si quieres mejorar el ROI, la eficacia, y el rendimiento de tus agentes, Callcap puede ser una buena opción para ti. Es una solución ideal para empresas emergentes que realiza el seguimiento y la monitorización de tus llamadas. Las grabaciones están disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar. Se utiliza principalmente con fines de formación, para identificar oportunidades perdidas, y para la supervisión del personal.
Características clave
Con Callcap, obtienes un servicio de grabación de llamadas al que puedes acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por supuesto, no le faltan los informes de llamadas, así como interfaces con datos fácilmente accesibles o alertas casi en tiempo real.
Sin embargo, lo que hace que Callcap sea verdaderamente único es la monitorización por parte de terceros. Puedes compartir tus llamadas y obtener una evaluación experta por parte de un equipo de profesionales.
Los expertos te ofrecen los siguientes servicios:
- Catálogo de seguimiento de elementos basado en los temas tratados durante la llamada
- Puntos clave de las conversaciones
- Notas sobre cómo se gestionaron incorrectamente tus llamadas
- Oportunidades de leads
- Evaluaciones personalizadas
Reseñas:
Capterra: N/D
Conclusión
Tanto si tienes una startup como una corporación internacional, grabar las llamadas telefónicas es imprescindible. Te aporta mucho más que una simple forma de monitorizar el rendimiento. Al escuchar las interacciones con tus clientes, puedes fomentar la escucha activa, evitar malentendidos perjudiciales, potenciar las campañas de marketing o incluso proteger a tu empresa de una demanda devastadora.
Pero para lograrlo, necesitas una herramienta de grabación de llamadas de alta calidad. Investiga bien antes de comprometerte financieramente. Ten en cuenta los riesgos y hazte preguntas cruciales sobre las necesidades de tu negocio.
Acabamos de presentarte tres de nuestras opciones favoritas para grabar llamadas. Quizás hayas encontrado la herramienta adecuada en esa lista, o tal vez sigas buscando.
Hagas lo que hagas, esperamos que encuentres la que mejor se adapte a ti.
