As 3 Melhores Ferramentas para Gravar Ligações Telefônicas em 2025 - CloudTalk
De acordo com a pesquisa da Contact Babel, mais de 90% das empresas gravam suas ligações telefônicas. No entanto, o mesmo estudo afirma que apenas 34% delas realmente utilizam as gravações para impulsionar seu desempenho. Talvez isso seja considerado trabalhoso demais. Para tornar o processo mais eficiente, você precisará de um sistema de gravação de chamadas de qualidade. Neste blog, apresentaremos uma seleção dos nossos favoritos.
Por que Você Precisa de Gravação de Chamadas?
Você provavelmente já leu dezenas de artigos que apresentaram os benefícios mais comuns do uso da gravação de chamadas. Tais como o monitoramento de chamadas para o treinamento de agentes ou garantia de qualidade. Esses pontos são, sem dúvida, importantes.
No entanto, a gravação de chamadas tem muito mais vantagens. Algumas delas podem não passar pela sua cabeça. Então, vamos analisá-las agora.
#1 Apoia a Escuta Ativa
Deus está nos detalhes, diz um ditado famoso. No entanto, ao tentar memorizar uma conversa, acabamos perdendo esses detalhes. Nós ouvimos, mas na verdade não registramos muitas das coisas mais importantes que foram ditas.
Tentar fazer anotações, por exemplo, impede você de elaborar suas próprias ideias e capturar verdadeiramente a essência da conversa.
Graças à gravação de chamadas, você pode acessar suas informações a qualquer momento. Isso tira uma grande pressão dos ombros seus e de seus agentes. Ao falar com um cliente ao telefone, eles podem focar no que é importante. Quanto mais os agentes ouvem, mais os clientes sentem que estão sendo ouvidos. Isso aumenta significativamente a sua taxa de satisfação do cliente.
A gravação de chamadas também pode ajudar em situações que você não pode controlar. Por exemplo, um cliente tem um sotaque muito forte que impede os agentes de entender tudo o que ele diz. Também pode haver ruído de fundo ou conexões ruins.
Dica de Profissional:
Tente usar a gravação de chamadas durante entrevistas com candidatos a vagas de emprego. Primeiro, você pode focar no que eles estão dizendo e em como dizem, sem se preocupar em perder detalhes importantes. Segundo, como você provavelmente tem dezenas de candidatos, a gravação permite lembrar quem disse o quê, aumentando as chances de escolher o funcionário certo.
#2 Resolve Desentendimentos Facilmente
Adquirir novos clientes pode ser 5 vezes mais caro do que reter os atuais. Portanto, esse deve ser o seu objetivo. Nem sempre é possível, mas às vezes você pode estar perdendo um cliente por acontecimentos que poderia evitar facilmente. Como um desentendimento.
Não importa o quão bom seja o seu serviço, os clientes podem simplesmente insistir que você cometeu um erro. Saber o que seus agentes realmente disseram pode salvar um ótimo cliente.
A gravação de uma chamada serve como prova incontestável da verdade.
Por exemplo, um cliente alega que seu representante prometeu a ele um determinado recurso que seu produto não possui. Seu representante, pelo contrário, insiste que não prometeu. Com a gravação de chamadas, você pode descobrir facilmente. Portanto, reduz o tempo que você gasta em disputas e ajuda a salvar relacionamentos profissionais. Além disso, economiza muito tempo valioso.
Dica de Profissional:
Especialmente quando você possui uma pequena empresa, é provável que tenha clientes fiéis com quem se comunica repetidamente. Como cada um deles é um indivíduo único, ouvir as gravações revelará o que funciona com eles e o que não funciona. Você e sua equipe podem, então, elaborar uma estratégia de comunicação que deixe os clientes felizes.
#3 Impulsiona Campanhas de Marketing
Ter um banco de dados estruturado de suas interações mais recentes com os clientes é uma mina de ouro. Você pode ouvir todas as suas dores, opiniões, preferências e rejeições. Sua equipe pode revisar essas informações para descobrir o máximo possível. Por exemplo, você pode descobrir quem é o público-alvo ideal para a campanha em que está trabalhando atualmente.
Você também pode reunir palavras-chave frequentemente utilizadas para uma melhor otimização. Assim, revisar as gravações de chamadas pode ajudar a eliminar suposições e atrair a clientela certa para o seu negócio.
Dica de Profissional:
Gravar ligações telefônicas também ajuda você a ver como a comunicação empresarial evolui ao longo do tempo. Ao manter um banco de dados de gravações de chamadas, você pode comparar problemas anteriores e atuais dos clientes. Isso ajuda a fazer as mudanças necessárias e a melhorar os processos internos de treinamento de agentes.
#4 Protege Contra Processos Judiciais
A gravação de chamadas telefônicas possui regulamentações legais significativas. Em diferentes países, existem leis distintas sobre políticas de privacidade. Portanto, é extremamente importante garantir que sua empresa aja com cautela. Em algumas regiões, pode ser completamente ilegal gravar ligações telefônicas, ou a gravação pode ter algumas restrições específicas.
Em outras regiões, pode ser até exigido por lei gravar suas chamadas comerciais e armazenar essas gravações por um determinado período. Se surgir qualquer processo judicial relacionado ao que foi dito por telefone, as autoridades legais podem solicitar que você forneça a gravação como prova.
Isso geralmente acaba sendo uma coisa boa, no entanto.
Se você for acusado falsamente, a gravação serve como prova de sua inocência. Você pode até resolver o problema diretamente com a outra parte e evitar os tribunais. Isso é significativamente mais barato do que passar por um longo processo judicial, que tem o potencial de arruinar financeiramente até as empresas mais prósperas.
Dica de Profissional
Não fique apenas na superfície. Sempre verifique os detalhes específicos das regulamentações de gravação de chamadas para a sua região.
Saiba mais sobre as regulamentações legais neste blog.
Como Escolher a Ferramenta Certa
Antes de mergulharmos nas 3 melhores ferramentas para gravação de chamadas, é importante explicar por que é necessário buscar a mais alta qualidade. Aqui está uma rápida visão geral de quais riscos você pode enfrentar, bem como uma lista do que levar em consideração.
Desvantagens de Escolher um Sistema Ruim
- Falhas de software: Em ferramentas com configurações de sistema ruins, as gravações de chamadas podem ser excluídas, ficar inacessíveis ou nem sequer ser gravadas devido a problemas técnicos.
- Experiência do usuário ruim: Sistemas difíceis de navegar consomem um tempo valioso de sua equipe. Isso também aumenta a chance de erro humano. Os funcionários precisam ter certeza de que podem confiar totalmente no sistema.
- Segurança: Este é talvez o principal aspecto que você deve levar em consideração. As empresas armazenam toneladas de informações confidenciais. O vazamento delas pode arruinar todo o seu negócio.
O que Considerar Antes de Comprar
- A ferramenta possui uma interface fácil de usar?
- A ferramenta atende às necessidades do seu negócio?
- A ferramenta é segura?
- Ela cabe no seu orçamento?
- O preço é compatível com o valor que a ferramenta oferece?
As 3 Melhores Ferramentas para Gravação de Chamadas em 2024
Entre os diversos sistemas de qualidade disponíveis, escolhemos 3 dos nossos favoritos.
#1 CloudTalk
Principal característica: Sistema completo de gestão de chamadas
Teste grátis: 14 dias
Demonstração: Sim + especialista de sucesso do cliente dedicado
Preços: Planos a partir de $25
Aplicativo de celular: Sim, funciona tanto em Android quanto em iOS
Informações Gerais
É claro que vamos nos mencionar. Mas não porque queremos forçar nossa solução para você. É porque a CloudTalk é um sistema complexo que, além da gravação de chamadas, oferece todos os tipos de outros recursos de gestão de chamadas. Eles apoiam você durante todo o processo de comunicação.
Nosso software de telefonia em nuvem funciona muito bem para empresas de todos os tamanhos. Também temos orgulho de nossa interface amigável, que inclui quase 70 recursos e mais de 40 integrações.
A CloudTalk funciona como uma extensão de navegador, aplicativo de desktop e aplicativo de celular (CloudTalk Go) para iOS e Android. Você pode usar nosso sistema em todos os dispositivos — notebooks, tablets ou smartphones.
Recursos
Primeiro, vamos focar no tema central deste blog: gravação de chamadas. A CloudTalk automatiza todo o processo. E assim que a chamada termina, você pode ouvi-la diretamente do seu navegador de internet. Em qualquer lugar e a qualquer momento. Monitorar suas chamadas com a CloudTalk melhora significativamente as interações e a satisfação do cliente.
Também oferecemos um sistema complexo de monitoramento de chamadas que fornece uma visão abrangente das suas ligações telefônicas sempre que precisar. Você pode obter acesso fácil a todas as informações de suas chamadas e otimizar seus serviços.
Após cada chamada, sua equipe pode avaliar o humor dos clientes escolhendo um dos 5 emojis com a análise de sentimentos da CloudTalk. Hoje em dia, esse recurso é uma das principais tendências em análise e coleta de dados.
E por último, mas não menos importante, quando as circunstâncias exigirem, você pode facilmente adicionar uma terceira pessoa à linha com a ferramenta de chamada a três. Ter o suporte de outro especialista torna a interação com o cliente tranquila e eficiente.
O que você também pode gostar é do nível de otimização que a CloudTalk oferece. Você pode integrá-la facilmente com sistemas externos por meio de API.
Avaliações:
#2 CallRail
Principal característica: Rastreamento de chamadas
Teste grátis: 14 dias
Demonstração: Sim
Preços: A partir de $45
Aplicativo de celular: Sim, funciona em iOS
Informações Gerais
Esta solução de rastreamento de chamadas é voltada principalmente para profissionais de marketing. Ela rastreia processos ou gastos, responde a leads e, portanto, ajuda a conquistar mais clientes. Oferece uma visão clara de todos os esforços de marketing digital.
Recursos:
O recurso mais forte é o rastreamento de chamadas, que inclui rastreamento ao nível de palavra-chave. Além disso, a CallRail oferece gravação de chamadas com armazenamento ilimitado em todos os planos.
A interface do usuário é especialmente amigável. Você pode ouvir suas ligações diretamente do painel. Outro ponto positivo é que você pode baixar suas gravações ou criar uma URL personalizada. Dessa forma, você também pode reproduzir arquivos de áudio diretamente do navegador.
A CallRail também oferece configuração instantânea de números, mensagens de saudação, relatórios avançados e muito mais.
Uma função especial que temos que mencionar é o recurso de “mensagem sussurrada” (whisper message), que dá aos agentes o contexto de onde as chamadas estão vindo. Por exemplo, no caso de promoções ou campanhas de marketing.
Uma possível desvantagem - A CallRail não possui API.
Avaliações:
Leituras Recomendadas
#3 Callcap
Principal característica: Monitoramento de chamadas
Teste grátis: 30 dias
Demonstração: Sim
Preços: Sob consulta
Aplicativo de celular: Sim, funciona em Android
Informações Gerais
Se você deseja melhorar o ROI, a eficácia e o desempenho dos seus agentes, a Callcap pode ser uma boa escolha para você. É uma solução ideal para startups que rastreia e monitora suas chamadas. As gravações ficam disponíveis a qualquer hora e de qualquer lugar. É mais utilizada para fins de treinamento, identificação de oportunidades perdidas e monitoramento de equipe.
Principais Recursos
Com a Callcap, você tem um serviço de gravação de chamadas que pode acessar de qualquer lugar e a qualquer hora. Obviamente, não faltam relatórios de chamadas, além de interfaces com dados de fácil acesso ou alertas em tempo real.
No entanto, o que torna a Callcap verdadeiramente única é o monitoramento por terceiros. Você pode compartilhar suas chamadas e obter uma avaliação especializada de uma equipe de profissionais.
Os Especialistas Oferecem os Seguintes Serviços:
- Catálogo de rastreamento de itens com base nos tópicos discutidos durante a chamada
- Pontos-chave das conversas
- Notas sobre como suas chamadas foram mal conduzidas
- Oportunidades de leads
- Scorecards personalizados
Avaliações:
Capterra: N/A
Conclusão
Quer você seja dono de uma startup ou de uma corporação internacional, gravar chamadas telefônicas é essencial. Isso traz muito mais do que apenas uma forma de monitorar o desempenho. Ao ouvir as interações com seus clientes, você pode incentivar a escuta ativa, evitar mal-entendidos prejudiciais, impulsionar campanhas de marketing ou até mesmo proteger sua empresa de um processo judicial devastador.
Mas para fazer isso, você precisa de uma ferramenta de gravação de chamadas de alta qualidade. Faça sua pesquisa antes de assumir um compromisso financeiro. Considere os riscos e faça a si mesmo perguntas cruciais sobre as necessidades do seu negócio.
Acabamos de apresentar três das nossas ferramentas favoritas de gravação de chamadas. Talvez você tenha encontrado a opção certa nessa lista, ou talvez continue procurando.
Seja como for, esperamos que você encontre a que melhor se adapta às suas necessidades.
