I 3 migliori strumenti per registrare una telefonata nel 2025 - CloudTalk
Secondo l’indagine di Contact Babel, oltre il 90% delle aziende registra le proprie telefonate. Eppure, lo stesso studio afferma che solo il 34% di esse utilizza effettivamente le registrazioni per migliorare le proprie prestazioni. Forse si ritiene che richieda troppo tempo. Per rendere il processo più efficiente, avrai bisogno di un sistema di registrazione delle chiamate di qualità. In questo blog ti presenteremo una selezione dei nostri preferiti.
Perché hai bisogno della registrazione delle chiamate?
Avrai probabilmente letto una dozzina di articoli che presentano i vantaggi più comuni dell’uso della registrazione delle chiamate. Come il monitoraggio delle chiamate per la formazione degli agenti o la garanzia di qualità. Questi sono, senza dubbio, importanti.
Tuttavia, la registrazione delle chiamate offre molti altri vantaggi. Alcuni di essi potrebbero non esserti venuti in mente. Scopriamoli subito.
#1 Supporta l'ascolto attivo
Il diavolo si nasconde nei dettagli, recita un famoso detto. Eppure, quando cerchiamo di memorizzare una conversazione, ci sfuggono proprio quei dettagli. Ascoltiamo, ma in realtà non registriamo molte delle cose più importanti che sono state dette.
Prendere appunti, ad esempio, ti impedisce di elaborare le tue idee e di cogliere davvero l’essenza della conversazione.
Grazie alla registrazione delle chiamate, puoi accedere alle tue informazioni in qualsiasi momento. Questo toglie molta pressione dalle spalle tue e dei tuoi agenti. Quando parlano al telefono con un cliente, possono concentrarsi su ciò che è importante. Più gli agenti ascoltano, più i clienti si sentono ascoltati. Questo aumenta notevolmente il tuo tasso di soddisfazione dei clienti.
La registrazione delle chiamate può anche aiutare in situazioni che non puoi controllare. Ad esempio, se un cliente ha un accento molto forte che impedisce agli agenti di capire tutto ciò che dice. Possono esserci anche rumori di fondo o problemi di connessione.
Consiglio utile:
Prova a usare la registrazione delle chiamate durante i colloqui con i candidati di lavoro. In primo luogo, puoi concentrarti su ciò che dicono e su come lo dicono, senza preoccuparti di perdere dettagli importanti. In secondo luogo, dato che probabilmente avrai decine di candidati, la registrazione ti permette di ricordare chi ha detto cosa, aumentando le possibilità di scegliere il dipendente giusto.
#2 Risolve facilmente le incomprensioni
Acquisire nuovi clienti può essere 5 volte più costoso rispetto al mantenimento di quelli attuali. Questo dovrebbe essere quindi il tuo obiettivo. Non è sempre possibile, ma a volte rischi di perdere un cliente per eventi che potresti facilmente evitare. Come un malinteso.
Non importa quanto sia eccellente il tuo servizio, i clienti possono semplicemente insistere sul fatto che hai commesso un errore. Sapere cosa hanno detto realmente i tuoi agenti può salvarti un ottimo cliente.
Una registrazione di una chiamata funge da prova inconfutabile della verità.
Ad esempio, un cliente sostiene che il tuo agente gli abbia promesso una determinata funzionalità che il tuo prodotto non ha. Il tuo agente, al contrario, insiste di no. Con la registrazione della chiamata, puoi scoprirlo facilmente. Di conseguenza, riduce il tempo dedicato alle controversie e aiuta a salvare i rapporti professionali. Inoltre, fa risparmiare un sacco di tempo prezioso.
Consiglio utile:
Soprattutto se possiedi una piccola impresa, è probabile che tu abbia clienti fedeli con cui comunichi ripetutamente. Dato che ognuno di loro è un individuo unico, ascoltare le registrazioni rivelerà cosa funziona con loro e cosa no. Tu e il tuo team potrete così elaborare una strategia di comunicazione che renderà felici i clienti.
#3 Potenzia le campagne di marketing
Disporre di un database strutturato delle tue interazioni più recenti con i clienti è una miniera d'oro. Puoi ascoltare tutti i loro problemi, opinioni, preferenze e antipatie. Il tuo team può esaminare queste informazioni per scoprire il più possibile. Ad esempio, potresti scoprire chi è il gruppo target ideale per la campagna a cui stai lavorando.
Puoi inoltre raccogliere le parole chiave più utilizzate per ottimizzare al meglio i contenuti. In questo modo, l'analisi delle registrazioni delle chiamate può aiutarti a eliminare le congetture e ad attirare la clientela giusta per la tua attività.
Consiglio utile:
Registrare le telefonate ti aiuta anche a capire come si evolve la comunicazione aziendale nel tempo. Mantenendo un database delle registrazioni, puoi confrontare i problemi passati e presenti dei clienti. Questo ti aiuterà ad apportare molte modifiche necessarie e a migliorare i tuoi processi di formazione interna degli agenti.
#4 Protegge dalle cause legali
La registrazione delle telefonate prevede importanti normative legali. Paesi diversi hanno leggi diverse in materia di privacy. Pertanto, è estremamente importante assicurarsi che la tua azienda agisca con la massima prudenza. In alcune regioni, potrebbe essere del tutto illegale registrare le telefonate, oppure la registrazione potrebbe essere soggetta a restrizioni specifiche.
In altre regioni, potrebbe essere persino richiesto dalla legge di registrare le chiamate aziendali e di conservare queste registrazioni per un certo periodo di tempo. In caso di controversia legale su quanto detto al telefono, le autorità giudiziarie possono chiederti di esibire la registrazione come prova.
Di solito, però, si rivela un vantaggio.
Se ricevi una falsa accusa, la registrazione serve come prova della tua innocenza. Puoi persino risolvere la questione con la controparte ed evitare il tribunale. Questo è notevolmente più economico rispetto ad affrontare una lunga causa legale, che rischierebbe di rovinare finanziariamente anche le aziende più prospere.
Consiglio utile
Non fermarti alla superficie. Approfondisci sempre i dettagli specifici delle normative sulla registrazione delle chiamate nella tua regione.
Scopri di più sulle normative legali in questo blog.
Come scegliere lo strumento giusto
Prima di scoprire i 3 migliori strumenti per la registrazione delle chiamate, è importante spiegare perché è necessario puntare alla massima qualità. Ecco una rapida panoramica dei rischi che potresti correre, oltre a una lista di controllo degli aspetti da considerare.
I contro di scegliere un sistema scadente
- Guasti del software: negli strumenti con configurazioni di sistema scadenti, le registrazioni delle chiamate possono essere cancellate, risultare inaccessibili o non essere registrate affatto a causa di problemi tecnici.
- Scarsa esperienza utente: i sistemi difficili da usare fanno perdere tempo prezioso al tuo team. Inoltre, aumentano il rischio di errore umano. I dipendenti devono poter fare totale affidamento sul sistema.
- Sicurezza: questo è forse l'aspetto principale da prendere in considerazione. Le aziende memorizzano una quantità enorme di informazioni riservate. Una loro fuga di notizie può distruggere l'intera attività.
Cosa considerare prima dell'acquisto
- Lo strumento ha un'interfaccia facile da usare?
- Lo strumento soddisfa le esigenze della tua azienda?
- Lo strumento è sicuro?
- Rientra nel tuo budget?
- Il prezzo è commisurato al valore offerto dallo strumento?
I 3 migliori strumenti per registrare le chiamate nel 2024
Tra i tanti sistemi di qualità disponibili sul mercato, abbiamo scelto 3 dei nostri preferiti in assoluto.
#1 CloudTalk
Caratteristica principale: sistema complesso di gestione delle chiamate
Prova gratuita: 14 giorni
Demo: Sì + specialista dedicato al successo dei clienti
Prezzo: piani a partire da €25
App per telefono: Sì, funziona sia su Android che su iOS
Informazioni generali
Ovviamente citiamo noi stessi. Ma non perché vogliamo importi la nostra soluzione. È perché CloudTalk è un sistema complesso che, oltre alla registrazione delle chiamate, offre molti altri strumenti di gestione delle telefonate. Questi ti supportano durante l’intero processo di comunicazione.
Il nostro software telefonico basato sul cloud si adatta ad aziende di ogni dimensione. Siamo orgogliosi della nostra interfaccia utente intuitiva, che include quasi 70 funzionalità e oltre 40 integrazioni.
CloudTalk funziona come estensione del browser, applicazione desktop e applicazione per telefono (CloudTalk Go) sia per iOS che per Android. Puoi utilizzare il nostro sistema su tutti i dispositivi: laptop, tablet o smartphone.
Funzionalità
Per prima cosa, concentriamoci sul tema centrale di questo blog: la registrazione delle chiamate. CloudTalk automatizza l'intero processo. E una volta terminata la chiamata, puoi ascoltarla direttamente dal tuo browser internet. Ovunque e in qualsiasi momento. Monitorare le tue chiamate con CloudTalk migliora notevolmente le interazioni e la soddisfazione dei clienti.
Offriamo anche un sistema completo di monitoraggio delle chiamate che ti offre una visione d'insieme completa delle tue telefonate ogni volta che ne hai bisogno. Puoi accedere facilmente a tutte le informazioni sulle tue chiamate e ottimizzare i tuoi servizi.
Dopo ogni chiamata, il tuo team può valutare lo stato d'animo dei clienti scegliendo una delle 5 emoji con l'analitica delle emozioni di CloudTalk. emotion analytics. Oggi questa funzionalità è una delle tendenze principali nell'ambito dell'analisi e della raccolta dati.
Infine, se le circostanze lo richiedono, puoi facilmente aggiungere una terza persona alla linea con uno strumento di chiamata a 3 vie. Avere il supporto di un altro specialista rende l'interazione con il cliente fluida ed efficiente.
Un altro aspetto apprezzabile è il livello di ottimizzazione offerto da CloudTalk. Puoi infatti integrarlo facilmente con sistemi esterni tramite API.
Recensioni:
#2 CallRail
Caratteristica principale: tracciamento delle chiamate
Prova gratuita: 14 giorni
Demo: Sì
Prezzo: a partire da €45
App per telefono: Sì, funziona su iOS
Informazioni generali
Questa soluzione di tracciamento delle chiamate è dedicata principalmente ai professionisti del marketing. Tiene traccia dei processi o delle spese, risponde ai lead e quindi aiuta a conquistare più clienti. Offre una visione chiara di tutte le attività di digital marketing.
Funzionalità:
La funzionalità più forte è il tracciamento delle chiamate che include il tracciamento a livello di parole chiave. Inoltre, CallRail offre la registrazione delle chiamate con spazio di archiviazione illimitato in tutti i piani.
L'interfaccia utente è particolarmente intuitiva. Puoi ascoltare le tue telefonate direttamente dalla dashboard. Un altro vantaggio è che puoi scaricare le tue registrazioni o creare un URL personalizzato. In questo modo puoi anche riprodurre i file audio direttamente dal browser.
CallRail offre inoltre la configurazione istantanea del numero, messaggi di benvenuto, reportistica avanzata e molto altro.
Una funzione speciale che dobbiamo citare è il “messaggio sussurrato” (whisper message) che fornisce agli agenti il contesto sulla provenienza delle chiamate. Ad esempio, in caso di promozioni o campagne di marketing.
Un possibile svantaggio - CallRail non dispone di API.
Recensioni:
Letture consigliate
#3 Callcap
Caratteristica principale: monitoraggio delle chiamate
Prova gratuita: 30 giorni
Demo: Sì
Prezzo: su richiesta
App per telefono: Sì, funziona su Android
Informazioni generali
Se vuoi migliorare il ROI, l'efficacia, e le prestazioni dei tuoi agenti, Callcap può essere una buona scelta. Si tratta di una soluzione ideale per le start-up che traccia e monitora le tue chiamate. Le registrazioni sono disponibili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Viene utilizzato principalmente per scopi di formazione, identificazione delle opportunità perse, e monitoraggio del personale.
Caratteristiche principali
Con Callcap, ottieni un servizio di registrazione delle chiamate a cui puoi accedere ovunque e in qualsiasi momento. Naturalmente, non mancano i report sulle chiamate, così come interfacce con dati facilmente accessibili o avvisi quasi in tempo reale.
Tuttavia, ciò che rende Callcap davvero unico è il monitoraggio di terze parti. Puoi condividere le tue chiamate e ottenere una valutazione esperta da un team di professionisti.
Gli esperti ti forniscono i seguenti servizi:
- Catalogo di tracciamento degli elementi in base agli argomenti discussi durante la chiamata
- Punti chiave delle conversazioni
- Note su come sono state gestite male le tue chiamate
- Opportunità di lead
- Schede di valutazione personalizzate
Recensioni:
Capterra: N.D.
Conclusione
Che tu sia a capo di una start-up o di una multinazionale, registrare le telefonate è d’obbligo. Ti offre molto più di un semplice modo per monitorare le prestazioni. Ascoltando le interazioni con i clienti, puoi favorire l’ascolto attivo, prevenire malintesi dannosi, potenziare le campagne di marketing o persino proteggere la tua azienda da una causa legale devastante.
Ma per farlo, hai bisogno di uno strumento di registrazione delle chiamate di alta qualità. Fai le tue ricerche prima di impegnarti finanziariamente. Valuta i rischi e poniti le domande cruciali in base alle esigenze della tua attività.
Ti abbiamo appena presentato tre dei nostri strumenti preferiti per registrare le chiamate. Forse hai trovato quello giusto in questo elenco, o forse continuerai a cercare.
Qualunque cosa tu faccia, speriamo che tu possa trovare quello più adatto a te.
