Come registrare una telefonata su qualsiasi dispositivo

La registrazione delle telefonate è una pratica popolare, soprattutto per le aziende che offrono servizi di call center. Avere chiamate registrate può essere utile per diverse ragioni.

Questo articolo fornirà informazioni su come registrare le telefonate su vari dispositivi. Senza ulteriori indugi, cominciamo.

Quando potresti aver bisogno di registrare una telefonata?

La registrazione delle telefonate può essere necessaria per certe situazioni di lavoro o di vita personale. Per esempio, le aziende del servizio clienti hanno bisogno di registrazioni chiare delle conversazioni con i clienti, e i call center vogliono catturare le conversazioni con i potenziali lead.

Le persone possono anche registrare le telefonate per usarle come prova in tribunale in caso di attività illegali. Infatti, la ragione principale per cui le aziende potrebbero aver bisogno di registrare le telefonate è per scopi legali.

Registrando le chiamate, possono salvarsi da possibili malintesi o accuse di trattamento ingiusto.

Vediamo alcuni esempi specifici di scopi di registrazione delle chiamate in modo più dettagliato

#1 Formazione degli agenti

La registrazione delle telefonate è un ottimo modo per gli agenti del call center di ottenere la formazione necessaria su qualsiasi argomento. Con questo metodo, i vostri dipendenti possono tornare alle registrazioni delle conversazioni e rivederle.

Tale formazione può includere:

• Insegnare la strategia di chiamata appropriata durante l’onboarding di nuovi agenti sulla base di esempi di vita reale
• Sviluppare e migliorare le capacità di comunicazione del tuo staff
• Spiegare come effettuare le chiamate in modo che gli agenti rispettino le politiche e i regolamenti aziendali
• Migliorare le capacità dei dipendenti di gestire i clienti difficili

Che si tratti di formare i nuovi assunti o di istruire il personale esistente sulle nuove procedure, le registrazioni delle telefonate sono molto più convenienti della creazione di guide di formazione separate.

Sono anche più convenienti di altri metodi, come la formazione aziendale. Imparare dalle registrazioni delle chiamate non richiede la presenza fisica. Una vittoria per tutti.

#2 Monitoraggio delle prestazioni

Oltre a formare i tuoi dipendenti, la registrazione delle chiamate ti permette anche di monitorare le loro prestazioni. I vantaggi di usare le registrazioni delle chiamate per questo scopo variano.

Prima di tutto, permettono ai manager di valutare accuratamente il rendimento dei dipendenti nel loro lavoro. Le registrazioni possono mostrare se e come i dipendenti:

• interagiscono con i clienti
• seguono le procedure aziendali
• comunicano con i loro colleghi
• offrono servizi e prodotti

Inoltre, la registrazione delle chiamate riduce significativamente la probabilità di incomprensioni tra manager e dipendenti. Questo perché le discussioni possono essere facilmente riviste, il che significa che qualsiasi problema può essere rapidamente analizzato e affrontato.

#3 Risolvere i reclami

Le registrazioni delle telefonate possono essere utilizzate anche nel caso di risoluzione dei reclami dei clienti. È una strategia sensata per documentare le interazioni del servizio clienti per le conversazioni difficili.

Un manager non può sempre controllare tutto. Registrando le interazioni con i clienti, le organizzazioni sono in grado di avere una comprensione di ciò che è andato storto. Grazie a questo, possono anche risolvere i problemi sottostanti. Le registrazioni saranno inoltre disponibili per riferimento, nel caso in cui lo stesso reclamo si ripeta.

Le registrazioni delle chiamate sono molto utili se un’azienda ha a che fare con clienti disonesti. A causa del fatto che sono grandi prove in caso di irregolarità, molte aziende usano questo strumento.

La registrazione delle chiamate è legale?

Vale la pena tenere a mente che ci sono diverse leggi in tutto il mondo riguardanti la legalità della registrazione delle telefonate. Guardiamone alcuni.

Registrazione delle chiamate negli Stati Uniti

Le leggi federali negli Stati Uniti permettono di registrare le telefonate con il consenso di almeno una delle persone coinvolte, una pratica nota come consenso di una parte. Secondo questa legge, si possono registrare le telefonate finché si partecipa attivamente alla conversazione che si svolge.

Inoltre, questa regola significa che la persona o l’organizzazione che registra una chiamata può essa stessa fornire il “consenso” senza notificarlo all’altra parte. Questo approccio è certamente diverso da quello dell’Unione Europea, per esempio, in quanto significa che il più delle volte i clienti potrebbero non sapere che le loro conversazioni telefoniche con gli agenti vengono registrate.

Registrazione delle chiamate nell’Unione Europea

A meno che tu non abbia un motivo commerciale legittimo per registrare le chiamate, non puoi registrare le chiamate nell’UE come da leggi GDPR. Le regole di registrazione delle chiamate GDPR sono progettate per consolidare i vari regolamenti, leggi e linee guida dell’Unione europea. Danno anche ai cittadini dell’UE un maggiore controllo su quali dati le aziende raccolgono e conservano.

La persona registrata deve dare il suo consenso e il motivo deve essere uno dei seguenti:

• C’è un obbligo legale di registrare la chiamata per adempiere a un contratto.
• Uno o più partecipanti alla chiamata hanno bisogno che la chiamata sia registrata per proteggere i loro interessi vitali. Per esempio, devono assicurarsi di seguire tutta la legislazione aziendale o statale.
• Le registrazioni delle chiamate sono fatte nell’interesse pubblico o come parte dell’esercizio dei poteri pubblici.
• Le registrazioni delle chiamate sono effettuate nell’interesse legittimo del registratore o di una terza parte.

Registrazione delle chiamate in Australia

La legge sulla registrazione delle telefonate è cambiata recentemente in questo paese. Il Telecommunications (Interception) Act 1997 in Australia proibiva l’implementazione della tecnologia per la registrazione delle chiamate, ma ora è perfettamente legale farlo in tutte le giurisdizioni, a patto che tutte le persone coinvolte siano d’accordo.

Come registrare una telefonata su un computer?

Ora che sai perché e come registrare le tue chiamate può essere utile, vediamo come puoi farlo su vari dispositivi. Inizieremo con un computer portatile o un PC.

CloudTalk

Per prima cosa, parliamo diCloudTalk, il nostro software per call center completamente basato sul cloud. Tra le molte caratteristiche leader mondiali offerte da questo strumento, la registrazione delle chiamate è particolarmente degna della vostra attenzione.

Con il nostro strumento, tutte le chiamate possono essere registrate automaticamente. Non appena una chiamata finisce, puoi ascoltarla direttamente dal tuo browser internet – ovunque e in qualsiasi momento. Tutto ciò di cui avete bisogno è un dispositivo con una connessione Internet stabile.

Potete accedere senza sforzo a tutte le registrazioni tramite l’API e scaricarle come un link standard HTTP (sito web). Puoi salvare questo link e memorizzarlo ovunque tu abbia bisogno, per esempio nel tuo sistema interno. Come un CRM.

Attraverso CloudTalk, le registrazioni delle vostre chiamate sono disponibili rapidamente e facilmente, senza alcun problema. Grazie a questa funzione, monitorare le chiamate del tuo team per migliorare l’interazione con i clienti diventa un gioco da ragazzi.

Quali sono le altre ragioni per registrare le chiamate con CloudTalk?

• hai accesso istantaneo agli approfondimenti di business
• puoi usare le registrazioni per formare il tuo staff
• capirai più facilmente le esigenze dei clienti
• ottieni automaticamente registrazioni inviate al tuo server FTP per tenerle organizzate in un unico posto
• puoi valutare le migliori pratiche per un servizio clienti efficiente e di alta qualità

Se questo non è abbastanza, CloudTalk offre molto di più. Puoi controllare tutte le nostre caratteristiche disponibiliqui.

Altri software di registrazione delle chiamate

Naturalmente, ci sono strumenti alternativi là fuori. Alcuni esempi sono:

• Bitrix24
• LiveAgent
• Studio di call center
• Oreka TR
• Zendesk
• Gong.io

Se stai cercando un software di registrazione delle chiamate, assicurati sempre di controllare prima le recensioni dei clienti su siti come Capterra o G2.

Come registrare una telefonata su un iPhone

Come abbiamo già detto, la registrazione delle telefonate è possibile anche sui telefoni. Prima di tutto, avrai molto probabilmente bisogno di un’app speciale progettata per questo scopo, poiché è una funzione che non è offerta da Apple. In secondo luogo, tali applicazioni spesso non sono gratuite e quindi potrebbe essere necessario pagare un piano di abbonamento.

Può anche valere la pena di leggere alcune recensioni su queste applicazioni e confrontare i loro prezzi e caratteristiche. Meglio ti informi prima di scegliere un’app, maggiore sarà la possibilità che tu ne sia soddisfatto.

Registratore di chiamata Rev

A differenza di molte altre applicazioni là fuori, Rav Call Recorder è l’app completamente gratuita di registrazione delle chiamate per iPhone.

La parte migliore di questo strumento è il fatto che non ci sono spese nascoste o pubblicità. Ogni caratteristica è ben descritta e non c’è limite alla lunghezza delle chiamate registrate.

Tuttavia, l’applicazione ti farà pagare se vuoi far trascrivere le tue chiamate.

TapeACall Pro

TapeACall Pro è un’altra app di registrazione affidabile nell’App Store. È possibile registrare qualsiasi chiamata con esso, anche se non è gratuito.

Non appena si tocca il pulsante di registrazione, l’applicazione creerà una conferenza telefonica a tre vie con la terza linea utilizzata per registrare la chiamata. La qualità delle registrazioni è molto alta e sono condivisibili direttamente attraverso l’app – via email o social media.

Alcune altre applicazioni che vale la pena controllare includono Call Recorder iCall, Call Recorder Lite, RecMyCalls e Call Recorder IntCall.

Come registrare una telefonata su Android

Analogamente ai telefoni Apple, avrai bisogno di un software dedicato alla registrazione delle chiamate sui dispositivi Android. Questo perché anche il sistema operativo non offre una propria app interna per questo scopo.

Google Voice

Una delle opzioni possibili per registrare le chiamate su un telefono Android è Google Voice.

Google Voice Call Recorder è un ottimo strumento per coloro che sono alla ricerca di un metodo semplice e non intrusivo per registrare le chiamate vocali. È facile da usare e non richiede alcun hardware extra, il che lo rende perfetto per coloro che hanno un budget limitato.

Cube Call Registratore di Chiamate ACR

Se non pensi che Google Voice sia la soluzione per te, ci sono molte altre applicazioni disponibili là fuori. Uno di questi è Cube Call Recorder ACR.

Questa applicazione è un registratore di chiamate intelligente per Android. Può catturare conversazioni telefoniche, registrare chiamate WhatsApp e utilizzare un registratore di chiamate Viber. Se questo non è abbastanza, puoi anche usarlo per Skype, Telegram, WeChat e altro.

But make sure that you ask the person on the other end of the call if they give consent for the call to be recorded every time before you press the record button. This will ensure that nobody feels uncomfortable or has any complaints about being recorded without their knowledge.

Concludendo

Per riassumere, la registrazione delle chiamate può essere utile in molti casi e per varie ragioni di business. A partire dalla formazione dei dipendenti, passando per il monitoraggio delle prestazioni, fino a risolvere i reclami dei clienti difficili.

Ci sono diverse leggi che regolano le registrazioni delle chiamate in vari continenti e paesi. Tuttavia, è un grande strumento da avere se si sa come usarlo bene. È possibile utilizzarlo su qualsiasi dispositivo, mentre ognuno di essi ha software e applicazioni forti tra cui scegliere.

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Buona registrazione delle chiamate!