Come registrare una telefonata su qualsiasi dispositivo

La registrazione delle telefonate è una pratica popolare, soprattutto per le aziende che offrono servizi di call center. Avere chiamate registrate può essere utile per diverse ragioni.

Questo articolo fornirà informazioni su come registrare le telefonate su vari dispositivi. Senza ulteriori indugi, cominciamo.

Consider these 12 features when choosing call center software

Read for free

Quando potresti aver bisogno di registrare una telefonata?

La registrazione delle telefonate può essere necessaria per certe situazioni di lavoro o di vita personale. Per esempio, le aziende del servizio clienti hanno bisogno di registrazioni chiare delle conversazioni con i clienti, e i call center vogliono catturare le conversazioni con i potenziali lead.

Le persone possono anche registrare le telefonate per usarle come prova in tribunale in caso di attività illegali. Infatti, la ragione principale per cui le aziende potrebbero aver bisogno di registrare le telefonate è per scopi legali.

Registrando le chiamate, possono salvarsi da possibili malintesi o accuse di trattamento ingiusto.

Vediamo alcuni esempi specifici di scopi di registrazione delle chiamate in modo più dettagliato

#1 Formazione degli agenti

La registrazione delle telefonate è un ottimo modo per gli agenti del call center di ottenere la formazione necessaria su qualsiasi argomento. Con questo metodo, i vostri dipendenti possono tornare alle registrazioni delle conversazioni e rivederle.

Tale formazione può includere:

• Teaching the appropriate call strategy when onboarding new agents based on real-life examples
• Developing and improving the communication skills of your staff
• Explaining how to make calls so agents comply with company policies and regulations 
• Enhancing employees’ abilities to handle difficult customers 

Che si tratti di formare i nuovi assunti o di istruire il personale esistente sulle nuove procedure, le registrazioni delle telefonate sono molto più convenienti della creazione di guide di formazione separate.

Sono anche più convenienti di altri metodi, come la formazione aziendale. Imparare dalle registrazioni delle chiamate non richiede la presenza fisica. Una vittoria per tutti.

#2 Monitoraggio delle prestazioni

Oltre a formare i tuoi dipendenti, la registrazione delle chiamate ti permette anche di monitorare le loro prestazioni. I vantaggi di usare le registrazioni delle chiamate per questo scopo variano.

Prima di tutto, permettono ai manager di valutare accuratamente il rendimento dei dipendenti nel loro lavoro. Le registrazioni possono mostrare se e come i dipendenti:

• interact with customers
• follow company procedures
• communicate with their co-workers
• offer services and products

Inoltre, la registrazione delle chiamate riduce significativamente la probabilità di incomprensioni tra manager e dipendenti. Questo perché le discussioni possono essere facilmente riviste, il che significa che qualsiasi problema può essere rapidamente analizzato e affrontato.

#3 Risolvere i reclami

Phone call recordings can also be used in the case of solving customer complaints. It is a sensible strategy to document customer service interactions for tough conversations.

Un manager non può sempre controllare tutto. Registrando le interazioni con i clienti, le organizzazioni sono in grado di avere una comprensione di ciò che è andato storto. Grazie a questo, possono anche risolvere i problemi sottostanti. Le registrazioni saranno inoltre disponibili per riferimento, nel caso in cui lo stesso reclamo si ripeta.

Le registrazioni delle chiamate sono molto utili se un’azienda ha a che fare con clienti disonesti. A causa del fatto che sono grandi prove in caso di irregolarità, molte aziende usano questo strumento.

La registrazione delle chiamate è legale?

Vale la pena tenere a mente che ci sono diverse leggi in tutto il mondo riguardanti la legalità della registrazione delle telefonate. Guardiamone alcuni.

Registrazione delle chiamate negli Stati Uniti

Le leggi federali negli Stati Uniti permettono di registrare le telefonate con il consenso di almeno una delle persone coinvolte, una pratica nota come consenso di una parte. Secondo questa legge, si possono registrare le telefonate finché si partecipa attivamente alla conversazione che si svolge.

Inoltre, questa regola significa che la persona o l’organizzazione che registra una chiamata può essa stessa fornire il “consenso” senza notificarlo all’altra parte. Questo approccio è certamente diverso da quello dell’Unione Europea, per esempio, in quanto significa che il più delle volte i clienti potrebbero non sapere che le loro conversazioni telefoniche con gli agenti vengono registrate.

Registrazione delle chiamate nell’Unione Europea

A meno che tu non abbia un motivo commerciale legittimo per registrare le chiamate, non puoi registrare le chiamate nell’UE come da leggi GDPR. Le regole di registrazione delle chiamate GDPR sono progettate per consolidare i vari regolamenti, leggi e linee guida dell’Unione europea. Danno anche ai cittadini dell’UE un maggiore controllo su quali dati le aziende raccolgono e conservano.

La persona registrata deve dare il suo consenso e il motivo deve essere uno dei seguenti:

• There is a legal requirement to record the call in order to fulfill a contract.
• One or more participants on the call need to have the call recorded to protect their vital interests. For example, they need to make sure they follow all company or state legislation.
• Call recordings are made in the public interest or as part of the exercise of public authorities.
• Call recordings are made in the legitimate interests of the recorder or a third party.

Registrazione delle chiamate in Australia

La legge sulla registrazione delle telefonate è cambiata recentemente in questo paese. Il Telecommunications (Interception) Act 1997 in Australia proibiva l’implementazione della tecnologia per la registrazione delle chiamate, ma ora è perfettamente legale farlo in tutte le giurisdizioni, a patto che tutte le persone coinvolte siano d’accordo.

Come registrare una telefonata su un computer?

Ora che sai perché e come registrare le tue chiamate può essere utile, vediamo come puoi farlo su vari dispositivi. Inizieremo con un computer portatile o un PC.

CloudTalk

First, let’s discuss CloudTalk, our fully cloud-based call center software. Of the many world-leading features offered by this tool, call recording is especially worthy of your attention. 

Con il nostro strumento, tutte le chiamate possono essere registrate automaticamente. Non appena una chiamata finisce, puoi ascoltarla direttamente dal tuo browser internet – ovunque e in qualsiasi momento. Tutto ciò di cui avete bisogno è un dispositivo con una connessione Internet stabile.

Potete accedere senza sforzo a tutte le registrazioni tramite l’API e scaricarle come un link standard HTTP (sito web). Puoi salvare questo link e memorizzarlo ovunque tu abbia bisogno, per esempio nel tuo sistema interno. Come un CRM.

Attraverso CloudTalk, le registrazioni delle vostre chiamate sono disponibili rapidamente e facilmente, senza alcun problema. Grazie a questa funzione, monitorare le chiamate del tuo team per migliorare l’interazione con i clienti diventa un gioco da ragazzi.

Quali sono le altre ragioni per registrare le chiamate con CloudTalk?

• you have instant access to business insights
• you can use the recordings to train your staff
• you will understand customer needs more easily
• you automatically gain recordings sent to your FTP server to keep them organized in one place
• you may evaluate best practices for efficient and high-quality customer service

If this isn’t enough, CloudTalk offers much more. You can check all of our available features here.

Altri software di registrazione delle chiamate

Naturalmente, ci sono strumenti alternativi là fuori. Alcuni esempi sono:

• Bitrix24
• LiveAgent 
• Call Center studio 
• Oreka TR
• Zendesk
• Gong.io

Se stai cercando un software di registrazione delle chiamate, assicurati sempre di controllare prima le recensioni dei clienti su siti come Capterra o G2.

Come registrare una telefonata su un iPhone

Come abbiamo già detto, la registrazione delle telefonate è possibile anche sui telefoni. Prima di tutto, avrai molto probabilmente bisogno di un’app speciale progettata per questo scopo, poiché è una funzione che non è offerta da Apple. In secondo luogo, tali applicazioni spesso non sono gratuite e quindi potrebbe essere necessario pagare un piano di abbonamento.

Può anche valere la pena di leggere alcune recensioni su queste applicazioni e confrontare i loro prezzi e caratteristiche. Meglio ti informi prima di scegliere un’app, maggiore sarà la possibilità che tu ne sia soddisfatto.

Registratore di chiamata Rev

A differenza di molte altre applicazioni là fuori, Rav Call Recorder è l’app completamente gratuita di registrazione delle chiamate per iPhone.

La parte migliore di questo strumento è il fatto che non ci sono spese nascoste o pubblicità. Ogni caratteristica è ben descritta e non c’è limite alla lunghezza delle chiamate registrate.

Tuttavia, l’applicazione ti farà pagare se vuoi far trascrivere le tue chiamate.

TapeACall Pro

TapeACall Pro è un’altra app di registrazione affidabile nell’App Store. È possibile registrare qualsiasi chiamata con esso, anche se non è gratuito.

Non appena si tocca il pulsante di registrazione, l’applicazione creerà una conferenza telefonica a tre vie con la terza linea utilizzata per registrare la chiamata. La qualità delle registrazioni è molto alta e sono condivisibili direttamente attraverso l’app – via email o social media.

Alcune altre applicazioni che vale la pena controllare includono Call Recorder iCall, Call Recorder Lite, RecMyCalls e Call Recorder IntCall.

Come registrare una telefonata su Android

Similarly to Apple phones, you will need software dedicated to recording calls on Android devices. This is because the operating system also doesn’t offer its own internal app for this purpose.

Google Voice

Una delle opzioni possibili per registrare le chiamate su un telefono Android è Google Voice.

Google Voice Call Recorder è un ottimo strumento per coloro che sono alla ricerca di un metodo semplice e non intrusivo per registrare le chiamate vocali. È facile da usare e non richiede alcun hardware extra, il che lo rende perfetto per coloro che hanno un budget limitato.

Cube Call Registratore di Chiamate ACR

Se non pensi che Google Voice sia la soluzione per te, ci sono molte altre applicazioni disponibili là fuori. Uno di questi è Cube Call Recorder ACR.

Questa applicazione è un registratore di chiamate intelligente per Android. Può catturare conversazioni telefoniche, registrare chiamate WhatsApp e utilizzare un registratore di chiamate Viber. Se questo non è abbastanza, puoi anche usarlo per Skype, Telegram, WeChat e altro.

But make sure that you ask the person on the other end of the call if they give consent for the call to be recorded every time before you press the record button. This will ensure that nobody feels uncomfortable or has any complaints about being recorded without their knowledge.

Concludendo

Per riassumere, la registrazione delle chiamate può essere utile in molti casi e per varie ragioni di business. A partire dalla formazione dei dipendenti, passando per il monitoraggio delle prestazioni, fino a risolvere i reclami dei clienti difficili.

Ci sono diverse leggi che regolano le registrazioni delle chiamate in vari continenti e paesi. Tuttavia, è un grande strumento da avere se si sa come usarlo bene. È possibile utilizzarlo su qualsiasi dispositivo, mentre ognuno di essi ha software e applicazioni forti tra cui scegliere.

If you enjoyed this article, you are more than welcome to take a look at some of the other publications on our blog. 

Buona registrazione delle chiamate!