I 6 principali strumenti di collaborazione per i team da remoto nel 2023

A causa della diffusione del virus COVID-19 in tutto il mondo, molte aziende sono state costrette ad adottare rapidamente una routine digitale al 100% per consentire il lavoro da casa.

Noi di CloudTalk abbiamo affrontato gli stessi processi impegnativi e siamo riusciti a superare alcuni ostacoli legati al passaggio al lavoro da remoto quasi da un giorno all’altro.

Per aiutare altre aziende a passare al lavoro a distanza, abbiamo stilato un elenco di 6 strumenti e applicazioni affidabili che ti aiuteranno a spostare le tue attività online. Ti forniremo anche alcuni consigli su come scegliere gli strumenti migliori per la tua attività.

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Cosa dovresti tenere a mente quando scegli gli strumenti per i team da remoto?

Prima di fornirti un elenco di strumenti per il lavoro a distanza che possiamo consigliare, parliamo di ciò a cui devi prestare attenzione quando completi il tuo stack tecnologico per il lavoro a distanza.

Prima di decidere di acquistare una soluzione digitale, devi analizzare almeno quattro variabili: utilità, funzionalità disponibili, sicurezza e assistenza.

Perché dovresti farlo, innanzitutto? Ebbene, l’utilizzo di strumenti che non si adattano perfettamente al tuo team può comportare uno spreco di denaro, lacune nella fornitura di servizi e demotivazione degli utenti che lavorano con queste soluzioni.

Utilità

Non tutti i membri del tuo team da remoto devono essere esperti di IT con una vasta conoscenza di soluzioni tecnologiche più complesse. Inoltre, nessuno di loro, tranne ovviamente gli sviluppatori, ha necessariamente le competenze di codifica che lo aiuterebbero ad automatizzare i processi o a costruire delle semplici integrazioni per snellire i flussi di lavoro e i processi di espansione.

Per questo motivo è importante scegliere degli strumenti e delle applicazioni con interfacce piuttosto semplici e facili da usare, in modo che ogni membro del team, anche se non particolarmente esperto di tecnologia, possa imparare rapidamente a usarli.

Funzionalità

La maggior parte delle soluzioni digitali disponibili sul mercato offre un’ampia gamma di funzionalità avanzate. Da un lato, questo è un aspetto positivo, perché hai molte opzioni tra cui scegliere, ma dall’altro può generare confusione e rendere davvero difficile decidere quale sia lo strumento perfetto per il tuo team.

Per scegliere uno strumento con delle caratteristiche e delle funzionalità adeguate, devi concentrarti su questi aspetti:

• compatibilità con i vari sistemi operativi,
• accesso esclusivo,
• disponibilità di utilizzo su diversi dispositivi contemporaneamente,
• possibilità di configurare regolarmente i parametri che consentono di modificare le modalità di gestione e controllo dei team da remoto,
• velocità di trasferimento di file e informazioni,
• e la possibilità di gestire i file da remoto (compresa l’opzione di rimozione dei file).

Sicurezza

Le soluzioni utilizzate dai team da remoto devono essere eccezionalmente sicure, perché la tua organizzazione non avrà un grande controllo sui dispositivi che i tuoi dipendenti utilizzano per accedere a queste soluzioni. Quindi, prima di scegliere uno strumento, controlla i seguenti aspetti:

• Questo strumento è stato vittima di una violazione della sicurezza che ha portato alla compromissione dei dati dei clienti?
• Ci sono delle aziende famose che già utilizzano questa soluzione?
• Un utente può avere il controllo totale delle connessioni remote?
• Quali misure ha adottato questo fornitore di strumenti per proteggere la sicurezza dei suoi utenti?

Dedica del tempo per verificare le opinioni su ogni strumento che intendi implementare nel tuo futuro stack tecnologico remoto.

Continua a cercare fino a quando non troverai un numero sufficiente di recensioni positive, se effettivamente esistono, per essere certo che questa particolare soluzione soddisferà le tue aspettative in termini di sicurezza.

Supporto

È più che probabile che, a un certo punto, tu o un membro del team abbiate bisogno di un po’ di supporto nell’utilizzo di un nuovo strumento. La necessità di assistenza può riguardare una semplice riconfigurazione del software e il suo adattamento alle tue esigenze, l’apprendimento dell’uso di alcune funzionalità o la risoluzione di un problema tecnico.

È per questo che dovresti acquistare uno strumento che offra un’eccellente assistenza clienti, idealmente disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Se sei già a conoscenza del fatto che una particolare soluzione è nota per il suo eccezionale team di assistenza clienti, sempre a disposizione, consideralo un motivo abbastanza valido per investire in quello strumento.

Scegli le soluzioni che si adattano perfettamente ai tuoi team da remoto

Ogni team è diverso, quindi è importante condurre un’analisi approfondita delle abitudini lavorative del team prima di scegliere una soluzione per il lavoro a distanza. Una volta che hai capito cosa spinge il tuo team a lavorare, puoi scegliere gli strumenti che lo aiuteranno a eccellere e a produrre del materiale di alto livello per la tua azienda comodamente da casa.

#1 Comunicazione tra i membri del team che lavorano a distanza

Uno strumento che consenta la comunicazione tra i membri del team è uno degli elementi più critici di qualsiasi stack tecnologico per il lavoro a distanza. Una chat interna può accelerare i processi ed evitare lunghe catene di e-mail. Inoltre, le chat interne sono le versioni professionali di app di messaggistica come WhatsApp e Telegram, quindi queste soluzioni possono essere lasciate per uso personale.

• Hangouts. Questo strumento è comodo per chi utilizza già Gmail, poiché consente di accedere a una chat direttamente dalla casella di posta. Ti basterà selezionare un contatto dal tuo elenco, aprire la scheda della chat e iniziare a conversare. Hangouts può essere utilizzato anche per effettuare delle videochiamate.
• Slack. Una chat per team grandi o piccoli, che ti permette di creare gruppi diversi e canali multipli all’interno della stessa organizzazione. Slack può essere utilizzato per conversazioni rapide e scritte. Il più delle volte viene utilizzato per comunicare questioni urgenti ma semplici.

• Discord. Un canale per lo scambio di informazioni verbali, Discord offre sia opzioni di chat che di videochiamata. Puoi anche condividere la tua schermata con altri utenti. Questa soluzione aiuta i team a sentirsi più uniti grazie a una buona comunicazione, nonostante siano fisicamente sparsi per una città, un paese o addirittura il mondo.
• Chanty. Comunicazione tra i membri del team che lavorano a distanza. Facilissimo da configurare, da usare e amato dai clienti.

#2 Piattaforme per l’organizzazione e la pianificazione di e-meeting durante il lavoro a distanza

• Skype. È senza dubbio il programma di videochiamata più popolare. Ecco perché la maggior parte di noi sapeva già come usarlo e aveva un account molto prima che emergesse la crisi. È più efficace per la comunicazione tra due soli utenti.
• Zoom. Questa piattaforma è specializzata in chiamate di grande volume. A seconda del piano, puoi utilizzare Zoom per ospitare un e-meeting con oltre 500 partecipanti, motivo per cui viene utilizzato da grandi aziende come Uber, HubSpot o Zapier per facilitare il lavoro a distanza. La sua interfaccia è adatta anche all’organizzazione di webinar, rendendo così Zoom uno degli strumenti più utilizzati in questo momento, in piena crisi COVID-19. Sono stati segnalati alcuni problemi di privacy e sicurezza relativi a Zoom, pertanto ti consigliamo di leggere le informazioni più recenti al riguardo prima di implementare questa soluzione.
• WebEx. Uno strumento di Cisco simile a Zoom ma meno conosciuto. Oltre ad aiutarti nel lavoro a distanza, offre delle soluzioni specifiche per i webinar, i meeting pubblici (online), la formazione e l’assistenza a distanza.
• Harmonizely. È un software di pianificazione delle riunioni che facilita la pianificazione di videochiamate o riunioni virtuali. Harmonizely ti aiuta a evitare inutili scambi di e-mail e, in questo modo, ti fa risparmiare un sacco di tempo. Può essere integrato con i calendari più diffusi, tra cui Google Calendar, iCloud e altre soluzioni CalDAV.

#3 Strumenti di gestione dei progetti per organizzare i team da remoto

Uno dei compiti più complicati quando si lavora da casa è tenere traccia di tutto ciò che ogni membro del team sta facendo. La capacità di tenere il passo con ogni progetto può essere influenzata dalle nuove condizioni.

A volte può essere difficile adattarsi, soprattutto se la decisione di operare completamente a distanza è stata presa rapidamente. Per questo motivo, di seguito condivideremo con te una serie di strumenti per la gestione di attività e progetti:

• Trello. Uno dei programmi di gestione e organizzazione delle attività più utilizzati. Con Trello, puoi ordinare le attività in diverse colonne e per fasi del progetto. Ti consente inoltre di aggiungere altri membri del team all’interno delle attività. Inoltre, puoi aumentare le funzionalità dello strumento aggiungendo delle estensioni, come quella che conta le ore trascorse su ogni progetto. Trello è disponibile anche su dispositivi mobili!
• Toggl. Oltre a poter vedere lo stato di ogni progetto con Toggl, è anche possibile visualizzare i compiti più importanti per l’intera azienda sulla stessa pagina. Con questo strumento puoi vedere a cosa sta lavorando contemporaneamente ciascun team e quanto tempo ha dedicato a ciascun compito.
• Airtable. Software di gestione delle attività facile da usare e completo. È come Trello ma con un’interfaccia molto più pratica e suddivisioni orizzontali. Attraverso Airtable, i diversi membri di uno stesso team possono vedere cosa stanno facendo gli altri e la priorità di ogni progetto.
• Asana. Con strumenti simili a Trello (come le lavagne a colonna in stile Kanban) e la gestione delle priorità di Airtable, Asana è un’altra interessante soluzione per la gestione dei progetti. È particolarmente utile per i designer e gli sviluppatori, che tendono a lavorare con scadenze più strette.

#4 Soluzioni basate sul cloud per l’assistenza clienti e le operazioni di vendita

• CloudTalk. È una soluzione completa che offre sistemi telefonici basati sul cloud per team da remoto, call center, servizio clienti, team di vendita e molto altro ancora. I tuoi dipendenti non avranno bisogno di una connessione fissa o di hardware telefonico per connettersi con potenziali clienti o clienti. Leggi questo articolo per scoprire come il nostro team utilizza CloudTalk quando lavora da remoto.
• Salesforce. Una piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti basata sul cloud che ti consente di gestire tutte le interazioni con i clienti e di archiviare online i dati relativi a tali interazioni, utilizzando un sistema completo e sicuro.
• LiveChat di LiveAgent. È una soluzione di live chat end-to-end che consente ai visitatori del tuo sito web di connettersi rapidamente con gli agenti del servizio clienti. Tutte le conversazioni sono archiviate in un dashboard basato su cloud, quindi i tuoi rappresentanti possono trovarsi in qualsiasi parte del mondo e saranno comunque in grado di assistere i tuoi clienti in pochi secondi.

#5 Software di supporto per i dipendenti che lavorano a distanza

Quando siamo abituati a lavorare in un team in cui tutti i membri sono presenti in ufficio ogni giorno, ci sembra particolarmente difficile il lavoro a distanZa. Per questo motivo, a volte anche i piccoli problemi diventano difficili da superare quando si lavora da remoto.

Uno di questi problemi potrebbe essere il mantenimento della corretta funzionalità di tutti i dispositivi che devono essere utilizzati quotidianamente. Nelle aziende più grandi, di solito c’è un reparto o un professionista che se ne occupa, mentre nelle aziende più piccole dovrebbe esserci almeno la possibilità di chiedere aiuto a un collega seduto nelle vicinanze.

Ma quando quando si lavora da remoto non c’è nessuno pronto a dare una mano, per questo motivo il tuo team ha bisogno di un software che lo supporti.

• TeamViewer. Software di assistenza da remoto per le aziende più grandi e i sistemi più complessi. Oltre al supporto per i desktop, TeamViewer dispone di uno strumento per la Realtà Aumentata e offre anche supporto per i dispositivi mobili.
• LogmeIn. Un programma che consente l’accesso e la gestione dei computer a distanza in modo sicuro. Con LogmeIn puoi anche automatizzare le routine tecniche e aiutare i team che si trovano in uffici diversi all’interno della stessa azienda. Con questo strumento, non è necessario assumere un professionista che sia responsabile di aiutare solo alcuni dipendenti.

#6 Soluzioni per la gestione e l’archiviazione di informazioni o file

• Google Drive. È la piattaforma di Google per la creazione e la condivisione di diversi tipi di documenti. Qui è possibile creare dei file di testo, dei fogli Excel, delle presentazioni, delle immagini e molto altro ancora. È anche molto utile perché molte persone possono utilizzarlo contemporaneamente per aprire i documenti da qualsiasi dispositivo. È anche possibile effettuare delle modifiche come gruppo, condividendo le autorizzazioni con ciascun utente.
• Dropbox. Un software che ci permette di archiviare i documenti nel cloud e di gestire le cartelle in modo intelligente. Oltre a proteggere i dati caricati, ti consente di accedervi da qualsiasi luogo.

• iCloud. Archiviazione in cloud per gli utenti Apple. Questo sistema è estremamente utile per chi lavora con diversi dispositivi Apple. Molte informazioni, comprese le foto scattate con l’iPhone, possono essere salvate automaticamente e consultate in seguito con il proprio ID Apple. Questa soluzione è destinata più che altro alle aziende che offrono servizi di design e marketing.
• Filecamp – Un sistema di gestione delle risorse digitali che ti aiuta a gestire tutte le tue risorse digitali nel cloud e a collaborare facilmente con il tuo team.
• One Drive. La soluzione di Microsoft per l’archiviazione e la condivisione di documenti nel cloud. Oltre a disporre di una suite Office online, OneDrive può fornire dei link con una data di scadenza per una maggiore sicurezza dei dati.

SINTESI

Spostare tutte le operazioni aziendali online non è un compito facile, e non può essere fatto senza gli strumenti o le applicazioni giuste. Implementando delle soluzioni digitali affidabili, puoi contribuire a garantire il mantenimento della produttività durante il lavoro da casa.

Il giusto stack tecnologico aiuterà te e il tuo team a pianificare il tuo tempo in modo appropriato, al fine di bilanciare il lavoro a distanza con la tua vita personale e le altre attività. Scegli i tuoi strumenti preferiti e provali oggi, ma ricorda: resta a casa!