I migliori 6 strumenti di collaborazione per team da remoto nel 2026

A causa della diffusione del virus COVID-19 in tutto il mondo, molte aziende sono state costrette ad adottare rapidamente una routine al 100% digitale per consentire il lavoro da casa.

Anche noi di CloudTalk abbiamo affrontato questo processo impegnativo e siamo riusciti a superare diversi ostacoli legati al passaggio al lavoro da remoto praticamente da un giorno all'altro.

Per supportare le altre aziende nella transizione al lavoro da remoto, abbiamo selezionato una lista di 6 strumenti e applicazioni collaudati che ti aiuteranno a trasferire le tue attività online. Condivideremo anche alcuni consigli su come scegliere i migliori strumenti per il tuo business.

Cosa tenere a mente quando si scelgono gli strumenti per i team da remoto?

Prima di condividere l'elenco degli strumenti adatti al lavoro da remoto che ti consigliamo, analizziamo gli aspetti a cui dovresti prestare attenzione quando crei il tuo stack tecnologico per il telelavoro.

Prima di decidere di acquistare qualsiasi soluzione digitale, devi analizzare almeno quattro variabili: usabilità, funzionalità disponibili, sicurezza e supporto.

Perché dovresti farlo? Beh, perché l'utilizzo di strumenti non perfettamente adatti al tuo team può tradursi in spreco di denaro, lacune nell'erogazione dei servizi e demotivazione tra gli utenti che lavorano con queste soluzioni.

Usabilità

Non tutti i membri del tuo team da remoto devono essere esperti IT con una profonda conoscenza di soluzioni tecnologiche complesse. Inoltre, nessuno di loro, a parte gli sviluppatori ovviamente, ha necessariamente le competenze di programmazione che aiuterebbero ad automatizzare i processi o a creare semplici integrazioni per ottimizzare i flussi di lavoro e i processi complessi.

Ecco perché è importante scegliere strumenti e app che abbiano interfacce piuttosto semplici e intuitive, in modo che ogni membro del team, anche se non è particolarmente esperto di tecnologia, possa imparare rapidamente a usarli.

Funzionalità

La maggior parte delle soluzioni digitali disponibili sul mercato offre un'ampia gamma di funzionalità avanzate. Da un lato, questo è un bene perché hai l'imbarazzo della scelta, ma dall'altro può generare confusione e rendere davvero difficile decidere quale strumento sia perfetto per il tuo team.

Per scegliere uno strumento con il giusto numero di funzionalità, ecco su cosa dovresti concentrarti:

• compatibilità con vari sistemi operativi,
• accesso esclusivo,
• possibilità di utilizzo su più dispositivi contemporaneamente,
• possibilità di configurare regolarmente i parametri per modificare la gestione e il controllo dei team da remoto,
• velocità di trasferimento di file e informazioni,
• e possibilità di gestire i file da remoto (compresa l'opzione di eliminazione dei file).

Sicurezza

Le soluzioni utilizzate dai team da remoto devono essere eccezionalmente sicure, poiché la tua organizzazione non avrà un grande controllo sui dispositivi utilizzati dai dipendenti per accedere a queste soluzioni. Quindi, prima di scegliere un qualsiasi strumento, verifica i seguenti aspetti:

• Questo strumento è mai stato vittima di violazioni della sicurezza che hanno compromesso i dati dei clienti?
• Ci sono aziende note che utilizzano già questa soluzione?
• L'utente può avere il controllo totale sulle connessioni remote?
• Quali misure ha adottato il fornitore dello strumento per proteggere la sicurezza dei suoi utenti?

Investi del tempo per verificare le opinioni su ogni strumento che intendi implementare nel tuo futuro stack tecnologico per il lavoro da remoto.

Continua a cercare finché non trovi abbastanza recensioni positive, se effettivamente esistono, per avere la certezza che quella specifica soluzione soddisfi le tue aspettative in termini di sicurezza.

Supporto

È molto probabile che a un certo punto tu o un membro del tuo team abbiate bisogno di un po' di supporto nell'uso di un nuovo strumento. La richiesta di assistenza può essere legata a una semplice riconfigurazione del software per adattarlo alle tue esigenze, all'apprendimento dell'uso di alcune funzionalità o alla risoluzione di qualche problema tecnico.

Ecco perché dovresti acquistare uno strumento che offra un eccellente supporto clienti, idealmente disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Se sai già che una determinata soluzione è nota per il suo eccezionale team di assistenza clienti, sempre pronto ad aiutare i clienti, consideralo un motivo sufficiente per investire in quello strumento.

Scegli soluzioni che siano perfette per i tuoi team da remoto

Ogni team è diverso, quindi è importante condurre un'analisi approfondita delle abitudini di lavoro dei tuoi collaboratori prima di scegliere una soluzione per il lavoro da remoto. Una volta capito cosa motiva il tuo team, potrai scegliere gli strumenti che li aiuteranno a dare il meglio di sé e a produrre materiali di altissimo livello per la tua azienda, comodamente da casa. 

#1 Comunicazione tra i membri del team che lavorano da remoto

Uno strumento che consente la comunicazione tra i membri del team è uno degli elementi più critici di qualsiasi stack tecnologico per il lavoro da remoto. Avere una chat interna può velocizzare i processi e aiutarti a evitare lunghe catene di email. Inoltre, le chat interne sono le versioni professionali di app di messaggistica come WhatsApp e Telegram, che possono così essere lasciate per l'uso personale.

• Hangouts. Questo strumento è comodo per chi usa già Gmail, poiché consente di accedere a una chat direttamente dalla casella di posta. Ti basta selezionare un contatto dall'elenco, aprire la scheda della chat e iniziare a parlare. Hangouts può essere utilizzato anche per effettuare videochiamate.
• Slack. Una chat per team grandi o piccoli, che ti permette di creare diversi gruppi e canali multipli all'interno della stessa organizzazione. Slack può essere utilizzato per conversazioni scritte rapide. Molto spesso viene usato per comunicare questioni urgenti ma semplici.

• Discord. Un canale per scambiare informazioni a voce, Discord offre opzioni sia di chat che di videochiamata. Puoi anche condividere lo schermo con altri utenti. Questa soluzione aiuta i team a sentirsi più uniti grazie a una buona comunicazione, pur essendo fisicamente distanti in una città, in un paese o in tutto il mondo.
• Chanty. Comunicazione tra i membri del team che lavorano da remoto. Semplicissimo da configurare e utilizzare, è molto apprezzato dai clienti. 

#2 Piattaforme per organizzare e pianificare e-meeting durante il lavoro da remoto

• Skype. Questo è, senza dubbio, il programma di videochiamata più diffuso. Per questo motivo la maggior parte di noi sapeva già come usarlo e aveva un account molto prima dell'inizio della crisi. È più efficace per la comunicazione tra due soli utenti. Tuttavia, poiché Skype sta per chiudere, molte aziende stanno trasferendo i propri numeri da Skype ad altre piattaforme per rimanere connesse.
• Zoom. Questa piattaforma è specializzata in chiamate ad alto volume. A seconda del tuo piano, puoi usare Zoom per ospitare un e-meeting con oltre 500 partecipanti, motivo per cui è utilizzato da grandi aziende come Uber, HubSpot o Zapier per facilitare il telelavoro. La sua interfaccia è adatta anche per organizzare webinar, rendendo Zoom uno degli strumenti più utilizzati in questo momento, nel bel mezzo della crisi COVID-19. Per i team da remoto che si barcamenano tra compiti come chiamate di gruppo, condivisione di file o persino l'aiuto a un collega per creare una busta paga, la facilità d'uso di Zoom lo rende una scelta conveniente. Ci sono state alcune segnalazioni di problemi di privacy e sicurezza legati a Zoom, per cui suggeriamo di leggere le ultime informazioni in merito prima di implementare questa soluzione. 
• WebEx. Uno strumento di Cisco simile a Zoom ma meno conosciuto. Oltre ad aiutarti con il telelavoro, offre soluzioni specifiche per webinar, riunioni pubbliche (online), formazione e supporto da remoto.
• Harmonizely. È un software per la pianificazione di riunioni che facilita la pianificazione di videochiamate o riunioni virtuali. Harmonizely ti aiuta a evitare inutili scambi di email e ti fa risparmiare un sacco di tempo. Può essere integrato con i calendari più diffusi, tra cui Google Calendar, iCloud e altre soluzioni CalDAV.

#3 Strumenti di project management per organizzare i team da remoto

Uno dei compiti più complessi quando si lavora da casa è tenere traccia di tutto ciò che fa ciascun membro del team. La capacità di seguire ogni progetto può risentire delle nuove condizioni. Se non hai familiarità con il coordinamento di team distribuiti, seguire un corso di project management può aiutarti a padroneggiare gli strumenti e le tecniche necessarie per gestire compiti, scadenze e responsabilità in modo efficace.

A volte può essere difficile adattarsi, soprattutto se la decisione di operare interamente da remoto è stata presa in fretta. Per questo motivo, di seguito condivideremo con te anche alcuni strumenti per la gestione dei progetti e dei compiti:

• Trello. Uno dei programmi di gestione e organizzazione delle attività più utilizzati. Con Trello puoi suddividere le attività in diverse colonne e in base alle fasi del progetto. Ti consente anche di aggiungere altri membri del team all'interno delle attività. Inoltre, puoi ampliare le funzioni dello strumento aggiungendo estensioni, come quella che conta le ore dedicate a ciascun progetto. Trello è disponibile anche su dispositivi mobili!
• Nifty: Nifty è un potente strumento di project management progettato per team aziendali, di marketing e che lavorano da remoto in cerca di chiarezza, velocità e collaborazione fluida. Combina la gestione delle attività, il monitoraggio delle pietre miliari, la chat di gruppo, la condivisione di documenti e il tracciamento del tempo in un unico spazio di lavoro. Grazie a flussi di lavoro personalizzabili, aggiornamenti in tempo reale sui progressi e report di facile lettura per i clienti, Nifty consente ai team distribuiti di pianificare campagne, eseguire strategie e rispettare le scadenze in tutta sicurezza.
• Productive. Productive è una soluzione software di gestione completa, su misura per i flussi di lavoro dei servizi professionali. Cosa lo rende la scelta ideale per la gestione all-in-one delle agenzie? Combina il project management e le funzionalità di collaborazione del team con una solida gestione finanziaria.
• Toggl. Oltre a poter vedere lo stato di ciascun progetto con Toggl, è anche possibile visualizzare le attività più importanti per l'intera azienda sulla stessa pagina. Con questo strumento puoi vedere su cosa sta lavorando contemporaneamente ogni team e quanto tempo ha dedicato a ciascuna attività.
• Airtable. Software completo e facile da usare per la gestione delle attività. È come Trello all'ennesima potenza, con un'interfaccia molto più pratica e divisioni orizzontali. Grazie al software di project management Airtable, i diversi membri dello stesso team possono vedere cosa stanno facendo gli altri e la priorità di ciascun progetto.
• ProofHub. Una soluzione all-in-one per la collaborazione dei team da remoto e il project management. Con la sua interfaccia intuitiva, ProofHub semplifica la gestione delle attività, dall'assegnazione al monitoraggio dei progressi. Puoi personalizzare i flussi di lavoro, visualizzare le tempistiche con i diagrammi di Gantt e comunicare in modo fluido tramite la chat integrata, le discussioni e la condivisione di file. ProofHub mantiene il tuo team allineato e produttivo in qualsiasi momento e ovunque.
• Businessmap è una piattaforma end-to-end di project e portfolio management progettata per l'agilità aziendale. Integra obiettivi strategici, portfolio di progetti e operazioni quotidiane in un unico posto. Con funzionalità come gli OKR, i moduli di pianificazione, la reportistica automatizzata e potenti analisi, consente ai team di monitorare i progressi, allineare il lavoro con gli obiettivi aziendali e prendere decisioni basate sui dati. Spazi di lavoro scalabili, bacheche interconnesse e integrazioni con strumenti come Power BI, Microsoft Teams e Google Drive aiutano le organizzazioni a colmare senza sforzo il divario tra strategia ed esecuzione.
• Asana. Con strumenti simili a Trello (come le bacheche a colonne in stile Kanban) e la gestione delle priorità di Airtable, Asana è un'altra valida soluzione di project management. Se stai cercando strumenti simili, ci sono diverse alternative ad Asana che offrono funzionalità paragonabili. È particolarmente utile per i designer e gli sviluppatori, che spesso lavorano con scadenze molto strette.

#4 Soluzioni basate sul cloud per il supporto clienti e le vendite

• CloudTalk. È una soluzione completa che offre sistemi telefonici basati su cloud per i team da remoto, call center, assistenza clienti, team di vendita e molto altro. I tuoi dipendenti non avranno bisogno di una linea fissa o di hardware telefonico per connettersi con potenziali clienti o acquirenti. Leggi questo articolo per scoprire come il nostro team utilizza CloudTalk lavorando da remoto.
• Salesforce. Una piattaforma di customer relationship management basata sul cloud che ti permette di gestire tutte le interazioni con i clienti e di memorizzare online i dati relativi a tali interazioni, utilizzando un sistema completo e sicuro.
• LiveChat di LiveAgent. È una soluzione di chat dal vivo end-to-end che consente ai visitatori del tuo sito web di mettersi rapidamente in contatto con gli operatori del servizio clienti. Tutte le conversazioni sono memorizzate in una dashboard basata su cloud, in modo che i tuoi rappresentanti possano trovarsi in qualsiasi parte del mondo e assistere i clienti in pochi secondi.

#5 Software di supporto per i dipendenti in telelavoro

Quando lavoriamo in un team in cui tutti i membri sono presenti in ufficio ogni giorno, non siamo abituati a lavorare a distanza. Per questo motivo, a volte anche i piccoli problemi diventano difficili da superare quando si lavora da remoto.

Uno di questi problemi potrebbe essere mantenere il corretto funzionamento di tutti i dispositivi che devono essere utilizzati quotidianamente. Nelle aziende più grandi c'è solitamente un reparto o un professionista che si occupa di questo, mentre in quelle più piccole dovrebbe esserci almeno la possibilità di chiedere aiuto a un collega seduto vicino.

Ma quando non c'è nessuno a darti una mano mentre lavori da remoto, il tuo team ha bisogno di un software che lo supporti.

• TeamViewer. Software di supporto da remoto per aziende più grandi e sistemi più complessi. Oltre al supporto desktop, TeamViewer dispone di uno strumento di realtà aumentata e offre supporto per i dispositivi mobili.
• LogmeIn. Un programma che consente l'accesso e la gestione dei computer a distanza in modo sicuro. Con LogmeIn è possibile anche automatizzare le procedure tecniche, inoltre viene utilizzato per aiutare i team dislocati in uffici diversi all'interno della stessa azienda. Con questo strumento non è necessario assumere un professionista che si occupi di assistere solo pochi dipendenti.

#6 Soluzioni per gestire e memorizzare informazioni o file

• Google Drive. La piattaforma di Google per creare e condividere diversi tipi di documenti. Qui puoi creare file di testo, fogli Excel, presentazioni, immagini e altro ancora. È molto utile anche perché più persone possono usarlo contemporaneamente per aprire documenti da qualsiasi dispositivo. È possibile anche modificare in gruppo condividendo i permessi con ciascun utente.
• Dropbox. Software che ci permette di memorizzare documenti nel cloud e di gestire le cartelle in modo intelligente. Oltre a proteggere i dati caricati, consente di accedervi da qualsiasi luogo.

• iCloud. Spazio di archiviazione cloud per utenti Apple. Questo sistema è estremamente utile per chi lavora con diversi dispositivi Apple. Gran parte delle tue informazioni, comprese le foto scattate con l'iPhone, possono essere salvate automaticamente e consultate in seguito con il tuo ID Apple. Questa soluzione è destinata principalmente alle aziende che offrono servizi di design e marketing.
• ImageKit - una soluzione self-service di digital asset management (DAM) che consente ai team di marketing e design di creare esperienze visive straordinarie e coerenti per i clienti. Centralizzando l'archiviazione e la gestione delle risorse digitali nel cloud, ImageKit fornisce un'unica fonte di verità che migliora la collaborazione e abbatte i silos tra i team. Grazie al supporto per un'ampia gamma di tipi e formati di file, ImageKit consente ai team da remoto in rapida crescita di gestire le risorse in modo ottimale, garantendo la coerenza del marchio e un accesso efficiente alle risorse creative.
• Filecamp - Un sistema di digital asset management che ti aiuta a gestire facilmente tutte le tue risorse digitali nel cloud e a collaborare con il tuo team.
• OneDrive. La soluzione di Microsoft per l'archiviazione e la condivisione di documenti nel cloud. Oltre a disporre di una suite Office online, OneDrive può fornire link con una data di scadenza per una maggiore sicurezza dei dati.
• MobiDrive - Una piattaforma di cloud storage sicura e facile da usare per singoli e team. Offre la sincronizzazione dei dispositivi, la condivisione di file con permessi personalizzati e l'integrazione con strumenti di produttività.
• Internxt è un servizio di archiviazione cloud sicuro e un'ottima scelta per qualsiasi team da remoto attento alla privacy. È perfetto per proteggere i dati durante l'organizzazione, la distribuzione e il monitoraggio dei file aziendali. Attualmente Internxt offre due servizi principali per la privacy: Drive per l'archiviazione cloud generale e Send per il trasferimento sicuro dei file. Oltre alle sue funzionalità principali, Internxt ha sviluppato altri strumenti gratuiti per garantire la sicurezza dei dati dei team da remoto, come una VPN gratuita, un antivirus, un generatore di password, una mail temporanea e un convertitore di file.
• Psono è un gestore di password open source che aiuta le aziende a memorizzare e condividere le password in modo sicuro. È self-hosted, il che ti dà il pieno controllo sui tuoi dati con una crittografia a più livelli per tenere tutto al sicuro. Tu e il tuo team potete accedere alle password e condividerle in modo sicuro e, trattandosi di un software open-source, il codice è completamente trasparente. È perfetto per i team che cercano un modo semplice e sicuro per gestire le password mantenendo tutto sui propri server.
• Remote - una delle principali alternative a Rippling, Remote è progettato principalmente per i team delle risorse umane piuttosto che per i singoli dipendenti, ma vale sicuramente la pena menzionarlo! Fornisce soluzioni globali per buste paga, benefit e conformità, aiutando le aziende ad assumere e gestire team internazionali in modo ottimale.
• Air è una piattaforma di digital asset management basata sul cloud progettata per i team creativi e di marketing. Air aiuta le aziende a centralizzare immagini, video e altre risorse del brand, facilitando la collaborazione attraverso spazi di lavoro condivisi e flussi di approvazione. La piattaforma include anche funzionalità di editing basate sull'intelligenza artificiale, che consentono ai team di ridimensionare le immagini per i diversi canali social e apportare modifiche rapide direttamente nel luogo in cui sono archiviate le risorse.

In sintesi

Trasferire tutte le attività aziendali online non è un compito facile, e non può essere fatto senza gli strumenti o le app giuste. Implementando soluzioni digitali affidabili, puoi contribuire ad assicurare il mantenimento della produttività anche lavorando da casa.

Il giusto stack tecnologico supporterà anche te e il tuo team nella corretta pianificazione del tempo, al fine di bilanciare il telelavoro con la vita personale e le altre attività. Scegli i tuoi strumenti preferiti e provali oggi stesso, ma ricorda: resta a casa!