7 Ideas sobre cómo Construir una Cultura de Trabajo a Distancia Sana y Sólida

Alrededor del 97% de los empleados declaran que desean teletrabajar (al menos parcialmente) durante el resto de su carrera. La cultura del teletrabajo ha llegado para quedarse, lo que significa que los directores de recursos humanos y los propietarios de empresas se enfrentan a nuevos retos que requieren ciertas competencias, ya que sus empleados están repartidos por diferentes lugares y zonas horarias.

Muchos trabajadores a distancia dicen que no se sienten parte de un equipo. Es una lástima porque, cuando se hace bien, el trabajo a distancia puede ser una forma increíblemente poderosa y eficaz de lograr grandes cosas.

¿Cómo puedes crear una cultura de trabajo que soporte el trabajo flexible y a distancia sin sacrificar la productividad o la cohesión del equipo? Sigue leyendo para averiguarlo.

¿Por qué es Tan Importante la Cultura del Trabajo?

¿Sabes cuál es el secreto entre Google, Instagram, Pinterest y todos esos gigantes? Se enorgullecen de crear un ambiente familiar en el que todos se sienten bienvenidos y apreciados.

Google gasta millones de dólares en proporcionar un espacio de trabajo que sea agradable para los empleados. Desde peluquerías profesionales hasta centros de bienestar y salas de videojuegos, todo bajo el mismo techo en el Googleplex. Las personas que trabajan para Google sienten que forman parte de algo más grande, algo con lo que comparten sus vidas.

En el competitivo panorama empresarial actual, la cultura de una empresa es más importante que nunca. Al crear un entorno de trabajo positivo y de soporte, las empresas pueden dar a sus empleados las mejores oportunidades de éxito. Permiten a su personal crecer y desarrollar sus competencias y pasiones.

¿Crees que crear una cultura de trabajo positiva es solo otra forma de branding de los empresarios? No exactamente.

La cultura del lugar de trabajo es definitivamente algo por lo que toda empresa debería esforzarse –el 94% de los empresarios dice que una cultura saludable en el trabajo es vital para el éxito-.

Estar en una cultura de trabajo positiva está relacionado con mayores índices de compromiso de los empleados, lo que conduce a un aumento de la productividad, la creatividad y la moral.

Sin embargo, la cultura del trabajo no es algo que se pueda «crear» del mismo modo que un producto o servicio. Desarrollar una cultura de trabajo positiva requiere tiempo y esfuerzo, pero los beneficios merecen la pena. ¿Cuáles son?

Una cultura de trabajo positiva:

#1 Demuestra que la empresa se preocupa por sus empleados

Demuestra que la empresa está dispuesta a invertir en el desarrollo de su personal. Como debe ser, ya que un empleado que se siente valorado y apoyado es más probable que supere las expectativas y esté más comprometido con la empresa (TeamStage).

Una cultura de trabajo sólida también puede ayudar a atraer a los mejores talentos. Los mejores empleados buscarán empresas que les ofrezcan las mayores oportunidades, y las empresas que ponen a los empleados en primer lugar hacen precisamente eso.

#2 Fomenta la retención de los empleados

Mantener al personal es un gran reto para las empresas hoy en día, y la peor consecuencia es que cuesta dinero sustituir a las personas. Pero la rotación de personal también perturba los flujos de trabajo, reduce la productividad y mina la moral, que son sin duda pesadillas para cualquier gerente de RRHH.

«La cultura de la empresa no era la esperada» es una de las tres principales razones por las que la gente deja su trabajo en los primeros 90 días (Informe Jobvite 2022). Fomentando un ambiente positivo en el trabajo, puedes conservar a tus mejores empleados y reducir las dimisiones del personal.

#3 Aumenta la productividad de los empleados

Los empleados felices son más productivos (Universidad de Warwick), así que si quieres construir un negocio de éxito, no subestimes la importancia de una cultura de trabajo sólida.

fuente

Esto une a los empleados en torno a un objetivo común y un conjunto de valores que pueden proporcionar un sentido de pertenencia y comunidad. Por lo tanto, no debería sorprender que compartir el mismo objetivo motive a las personas y les dé un gran «empujón» para trabajar más.

#4 Mejora la satisfacción del cliente

La reputación de una empresa depende del compromiso de sus empleados con su trabajo y su empresa. Los empleados que se preocupan por su trabajo y su organización son más propensos a hacer todo lo posible para mantenerlo en marcha (Medium). Por eso, una cultura de trabajo saludable puede conducir a una mayor satisfacción del cliente.

Es más probable que los clientes hagan negocios con empresas que tratan bien a sus empleados. Pueden sentir las vibraciones agradables entre las personas, atrayéndolas y haciendo que vuelvan. Las empresas tratan con personas, por lo que la cultura de trabajo es crucial para la forma en que los clientes ven una empresa.

#5 Estimula la creatividad y la innovación

Una cultura de trabajo positiva fomenta la creatividad y la innovación apoyando la asunción de riesgos y dando al personal la libertad de experimentar (Harvard Business Review). Los empleados se sienten más cómodos probando nuevos enfoques cuando saben que su empresa valora sus ideas y aportaciones.

¿Qué es la Cultura de Teletrabajo?

La cultura del trabajo es el entorno que rodea a tus empleados mientras hacen su trabajo. Es la combinación de los valores de tu empresa, las tradiciones y la forma en que el personal se relaciona entre sí. La cultura del trabajo es crucial para la satisfacción general del trabajo.

Lo mismo se aplica al trabajo a distancia, solo que con una excepción: es aquel en el que los empleados no tienen que estar físicamente presentes en un entorno de oficina tradicional. En cambio, pueden trabajar desde casa, una cafetería o cualquier otro lugar con conexión a Internet.

Esta configuración puede ofrecer una serie de ventajas a las empresas, como la reducción de los gastos generales y el acceso a un grupo global de posibles empleados. Para el personal, el trabajo a distancia puede proporcionar una mayor flexibilidad y libertad en cuanto a la gestión de su tiempo y responsabilidades, facilitando la conciliación de la vida laboral y familiar.

La pregunta es, ¿cómo puede una cultura de teletrabajo seguir siendo eficaz sin los problemas potenciales de estar totalmente en línea?

¿Cómo Construir una Cultura de Teletrabajo Saludable?

El núcleo de una cultura de trabajo a distancia saludable es la confianza. Los empleados tienen que poder confiar en que sus jefes les den las herramientas y los recursos necesarios para el trabajo, y los jefes tienen que poder confiar en que los empleados trabajen sin supervisión constante.

Una cultura de trabajo a distancia sostenible es aquella que valora la salud y el bienestar de sus empleados tanto como la productividad. En lugar de medir el número de horas trabajadas, los gerentes miden los resultados. Y en lugar de esperar que los empleados estén disponibles 24/7, se respeta su tiempo y espacio fuera del trabajo.

Lo más importante para construir una cultura de trabajo a distancia saludable es establecer el tono desde la gerencia. Como líder de tu empresa, depende de ti que tus valores se reflejen en la forma de dirigir a tu equipo.

Cuando trabajáis juntos, podéis intercambiar ideas, ayudaros mutuamente cuando estéis atascados y celebrar juntos vuestros éxitos. Y no se trata solo del trabajo, sino también de las relaciones que estableces con tus compañeros.

Una cultura de teletrabajo que valora la colaboración y la conexión es la que tendrá más éxito a largo plazo.

Entonces, ¿cómo se puede conseguir?

Consejo 1: Utiliza las Herramientas Adecuadas

Invertir en herramientas que agilicen el compromiso y la comunicación diaria de los empleados es la marca de un gran empleador. Si no tienes las herramientas adecuadas, es casi imposible gestionar un equipo remoto y mantener una gran cultura al mismo tiempo.

Afortunadamente, hay un sinfín de opciones para ayudar a que tu negocio a distancia funcione sin problemas. Algunos están adaptados para satisfacer necesidades empresariales específicas, mientras que otros se aplican a casi cualquier equipo remoto.

Sin embargo, con la gran cantidad de opciones disponibles, puede ser difícil saber por dónde empezar. Al elegir, recuerda tener en cuenta factores como:

• la facilidad de uso y el tiempo que se tarda en dominar la herramienta
• conjunto de funciones
• integraciones de software
• precio y disponibilidad de prueba gratuita

Empieza por encuestar a tu equipo y averiguar qué necesitan y qué prefieren. Una vez que tengas una buena idea al respecto, podrás empezar a reducir tus opciones.

Hemos creado una lista de nuestras herramientas favoritas para que empieces con buen pie desde el principio:

#1 Slack para la comunicación

Esta es una de las herramientas de comunicación más populares para las empresas, y por una buena razón. Es extremadamente fácil de usar y puede utilizarse para una gran variedad de tareas, desde la mensajería hasta el intercambio de archivos. Además, integra muchos otros programas, por lo que es una gran opción para las empresas que utilizan muchas herramientas diferentes.

fuente

Solo tienes que tener cuidado de no crear una falsa urgencia con Slack. Y no olvides integrarlo con Giphy para hacer tu conversación aún más atractiva (¡o simplemente más divertida!).

#2 Asana para la gestión de proyectos

Una gran elección para las empresas que necesitan ayuda para organizarse. Asana les permite crear y asignar tareas, establecer plazos y hacer un seguimiento del progreso, todo en un solo lugar, algo imprescindible cuando se trabaja a distancia, para que la comunicación sea clara para todos los miembros del proyecto.

fuente

#3 Google Drive para compartir archivos

Un producto imprescindible para cualquier empresa, ya sea a distancia o no. Google Drive permite a los usuarios almacenar y compartir archivos, lo que la convierte en una herramienta esencial para la colaboración. Además, es gratuito y fácil de configurar.

#4 Zoom para videoconferencias

Una reunión presencial ocasional ayuda a crear una cultura de teletrabajo. Zoom es una gran opción para las empresas que necesitan realizar webinars de forma regular. Es fácil de usar y ofrece diversas funciones, como compartir la pantalla y grabar.

#5 CloudTalk para el servicio de atención al cliente

Es una gran opción para las empresas que necesitan una solución de VoIP para mejorar la experiencia de sus clientes. CloudTalk ofrece una variedad de más de 70 funciones, como el desvío de llamadas, el enrutamiento inteligente de llamadas y el diseño del flujo de llamadas. También se integra con los CRM más populares, como Salesforce y Zendesk, lo que significa que las empresas pueden hacer un seguimiento de las interacciones y los datos de sus clientes de forma segura y sencilla. Las integraciones también eliminan las tareas rutinarias que consumen tiempo. Esto no solo hace que tus empleados sean más productivos, sino que también les permite centrarse en tareas más atractivas.

#6 Kontentino para la gestión de redes sociales

¿Necesitas gestionar cuentas de redes sociales? Kontentino puede ayudar. Es algo más que una agenda para programar redes sociales – puedes colaborar con tu equipo, analizar su rendimiento, crear una estrategia de redes sociales y planificar anuncios. Todo ello a través de una interfaz notablemente interactiva y una gran aplicación móvil.

fuente

#7 Toggl Track para la productividad

Puede haber muchas distracciones cuando se trabaja desde casa, pero esta aplicación ayuda a los empleados remotos a gestionar su tiempo de forma eficaz y a evitar la procrastinación. Toggl Track proporciona una serie de funciones útiles, como temporizadores, recordatorios de seguimiento y un panel de control del proyecto.

fuente

Consejo 2: Establece una Misión y una Visión de la Empresa

Las declaraciones de misión y visión sólidas son algo más que bonitos motivadores que puedes colgar en la pizarra de tu oficina. Haz que formen parte de tu proceso diario de toma de decisiones dándoles contexto.

¿Cuál es la diferencia entre una misión y una visión?

Una declaración de misión debe ser clara y concisa. Debe describir lo que hace tu empresa y por qué existe, conteniendo el objetivo principal de la organización.

Una declaración de visión es un poco más flexible. Puede ser una aspiración y describir dónde ves a la empresa en el futuro y cuál es tu impacto previsto en la sociedad en general.

Juntas, tu misión y tu visión deben ser como un faro que muestre siempre a tus empleados la dirección correcta. Solo tienes que tener cuidado de no hacerlas demasiado específicas, ya que tu misión y visión deben ser adaptables a un entorno empresarial en constante cambio. Y, por supuesto, deben ser realistas.

¿Por qué importa realmente?

Dar vida a tu misión y visión incluyéndolas en el ADN de tu empresa permite que tu negocio tenga éxito con una cultura de trabajo sostenible a largo plazo. Si contratas a personas que no se preocupan por la misión de tu empresa, tu cultura a distancia puede derrumbarse muy fácilmente. A nivel de contratación, necesitas personal que encaje en tu empresa.

La misión y la visión de una empresa proporcionan dirección y propósito. Ayudan a tu equipo a tomar decisiones sobre dónde concentrar la energía y los recursos. Estar en la misma página les ayuda a mantenerse alineados con los objetivos de la empresa.

Es aún más importante para los trabajadores a distancia, que necesitan la motivación para levantarse cada día y sentarse en su oficina en casa.

Una cultura empresarial sólida basada en valores reales no puede construirse de la noche a la mañana, pero con pequeños pasos puedes acercarte a ella.

Nuestros consejos para construir tu misión y visión:

#1: Asegúrate de implicar a tu equipo en la elaboración de la misión y la visión de la empresa. Es más probable que acepten estos valores si se les da la oportunidad de opinar.

#2: Mantén tu misión y visión al frente y en el centro. Publícalos en un lugar que todos puedan ver, como el sitio web de la empresa o el canal de Slack.

#3: Haz de estas declaraciones un documento vivo. Repasa y revisa tu misión y visión con regularidad para que siempre reflejen los objetivos de la empresa.

Consejo 3: Anótalo todo en un Manual de Empresa

No se puede construir una cultura de teletrabajo saludable sin un manual de empresa detallado y bien redactado. Aunque no es un requisito legal, en realidad ayuda a reducir la brecha de comunicación entre una empresa y sus empleados.

Los manuales de empresa son herramientas de comunicación esenciales para las empresas remotas que quieren que sus equipos cumplan con la visión y otros procesos. Es una forma estupenda de dar a la gente una idea de la cultura de tu empresa y hacer que quieran formar parte de ella. Cuando los empleados conocen la historia de una empresa, sus logros pasados y la declaración de su misión, pueden sentir un sentimiento de orgullo y participación.

Un manual de empresa minucioso también te ayudará a atraer y retener a los mejores talentos al demostrar que eres una empresa profesional y bien organizada. Los nuevos empleados deben poder acceder fácilmente a esta información para que se sientan como en casa desde el primer momento.

¿Cuáles son los principales elementos de un manual?

• declaraciones de misión y visión
• beneficios para los empleados
• directrices
• eventos de la empresa
• política de trabajo a distancia
• política de salud y seguridad

Ahora puede surgir una pregunta más importante, que es ¿cómo crear un manual de empresa?

Aquí tienes algunas sugerencias:

#1 Hazlo de forma concisa y directa – Escríbelo de forma clara y atractiva. Hazlo breve y sucinto con viñetas, así como algo agradable de leer.

#2 Utiliza imágenes siempre que sea posible – Incluye fotos, gráficos y cualquier otra forma de representación visual para hacer el material más atractivo. Añadir vídeos y enlaces puede hacer que tu manual de empresa sea aún más interactivo.

#3 Obtén la opinión de todos – Pide sugerencias a tus empleados, a tus directivos y a otras personas en puestos de liderazgo. Al fin y al cabo, son ellos los que lo van a utilizar a diario.

#4 Hazlo fácilmente accesible y actualízalo regularmente – pon el manual en la red interna de tu empresa o en el sitio web, y haz los ajustes necesarios.

Existen incluso herramientas que pueden ayudarte a crear un manual de empresa online totalmente interactivo y atractivo. Echa un vistazo a Blissbook o a la más popular Canva, que son ambos 100% personalizables.

fuente

Consejo 4: Establece unas Expectativas Claras para Cada Puesto

Si dedicas todo tu tiempo y energía a crear una cultura de empresa, puedes perder de vista que cada uno tiene un papel específico que desempeñar. No debes olvidar que un equipo está formado por individuos con caracteres y necesidades diferentes, lo que significa que debes encontrar el equilibrio entre ellos y el resto de la organización.

Mantener una cultura remota no consiste solo en asegurarse de que todo el mundo está en la misma página, sino también en establecer expectativas para cada miembro del equipo.

Las reuniones individuales son una forma perfecta de hacerlo. Ayudan a crear confianza y compenetración, y además te permiten conocer mejor a los miembros de tu equipo. Además de discutir las expectativas, puedes utilizar estas reuniones para establecer objetivos, proporcionar feedback o solo para mantener una pequeña charla.

Entonces, ¿cómo puedes dirigir las cosas para no olvidarte de los individuos?

Veamos un ejemplo de una empresa en la que la cultura del teletrabajo funciona eficazmente – Close.

Por favor, ten en cuenta que esto no será aplicable a todas las empresas, ya que depende de muchos factores como los requisitos y necesidades específicas de su comunicación a distancia.

Cada lunes, cada jefe de equipo envía un informe que incluye los objetivos de la semana. Normalmente, se comparten a través de Google Docs, y cada miembro del equipo incluye notas o preguntas, etc., para estar preparado para la reunión.

Durante la reunión de vídeo de los martes por la mañana en la empresa, todos discuten las tareas que deben realizar para que todos conozcan las funciones de los demás. La siguiente etapa importante es celebrar sesiones individuales interdisciplinares por parejas de 15 minutos con cada miembro del equipo para conocerse mejor.

Cabe destacar que a los nuevos contratados se les pide que rellenen una «Guía Para Ti», que es una encuesta rápida sobre sus preferencias de trabajo y comunicación. Gracias a esto, la empresa puede averiguar fácilmente cómo incluirlos de la mejor manera posible.

Consejo 5: Establece Límites Claros

Establecer límites claros en lo que respecta a las horas de trabajo y la vida privada es crucial para los equipos remotos.

No establecer límites claros puede conducir a que los empleados sientan que tienen que estar disponibles todo el tiempo y que su trabajo nunca termina. Esto puede conducir rápidamente al agotamiento, por lo que no es en absoluto una forma sostenible de trabajar.

Es importante recordar que los empleados son seres humanos, no máquinas. Necesitan tiempo para descansar y recargarse, como todo el mundo.

Cómo establecer límites claros en una cultura de teletrabajo saludable:

Una forma de hacerlo es establecer un horario de trabajo principal. Esto significa que se espera que todo el mundo esté disponible durante ciertas horas, pero puede tomarse un descanso o alejarse del trabajo fuera de ellas. Habrá fuertes partidarios de este enfoque, en concreto, los trabajadores a los que les gusta tener un horario fijo cuando tienen que estar disponibles serán fuertes partidarios de este concepto.

Pero también hay un enfoque ligeramente diferente que puedes considerar (especialmente cuando se trata de trabajo más creativo).Una cultura de teletrabajo sostenible es la que da a los empleados la flexibilidad de decidir cuándo quieren trabajar.

Aquí es donde nuestro punto sobre la importancia de medir los resultados, y no las horas de trabajo, adquiere todo su potencial.

Por supuesto, esto no será adecuado para todos los trabajos, especialmente los que requieren trabajo en equipo. Sin embargo, si alguien prefiere trabajar de noche, que lo haga. Si ese es el momento del día en que son más productivos, ¿por qué no aprovecharlo?

Otra forma de establecer límites es animar a la gente a hacer descansos regulares. Los tiempos de descanso pueden incorporarse a la jornada laboral, o los empleados pueden decidir cuándo tomarlos.

Además, es importante animar a la gente a que se tome días de vacaciones y a que no trabaje sin tomarse tiempo libre. De nuevo, se trata de asegurar que la gente tenga tiempo para descansar y volver al trabajo renovada.

Consejo 6: Prueba el Team Building para Fomentar el Teletrabajo

¿Por qué no animar las actividades diarias de tu equipo con algo de diversión? Este es un concepto realmente bueno que puede motivar a los empleados, integrarlos y promover la colaboración.

Todos los juegos de team building garantizan que tus empleados hablen, se rían y trabajen juntos, a la vez que adoptan la cultura del trabajo a distancia en su conjunto.

Hay muchos juegos de team building a distancia entre los que elegir, así que debería ser fácil encontrar uno con el que tu equipo se divierta.

Si no estás seguro de por dónde empezar, aquí tienes algunos de nuestros favoritos:

#1 HeyTaco

Una aplicación para alabar a los demás. Cada miembro del equipo recibe 5 emojis de tacos cada día para distribuirlos como cumplidos y agradecimientos a los miembros de su equipo. ¿Recibiste ayuda para tu último proyecto? ¡Envía tacos! 🌮

Los empleados también pueden enviarse regalos digitales, como botellas de salsa de jalapeño, y los tacos recogidos pueden canjearse por recompensas.

fuente

Incluso puedes pedirle a HeyTaco que cuente un chiste o haga un baile. Esta es una gran manera de añadir un poco de diversión a las conversaciones cotidianas en Slack o Microsoft Teams.

#2 Donut

Si echas de menos las charlas en la oficina, esta herramienta es para ti. Cada 1-4 semanas, Donut empareja a los miembros del equipo al azar para iniciar una conversación no relacionada con el trabajo, de modo que los empleados puedan establecer un mejor vínculo.

fuente

Donut es una forma estupenda de hacer que tus empleados se abran entre ellos. La aplicación crea oportunidades para mantener conversaciones individuales con personas con las que normalmente no hablarían. Además, Donut es simplemente una forma divertida de romper la monotonía de la jornada laboral y conocer mejor a los compañeros de trabajo.

#3 Skribbl.io

Una persona dibuja una imagen basada en una palabra secreta y los demás jugadores tienen que adivinarla. El juego es similar al Pictionary, pero con un giro: puedes jugar en el idioma que quieras. Quien adivine la palabra más rápido gana más puntos, y el jugador con más puntos al final gana.

Consejo 7: Establece un Proceso de Onboarding

Por último, no debemos pasar por alto la importancia de contar con un proceso eficaz de onboarding de los miembros del equipo remoto. Si planificas bien tu proceso de onboarding, podrás decir a los nuevos lo que pueden esperar, cómo es la cultura de la empresa y cómo tener éxito. Pero no basta con decirles solo lo que tienen que hacer, hay que mostrárselo.

Antes de renovar tus tácticas de onboarding, recuerda que el onboarding a distancia no es muy diferente del proceso habitual. Intenta dar a cada nuevo empleado la mejor experiencia posible y agiliza el proceso al máximo.

También puedes considerar el uso de un software de onboarding para ofrecer una experiencia más atractiva. Herramientas como Sloneek pueden ayudarte a automatizar el proceso y hacerlo más interactivo.

Nuestros consejos para un onboarding a distancia:

• Establece controles regulares con el nuevo empleado durante su primera semana. Esto ayudará a garantizar que se asienten bien y se acostumbren a la cultura de la empresa.
• Dales una lista de personas a las que pueden acudir en busca de ayuda. Asegúrate de que el nuevo empleado sabe a quién dirigirse si tiene preguntas.
• Haz que se envíe un kit de bienvenida a distancia a su domicilio. Esto puede incluir una camiseta de la empresa, una taza y otros materiales de marca.

Cultura de Teletrabajo Saludable: Modo On

Esperamos que estas siete ideas te hayan hecho reflexionar. Pero no te detengas ahí- sigue evolucionando y haciendo crecer tu cultura de trabajo a distancia a medida que tu equipo y tu empresa cambian.

La cultura es fundamental para que el trabajo a distancia tenga éxito, y si te centras en la salud y el bienestar de tu equipo, podrás crear un entorno productivo que beneficie a todos.

Si tienes la suerte de formar parte de una cultura de teletrabajo saludable, corre la voz y ayuda a que otros también puedan hacerlo.