7 ideas para crear una cultura de trabajo en remoto sólida y saludable

Alrededor del 97 % de los empleados afirma que desea trabajar en remoto (al menos parcialmente) durante el resto de su carrera profesional. La cultura del trabajo en remoto ha llegado para quedarse, lo que significa que los responsables de RR. HH. y los propietarios de empresas se enfrentan a nuevos retos que requieren ciertas habilidades, ya que sus empleados están repartidos por diferentes ubicaciones y zonas horarias.

Muchos trabajadores en remoto dicen que no se sienten parte de un equipo. Es una pena porque, cuando se hace bien, el trabajo en remoto puede ser una forma increíblemente enriquecedora y eficaz de lograr grandes cosas.

¿Cómo puedes crear una cultura de trabajo que apoye el trabajo flexible y en remoto sin sacrificar la productividad ni la cohesión del equipo? Sigue leyendo para descubrirlo.

¿Por qué es tan importante la cultura de trabajo?

¿Sabes cuál es el secreto de gigantes como Google, Instagram o Pinterest? Se enorgullecen de crear un entorno familiar en el que todo el mundo se siente bienvenido y valorado.

Google gasta millones de dólares en ofrecer un espacio de trabajo agradable para sus empleados. Desde peluqueros profesionales hasta centros de bienestar y salas de videojuegos, todo bajo un mismo techo en el Googleplex. Las personas que trabajan para Google sienten que forman parte de algo más grande, algo con lo que comparten sus vidas.

En el competitivo panorama empresarial actual, la cultura de una empresa es más importante que nunca. Al crear un entorno de trabajo positivo y de apoyo, las empresas pueden dar a sus empleados la mejor oportunidad de tener éxito. Permiten a su personal el espacio necesario para crecer y desarrollar sus habilidades y pasiones.

¿Sientes que crear una cultura de trabajo positiva es solo otra forma de employer branding? No es exactamente así.

La cultura en el lugar de trabajo es, sin duda, algo por lo que toda empresa debería esforzarse: el 94 % de los emprendedores afirma que una cultura saludable en el trabajo es vital para el éxito.

Estar en una cultura de trabajo positiva está vinculado a mayores tasas de compromiso de los empleados, lo que conduce a un aumento de la productividad, la creatividad y la moral.

Sin embargo, la cultura de trabajo no es algo que se pueda “crear” de la misma manera que un producto o servicio. Desarrollar una cultura de trabajo positiva requiere tiempo y esfuerzo, pero los beneficios merecen la pena. ¿Cuáles son?

Una cultura de trabajo positiva:

#1 Muestra que la empresa se preocupa por sus empleados

Demuestra que la empresa está dispuesta a invertir en el desarrollo de su personal. Como debe ser, ya que un empleado que se siente valorado y respaldado tiene más probabilidades de superar las expectativas y estar más comprometido con la empresa (TeamStage).

Una cultura de trabajo sólida también puede ayudar a atraer al mejor talento. Los mejores empleados buscarán empresas que les ofrezcan las mayores oportunidades, y las empresas que ponen a los empleados en primer lugar hacen precisamente eso.

#2 Fomenta la retención de empleados

Retener al personal es un gran reto para las empresas hoy en día, siendo la peor consecuencia el coste económico de sustituir a las personas. Pero la rotación de empleados también interrumpe los flujos de trabajo, reduce la productividad y mina la moral, lo que sin duda es una pesadilla para cualquier responsable de RR. HH.

«La cultura de la empresa no era la esperada» es una de las tres razones principales por las que la gente deja su trabajo en los primeros 90 días (informe Jobvite de 2022). Al fomentar un ambiente positivo en el trabajo, puedes mantener a tus mejores empleados y reducir las bajas voluntarias.

#3 Impulsa la productividad de los empleados

Los empleados felices son más productivos (Universidad de Warwick), así que si buscas construir un negocio de éxito, no subestimes la importancia de una cultura de trabajo sólida.

Esto une a los empleados en torno a un objetivo común y un conjunto de valores que pueden proporcionar un sentido de pertenencia y comunidad. No debería sorprender, por tanto, que compartir el mismo objetivo motive a las personas y les dé un gran empujón para trabajar más duro. 

#4 Mejora la satisfacción del cliente

La reputación de una empresa depende del compromiso de sus empleados con su trabajo y con la organización. Los empleados que se preocupan por su trabajo y por su empresa tienen más probabilidades de dar lo mejor de sí mismos para mantenerla por el buen camino (Medium). Por eso, una cultura de trabajo saludable puede conducir a una mayor satisfacción del cliente.

Es más probable que los clientes hagan negocios con empresas que tratan bien a sus empleados. Pueden sentir las buenas vibraciones entre las personas, lo que les atrae y hace que vuelvan. Las empresas van de personas, por lo que la cultura de trabajo es crucial para la forma en que los clientes ven a una empresa.

#5 Estimula la creatividad y la innovación

Una cultura de trabajo positiva fomenta la creatividad y la innovación al apoyar la asunción de riesgos y dar al personal la libertad de experimentar (Harvard Business Review). Los empleados se sienten más cómodos probando nuevos enfoques cuando saben que su empresa valora sus ideas y aportaciones.

¿Qué es una cultura de trabajo en remoto?

La cultura de trabajo es el entorno que rodea a tus empleados mientras realizan sus tareas. Es la combinación de los valores y tradiciones de tu empresa, y la forma en que el personal interactúa entre sí. La cultura de trabajo es crucial para la satisfacción laboral general.

Lo mismo se aplica al trabajo en remoto, con una sola excepción: es aquella en la que no se requiere que los empleados estén físicamente presentes en una oficina tradicional. En su lugar, pueden trabajar desde casa, una cafetería o cualquier otro lugar con conexión a Internet.

Este modelo puede ofrecer una serie de beneficios a las empresas, como la reducción de los costes generales y el acceso a un mercado global de posibles empleados. Para el personal, el trabajo en remoto puede proporcionar una mayor flexibilidad y libertad a la hora de gestionar su tiempo y sus responsabilidades, facilitando la conciliación de la vida laboral y familiar.

La pregunta es, ¿cómo puede una cultura de trabajo en remoto seguir siendo eficaz sin los posibles problemas de estar totalmente online?

¿Cómo crear una cultura saludable de trabajo en remoto?

El núcleo de una cultura saludable de trabajo en remoto es la confianza. Los empleados deben poder confiar en que sus responsables les proporcionarán las herramientas y recursos necesarios para el trabajo, y los responsables deben poder confiar en que los empleados trabajarán sin una supervisión constante.

Una cultura de trabajo en remoto sostenible es aquella que valora la salud y el bienestar de sus empleados tanto como valora la productividad. En lugar de medir el número de horas trabajadas, los responsables miden los resultados. Y en lugar de esperar que los empleados estén disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, se respeta su tiempo y espacio fuera del trabajo.

Lo más importante para construir una cultura de trabajo en remoto saludable es marcar el tono desde arriba. Como líder de tu empresa, depende de ti asegurarte de que tus valores se reflejen en la forma en que gestionas a tu equipo.

Al trabajar juntos, podéis intercambiar ideas, ayudaros mutuamente cuando estéis atascados y celebrar juntos vuestros éxitos. Y no se trata solo del trabajo, sino también de las relaciones que construyes con tus compañeros.

Una cultura de trabajo en remoto que valore la colaboración y la conexión será más exitosa a largo plazo. 

¿Cómo se puede lograr entonces?

Consejo 1: Utiliza las herramientas adecuadas

Invertir en herramientas que agilicen la comunicación y el compromiso diario de los empleados es la marca de un gran empleador. Si no dispones de las herramientas adecuadas, es casi imposible gestionar un equipo en remoto y mantener una gran cultura al mismo tiempo.

Afortunadamente, existen infinitas opciones para ayudarte a que tu negocio en remoto funcione sin problemas. Algunas están diseñadas para satisfacer necesidades empresariales específicas, mientras que otras se aplican a casi cualquier equipo en remoto.

Sin embargo, con la gran cantidad de opciones disponibles, puede resultar difícil saber por dónde empezar. Al elegir, recuerda tener en cuenta factores como:

• facilidad de uso y tiempo necesario para dominar la herramienta
• conjunto de funciones
• integraciones de software
• precio y disponibilidad de una prueba gratuita

Empieza por encuestar a tu equipo para averiguar qué necesitan y qué preferirían. Una vez que tengas una buena idea al respecto, puedes empezar a reducir tus opciones.

Hemos creado una lista de nuestras herramientas favoritas para que empieces con buen pie desde el primer momento:

#1 Slack para la comunicación

Esta es una de las herramientas de comunicación más populares para las empresas, y con razón. Es extremadamente fácil de usar y se puede utilizar para una gran variedad de tareas, desde el envío de mensajes hasta el intercambio de archivos. Además, integra una gran cantidad de software, lo que la convierte en una excelente opción para las empresas que utilizan muchas herramientas diferentes.

Solo debes tener cuidado de no crear una falsa urgencia con Slack. Y no olvides integrarlo con Giphy para que vuestras conversaciones sean aún más dinámicas (¡o simplemente más divertidas!).

#2 Asana para la gestión de proyectos

Una excelente opción para las empresas que necesitan ayuda con la organización. Asana les permite crear y asignar tareas, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso, todo en un mismo lugar; algo imprescindible cuando se trabaja en remoto para que la comunicación sea clara para todos los miembros del proyecto.

#3 Google Drive para compartir archivos

Un elemento imprescindible para cualquier negocio, ya sea en remoto o no. Google Drive permite a los usuarios almacenar y compartir archivos, lo que lo convierte en una herramienta esencial para la colaboración. Además, es de uso gratuito y fácil de configurar.

#4 Zoom para videoconferencias

Una reunión cara a cara ocasional ayuda a construir una cultura de trabajo en remoto. Zoom es una gran opción para las empresas que necesitan realizar seminarios web de forma habitual. Es fácil de usar y ofrece una gran variedad de funciones, como la pantalla compartida y la grabación. 

#5 CloudTalk para la atención al cliente

Esta es una excelente opción para las empresas que necesitan una solución de VoIP para mejorar la experiencia de sus clientes. CloudTalk ofrece una gran variedad de más de 70 funciones, que incluyen la transferencia de llamadas, el Diseñador de flujo de llamadas y el enrutamiento inteligente de llamadas. También se integra con CRM populares como Salesforce y Zendesk, lo que significa que las empresas pueden realizar un seguimiento de las interacciones y los datos de sus clientes de forma segura y sencilla. Las integraciones también eliminan las tareas rutinarias que consumen mucho tiempo. Esto no solo hace que tus empleados sean más productivos, sino que también les permite centrarse en tareas más interesantes. 

#6 Kontentino para la gestión de redes sociales

¿Necesitas gestionar cuentas de redes sociales? Kontentino puede ayudarte. Es mucho más que un simple programador de redes sociales: puedes colaborar con tu equipo, analizar su rendimiento, crear una estrategia de redes sociales y planificar anuncios. Todo ello a través de una interfaz notablemente interactiva y una fantástica aplicación móvil.

Fuente: Kontentino.com

#7 Toggl Track para la productividad

Puede haber muchas distracciones cuando se trabaja desde casa, pero esta aplicación ayuda a los empleados en remoto a gestionar su tiempo de forma eficaz y a evitar la procrastinación. Toggl Track ofrece una serie de funciones muy útiles, como temporizadores, recordatorios de seguimiento y un panel de proyectos.

#8 Time Champ para la productividad

Time Champ es un potente software de monitorización de empleados diseñado para los entornos de trabajo híbridos y en remoto de hoy en día. Permite a las empresas realizar un seguimiento de las horas de trabajo, el uso de aplicaciones, el tiempo de inactividad y las tendencias de productividad, todo ello garantizando la transparencia y la eficiencia. El análisis en tiempo real, los informes de actividad detallados y las funciones de seguimiento personalizables facilitan a los responsables el apoyo a sus equipos y la mejora del rendimiento general.

Consejo 2: Establece la misión y visión de la empresa

Unas declaraciones sólidas de misión y visión son algo más que simples motivadores que puedes colgar en el corcho de la oficina. Haz que formen parte de tu proceso de toma de decisiones diario dándoles contexto.

¿Cuál es la diferencia entre misión y visión?

La misión debe ser clara y concisa. Debe describir qué hace tu empresa y por qué existe, conteniendo el propósito fundamental de la organización.

La visión es un poco más flexible. Puede ser aspiracional y describir dónde ves a la empresa en el futuro y cuál es el impacto que pretendes tener en la sociedad en general.

Juntas, tu misión y tu visión deben ser como un faro que muestre siempre a tus empleados la dirección correcta. Solo ten cuidado de no hacerlas demasiado específicas, ya que deben poder adaptarse a un entorno empresarial en constante cambio. Y, por supuesto, deben ser realistas. 

¿Por qué es realmente importante? 

Dar vida a tu misión y visión incluyéndolas en el ADN de tu empresa permite que tu negocio tenga éxito con una cultura de trabajo sostenible a largo plazo. Si contratas a personas a las que no les importa la misión de tu empresa, tu cultura en remoto puede desmoronarse muy fácilmente. A nivel de selección de personal, necesitas empleados que encajen en tu empresa. 

La misión y la visión de una empresa aportan dirección y propósito. Ayudan a tu equipo a tomar decisiones sobre dónde centrar la energía y los recursos. Estar en la misma sintonía les ayuda a mantenerse alineados con los objetivos de la empresa. 

Es aún más importante para los trabajadores en remoto, que necesitan la motivación para levantarse cada día y sentarse en su oficina en casa.

Una cultura empresarial sólida basada en valores reales no se construye de la noche a la mañana, pero con pequeños pasos puedes acercarte a ella.

Nuestros consejos para construir tu misión y visión:

#1: Asegúrate de involucrar a tu equipo en la elaboración de la misión y la visión de la empresa. Será más probable que adopten estos valores si se les da voz.

#2: Mantén tu misión y visión en un lugar destacado. Publícalas en un sitio donde todos puedan verlas, como el sitio web de la empresa o el canal de Slack.

#3: Haz de estas declaraciones un documento vivo. Revisa y actualiza tu misión y visión con regularidad para que reflejen siempre los objetivos de la empresa.

Consejo 3: Escríbelo todo en un manual para empleados

Una cultura saludable de trabajo en remoto no se puede construir sin un manual de empresa detallado y bien redactado. Aunque no es un requisito legal, ayuda enormemente a salvar la brecha de comunicación entre una empresa y sus empleados.

Los manuales de empresa son herramientas de comunicación esenciales para las empresas en remoto que quieren que sus equipos cumplan con la visión y otros procesos. Es una forma estupenda de dar a la gente una idea de la cultura de tu empresa y hacer que quieran formar parte de ella. Cuando los empleados conocen la historia de la empresa, los logros del pasado y la declaración de objetivos, pueden sentir orgullo y participación. 

Un manual de empresa completo también te ayudará a atraer y retener al mejor talento, al demostrar que eres una empresa profesional y bien organizada. Los nuevos empleados deberían poder acceder fácilmente a esta información para sentirse como en casa desde el primer momento.

¿Cuáles son los elementos principales de un manual?

• declaraciones de misión y visión
• beneficios para los empleados
• directrices
• eventos de la empresa
• política de trabajo en remoto
• política de salud y seguridad

Ahora puede que te surja una pregunta más importante: ¿cómo crear un manual de empresa? 

Aquí tienes algunas sugerencias:

#1 Hazlo conciso y directo: escríbelo de forma clara y atractiva. Que sea corto y breve, con puntos clave, y sencillamente agradable de leer. 

#2 Utiliza imágenes siempre que sea posible: incluye fotos, gráficos y cualquier otra representación visual para que el material resulte más atractivo. Añadir vídeos y enlaces puede hacer que tu manual de empresa sea aún más interactivo. También puedes editar fotos para garantizar que los elementos visuales sean coherentes con tu marca y fáciles de entender.

#3 Pide la opinión de todo el mundo: pregunta a tus empleados, directivos y otras personas en puestos de liderazgo cuáles son sus sugerencias. Al fin y al cabo, ellos son quienes lo van a utilizar en su día a día.

#4 Haz que sea fácilmente accesible y actualízalo con regularidad: sube el manual a la red interna o al sitio web de tu empresa, y realiza los ajustes necesarios cuando haga falta.

Incluso existen herramientas disponibles que pueden ayudarte a crear un manual de empresa online totalmente interactivo y atractivo. Echa un vistazo a Blissbook o al más popular Canva, ambos 100 % personalizables.

Consejo 4: Establece expectativas claras para cada puesto

Si dedicas todo tu tiempo y energía a crear una cultura de empresa, puedes perder de vista el hecho de que cada persona tiene un papel específico que desempeñar. No debes olvidar que un equipo está formado por individuos con caracteres y necesidades diferentes, lo que significa que debes encontrar el equilibrio entre ellos y el resto de la organización.

Mantener una cultura remota no consiste solo en asegurarse de que todo el mundo esté en la misma sintonía, sino también en definir las expectativas para cada miembro del equipo.

Las reuniones individuales son una forma perfecta de lograrlo.  Ayudan a generar confianza y sintonía, además de permitirte conocer mejor a los miembros de tu equipo. Aparte de hablar de las expectativas, puedes aprovechar estas reuniones para fijar objetivos, dar feedback o simplemente charlar de cosas informales.

Entonces, ¿cómo puedes gestionar las cosas para no olvidarte de las individualidades?

Veamos el ejemplo de una empresa donde la cultura remota funciona de manera eficaz: Close.

Ten en cuenta que esto no será aplicable a todos los negocios, ya que depende de muchos factores, como los requisitos y necesidades específicos de su comunicación remota.

Cada lunes, el líder de cada equipo envía un informe que incluye los objetivos de la semana. Por lo general, se comparten a través de Google Docs, y cada miembro del equipo toma notas o hace preguntas, etc., para estar preparado para la reunión.

Durante la videollamada de la empresa de los martes por la mañana, todos comentan las tareas que deben llevar a cabo para que cada uno conozca las funciones de los demás. La siguiente etapa importante consiste en realizar sesiones individuales interfuncionales por parejas en llamadas de 15 minutos con cada miembro del equipo para conocerse mejor.

Vale la pena señalar que a las nuevas contrataciones se les pide que rellenen una «Guía sobre ti», que consiste en una encuesta rápida sobre sus preferencias de trabajo y comunicación. Gracias a esto, la empresa puede averiguar fácilmente cómo integrarlas de la mejor manera posible.

Consejo 5: Establece límites claros

Establecer límites claros en lo que respecta a las horas de trabajo y la vida privada es fundamental para los equipos remotos.

No establecer límites claros puede hacer que los empleados sientan que tienen que estar disponibles a todas horas y que su trabajo nunca termina. Esto puede llevar rápidamente al agotamiento laboral, por lo que no es en absoluto una forma de trabajar sostenible.

Es importante recordar que los empleados son seres humanos, no máquinas. Necesitan tiempo para descansar y recargar energías, como todo el mundo.

Cómo establecer límites claros en una cultura remota saludable:

Una forma de hacerlo es estableciendo un horario laboral central. Esto significa que se espera que todo el mundo esté disponible durante ciertas horas, pero que pueden tomarse un descanso o desconectar del trabajo fuera de ellas. Habrá firmes partidarios de este enfoque, concretamente los trabajadores a los que les gusta tener unas horas fijas en las que deben estar disponibles apoyarán firmemente este concepto.

Pero también hay un enfoque ligeramente diferente que puedes considerar adoptar(especialmente cuando se trata de un trabajo más creativo). Una cultura de trabajo remoto sostenible es aquella que da a los empleados la flexibilidad de decidir cuándo quieren trabajar.

Aquí es donde nuestro punto sobre la importancia de medir los resultados, y no las horas de trabajo, alcanza todo su potencial.

Por supuesto, esto no servirá para todos los puestos de trabajo, sobre todo los que requieren trabajar en equipo. Sin embargo, si alguien prefiere trabajar de noche, deja que lo haga. Si ese es el momento del día en que es más productivo, ¿por qué no aprovecharlo al máximo?

Otra forma de establecer límites es animar a la gente a hacer pausas regulares. Los tiempos de descanso pueden integrarse en la jornada laboral, o bien los empleados pueden decidir cuándo tomárselos.

También es importante animar a la gente a cogerse días de vacaciones y no limitarse a trabajar sin parar y sin tiempo libre. Una vez más, se trata de asegurarse de que las personas tengan tiempo para descansar y volver al trabajo con las pilas cargadas.

Consejo 6: Prueba juegos de team building en remoto

¿Por qué no añadir un toque de diversión a las actividades cotidianas de tu equipo? Es una idea excelente que puede motivar a los empleados, integrarlos y fomentar la colaboración. 

Cualquier juego de team building garantiza que tus empleados hablen, se rían y trabajen juntos, al tiempo que adoptan la cultura del trabajo remoto en su conjunto.

Hay muchos juegos estupendos de team building en remoto entre los que elegir, así que debería ser fácil encontrar uno que le guste a tu equipo. 

Si no sabes por dónde empezar, aquí tienes algunos de nuestros favoritos:

#1 HeyTaco

Una aplicación de reconocimiento entre compañeros. Cada miembro del equipo recibe 5 emojis de tacos todos los días para distribuirlos como cumplidos y agradecimientos a sus compañeros de equipo. ¿Te han ayudado con tu último proyecto? ¡Envía tacos! 🌮 

Los empleados también pueden enviarse regalos digitales, como botellas de salsa de chile jalapeño, y los tacos acumulados pueden canjearse por recompensas.

Incluso puedes pedirle a HeyTaco que cuente un chiste o que baile. Es una forma estupenda de añadir un poco de diversión a las conversaciones diarias en Slack o Microsoft Teams.

#2 Donut

Si echas de menos las charlas de pasillo en la oficina, esta herramienta es para ti. Cada 1-4 semanas, Donut empareja a miembros del equipo de forma aleatoria para iniciar una conversación no relacionada con el trabajo, de modo que los empleados puedan conectar mejor.

Donut es una forma fantástica de conseguir que tus empleados salgan de su caparazón. La aplicación crea oportunidades para tener conversaciones individuales con personas con las que normalmente no hablarían. Además, Donut es sencillamente una forma divertida de romper la monotonía de la jornada laboral y conocer mejor a los compañeros de trabajo.

#3 Skribbl.io

Una persona dibuja una imagen basada en una palabra secreta y los demás jugadores tienen que adivinarla. El juego es similar al Pictionary, pero con una ventaja: puedes jugar en el idioma que quieras. El que adivine la palabra más rápido gana más puntos, y el jugador con más puntos al final se lleva la victoria.

Consejo 7: Establece un proceso de incorporación

Por último, no debemos pasar por alto la importancia de contar con un proceso eficaz para la incorporación de los miembros del equipo en remoto. Si planificas bien tu proceso de incorporación, podrás decirles a los nuevos qué pueden esperar, cómo es la cultura de la empresa y cómo tener éxito. Pero no basta con decirles lo que tienen que hacer: hay que mostrárselo. Sin embargo, crear una lista de comprobación de incorporación puede ayudarte a llevar a cabo un proceso de incorporación práctico y eficaz.

Antes de renovar tus tácticas de incorporación, recuerda que la incorporación en remoto no es muy diferente del proceso habitual. Intenta ofrecer a cada nueva contratación la mejor experiencia posible y agilizar el proceso al máximo.

También puedes considerar el uso de software de incorporación para ofrecer una experiencia más atractiva. Herramientas como Sloneek pueden ayudarte a automatizar el proceso y hacerlo más interactivo.

Nuestros consejos sobre la incorporación en remoto:

• Programa reuniones periódicas con el nuevo empleado durante su primera semana. Esto ayudará a garantizar que se está adaptando bien y acostumbrándose a la cultura de la empresa.
• Facilítale una lista de personas a las que puede acudir en busca de ayuda. Asegúrate de que el nuevo empleado sepa a quién dirigirse si tiene dudas.
• Envía un kit de bienvenida en remoto a su dirección particular. Puede incluir una camiseta de la empresa, una taza y otros materiales de marca.

Cultura de trabajo remoto saludable: activada

Esperamos que estas siete ideas te hayan dado que pensar. Pero no te quedes ahí: sigue desarrollando y haciendo crecer tu cultura de trabajo remoto a medida que tu equipo y tu empresa cambien.

La cultura es clave a la hora de hacer que el trabajo remoto tenga éxito y, al centrarte en la salud y el bienestar de tu equipo, podrás crear un entorno productivo que beneficie a todos.

Si tienes la suerte de formar parte ya de una cultura de trabajo remoto saludable, difunde el mensaje y ayuda a que también sea posible para otros.