Telepresencia vs. videoconferencia: ¿en qué se diferencian?
El salto tecnológico permite que la comunicación fluya con eficacia en todo el mundo. Conecta a tu equipo, haciendo posible la comunicación empresarial desde cualquier lugar. Tanto la telepresencia como la videoconferencia son herramientas muy útiles para comunicarse a través de internet.
Ambas funcionan de forma diferente, ofrecen experiencias distintas y tienen sus propios pros y contras. Sin embargo, tienen algo en común: crean la experiencia de una reunión real en un formato virtual y de fácil acceso.
Exploremos cuáles son sus principales diferencias, ventajas y desventajas.
¿Qué son la telepresencia y la videoconferencia?
La videoconferencia es una reunión entre personas que utilizan una conexión a internet o una red para transmitir datos de audio y vídeo. En pocas palabras, se ven y se comunican a distancia a través de la pantalla de sus ordenadores. Para las videoconferencias, puedes utilizar programas de videollamadas muy conocidos, como Google Meet, Zoom o Microsoft Teams.
La telepresencia, a veces llamada presencia remota, representa un espacio de conferencias dedicado en exclusiva a las conferencias virtuales. Utiliza tecnología de realidad virtual para fusionar dos ubicaciones en un solo lugar. El objetivo es simular la comunicación cara a cara cuando las personas no pueden reunirse en persona. Refuerza la ilusión de que los participantes o grupos están juntos en una misma sala.
Podemos describirla como una videoconferencia tecnológicamente más avanzada que incluye instalaciones robóticas. Esto también permite a las personas realizar tareas a distancia de forma efectiva.
Ventajas de las reuniones a distancia
- Comunicación mejorada: hablar es solo una parte de la forma en que nos comunicamos. Al hablar, las personas también utilizan señales no verbales. Según el New York Times, el lenguaje corporal representa más del 50 % de la comunicación. Las emociones son más difíciles de interpretar sin información visual, lo que puede dar lugar a malentendidos. Lo que decimos también resulta menos interesante si no nos vemos. Por tanto, es igual de importante dar importancia tanto a la comunicación verbal como a la no verbal.
- Mejor oportunidad para causar impresión: para crecer, las empresas necesitan eliminar los cuellos de botella. Una comunicación remota eficaz a través del vídeo es una ventaja enorme. Permite ofrecer explicaciones más detalladas y lograr un mayor compromiso con los clientes.
- Rápido retorno de la inversión: si tenemos en cuenta las ventajas clave de las reuniones a distancia, como la eliminación de los gastos de viaje, la conexión por vídeo a distancia, un mayor compromiso y la facilitación del negocio, es fácil ver cómo el ROI aumenta rápidamente.
Las diferencias entre telepresencia y videoconferencia
Tanto la telepresencia como la videoconferencia son herramientas para la comunicación cara a cara a larga distancia con ayuda de la tecnología. Sin embargo, presentan algunas diferencias importantes.
Cada una de ellas tiene características únicas para requisitos específicos.
#1 Calidad de vídeo
La estructura visual de la videoconferencia es bastante sencilla. Dos extremos se comunican a través de un sistema de llamadas virtuales y se ven en una pantalla. En pocas palabras, es como ver un programa de televisión en el que tu compañero, cliente o socio comercial tiene el papel protagonista.
Se coloca una cámara en un extremo de la sala, enfocando al grupo de personas reunidas. Combinada con un SDK de detección facial con IA, esa misma cámara puede encuadrar y hacer zoom automáticamente para que todos los participantes queden centrados. Cuando alguien habla, la cámara se enfoca principalmente en esa persona, haciendo que el resto de los asistentes parezcan más alejados.
Además, dado que la videoconferencia se basa en tecnología estándar, existe el riesgo de que la calidad no sea constante. Tradicionalmente utiliza definición estándar (SD), que transmite imágenes de menor resolución (720x480).
Por otra parte, el uso de varios portátiles implica tener más terminales de usuario. Esto puede saturar el ancho de banda y perjudicar la calidad de la conexión de la pantalla.
Por el contrario, la telepresencia es bastante compleja. La imagen hace que sientas que estás en la reunión en persona, aunque te encuentres en la otra punta del mundo. Así, en lugar de ver la televisión, sientes que estás dentro de ella.
La telepresencia está configurada para tener una relación 1:1. La cámara enfoca a cada persona por igual. Funciona en calidad HD con una resolución de 1920 X 1080. Además, los vídeos de telepresencia son mucho más estables y predecibles, independientemente del número de participantes que asistan a la reunión.
Punto a favor: telepresencia
#2 Estructura del audio
Aunque los problemas visuales pueden resultar molestos, son tolerables. Pero un audio inestable puede dificultar la comunicación, si no hacerla imposible.
La calidad de voz de la videoconferencia puede encontrarse con algunas dificultades, como el desfase (jitter) o el eco. El sonido solo tiene audio de un canal. Esto significa que todas las rutas de audio que viajan de un destino a otro se transmiten y comprimen a través de una sola salida. Esto puede provocar una reducción de la calidad del audio.
La videoconferencia también carece de la capacidad de cancelar el ruido de fondo, lo que puede distraer a los participantes.
En el caso de la telepresencia, el audio es claro, sin eco y con volumen suficiente. También cuenta con el potencial del audio espacial. Esto hace que los participantes sientan que la fuente de voz se dirige a su ubicación remota, lo que genera una sensación más fuerte de comunicación cara a cara.
Punto a favor: telepresencia
#3 Interoperabilidad
La interoperabilidad se refiere simplemente al grado en que un dispositivo puede comunicarse con otros. En este punto, la videoconferencia es más práctica. No importa qué tecnología de hardware o software utilice cada asistente a la reunión. Para una reunión visual sencilla, todo funcionará conjuntamente.
La telepresencia tiene un pequeño inconveniente en este aspecto. La comunicación funciona mucho mejor si la otra parte está equipada con la misma calidad de software y hardware de telepresencia que tu equipo.
Si un grupo dispone de un dispositivo no tan potente, ambos grupos experimentarán la calidad que ofrezca la tecnología menos avanzada. Esto se traduce en un vídeo de bajo rendimiento, incluso en una pantalla de alta resolución.
Punto a favor: videoconferencia
#4 Experiencia de usuario
La experiencia de usuario en las videoconferencias varía según el proveedor, al igual que la gama de funciones disponibles. Aunque la mayoría de los programas ofrecen hoy en día funciones básicas como compartir pantalla, programación de llamadas o grabación de llamadas. En resumidas cuentas, la experiencia de usuario de las videoconferencias depende en gran medida de la interfaz de usuario del software específico que utilices.
La telepresencia funciona de manera opuesta. Utiliza un software con un panel de control sencillo. Como anfitrión, puedes iniciar sesión y comenzar una llamada o unirte a una de inmediato. Al no disponer de funciones adicionales, la telepresencia ofrece menos distracciones, lo que te permite concentrarte plenamente en mantener conversaciones eficaces.
Punto a favor: telepresencia
#5 Costes
El precio es probablemente la diferencia más significativa entre la telepresencia y la videoconferencia. La telepresencia es mucho más costosa que la videoconferencia.
Tan solo la configuración inicial de la telepresencia o de un sistema de videoconferencia puede costarle a tu empresa unos €300.000. El precio de funcionamiento del servicio de red suele rondar los €8.000 al mes.
En el caso de un sistema de videoconferencia, los gastos iniciales de adquisición son de solo unos €40.000. Los servicios de red cuestan aproximadamente €1.000 al mes.
En un periodo de funcionamiento de treinta y seis meses, la videoconferencia puede costar a las empresas un valor estimado de €36.000, mientras que para la telepresencia se calculan unos €588.000.
Además, puedes utilizar algunas herramientas de videoconferencia de forma gratuita.
Punto a favor: videoconferencia
#6 Compatibilidad
Probablemente hayas experimentado que los productos de dos marcas diferentes no funcionan bien juntos o directamente no son compatibles. En este aspecto, la videoconferencia ofrece un mejor rendimiento. Los proveedores hacen que sus productos sean compatibles con otras herramientas de videoconferencia. Esto se debe a que una interfaz simplificada permite una funcionalidad completa con los productos de la competencia.
Por otro lado, muchos proveedores de telepresencia no admiten la compatibilidad con sus competidores. Por lo tanto, si un grupo de asistentes a la reunión utiliza un software diferente al del otro grupo, la funcionalidad se verá limitada o no funcionará en absoluto.
Punto a favor: videoconferencia
Telepresencia vs. videoconferencia: ¿cuál deberías elegir?
Si calcularas nuestro sistema de puntos, el resultado final sería un empate: 3-3. Pero incluso si fuera un 5-1 a favor de la telepresencia o de la videoconferencia, la elección no es mucho más sencilla.
Hay muchas variables que debes considerar antes de elegir la solución adecuada para tu negocio.
En primer lugar, empieza por analizar tus necesidades.
Pregúntate lo siguiente:
- ¿Cómo utilizarías la herramienta?
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Cuáles son tus requisitos?
- ¿Se beneficiará más tu equipo de la solución más costosa?
Una vez que respondas a estas preguntas, estarás un paso más cerca de elegir entre telepresencia y videoconferencia.
No obstante, hemos preparado un resumen que puede ayudarte a tomar la decisión final.
#1 Estabilidad financiera
Como ya hemos dicho, la telepresencia es considerablemente más costosa que la videoconferencia.
Por lo tanto, si tienes un negocio joven o una start-up al principio de su trayectoria, es probable que no dispongas de los recursos financieros para permitirte soluciones de telepresencia. Al menos no todavía. La videoconferencia debería ser más que suficiente para cubrir tus necesidades.
Para empresas con unos ingresos estables, si no es probable que disminuyan rápidamente en un corto periodo de tiempo, la telepresencia es una buena inversión a largo plazo. Puedes aumentar significativamente la eficiencia de la comunicación y la satisfacción del cliente. Por no hablar de ofrecer una experiencia increíble tanto para ti como para tus clientes.
#2 Corporaciones presenciales vs. empresas remotas
Ahora, exploremos la pregunta inicial: «¿Cuáles son tus requisitos?».
Si trabajas de forma presencial, tienes muchos clientes internacionales y dispones de suficiente espacio en tu sede central, la telepresencia puede ser una buena inversión. Esta tecnología puede reducir radicalmente tus gastos de viaje, mejorar el nivel de comunicación y facilitar una mejor colaboración. Una mejor calidad de sonido y vídeo, así como de la experiencia de usuario, pueden traducirse en más acuerdos de negocio.
Para las empresas que no tienen grandes oficinas globales y trabajan principalmente a distancia (con un equipo distribuido por todo el mundo), la videoconferencia es la forma más rápida y eficaz de realizar reuniones a distancia.
#3 Empresas de rápido crecimiento vs. consolidadas
Si eres una start-up de rápido crecimiento que está contratando gente nueva constantemente, elegir la videoconferencia puede ser mejor para ti. Es más fácil añadir usuarios y funciones. Por otra parte, si se dan las circunstancias adecuadas y dispones de recursos financieros suficientes, incorporar la telepresencia puede ayudarte a crecer aún más rápido. Puede jugar un papel fundamental a la hora de captar nuevos clientes.
Aun así, la telepresencia es más beneficiosa para aquellas empresas que ya llevan algún tiempo en el mercado y cuyo negocio es estable. Si no estás contratando gente nueva constantemente, probablemente no tendrás que mudarte a una oficina más grande cada año. Por lo tanto, construir una solución de telepresencia robusta para inversores importantes es una opción segura.
No olvides:
Considera los criterios de interoperabilidad y compatibilidad. Piensa en qué tecnología utilizan las personas con las que te reúnes habitualmente. ¿Con qué eficacia podrás utilizar tu herramienta?
Conclusión
La telepresencia y la videoconferencia son herramientas muy utilizadas pero muy diferentes para la comunicación virtual. Mientras que la videoconferencia es como ver la televisión, la telepresencia se siente como estar dentro del programa.
La videoconferencia te permite realizar reuniones virtuales sencillas y asequibles. Sin embargo, hay áreas en las que se queda corta. La menor calidad de vídeo y audio plantea el riesgo de que surjan problemas ocasionales. Por lo tanto, puede disminuir la experiencia de usuario general.
La telepresencia, aunque más cara, gana en calidad de sonido y vídeo. Ello elimina la amenaza de problemas de pantalla o de sonido y propicia una experiencia más atractiva. Al utilizar tecnología de realidad virtual, la telepresencia crea la sensación de estar realmente en la misma sala. No obstante, a menudo carece de interoperabilidad, así como de compatibilidad entre los productos de la competencia.
Tomar la decisión correcta depende de muchos factores, como las necesidades de la empresa, las circunstancias actuales y la situación financiera.
De un modo u otro, ambas herramientas son formas excelentes de comunicarse con tus empleados o clientes desde cualquier lugar del planeta.
