Telepresenza e videoconferenza: quali sono le differenze?
Il progresso tecnologico permette alla comunicazione di fluire in modo efficace in tutto il mondo. Connette il tuo team, rendendo possibili le comunicazioni aziendali da qualsiasi luogo. Sia la telepresenza che la videoconferenza sono strumenti utilissimi per comunicare via internet.
Entrambe funzionano in modo diverso, offrono esperienze differenti e presentano pro e contro specifici. Tuttavia, hanno una cosa in comune: creano l'esperienza di un incontro reale in un formato virtuale e facilmente accessibile.
Esploriamo insieme le principali differenze, i punti di forza e i punti deboli.
Cosa sono la telepresenza e la videoconferenza?
La videoconferenza è un incontro tra persone che utilizzano una connessione internet o una rete per trasmettere dati audio e video. In parole semplici, ci si vede e si comunica a distanza attraverso lo schermo del computer. Per le videoconferenze, puoi utilizzare noti software di videochiamata, come Google Meet, Zoom o Microsoft Teams.
La telepresenza, a volte chiamata presenza remota, indica uno spazio per conferenze dedicato alla conferenza virtuale. Utilizza la tecnologia VR per fondere due luoghi in un unico spazio. L'obiettivo è simulare la comunicazione vis-à-vis quando non è possibile incontrarsi di persona. Crea l'illusione che i partecipanti o i gruppi si trovino insieme nella stessa stanza.
Possiamo descriverla come una videoconferenza tecnologicamente più avanzata che prevede installazioni robotiche. Ciò consente anche alle persone di svolgere compiti a distanza.
Vantaggi dei meeting a distanza
- Comunicazione migliorata: parlare è solo una parte del modo in cui comunichiamo. Mentre parliamo, usiamo anche segnali non verbali. Secondo il New York Times, il linguaggio del corpo costituisce più del 50 % della comunicazione. Le emozioni sono più difficili da decifrare senza un input visivo, il che può potenzialmente causare incomprensioni. Anche ciò che diciamo risulta meno coinvolgente quando non ci guardiamo. Pertanto, è altrettanto importante dare rilievo alla comunicazione verbale e non verbale.
- Migliore opportunità di fare un'ottima impressione: per crescere, le aziende devono eliminare i colli di bottiglia. Un'efficace comunicazione a distanza tramite video è un enorme vantaggio. Consente spiegazioni più approfondite e un maggiore coinvolgimento dei clienti.
- Ritorno sull'investimento rapido: se consideriamo i vantaggi chiave dei meeting a distanza, come l'eliminazione delle spese di viaggio, la connessione video remota, il maggiore coinvolgimento e l'abilitazione del business, è facile capire come il ROI possa crescere rapidamente.
Le differenze tra telepresenza e videoconferenza
Sia la telepresenza che la videoconferenza sono strumenti per comunicare vis-à-vis su lunghe distanze con l'aiuto della tecnologia. Tuttavia, presentano alcune differenze sostanziali.
Ognuna di esse ha caratteristiche uniche per soddisfare esigenze specifiche.
#1 Qualità video
La struttura visiva della videoconferenza è piuttosto semplice. Due endpoint comunicano tramite un sistema di chiamata virtuale e si vedono su uno schermo. In parole povere, è come guardare un programma televisivo in cui il tuo collega, cliente o partner commerciale gioca il ruolo di protagonista.
La telecamera è posizionata a un'estremità della stanza e inquadra il gruppo di persone riunite. Abbinata a un SDK di rilevamento facciale basato sull'IA, la stessa telecamera può muoversi e zoomare automaticamente per mantenere ogni partecipante al centro. Quando qualcuno parla, la telecamera si concentra principalmente su di lui/lei, facendo sembrare gli altri partecipanti più distanti.
Inoltre, poiché la videoconferenza si basa su una tecnologia standard, c'è il rischio di una qualità non uniforme. Tradizionalmente utilizza la definizione standard (SD), che trasmette immagini a risoluzione inferiore (720x480).
Inoltre, l'uso di più laptop comporta più endpoint utente. Ciò può sovraccaricare la larghezza di banda e compromettere la qualità della connessione dello schermo.
Dall'altro lato, la telepresenza è piuttosto complessa. L'immagine dà l'impressione di partecipare all'incontro di persona, anche se ci si trova dall'altra parte del mondo. Pertanto, invece di guardare la TV, ti sembrerà di esserci dentro.
La telepresenza è configurata in un rapporto 1:1. La telecamera inquadra ogni persona allo stesso modo. Funziona in qualità HD con una risoluzione di 1920 X 1080. Inoltre, i video della telepresenza sono molto più stabili e prevedibili, indipendentemente dal numero di partecipanti al meeting.
Punto a favore: telepresenza
#2 Struttura audio
Se i problemi visivi possono essere fastidiosi, sono comunque tollerabili. Ma un audio instabile può rendere la comunicazione difficile, se non impossibile.
La qualità della voce in una videoconferenza può riscontrare alcune difficoltà, come jitter o eco. Il suono dispone solo di un audio a canale singolo. Ciò significa che tutti i flussi audio che viaggiano da una destinazione all'altra vengono trasmessi e compressi attraverso un'unica uscita. Questo può causare una riduzione della qualità audio.
Inoltre, la videoconferenza non ha la capacità di cancellare il rumore di fondo, il che può distrarre i partecipanti.
Nel caso della telepresenza, l'audio è chiaro, privo di eco e con un volume sufficiente. Ha anche il potenziale dell'audio spaziale. Ciò fa percepire ai partecipanti la fonte del parlato come diretta verso la loro posizione remota, creando una maggiore sensazione di comunicazione vis-à-vis.
Punto a favore: telepresenza
#3 Interoperabilità
L'interoperabilità si riferisce semplicemente al grado in cui un dispositivo può comunicare con altri dispositivi. In questo caso, la videoconferenza è più pratica. Non importa quale tecnologia hardware o software utilizzi ciascun partecipante. Per un semplice meeting visivo, tutto funzionerà insieme.
Su questo punto la telepresenza presenta un piccolo svantaggio. La comunicazione funziona molto meglio se anche l'altra parte è dotata della stessa qualità di software e hardware di telepresenza del tuo team.
Se un gruppo dispone di un dispositivo meno potente, entrambi i gruppi risentiranno della qualità offerta dalla tecnologia meno avanzata. Ciò si traduce in un video dalle prestazioni scarse, anche su uno schermo ad alta risoluzione.
Punto a favore: videoconferenza
#4 Esperienza utente
L'esperienza utente delle videoconferenze varia da fornitore a fornitore, così come la gamma di funzionalità disponibili. Sebbene la maggior parte dei software offra ormai funzioni di base come la condivisione dello schermo, la pianificazione delle chiamate o la registrazione video. In breve, l'esperienza utente di una videoconferenza dipende in gran parte dall'interfaccia utente del software specifico che stai utilizzando.
La telepresenza funziona al contrario. Utilizza un software con una dashboard semplice. Come host, ti basta accedere per avviare una chiamata o unirti subito a una esistente. Non essendoci una miriade di funzioni aggiuntive, la telepresenza offre meno distrazioni. Puoi concentrarti completamente su conversazioni efficaci.
Punto a favore: telepresenza
#5 Costi
Il prezzo è probabilmente la differenza più significativa tra telepresenza e videoconferenza. La telepresenza è molto più costosa della videoconferenza.
La sola configurazione iniziale della telepresenza o di un impianto di videoconferenza può costare alla tua azienda circa €300.000. Il prezzo operativo del servizio di rete è solitamente di circa €8.000 al mese.
Nel caso di un sistema di videoconferenza, le spese di acquisto iniziali si aggirano solo intorno ai €40.000. I servizi di rete costano circa €1.000 al mese.
Considerando trentasei mesi di attività, la videoconferenza può costare alle aziende circa €36.000, mentre per la telepresenza si calcolano circa €588.000.
Inoltre, puoi utilizzare alcuni strumenti di videoconferenza gratuitamente.
Punto a favore: videoconferenza
#6 Compatibilità
Probabilmente ti sarà capitato che prodotti di due marche diverse non funzionassero bene insieme o non fossero affatto compatibili. Su questo punto, la videoconferenza offre prestazioni migliori. I fornitori rendono i loro prodotti compatibili con altri strumenti di videoconferenza. Questo perché un'interfaccia semplificata consente la piena funzionalità anche con i prodotti dei concorrenti.
Dall'altro lato, molti fornitori di telepresenza non supportano la compatibilità con i loro concorrenti. Pertanto, se un gruppo di partecipanti al meeting utilizza un software diverso rispetto all'altro gruppo, la funzionalità sarà limitata o non funzionerà affatto.
Punto a favore: videoconferenza
Telepresenza o videoconferenza: quale scegliere?
Se dovessi calcolare il punteggio,si finirebbe in parità - 3:3. Ma anche se fosse 5:1 per la telepresenza o la videoconferenza, la scelta non sarebbe comunque semplice.
Ci sono molte variabili da considerare prima di scegliere la soluzione adatta alla tua azienda.
Per prima cosa, inizia analizzando le tue esigenze.
Chiediti quanto segue:
- Come utilizzeresti lo strumento?
- Qual è il tuo budget?
- Quali sono i tuoi requisiti?
- Il tuo team trarrà davvero vantaggio da una soluzione più costosa?
Una volta risposto a queste domande, sarai un passo più vicino alla scelta tra telepresenza e videoconferenza.
In ogni caso, abbiamo preparato un riepilogo che può aiutarti a fare la tua scelta finale.
#1 Stabilità finanziaria
Come abbiamo detto, la telepresenza è notevolmente più costosa della videoconferenza.
Pertanto, se sei una giovane impresa o una start-up all'inizio del percorso, probabilmente non hai le risorse finanziarie per permetterti soluzioni di telepresenza. Almeno non ancora. La videoconferenza dovrebbe essere più che sufficiente per coprire le tue esigenze.
Per le aziende con un reddito stabile, se non rischia di diminuire rapidamente a breve termine, la telepresenza è un buon investimento a lungo termine. Puoi migliorare notevolmente l'efficacia della comunicazione e la soddisfazione dei clienti. Senza contare che fornisce un'esperienza straordinaria sia a te che ai tuoi clienti.
#2 Grandi aziende in sede vs aziende da remoto
Ora esploriamo la domanda iniziale: «Quali sono i tuoi requisiti?»
Se lavori in sede, hai molti clienti internazionali e disponi di spazio a sufficienza nella tua sede centrale, la telepresenza può essere un ottimo investimento. Questa tecnologia può ridurre drasticamente le spese di viaggio, migliorare il livello di comunicazione e favorire una migliore collaborazione. Una migliore qualità audio e video, oltre a un'eccellente esperienza utente, possono portare a un maggior numero di contratti conclusi.
Per le aziende che non dispongono di grandi uffici globali e lavorano principalmente da remoto — con un team distribuito in tutto il mondo — la videoconferenza è il modo più rapido ed efficace per organizzare riunioni a distanza.
#3 Aziende in rapida crescita vs aziende consolidate
Se sei una start-up in rapida crescita che sta assumendo costantemente nuove persone, scegliere la videoconferenza potrebbe essere la soluzione migliore. È più facile aggiungere utenti e funzionalità. D'altra parte, se ne hai la possibilità e disponi di risorse finanziarie sufficienti, integrare la telepresenza può aiutarti a crescere ancora più velocemente, svolgendo un ruolo importante nell'acquisizione di nuovi clienti.
Tuttavia, la telepresenza è più vantaggiosa per le aziende che sono già presenti sul mercato da tempo e il cui business è stabile. Se non assumi continuamente nuove persone, probabilmente non dovrai cambiare ufficio ogni anno. Pertanto, creare una solida soluzione di telepresenza per investitori importanti è una scelta sicura.
Non dimenticare:
Considera i criteri di interoperabilità e compatibilità. Pensa a quale tecnologia utilizzano i tuoi interlocutori abituali. Con quale efficienza potrai utilizzare il tuo strumento?
Conclusioni
La telepresenza e la videoconferenza sono entrambe molto utilizzate, ma sono strumenti di comunicazione virtuale molto diversi. Mentre la videoconferenza è come guardare la TV, la telepresenza ti fa sentire dentro al programma.
La videoconferenza ti consente di gestire meeting virtuali semplici ed economici. Tuttavia, presenta delle carenze. La minore qualità di video e audio comporta il rischio di problemi occasionali. Di conseguenza, può ridurre l'esperienza utente complessiva.
La telepresenza, sebbene più costosa, vince in termini di qualità audio e video. Elimina il rischio di problemi audio o video e garantisce un'esperienza più coinvolgente. Utilizzando la tecnologia VR, la telepresenza crea la sensazione di trovarsi effettivamente nella stessa stanza, anche se spesso manca di interoperabilità e di compatibilità tra i prodotti concorrenti.
Prendere la decisione giusta dipende da molti fattori, come le esigenze aziendali, le circostanze attuali e la situazione finanziaria.
In ogni caso, entrambi gli strumenti sono ottimi modi per comunicare con i tuoi dipendenti o clienti da qualsiasi parte del mondo.
