Ako urobiť virtuálne stretnutia interaktívnejšími: Kompletný sprievodca

Podľa spoločnosti Zippia venujú organizácie približne 15 % svojho času stretnutiam. 71 % týchto stretnutí sa však považuje za neproduktívne. Navyše 55 % pracovníkov na diaľku sa domnieva, že väčšina ich stretnutí „mohla byť e-mailom“.

Na stretnutiach – virtuálnych alebo iných – by nemala hovoriť len jedna osoba a ostatní účastníci počúvať (alebo nepočúvať!). Ak sa tak deje, potom by to naozaj mohol byť e-mail.

Kľúčovou otázkou pre každú firmu so vzdialenými pracovníkmi je, ako zvýšiť interaktivitu virtuálnych stretnutí. Ich zapojenie a záujem o stretnutia je to, čo urobí tieto stretnutia produktívnejšími. Ako to teda môžete urobiť?

Kľúčové poznatky:

• Virtuálne stretnutia sú čoraz bežnejšie v mnohých podnikoch, pričom zamestnanci a spoločnosti si obľúbili prácu na diaľku a hybridnú prácu.
• Môže byť náročné udržať virtuálnych účastníkov zapojených do stretnutí, pretože ich môže rozptyľovať viac faktorov a môžu mať technické problémy.
• Dôležitou otázkou, ktorú si musia podniky položiť, je, ako zabezpečiť interaktívnosť virtuálneho stretnutia, pretože to pomáha zapojiť účastníkov.
• K užitočným nástrojom na zapojenie účastníkov do virtuálnych stretnutí patria ice-breakery, prieskumy alebo ankety v reálnom čase a relevantné vizuálne pomôcky.
• Podniky, ktoré úspešne riešia otázku, ako zapojiť zamestnancov virtuálne, pravdepodobne zaznamenajú väčšiu dôveru vo svojich tímoch, silnejšiu firemnú kultúru a produktívnejšie stretnutia.

Aké sú najväčšie problémy pri hosťovaní vašich stretnutí online?

Ako dosiahnuť, aby boli schôdze interaktívnejšie, nie je pre podniky novou výzvou. Ešte dávno predtým, ako sa virtuálne stretnutia stali bežnou záležitosťou, museli spoločnosti uvažovať o tom, ako udržať účastníkov stretnutí v kontakte.

Podporiť silné zapojenie do stretnutí na diaľku je však pravdepodobne ešte ťažšie. Dôvodom sú tieto jedinečné výzvy virtuálnych obchodných stretnutí: :

• Technické poruchy, ako napríklad problémy s pripojením alebo zvukom, ktoré nemôžete ovplyvniť, môžu spôsobiť, že účastníci prídu o dôležité informácie. To im sťažuje efektívnu spoluprácu s kolegami.
• Pri osobnej komunikácii zohrávajú vizuálne podnety a reč tela dôležitú úlohu pri sprostredkovaní kontextu. Bez týchto neverbálnych náznakov môže byť ťažšie vybudovať vzťah a dôveru medzi účastníkmi stretnutia. Preto môžu byť vaše tímy zdržanlivejšie a zdržanlivejšie pri zdieľaní svojich názorov na stretnutiach na diaľku.
• Únava z virtuálneho stretnutia je uznávaným psychologickým fenoménom. Príliš dlhý čas strávený na videokonferenciách môže viesť k vyčerpaniu, nedostatočnej produktivite a neustálej únave. Ak sa to týka vašich vzdialených tímov, potom bude ešte ťažšie udržať ich angažovanosť a účasť na stretnutiach.

Aké sú teda účinné spôsoby, ako zvýšiť interakciu a účasť na online stretnutiach?

Viete, ako sa teleprezencia líši od videokonferencie?

Zistiť viac

6 tipov pre interaktívnejšie stretnutia s virtuálnym tímom

Tu je našich šesť najlepších tipov, ako urobiť stretnutia interaktívnymi – od lámania ľadov na virtuálnych stretnutiach až po spôsoby, ako do nich vniesť trochu zábavy:

#1 Vyberte si správne prostredie pre stretnutie

Naučiť sa, ako zabezpečiť interaktivitu virtuálnych stretnutí, sa začína ešte pred samotným stretnutím – premýšľaním o prostredí stretnutia.

Chcete, aby účastníci venovali pozornosť diskusii a neboli rozptyľovaní okolím. Vaším cieľom by malo byť, aby vaše okolie a zázemie boli čo najprofesionálnejšie a zároveň nepôsobili príliš strnulo.

Ako si vybrať správne prostredie

• Ak chcete minimalizovať rušivé vplyvy, použite miestnosť so zatvorenými dverami.
• Nájdite si miesto, kde je málo hluku v pozadí.
• Rozhliadnite sa a vyberte si dobre osvetlenú miestnosť s hladkou stenou alebo pozadím a prirodzeným svetlom.
• Nastavte fotoaparát do výšky očí.
• Uistite sa, že je počítač pripojený a nabitý.
• Skontrolujte, či máte silné internetové pripojenie.

Tieto malé zmeny výrazne prispejú k celkovej kvalite a profesionalite vášho stretnutia bez toho, aby si vyžadovali veľké úsilie. Tým, že budete pôsobiť profesionálnejšie, budete potom účastníkom stretnutia s väčšou pravdepodobnosťou neustále pripomínať, že sa nachádzajú v obchodnom prostredí, kde je ich pozornosť a účasť nevyhnutná (aj keď sú v skutočnosti doma).

Po vytvorení vlastného prostredia je čas pripraviť priestor na virtuálne stretnutie. Uistite sa, že sa všetci účastníci navzájom dobre vidia a počujú.

V závislosti od vybraných platforiem pre interaktívne virtuálne stretnutia môžete chcieť prispôsobiť zobrazenie tak, aby zodpovedalo vizuálnej identifikácii vašej značky. Napríklad použitím značkového virtuálneho pozadia. Môžete tiež pridať niektoré funkcie na zlepšenie zážitku účastníkov, ako sú oddychové miestnosti, ako aj nastaviť roly a možnosť nahrávania (ak je to potrebné).

Samozrejme, ak chcete využívať konferenčné hovory nielen na stretnutia ( napríklad na webináre alebo uvedenie produktu na trh), musíte zvážiť aj tieto potreby.

Ak si to vopred naplánujete, môžete svoj virtuálny priestor na stretnutia pripraviť tak, aby bol rovnako produktívny a pútavý ako akékoľvek osobné stretnutie, čo vás dokonale pripraví na organizovanie interaktívneho online stretnutia.

#2 Na začiatku stretnutia použite prostriedky na prelomenie ľadov

Aký je jeden zo spôsobov, ako zvýšiť interakciu počas virtuálneho stretnutia? Začatie stretnutia spôsobom, ktorý účastníkov upokojí a umožní im pohodlnejšie zdieľať svoje nápady a postrehy.

V takýchto situáciách si pripravte niekoľko nástrojov na prelomenie ľadov, ktoré pomôžu všetkým uvoľniť sa a vytvoriť otvorenejšie a prepojenejšie prostredie pre komunikáciu vo virtuálnom tíme.

Virtuálne lámanie ľadov by malo byť rýchle a malo by byť jednoduché sa do neho zapojiť. Vyberte si taký, ktorý majú všetci účastníci radi alebo ktorý už vyskúšali, aby sa od začiatku cítili pohodlne. Hneď si získajte ich pozornosť, prelomte bariéry a uvidíte, že celé stretnutie prebehne hladko.

Prelomenie ľadov môže byť také jednoduché ako krátky čas strávený rozhovorom o nepracovných témach. Alebo môžete vyskúšať niektorý z nasledujúcich spôsobov, ako podporiť interaktívnejšiu virtuálnu konferenciu alebo stretnutie.

Príklady prelomenia ľadov, ktoré môžete vyskúšať:

• „Tímové“ vtipy – pri prelomení ľadov ide o to, aby sa ostatní cítili príjemne, takže vtipy alebo veselé poznámky, ktoré sa týkajú vášho tímu, sú skvelé. Možno si vždy doberáte kolegu na tému počasia v mieste, kde sa nachádza, alebo ponúkate aktuálne informácie o spoločnom koníčku.
• „Otázky na zoznámenie – Otázky na zoznámenie sú jedným z najjednoduchších spôsobov prelomenia ľadov na virtuálnych stretnutiach a pomáhajú tímom cítiť sa lepšie. Jednoducho si vyberte zaujímavú otázku, napríklad „Aké je vaše obľúbené jedlo?“ alebo „Kde je vaša vysnívaná dovolenka?“, a obíďte účastníkov, aby ste získali ich odpoveď.
• Jedna pravda a dve lži – Ďalšia jednoduchá. Stačí, ak obídete skupinu a požiadate každého, aby o sebe povedal jednu pravdu a dve lži. Potom sa ostatní snažia uhádnuť, ktorá je ktorá.
• Virtuálne šarády – tu je lámanie ľadov na interaktívnych videozasadnutiach. Vyberte jedného alebo dvoch účastníkov, ktorí zahrajú šarádu a zvyšok skupiny ju bude hádať. Ak chcete, aby sa všetko sústredilo viac na obchod, vyberte si frázy, ktoré sa týkajú vašej práce.
• Ukáž a povedz – vyberte jedného účastníka každého stretnutia, ktorý začne tým, že skupine ukáže niečo zaujímavé alebo dôležité. Možno to bude zábavný suvenír, ktorý si vyzdvihnú, alebo to možno bude ich pes. Nech je to čokoľvek, pomôže to zvyšku tímu lepšie ich spoznať.

#3 Zahrňte vizuálne pomôcky do akejkoľvek prezentácie

Keď sa skončia ľahké ice-breakery, je čas premýšľať o tom, ako urobiť virtuálne stretnutia zábavnými a interaktívnymi, aj keď zdieľate dôležité informácie.

Je ťažké udržať pozornosť skupiny, ak na ňu iba hovoríte. Ešte ťažšie je to, keď riadite tímy na diaľku. Nepotrvá dlho, kým sa vaši účastníci začnú vzďaľovať a pozerať na hromadu žehličky v rohu obývačky alebo dokonca začnú kontrolovať svoje e-maily.

Pridanie vizuálnych pomôcok do prezentácií na vašich stretnutiach pomáha udržať pozornosť. Mnohí ľudia sa navyše učia vizuálne, čo znamená, že informácie prijímajú ľahšie, keď ich vidia. Vizuálne pomôcky teda nielenže dokážu účastníkov stretnutia viac zaujať, ale môžu im aj pomôcť zapamätať si, čo im hovoríte.

Tu je niekoľko príkladov vizuálnych pomôcok, ktoré môžete zvážiť ako interaktívne nástroje pre virtuálne stretnutia:

Vizuálne pomôcky, ktoré môžete použiť na interaktívnych stretnutiach

• Grafy a diagramy – sú skvelé na virtuálne stretnutia, na ktorých rozoberáte výsledky alebo výkonnosť. Grafy a diagramy fungujú ako zaujímavé vizualizácie čísel, ktoré sa inak môžu zdať suché alebo nudné. Ešte lepšie je, ak všetky grafy ukazujú správnym smerom!
• Prezentácie – Niekoľko jednoduchých prezentácií s kľúčovými bodmi, ktoré sa snažíte sprostredkovať, je ďalším príkladom užitočnej vizuálnej pomôcky. Okrem toho má dodatočný bonus v podobe pripomenutia všetkého, čo potrebujete obsiahnuť.
• Program schôdze – Možno nemáte žiadne údaje, ktoré by ste mohli premeniť na graf, a nemáte čas vytvoriť celý prezentovaný stôl. Aj jednoduché zdieľanie obrazovky a zobrazenie programu schôdze môže fungovať ako vizuálny prvok vašej schôdze.

#4 Získajte spätnú väzbu v reálnom čase

Tento tip, ako urobiť virtuálne stretnutia interaktívnejšími, patrí k tým jednoduchším. Ak chcete, aby sa zapojili, opýtajte sa ich!

Nepovažujte stretnutia za jednosmerné. Uistite sa, že každý vie, že sa môže – a mal by – podeliť o svoje názory a nápady. záleží len na vás, ako to urobíte, či sa rozhodnete vytvoriť a zdieľať QR kód alebo odkaz na formulár spätnej väzby.

Niektoré platformy pre interaktívne online schôdze vám môžu umožniť spúšťať prieskumy alebo ankety v reálnom čase počas konania schôdze, čo je skvelé. Nemusí to však byť také zložité.

V relevantných momentoch stretnutia sa jednoducho zastavte a položte kolegom otázky.

Na čo sa môžete opýtať svojich virtuálnych kolegov

• Je ešte niečo, o čom by ste chceli diskutovať?
• Čo si myslíte o tejto myšlienke? Je nejaký spôsob, ako to urobiť lepšie?
• Sú tieto časové rámce realistické, alebo by sme si mali dať viac času?
• Myslíte si, že by sme mali zorganizovať ďalšie stretnutie, na ktorom by sme tento bod prediskutovali?

#5 Úlohy a úlohy na stretnutí delegátov

Interaktivita a zapojenie sa často spájajú s účasťou. Ďalším spôsobom, ako zvýšiť interaktivitu virtuálnych stretnutí, je prideliť účastníkom úlohy a úlohy v rámci stretnutia.

V závislosti od povahy stretnutia môžete svojich kolegov požiadať o niekoľko rôznych vecí:

Úlohy, ktoré majú účastníci stretnutia splniť

• Robte si poznámky alebo zápisnice – pravdepodobne budete chcieť mať zo stretnutia záznam, takže môžete poveriť jedného účastníka, aby si robil poznámky. Môžete ho tiež požiadať, aby tieto poznámky po skončení stretnutia premenil na organizovanejší súbor zápisníc. Ak sa však obávate, že by to mohlo odvádzať ich pozornosť od stretnutia, niektoré softvéry virtuálnych call centier to môžu zvládnuť za vás prostredníctvom automatického prepisu a zhrnutia hovoru.
• Pôsobiť ako facilitátor – facilitátor stretnutia má na starosti udržiavanie správneho smeru a témy. Bude mať pred sebou program a môže zasiahnuť, aby presmeroval diskusiu, ak sa niekedy odkloní od témy.
• Buďte časomeračom – Ak potrebujete zabezpečiť, aby virtuálna schôdza nemeškala ani o niekoľko sekúnd, môže vám pomôcť časomerač. Dajte mu dopredu vedieť, koľko času budete mať na prerokovanie jednotlivých bodov programu. Potom môže všetkých upozorniť, ak niečo trvá príliš dlho, a udržiavať diskusiu v pohybe.

#6 Zaviesť prvok zábavy

V komunikácii pri práci na diaľku často chýbajú neformálne a nenútené interakcie, ktoré sú bežné v kancelárii. Pracovníkom na diaľku chýbajú napríklad rýchle rozhovory s kolegami, keď prechádzajú okolo ich stola, alebo diskusie pri vode o víkendovom televíznom programe.

Ďalším skvelým spôsobom, ako podporiť väčšiu angažovanosť na virtuálnych stretnutiach, je znovu zaviesť trochu zábavy a neformálnych interakcií.

Okrem prelomenia ľadov, o ktorých sme hovorili predtým, môžete vyskúšať aj množstvo ďalších vecí:

Zábavné prvky pre vaše virtuálne stretnutia

• Jednoduché doháňanie – nemusí to byť raketová veda. Začnite svoje virtuálne stretnutia otázkou, ako sa váš tím má alebo čo robil cez víkend.
• Trivia kvízy – Na občasných stretnutiach si vyhraďte čas na zábavné kvízy. Možno raz za mesiac poverte iného účastníka, aby vymyslel otázky a otestoval svojich kolegov.
• Hry na budovanie tímu – Vymyslite pre svoje tímy niekoľko virtuálnych hier, ktoré budú môcť hrať spoločne. Možno by ste mohli vyskúšať virtuálny Pictionary, kde každý musí uhádnuť, čo kreslí jeho kolega? Alebo si zahrajte hru „áno alebo nie“, v ktorej má niekto uhádnuť známu osobu len pomocou otázok áno alebo nie.

Výhody interaktívnych virtuálnych stretnutí

V celom texte sme sa dotkli výhod, ktoré prináša znalosť toho, ako urobiť virtuálne stretnutia interaktívnejšími. Stojí však za to ich tu ešte raz zhrnúť, aby ste videli, prečo sa oplatí vynaložiť úsilie:

• Produktívnejšie stretnutia – stretnutia, ktoré sú interaktívnejšie, sú vždy aj produktívnejšie. Ak na schôdzu prispievate len vy, potom sú to len postrehy a nápady jednej osoby, ktoré sú hnacím motorom schôdze. Keď sa však zapojí každý, kreativita, riešenie problémov a ďalšie veci sa posunú o úroveň vyššie.
• Budovanie dôvery a vzťahov – ak sa budú pravidelne zapájať a komunikovať, vaše vzdialené tímy si vybudujú väčšiu dôveru. Kolegovia sa budú môcť pohodlnejšie pýtať jeden druhého na názor alebo požiadať o pomoc. To napomáha morálke v celej firme a tiež zlepšuje spoluprácu.
• Zlepšenie firemnej kultúry – vďaka väčšej dôvere a vzťahom vybudovaným na produktívnejších stretnutiach bude vaša celková firemná kultúra zdravšia. Zamestnanci budú mať pocit, že pracujú vo firme, kde majú blízkych priateľov a kde je pomoc alebo podpora vzdialená len niekoľko kliknutí alebo telefonátov.

Vytvorte interaktívne virtuálne stretnutia a získajte viac zo svojho vzdialeného tímu

Dúfajme, že spôsob, ako urobiť virtuálne stretnutia pútavejšími, by sa teraz mal javiť ako oveľa jednoduchší rébus. Vďaka arzenálu nástrojov, ktoré máte v roku 2024 k dispozícii, bude organizovanie interaktívnych virtuálnych stretnutí hračkou.

Interaktívne a produktívne virtuálne stretnutia môžu pre váš tím zmeniť pravidlá hry. Každý sa tak môže odhlásiť s pocitom, že absolvoval zmysluplnú konverzáciu a je pripravený riešiť svoj ďalší cieľ – už žiadny pocit, že stretnutie mohlo byť e-mailom!

Použite vyššie uvedené tipy, aby sa vaše virtuálne stretnutia stali hodnotným zážitkom, na ktorý sa vaši zamestnanci môžu tešiť. A ak hľadáte ten jediný nástroj, ktorý pomôže vašej ďalšej virtuálnej schôdzi prejsť ako po masle, zaregistrujte sa na bezplatnú skúšobnú verziu ešte dnes a pozrite si množstvo funkcií, ktoré ponúkame.

Kontaktujte náš priateľský predajný tím a dozviete sa viac.

Kontaktujte sales