איך להפוך פגישות וירטואליות לאינטראקטיביות יותר: המדריך המלא שלכם

לפי נתוני Zippia, ארגונים מקדישים כ- 15% מזמנם לפגישות. עם זאת, 71% מהפגישות הללו נחשבות ללא פרודוקטיביות. יתרה מכך, 55% מהעובדים מרחוק מאמינים שאת רוב הפגישות שלהם „היה אפשר לסכם במייל“.

פגישות — וירטואליות או אחרות — לא אמורות לכלול רק אדם אחד שמדבר ושאר המשתתפים שמקשיבים (או שלא!). אם זה המצב, אז הן באמת היו יכולות להיות פשוט אימייל. 

איך להפוך פגישות וירטואליות לאינטראקטיביות יותר היא שאלת מפתח עבור כל עסק עם עובדים מרחוק. שמירה על עניין וסקרנות של המשתתפים בפגישות היא מה שיהפוך את הפגישות הללו ליעילות ופרודוקטיביות יותר. אז איך עושים את זה? 

נקודות מרכזיות:

• פגישות וירטואליות הופכות לנפוצות יותר ויותר במגוון עסקים, כאשר מודל עבודה היברידי או מרחוק מוכיח עצמו כפופולרי בקרב עובדים וחברות כאחד.
• שמירה על עניין ומעורבות של המשתתפים בפגישות וירטואליות עלולה להיות מאתגרת, שכן יש להם יותר מסיחי דעת פוטנציאליים והם עלולים להיתקל בבעיות טכניות. 
• השאלה כיצד להפוך פגישה וירטואלית לאינטראקטיבית היא שאלה חשובה שעסקים צריכים לשאול את עצמם, שכן היא מסייעת בהגברת מעורבות המשתתפים. 
• כמה כלים שימושיים להגברת המעורבות בפגישות וירטואליות כוללים משחקי היכרות (ice-breakers), סקרים בזמן אמת ועזרים חזותיים רלוונטיים. 
• עסקים שישכילו להתמודד בהצלחה עם סוגיית מעורבות העובדים מרחוק ייהנו ככל הנראה מאמון רב יותר בתוך הצוותים שלהם, מתרבות ארגונית חזקה יותר ומפגישות פרודוקטיביות יותר. 

מהם האתגרים הגדולים ביותר בניהול פגישות אונליין?

השאלה איך להפוך פגישות לאינטראקטיביות יותר אינה אתגר חדש עבור עסקים. עוד הרבה לפני ש-פגישות וירטואליות הפכו לחלק מהשגרה, חברות עדיין היו צריכות לחשוב איך להשאיר את המשתתפים מעורבים וקשובים.

עם זאת, ללא ספק קשה עוד יותר לייצר מעורבות חזקה בפגישות מרחוק. זאת בשל האתגרים הייחודיים של פגישות עסקיות וירטואליות:

• תקלות טכניות, כגון בעיות חיבור או בעיות שמע שאין לכם שליטה עליהן, עלולות לגרום למשתתפים לפספס מידע קריטי. זה מקשה עליהם לשתף פעולה ביעילות עם עמיתיהם.
• כשאנחנו מתקשרים פנים אל פנים, רמזים חזותיים ושפת גוף משחקים תפקיד גדול בהבנת ההקשר. ללא הרמזים הלא-מילוליים האלה, קשה יותר לבנות קרבה ואמון בין המשתתפים בפגישה. כתוצאה מכך, הצוותים שלכם עשויים להיות מאופקים ומהססים יותר לחלוק את דעותיהם במפגשים מרחוק.
• עייפות פגישות וירטואליות היא תופעה פסיכולוגית מוכרת. זמן ממושך מדי המוקדש לשיחות וידאו עלול להוביל לתשישות, לחוסר פרודוקטיביות ולעייפות מתמדת. אם זה משפיע על הצוותים שלכם שעובדים מרחוק, השמירה על המעורבות וההשתתפות שלהם בפגישות תהיה קשה עוד יותר. 

אז מהן כמה מהדרכים היעילות ביותר להגברת האינטראקציה וההשתתפות בפגישות אונליין?

6 טיפים לפגישות אינטראקטיביות יותר עם הצוות הווירטואלי שלכם

ממשחקי היכרות לפגישות וירטואליות ועד לדרכים שבהן תוכלו להכניס קצת הומור וכיף, הנה ששת הטיפים המובילים שלנו לאיך להפוך פגישות לאינטראקטיביות:

#1 בחרו את הסביבה המתאימה לפגישה

למידה כיצד להפוך פגישות וירטואליות לאינטראקטיביות מתחילה עוד לפני שהפגישה עצמה מתחילה — בחשיבה על סביבת הפגישה. 

אתם רוצים שהמשתתפים שלכם יתרכזו בדיון ולא יוסחו מהסביבה שסביבם. המטרה שלכם צריכה להיות להפוך את הסביבה והרקע שלכם למקצועיים ככל האפשר, מבלי להיות נוקשים מדי.

כיצד לבחור את הסביבה הנכונה

• כדי למזער מסיחי דעת, השתמשו בחדר עם דלת שניתן לסגור. 
• מצאו מיקום שיש בו כמה שפחות רעשי רקע.
• חפשו חדר מואר היטב עם קיר חלק או רקע ניטרלי, ותאורה טבעית.
• מקמו את המצלמה בגובה העיניים.
• ודאו שהמחשב שלכם מחובר לחשמל וטעון.
• ודאו שיש לכם חיבור אינטרנט חזק ויציב.

השינויים הקטנים הללו יעשו הבדל עצום באיכות הכללית ובמקצועיות של הפגישה שלכם, מבלי לדרוש מאמץ רב. על ידי מראה מקצועי יותר, סביר להניח שתזכירו ללא הרף למשתתפי הפגישה שהם נמצאים בסביבה עסקית שבה תשומת הלב והמעורבות שלהם הן הכרח (גם אם הם בפועל בבית). 

לאחר שהכנתם את הסביבה הפיזית שלכם, הגיע הזמן להכין את מרחב הפגישה הווירטואלי. ודאו שכל המשתתפים יכולים לראות ולשמוע זה את זה בבירור.

בהתאם לפלטפורמת הפגישות הווירטואליות האינטראקטיביות שבחרתם, ייתכן שתרצו להתאים את התצוגה לזהות הוויזואלית של המותג שלכם. למשל, על ידי שימוש ברקע וירטואלי ממותג. תוכלו גם להוסיף תכונות לשיפור חוויית המשתתפים כמו חדרים מפוצלים (breakout rooms), וכן להגדיר תפקידים ואפשרות הקלטה (במידת הצורך).

כמובן, אם ברצונכם להשתמש בשיחות ועידה ליותר מאשר רק פגישות עבודה (למשל עבור וובינרים או השקות מוצרים), עליכם לקחת בחשבון גם את הצרכים הללו. 

אם תתכננו מראש, תוכלו להפוך את מרחב הפגישה הווירטואלי שלכם לפרודוקטיבי ומעניין לא פחות מכל פגישה פנים אל פנים, וזה מכין אתכם בצורה מושלמת לניהול פגישה מקוונת אינטראקטיבית.

#2 השתמשו במשחקי היכרות (Ice-Breakers) בתחילת הפגישה

מהי דרך אחת להגביר את האינטראקציה במהלך פגישה וירטואלית? להתחיל את הפגישה בצורה שתרגיע את המשתתפים ותגרום להם להרגיש בנוח לשתף את הרעיונות והתובנות שלהם.

למצבים כאלה, כדאי להכין כמה משחקי היכרות קצרים שיעזרו לכולם להירגע וייצרו סביבה פתוחה ומחוברת יותר עבור תקשורת צוותית וירטואלית.

משחקי היכרות וירטואליים צריכים להיות מהירים וקלים להשתתפות. בחרו משהו שכולם אוהבים או ניסו בעבר, כדי שהם ירגישו בנוח מההתחלה. משכו את תשומת הלב שלהם מיד, שברו את הקרח, ותראו שהפגישה כולה זורמת בצורה חלקה בהרבה.

משחק היכרות יכול להיות פשוט כמו הקדשת זמן קצר לשיחה על נושאים שאינם קשורים לעבודה. לחלופין, תוכלו לנסות את אחת מהאפשרויות הבאות כדי לעודד פגישה וירטואלית אינטראקטיבית יותר.

דוגמאות למשחקי היכרות שתוכלו לנסות:

• בדיחות „צוותיות“ - כל המטרה היא לגרום זה לזה להרגיש בנוח, ולכן בדיחות פנימיות או הערות משעשעות שייחודיות לצוות שלכם הן מעולות. אולי אתם תמיד מתגרים בקולגה על מזג האוויר במקום שבו הוא נמצא או מעדכנים זה את זה בתחביב משותף. 
• שאלות „הכר את החבר“ - אחד ממשחקי ההיכרות הפשוטים ביותר לפגישות וירטואליות. שאלות היכרות עוזרות לצוותים להרגיש מחוברים יותר. פשוט בחרו שאלה מעניינת, כמו „מה המאכל האהוב עליך?“ או „איפה חופשת החלומות שלך?“, ועברו בין המשתתפים לקבלת תשובות. 
• שתי אמת ושקר אחד - עוד משחק קל ופשוט. עוברים בין חברי הקבוצה ומבקשים מכל אחד לספר שתי עובדות נכונות ושקר אחד על עצמו. לאחר מכן, שאר המשתתפים מנסים לנחש מהו השקר. 
• פנטומימה וירטואלית (Charades) - הנה פעילות נהדרת לפגישות וידאו אינטראקטיביות. בחרו משתתף אחד או שניים שיציגו בפנטומימה מילה או מושג ששאר הקבוצה צריכה לנחש. אם תרצו לשמור על מיקוד עסקי, בחרו במושגים הקשורים לעבודה שלכם.   
• הצג וספר (Show and Tell) - בחרו משתתף אחד בכל פגישה שיתחיל את המפגש בכך שיציג לקבוצה משהו מעניין או חשוב לו. זה יכול להיות מזכרת נחמדה מטיול או אפילו הכלב שלו. מה שזה לא יהיה, זה יעזור לשאר הצוות להכיר אותו קצת יותר טוב.

#3 שלבו עזרים חזותיים בכל מצגת

ברגע שמשחקי ההיכרות הקלילים מאחורינו, הגיע הזמן לחשוב איך להפוך פגישות וירטואליות למהנות ואינטראקטיביות, גם כשמשתפים מידע חשוב. 

קשה לשמור על תשומת הלב של קבוצה אם כל מה שאתם עושים זה להרצות בפניהם. זה קשה עוד יותר כאשר אתם מנהלים צוותים מרחוק. לא יעבור זמן רב עד שהמשתתפים שלכם יתחילו לנדוד במחשבות, להסתכל על ערימת הכביסה בפינת הסלון או אפילו לבדוק את המיילים שלהם.

הוספת עזרים חזותיים למצגות בפגישות שלכם עוזרת לשמור על קשב וריכוז. בנוסף, אנשים רבים הם לומדים ויזואליים, כלומר הם קולטים מידע בקלות רבה יותר כשהם יכולים לראות אותו. לכן, עזרים חזותיים לא רק ישאירו את המשתתפים בפגישה מעורבים יותר, אלא גם יעזרו להם לזכור את מה שאתם מסבירים להם.

הנה כמה דוגמאות לעזרים חזותיים שכדאי לשקול ככלים אינטראקטיביים לפגישות וירטואליות:   

עזרים חזותיים שתוכלו להשתמש בהם בפגישות אינטראקטיביות

• גרפים ודיאגרמות - אלו כלים מצוינים לפגישות וירטואליות שבהן אתם מציגים תוצאות או ביצועים. גרפים ודיאגרמות משמשים כהמחשה ויזואלית מעניינת לנתונים ומספרים שלולא כן היו נראים יבשים ומשעממים. ועוד יותר טוב אם הגרפים מראים עלייה!
• מצגות שקופיות - כמה שקופיות פשוטות עם נקודות המפתח שאתם מנסים להעביר הן דוגמה מצוינת לעזר חזותי שימושי. בנוסף, זה עוזר לכם לזכור את כל הנושאים שאתם צריכים לכסות בפגישה. 
• סדר יום של הפגישה - אולי אין לכם נתונים להפוך לגרף ואין לכם זמן ליצור מצגת שקופיות שלמה. אפילו שיתוף פשוט של המסך המציג את סדר היום של הפגישה יכול לשמש כאלמנט ויזואלי יעיל לפגישה שלכם. 

#4 קבלו משוב בזמן אמת

הטיפ הזה להפיכת פגישות וירטואליות לאינטראקטיביות יותר הוא אחד הפשוטים ביותר. אם אתם רוצים את דעתם ורוצים לערב אותם, פשוט תשאלו!

אל תתייחסו לפגישות שלכם כאל כביש חד-סטרי. ודאו שכולם יודעים שהם יכולים — וצריכים — לשתף את הדעות והרעיונות שלהם. איך בדיוק תעשו זאת זה תלוי בכם, בין אם תבחרו ליצור ולשתף קוד QR או קישור לטופס משוב. 

חלק מפלטפורמות הפגישות הווירטואליות האינטראקטיביות מאפשרות לכם להריץ סקרים בזמן אמת תוך כדי הפגישה, וזה מעולה. אבל זה לא חייב להיות כל כך מורכב. 

בנקודות רלוונטיות במהלך הפגישה, פשוט עצרו ושאלו את הקולגות שלכם שאלות. 

מה תוכלו לשאול את העמיתים הווירטואליים שלכם

• האם יש עוד משהו שתרצו לדון בו? 
• מה אתם חושבים על הרעיון הזה? יש דרך שבה נוכל לעשות את זה טוב יותר?
• האם לוחות הזמנים האלה ריאליים, או שכדאי לתת לעצמנו עוד זמן?
• האם אתם חושבים שצריך לקבוע פגישה נוספת כדי לדון בנקודה הזו בהרחבה?

#5 האצילו סמכויות ותפקידים לפגישה

לעיתים קרובות, אינטראקטיביות ומעורבות קשורות קשר הדוק להשתתפות פעילה. דרך נוספת להפוך את הפגישות הווירטואליות שלכם לאינטראקטיביות יותר, לפיכך, היא להקצות למשתתפים תפקידים ומשימות בתוך הפגישה. 

בהתאם לאופי הפגישה, יש כמה משימות שונות שתוכלו לבקש מהעמיתים שלכם לבצע:

משימות לביצוע על ידי משתתפי הפגישה

• רישום פרוטוקול או סיכום פגישה - סביר להניח שתרצו תיעוד של הפגישה שלכם, ולכן תוכלו להטיל על אחד המשתתפים את משימת כתיבת הסיכום. תוכלו גם לבקש ממנו להפוך את הרשימות הללו לפרוטוקול מסודר לאחר סיום המפגש. עם זאת, אם אתם חוששים שזה יסיח את דעתו מהפגישה, חלק מתוכנות מוקד טלפוני וירטואלי יכולות לטפל בכך עבורכם באמצעות תמלול אוטומטי וסיכומי שיחות. 
• הנחיית המפגש - מנחה הפגישה אחראי לוודא שהדברים מתנהלים לפי התכנון ומתמקדים בנושא. סדר היום יהיה מולו והוא יוכל להתערב כדי לכוון מחדש את הדיון אם הוא יסטה מהנושא המרכזי. 
• שומר הזמן - אם אתם צריכים לוודא שהפגישה הווירטואלית שלכם לא תגלוש אפילו בכמה שניות, שומר זמן יכול לעזור מאוד. עדכנו אותו לפני הפגישה כמה זמן מוקצב לכל נושא בסדר היום, והוא יוכל להתריע אם משהו לוקח יותר מדי זמן כדי להמשיך הלאה בדיון.

#6 הכניסו אלמנט של כיף

תקשורת בעבודה מרחוק סובלת לעיתים קרובות מחסך באינטראקציות המזדמנות והבלתי פורמליות שהן טבעיות בסביבה משרדית. עובדים מרחוק מפספסים, למשל, שיחות קצרות עם קולגות כשהם עוברים ליד השולחן שלהם או שיחות מסדרון על מה שהם ראו בטלוויזיה בסוף השבוע. 

לכן, דרך מצוינת נוספת לעודד מעורבות רבה יותר בפגישות הווירטואליות שלכם היא להחזיר קצת מהכיף ומהאינטראקציות הבלתי פורמליות הללו.

לצד משחקי ההיכרות שדנו בהם קודם, יש עוד המון דברים שתוכלו לנסות:

אלמנטים מהנים לפגישות הווירטואליות שלכם

• שיחות עדכון פשוטות - זה לא חייב להיות מורכב. התחילו את הפגישות הווירטואליות שלכם בשאלה פשוטה לשלום הצוות או מה הם עשו בסוף השבוע. 
• משחקי טריוויה - הקדישו קצת זמן בפגישות מזדמנות לחידונים מהנים. אולי פעם בחודש, תנו למשתתף אחר להכין שאלות אקראיות ולבחון את חבריו לצוות.
• משחקי גיבוש צוותיים - תכננו כמה משחקים וירטואליים שהצוותים שלכם יוכלו לשחק יחד. אולי תוכלו לנסות משחק ציורים וירטואלי (Pictionary), שבו כולם צריכים לנחש מה הקולגה מצייר? או אולי לשחק במשחק „כן או לא“ שבו צריך לנחש אישיות מפורסמת באמצעות שאלות כן ולא בלבד. 

היתרונות של פגישות וירטואליות אינטראקטיביות

נגענו ביתרונות של ידיעת הדרכים להפוך פגישות וירטואליות לאינטראקטיביות יותר לאורך המאמר. עם זאת, כדאי לסכם אותם שוב כאן, כדי שתוכלו לראות מדוע המאמץ אכן משתלם:

• פגישות פרודוקטיביות יותר - פגישות שהן אינטראקטיביות יותר הן ללא ספק גם פרודוקטיביות יותר. אם רק אתם תורמים לפגישה, אז רק התובנות והרעיונות שלכם מניעים אותה. לעומת זאת, כשכולם מעורבים, היצירתיות ופתרון הבעיות עולים מדרגה.  
• בניית אמון וקרבה - אם חברי הצוות שלכם מרחוק ישתפו פעולה ויתקשרו באופן קבוע, הם יבנו אמון רב יותר. לעובדים יהיה נוח יותר לבקש חוות דעת זה מזה או לבקש עזרה. זה משפר את המורל בעסק שלכם וגם משפר את שיתוף הפעולה. 
• שיפור התרבות הארגונית - בזכות האמון והקרבה הגבוהים יותר שנבנים באמצעות פגישות פרודוקטיביות יותר, התרבות הארגונית הכללית שלכם תהיה בריאה יותר. העובדים ירגישו שהם עובדים בעסק שיש להם בו חברים קרובים, ושתמיכה או עזרה נמצאות במרחק של כמה קליקים או שיחת טלפון בלבד.

הפכו את הפגישות הווירטואליות לאינטראקטיביות והפיקו יותר מהצוות שלכם מרחוק

השאלה כיצד להפוך פגישות וירטואליות למעניינות יותר אמורה כעת להיראות כמו משימה פשוטה בהרבה לפתרון. ארסנל הכלים שעומד לרשותכם בשנת 2024 הופך את ניהול הפגישות הווירטואליות האינטראקטיביות למשחק ילדים. 

הפיכת הפגישות הווירטואליות שלכם לאינטראקטיביות ופרודוקטיביות יכולה לשנות לחלוטין את חוקי המשחק עבור הצוות שלכם. היא מאפשרת לכולם לסיים את הפגישה בתחושה שהם ניהלו שיחה משמעותית, ושהם מוכנים לכבוש את היעד הבא שלהם — בלי להרגיש שוב שהפגישה הזו הייתה יכולה להיות פשוט מייל!

השתמשו בטיפים המפורטים לעיל כדי להפוך את הפגישות הווירטואליות שלכם לחוויה בעלת ערך שהעובדים שלכם יצפו לה. ואם אתם מחפשים את הכלי האחד שיעזור לפגישה הווירטואלית הבאה שלכם לזרום בצורה חלקה, הירשמו לתקופת ניסיון חינמית היום וגלו את מגוון התכונות הרחב שאנו מציעים.