Come rendere le riunioni virtuali più interattive: La tua guida completa

Secondo Zippia, le organizzazioni dedicano circa il 15% del loro tempo alle riunioni. Il 71% di queste riunioni, però, è considerato improduttivo. Il 55% dei lavoratori remoti, inoltre, ritiene che la maggior parte delle riunioni “avrebbe potuto essere un’e-mail”.

Le riunioni, virtuali o meno, non dovrebbero prevedere solo una persona che parla e gli altri partecipanti che ascoltano (o meno!). Se così fosse, allora potrebbe trattarsi di un’e-mail.

Come rendere le riunioni virtuali più interattive è una questione fondamentale per tutte le aziende con lavoratori a distanza. Mantenere il loro coinvolgimento e il loro interesse durante le riunioni è ciò che renderà queste ultime più produttive. Quindi, come si può fare?

I punti chiave da cui partire:

• Le riunioni virtuali sono sempre più diffuse in molte aziende, e il lavoro da remoto e ibrido si sta dimostrando popolare tra i dipendenti e le aziende.
• Può essere difficile mantenere i partecipanti virtuali impegnati e coinvolti nelle riunioni, poiché hanno un maggior numero di potenziali distrazioni e possono avere problemi tecnici.
• Come rendere interattiva una riunione virtuale è una domanda importante che le aziende devono porsi, perché aiuta a coinvolgere i partecipanti.
• Alcuni strumenti di coinvolgimento utili per le riunioni virtuali sono i rompighiaccio, le indagini o i sondaggi in tempo reale e i supporti visivi pertinenti.
• Le aziende che affrontano con successo la questione del coinvolgimento virtuale dei dipendenti probabilmente vedranno una maggiore fiducia all’interno dei loro team, una cultura aziendale più forte e riunioni più produttive.

Quali sono le maggiori difficoltà nell’ospitare le tue riunioni online?

Il modo in cui rendere le riunioni più interattive non è una sfida nuova per le aziende. Molto prima che le riunioni virtuali diventassero di uso comune, le aziende dovevano ancora pensare a come tenere impegnati i partecipanti alle riunioni.

Tuttavia, è probabilmente ancora più difficile promuovere un forte coinvolgimento con le riunioni a distanza. Ciò è dovuto a queste sfide uniche delle riunioni aziendali virtuali: :

• Gli inconvenienti tecnici, come i problemi di connessione o di audio su cui non hai alcun controllo, possono far perdere ai partecipanti informazioni cruciali. Questo rende più difficile il coinvolgimento dei colleghi.
• Quando comunichiamo di persona, gli indizi visivi e il linguaggio del corpo giocano un ruolo importante nel trasmettere il contesto. Senza questi segnali non verbali, può essere più difficile creare un rapporto di fiducia tra i partecipanti alle riunioni. Di conseguenza, i tuoi team potrebbero essere più riservati e reticenti a condividere le loro opinioni nelle riunioni a distanza.
• La stanchezza da riunione virtuale è un fenomeno psicologico riconosciuto. Trascorrere troppo tempo in videoconferenza può portare all’esaurimento, alla mancanza di produttività e a una stanchezza costante. Se questo fenomeno colpisce i tuoi team remoti, allora sarà ancora più difficile mantenerli impegnati e coinvolti nelle riunioni.

Quindi, quali sono i modi efficaci per aumentare l’interazione e la partecipazione alle riunioni online?

Sai in cosa si differenzia la telepresenza dalla videoconferenza?

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6 consigli per riunioni più interattive con il tuo team virtuale

Dai rompighiaccio per le riunioni virtuali ai modi in cui puoi dare un tocco di divertimento, ecco i nostri sei migliori consigli su come rendere le riunioni interattive:

#1 Scegli l’ambiente giusto per la riunione

Imparare a rendere interattive le riunioni virtuali inizia prima delle riunioni stesse, pensando all’ambientazione della riunione.

Vuoi che i partecipanti prestino attenzione alla discussione e non siano distratti dall’ambiente circostante. Il tuo obiettivo deve essere quello di rendere l’ambiente e lo sfondo il più professionale possibile senza essere troppo rigido.

Come scegliere l’ambiente giusto

• Per ridurre al minimo le distrazioni, usa una stanza con una porta che possa essere chiusa.
• Trova una posizione in cui ci sia poco rumore di fondo.
• Guardati intorno e scegli una stanza ben illuminata, con una parete o uno sfondo semplice e con luce naturale.
• Posiziona la telecamera all’altezza degli occhi.
• Assicurati che il computer sia collegato e carico.
• Verifica di avere una connessione internet forte.

Questi piccoli cambiamenti faranno una grande differenza per la qualità e la professionalità della tua riunione, senza richiedere grandi sforzi. Apparendo più professionale, avrai maggiori probabilità di ricordare continuamente ai partecipanti alla riunione che si trovano in un ambiente lavorativo in cui la loro attenzione e il loro coinvolgimento sono necessari (anche se in realtà sono a casa).

Una volta impostato il tuo ambiente, è il momento di preparare lo spazio per le riunioni virtuali. Assicurati che tutti i partecipanti possano vedersi e sentirsi chiaramente.

A seconda delle piattaforme per riunioni virtuali interattive che hai scelto, potresti voler adattare la visualizzazione all’identificazione visiva del tuo marchio. Ad esempio, utilizzando uno sfondo virtuale brandizzato. Puoi anche aggiungere alcune funzioni per migliorare l’esperienza dei partecipanti, come ad esempio le sale riunioni, la creazione di ruoli e l’opzione di registrazione (se richiesta).

Naturalmente, se vuoi usare le conferenze telefoniche per qualcosa di più di una semplice riunione (ad esempio per i webinar o il lancio di un prodotto), devi considerare anche queste esigenze.

Se ti organizzi per tempo, puoi rendere il tuo spazio per riunioni virtuali altrettanto produttivo e coinvolgente di qualsiasi riunione di persona, e questo ti prepara perfettamente a organizzare una riunione online interattiva.

#2 Usa dei rompighiaccio all’inizio della riunione

Qual è un modo per aumentare l’interazione durante una riunione virtuale? Iniziando la riunione in modo da mettere i partecipanti a proprio agio e farli sentire più a loro agio nel condividere le loro idee e le loro intuizioni.

In queste situazioni, tieni a portata di mano qualche rompighiaccio per aiutare tutti a rilassarsi e creare un ambiente più aperto e connesso per la comunicazione del team virtuale.

I rompighiaccio virtuali devono essere veloci e facili da usare. Scegline uno che piaccia a tutti i partecipanti o che abbiano già provato in passato, in modo che si sentano a proprio agio fin dall’inizio. Attira subito la loro attenzione, abbatti le barriere e vedrai che l’intera riunione filerà liscia.

Un rompighiaccio può essere semplice come un breve periodo di tempo trascorso a parlare di argomenti non lavorativi. Oppure, per favorire una conferenza o una riunione virtuale più interattiva, puoi provare uno dei seguenti suggerimenti.

Esempi di rompighiaccio che puoi provare:

• Barzellette “di squadra”: per rompere il ghiaccio è importante che gli altri si sentano a proprio agio, quindi le barzellette o i commenti allegri che riguardano il tuo team sono l’ideale. Magari prendi sempre in giro un collega per il tempo che fa nel luogo in cui si trova o offri aggiornamenti su un hobby comune.
• Domande “per conoscerti” – Uno dei più semplici rompighiaccio per le riunioni virtuali, le domande “per conoscerti” aiutano i team a sentirsi più legati. Basta scegliere una domanda interessante, come “qual è il tuo cibo preferito?” o “dov’è la tua vacanza da sogno?”, e chiedere ai partecipanti di rispondere.
• Una verità e due bugie – Un altro gioco facile. Fai il giro del gruppo e chiedi a ciascuno di dire una verità e due bugie su di sé. Poi, gli altri cercheranno di indovinare quale sia la verità e quale la bugia.
• Sciarade virtuali – Ecco un rompighiaccio per riunioni video interattive. Scegli uno o due partecipanti per recitare una sciarada che il resto del gruppo dovrà indovinare. Se vuoi mantenere le cose un po’ più incentrate sul business, scegli delle frasi da recitare che siano rilevanti per il tuo lavoro.
• Mostra e racconta – Scegli un partecipante a ogni riunione per iniziare mostrando al gruppo qualcosa di interessante o importante per lui. Forse si tratta di un souvenir divertente o forse del loro cane. Qualunque cosa sia, aiuterà il resto del team a conoscerlo meglio.

#3 Includi gli aiuti visivi in qualsiasi presentazione

Una volta terminati gli spensierati rompighiaccio, è il momento di pensare a come rendere le riunioni virtuali divertenti e interattive, anche quando si tratta di condividere informazioni importanti.

È difficile mantenere l’attenzione di un gruppo se non fai altro che parlare con loro. E’ ancora più difficile quando gestisci team remoti. Non ci vorrà molto prima che i tuoi partecipanti inizino ad allontanarsi e a guardare la pila di panni da stirare nell’angolo del loro salotto o addirittura a controllare le loro e-mail.

Aggiungere supporti visivi alle presentazioni durante le tue riunioni aiuta a mantenere viva l’attenzione. Inoltre, molte persone apprendono visivamente, ovvero recepiscono più facilmente le informazioni quando possono vederle. Quindi, non solo i supporti visivi possono tenere i partecipanti alle riunioni più impegnati, ma possono anche aiutarli a ricordare ciò che stai dicendo loro.

Ecco alcuni esempi di supporti visivi da considerare come strumenti interattivi per le riunioni virtuali:

Ausili visivi da utilizzare nelle riunioni interattive

• Grafici e diagrammi: sono ideali per le riunioni virtuali in cui devi analizzare i risultati o le prestazioni. I grafici e le tabelle sono utili per visualizzare in modo interessante quelli che altrimenti potrebbero sembrare numeri aridi o noiosi. Meglio ancora se i grafici puntano tutti nella giusta direzione!
• Slideshow o decks: alcune semplici diapositive con i punti chiave che stai cercando di trasmettere sono un altro esempio di aiuto visivo utile. Inoltre, hanno il vantaggio di ricordarti tutto ciò che devi trattare.
• Ordine del giorno della riunione – Forse non ci sono dati da trasformare in un grafico e non hai il tempo di creare un’intera presentazione. Anche la semplice condivisione dello schermo e la visualizzazione dell’ordine del giorno della riunione possono essere un elemento visivo della riunione.

#4 Ricevi feedback in tempo reale

Questo consiglio su come rendere le riunioni virtuali più interattive è uno dei più semplici. Se vuoi che i partecipanti diano il loro contributo e si impegnino, allora chiediglielo!

Non trattare le tue riunioni come una strada a senso unico. Assicurati che tutti sappiano che possono e devono condividere le loro opinioni e idee. Il modo in cui lo fai dipende da te, sia che tu scelga di creare e condividere un codice QR o un link a un modulo di feedback.

Alcune piattaforme interattive per riunioni online possono permetterti di eseguire sondaggi o indagini in tempo reale durante lo svolgimento delle riunioni, il che è fantastico. Tuttavia, non deve essere così complicato.

Nei momenti più importanti della riunione, fermati e fai delle domande ai tuoi colleghi.

Cosa potresti chiedere ai tuoi colleghi virtuali

• C’è qualcos’altro di cui volete discutere?
• Cosa ne pensi di questa idea? C’è un modo per migliorarla?
• Questi tempi sono realistici o dobbiamo concederci più tempo?
• Pensi che sia necessario organizzare un altro incontro per discutere ulteriormente di questo punto?

#5 Ruoli e compiti delle riunioni dei delegati

Spesso l’interattività e il coinvolgimento sono legati alla partecipazione. Un altro modo per rendere le tue riunioni virtuali più interattive è quindi quello di assegnare ai partecipanti ruoli e compiti all’interno della riunione.

A seconda della natura della riunione, puoi chiedere ai tuoi colleghi di fare diverse cose:

Compiti da completare per i partecipanti alla riunione

• Prendere appunti o verbali – È probabile che tu voglia un resoconto della riunione, quindi potresti incaricare un partecipante di prendere appunti. Potresti anche chiedergli di trasformare questi appunti in un verbale più organizzato per la riunione una volta terminata. Se temi che questo possa distrarli dalla riunione, tuttavia, alcuni software per call center virtuali possono occuparsene per te attraverso la trascrizione automatica e i riassunti delle chiamate.
• Fungere da facilitatore – Il facilitatore di una riunione ha il compito di mantenere le cose in carreggiata e in tema. Avrà l’ordine del giorno davanti a sé e potrà intervenire per reindirizzare la discussione se dovesse partire per la tangente.
• Fai da cronometrista – Se devi assicurarti che la tua riunione virtuale non ritardi nemmeno di qualche secondo, avere un cronometrista può esserti d’aiuto. Fagli sapere prima della riunione quanto tempo avrai a disposizione per discutere ogni punto all’ordine del giorno. In questo modo potrà avvertire tutti se qualcosa sta andando troppo per le lunghe e far proseguire la discussione.

#6 Introduci un elemento di divertimento

La comunicazione quando si lavora a distanza spesso manca del tipo di interazioni casuali e informali che sono normali in un ambiente d’ufficio. I lavoratori a distanza si perdono, ad esempio, le chiacchiere veloci con i colleghi che passano davanti alla loro scrivania o le discussioni sulla TV del fine settimana.

Un altro ottimo modo per incoraggiare un maggiore coinvolgimento nelle tue riunioni virtuali è quindi quello di reintrodurre un po’ di quel divertimento e di quelle interazioni casuali.

Oltre ai rompighiaccio di cui abbiamo parlato prima, ci sono molte altre cose che puoi provare:

Elementi divertenti per le tue riunioni virtuali

• Semplici incontri: non deve essere una scienza missilistica. Inizia le tue riunioni virtuali chiedendo come sta il tuo team o cosa ha fatto nel weekend.
• Quiz: ogni tanto, durante le riunioni, dedica un po’ di tempo a dei quiz divertenti. Magari una volta al mese, chiedi a un partecipante diverso di proporre le domande e di mettere alla prova i colleghi.
• Giochi di team-building – Inventa dei giochi virtuali per i tuoi team da giocare insieme. Potresti provare il Pictionary virtuale, in cui tutti devono indovinare il disegno di un collega? Oppure, magari, giocare al gioco del sì o del no, in cui qualcuno deve indovinare un personaggio famoso con una semplice domanda.

I vantaggi delle riunioni virtuali interattive

Abbiamo già accennato ai vantaggi di sapere come rendere le riunioni virtuali più interattive. Tuttavia, vale la pena riassumerli qui, in modo che tu possa capire perché vale la pena fare questo sforzo:

• Riunioni più produttive – Le riunioni più interattive sono invariabilmente anche più produttive. Se sei solo tu a contribuire a una riunione, allora le intuizioni e le idee di una sola persona la guidano. Quando tutti sono coinvolti, invece, la creatività, la risoluzione dei problemi e molto altro ancora salgono di livello.
• Costruire la fiducia e il rapporto – Se si impegnano e interagiscono regolarmente, i tuoi team remoti creeranno una maggiore fiducia. I colleghi si sentiranno più a loro agio nel chiedere opinioni o aiuto l’uno all’altro. Questo aiuta il morale della tua azienda e migliora la collaborazione.
• Miglioramento della cultura aziendale – Grazie alla maggiore fiducia e al rapporto costruito attraverso riunioni più produttive, la cultura aziendale sarà più sana. I dipendenti sentiranno di lavorare in un’azienda in cui hanno amici intimi e in cui l’aiuto o il supporto sono a pochi click o a una telefonata di distanza.

Rendi interattive le riunioni virtuali e ottieni di più dal tuo team remoto

Come rendere le riunioni virtuali più coinvolgenti dovrebbe sembrare un rompicapo molto più semplice da risolvere. L’arsenale di strumenti che hai a disposizione nel 2024 rende l’organizzazione di riunioni virtuali interattive un gioco da ragazzi.

Rendere le tue riunioni virtuali interattive e produttive può cambiare le carte in tavola per il tuo team. Permette a tutti di concludere con la sensazione di aver avuto una conversazione significativa e di essere pronti ad affrontare il prossimo obiettivo: niente più sensazione che la riunione avrebbe potuto essere un’e-mail!

Utilizza i suggerimenti sopra elencati per rendere le tue riunioni virtuali un’esperienza utile a cui i tuoi dipendenti non vedono l’ora di partecipare. E se sei alla ricerca di uno strumento che ti permetta di far filare liscio come l’olio il tuo prossimo meeting virtuale, iscriviti oggi stesso per una prova gratuita e scopri le numerose funzioni che ti offriamo.

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