Conseils pour les conférences téléphoniques

Dans le monde globalisé des affaires, les conférences téléphoniques avec des collègues, des clients ou des partenaires commerciaux sont devenues de plus en plus courantes. Lisez nos conseils et découvrez comment éviter l’échec et faire une conférence téléphonique comme un pro.

Comme toute réunion d’affaires, les conférences téléphoniques peuvent être très productives, mais elles peuvent aussi être une perte de temps pour tout le monde. Dans cet article de blog, nous vous aiderons à organiser des conférences téléphoniques de manière efficace et fluide.

1. La préparation est la clé

Consacrez au moins quelques minutes pour préparer à l’avance l’appel. Si vous savez que vous aurez besoin de matériel spécifique, de graphiques ou de notes pour la conférence téléphonique, assurez-vous de les avoir préparés avant que l’appel ne commence.

2. Soyez ponctuel et démarrez à temps

Il est important d’arriver tôt, tout comme avec toute autre réunion professionnelle. Si vous êtes le responsable de l’appel, soyez le premier à rejoindre l’appel. Essayez de démarrer la réunion à temps – les participants ont d’autres choses à faire, alors n’attendez pas trop longtemps pour que les gens se présentent.

3. Ayez un planning et respectez-le

Créez un planning précis avec les points que vous voulez discuter ou les questions qui ont besoin de réponses. N’oubliez pas de faire circuler l’ordre du jour avant l’appel afin que tous les participants puissent le consulter. Pendant la réunion, gardez la conversation pertinente, respectez le plan et ne vous éloignez pas des sujets principaux.

Les managers estiment qu’environ 35% du temps passé en réunion est perdu. C’est pourquoi vous devriez rendre vos conférences téléphoniques plus productives.

4. Sélectionnez un arrière-plan silencieux et utilisez le bouton de silence

C’est frustrant de ne pas entendre ce que disent les autres participants à cause des bruits de fond. Dans la mesure du possible, choisissez un endroit tranquille pour faire la conférence téléphonique. Appeler depuis un bureau bruyant ou un café distraira tout le monde et vous risquez de manquer des informations importantes. Assurez-vous d’utiliser le bouton de sourdine lorsque vous avez besoin d’éternuer ou de tousser !

5. Encouragez la participation

De bonnes conférences téléphoniques doivent être engageantes, tous les participants doivent sentir que leurs idées et leurs opinions sont prises en compte et valorisées. Une astuce simple consiste à leur poser des questions pour s’assurer que tout le monde est impliqué.

6. Gardez des notes ou enregistrez l’appel

Si les informations présentées sont importantes, vous pouvez prendre des notes. C’est également un excellent moyen de capturer tous les points de discussion importants et de rester concentré. Alternativement, vous pouvez utiliser un bon logiciel de centre d’appels et enregistrer l’appel pour référence future. Dans ce cas, vous devez demander la permission des participants à l’avance.

7. Suivi

Les conférences téléphoniques ne doivent pas être terminées lorsque vous appuyez sur le bouton Fin. Un bon moyen de suivi consiste à envoyer un e-mail avec un résumé des principales décisions, étapes ou questions soulevées lors de l’appel. Remercier tout le monde pour leur participation et leur temps est un beau geste que vous pouvez intégrer dans l’e-mail.

*Astuce bonus qui fera de vous un meilleur participant à la conférence téléphonique :

Restez concentré sur la conférence téléphonique

Cela signifie qu’il n’y a pas de multitâche pendant l’appel – pas d’e-mails, de repas, etc. Cela peut sembler évident, mais malheureusement ce n’est pas toujours le cas.