4 Schritte für erfolgreiche 1-zu-1-Mitarbeitergespräche mit Ihrer Führungskraft

Regelmäßige 1-zu-1-Gespräche sind eine hervorragende Plattform für den offenen Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Sie schaffen Raum für ehrliche Kommunikation, was das Vertrauen zwischen der Führungskraft und dem Team stärkt. 1-zu-1-Gespräche bieten eine ideale Gelegenheit für Mitarbeitende, Emotionen, Ideen, Erfolge sowie Frustrationen zu äußern und ihre Karrierepläne zu besprechen.

In der heutigen ambitionierten Arbeitswelt möchte sich jeder selbst verwirklichen. Menschen wünschen sich eine Arbeit, die ihnen gefällt. Sie wollen ihre Fähigkeiten weiterentwickeln und streben nach beruflichem Wachstum. Um all das zu erreichen, benötigen sie die Unterstützung ihrer Führungskräfte. Die wichtigste Regel für eine Führungskraft, der der Erfolg und die Zufriedenheit des Teams am Herzen liegen, sind regelmäßige 1-zu-1-Gespräche.

Im vorherigen Blogbeitrag Leadership: Entscheidende 1-zu-1-Gespräche für Ihr Team haben wir das Thema aus der Perspektive der Führungskraft beleuchtet – warum und wie diese Treffen organisiert werden sollten und welche Vorteile sie bieten. In diesem Artikel betrachten wir 1-zu-1-Gespräche aus der Perspektive der Mitarbeitenden.

Schließlich geht es bei 1-zu-1-Gesprächen nicht nur um die Führungskraft. Sicherlich sollte die Führungskraft das Gespräch leiten, Fragen stellen und Schritt für Schritt einzelne Themen (z. B. Teamarbeit, Mitarbeiterzufriedenheit, kurzfristige Ziele etc.) durchgehen. Doch wenn Sie als Mitarbeiter unzufrieden oder auch besonders zufrieden sind, sollten Sie das ansprechen. Nutzen Sie diese Chance.

Jedes 1-zu-1-Gespräch erfordert Vorbereitung. Ja, auch Ihre eigene. Gehen Sie niemals als unbeschriebenes Blatt in ein solches Meeting. Bei 1-zu-1-Gesprächen geht es auch darum, dass Sie Ihrer Führungskraft Feedback geben – was hat sich verbessert oder was könnte noch besser laufen, aber auch wie Sie Ihre eigene Arbeit einschätzen. Um positive Ergebnisse aus Ihren regelmäßigen Treffen zu ziehen, müssen Sie vorbereitet erscheinen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie ein 1-zu-1-Gespräch ablaufen sollte und wie Sie sich vorbereiten können, lesen Sie die folgenden 4 Tipps. Sie werden Ihnen helfen, Ihre Mitarbeitergespräche souverän zu meistern.

1) Bereiten Sie alles vor, was Sie sagen möchten

Schreiben Sie sich im Laufe der Woche eine Liste mit Themen, Problemen, Ideen und Vorschlägen auf, die Sie besprechen möchten. Gehen Sie die Liste am Tag des Treffens noch einmal durch, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen haben. 1-zu-1-Gespräche sind nur dann effizient und erfolgreich, wenn Sie sich aktiv einbringen und vorbereitet sind.

Sie können die Themen in verschiedene Kategorien einteilen, z. B.:

1. Kurzfristige Ziele:  Sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft über Ihre Ambitionen, Wünsche und Herausforderungen – je eher Ihre Führungskraft davon weiß, desto schneller kann sie Ihnen helfen, Ergebnisse zu erzielen.
2. Persönliche Weiterentwicklung: Besprechen Sie, worin Sie bereits gut sind und wobei Sie Unterstützung benötigen.
3. Teamverbesserung: Haben Sie Ideen, wie Ihr Team besser zusammenarbeiten könnte? Das 1-zu-1-Gespräch ist eine hervorragende Gelegenheit, diese zu präsentieren.
4. Beziehungen zu Kollegen: Gibt es Probleme mit einem Kollegen? Ihre Führungskraft kann als Vermittler agieren und Sie im Umgang miteinander coachen.
5. Persönliche Anliegen: Fühlen Sie sich frustriert und überfordert oder glücklich und zufrieden? Überlegen Sie, woran das liegt. Versuchen Sie, potenzielle Lösungen zu finden, die Sie Ihrer Führungskraft vorschlagen können.

Stellen Sie sich selbst die folgenden Fragen und suchen Sie nach Antworten. Teilen Sie diese Ihrer Führungskraft mit, damit sie weiß, wie es Ihnen bei der Arbeit geht.

• Was gefällt mir an meiner Arbeit am besten? 
• Was gefällt mir an der Arbeit hier nicht?
• Wenn ich eine Sache an meiner Arbeit ändern könnte, was wäre das?
• Was sind meine Pläne für die nahe Zukunft?
• Was ist derzeit meine größte Herausforderung?
• Gibt es etwas, das mich an meiner Weiterentwicklung hindert?
• Wenn ich diesen Job nicht hätte, welchen Job würde ich mir wünschen?
• Was wirkt auf mich motivierend und was demotivierend? 
• Welche Fortschritte habe ich seit den letzten Gesprächen gemacht?
• Habe ich genügend Zeit, um meine Aufgaben zu erledigen?

Denken Sie daran: Ihre Führungskraft kann keine Gedanken lesen. Wenn Sie nicht ansprechen, was Sie frustriert oder zufriedenstellt, können Sie nicht erwarten, dass man es weiß.

2) Bereiten Sie Antworten auf potenzielle Fragen vor

Nehmen Sie sich vor dem Gespräch etwas Zeit, um über Antworten auf Fragen nachzudenken, die Ihre Führungskraft stellen könnte. Vergessen Sie dabei nicht die Standardfragen, die Teil jedes Ihrer Treffen sind. Es gibt nichts Schlimmeres, als unvorbereitet zu sein! Keine Führungskraft möchte ihren Mitarbeitern Antworten aus der Nase ziehen oder schweigend darauf warten müssen, bis diese mühsam nach einer Antwort suchen. Das hinterlässt keinen guten Eindruck.

Überlegen Sie sich beispielsweise Antworten auf folgende Fragen:

• Sind Sie mit Ihrer Arbeit zufrieden? Können Sie mir sagen, warum oder warum nicht?
• Was gefällt Ihnen an Ihrer Arbeit am besten?
• An welchen Projekten arbeiten Sie gerne? 
• An welchen Projekten würden Sie in Zukunft gerne arbeiten?
• Haben Sie das Gefühl, neue Dinge zu lernen? Was haben Sie in letzter Zeit gelernt?
• Über welche Bereiche würden Sie gerne mehr erfahren?
• Gibt es jemanden im Team, mit dem die Zusammenarbeit schwierig ist? Warum?
• Finden Sie, dass Sie ausreichend Feedback erhalten? Erhalten Sie auch von anderen Feedback?

Wenn Sie sich vorab auf Ihr 1-zu-1-Gespräch vorbereiten, können Sie die Zeit effizient nutzen und sich auf die Dinge konzentrieren, die wirklich wichtig sind.

3) Sprechen Sie über Ihre langfristigen Karriereziele

Das Szenario wiederholt sich immer wieder: Ihre Führungskraft fragt Sie nach Ihren Zielen. Sie besprechen, was Sie erreichen und wie Sie sich weiterentwickeln möchten. Dann vergeht etwas Zeit und nichts ändert sich. Es ist keine Überraschung, dass mangelnde Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten die häufigsten Gründe für einen Jobwechsel sind.

Wenn Ihnen Ihre Arbeit am Herzen liegt und Sie vorankommen wollen, lassen Sie sich nicht entmutigen. Planen Sie bei jedem 1-zu-1-Gespräch mit Ihrer Führungskraft genügend Zeit für einen Austausch über Ihre Weiterentwicklung ein – welche Fähigkeiten Sie erwerben, was Sie verbessern, was Sie lernen möchten oder an welchem Projekt Sie gerne beteiligt wären. Besprechen Sie Ihre Fortschritte, um Ihre langfristigen Ziele zu erreichen.

Ihre Führungskraft weiß wahrscheinlich von Möglichkeiten im Unternehmen, von denen Sie gar keine Vorstellung haben. Deshalb sollte die Karriere- und Kompetenzentwicklung fester Bestandteil jedes 1-zu-1-Gesprächs sein, da Sie so Ihren Zielen mit höherer Wahrscheinlichkeit näherkommen. Dies kann auch neue Türen öffnen. Zur Vorbereitung können Sie vorab einen KI-Karrierecoach konsultieren, um Ihre Gedanken und langfristigen Erwartungen besser zu strukturieren.

4) Protokolle – ein wichtiger Bestandteil Ihres 1-zu-1-Gesprächs 

Mitarbeitende hassen es, wenn die Führungskraft fragt: „Entschuldigung, worüber haben wir das letzte Mal gesprochen?“ Jede Führungskraft ist vielbeschäftigt und Ihr Mitarbeitergespräch ist nur eines von vielen Telefonaten und Meetings, die an diesem Tag oder in dieser Woche stattgefunden haben. Ohne schriftliche Notizen ist es schwer, sich an alle Details zu erinnern.

Besprechungsprotokolle sind ein wesentlicher Bestandteil effektiver und sinnvoller 1-zu-1-Gespräche. Schreiben Sie direkt nach dem Treffen immer ein kurzes Protokoll. So behalten Sie beide die besprochenen Themen im Gedächtnis und können Fortschritte nachverfolgen. Die Notizen sollten die nächsten Schritte und einen Aktionsplan für die kommende Zeit enthalten. Senden Sie das Protokoll stets per E-Mail an Ihre Führungskraft. Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Sie einen KI-Meeting-Assistenten nutzen, der automatisch Zusammenfassungen erstellt und Aufgaben für Sie erfasst.

Die Protokolle können auch für zukünftige Treffen genutzt werden – Sie können das nächste Gespräch damit beginnen, die vereinbarten Themen aus dem vorherigen Meeting noch einmal aufzugreifen.

Unternehmen aller Branchen und Größen sollten verstehen, dass qualitativ hochwertige und regelmäßige 1-zu-1-Gespräche entscheidend für den Erfolg des Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sind. 1-zu-1-Gespräche steigern das Engagement der Mitarbeiter und die Motivation bei der Arbeit.