22. abril 2022 Blog

Llamadas por conferencia gratuitas – Cómo configurarlas en tu negocio

ilustración de pantalla de llamada BB PRINCIPAL

Las llamadas para conferencias fueron en su momento algo reservado para grandes corporaciones que tenían reuniones internacionales. Eran, además, un lujo, especialmente porque la tecnología en el pasado era costosa y generalmente inaccesible.

Con la transformación digital, este punto de vista ha ido cambiando lentamente. Las llamadas por conferencia se han vuelto un método de comunicación importante y accesible.

En 2020, las llamadas por conferencia se volvieron el primer medio de comunicación para muchos negocios. Las conferencias digitales dejaron ya de ser opcionales. Se volvieron rápidamente un canal de comunicación esencial

Desde el inicio de la pandemia, ha seguido siendo uno de los métodos más efectivos de conectar a las personas. Y aún así, las llamadas por conferencia todavía poseen muchos secretos que podrían requerir más explicaciones.

Nuestro artículo va a explicar qué son las llamadas por conferencia, cómo funcionan, y cómo puedes utilizarlas para mantener reuniones habituales online sin incurrir en ningún coste. Vas a necesitar una buena aplicación de llamadas por conferencia, por lo que proporcionaremos también algunos consejos sobre cómo elegir una que sea adecuada para tu negocio.

Vamos a ello.

¿Qué es una llamada por conferencia o video conferencia?

Una llamada por conferencia o video conferencia permite a múltiples personas desde diferentes ubicaciones participar simultáneamente en un grupo de conversación. Siempre que los participantes posean un número especial o un enlace donde hacer clic, podrán participar desde cualquier lugar y dispositivo.

Como hemos mencionado, las llamadas por conferencia no son un fenómeno nuevo. Durante varios años, los teléfonos de sobremesa virtuales tenían la capacidad de iniciar o unirse a llamadas por conferencia.

Sin embargo, hay algunas cosas que han cambiado.

Hoy en día, los invitados pueden participar en las llamadas a través de su ordenador de sobremesa, tablets o smartphones, por ejemplo, siempre que tengan una línea fija estable o una conexión a internet.

La disponibilidad generalizada de las video conferencias interactivas significa que los participantes no necesitan depender solo de las llamadas de audio.

Además, ya no tienen que preocuparse más del coste. Las plataformas VoIP (Protocolo de internet de voz, por sus sigla en inglés) pueden proporcionar a los usuarios llamadas por conferencia gratuitas, sin importar dónde se encuentren.

¿Cómo funcionan las llamadas por conferencia?

Si ya has participado alguna vez en una conferencia, entonces probablemente ya conoces los fundamentos sobre cómo funciona.

O bien, llamas a cada número de los participantes y los agregas a la conversación o envías invitaciones para la reunión con un enlace o número de marcador. También es un buen método enviar un código de pase úncio a los invitados. Evitará que personas no autorizadas escuchen a escondidas tu llamada.

Además, todos aquellos que llamen al número del enlace o hagan clic en la invitación e introduzcan el código de pase formarán parte de la sala virtual de reunión. Una vez que todos los participantes están en línea, la reunión puede comenzar.

Por otro lado, comenzar una reunión sin todos los invitados no es un problema. En la mayoría de los casos, los participantes pueden llamar en cualquier momento durante la conferencia.

¿Cuáles son los diferentes tipos de llamadas por conferencia?

Existen dos tipos principales de llamadas por conferencia. Pueden aplicarse ambas simultáneamente o de manera alternativa y no son específicas de una situación en particular, sector o compañía.

Nº1 Llamadas por video conferencia

El boom de las video conferencias en 2020, cuando las llamadas a través de internet superaron las reuniones en persona, podría parecer que ha pasado. No del todo, sobretodo por su extrema efectividad.

Los servicios de internet han sido por lo general lo suficientemente rápidos y fiables para los negocios como para mantener video reuniones habituales, incluso en dispositivos móviles. Es cierto que se necesita una pequeña configuración con antelación, pero las video conferencias han demostrado ser una herramienta fantástica cuando las reuniones cara a cara no son posibles.

Las llamadas por video conferencia llegaron para proporcionar una conexión emocional entre las personas cuando los negocios no podían tener a sus empleados en sus lugares de trabajo en persona. Esta forma de mantener las interacciones humanas es ahora especialmente importante, durante la pandemia del Covid.

Una enorme ventaja de las video conferencias es que son mucho, muchísimo más baratas que asistir a reuniones en persona. Especialmente, en términos de costes por desplazamiento. Ahora es posible ponerse en contacto con cualquiera de forma inmediata, incluso si están ubicados en un continente diferente. Como si estuvieran en realidad en tu ciudad.

Y, lo que es más, puedes mantener una video conferencia en uan fracción del coste de las llamadas internacionales o incluso gratis.

Nº2 Llamadas de audio conferencias

Las llamadas por audio conferencia todavía funcionan realmente bien para reuniones rápidas o urgentes. Puedes comenzar una fácilmente en unos minutos.

A pesar de la popularidad en crecimiento de las video llamadas, las reuniones de mayor distancia todavía suelen hacerse sin contacto visual. Forbes ha publicado que el 65% de todas las llamadas por conferencia son solo de audio.

Las llamadas por audio conferencia siguen siendo populares por varias razones.

Debido a requisitos técnicos inferiores, es más fácil para todos conectar sin que la calidad de la llamada se vea afectada.

Tales llamadas, además, son favorables para realizar múltiples tareas. Puedes realizar otras tareas mientras te encuentras en una conferencia de audio, como por ejemplo, revisar correos electrónicos. Aunque tal vez esto no sea exactamente de buen gusto, no hay que negar que puede llegar a ser una ventaja.

Para otros, es simplemente más conveniente hacer llamadas de audio que sentir la presión de prepararse para ponerse delante de la cámara. Ser el centro de atención puede, además, crear cierta incomodidad a algunos.

No obstante, no tienes que adherirte a tan solo un tipo de llamada por conferencia. No dudes en cambiar tu elección sobre la marcha.

¿Qué características debes tener en cuenta cuando eliges una aplicación gratis de llamadas por conferencia?

Para aprovechar al máximo las llamadas por conferencia, lo primero que necesitas es seleccionar una plataforma de conferencias que sea adecuada para ti. Tal vez ya hayas pasado un tiempo comparando las diferentes soluciones y plataformas que están disponibles en el mercado, pero todavía no tienes claro cuál es la más adecuada. Cuando seleccionas una plataforma de llamadas por conferencia, ¿qué deberías buscar?

Es preferible una plataforma de uso sencillo

Es importante que la solución que hayas seleccionado sea de uso sencillo y fácil de entender. ¿Por qué?

Incluso aunque tú tengas un amplio conocimiento técnico, no todo el mundo que vaya a utilizar la plataforma para las llamadas lo es. Considera tus colaboradores en el negocio, miembros del equipo y clientes que pudieran tener problemas a la hora de configurar la herramienta elegida. Tu propia reputación y negocio podría verse afectado negativamente si tus invitados se enfrentan a problemas al intentar conectarse.

Cuando tienes prisa, lo último que quieres es encontrarte con decenas de opciones para encontrar lo que estás buscando. No hay tiempo para eso. Lo único que deseas es simplemente enviar las invitaciones, esperar a que los participantes se unan y entonces comenzar la reunión.

Por consiguiente, cuando compares las opciones de las plataformas de llamadas por conferencia, lo primero que debes tener en cuenta es si los invitados se pueden unir a la llamada fácilmente y de manera directa, por ejemplo sin tener que descargar un software.

También, revisa si existe alguna restricción sobre los dispositivos que puedes utilizar al unirte a las llamadas. Por otro lado, debes considerar si existe alguna limitación a la hora de crear las salas de conferencias que desees y utilizarlas tan a menudo como quieras.

Estos problemas o retos se pueden resolver fácilmente con un software de llamadas por conferencia de calidad.

Revisa si está disponible una función de grabación de llamada

Escribir notas de la reunión es una buena idea, pero hay posibilidades de que te pierdas o malinterpretes algunos detalles. ¿Y si se puede grabar toda la reunión? Tu plataforma de llamadas por conferencia debería permitirte hacerlo fácilmente.

Si eres el anfitrión de la reunión, lo único que tienes que hacer es utilizar esta opción de grabación y después centrarte exclusivamente en la conversación.

Además, grabar toda la reunión hace que sea más fácil compartirla con el resto del equipo. Si alguien se pierde la reunión, simplemente tienen que descargar y escuchar después la grabación para saber todo lo que se ha hablado.

Por consiguiente, grabar las reuniones puede ayudar con la recopilación de datos, y también con problemas legales si fuera necesario. En el caso de que un cliente reclama que prometiste cierta característica (algo que no sucedió), siempre puedes volver a la grabación de la reunión y demostrar que están equivocados. Incluso si tienes que ir a los tribunales, este es un modo perfecto de demostrar que eres el que está en lo correcto.

CloudTalk también tiene una herramienta como esta. Nuestra función de conferencia de llamadas te ofrece la posibilidad de grabar fácilmente todas tus llamadas o programarlas en unos minutos.

Asegúrate de que la plataforma es compatible con las llamadas de audio y de video

Dependiendo de dónde te encuentres y cuál es el objetivo de la reunión en particular, puedes decidir utilizar conferencia con video o solo de audio. Si esto se aplica a tu actividad, es vital elegir una herramienta de conferencia que sea compatible con ambas opciones.

En el caso de llamadas breves o urgentes, el audio será el modo más sencillo y rápido de establecer una reunión. Si deseas llevar a cabo llamadas más largas con múltiples asistentes o debatir temas importantes del negocio con tus clientes, las video conferencias podrían ser la mejor elección. Es siempre mejor tener ambas opciones y utilizar solo una que tener solo una y perderse la otra.

Elige una solución totalmente segura

Especialmente cuando haces llamadas por conferencia con propósitos profesionales, la solución que utilices debe ser extremadamente segura. Una sola filtración podría significar una gran pérdida para tu negocio. Por lo tanto, piénsalo dos veces y elige una segura.

La función de llamadas por conferencia de CloudTalk protege cada sala de reuniones con un código PIN para evitar el acceso no autorizado.

¿Cómo empezar con las llamadas por conferencia gratuitas?

Aunque no es probable que las llamadas por conferencia se conviertan en el estándar absoluto para todas las reuniones en un futuro cercano, poseen muchas ventajas que garantizarán su popularidad y una mayor transformación de los negocios.

Existen muchas plataformas de llamadas por conferencia diferentes y disponibles en estos momentos, y no sería justo que no recomendáramos CloudTalk.

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Esto es lo que te espera:

  • solución de llamadas por conferencia segura de utilizar
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Así que, ¿a qué estás esperando?

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