Chiamata in conferenza gratuita – Come impostarla nel tuo business

Una volta le conference call erano riservate alle grandi aziende che lavoravano e avevano riunioni all’estero. Erano anche un bel lusso, soprattutto perché la tecnologia del passato era costosa e generalmente inaccessibile

Con la trasformazione digitale, questa visione è lentamente cambiata. La teleconferenza è diventata un metodo di comunicazione importante e accessibile.

Nel 2020, le conference call sono diventate il principale mezzo di comunicazione per molte aziende. Le conferenze digitali non erano più solo opzionali. È diventato rapidamente un canale di comunicazione essenziale

Dall’inizio della pandemia, è rimasto uno dei metodi più efficaci per collegare le persone. Eppure, le conference call nascondono ancora molti segreti che potrebbero richiedere ulteriori spiegazioni.

Il nostro articolo vi spiegherà cosa sono le conference call, come funzionano e come potete usarle per tenere riunioni regolari online senza sostenere alcun costo. Avrai bisogno di una buona app per chiamate in conferenza, quindi ti forniremo anche alcuni consigli su come sceglierne una che sia giusta per il tuo business.

Entriamo subito in azione.

Cos’è una teleconferenza?

Una teleconferenza permette a più persone in luoghi diversi di partecipare simultaneamente a una conversazione di gruppo. Finché i partecipanti hanno un numero di telefono speciale o un link da cliccare, possono unirsi da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.

Come abbiamo detto, le teleconferenze non sono un fenomeno nuovo. Per diversi anni, praticamente tutti i telefoni desktop hanno avuto la possibilità di avviare o partecipare a chiamate in conferenza.

Ci sono alcune cose che sono cambiate, però.

Al giorno d’oggi, gli invitati possono partecipare alle chiamate in conferenza tramite desktop, smartphone o tablet, per esempio, purché abbiano una linea fissa o una connessione internet stabile.

La diffusa disponibilità di videoconferenze interattive significa che i partecipanti non hanno bisogno di fare affidamento solo sulle chiamate audio.

Inoltre, non devono più preoccuparsi dei costi. Le piattaforme VoIP (Voice over Internet Protocol) possono fornire agli utenti chiamate in conferenza gratuite, non importa dove si trovino.

Come funzionano le chiamate in conferenza?

Se hai mai preso parte a una teleconferenza, allora probabilmente conosci le basi del loro funzionamento.

O si chiama il numero di ogni partecipante e lo si aggiunge alla conversazione, o si inviano inviti alla riunione con un link o un numero di telefono. Anche l’invio di un passcode unico agli invitati è un buon metodo. Impedirà alle persone non autorizzate di origliare la vostra chiamata.

Inoltre, chiunque chiami il numero di telefono o clicchi sul link d’invito e inserisca il codice d’accesso, entrerà in una speciale sala riunioni virtuale. Una volta che tutti i partecipanti si sono uniti, la riunione può iniziare.

Iniziare una riunione senza che tutti gli invitati siano presenti non è però un problema. Nella maggior parte dei casi, i partecipanti possono chiamare in qualsiasi momento durante la teleconferenza.

Quali sono i diversi tipi di teleconferenze?

Ci sono due tipi principali di chiamate in conferenza. Entrambi possono essere applicati simultaneamente o alternativamente e non sono specifici di una particolare situazione, settore o azienda.

#1 Videoconferenze

Il boom delle videoconferenze nel 2020, quando le chiamate via internet hanno preso il sopravvento sulle riunioni di persona, potrebbe essersi sentito in ritardo. Eppure estremamente efficace.

I servizi Internet sono stati generalmente abbastanza veloci e affidabili da permettere alle aziende di tenere regolarmente video riunioni, anche su dispositivi mobili. È vero che è necessaria un po’ di organizzazione in anticipo, ma la videoconferenza ha dimostrato di essere un ottimo strumento quando non sono possibili incontri regolari faccia a faccia.

Le videoconferenze intervengono per fornire connessioni emotive tra le persone quando le aziende fanno fatica a far incontrare i loro dipendenti di persona. Questa forma di mantenere le interazioni umane è importante soprattutto ora, durante la pandemia di Covid.

Un enorme vantaggio della videoconferenza è che è molto, molto più economico partecipare alle riunioni online che a quelle di persona. Soprattutto in termini di costi di viaggio. Ora è possibile contattare immediatamente chiunque, anche se si trova in un altro continente. Come se fossero attualmente nella vostra città.

Inoltre, è possibile tenere una videoconferenza a una frazione del costo delle chiamate internazionali o addirittura gratis.

#2 Audio conferenze telefoniche

Le audioconferenze funzionano ancora abbastanza bene per riunioni veloci o urgenti. Puoi facilmente iniziarne uno in pochi minuti.

Nonostante la crescente popolarità delle videochiamate, la maggior parte delle riunioni a distanza sono ancora senza contatto visivo. Forbes riporta che il 65% di tutte le conference call sono solo audio.

Le audioconferenze rimangono popolari per diverse ragioni.

A causa dei requisiti tecnici più bassi, è più facile per chiunque connettersi senza compromettere la qualità della chiamata.

Tali chiamate sono anche favorevoli al multitasking. È ancora possibile fare alcune altre attività durante una chiamata in audioconferenza, come controllare le e-mail. Anche se questo può non essere sempre di buon gusto, non si può negare che sia un vantaggio.

Per altri, è semplicemente più comodo fare chiamate audio piuttosto che sentire la pressione di prepararsi per una telecamera. Essere sotto i riflettori può anche mettere alcune persone a disagio.

Tuttavia, non è necessario attenersi a un solo tipo di teleconferenza: sentitevi liberi di cambiare le vostre scelte man mano che andate avanti.

Quali caratteristiche dovresti cercare quando scegli un’app gratuita per chiamate in conferenza?

Per trarre il massimo vantaggio dalle chiamate in conferenza, devi prima selezionare una piattaforma per chiamate in conferenza che sia adatta a te. Potresti aver già passato un po’ di tempo a confrontare diverse soluzioni e piattaforme che sono disponibili sul mercato, ma ancora lotti con la decisione su quella giusta. Quando si sceglie una piattaforma di teleconferenza gratuita, cosa si deve cercare?

Preferisci una piattaforma facile da usare

È importante che la soluzione scelta sia user-friendly e facile da comprendere. Perché?

Anche se sei un mago della tecnologia, non tutti quelli che useranno la piattaforma per partecipare alle chiamate lo sono. Considera i tuoi partner commerciali, i membri del team e i clienti che potrebbero avere problemi nell’impostare lo strumento scelto. La tua reputazione e i tuoi affari possono essere influenzati negativamente se i tuoi invitati hanno problemi a farlo.

Quando si è di fretta, l’ultima cosa che si vuole è guadare tra decine di opzioni per trovare quello che si sta cercando. Non c’è tempo per questo. Si vuole semplicemente inviare gli inviti, aspettare che i partecipanti si uniscano, e poi iniziare la riunione.

Pertanto, quando si confrontano le opzioni delle piattaforme di teleconferenza, si dovrebbe prima controllare se gli invitati possono unirsi a una chiamata facilmente e immediatamente, per esempio senza dover scaricare alcun software.

Inoltre, controlla se ci sono delle restrizioni sui dispositivi che puoi usare per partecipare alle chiamate. Inoltre, dovresti considerare se c’è una limitazione nel creare tutte le sale conferenze che vuoi e usarle tutte le volte che vuoi.

Questi problemi o sfide possono essere facilmente risolti con un software di conference call di qualità.

Controlla se è disponibile una funzione di registrazione delle chiamate

Scrivere gli appunti delle riunioni è una buona idea, ma è probabile che si perda o si fraintenda qualche dettaglio. E se ci fosse una registrazione dell’intera riunione? La tua piattaforma per le chiamate in conferenza dovrebbe permetterti di farlo facilmente.

Se sei l’ospite di una riunione, tutto quello che devi fare è usare l’opzione di registrazione e poi concentrarti esclusivamente sulla conversazione.

Inoltre, la registrazione di un’intera riunione la rende più facile da condividere con il resto del tuo team. Se qualcuno si perde una riunione, può semplicemente scaricare e ascoltare la registrazione più tardi per imparare tutto ciò che è stato discusso.

Quindi, registrare le riunioni può aiutare a ricordare i fatti, ma anche a risolvere questioni legali, se necessario. Nel caso in cui un cliente sostenga che avete promesso una certa caratteristica (che non hai fatto), si può semplicemente tornare alla registrazione della riunione e dimostrare che si sbagliano. Se dovessi andare in tribunale, questo è un ottimo modo per dimostrare che sei tu ad avere ragione.

Anche CloudTalk ha uno strumento come questo. La nostra funzione Conference Calls vi offre la possibilità di registrare facilmente tutte le vostre chiamate o di programmarle in pochi minuti.

Assicurati che la piattaforma supporti sia le chiamate audio che quelle video

Assicurati che la piattaforma supporti sia le chiamate audio che quelle video Se questo vale per voi, è fondamentale scegliere uno strumento di conferenza che supporti entrambe le opzioni.

Nel caso di chiamate brevi o urgenti, il solo audio sarà il modo più semplice e veloce per organizzare una riunione. Se vuoi avere chiamate più lunghe con più partecipanti o discutere di questioni di business potenzialmente importanti con i tuoi clienti, le riunioni video possono essere una scelta migliore. È sempre meglio avere entrambe le opzioni e usarne solo una, che averne solo una e perdere l’altra.

Scegli una soluzione completamente sicura

Soprattutto quando si fanno chiamate in conferenza per motivi di lavoro, la soluzione che si usa dovrebbe essere estremamente sicura. Una singola perdita potrebbe significare una perdita significativa per il vostro business. Pertanto, pensaci due volte e scegline uno sicuro.

La funzione Conference Calls di CloudTalk protegge ogni sala riunioni con un codice PIN per impedire l’accesso non autorizzato.

Come iniziare con le chiamate in conferenza gratuite?

Anche se è improbabile che le conference call diventino lo standard per tutte le riunioni nel prossimo futuro, hanno molti vantaggi che garantiranno che rimangano popolari e che trasformino ulteriormente il business.

Ci sono molte diverse piattaforme di teleconferenza disponibili al giorno d’oggi, e non saremmo fedeli a noi stessi se non raccomandassimo CloudTalk.

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