¿Qué es VoIP y Cómo Funciona?

Olvídate de los cables telefónicos, los auriculares y los circuitos. Gracias a la tecnología VoIP, puedes hacer llamadas cuando y donde quieras, siempre que estés conectado a Internet.

Pero, ¿qué es exactamente la tecnología VoIP y cómo funciona? Y lo más importante: ¿cómo elegir el proveedor de VoIP adecuado?

Sigue leyendo para saber todo lo que necesitas saber sobre la tecnología VoIP.

¿Qué es VoIP?

En pocas palabras, el VoIP (Protocolo de Voz sobre Internet) te permite hacer o recibir llamadas a través de Internet en lugar de las tradicionales líneas telefónicas.

Los tres tipos principales de servicios de VoIP son VoIP en la nube, VoIP in situ y VoIP Residencial.

En este artículo, nos centramos en explorar la tecnología VoIP en la nube. Se trata de una solución telefónica para empresas, alojada en un servidor en la nube en lugar de en un hardware local.

Cómo Funciona VoIP

La VoIP funciona como cualquier otro dato que envíes por Internet, como los correos electrónicos. Convierte tu voz en una señal digital (paquetes de datos) mediante códecs y la envía por una red IP (Protocolo de Internet). Puedes transmitir paquetes VoIP a través de cualquier red compatible con VoIP, como una red de área local (LAN).

En el extremo receptor, los paquetes de datos se vuelven a convertir en sonido, haciendo posible la comunicación entre dos o más partes.

La solución, por tanto, te permite hacer llamadas desde cualquier ordenador, teléfono VoIP u otros dispositivos con datos, a través de Internet.

Con la VoIP, también puedes dirigir las llamadas telefónicas entre las soluciones basadas en Internet y los teléfonos tradicionales. Esto te permite llegar a tus clientes también en sus dispositivos.

Un sistema telefónico VoIP almacena todos tus datos en la nube, que puedes controlar a través de un panel de control online. En este panel de control, también puedes modificar tu lista de contactos y aplicar ajustes adicionales y automatizaciones.

Aquí puedes ver nuestra breve videoguía sobre la tecnología VoIP:

Ventajas del Uso de VoIP sobre la Telefonía Fija

¿Por qué tantas empresas se están pasando a una solución de VoIP en la nube – y por qué creemos que tú deberías hacer lo mismo?

Hemos recopilado algunas de las principales razones por las que tu empresa se beneficiaría de una solución de Voz sobre IP basada en la nube.

La Tecnología VoIP es más Barata que los Teléfonos Fijos Normales

Antes de hablar de cómo puedes vender más cambiándote a la VoIP, vamos a explorar cómo te ayuda a reducir los costes.

En primer lugar, VoIP utiliza tu conexión a Internet existente en lugar de requerir un sistema separado, hardware externo y costosos cables de cobre para hacer posible la comunicación telefónica.

Si tu empresa opera en varios países, las llamadas internacionales y de larga distancia suelen ser mucho más baratas con el servicio de VoIP. Como no dependes de los cables telefónicos, pagas en función de la tarifa de llamadas de la región receptora, no de tu ubicación actual.

Sólo este punto puede reducir tus facturas en más de un 60%.

Pero, vayamos un paso más allá

Una buena solución de VoIP en la nube también te permite automatizar, digitalizar y optimizar tu trabajo. Al reducir los recursos y el tiempo desperdiciado en tareas laboriosas, reduces aún más tus gastos mensuales. Pero, ¿cómo se automatizan las tareas con la VoIP? ¡Sigue leyendo!

El VoIP te Ayuda a Automatizar y Optimizar tus Procesos

Dado que las llamadas VoIP se realizan a través de Internet, da cabida a mucha digitalización y automatización, facilitando la vida a todos los miembros del equipo.

Mientras que solo puedes utilizar un número de teléfono por línea fija, las soluciones VoIP no te limitan a un solo número de teléfono VoIP. La tecnología te permite gestionar varias solicitudes con diferentes números de teléfono simultáneamente.

Las soluciones de software de telefonía VoIP, como CloudTalk, también ofrecen una amplia gama de funciones para ayudarte a mantener los costes bajos, formar a tu equipo de forma más eficiente y alcanzar nuevos récords de ingresos.

Algunas de las funciones de automatización más populares son los flujos IVR, la Marcación Inteligente, de Potencia y Predictiva, la Distribución Automatizada de Llamadas (ACD), el Enrutamiento de Llamadas Basado en Competencias o la configuración del Horario de Atención.

La supervisión de las llamadas, los informes de los agentes y el panel de control en tiempo real te ayudan a proporcionar un servicio de calidad en todo momento.

Los guiones y la toma de notas durante las llamadas ayudan a los agentes a comunicarse eficazmente con los clientes, y con la ayuda de la API, puedes conectar cualquier CRM o herramienta que necesites para tu negocio. Aquí solo hemos arañado la superficie, pero puedes ver la lista completa de funciones de CloudTalk aquí.

El sistema VoIP te Permite Recibir Llamadas Desde Cualquier Parte del Mundo

Los teléfonos tradicionales utilizan cables analógicos para transportar las señales de voz, pero con VoIP, la información de voz se convierte, se envía y se almacena en la nube. Sólo necesitas Internet para acceder a él, lo que significa que mientras estés conectado, puedes recibir y hacer llamadas en cualquier parte del mundo.

Esta flexibilidad que te da ser independiente de la ubicación te permite contratar a miembros del equipo de cualquier país y dejar que tus agentes trabajen desde casa.

VoIP también te permite convertir cualquier dispositivo en una solución de telefonía, como el portátil, la tableta o el smartphone, para que puedas hacer negocios desde cualquiera de ellos.

Como VoIP utiliza Internet, la calidad de la voz se mantiene alta independientemente del país al que te dirijas, y las tarifas de las llamadas tampoco cambian cuando cruzas la frontera. El coste de la llamada depende del país de destino, no del país en el que resides.

Desventajas del uso de VoIP

Las soluciones de VoIP tienen algunos inconvenientes. Vamos a repasar algunas de las principales objeciones y a discutir cómo puedes abordarlas.

Una Buena Conexión a Internet es Imprescindible

Sin una conexión a Internet fuerte y fiable, la calidad de la llamada se verá afectada.

Por suerte, en 2022 no necesitas un ancho de banda superior a la media. Aunque se sigue recomendando el uso de un cable Ethernet, ahora las soluciones de VoIP funcionan mucho mejor incluso con una conexión Wi-Fi normal.

Recomendamos un mínimo de 5 Mbps de velocidad de carga y descarga para realizar llamadas telefónicas VoIP de calidad. Puedes comprobar tu ancho de banda actual aquí.

Sin embargo, hay una situación en la que los teléfonos tradicionales todavía tienden a ganar a los sistemas VoIP. Se trata de un corte de luz inesperado. Mientras que las líneas telefónicas funcionan durante un corte de luz, Internet no suele hacerlo.

Para superar este problema, invierte en un plan de datos móviles de alta velocidad o ten un teléfono fijo de reserva.

Es Posible que Tengas que Volver a Formar a tu Personal

Si tu equipo está acostumbrado a trabajar internamente con teléfonos fijos, el cambio a una solución VoIP basada en la nube implicará una curva de aprendizaje más pronunciada.

Con funciones como la monitorización de llamadas, el susurro de llamadas, los paneles de control en tiempo real y las transferencias en caliente, puedes llevar a tus aprendices de la mano en tiempo real, para que se familiaricen con el nuevo sistema.

Requisitos del Sistema Telefónico VoIP

Probablemente ya hayas decidido que estás preparado para dar una oportunidad a la solución de VoIP en la nube. ¿Qué necesitas para empezar?

Conexión Fiable a Internet

Vale la pena repetirlo: simplemente no puedes utilizar la VoIP sin una conexión a Internet. Y aunque el sistema VoIP no utiliza tantos datos como podrías pensar, sigue siendo imprescindible una conexión a Internet fuerte y fiable.

En general, recomendamos a los usuarios que conecten siempre sus dispositivos a Internet a través de un cable Ethernet para obtener una red más consistente y de mejor calidad.

CloudTalk utiliza hasta 100 kbps por llamada telefónica, pero ten en cuenta que este ancho de banda no incluye ninguna actividad adicional a la llamada, como el uso de CRM.

Como regla general, necesitas al menos 1 Mbps de velocidad de descarga y subida por persona, pero lo ideal es aspirar al menos a 5 Mbps. Puedes comprobar tu ancho de banda actual en este enlace.

Para más información sobre los requisitos del sistema CloudTalk, consulta nuestro artículo de la base de conocimientos.

Teléfonos y Dispositivos Específicos

VoIP te ofrece la flexibilidad de utilizar casi cualquier dispositivo que quieras. Tanto si utilizas un smartphone, una tableta o un ordenador portátil, tú y tu equipo podéis hacer llamadas desde cualquier dispositivo en cualquier parte del mundo.

Hay tres formas principales de utilizar un servicio de VoIP:

• ATA (adaptador telefónico analógico). El ATA es un dispositivo que te permite conectar tu teléfono analógico a tu ordenador o a tu conexión a Internet. Toma la señal analógica de tu teléfono, la convierte en datos digitales y la envía por Internet.
• TeléfonosIP. Estos dispositivos especializados tienen el mismo aspecto que los teléfonos normales, pero están construidos específicamente para VoIP.
• Softphones. La forma más fácil de utilizar la VoIP. Hay varias empresas que ofrecen programas y aplicaciones que cargan un servicio de VoIP en tu ordenador. Ejemplos comunes son Skype o WhatsApp.

Cómo Elegir el Sistema Telefónico VoIP Adecuado

Con todas las diferentes soluciones de VoIP en la nube disponibles en el mercado, ¿cómo elegir la adecuada para las necesidades de tu empresa? Creemos que hay 5 factores que debes tener en cuenta a la hora de elegir el sistema telefónico VoIP adecuado:

• Costes iniciales y mensuales. ¿Hay gastos ocultos? ¿Qué obtienes por las cuotas recurrentes? ¿Puedes conocer las tarifas de las llamadas por adelantado?
• Fiabilidad. ¿Qué fiabilidad tiene el software? ¿Cómo es la calidad de las llamadas en comparación con otras soluciones? Infórmate sobre la proporción típica de llamadas infructuosas.
• Calidad del servicio al cliente. ¿Puedes contactar fácilmente con la atención al cliente? ¿Con que rapidez puedes encontrar una solución a tus peticiones?
• Facilidad de uso. Cuanto más rápido puedas formar a tu equipo, antes podrás alcanzar el éxito con tu sistema VoIP.
• Reseñas de los clientes. Confía en lo que dicen los clientes actuales sobre el software. Te recomendamos que consultes sitios como Capterra o G2.

CloudTalk cumple todos los criterios anteriores. ¿Por qué no lo ves tú mismo? Prueba CloudTalk durante 14 días, sin necesidad de tarjeta de crédito.