Comprendre la VoIP hébergée : avantages, caractéristiques et importance

Le marché mondial de la VoIP devrait atteindre près de 102,5 milliards de dollars d’ ici 2026. Cette hausse est due à une préférence accrue pour les solutions basées sur l’informatique dématérialisée. Toutefois, les coûts des services VoIP ne devraient augmenter que de 3 % au cours des deux prochaines années. Ce logiciel pourrait donc être la solution que vous recherchiez.

Dans la quête permanente de systèmes de communication plus rentables et plus efficaces, la VoIP hébergée devient la clé pour les entreprises intelligentes. Une solution de centre d’appels hébergée peut gérer toutes vos interactions avec la clientèle, qu’elles soient entrantes, sortantes ou en libre-service, sans effort et en un seul endroit.

Cette méthode élimine les tracas liés à l’utilisation d’un matériel de téléphonie complexe dans vos locaux. Au lieu de cela, un fournisseur tiers s’occupe de tout, offrant des services vocaux évolutifs et flexibles qui grandissent avec votre entreprise.

Vous voulez savoir ce que cette technologie peut faire pour vous ? Continuez à lire !

Principaux enseignements :

• La VoIP hébergée offre généralement plus de fonctionnalités que les systèmes traditionnels, telles que le renvoi d’appel, la messagerie vocale et la numérotation intelligente.
• Avec une solution VoIP hébergée, vous pouvez réduire les coûts des appels longue distance et de l’infrastructure.
• Les centres d’appels VoIP hébergés peuvent facilement évoluer avec votre entreprise, en ajoutant ou en supprimant des lignes avec un minimum d’effort.
• La mise en place d’un centre d’appels VoIP hébergé peut être simple et facile lorsqu’elle est soutenue par le bon fournisseur.

Qu’est-ce que la Voix sur IP hébergée?

La VoIP hébergée (Voice over Internet Protocol) est un service de télécommunication moderne dans lequel vos appels téléphoniques sont effectués via l’internet plutôt que par les lignes téléphoniques traditionnelles en cuivre.

Contrairement à la téléphonie traditionnelle qui nécessite un autocommutateur privé (PBX) sur site pour acheminer les appels, la VoIP hébergée simplifie la configuration en déléguant les détails techniques à un fournisseur externe. Cela signifie que vous n’avez pas à vous soucier de la maintenance ou de la mise à jour du matériel.

Si l’on compare la VoIP à la téléphonie fixe ou la VoIP à la téléphonie cellulaire, la VoIP hébergée offre généralement plus de fonctionnalités que les systèmes traditionnels, telles que le renvoi d’appel, la messagerie vocale vers l’e-mail et la numérotation assistée, le tout intégré dans une seule plateforme.

Ces capacités vont de pair avec une réduction des coûts des appels longue distance et de l’infrastructure telle que les serveurs, les connexions réseau et l’équipement connexe. Pour ce service, un fournisseur externe héberge et gère tous les logiciels et serveurs VoIP sur un site extérieur.

Voip hébergé versus Voip sur site

Obtenez une vue d’ensemble claire des différences fondamentales entre les solutions VoIP hébergées et les solutions VoIP sur site. Décidez laquelle est la plus adaptée à votre entreprise ?

Comment fonctionne la VoIP hébergée

La VoIP hébergée convertit votre voix en signaux numériques qui circulent sur l’internet. En voici un aperçu:

• Conversion de la voix: Lorsque vous parlez dans un téléphone ou un casque compatible VoIP, l’appareil convertit le son analogique de votre voix en paquets de données numériques.
• Transmission de données: Ces paquets sont envoyés par internet à un fournisseur de services VoIP. Cette transmission peut être effectuée à l’aide d’une connexion internet à large bande ordinaire.
• Acheminement des appels: Les serveurs hébergés du fournisseur de services VoIP reçoivent ces paquets numériques et les acheminent vers le système téléphonique du destinataire. Cette opération est presque instantanée.
• Reconversion: Au niveau de la réception, ces paquets numériques sont reconvertis en son.
• Intégrations en vedette: Tout au long de ce processus, des fonctions supplémentaires telles que la messagerie vocale, le renvoi d’appel et l’identification de l’appelant sont intégrées de manière transparente par les serveurs hébergés du fournisseur.
  

Pour des informations plus détaillées, lisez ici : Comment fonctionne un voip ?

Comment fonctionne le PBX hébergé ?

Le PBX hébergé, ou autocommutateur privé, est un type de système téléphonique géré hors site par un fournisseur de services VoIP. Voici comment il fonctionne généralement :

• Configuration de la connexion: Vous vous connectez au service PBX hébergé via l’internet en utilisant des téléphones IP ou des téléphones logiciels sur des ordinateurs ou des smartphones.
• Acheminement des appels: Lorsqu’un appel est passé, le système PBX hébergé l’achemine via Internet vers le poste ou la ligne extérieure appropriée. Cette opération est gérée par les centres de données du fournisseur de services, ce qui garantit que les appels sont dirigés correctement, qu’ils soient entrants, sortants ou internes.
• Intégrations en vedette: Les systèmes PBX hébergés sont dotés d’une série de fonctions telles que la messagerie vocale, le renvoi d’appel, l’appel en attente et la conférence. Ces fonctionnalités sont intégrées au système par le fournisseur et vous pouvez les personnaliser via une interface web.
• Maintenance et mises à jour: Le fournisseur de services est responsable de la maintenance de la technologie PBX, y compris des mises à jour et des correctifs de sécurité, afin de garantir la stabilité, la sécurité et la mise à jour du système.

L’ensemble de l’installation vous dispense d’héberger et de gérer votre propre matériel PBX, ce qui réduit les exigences informatiques et les frais généraux tout en assurant l’évolutivité et la flexibilité.

En savoir plus sur les systèmes de communication VoIP versus PBX.

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Les avantages de la VoIP hébergée pour les entreprises

La VoIP hébergée offre plusieurs avantages lorsque vous cherchez à améliorer vos systèmes de communication :

• Des coûts sûrs: Vous n’avez pas à payer pour l’achat, la maintenance et la mise à niveau de l’équipement PBX sur site. En outre, vous n’avez pas à payer de supplément pour les appels longue distance et internationaux. Notre guide des tarifs des centres d’appels hébergés vous donne une idée des coûts auxquels vous pouvez vous attendre.
• Faites évoluer votre entreprise sans effort: La VoIP hébergée s’adapte facilement à la croissance de votre entreprise ou à l’évolution de la demande. Vous pouvez ajouter de nouvelles lignes ou de nouvelles fonctionnalités sans avoir à apporter de modifications majeures à votre infrastructure, comme l’investissement dans des lignes téléphoniques ou du matériel supplémentaires.
• Améliorez le travail à distance avec des solutions VoIP flexibles: La VoIP hébergée permet à vos employés d’accéder au système téléphonique de l’entreprise depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet, ce qui est parfait pour le travail à distance et les équipes distribuées.
• Permettre l’utilisation de fonctions avancées: La VoIP hébergée offre une série de fonctions avancées telles que la réception automatique, la messagerie vocale et le renvoi d’appel, souvent indisponibles avec les systèmes téléphoniques traditionnels.
• Simplifiez la gestion: Comme elle est gérée par le fournisseur de services tel que CloudTalk, la VoIP hébergée réduit la charge de travail informatique. Vous pouvez gérer vos paramètres spécifiques via une interface conviviale.
• Assurer un service cohérent: Les fournisseurs de services offrent souvent un niveau élevé de fiabilité et de robustesse dans leurs réseaux afin de minimiser les temps d’arrêt et d’assurer un service cohérent.
• Améliorer l’expérience client: Vous pouvez optimiser des fonctions telles que le routage des appels, les files d’attente et les messages d’attente afin d’améliorer l’expérience client et de rendre les interactions plus fluides et plus professionnelles.

Meilleures fonctions VoIP hébergées

CloudTalk offre une variété de fonctions VoIP hébergées qui répondent aux besoins des entreprises modernes.

En voici quelques-uns qui se distinguent :

• Numéroteur intelligent: Il compose automatiquement les numéros à partir d’une liste prédéfinie, maximisant ainsi l’efficacité des campagnes d’appels sortants. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous souhaitez augmenter votre volume d’appels.
• Enregistrement des appels: Enregistre les appels à des fins d’assurance qualité, de formation ou de conformité légale. Cette fonction vous permet d’examiner les interactions et de maintenir des normes de service élevées.
• Réponse vocale interactive (IVR) : Dirige les appelants vers le service ou l’agent approprié à l’aide d’un système de menus, réduisant ainsi les temps d’attente et améliorant la satisfaction des clients.
• File d’attente d’appels: Gère efficacement les appels entrants en les plaçant dans une file d’attente jusqu’à ce que l’agent suivant soit disponible. Elle garantit que les appels des clients sont traités de manière ordonnée.
• Messagerie vocale: vous pouvez consulter les messages entrants et y répondre directement via l’application, et même recevoir les transcriptions des messages vocaux directement dans votre boîte aux lettres électronique.
• Carte client en temps-réel-carte-client: Affiche des informations sur le client pendant les appels, vous fournissant, à vous ou à vos agents, le contexte et l’historique. Cela peut conduire à des interactions plus personnalisées et plus efficaces.
• Numéros internationaux: Fournit des numéros locaux pour différents pays, ce qui facilite l’établissement d’une présence locale et la mise en relation avec des clients à l’échelle mondiale.
• Statistiques et rapports: Fournit des informations détaillées sur les journaux d’appels, les performances des agents et les interactions avec les clients, ce qui vous aide à prendre des décisions éclairées basées sur des données réelles.

Comment mettre en place un centre d’appel VoIP hébergé

La mise en place d’un centre d’appels VoIP hébergé est assez simple, surtout si l’on suit une procédure claire, étape par étape.

Voici comment procéder :

1. Choisissez un fournisseur de VoIP hébergé :

• Recherchez des fournisseurs : Recherchez un fournisseur qui réponde aux besoins de votre entreprise en termes de fonctionnalités, de fiabilité, d’assistance à la clientèle et de prix. Pour explorer une gamme d’options susceptibles de convenir à votre entreprise, consultez notre guide complet sur les solutions de VoIP.
• Évaluez les fonctionnalités : Assurez-vous que le fournisseur offre les fonctions VoIP dont votre entreprise a besoin, telles que le renvoi d’appel, la messagerie vocale vers l’e-mail et la conférence téléphonique.

2. Planifiez votre système VoIP

• Déterminez vos besoins : Évaluez le nombre d’utilisateurs, le nombre d’appels simultanés que vous prévoyez et les besoins spécifiques tels que les appels internationaux.
• Choisir l’équipement : Décidez si vous utiliserez le matériel existant (éventuellement avec des adaptateurs téléphoniques analogiques) ou si vous achèterez de nouveaux téléphones IP compatibles avec votre fournisseur.

3. Création de votre compte et configuration des paramètres

• Créer un compte : Inscrivez-vous auprès du fournisseur de votre choix et créez votre compte.
• Configurer les paramètres : Utilisez le portail web du fournisseur pour configurer les paramètres du système, les comptes utilisateurs et les options d’acheminement des appels en fonction du flux de travail de votre entreprise.

4. Installation de l’équipement VoIP

• Configurer le matériel : Connectez votre matériel VoIP à votre réseau. Il peut s’agir de brancher des téléphones IP sur votre réseau ou de configurer des adaptateurs ATA pour les téléphones traditionnels.
• Installer le logiciel : si vous utilisez des softphones, il est nécessaire d’installer le logiciel VoIP sur les ordinateurs ou les appareils mobiles.

5. Test et formation

• Effectuer des tests : Effectuez des appels de test au sein de votre réseau et vers des numéros externes. Vérifiez que tout fonctionne correctement. Assurez-vous que le son est clair et que toutes les fonctions fonctionnent correctement.
• Formez votre équipe : Formez vos employés à l’utilisation du nouveau système VoIP, en mettant l’accent sur les principales fonctionnalités et en résolvant les problèmes de base.

Vous voulez en savoir plus ? Consultez notre guide définitif sur la VoIP.

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Conclusion

La VoIP hébergée peut améliorer considérablement la façon dont votre entreprise communique. Elle permet de réaliser des économies, elle est évolutive, flexible et dotée de fonctions avancées, ce qui constitue un changement majeur par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels.

En adoptant cette technologie, vous rationaliserez la communication et soutiendrez la croissance de votre entreprise en l’adaptant à l’évolution de ses besoins. Que vous cherchiez à améliorer l’interaction avec les clients ou à simplifier les communications internes, la VoIP hébergée offre une solution puissante adaptée à l’environnement professionnel moderne.