Cum să obțineți un număr de telefon pentru afaceri: Un ghid complet

Știați că 72% dintre consumatori au mai multă încredere într-o afacere dacă aceasta are un sistem de telefonie profesional? Apelurile telefonice sunt încă una dintre cele mai populare modalități de interacțiune între companii și clienți. Este șansa dvs. de a face o primă impresie excepțională.

Indiferent dacă lucrați în sectorul B2B sau B2C, existența unui număr de telefon de afaceri ușor de recunoscut poate face diferența între un client potențial care răspunde la apelul dvs. sau care îl lasă să intre în Mesagerie vocală. Un număr de telefon profesional este imaginea de marcă a afacerii dumneavoastră. De fiecare dată când un client îl vede, ar trebui să se gândească la încredere, fiabilitate și îndeplinirea sarcinilor.

Principalele concluzii:

• Un număr de telefon pentru afaceri este esențial pentru a vă păstra viața profesională și cea personală separate.
• Numerele de telefon virtuale oferă o configurare rapidă și rentabilă, perfectă pentru echipele de la distanță care utilizează mai multe dispozitive.
• Numerele locale și gratuite vă pot ajuta să vă stabiliți o prezență de brand de încredere în rândul unei baze globale de clienți.
• CloudTalk oferă o selecție largă de numere pentru orice scop, plus o platformă de caracteristici puternice, cum ar fi rutarea apelurilor, înregistrarea și analiza.

Cum să configurați un număr de telefon pentru afaceri

Modul de obținere a unui număr de afaceri depinde în întregime de tipul de sistem de telefonie pentru afaceri pentru care optați. Să defalcăm pașii pentru fiecare dintre cele trei soluții care sunt cele mai utilizate de companii:

Când alegeți o configurație de linie fixă

Configurarea numerelor de telefonie pentru afaceri pentru o linie fixă la fața locului poate fi consumatoare de timp. Mai ales dacă trebuie să instalați mai întâi echipamentul necesar.

Cu toate acestea, vestea bună este că furnizorul de servicii de telecomunicații se va ocupa de o mare parte din aceste aspecte tehnice pentru dumneavoastră.

În acest scenariu, procesul este de obicei următorul:

1. Alegeți un furnizor: Alegeți un furnizor de telecomunicații de încredere, cu un suport bun.
2. Selectați un plan: Optați pentru un plan de apeluri care vă satisface nevoile – locale, interurbane sau internaționale.
3. Achiziționați hardware-ul: cumpărați telefoanele de birou și sistemul PBX necesare.
4. Instalați: Furnizorul trebuie să instaleze liniile și să le conecteze la PBX-ul dumneavoastră.
5. Alegeți un număr: Furnizorul vă va oferi o serie de numere disponibile sau puteți transfera unul existent. După ce l-ați ales, furnizorul îl va atribui sistemului dvs. PBX pentru direcționarea către anumite extensii.

Când vă doriți un plan de telefonie mobilă pentru afaceri

Multe companii optează pentru planuri de telefonie mobilă deoarece aceste dispozitive au conexiuni la internet, funcționalități de e-mail/SMS și pot fi utilizate pentru a efectua sau primi apeluri atunci când nu sunt la birou.

De asemenea, poate elimina necesitatea achiziționării de echipamente PBX, deși costurile pot crește atunci când se efectuează apeluri pe distanțe lungi sau se acumulează un număr considerabil de minute de apel.

Dacă mergeți pe această cale, cel mai bun mod de a obține un număr de telefon pentru afaceri care să vi se potrivească este să optați pentru un dispozitiv cu un eSIM integrat. Aceste cartele vin adesea cu posibilitatea de a avea mai multe profiluri și linii active, ceea ce înseamnă că puteți schimba numerele din mers.

În acest scenariu, procesul este următorul:

1. Alegeți un operator: Alegeți un operator de telefonie mobilă cu acoperire bună în zona dvs.
2. Alegeți un plan: Găsiți un plan de date și apeluri care se potrivește dimensiunii echipei dvs. și utilizării mobile.
3. Obțineți cartele SIM: Obțineți cartele SIM sau eSIM-uri pentru dispozitivele echipei dumneavoastră. SIM-urile vin cu numere pre-atribuite, pe care operatorul le poate modifica pentru a transfera numere de afaceri existente.
4. Alocați numere: Colaborați cu operatorul dvs. pentru a activa SIM-urile cu numere noi sau portate pentru fiecare angajat.
5. Distribuiți dispozitive: Furnizați telefoanele mobile ale companiei sau lăsați angajații să își folosească propriile dispozitive cu noile cartele SIM.

Când vă abonați la un software bazat pe VoIP

Aproape o treime dintre întreprinderi au făcut trecerea de la telefonia tradițională la serviciile VoIP (aceasta este o expresie tehnică pentru apelurile bazate pe internet).

Vom explica mai târziu de ce , dar pentru moment, tot ce trebuie să știți este că, dacă sunteți în căutarea unei modalități simple de a configura un număr de telefon pentru afaceri, un sistem bazat pe VoIP este o alegere inteligentă.

În acest scenariu, procesul este următorul:

1. Cercetați furnizorii: Căutați furnizori de servicii VoIP de încredere, cum ar fi CloudTalk.
2. Alegeți un plan: Alegeți un plan care oferă caracteristici utile precum asistenți virtuali, înregistrarea apelurilor și multe altele.
3. Înscrieți-vă: Abonați-vă la serviciu și creați-vă un cont de afaceri.
4. Alegeți numere: Selectați o varietate de numere din fondul extins de numere al furnizorului sau transferați numerele de afaceri existente către noua platformă VoIP. De asemenea, puteți reveni la acest pas dacă doriți să creați ulterior un număr virtual nou.
5. Configurați dispozitivele: Configurați telefoane IP, clienți desktop sau aplicații mobile pentru echipa dvs., asigurându-vă că toate numerele sunt direcționate corect și că calitatea apelurilor este excelentă.

Obțineți cu ușurință numere de telefon pentru afaceri cu CloudTalk

Acum că știți cum funcționează numerele de telefon pentru afaceri, să intrăm în detalii.

Configurarea unui număr de telefon cu CloudTalk este simplă:

1. Accesați panoul de control CloudTalk și faceți clic pe fila „Numere”.
2. Numerele dvs. de telefon actuale sunt listate aici. Faceți clic pe „Cumpărați un număr” în partea de sus.
3. Alegeți tipul de număr – local, mobil, național sau fără taxă – și vedeți prețurile lunare.
4. Introduceți codul de zonă sau cantitatea de numere de care aveți nevoie, dacă doriți locații specifice sau numere multiple.
5. Confirmați selecția pentru a vedea bannerul de confirmare a comenzii. Un e-mail vă va confirma achiziția.

Trebuie să vă păstrați numărul existent? Îl puteți transfera cu ușurință la CloudTalk. Trimiteți solicitarea dvs. prin e-mail la porting@cloudtalk.io cu subiectul „Port-in request”, împreună cu următoarele informații:

• Numărul (numerele) care urmează să fie portate în format internațional. De exemplu, +442012345678.
• Furnizorul (furnizorii) actual(i) de servicii telefonice și titularul (titularii) intervalului pentru numărul (numerele).
• Persoana sau societatea pe numele căreia (cărora) este (sunt) înregistrat(e) numărul (numerele) și adresa (adresele) completă(e) a (acestora).
• O factură recentă pentru numărul (numerele) pe care îl (le) portați.

După ce primim cererea dvs., vom verifica dacă numerele pot fi portate. Dacă da, veți primi o scrisoare de autorizare (LOA) pe care trebuie să o completați, să o semnați și să o returnați. Vă rugăm să consultați tabelul nostru privind portarea numerelor pentru detalii privind timpul și costul estimate pentru acest proces (deoarece acestea pot varia în funcție de locația dvs.).

CloudTalk face ca portarea să fie ușoară. Odată ce ați semnat LOA, noi ne ocupăm de partea tehnică, trecând numărul dvs. de la vechiul furnizor la sistemul nostru fără probleme. Îl puteți folosi ca de obicei, fără să vă faceți griji cu privire la întreruperi sau alte probleme care amenință afacerea.

Este atât de ușor!

Diferite tipuri de numere de telefon pentru afaceri

Numerele de telefonie pentru afaceri pot fi clasificate în două moduri principale:

• în funcție de tehnologia din spatele acestora (linii fixe, mobile sau numere virtuale)
• În funcție de stilul numărului (gratuit, local, internațional etc.), cu care puteți efectua și prelua apeluri prin fiecare dintre tipurile de tehnologie de mai sus.

Vom oferi o prezentare rapidă a diferitelor tipuri, începând cu cele clasificate în funcție de tehnologie, pe care le-am abordat deja. Apoi, vom trece la diferitele stiluri:

Linii fixe tradiționale

Numerele de telefonie fixă sunt conectate la liniile telefonice fizice instalate la sediul firmei dumneavoastră. Acestea sunt conectate direct la rețeaua telefonică publică comutată (PSTN).

Prin urmare, numărul este legat de locația respectivă, astfel încât, de obicei, aveți nevoie de (cel puțin) unul pentru fiecare birou sau sucursală. Configurarea acestora este costisitoare și necesită mult timp.

Cel mai puternic motiv pentru a utiliza liniile fixe tradiționale este atunci când aveți deja infrastructura preinstalată la birou. Dacă începeți de la zero, treceți la un model de lucru hibrid sau doriți să aveți acces la funcții care sporesc productivitatea, cel mai bun pariu este un sistem VoIP.

Numere mobile

Numerele mobile pentru afaceri funcționează ca numerele mobile personale, dar sunt legate de un plan de telefonie mobilă specific afacerii.

Acestea oferă echipei dvs. acces la apeluri, mesagerie și date fiabile în timpul deplasărilor. Nu uitați că angajații dvs. pot utiliza dispozitivele mobile pentru a răspunde la apeluri indiferent de locul în care se află, cum ar fi în timpul deplasărilor de serviciu, în timpul navetei sau în situații de urgență în afara biroului.

Numere virtuale

Numerele virtuale nu au o locație geografică fixă și nu necesită o cartelă SIM fizică.

În schimb, furnizorii VoIP (Voice over Internet Protocol) atribuie aceste numere ca parte a software-ului de telefonie pentru afaceri. Le puteți accesa prin intermediul aplicațiilor de pe mai multe dispozitive, cum ar fi un laptop sau o aplicație mobilă, ceea ce este ideal pentru echipele la distanță.

În plus, puteți obține un număr VoIP pentru diferite regiuni fără a avea nevoie de o prezență fizică acolo.

Numere gratuite

Numerele gratuite sunt convenabile pentru clienții dvs. – înseamnă că vă pot suna gratuit sau la o taxă mult redusă. Acestea sunt perfecte pentru serviciul clienți sau liniile de vânzări, deoarece încurajează mai multe apeluri și consolidează o imagine de brand prietenoasă cu clienții.

Rețineți că numerele gratuite variază de la țară la țară.

Iată câteva exemple:

• 800 în SUA, Turcia, Puerto Rico și Costa Rica
• 0800 în Marea Britanie, Germania, Belgia și Brazilia
• 80 în Danemarca
• 01800 în Mexic și Columbia
• 900 în Spania și Luxemburg

Numere locale

Numerele locale vă ajută să vă stabiliți prezența într-un anumit oraș sau regiune. Clienții sunt adesea mai dispuși să apeleze sau să răspundă la apeluri de la numere locale.

Acest lucru se datorează faptului că le recunosc și se simt mai în largul lor când contactează o întreprindere din apropiere. Este în natura umană să ai mai multă încredere în ceva care îți este familiar. În plus, știm cu toții că numerele neobișnuite – sau, mai rău, numerele reținute – au reputația de a fi utilizate în mod obișnuit pentru apeluri înșelătoare.

Unele exemple populare includ 020 pentru Londra, 212 pentru New York și 030 pentru Berlin.

În plus, acest tip de număr de telefon este din ce în ce mai popular, deoarece smartphone-urile moderne indică destinatarului de unde provine exact un apel. Astfel, chiar dacă un client nu recunoaște codul de apel al unui oraș, acesta poate ghici cine sunteți înainte de a răspunde la telefon, ceea ce va crește rata de acceptare a apelurilor.

Numere internaționale

Numerele internaționale au ca prefix codul de apel al unei țări, cum ar fi +1 în SUA sau +44 în Regatul Unit. Acestea sunt o alegere populară pentru companiile care au un sistem de telefonie virtuală, deoarece le pot utiliza chiar dacă biroul lor se află în altă țară (cum ar fi un centru de apeluri din SUA însărcinat cu activități globale).

Cu cele peste 160 de opțiuni de numere internaționale ale CloudTalk, afacerea dvs. poate avea numere în întreaga lume – din Europa până în America Latină și mai departe. Acest lucru este util dacă doriți să vă extindeți pe piețe noi fără a înființa sucursale fizice în fiecare loc în care aveți clienți.

Numere DID (Direct Inward Dialing)

Numerele DID (Direct Inward Dialing) sunt numere specifice atribuite persoanelor sau departamentelor din cadrul întreprinderii dumneavoastră. Acestea funcționează ca extensiile, dar sunt numere separate, permițând clienților să contacteze direct echipa sau persoana potrivită fără a naviga printr-un meniu telefonic complex.

De exemplu, departamentul dvs. de vânzări ar putea avea propriul număr DID, în timp ce serviciul de asistență pentru clienți utilizează un număr diferit.

Beneficiile unei numere virtuale de telefon pentru afaceri

Trecerea la un număr de telefon virtual poate fi cea mai bună alegere pentru o serie întreagă de motive:

Faceți economii la costuri

Să trecem la subiect, costul unui sistem de telefonie pentru afaceri este principalul lucru de care sunt interesate majoritatea companiilor. Și vă vom spune un secret: un număr virtual este aproape întotdeauna mai ieftin.

Acest lucru se datorează faptului că nu trebuie să investiți în infrastructura fizică de care aveți nevoie pentru sistemele de telefonie tradiționale. Vorbim despre lucruri precum unități PBX, cabluri, comutatoare de rețea, surse de alimentare, handset-uri, lista poate continua…

Permiteți echipelor dvs. să lucreze de la distanță

Munca la distanță a fost întotdeauna o nucă greu de spart, în mare parte din cauza limitărilor logistice. Faptul că nu te afli în aceeași cameră cu colegii tăi poate complica lucrurile.

Apelurile telefonice pot părea alegerea evidentă pentru depășirea acestui obstacol, dar adevărul este că telefonia tradițională nu este ideală pentru munca la distanță și hibridă.

Cu sistemele tradiționale, vă confruntați cu blocaje precum taxe internaționale, probleme legate de redirecționarea apelurilor, blocarea dispozitivului (atunci când nu puteți schimba cu ușurință operatorul de telefonie) și suport limitat pentru mai multe dispozitive, pentru a numi doar câteva.

Acesta este motivul pentru care telefoanele virtuale sunt acum standardul pentru munca la distanță. Aceste sisteme sunt ușor de configurat. Tu și echipa ta puteți utiliza numerele virtuale de oriunde, în orice moment. În plus, sistemele de telefonie VoIP vin și cu funcții suplimentare super utile, așa cum vom aborda mai departe pe această pagină.

Creșteți productivitatea prin integrarea apelurilor cu alte instrumente

Al doilea mare beneficiu al sistemelor virtuale de telefonie pentru afaceri este că acestea pot crește productivitatea.

Software-ul VoIP se poate integra cu o multitudine de instrumente de afaceri, de la software-ul CRM (gestionarea relațiilor cu clienții) la aplicații de calendar sau de urmărire a productivității.

Imaginați-vă că aveți un singur buton „click-to-call” în CRM, pe care angajații dvs. îl pot atinge ori de câte ori un client înregistrează o plângere sau lasă un comentariu negativ.

Chiar și un proces mic, cum ar fi apelarea unui număr de telefon, poate însemna ore de productivitate pierdute în fiecare săptămână. Numerele de telefon virtuale înlătură aceste bariere și fac comunicarea instantanee.

Îmbunătățirea legăturii prin stabilirea de prezențe locale

Numerele virtuale de telefonie pentru afaceri merg mână în mână cu comerțul local la scară globală.

Numerele virtuale pot fi „localizate” oriunde doriți să fie. De exemplu, dacă un client potențial se află în Suedia, iar dvs. îl sunați din SUA, ar putea fi ușor alarmat dacă primește un apel de la un număr cu prefixul +1. Cu toate acestea, dacă îi sunați de la un cod de apel local +46, ar fi mult mai probabil să vă răspundă la apel.

Este vorba de psihologia umană de bază. Clienții văd un număr familiar, îl recunosc și simt un sentiment de legătură cu apelantul chiar înainte de a ridica receptorul.

Aceasta echivalează cu rate mai bune de preluare a apelurilor outbound, ceea ce vă oferă un avantaj în fiecare aspect al comunicării de afaceri – fie că este vorba de prezentarea unui produs, încheierea unei vânzări sau furnizarea de servicii excelente pentru clienți.

Mergeți dincolo de numerele virtuale cu aceste funcții de telefon

Un număr virtual de afaceri este doar începutul. Dacă sunteți în căutarea unui serviciu VoIP, poate doriți să luați în considerare și alte caracteristici incluse în pachetul software, deoarece acestea pot face o mare diferență în productivitatea centrului dvs. de apeluri.

Iată doar câteva dintre caracteristicile telefonice de top disponibile cu CloudTalk:

#1 Designer al fluxului de apeluri

Designerul fluxului de apeluri CloudTalk este o interfață vizuală în care puteți construi sau modifica traseele pentru apelurile primite. Puteți gestiona cu ușurință modul în care apelurile călătoresc din momentul în care intră în sistemul dvs. de telefonie până în momentul în care sunt rezolvate, indiferent de calea pe care o urmează.

#2 Rutare personalizabilă a apelurilor

Direcționarea personalizabilă a apelurilor vă permite să direcționați apelurile primite către echipa sau persoana potrivită din cadrul organizației dvs. Clienții trebuie doar să salveze numărul principal de telefon pentru afaceri, iar odată ce îl apelează, un sistem de răspuns vocal interactiv (IVR) îi îndrumă către locul potrivit, cu pași precum „Pentru vânzări, apăsați 1”.

Cu CloudTalk, IVR și rutarea apelurilor sunt integrate în Call Flow Designer. Puteți configura reguli personalizate pe baza orelor de lucru, departamentului sau priorității apelantului. De exemplu, puteți direcționa apelurile către departamentul de vânzări în timpul zilei, dar către serviciul de asistență clienți în afara orelor de program seara. Sau, puteți direcționa clienții VIP direct către managerul lor de cont.

#3 Redirecționarea apelurilor

O funcție de Redirecționare apelurilor permite agenților dvs. să redirecționeze apelanții către o altă persoană din organizație. Este utilă pentru apelurile dificile, în cazul în care este necesar ca un supervizor să ofere sfaturi de specialitate sau în cazul în care un client pur și simplu s-a pierdut în meniul IVR.

De asemenea, apelurile pot fi redirecționate către dispozitivul mobil al unui angajat, către o altă locație a biroului sau chiar către o căsuță vocală desemnată. Toate sunt scenarii rezonabile în cazul în care un agent nu a răspuns la telefon după mai multe apeluri primite de la un client.

#4 Transcrieri și înregistrări ale apelurilor

Înregistrarea apelurilor creează înregistrări audio ale conversațiilor dvs. telefonice cu clienții. Acest lucru este excelent pentru exercițiile de instruire a angajaților, pentru conformitatea juridică sau pur și simplu pentru a reaminti ce s-a spus într-un apel anterior.

Funcția de transcriere a apelurilor cu ajutorul inteligenței artificiale de la CloudTalk este deosebit de utilă pentru înțelegerea punctelor cheie ale unei conversații dintr-o privire rapidă.

#5 Smart Dialer

Un Smart Dialer accelerează apelurile outbound și înseamnă că agenții nu trebuie să formeze singuri numerele. Dacă un destinatar nu este disponibil (pentru că linia sa este ocupată sau deconectată), se formează automat următorul contact din listă.

Acest lucru este ideal pentru apelurile de vânzări la rece, deoarece reprezentanții dvs. pot ajunge la mai mulți clienți potențiali în mult mai puțin timp. De asemenea, este utilizat frecvent de centrele de contact, de exemplu, dacă există o listă de tichete de asistență pentru clienți. Acest lucru nu numai că sporește productivitatea, dar elimină și sarcina dificilă de a tasta constant numerele de telefon, ceea ce agenții dvs. vor aprecia cu siguranță.

#6 Power Dialer

Power Dialer formează pur și simplu următorul număr din listă imediat ce apelul curent se încheie. Este o funcție care economisește secunde din fiecare interacțiune, ceea ce înseamnă ore de productivitate economisite de echipa dvs. în fiecare săptămână de lucru.

#7 Monitorizarea apelurilor

Monitorizarea apelurilor permite supraveghetorilor să asculte apelurile în direct pentru asigurarea calității și în scopuri de instruire.

Aceștia pot monitoriza în tăcere apelurile fără ca agentul sau clientul să știe sau pot oferi feedback prin „coaching în șoaptă”, unde doar agentul aude sfaturile lor. Există, de asemenea, opțiunea „barge-in”, care permite supraveghetorilor să participe direct la apeluri, dacă este necesar.

#8 Extensii telefonice

Extensiile telefonice creează numere scurte unice, permițând apelanților să ajungă rapid la anumite persoane sau departamente.

De exemplu, clienții pot forma numărul biroului principal, apoi pot introduce o extensie pentru a se conecta direct și a sări peste meniul IVR. De asemenea, este util atunci când apelurile sunt deconectate și trebuie să restabiliți o linie.

#9 Mesagerie vocală

Mesageria vocală permite apelanților să lase mesaje vocale atunci când nimeni nu este disponibil pentru a le prelua apelul. Puteți personaliza mesaje de întâmpinare, puteți configura căsuțe poștale diferite pentru diverse departamente și puteți chiar primi Mesagerie vocală sub formă de fișiere audio sau transcrieri text prin e-mail.

#10 Analiză încorporată

Avantajul serviciilor de telefonie virtuală constă în toate informațiile despre apeluri care pot fi transformate în date brute și centralizate într-un singur loc.

Cu CloudTalk, puteți urmări parametrii, inclusiv volumul total de apeluri, timpul mediu de gestionare și ratele de satisfacție a clienților. Puteți aplica filtre pentru a restrânge criteriile de căutare și pentru a vă concentra pe performanța individuală a agenților. Aceasta vă ajută supervizorii să ofere instruire personalizată echipei dumneavoastră.

Obțineți un număr de telefon pentru afaceri care face impresia corectă

Numărul dvs. de telefon poate fi primul lucru pe care îl vede un client atunci când interacționează cu afacerea dvs., așa că merită să depuneți un pic de efort în acest sens.

La urma urmei, prima impresie contează. Dacă clientul dvs. vede un număr local care îl sună, este mult mai probabil să răspundă la telefon. Se adaugă o notă de familiaritate și încredere chiar înainte de a scoate un cuvânt, stabilind conversația pe calea cea bună.

Sunteți gata să începeți? CloudTalk facilitează obținerea tipului de număr de telefon pe care îl doriți, cu portarea fără probleme a numerelor existente în afacerea dumneavoastră.Începeți cu o încercare gratuită astăzi!