Come ottenere un numero di telefono aziendale? 5 modi facili

Se vuoi iniziare una nuova attività o espandere quella attuale, molto probabilmente avrai bisogno di un nuovo numero di telefono. Al giorno d’oggi, abbiamo email, messaggi sui social media e widget di live chat, tra gli altri canali. Tuttavia, per molte persone, una telefonata è ancora il loro metodo di comunicazione preferito.

Per questo motivo, dovresti sempre permettere ai clienti di contattarti per telefono. Per farlo in modo professionale, dovresti considerare di procurarti un numero di telefono aziendale.

Anche se l’acquisto può sembrare semplice, ci sono alcune cose da considerare. Li copriremo tutti.

Selezionando il giusto sistema telefonico aziendale

Per cominciare, hai davvero bisogno di un sistema telefonico aziendale? Se sì, quale volume di chiamate sarebbe soddisfacente per te?

Prima di tuffarsi nelle opzioni del numero di telefono aziendale, ci sono alcune altre domande a cui rispondere.

#1 Dovrei andare in sede o online?

Un sistema telefonico in sede o on line sarà impostato per lavorare da una posizione fisica (ad esempio il tuo ufficio). Questo richiede di investire in anticipo nell’hardware e nei servizi necessari.

Potresti anche dover impostare un PBX (private branch exchange) on-premise per creare estensioni multiple per i tuoi dipendenti e fornire funzioni aggiuntive del sistema telefonico, come il trasferimento di chiamata e gli elenchi delle chiamate.

Le piattaforme ospitate o basate su cloud possono essere accessibili online, da qualsiasi parte del mondo. Questa flessibilità viene anche ad un prezzo più basso, dato che l’unico costo da parte vostra è di solito solo un canone di abbonamento mensile.

#2 Quanto è grande il tuo business?

Se gestisci una piccola azienda, potresti non aver bisogno di un’infrastruttura sofisticata per il tuo numero di telefono aziendale. Soluzioni semplici e un numero di riserva possono bastare, almeno all’inizio. Tuttavia, questo può cambiare man mano che si scala. Scegli il sistema giusto per le dimensioni attuali e quelle desiderate o previste per il futuro della tua azienda.

I fornitori di telefoni aziendali basati sul cloud ti permettono di scalare facilmente, indipendentemente dalla direzione che vuoi prendere. Hai bisogno di saltare da 1 a 15 numeri di telefono, o di scalare da 30 a 3 in un giorno? Nessun problema.

#3 E gli altri canali di comunicazione?

Si può pensare che non si ha bisogno di un telefono aziendale se tutti gli altri canali di comunicazione funzionano perfettamente.

Questo è corretto – può avere poco o nessun senso iniziare una rivoluzione se hai un flusso di lavoro completamente funzionale con altri canali, o se il tuo pubblico non ti chiama spesso. Tuttavia, si può ancora considerare di avere un numero di business di riserva per coloro che preferiscono comunicare in questo modo.

Scegli il tuo numero di telefono aziendale

Una volta che hai scoperto di cosa hai bisogno, puoi poi guardare come ottenere effettivamente un numero di telefono aziendale. Ci sono tre modi principali in cui puoi acquistare un nuovo numero per il tuo business:

#1 Numero di telefono fisso

Otteni un numero di telefono aziendale con una linea fissa è il metodo più tradizionale. Tuttavia, come abbiamo detto, è anche quello che costa di più e non è molto flessibile.

Se vuoi andare in questo modo, dovrai prima contattare una compagnia telefonica o di telecomunicazioni selezionata e presentare una richiesta per aggiungere un’altra linea al tuo ufficio. Poi, dopo aver comprato tutta l’attrezzatura necessaria, è possibile programmare un appuntamento tecnico per ottenere il sistema attivo e funzionante.

Anche se sembra semplice, questo metodo ha alcuni lati negativi. In primo luogo, potresti dover aspettare fino a diverse settimane perché la tua linea diventi completamente attiva. Devi anche coprire tutte le spese relative alla linea da solo con largo anticipo, il che può essere uno svantaggio per molti.

#2 Numeri virtuali e servizi VoIP

La popolarità dei numeri telefonici aziendali fissi sta diminuendo proporzionalmente al crescente interesse per le soluzioni remote-friendly da un po’ di tempo a questa parte.

Tuttavia, nel 2020, con l’epidemia di Coronavirus, questa tendenza si è completamente intensificata. C’è stato un cambiamento totale per molte imprese. Durante la notte, molti non erano più in grado di accedere ai loro telefoni fissi perché improvvisamente nessuno lavorava in ufficio.

Come soluzione per portare avanti la comunicazione aziendale in tempi turbolenti, il VoIP (Voice over Internet Protocol) è emerso come una scelta popolare. Usando il VoIP, si possono fare telefonate più economiche e accessibili da qualsiasi parte del mondo. Solo con una connessione a Internet.

Le soluzioni VoIP sono anche facilmente regolabili ed estendibili, il che significa che possono crescere con la vostra azienda. In pochi secondi puoi aggiungere nuovi numeri virtuali, utenti e funzioni al tuo set esistente. Senza coinvolgere personale, servizi o attrezzature extra.

Time savings can also be linked to financial ones: VoIP can greatly reduce costs.

#3 Numero di cellulare aggiuntivo

I servizi VoIP o i telefoni fissi sono ottimi quando si lavora su larga scala, ma questo potrebbe non essere sempre il caso. Anche solo un numero di riserva può essere sufficiente se sei agli inizi o se sei un imprenditore solitario. Tali soluzioni hanno un costo vicino allo zero, sono flessibili e richiedono un’impostazione molto ridotta. Perderai molte caratteristiche interessanti che offre il VoIP, ma potresti semplicemente non averne bisogno all’inizio del tuo viaggio.

Tipi di numeri di telefono aziendali

Se hai già iniziato a cercare un numero fisso o virtuale, potresti essere stato sorpreso dal numero di opzioni. Cosa dovresti scegliere: un numero locale, un numero verde, o forse un numero di vanità? Quale di questi funzionerebbe meglio per il tuo business?

Numeri di telefono locali

Un numero di telefono locale è un numero che inizia con un prefisso per una specifica regione, città o stato. Vedi il prefisso di un numero familiare fa sentire le persone a proprio agio, quindi se vuoi contattare le persone in un luogo specifico, avere un numero locale potrebbe essere la scelta migliore.

Ma cosa succede se si vuole espandere in un’altra città o paese? I clienti possono esitare a chiamare un’azienda con un prefisso straniero se si usa solo lo stesso numero di telefono locale. Avere molte linee telefoniche locali non sarebbe però né conveniente né economico.

A clever option here would be to get a virtual local phone number for your chosen location. For example, CloudTalk lets you buy local phone numbers from over 140 countries. 

Numeri di telefono gratuiti

A toll-free number is one that begins with one of the associated codes – 800, 888, 877, 866, 855, 844, or 833, in the United States. As the owner of such a number, you will be billed both for incoming and outgoing calls. 

Questo significa che i clienti possono contattarvi senza che si debbano preoccupare dei costi. I numeri verdi possono incoraggiare i clienti a chiamarti per qualsiasi domanda o problema. Ma potresti poi preoccuparti se puoi permetterti o meno di aggiungere un numero verde alla tua azienda. Soprattutto quando si corre con un budget limitato.

In questo caso, potresti essere interessato ad acquistare un numero verde “a costo condiviso”. Invece di far pagare solo a te le chiamate in entrata, il costo sarà diviso tra te e il cliente. I numeri a costo condiviso sono quindi sia più facili per il tuo budget che più convenienti per i tuoi clienti, che possono chiamarti a una tariffa più bassa che se usassero un numero regolare.

Numero di telefono di vanità

Un numero di telefono di vanità è un numero di telefono locale o gratuito che ti permette di scrivere parole o frasi che sono rilevanti per il tuo marchio. Questi numeri brevi ma memorabili funzionano come un fascino per qualsiasi campagna digitale o stampata in cui il tuo numero di telefono deve essere visibile e facile da ricordare. Come potresti usarne uno?

Sarebbe una buona idea menzionare la tua specializzazione in modo che le persone sappiano esattamente con cosa puoi aiutarli solo dal numero, per esempio 1800-Flowers. Potresti anche aggiungere il tuo marchio al numero di telefono per renderlo più memorabile, come ha fatto FedEx con il suo numero 1-800-GO-FedEx.

Seleziona i telefoni per il tuo sistema telefonico aziendale

Hai deciso il tipo di numero di telefono che vuoi avere? Ora l’unica cosa di cui hai bisogno è un dispositivo di chiamata. Quale dovresti scegliere, però?

Se hai scelto un sistema di linea fissa, allora non hai molte altre opzioni oltre all’acquisto di un telefono fisso tradizionale o di un set PBX aziendale. Potrebbe avere più senso ottenere un telefono PBX per le chiamate d’affari, in quanto possono darti molte caratteristiche utili che i telefoni normali non hanno.

I telefoni PBX sono purtroppo più costosi. Se devi comprarne 10 o 15 per tutti i tuoi dipendenti, allora potresti dover spendere un bel po’ di soldi anche quando opti per modelli più economici. Per esempio, un telefono PBX medio costerà circa 1.000 dollariper agente.

Inoltre, i telefoni PBX sono anche tipicamente legati a un contratto. Questo significa che prima che un contratto con il fornitore finisca, potreste avere problemi a cambiare, sostituire o modificare i dispositivi. Come tale, dovresti sceglierli con attenzione.

Se stai cercando qualcosa di più flessibile e più facile da scalare, allora una piattaforma VoIP potrebbe essere una buona opzione per te. Dato che i tuoi dipendenti possono usare qualsiasi dispositivo per fare e ricevere chiamate, non c’è bisogno di comprare subito nuovi telefoni per il tuo team. Inoltre, possono facilmente passare da un dispositivo all’altro e scegliere quello che è più comodo per loro in qualsiasi momento. Simply by logging into the VoIP service on another device.

Ottimizza le tue chiamate aziendali con le estensioni

You could buy a separate phone number for each employee, but that would likely require a lot of time and money. A better idea would be to use call extensions. These are short, easy-to-remember numbers that are individualized for each department or employee, through which they can quickly reach who they want.

Diciamo che un agente deve discutere un problema urgente con un collega di un altro dipartimento. Invece di digitare il numero completo(e possibilmente fare un errore), possono semplicemente digitare un interno di quattro cifre per essere collegati immediatamente.

Quanto tempo potrebbero risparmiare chiamando il dipartimento giusto attraverso un’estensione piuttosto che l’intero numero di telefono? Un bel po’ quando tutto si somma.

Ottimizzare il tuo sistema telefonico aziendale con più funzioni

Migliorare la produttività tua e del tuo team è probabilmente una delle tue principali priorità. La maggior parte dei sistemi telefonici moderni hanno diverse caratteristiche che possono aiutarvi in questo.

Purtroppo, la maggior parte di loro non sono disponibili con i normali telefoni fissi o centralini. Mentre questi sistemi telefonici hanno un paio di utili funzioni integrate, le loro capacità sono generalmente piuttosto basilari.

Inoltre, la maggior parte delle caratteristiche avanzate sono di solito disponibili solo come componenti aggiuntivi per i quali è necessario pagare separatamente. Somma i costi e il prezzo finale per l’aggiornamento del tuo sistema telefonico potrebbe essere ben al di sopra di quello che ti puoi permettere.

In contrast, virtual phone platforms come with numerous business features that are available to you from the start at no extra cost. Have a quick look at some features of CloudTalk that could help your team function better than ever:  

• Auto-attendant con cui è possibile indirizzare tutte le chiamate all’agente più adatto immediatamente.
• Saluti personalizzatisaranno riprodotti a tutti i clienti quando, per esempio, chiamano al di fuori dell’orario di lavoro.
• Voicemail drop, attraverso il quale il vostro team può registrare un messaggio vocale una volta e usarlo ogni volta che è necessario piuttosto che registrare un nuovo messaggio vocale ogni volta.
• Chiamate in conferenza per tenere riunioni per telefono o per qualsiasi altro dispositivo che i partecipanti vogliano usare.
• Analisi delle chiamate per monitorare le prestazioni dei tuoi dipendenti in tempo reale, direttamente dalla tua dashboard.
• Predictive dialer that can automatically dial numbers from an employee’s contact list and forward to them the answered calls. It saves time on dialing manually for your agents.

Queste caratteristiche potrebbero essere un cambio di gioco per voi, soprattutto se gestite una piccola impresa. Ciò che è ancora più importante è che avrete accesso immediato a tutti gli strumenti più recenti o alle capacità aggiunte alla piattaforma, senza costi aggiuntivi per voi.

Come si può acquistare un nuovo numero di telefono aziendale in CloudTalk?

Ora che conosci tutti i pro e i contro dei numeri di telefono aziendali, passiamo ai dettagli. È molto più facile comprare un numero di telefono di quanto si possa pensare. Ecco come farlo in Cloudtalk:

1. Vai alla tua dashboard CloudTalk e clicca sulla scheda “Numeri” nel menu.
2. Verranno presentati tutti i numeri di telefono che possiedi attualmente. Sopra la lista, c’è un pulsante “Compra un numero”.
3. Dopo averci cliccato sopra, verrai portato ad un nuovo menu. Qui, puoi scegliere il tipo di numero che vuoi comprare (locale, mobile, nazionale o gratuito). Vedrai anche i prezzi mensili per ciascuno.
4. Se vuoi acquistare un numero per una zona/città specifica o più di un numero, compila i campi “Area code” e “Quanti numeri ti servono”. In caso contrario, lasciateli vuoti.
5. Dopo aver confermato la tua scelta, vedrai un banner di conferma dell’ordine nella parte superiore dello schermo. Riceverai anche un’e-mail di conferma del tuo acquisto.

Find out why you should obtain a free business phone number and how to do it in CloudTalk:

Of course, that doesn’t mean you have to leave your current phone number behind. Whether it’s a landline number or a mobile one, you can port it to CloudTalk and keep using it as normal. If you want to port a number to us, just send an email to porting@cloudtalk.io with the subject “Port-in request” and the following information:

• Il numero o i numeri che volete trasferire nel formato internazionale, per esempio +442012345678.
• Il nome(i) del tuo attuale fornitore(i) di servizi telefonici da cui vuoi che portiamo il numero(i) e il nome(i) del titolare(i) dell’intervallo.
• The name(s) of your current telephone service provider(s) from whom you want us to port the number(s) and the name(s) of the range holder(s).
• Una copia della vostra fattura più recente per il numero o i numeri che volete trasferire.

Una volta ricevuta la richiesta, controlleremo se il numero può essere portato. Se sì, ti invieremo una Lettera di Autorizzazione (LOA) da compilare, firmare e restituirci.

How long will it take for your number to become available? We would recommend you take a look at our Portability Table. There, you’ll also find out how much it might cost to port a number, depending on the location.

Conclusione

Un numero di telefono non è solo un modo conveniente per i tuoi clienti di contattarti. Può anche aumentare la fiducia che i vostri clienti hanno in voi e farvi apparire più “grandi” ai loro occhi. Anche se siete una piccola azienda. Ma per ottenere questo, dovresti scegliere il tuo numero di telefono e l’intero sistema telefonico con saggezza.

Ora che sai quali sono le tue opzioni, dovrebbe essere più facile per te capire quale funzionerebbe meglio per il tuo business.

If you are still in two minds about the type of phone number that is most likely to work best for your business, how about getting in touch with us? We’re ready to answer all of your questions and help you pick exactly the right system to help grow your business.