Ako získať firemné telefónne číslo: Kompletný sprievodca

Vedeli ste, že 72 % spotrebiteľov viac dôveruje firme, ktorá má profesionálny telefónny systém? Telefonovanie je stále jedným z najobľúbenejších spôsobov komunikácie medzi spoločnosťami a zákazníkmi. Je to vaša šanca urobiť výnimočný prvý dojem.

Bez ohľadu na to, či pôsobíte v sektore B2B alebo B2C, rozpoznateľné firemné telefónne číslo môže byť rozdielom medzi tým, či vedúci zdvihne váš hovor alebo ho nechá prejsť do hlasovej schránky. Profesionálne telefónne číslo je imidž značky vašej firmy. Zakaždým, keď ho zákazník uvidí, mal by myslieť na dôveru, spoľahlivosť a vykonanie práce.

Kľúčové poznatky:

• Služobné telefónne číslo je veľmi dôležité na oddelenie pracovného a osobného života.
• Virtuálne telefónne čísla ponúkajú cenovo výhodné a rýchle nastavenie, ideálne pre vzdialené tímy, ktoré používajú viacero zariadení.
• Miestne a bezplatné čísla vám pomôžu vybudovať si dôveryhodnú prítomnosť značky medzi globálnou zákazníckou základňou.
• CloudTalk poskytuje široký výber čísel na každý účel a platformu výkonných funkcií, ako je smerovanie hovorov, nahrávanie a analýza.

Ako nastaviť firemné telefónne číslo

Spôsob získania firemného čísla závisí výlučne od typu firemného telefónneho systému, pre ktorý sa rozhodnete. Poďme si rozobrať jednotlivé kroky pre každé z troch riešení, ktoré firmy najčastejšie používajú:

Keď si vyberiete nastavenie pevnej linky

Nastavenie firemných telefónnych čísel pre pevnú linku na pracovisku môže byť časovo náročné. Najmä ak musíte najprv nainštalovať potrebné zariadenie.

Dobrou správou však je, že mnohé z týchto technických záležitostí za vás urobí poskytovateľ telekomunikačných služieb.

V tomto prípade je postup zvyčajne nasledovný:

1. Vyberte si poskytovateľa: Vyberte si dôveryhodného poskytovateľa telekomunikačných služieb s dobrou podporou.
2. Vyberte si plán: Vyberte si plán volaní, ktorý vyhovuje vašim potrebám – miestny, medzimestský alebo medzinárodný.
3. Obstaranie hardvéru: Kúpte si potrebné stolové telefóny a systém PBX.
4. Inštalácia: Nechajte poskytovateľa nastaviť linky a pripojiť ich k vašej pobočkovej ústredni.
5. Výber čísla: Váš poskytovateľ ponúka skupinu dostupných čísel alebo môžete preniesť existujúce číslo. Po výbere ho poskytovateľ priradí do systému PBX na presmerovanie na konkrétne prípojky.

Keď si želáte plán firemného mobilného telefónu

Mnohé podniky sa rozhodujú pre plány mobilných telefónov, pretože tieto zariadenia majú pripojenie na internet, funkcie e-mailu/SMS a môžu sa používať na uskutočňovanie alebo prijímanie hovorov mimo kancelárie.

Môže tiež eliminovať potrebu zakúpenia zariadenia PBX, hoci náklady sa môžu zvýšiť pri uskutočňovaní medzimestských hovorov alebo pri nahromadení veľkého počtu minút hovorov.

Ak sa vydáte touto cestou, najlepším spôsobom, ako získať firemné telefónne číslo, ktoré vám vyhovuje, je vybrať si zariadenie s integrovanou kartou eSIM. Tieto karty sa často dodávajú s možnosťou viacerých profilov a aktívnych liniek, čo znamená, že môžete na cestách meniť čísla.

V tomto prípade je postup nasledovný:

1. Vyberte si dopravcu: Vyberte si mobilného operátora s dobrým pokrytím vo vašej oblasti.
2. Vyberte si plán: Nájdite si dátový a volací plán, ktorý vyhovuje veľkosti vášho tímu a používaniu mobilných zariadení.
3. Získajte karty SIM: Získajte karty SIM alebo eSIM pre zariadenia svojho tímu. SIM karty sa dodávajú s vopred pridelenými číslami, ktoré môže operátor upraviť tak, aby sa preniesli existujúce firemné čísla.
4. Priraďte čísla: V spolupráci s operátorom aktivujte SIM karty s novými alebo prenesenými číslami pre každého zamestnanca.
5. Distribúcia zariadení: Poskytnite firemné mobilné telefóny alebo nechajte zamestnancov používať ich vlastné zariadenia s novými SIM kartami.

Keď si predplatíte softvér založený na VoIP

Takmer tretina podnikov prešla zo staršej telefonickej siete na služby VoIP (čo je v technickej reči internetový hovor).

K dôvodom sa dostaneme neskôr, ale teraz vám stačí vedieť, že ak hľadáte jednoduchý spôsob, ako nastaviť firemné telefónne číslo, systém založený na VoIP je rozumnou voľbou.

V tomto prípade je postup nasledovný:

1. Poskytovatelia výskumu: Vyhľadajte si spoľahlivých poskytovateľov služieb VoIP, ako je napríklad CloudTalk.
2. Vyberte si plán: Vyberte si plán, ktorý ponúka užitočné funkcie, ako sú virtuálni asistenti, nahrávanie hovorov a ďalšie.
3. Zaregistrujte sa: Prihláste sa do služby a vytvorte si firemné konto.
4. Vyberajte čísla: Vyberte si rôzne čísla z rozsiahlej ponuky poskytovateľa alebo preneste existujúce firemné čísla na novú platformu VoIP. K tomuto kroku sa môžete vrátiť aj vtedy, ak chcete neskôr vytvoriť nové virtuálne číslo.
5. Konfigurácia zariadení: Nastavte pre svoj tím IP telefóny, desktopové klienty alebo mobilné aplikácie a zabezpečte správne smerovanie všetkých čísel a vynikajúcu kvalitu hovorov.

Jednoduché získanie firemných telefónnych čísel pomocou služby CloudTalk

Teraz, keď už viete, ako fungujú firemné telefónne čísla, prejdime k podrobnostiam.

Nastavenie telefónneho čísla pomocou služby CloudTalk je jednoduché:

1. Prejdite na ovládací panel služby CloudTalk a kliknite na kartu Čísla.
2. Tu sú uvedené vaše aktuálne telefónne čísla. Kliknite na „Kúpiť číslo“ v hornej časti.
3. Vyberte si typ čísla – miestne, mobilné, národné alebo bezplatné – a pozrite si mesačné ceny.
4. Zadajte smerové číslo oblasti alebo počet čísel, ktoré potrebujete, ak chcete konkrétne miesta alebo viacero čísel.
5. Potvrdením výberu sa zobrazí banner s potvrdením objednávky. Nákup vám bude potvrdený e-mailom.

Potrebujete si ponechať svoje existujúce číslo? Môžete ho jednoducho preniesť do služby CloudTalk. Pošlite žiadosť na adresu porting@cloudtalk.io s predmetom „Žiadosť o portovanie“ spolu s nasledujúcimi informáciami:

• Číslo(a) na prenos v medzinárodnom formáte. Napríklad +442012345678.
• Aktuálny(í) poskytovateľ(i) telefónnych služieb a držiteľ(i) rozsahu pre číslo(a).
• Osoba alebo spoločnosť, na ktorú je číslo (čísla) registrované, a ich úplná adresa (adresy).
• nedávny účet za číslo (čísla), ktoré prenášate.

Po prijatí vašej žiadosti overíme, či je možné čísla preniesť. Ak áno, dostanete List o autorizácii (LOA), ktorý vyplníte, podpíšete a vrátite. Podrobnosti o odhadovanom čase a nákladoch na tento proces (keďže sa môžu líšiť v závislosti od vašej lokality) nájdete v našej tabuľke prenášania čísel.

CloudTalk umožňuje bezproblémové prenášanie. Po podpísaní LOA sa postaráme o technickú prácu a bez problémov prepneme vaše číslo od starého poskytovateľa do nášho systému. Môžete ho používať ako zvyčajne bez obáv z výpadkov alebo iných problémov ohrozujúcich podnikanie.

Je to také jednoduché!

Rôzne typy firemných telefónnych čísel

Firemné telefónne čísla možno rozdeliť do dvoch hlavných kategórií:

• podľa technológie, ktorá za nimi stojí (pevné, mobilné alebo virtuálne čísla).
• Podľa štýlu čísla (bezplatné, miestne, medzinárodné atď.), s ktorým môžete uskutočňovať a prijímať hovory prostredníctvom každého z uvedených typov techniky.

Poskytneme vám stručný prehľad rôznych typov, pričom začneme tými, ktoré sú rozdelené do kategórií podľa technológií, ktorých sme sa už dotkli. Potom sa budeme venovať rôznym štýlom:

Tradičné pevné linky

Telefónne čísla pevnej linky sú pripojené k fyzickým telefónnym linkám nainštalovaným vo vašich obchodných priestoroch. Sú priamo prepojené s verejnou komutovanou telefónnou sieťou (PSTN).

Číslo je teda viazané na konkrétne miesto, takže zvyčajne potrebujete (aspoň) jedno pre každú kanceláriu alebo pobočku firmy. Ich zriadenie je nákladné a časovo náročné.

Najsilnejším dôvodom na nasadenie tradičných pevných liniek je, keď už máte v kancelárii predinštalovanú infraštruktúru. Ak začínate od nuly, prechádzate na hybridný model práce alebo chcete mať prístup k funkciám zvyšujúcim produktivitu, najlepšou voľbou je systém VoIP.

Mobilné čísla

Mobilné čísla pre firmy fungujú ako osobné mobilné čísla, ale sú viazané na mobilný paušál určený pre firmy.

Poskytujú vášmu tímu prístup k spoľahlivému volaniu, posielaniu správ a dátam na cestách. Nezabudnite, že vaši zamestnanci môžu používať mobilné zariadenia na prijímanie hovorov bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú, napríklad počas pracovných ciest, dochádzania do práce alebo v núdzových situáciách mimo kancelárie.

Virtuálne čísla

Virtuálne čísla nemajú pevnú geografickú polohu a nevyžadujú fyzickú kartu SIM.

Namiesto toho poskytovatelia VoIP (Voice over Internet Protocol) prideľujú tieto čísla ako súčasť podnikového telefónneho softvéru. Môžete k nim pristupovať prostredníctvom aplikácií na viacerých zariadeniach, napríklad na notebooku alebo mobilnej aplikácii, čo je ideálne pre vzdialené tímy.

Navyše môžete získať číslo VoIP pre rôzne regióny bez toho, aby ste tam museli byť fyzicky prítomní.

Bezplatné čísla

Bezplatné čísla sú pre vašich zákazníkov výhodné – znamenajú, že môžu do vašej firmy volať zadarmo alebo za oveľa nižší poplatok. Sú ideálne pre zákaznícky servis alebo predajné linky, pretože podporujú viac hovorov a posilňujú imidž značky priateľskej k zákazníkom.

Upozorňujeme, že bezplatné čísla sa v jednotlivých krajinách líšia.

Tu je niekoľko príkladov:

• 800 v USA, Turecku, Portoriku a Kostarike
• 0800 v Spojenom kráľovstve, Nemecku, Belgicku a Brazílii
• 80 v Dánsku
• 01800 v Mexiku a Kolumbii
• 900 v Španielsku a Luxembursku

Miestne čísla

Miestne čísla pomáhajú upevniť vašu prítomnosť v konkrétnom meste alebo regióne. Zákazníci sú často ochotnejší volať alebo odpovedať na hovory z miestnych čísel.

Je to preto, že ich poznajú a cítia sa ľahšie, keď kontaktujú blízku firmu. Je to ľudská prirodzenosť, že človek viac dôveruje niečomu, čo pozná. Navyše všetci vieme, že nezvyčajné – alebo ešte horšie, zatajené – čísla majú povesť bežne používaných na obťažujúce telefonáty.

Medzi obľúbené príklady patrí 020 pre Londýn, 212 pre New York a 030 pre Berlín.

Tento typ telefónneho čísla je navyše čoraz obľúbenejší, pretože moderné smartfóny informujú príjemcu o tom, odkiaľ presne prichádza hovor. Takže aj keď zákazník nepozná volací kód mesta, pred zdvihnutím telefónu môže odhadnúť, kto ste, čo zvyšuje mieru prijatia vašich hovorov.

Medzinárodné čísla

Medzinárodné čísla majú ako predvoľbu kód krajiny, napríklad +1 v USA alebo +44 v Spojenom kráľovstve. Sú obľúbenou voľbou pre podniky, ktoré majú virtuálny telefónny systém, pretože ich môžu používať, aj keď ich kancelária sídli v inej krajine (napríklad call centrum v USA, ktoré má za úlohu globálne pôsobiť).

S viac ako 160 možnosťami medzinárodných čísel CloudTalk môže vaša firma využívať čísla po celom svete – od Európy až po Latinskú Ameriku a ďalšie krajiny. To je užitočné, ak chcete expandovať na nové trhy bez toho, aby ste museli zakladať fyzické pobočky na každom mieste, kde máte zákazníkov.

Čísla priamej voľby (DID)

Čísla DID (Direct Inward Dialing) sú špecifické čísla pridelené jednotlivcom alebo oddeleniam vo vašej firme. Fungujú ako predĺženia, ale sú to samostatné čísla, ktoré umožňujú zákazníkom priamo sa spojiť so správnym tímom alebo osobou bez toho, aby museli prechádzať zložitým telefónnym menu.

Napríklad vaše obchodné oddelenie môže mať vlastné číslo DID, zatiaľ čo zákaznícka podpora používa iné číslo.

Výhody virtuálneho firemného telefónneho čísla

Prechod na virtuálne telefónne číslo môže byť najlepšou voľbou z mnohých dôvodov:

Úspora nákladov

Prejdime k veci, náklady na podnikový telefónny systém sú to hlavné, čo väčšinu spoločností zaujíma. A prezradíme vám tajomstvo: virtuálne číslo je takmer vždy lacnejšie.

To preto, že nemusíte investovať do fyzickej infraštruktúry, ktorá je potrebná pre tradičné telefónne systémy. Hovoríme o veciach, ako sú jednotky PBX, kabeláž, sieťové prepínače, napájanie, slúchadlá, zoznam pokračuje…

Umožnite svojim tímom pracovať na diaľku

Práca na diaľku bola vždy ťažkým orieškom, najmä kvôli logistickým obmedzeniam. Nebyť v rovnakej miestnosti ako vaši spolupracovníci môže veci skomplikovať.

Telefonovanie sa môže zdať ako jasná voľba na prekonanie tejto prekážky, ale tvrdou pravdou je, že staršie telefonovanie nie je vhodné na vzdialenú a hybridnú prácu.

Pri tradičných systémoch sa stretávate s prekážkami, ako sú medzinárodné poplatky, problémy s presmerovaním hovorov, zablokovanie zariadenia (keď nemôžete jednoducho zmeniť telefónneho operátora) a obmedzená podpora viacerých zariadení, a to je len niekoľko z nich.

Preto sú virtuálne telefóny v súčasnosti štandardom pre prácu na diaľku. Tieto systémy sa ľahko nastavujú. Vy a váš tím môžete virtuálne čísla používať odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Telefónne systémy VoIP navyše obsahujú aj mimoriadne užitočné doplnkové funkcie, ktorým sa budeme venovať neskôr na tejto stránke.

Zvýšenie produktivity integráciou volania s inými nástrojmi

Druhou veľkou výhodou virtuálnych podnikových telefónnych systémov je, že môžu zvýšiť produktivitu.

Softvér VoIP sa môže integrovať s množstvom obchodných nástrojov, od softvéru CRM (riadenie vzťahov so zákazníkmi) až po aplikácie kalendára alebo sledovače produktivity.

Predstavte si, že máte v systéme CRM jediné tlačidlo na zavolanie, na ktoré môžu vaši zamestnanci ťuknúť vždy, keď zákazník zaregistruje sťažnosť alebo zanechá zlé hodnotenie.

Aj taký malý proces, ako je vytočenie telefónneho čísla, môže predstavovať hodiny stratenej produktivity každý týždeň. Virtuálne telefónne čísla tieto bariéry odstraňujú a umožňujú okamžitú komunikáciu.

Zlepšenie dosahu vytvorením miestnych zastúpení

Virtuálne firemné telefónne čísla idú ruka v ruke s miestnym obchodom v globálnom meradle.

Virtuálne čísla môžu byť „umiestnené“ kdekoľvek chcete. Ak napríklad potenciálny zákazník sídli vo Švédsku a vy mu voláte z USA, môže ho mierne znepokojiť, ak dostane hovor z čísla s predvoľbou +1. Ak im však zavoláte z miestnej predvoľby +46, je oveľa pravdepodobnejšie, že váš hovor prijmú.

Je to základná ľudská psychológia. Zákazníci vidia známe číslo, rozpoznajú ho a pocítia spojenie s volajúcim ešte predtým, ako zdvihnú telefón.

To sa rovná lepšej miere prijatia odchádzajúcich hovorov, čo vám dáva výhodu v každom aspekte obchodnej komunikácie – či už ide o prezentáciu produktu, uzatváranie predaja alebo poskytovanie vynikajúcich služieb zákazníkom.

Prekročte rámec virtuálnych čísel pomocou týchto funkcií telefónu

Virtuálne firemné číslo je len začiatok. Ak ste na trhu so službou VoIP, možno budete chcieť zvážiť ďalšie funkcie, ktoré sú súčasťou softvérového balíka, pretože môžu výrazne ovplyvniť produktivitu vášho call centra.

Tu sú len niektoré z najlepších funkcií telefónu CloudTalk:

#1 Návrhár toku hovorov

Návrhár toku hovorov CloudTalk je vizuálne rozhranie, v ktorom môžete vytvárať alebo upravovať cesty pre prichádzajúce hovory. Môžete jednoducho spravovať, ako hovory putujú od okamihu, keď vstúpia do vášho telefónneho systému, až po okamih, keď sú vyriešené, bez ohľadu na to, akou cestou sa vydajú.

#2 Prispôsobiteľné smerovanie hovorov

Prispôsobiteľné smerovanie hovorov vám umožní presmerovať prichádzajúce hovory na správny tím alebo osobu vo vašej organizácii. Zákazníci si musia uložiť len vaše hlavné firemné telefónne číslo a po jeho zazvonení ich systém interaktívnej hlasovej odozvy (IVR) navedie na správne miesto pomocou krokov, ako napríklad „Pre predaj, stlačte 1“.

V aplikácii CloudTalk sú IVR a smerovanie hovorov zabudované do návrhára toku hovorov. Môžete nastaviť vlastné pravidlá na základe pracovnej doby, oddelenia alebo priority volajúceho. Môžete napríklad smerovať hovory na predaj počas dňa, ale večer na zákaznícku podporu mimo pracovnej doby. Alebo by ste mohli presmerovať VIP zákazníkov priamo na ich manažéra účtu.

#3 Presmerovanie hovorov

Funkcia presmerovania hovorov umožňuje vašim agentom presmerovať volajúcich na inú osobu vo vašej organizácii. Je to užitočné pri zložitých hovoroch, pri ktorých môže byť potrebný nadriadený, aby poskytol odbornú radu, alebo v prípade, že sa zákazník jednoducho stratil v ponuke IVR.

Hovory možno presmerovať aj na mobilné zariadenie zamestnanca, na iné miesto v kancelárii alebo dokonca do určenej schránky hlasovej pošty. Všetko rozumné scenáre, ak agent po niekoľkých prichádzajúcich hovoroch od zákazníka nezodvihol telefón.

#4 Prepisy a nahrávanie hovorov

Nahrávanie hovorov vytvára zvukové záznamy vašich telefonických rozhovorov so zákazníkmi. To je skvelé na školenia zamestnancov, dodržiavanie právnych predpisov alebo jednoducho na vrátenie sa k tomu, čo bolo povedané v predchádzajúcom hovore.

Funkcia prepisov hovorov CloudTalk s umelou inteligenciou je obzvlášť užitočná na pochopenie kľúčových bodov konverzácie na základe rýchleho pohľadu.

#5 Smart Dialer

Inteligentná služba Smart Dialer urýchľuje odchádzajúce volania a znamená, že agenti nemusia sami vytáčať čísla. Ak príjemca nie je dostupný (pretože jeho linka je obsadená alebo odpojená), automaticky vytočí ďalší kontakt v zozname.

To je ideálne pre predajné hovory, pretože vaši zástupcovia môžu osloviť viac potenciálnych zákazníkov za oveľa kratší čas. Bežne ho využívajú aj kontaktné centrá, napríklad v prípade, že je potrebné spracovať zoznam lístkov zákazníckej podpory. Nielenže sa tým zvyšuje produktivita, ale odpadá aj namáhavá úloha neustáleho vypisovania telefónnych čísel, čo vaši agenti určite ocenia.

#6 Power Dialer

Power Dialer jednoducho vytočí ďalšie číslo v zozname hneď po ukončení aktuálneho hovoru. Táto funkcia skracuje každú interakciu o niekoľko sekúnd, čo predstavuje hodiny ušetrenej produktivity vášho tímu každý pracovný týždeň.

#7 Monitorovanie hovorov

Monitorovanie hovorov umožňuje nadriadeným počúvať živé hovory na účely zabezpečenia kvality a školenia.

Môžu ticho monitorovať hovory bez toho, aby o tom agent alebo zákazník vedeli, alebo poskytovať spätnú väzbu prostredníctvom „šepkaného koučovania“, keď ich rady počuje len agent. K dispozícii je aj možnosť „barge-in“, ktorá umožňuje supervízorom v prípade potreby priamo vstúpiť do hovoru.

Rozšírenia telefónu #8

Telefónne prípony vytvárajú jedinečné krátke čísla, ktoré umožňujú volajúcim rýchlo sa spojiť s konkrétnymi osobami alebo oddeleniami.

Zákazníci môžu napríklad vytočiť hlavné číslo kancelárie, potom zadať interné číslo a priamo sa pripojiť, aby preskočili ponuku IVR. Je to praktické aj v prípade, keď sa hovory prerušia a vy potrebujete znovu nadviazať spojenie.

#9 Hlasová pošta

Hlasová pošta umožňuje volajúcim zanechať hlasovú správu, keď nie je k dispozícii nikto, kto by ich hovor prijal. Môžete si prispôsobiť pozdravy, nastaviť rôzne schránky pre rôzne oddelenia a dokonca prijímať hlasové správy ako zvukové súbory alebo textové prepisy prostredníctvom e-mailu.

#10 Zabudovaná analytika

Veľkou výhodou virtuálnych telefónnych služieb sú všetky informácie o hovoroch, ktoré možno previesť do surových údajov a sústrediť na jednom mieste.

Pomocou služby CloudTalk môžete sledovať ukazovatele vrátane celkového objemu hovorov, priemerného času vybavenia a miery spokojnosti zákazníkov. Môžete použiť filtre na zúženie kritérií vyhľadávania a zamerať sa na výkonnosť jednotlivých agentov. Vašim nadriadeným to pomôže ponúkať personalizované školenia pre váš tím.

Získajte firemné telefónne číslo, ktoré urobí správny dojem

Vaše telefónne číslo môže byť prvou vecou, ktorú zákazník uvidí pri kontakte s vašou firmou, preto sa oplatí venovať mu trochu úsilia.

Koniec koncov, prvý dojem je dôležitý. Ak váš zákazník vidí, že mu volá miestne číslo, je oveľa pravdepodobnejšie, že zdvihne telefón. Dodáva to nádych známosti a dôvery ešte predtým, ako ste povedali jediné slovo, a nastavuje vašu konverzáciu na správnu cestu.

Ste pripravení začať? CloudTalk vám uľahčí získanie požadovaného typu telefónneho čísla s bezproblémovým prenosom všetkých existujúcich čísel vo vašej firme. bezplatnou skúšobnou verziou ešte dnes!