Qué es un Sistema Telefónico en la Nube

Al dirigir un negocio, es posible que quieras utilizar una herramienta que pueda dar soporte al sistema telefónico de tu empresa, a la atención al cliente, al centro de llamadas y al equipo de ventas. Todo esto se puede potenciar fácilmente con el uso de una solución basada en la nube.

Si estás leyendo este artículo, lo más probable es que estés interesado en invertir en un sistema telefónico en la nube y en afrontar muchos retos sin problemas. Gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías, hay muchos sistemas en el mercado que pueden satisfacer tus necesidades. A continuación puedes encontrar toda la información esencial sobre este tema, incluyendo la definición y las ventajas de dichas herramientas.

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Sistema telefónico en la nube: definición

Un sistema telefónico en la nube es una plataforma de telefonía empresarial basada en el Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP) que está alojada y gestionada por un proveedor externo. CloudTalk puede ser un excelente ejemplo de este tipo de herramienta.

Las diferencias cruciales entre el sistema VoIP en la nube y el sistema telefónico local son las funciones avanzadas, la posibilidad de trabajar a distancia y el acceso desde cualquier lugar.

Ahora que tienes una idea de lo que es un sistema telefónico en la nube, comprueba cómo puede utilizarse en tu empresa y por qué merece la pena. ¡Sigue leyendo!

¿Por qué tu empresa necesita un sistema telefónico en la nube?

Las telecomunicaciones son el núcleo de la comunicación empresarial. Antes de Internet, las llamadas telefónicas eran esenciales. Hoy en día, aunque nos comuniquemos de buen grado a través de Internet, llamar sigue siendo una forma más rápida y personal de tratar con los clientes o de captar otros nuevos.

Phone system enables at a minimum to have a main phone number and extensions which allow reaching particular employees. Thanks to Internet phones, everyone can be connected via software to one server over their IP network. Nevertheless, it can be a challenge for small or medium organizations, as installing such a system require human and budget resources, as well as infrastructure. You need to pay attention also to the system’s security and configuration. If you would like to benefit from VoIP system but you do not have a possibility to manage it on your own, you can always find a cloud phone system provider which will handle it professionally so you can focus on achieving your business goals. 

Sistema Telefónico en la Nube: ventajas

Las nuevas tecnologías ofrecen nuevas oportunidades y facilidades en muchos aspectos de nuestra vida. Entonces, ¿cómo puedes aprovecharlas para impulsar los esfuerzos de tu empresa?

Ahorra tiempo

Una vez que decidas implantar un sistema telefónico en la nube, podrás ahorrar mucho tiempo en todo el proceso, incluyendo la configuración, las actualizaciones y la seguridad. Como vas a utilizar un software ya existente, necesitas un tiempo mínimo de implementación, para que tu equipo pueda beneficiarse casi de inmediato.

La segunda perspectiva al observar el ahorro de tiempo gracias al uso de un sistema telefónico en la nube es que tu equipo de ventas o de atención al cliente probablemente mejorará su productividad aprovechando las prácticas funciones (lee más para explorar estas opciones).

Costes más bajos

Esto puede ser un obstáculo para la mayoría de las medianas y pequeñas empresas. Sobre todo, no necesitas invertir en las pesadas y costosas instalaciones necesarias. Además, no hay necesidad de mantener el equipo. También estás libre de los cargos de un sistema telefónico tradicional.

Movilidad

Gracias a la aplicación móvil, tus empleados pueden recibir y realizar llamadas desde cualquier lugar del mundo. Esto también permite el trabajo a distancia, que es una tendencia y, a veces, una opción imprescindible para las empresas actuales.

Seguridad

Cuando se trata de tener tu propio negocio, siempre tienes que pensar en asegurar tus canales de comunicación. Los sistemas telefónicos en la nube están expuestos a los piratas informáticos, que pueden tomar el control del VoIP y utilizarlo para sus fines. Un proveedor de confianza presta atención a las cuestiones de seguridad.

Integraciones

Los sistemas telefónicos en la nube pueden integrarse fácilmente con muchas herramientas empresariales, como el CRM. Gracias a ello, tu equipo puede tener un acceso fácil y rápido a los datos de los clientes y proporcionarles un soporte al cliente más preciso o preparar ofertas personalizadas. Cada llamada e información se guardará en el historial de un contacto. Puede ser muy útil para los negocios de comercio electrónico. La integración en tiempo real puede suponer un cambio en la comunicación con los clientes actuales y potenciales.

Intuitivo

Aunque un sistema telefónico en la nube tiene muchas funciones, no es complicado de usar. Puedes gestionar fácilmente tu sistema, añadir nuevos miembros del equipo y personalizar tu panel con unos pocos clics. De este modo, la configuración del sistema puede ser más rápida y realizarse sin la participación de un departamento de TI.

Funciones

Al dirigir un negocio tienes que centrarte en el panorama general. Deja que las herramientas se encarguen de muchas tareas operativas y deja que tu negocio crezca. CloudTalk, como ejemplo de sistema telefónico en la nube, está repleto de prácticas funciones que aumentarán la eficacia de tu equipo. Entre las más útiles puedes encontrar la grabación y la cola de llamadas, las devoluciones de llamada automáticas, las etiquetas de números de teléfono internos, los saludos de voz personalizados, el buzón de voz y las etiquetas de contacto.

En cuanto a las opciones más avanzadas, puedes crear un menú de Respuesta de Voz interactiva (IVR) de varios niveles que guíe a los llamantes a través de las posibles opciones para que puedan llegar a un determinado departamento o agente. Una función interesante es que puedes elegir un agente preferido para las personas que llaman, de modo que siempre serán dirigidas a esta persona. De este modo, tus empleados pueden entablar una relación con tus clientes y cerrar los tratos más fácilmente o simplemente ser más útiles, ya que están familiarizados con el caso.

Analíticas potentes

Uno de los aspectos más importantes, aunque todavía infravalorado, son las analíticas. Con los sistemas telefónicos en la nube tienes el control de todas las llamadas. Puedes controlar su duración y eficacia y encontrar un margen de mejora. Analizando las llamadas grabadas puedes encontrar los puntos fuertes y débiles de la comunicación con los clientes y trabajar en ello con tu equipo. También tienes acceso a un panel de control en tiempo real que te mostrará una visión actualizada de la productividad de tu equipo.

Escalabilidad

La VoIP permite escalar junto con el crecimiento de tu negocio. Como no necesitas ninguna infraestructura, puedes simplemente decidir ampliar la capacidad de tu software de centro de llamadas en cualquier momento. Esto también es útil cuando se trata de trabajadores remotos que pueden conectarse al sistema en cualquier momento y en cualquier lugar solo utilizando la conexión a Internet. ¡El límite lo pones tú!

No se necesita espacio físico

Un sistema telefónico en la nube no requiere ningún equipo, por lo que no tienes que gastar espacio en él. Además, la ausencia de equipos implica un menor uso de energía y, por tanto, la reducción de la huella de carbono de tu empresa.

¿Cómo elegir el mejor sistema telefónico en la nube?

Como todo servicio, implantar un sistema telefónico en la nube es una inversión. En primer lugar, es importante que entiendas las necesidades de tu empresa en este ámbito. Entre los distintos proveedores de sistemas telefónicos en la nube, las funciones básicas son probablemente las mismas, así que presta atención a los detalles y a las funciones adicionales que puedan ser útiles para tu equipo.

Compara las ofertas en función de si necesitas dirigir un centro de llamadas, un departamento de atención al cliente o un equipo de ventas. Por supuesto, puede ocurrir que necesites todas las funciones – por suerte CloudTalk tiene el paquete completo. También puedes probar algunas herramientas antes de tu decisión final. Así podrás saber si los sistemas dados son lo suficientemente intuitivos y satisfacen tus necesidades.

Como puedes ver, un sistema telefónico en la nube puede aumentar significativamente la productividad y la eficacia de tu organización en muchos niveles. No dudes en probar CloudTalk para tu empresa. Puedes inscribirte en una prueba gratuita de 14 días y probar sus opciones para descubrir todo su potencial.