Qué es un sistema telefónico en la nube
Al dirigir una empresa, es probable que quieras utilizar una herramienta que dé soporte a tu sistema telefónico empresarial, atención al cliente, centro de llamadas y equipo de ventas. Todo esto se puede potenciar fácilmente mediante el uso de una solución basada en la nube.
Si estás leyendo este artículo, lo más probable es que te interese invertir en un sistema telefónico en la nube para afrontar múltiples desafíos sin complicaciones. Gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías, existen muchos sistemas en el mercado que pueden satisfacer tus necesidades. A continuación encontrarás toda la información esencial sobre este tema, incluida la definición y las ventajas de estas herramientas.
Sistema telefónico en la nube: definición
Un sistema telefónico en la nube es una plataforma de telefonía empresarial basada en el Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP) que está alojada y gestionada por un proveedor externo. CloudTalk es un excelente ejemplo de este tipo de herramienta.
Las diferencias clave entre un sistema VoIP en la nube y un sistema telefónico físico (on-premise) son las funciones avanzadas, la posibilidad de trabajar en remoto y el acceso desde cualquier lugar.
Ahora que ya tienes una idea de qué es un sistema telefónico en la nube, descubre cómo puedes utilizarlo en tu empresa y por qué vale la pena el esfuerzo. ¡Sigue leyendo!
¿Por qué tu empresa necesita un sistema telefónico en la nube?
Las telecomunicaciones son el núcleo de la comunicación empresarial. Antes de Internet, las llamadas telefónicas eran esenciales. Hoy en día, aunque nos comunicamos de buen grado a través de Internet, llamar sigue siendo una forma más rápida y personal de tratar con los clientes o de captar otros nuevos.
Un sistema telefónico permite, como mínimo, tener un número de teléfono principal y extensiones que permiten contactar con empleados concretos. Gracias a los teléfonos por Internet, todo el mundo puede conectarse mediante software a un único servidor a través de su red IP. No obstante, esto puede suponer un reto para las pequeñas o medianas organizaciones, ya que instalar un sistema de este tipo requiere recursos humanos y presupuestarios, así como infraestructura. También hay que prestar atención a la seguridad y configuración del sistema. Si quieres beneficiarte de un sistema VoIP pero no tienes la posibilidad de gestionarlo por tu cuenta, siempre puedes buscar un proveedor de sistemas telefónicos en la nube que se encargue de ello de forma profesional para que puedas centrarte en alcanzar tus objetivos comerciales.
Sistema telefónico en la nube: beneficios
Las nuevas tecnologías abren nuevas oportunidades y facilidades en muchos aspectos de nuestras vidas. ¿Cómo puedes aprovecharlas para impulsar los esfuerzos de tu empresa?
Ahorra tiempo
Una vez que decides implementar un sistema telefónico en la nube, puedes ahorrar mucho tiempo en todo el proceso, incluyendo la configuración, las actualizaciones y la seguridad. Como utilizarás un software ya existente, el tiempo necesario para la implementación es mínimo, de modo que tu equipo podrá empezar a beneficiarse casi de inmediato.
La segunda perspectiva del ahorro de tiempo gracias al uso de un sistema telefónico en la nube es que tu equipo de ventas o de atención al cliente mejorará muy probablemente su productividad al aprovechar funciones muy prácticas (lee más para explorar estas opciones).
Menores costes
Esto puede ser un factor decisivo para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Ante todo, no necesitas invertir en instalaciones pesadas y costosas. Además, tampoco hace falta mantener equipos físicos. También te libras de las tarifas de un sistema telefónico tradicional.
Movilidad
Gracias a la aplicación móvil, tus empleados pueden recibir y realizar llamadas desde cualquier parte del mundo. Esto también hace posible el trabajo en remoto, que es una tendencia y, a veces, una opción imprescindible para las empresas actuales.
Seguridad
Cuando se trata de tener tu propio negocio, siempre debes pensar en proteger tus canales de comunicación. Los sistemas telefónicos en la nube están expuestos a piratas informáticos que pueden tomar el control de una VoIP y utilizarla para sus propios fines. Un proveedor de confianza presta especial atención a los asuntos de seguridad.
Integraciones
Los sistemas telefónicos en la nube se pueden integrar fácilmente con muchas herramientas empresariales, como los CRM. Gracias a ello, tu equipo puede tener un acceso fácil y rápido a los datos de los clientes y ofrecerles una atención al cliente más precisa o preparar ofertas personalizadas. Cada llamada e información se guardará en el historial del contacto. Esto puede ser de gran ayuda para las empresas de comercio electrónico. La integración en tiempo real puede marcar la diferencia en la comunicación con los clientes actuales y potenciales.
Intuitividad
Aunque un sistema telefónico en la nube tiene muchas funciones, no es difícil de usar. Puedes gestionar fácilmente tu sistema, añadir nuevos miembros al equipo y personalizar tu panel con unos pocos clics. De este modo, la configuración del sistema es más rápida y se realiza sin la intervención de un departamento de TI.
Funciones
Al dirigir un negocio, debes centrarte en una visión global. Deja que las herramientas se encarguen de muchas de las tareas operativas y permite que tu empresa crezca. CloudTalk, como ejemplo de sistema telefónico en la nube, está repleto de funciones prácticas que impulsarán la eficacia de tu equipo. Entre las más útiles se encuentran la Grabación de llamadas y la Cola de llamadas, las devoluciones de llamada automáticas, las etiquetas de números de teléfono internos, los saludos personalizados, el Buzón de voz y las Etiquetas de contacto.
En cuanto a opciones más avanzadas, puedes crear un menú de Respuesta de voz interactiva multinivel que guíe a los usuarios que llaman a través de las opciones disponibles para que puedan comunicarse con un departamento o agente determinado. Una función muy interesante es que puedes elegir un Agente preferido para los usuarios que llaman, de modo que siempre se les redirija a esa persona. De este modo, tus empleados pueden entablar una relación con tus clientes y cerrar acuerdos más fácilmente, o simplemente resultar más útiles al estar ya familiarizados con el caso.
Análisis potentes
Uno de los aspectos más importantes, aunque a menudo menos valorado, es el análisis. Con los sistemas telefónicos en la nube tienes el control sobre todas las llamadas. Puedes supervisar su duración y eficacia, y encontrar áreas de mejora. Al analizar las llamadas grabadas, puedes encontrar los puntos fuertes y débiles de la comunicación con los clientes y trabajar en ellos con tu equipo. También tienes acceso a un panel de control en tiempo real que te mostrará una visión general actualizada de la productividad de tu equipo.
Escalabilidad
La VoIP permite escalar al mismo ritmo que crece tu negocio. Al no necesitar ninguna infraestructura, puedes decidir simplemente ampliar la capacidad de tu software de centro de llamadas en cualquier momento. Esto también resulta útil en el caso de los trabajadores en remoto, que pueden iniciar sesión en el sistema en cualquier momento y lugar con tan solo una conexión a Internet. ¡El cielo es el límite!
No requiere espacio físico
Un sistema telefónico en la nube no requiere ningún equipo físico, por lo que no tendrás que desperdiciar espacio para alojarlo. Además, la ausencia de equipos se traduce en un menor consumo de energía y, por lo tanto, en una reducción de la huella de carbono de tu empresa.
¿Cómo elegir el mejor sistema telefónico en la nube?
Como cualquier servicio, implementar un sistema telefónico en la nube es una inversión. En primer lugar, es importante que comprendas las necesidades de tu empresa en este ámbito. Entre los diferentes proveedores de sistemas telefónicos en la nube, las funciones básicas probablemente sean las mismas, así que presta atención a los detalles y a las funciones adicionales que puedan resultar útiles para tu equipo.
Compara ofertas dependiendo de si necesitas gestionar un centro de llamadas, un departamento de atención al cliente o un equipo de ventas. Por supuesto, puede ocurrir que necesites todas las funciones; por suerte, CloudTalk dispone de un paquete completo. También puedes probar algunas herramientas antes de tomar la decisión final. De este modo, podrás comprobar si los sistemas en cuestión son lo suficientemente intuitivos y cumplen tus requisitos.
Como puedes ver, un sistema telefónico en la nube puede impulsar de forma significativa la productividad y eficacia de tu organización a muchos niveles. No dudes en probar CloudTalk para tu negocio. Puedes registrarte para obtener una prueba gratuita de 14 días y probar sus opciones para descubrir todo su potencial.
