מהי מערכת טלפון וירטואלית? המדריך האולטימטיבי שלך

בוא נתחיל – אם אתה עדיין משתמש במערכת טלפון מקומית, אתה עלול להפסיד לקוחות. בשנה האחרונה, 66% מהלקוחות אמרו שעזבו חברה עקב תקשורת לקויה ו-12% מהעסקים איבדו עובדים.

למערכות טלפון מדור קודם מבוססות קווים יש בדרך כלל פחות תכונות ולעתים קרובות קשה יותר לתחזק אותן מאשר אלטרנטיבות מודרניות יותר. הנה המתכון שלך לתקשורת לקויה.

מערכות טלפון וירטואליות הן הדרך קדימה, ואנחנו הולכים לתת לך מידע על הסיבה לכך.

נקודות עיקריות:

• מערכת טלפון וירטואלית היא פתרון תקשורת דיגיטלי מבוסס ענן המשתמש בטכנולוגיית VoIP לשיחות מבוססות אינטרנט.
• עם מערכת טלפון וירטואלית, אתה יכול לקצץ בעלויות, להגדיל את קנה המידה באופן אקספוננציאלי ולגשת לאינטגרציות, ניתוחים ותכונות התומכות בינה מלאכותית.
• כמה תכונות מפתח של מערכת טלפון וירטואלי כוללות IVR (תגובה קולית אינטראקטיבית), CFD (מעצבי זרימת שיחות), ניהול שיחות חכם ותמלול שיחות.

מהי מערכת טלפון וירטואלית?

מערכת טלפון וירטואלית היא פתרון תקשורת עסקית דיגיטלית המאפשרת לבצע ולקבל שיחות דרך האינטרנט.

מתארחות בענן, מערכות טלפון וירטואליות נותנות לך גם מספרי טלפון וירטואליים – מספרים שאינם קבועים לאף מיקום ספציפי. אז, אתה יכול לבצע שיחות על שולחן העבודה, המחשב הנייד והמכשיר הנייד שלך באמצעות אותו מספר, מכל מקום בעולם.

כיצד פועלת מערכת טלפון וירטואלית?

Voice over Internet Protocol (VoIP) היא הטכנולוגיה העיקרית מאחורי מערכות טלפון וירטואליות.

כאשר אתה יוזם שיחה, VoIP משתמש בטכנולוגיות החלפת מנות כדי לבצע דיגיטציה של הקול שלך, והמרת ההודעה שלך לחבילות נתונים דיגיטליות זעירות. מנות אלה נשלחות דרך האינטרנט לנמען, שם הן מחוברות בחזרה לפורמט המקורי שלהן.

איך זה בהשוואה למרכזייה מקומית מסורתית?

עם מערכת מקומית, שיחות מועברות באמצעות חוטי נחושת פיזיים המחוברים לרשת הטלפון הפומבית (PSTN). כאשר אתה מבצע שיחה, הקול שלך מומר לאותות אנלוגיים ומשודר באמצעות טכנולוגיית מיתוג מעגלים.

הנה השוואה זה לצד זה של מרכזיות מסורתיות לעומת מערכות טלפון וירטואליות כדי לעזור לך לראות את ההבדל:

5 יתרונות של תוכנת מערכת טלפון וירטואלית

בהשוואה למערכות מדור קודם כמו PBX, מערכות טלפון וירטואליות חסכוניות יותר, ניתנות להרחבה וקלות לשילוב עם כלים עסקיים אחרים. בנוסף, הם עמוסים בהרבה יותר תכונות ופונקציונליות, כולל כלים מתקדמים המונעים בינה מלאכותית.

בואו נצלול לכמה מהיתרונות העיקריים של מערכת טלפון וירטואלית:

#1 צמצם עלויות התקנה, תחזוקה ושיחות

מערכות טלפון מקומיות מבוססות קוויות יכולות לעלות אלפי דולרים להתקנה ולתחזוקה.

אם תבחר במערכת טלפון וירטואלית, לעומת זאת, לא תצטרך לרכוש חומרה יקרה כמו שרתי מרכזייה או טלפונים IP. כמו כן, לא תצטרך לבזבז את התקציב שלך על השכרות קו, דמי התקנה או שדרוגים ותחזוקה שוטפים.

למעשה, כל מה שאתה צריך כדי להתחיל עם מערכת טלפון וירטואלית הוא מנוי לטלפון עסקי, חיבור לאינטרנט ומכשירים התומכים ב-VoIP (מחשבים אישיים, מחשבים ניידים, טלפונים ניידים).

בנוסף, מערכות טלפון וירטואליות מציעות בדרך כלל תעריפים זולים יותר עבור שיחות בינלאומיות ומגיעות עם תכונות מובנות מוכללות. אז זה הרבה יותר חסכוני בטווח הקצר והארוך .

#2 הגדל את הפתרון ככל שהעסק שלך גדל

היכולת להוסיף במהירות משתמשים, תכונות ומיקומים חדשים בכל פעם שתזדקק להם הופכת מערכות טלפון וירטואליות לניתנות להרחבה מטבען.

צריך להוסיף משתמשים חדשים כדי להתמודד עם דרישות עונתיות? מעוניין בתכונת פרימיום? רוצים לפתוח מוקדים במיקום מעבר לגבול? עם מערכת טלפון וירטואלית, אתה יכול להגדיל את הגודל שלך מתי שאתה צריך. אז, אתה תמיד משלם רק על מה שאתה משתמש.

בנוסף, עם הפתרון הנכון, אתה יכול לעשות הכל מממשק אינטואיטיבי עם זמן השבתה מינימלי (אם בכלל).

לא ניתן לומר את אותו הדבר על פתרונות מקומיים. הגדלה בציפייה לעלייה בביקוש דורשת מעט ניחושים וכמות לא מבוטלת של כסף. אם אתה מחמיץ את המטרה, זה יכול לעשות שקע גדול בתקציב שלך.

הגדלה בתגובה לביקוש היא מסוכנת באותה מידה בגלל זמני השבתה ממושכים ואובדן פרודוקטיביות.

#3 השתלב בקלות עם שירותים אחרים

אם אתה רוצה לשלב פתרון מקומי מסורתי עם מערכות ושירותים אחרים, אתה מסתכל על שבועות של תצורה מייגעת. זה אם האינטגרציה אפשרית, בכלל.

לא רק שאתה יכול להתקין מערכת טלפון וירטואלית תוך מספר שעות, אלא שאתה יכול גם לשלב אותה בקלות עם מגוון שירותים עסקיים. ממערכות CRM ועד לתוכנות ניהול פרויקטים, מערכות טלפון וירטואליות מציעות אינטגרציות מקוריות הממכות את זרימות העבודה ומשפרות את הפרודוקטיביות.

שילוב Pipedrive CRM של CloudTalk הוא דוגמה מושלמת לאינטגרציות עוצמתיות בפעולה.

חברת יצירת לידים Leadspicker שילבה את CloudTalk עם Pipedrive כדי לייעל בהצלחה את תהליך המכירה שלהם . הודות לריכוזיות של נתוני ה-CRM והטלפון שלהם, הם הצליחו לגשת לנתוני לקוחות קריטיים מהר יותר ללא החלפת אפליקציות מייגעת.

כתוצאה מכך, הם יכולים לבצע יותר שיחות ולתעדף שירות מותאם אישית . הם אפילו צמצמו את משך הסגירה הממוצע של העסקה לכמה ימים בלבד, במקום הממוצע הקודם של 1-2 חודשים.

#4 גישה לתובנות אנליטיות בזמן אמת

מערכות טלפון וירטואליות מספקות לך ניתוח שיחות בזמן אמת כמו גם דוחות מפורטים. אז אתה יכול לעקוב אחר ביצועים, לזהות חוסר יעילות ולקבל החלטות רגישות לזמן מגובות נתונים.

אתה יכול לעקוב בקלות אחר דברים כמו:

• מהירות התשובה הממוצעת
• זמן טיפול ממוצע
• סך נפחי השיחות
• תעריפי נטישת שיחות
• זמן ממוצע בתור
• שיעור הצלחה בתשובה
• השיחה הראשונה נסגרת

אתה יכול גם לראות ניתוח נתונים עבור סוכנים ונציגי מכירות בודדים בזמן אמת. זה מקל על איתור ולתמוך במהירות בסוכנים שאולי מתקשים, ולתגמל את הביצועים הטובים ביותר שלך.

#5 קדם שיתוף פעולה בצוותים מרוחקים

76% מכוח העבודה בארה"ב פועל מרחוק כל הזמן, רוב הזמן או חלק מהזמן. וזה בעיקר הודות למערכות טלפון וירטואליות שהם מסוגלים לעשות זאת בצורה פרודוקטיבית.

מערכות טלפון מבוססות ענן מעצימות תקשורת צוות וירטואלית מכל מקום, בכל מכשיר – כל מה שהעובדים צריכים הוא חיבור לאינטרנט.

עובדים מרוחקים יכולים להעביר שיחות נכנסות למכשיר המועדף עליהם (או שכל המכשירים יצלצלו בו זמנית), הודעות מיידיות לעמיתים מכל מקום, ולהצטרף לשיחות שמע ושיחות תלת כיווניות מכל מקום.

תכונות עיקריות של מערכת טלפון וירטואלית

אם היתרונות שכנעו אותך לשקול לעבור למערכת טלפון וירטואלית, אתה בטח תוהה אילו תכונות אתה צריך:

1. תגובה קולית אינטראקטיבית (IVR)

IVR משתמש בטכנולוגיית זיהוי קולי וצליל מגע כדי ליצור אינטראקציה עם מתקשרים נכנסים. זה בעצם מנתב את איש האמצע, מנתב את המתקשרים למחלקה הנכונה, לסוכן או למידע הנכון בלי הטרחה של המתנה בתור כדי לדבר עם פקידת קבלה אנושית.

מערכות IVR מצמצמות את עלויות העבודה, מפחיתות העברות ומזרזות פתרון בעיות. עם תכונת ה-IVR של CloudTalk, אתה יכול להפחית את משך השיחה הממוצע ב -40% .

2. התקשר למעצב זרימה

מעצב זרימת שיחות מאפשר לך ליצור מסע שיחות נכנסות ייחודי שמנחה את המתקשרים בדרך המהירה ביותר לפתרון הבעיה. עם התוכנה הנכונה, הזרימות ניתנות להתאמה אישית לחלוטין, כך שתוכל לנתב שיחות לפי הכללים שלך – בהתבסס על סטטוס VIP, צרכי הלקוח, כישורי סוכן ועוד.

משמעות הדבר היא שאתה יכול לבצע אופטימיזציה מתמדת של המרכז הטלפוני שלך כדי להניע את היעילות הפנימית ולספק חוויות טובות יותר ללקוח.

3. מספרי טלפון וירטואליים

מספרי טלפון וירטואליים אינם קשורים למיקום קבוע. המשמעות היא שסוכנים יכולים לבצע ולקבל שיחות מכל מקום בעולם, ומספר הטלפון שלהם נשאר זהה ללא קשר למכשיר שבו הם משתמשים.

ספקי מערכות הטלפונים הווירטואליים הטובים ביותר גם נותנים לך מספרי טלפון חינם ובינלאומיים . מספרי חיוג חינם מאפשרים ללקוחות להתקשר אליך בחינם או בעלות מינימלית, בעוד שמספרים בינלאומיים מאפשרים לך לבנות אמון עם לקוחות מעבר לגבולות.

בחר ספק המאפשר לך לגשת למספרים בינלאומיים בכל המדינות שאתה משרת. CloudTalk מציעה למעלה מ-160 מספרים בינלאומיים, שזה הטווח הרחב ביותר בשוק.

4. חייגנים אוטומטיים

חיוג ידני מפחית את הפרודוקטיביות. חייגנים אוטומטיים, כמו חייגנים חשמליים וחייגנים חכמים, מתקשרים עבורך למספרי הטלפון של לקוחות פוטנציאליים, ומעצימים לסוכנים להרחיב את יכולת ההתקשרות שלהם ולהגביר את המרות המכירות.

חייגני כוח מחייגים אוטומטית מספרים בזה אחר זה, בהתאם למהירות שנקבעה. לכן, ברגע שסוכן מנתק שיחה, החייגן יתקשר לאיש הקשר הבא ברשימה.

במקום לבזבז זמן באיתור והזנת מספרים, סוכנים יכולים להשתמש בשניות היקרות הללו בין שיחות כדי לקרוא ולהפנים הערות שיחות. כתוצאה מכך, הם יכולים להתאים אישית את השיחות שלהם ולהשיג יותר המרות.

חייגנים חכמים מתקשרים למספר מספרים בו-זמנית, ועוצרים בעת מענה לשיחה. זוהי תכונה שימושית עבור מוקדי טלפון יוצאים בנפח גבוה.

5. ניהול שיחות חכם

מערכות טלפון וירטואליות מעניקות לך תכונות מתוחכמות לניהול שיחות שקשה להשיג עם פתרונות מקומיים.

קחו למשל ניתוב שיחות חכם. עם מערכת טלפון וירטואלית, אתה יכול לנתב שיחות בהתבסס על הצרכים של המוקדים הטלפוניים שלך כדי לייעל את זרימת השיחות ולהניע פתרונות מהירים יותר של בעיות.

ואז יש העברת שיחות, המאפשרת לך להפנות שיחות נכנסות למספר אחר. לדוגמה, סוכנים העובדים מהבית יכולים להפנות שיחות מהטלפון במשרד לטלפון הנייד שלהם. לחלופין, אם נכנסת שיחה כשהסוכן שלך מעורב, הוא יכול להגדיר העברת שיחות כדי לנתב מחדש את השיחה לעמית.

הקלטת שיחות היא עוד תכונה בולטת. מערכות טלפון וירטואליות מקליטות ומאחסנות שיחות חיות כך שתוכל להאזין להן מאוחר יותר למטרות תאימות והדרכה.

תכונות המופעלות על ידי AI

אם אתה רוצה תכונות מתוחכמות עוד יותר שנותנות לך יתרון תחרותי, בחר במערכת טלפון וירטואלי המופעלת בינה מלאכותית.

להלן כמה מהתכונות העיקריות של AI שצריך לשים לב אליהם:

6. ניתוח סנטימנטים

מופעל על ידי AI, תכונת ניתוח הסנטימנט מודד את סנטימנט הלקוחות בזמן אמת. זה יכול לזהות אם ליד או לקוח יש סנטימנט חיובי, ניטרלי או שלילי, מה שעוזר לסוכנים לשנות את האסטרטגיות שלהם כראוי.

לדוגמה, בינה מלאכותית יכולה להתריע בפני מפקחי שירות לקוחות אם ללקוח יש סנטימנט שלילי, מה שמאפשר לו לקפוץ לשיחת סוכן ולתקן את המצב. צוותי מכירות יכולים להשתמש בסנטימנטים חיוביים כדי להסיק בצורה מדויקת יותר עניין לידים.

7. סיכומים ותגיות שיחות אוטומטיות

עבודה לאחר שיחה (ACW) מגבילה את נפח הלקוחות והלידים שהעובדים יכולים לסייע ולהמיר. זה יכול לתפוס עד 50% מהזמן הפעיל של הסוכנים שלך.

עם סיכומי שיחות ותגים אוטומטיים, אתה יכול להפוך אלמנטים משמעותיים של ACW לאוטומטיים כדי להגביר את היעילות.

בינה מלאכותית יכולה לזהות נושאי שיחה, ליצור אוטומטית סיכומים לאחר השיחה ולהקצות עבורך תגיות שיחה רלוונטיות.

8. תמלול שיחות

מערכת טלפון המופעלת בינה מלאכותית לא רק מתעדת את השיחות החיות שלך, היא יכולה לתמלל אותן במספר שפות ולאחסן את התמלילים בפורמט שניתן לחיפוש. אז אתה יכול למצוא את המידע שאתה צריך תוך שניות ולפתוח תובנות עמוקות יותר לגבי שיחות עם לקוחות.

9. מיצוי נושאים

בינה מלאכותית יכולה לעקוב אחר הקלטת השיחה והתמלילים שלך כדי ליצור דוח עם נושאי שיחה חשובים וחוזרים על עצמם , עם צירי זמן חזותיים. ניתן להשתמש בניתוחים אלה כדי לבצע אופטימיזציה של מסעות הפרסום שלך וליצור תסריטי מכירות ותמיכה טובים יותר.

כיצד לבחור את הטלפון הוירטואלי המתאים לעסק שלך

תכונות שיחות עוצמתיות חשובות, אבל יש גם דברים אחרים שצריך לקחת בחשבון.

כדי לעזור לך לקבל את ההחלטה הטובה ביותר, יצרנו רשימה שימושית זו של גורמים שכדאי לקחת בחשבון בזמן שאתה מחפש את תוכנת מערכת הטלפון הווירטואלית הטובה ביותר:

1. תמורה לכסף: נתח את תוכניות התמחור של הספקים כדי להעריך אם הם מציעים תמורה טובה לכסף. המטרה היא למצוא תוכנית המציעה את כל תכונות החובה שלך במחיר סביר, עם יכולת להגדיל במידת הצורך.
2. אמינות: שקול את ערבות זמן הפעילות המוצעת על ידי הספק, שכן זה יצביע על מידת האמינות של השירות שלו. בחר בספק שיכול להבטיח לפחות 99% זמן פעילות – 99.99% זה אפילו טוב יותר, וזה מה שאתה מקבל עם CloudTalk.
3. אבטחה: ודא שהספק שלך נוקט באמצעי אבטחה מחמירים כדי להגן עליך ועל הנתונים הרגישים של הלקוחות שלך. ספקים בעלי מוניטין ישתמשו בהצפנה מקצה לקצה, אימות רב-גורמי, תיקון רגיל ואמצעים אחרים.
4. תמיכת לקוחות: מערכות מבוססות VoIP קלות להגדרה ולשימוש. עם זאת, אם אתה נתקל בבעיות כלשהן, הספק שלך אמור להיות שם כדי לעזור. שקול עד כמה זמינה תמיכת הלקוחות החיה של הספקים, באילו ערוצים הם פועלים והאם יש להם אפשרויות תמיכה בשירות עצמי. זמן התגובה הממוצע של CloudTalk הוא פחות מדקה אחת.

שדרג את התקשורת העסקית שלך עם מערכת טלפון וירטואלית

תקשורת עסקית מודרנית היא דינמית, קצבית וחסרת גבולות. כדי לתמוך בהם, אתה צריך פתרון שיכול לעמוד בקצב.

מערכות טלפון וירטואליות מציעות גמישות, מדרגיות וקישוריות גלובלית ללא הגבלה. תקשר עם לקוחות פוטנציאליים, לקוחות ועמיתים מעבר לגבולות. שפר את היעילות והערך של שיחות אלה עם תכונות מתקדמות המופעלות על ידי AI ועוד.

מוכן לשדרג את התקשורת העסקית שלך? נסה את CloudTalk בחינם או צור קשר עם צוות המכירות שלנו עוד היום.