27 رسالة بريد صوتي احترافية لتعزيز تواصلك التجاري

تشير التقارير إلى أن حوالي 80% من المتصلين الذين يتم تحويلهم إلى البريد الصوتي لا يتركون رسائل. ولكن كتابة رسالة ترحيبية مميزة ستشجعهم على القيام بذلك، وكل ما عليك فعله بعدها هو الرد. 

البريد الصوتي أداة مفيدة تتيح للعملاء التواصل معك حتى لو لم تتمكن من الرد عليهم في الوقت الحالي. شجع عملائك على ترك رسالة من خلال صياغة رسائل ترحيبية احترافية ومميزة تضمن عدم إغلاقهم للخط.

لا تعرف كيف تبدو الرسالة الترحيبية الاحترافية؟ ستجد أدناه 27 نموذجاً لرسائل ترحيبية مصممة باحترافية يمكنك استخدامها في مختلف المناسبات. تابع القراءة!

أهم النقاط:

• خصص رسالتك الترحيبية لتعكس شخصية علامتك التجارية وتخاطب جمهورك المستهدف، مما يجعل كل متصل يشعر بالتقدير.
• الوضوح أمر بالغ الأهمية: حافظ على رسالة واضحة وموجزة تضمن معرفة المتصلين بالمعلومات المطلوبة وما يمكنهم توقعه بعد ذلك.
• تضمين المعلومات الأساسية: اذكر دائماً اسم شركتك، وسبب عدم توفرك، واطلب تفاصيل المتصل.
• توجيه المتصلين بشكل مناسب: قدم طرقاً بديلة للمتصلين للحصول على المعلومات أو المساعدة، مثل زيارة موقعك الإلكتروني.
• الحث على اتخاذ إجراء سريع: شجع المتصلين على ترك رسالة وأكد لهم الرد في الوقت المناسب، تقديراً لوقتهم واستفسارهم.

ما هي رسالة البريد الصوتي الجيدة للشركات؟ 

الرسالة الترحيبية المثالية هي تلك المحدثة، الواضحة، الدقيقة والمفيدة. يجب أن تتضمن اسم شركتك والاعتذار عن عدم الرد على المكالمة. كما يجب عليك حث المتصل على ترك:

• معلومات الاتصال الخاصة به
• سبب الاتصال
• أي تفاصيل أخرى قد تحتاجها للمتابعة بفعالية.

بالإضافة إلى ذلك، غالباً ما تتضمن رسالة البريد الصوتي الاحترافية إطاراً زمنياً تقريبياً لمعاودة الاتصال، مما يضع توقعات واقعية للمتصل.

من المفيد أيضاً دمج طرق اتصال بديلة أو موارد إضافية، مثل توجيه المتصلين إلى موقعك الإلكتروني للحصول على إجابات فورية للأسئلة الشائعة. هذا الأسلوب يظهر التزام شركتك بخدمة العملاء والكفاءة.

لماذا تعد رسائل البريد الصوتي الترحيبية مهمة؟ 

وفقاً لموقع Nectafy، فإن 88% من الأشخاص الذين يبحثون عن نشاط تجاري محلي سيقومون بالاتصال أو زيارة المكتب خلال 24 ساعة. ولكن إذا لم يكن لدى شركتك ما تقدمه سوى نغمة الخط المشغول، فهناك احتمال كبير بأن يغلق المتصل الخط ويبحث عن شركة أخرى. 

بالطبع، لا يمكنك الرد على جميع مكالماتك على الفور. لهذا السبب، تحتاج إلى إعداد رسائل ترحيبية احترافية لهواتف الشركة.

7 عناصر أساسية لرسالة ترحيبية احترافية بالهاتف

الرسالة الترحيبية الاحترافية هي فرصتك الأولى لتقديم صورة إيجابية وفعالة عن نفسك أو شركتك. فهي تحدد طابع التفاعل ويمكن أن تؤثر بشكل كبير على انطباع المتصل. 

تتميز رسائل البريد الصوتي ببنية أساسية لما يجب أن تحتويه. واتباعها يمكن أن يكون أساساً لصياغة الرسالة المثالية. 

إليك المكونات الأساسية التي يجب تضمينها لرسالة ترحيبية احترافية وفعالة:

1. ابدأ بترحيب دافئ

يجب أن تكون الرسالة الترحيبية الأولى ودودة ودافئة، لتشعر المتصل بالتقدير.

مثال: „مرحباً“ أو „صباح/مساء الخير“ 

2. عرّف بنفسك

عرّف بنفسك وبشركتك أو قسمك على الفور. هذا يؤكد للمتصل أنه وصل إلى المكان الصحيح ويضفي لمسة شخصية.

مثال: „لقد اتصلت بـ CloudTalk، قسم المبيعات. اسمي هو…“

3. اعرض المساعدة

بعد التعريف بنفسك، عبر عن استعدادك للمساعدة. سؤال بسيط يدعو المتصل لتوضيح طلبه ويظهر جاهزيتك لمساعدته.

مثال: „كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟“

4. قدم توجيهات واضحة

وجه المتصلين للخطوة التالية. الوضوح هو المفتاح، سواء كان ذلك للتنقل في قائمة الهاتف أو استكشاف خيارات اتصال بديلة. 

مثال: „إذا كنت تتصل بخصوص طلب حالي، يرجى الضغط على 1. إذا كنت تريد المساعدة في تقديم طلب جديد، يرجى الضغط على 2.“

5. اذكر وقت الرد وقدم دعوة لاتخاذ إجراء

من المفيد للمتصل معرفة متى يتوقع التواصل معه. لذلك، اذكر وقت الرد المتوقع. وقدم أيضاً دعوة لاتخاذ إجراء، مثل ترك رسالة أو طلب اسم المتصل وسبب اتصاله.

مثال: „سأعاود الاتصال بك خلال 24 ساعة.“ / „يرجى ترك رسالة بعد سماع الإشارة، مع ذكر اسمك وسبب اتصالك.“

6. التبسيط والتركيز

حافظ على رسالتك واضحة ومباشرة. حاول تقديم ما هو ضروري خلال 20 إلى 25 ثانية وتجنب العبارات المعقدة للغاية أو المصطلحات الفنية التي قد تشوش المتصل.

7. استخدم نبرة صوت احترافية 

استخدم نبرة صوت احترافية طوال رسالتك الترحيبية. ويشمل ذلك اللطف في الحديث، واستخدام لغة سليمة، والحفاظ على أسلوب إيجابي.

قد ترغب أيضاً في تضمين ما يلي، اعتماداً على الموقف:

• اعتذار عن عدم تواجدك وتوضيح قصير؛ 
• شكر المتصل على تخصيص الوقت لترك الرسالة؛

نصيحة احترافية: إذا كان لديك متصلون في مناطق زمنية مختلفة، فتأكد من تضمين ساعات العمل والمنطقة الزمنية الخاصة بك، لتتواصل بدقة وتحدد التوقعات بشكل صحيح.

27 نموذجاً لرسائل البريد الصوتي الاحترافية للشركات

اكتشف مجموعتنا المختارة من 27 رسالة ترحيبية احترافية للبريد الصوتي للشركات، تم تصميم كل منها لنقل الكفاءة والود والاحترافية. تضمن هذه النماذج شعور المتصل بالتقدير حتى لو لم تتمكن من الرد على الهاتف.

رسائل ترحيبية للبريد الصوتي للشركات

1. رسالة البريد الصوتي الرسمية للشركة

هذه هي الرسالة الترحيبية التي تعمل عندما تكون في العمل ولكنك غير متاح حالياً لأي سبب كان، كحضور اجتماع مثلاً. 

يمكنك جعلها أطول قليلاً، ولكن بحد أقصى موصى به يبلغ 30 ثانية. 

مثال: „مرحباً، لقد اتصلت بـ <اسم الشركة>. نأسف لعدم تمكننا من الرد على مكالمتك الآن. يرجى ترك اسمك، ومعلومات الاتصال، وسبب الاتصال. سيتواصل معك أحد أعضاء فريقنا في أقرب وقت ممكن. يمكنك أيضاً زيارة موقعنا الإلكتروني [رابط موقع الشركة] لمزيد من الخيارات. شكراً لتواصلك معنا.“ 

2. رسالة بريد صوتي مخصصة أثناء الانتظار

هذا ما يسمعه العميل أثناء الانتظار في قائمة الانتظار نظراً لأن جميع وكلائنا يتعاملون حالياً مع حالات أخرى. يمكن للعملاء الانتظار في القائمة أو ترك رسالة صوتية على الفور. 

مثال: „عزيزي المتصل، نأسف لأن جميع وكلائنا مشغولون حالياً. يرجى البقاء على الخط، وسيقوم أحد الوكلاء بالرد على مكالمتك في أقرب وقت ممكن. كما يمكنك اختيار ترك رسالة. شكراً لصبرك.“ 

3. رسالة بريد صوتي لعدم التواجد في المكتب

إذا كان فريقك غير متاح، نوصي بصياغة رسائل مخصصة لهذا الغرض. وهي مفيدة بشكل خاص إذا كنت ترغب في إعلام العملاء بأن مكتبك متاح في ساعات عمل محددة. وبهذه الطريقة، تحدد توقعات للعملاء حول متى يمكنهم التواصل معك. 

مثال: „مرحباً، لقد اتصلت بـ <اسم الشركة>. لا يمكننا الرد على مكالمتك حالياً. ساعات عملنا الرسمية من الساعة 9 صباحاً حتى 5 مساءً، من الاثنين إلى الجمعة.

يمكنك زيارة موقعنا الإلكتروني للحصول على معلومات ذات صلة. إذا كنت ترغب في ترك رسالة لنا، يرجى تزويدنا باسمك ورقمك وسبب اتصالك، وسنعاود الاتصال بك. شكراً لك.“ 

4. رسائل البريد الصوتي للمكالمات الواردة بعد ساعات العمل

في الأوقات التي يتصل فيها العملاء خارج ساعات العمل المعتادة، من الضروري وجود رسالة ترحيبية تبلغهم بالوقت المتوقع للرد. 

مثال: „شكراً لاتصالك بـ [اسم الشركة]. مكتبنا مغلق حالياً. ساعات عملنا من [وقت البدء] إلى [وقت الانتهاء]، من الاثنين إلى الجمعة.

يرجى ترك اسمك ورقم هاتفك ورسالة قصيرة، وسنعاود الاتصال بك عند إعادة فتح مكتبنا. لمزيد من المعلومات، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني على [رابط الموقع]. شكراً لك!“

5. رسائل البريد الصوتي لرقم الهاتف المحمول الخاص بالعمل

عندما تستخدم هاتف عمل محمول، فأنت بحاجة لرسالة ترحيبية احترافية وشخصية في نفس الوقت. هذا النموذج يحقق التوازن المطلوب:

مثال: „مرحباً، لقد اتصلت بـ [اسمك] من [اسم الشركة]. لا يمكنني الرد على مكالمتك حالياً. يرجى ترك اسمك ورقمك ورسالة مفصلة، وسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن. شكراً لتواصلك، وأتطلع للتحدث معك قريباً.“

6. رسالة بريد صوتي للرد السريع عبر البريد الإلكتروني

إذا كان البريد الإلكتروني هو طريقة الاتصال المفضلة لديك، فاجعل بريدك الصوتي يعكس ذلك لتشجيع المتصلين على استخدامه. 

يعرض هذا النموذج البريد الإلكتروني كقناة اتصال أسرع وأكثر كفاءة، ويوجه المتصلين إليه.

مثال: „مرحباً، معك [الاسم] من [الشركة]. للحصول على رد فوري، يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [أدخل عنوان البريد الإلكتروني]، وأضمن لك الرد بنهاية يوم العمل التالي. وإذا لم يكن الأمر مستعجلاً، يرجى ترك معلومات الاتصال وسأعاود التواصل معك. أتمنى لك يوماً سعيداً.“

7. رسالة بريد صوتي لتوجيه الاستفسارات المحددة

لتجنب قضاء الوقت في مكالمات يمكن التعامل معها بشكل أفضل من قبل شخص آخر أو عبر وسائل أخرى، تقدم رسالة البريد الصوتي هذه توجيهات واضحة للاستفسارات الشائعة.

مثال: „مرحباً، معك [اسمك]. للاستفسار عن [السبب س]، يرجى التواصل مع [جهة الاتصال البديلة] أو [زيارة موقعنا، إرسال بريد إلكتروني]. ولأي موضوع آخر، يرجى ترك اسمك ورسالة قصيرة، وأعدك بمعاودة الاتصال بك خلال [من يوم إلى ثلاثة] أيام عمل.“

8. رسالة بريد صوتي توضيحية للاستفسارات العامة

يجب أن توجه هذه الرسالة المتصلين بكفاءة إلى المعلومات الأكثر طلباً، مما يوفر الوقت للمتصل ولفريقك. وهي توفر مساراً واضحاً للحصول على المعلومات مع إتاحة خيار التواصل الشخصي إذا لزم الأمر.

مثال: „مرحباً، لقد تواصلت مع [الشركة]. للحصول على تفاصيل حول [س]، تعد [صفحتنا على فيسبوك، موقع الشركة، إلخ] مصدراً رائعاً. هل ترغب في معرفة المزيد عن [ص]؟ تفقد [صفحة معينة على موقعنا، قناتنا على يوتيوب، إلخ].

إذا كان لديك أسئلة أخرى أو ترغب ببساطة في التحدث مع شخص من فريقنا، يرجى ترك اسمك ورقم الاتصال، وسنعاود التواصل معك على الفور.“

9. طلب تحديد وقت مناسب لمعاودة الاتصال

أظهر لمتصليك رغبتك في التواصل من خلال مطالبتهم بترك الوقت المفضل لديهم لتعاود الاتصال بهم، مما يوضح حرصك على عدم تفويت فرصة التحدث معهم.

أمثلة: „مرحباً، معك [اسم الشركة]. نأسف لعدم تمكننا من الرد على مكالمتك! نود بشدة التواصل معك. يرجى ترك اسمك ورقم هاتفك وسبب الاتصال والوقت الأنسب لمعاودة الاتصال بك – لنضمن تواصلنا معك في المرة القادمة. نتطلع للتحدث معك قريباً.“

„شكراً لاتصالك بـ [اسم شركتك]. نتطلع للتحدث معك. دعنا نعاود الاتصال بك فور توفرنا بترك اسمك ومعلومات الاتصال وسبب اتصالك. نتمنى لك يوماً رائعاً.“

رسائل ترحيبية للبريد الصوتي للعطلات والإجازات

10. رسالة البريد الصوتي للعطلات الرسمية

عادة لا تعمل الشركات خلال العطلات، مثل الكريسماس أو الأعياد. وعليك إبلاغ العميل بموعد عودتك.

يمكن أن تكون هذه الرسالة غير رسمية بعض الشيء لأن العطلات أوقات مبهجة من السنة.

مثال: „مرحباً، فريق <اسم الشركة/اسم الفريق> في إجازة حتى [التاريخ]. سنحرص على معاودة الاتصال بك فور عودتنا. إذا كان طلبك عاجلاً، يرجى ترك رسالة بريد إلكتروني على [البريد الإلكتروني للشركة]. شكراً لك وعطلة سعيدة.“

11. رسالة بريد صوتي لإجازة الأمومة أو الأبوة

يا لبهجة الترحيب بفرد جديد في العائلة! إذا كنت في إجازة رعاية طفل، يمكنك استخدام رسالة بريد صوتي توجه المتصلين لجهة اتصال بديلة مع إظهار جانب من شخصيتك. 

ليس عليك الالتزام بنبرة رسمية صارمة؛ فلا تتردد في تخصيص الرسالة لتعكس أسلوبك.

مثال: „مرحباً، لقد اتصلت بـ [اسمك ومسمياك الوظيفي]. أنا حالياً في إجازة رعاية طفل حتى [التاريخ]. في هذه الأثناء، يرجى توجيه جميع المكالمات الهاتفية إلى [اسم جهة الاتصال البديلة] على الرقم [رقم الهاتف] والرسائل الإلكترونية إلى [البريد الإلكتروني]. شكراً لكم، وأراكم في [الشهر الذي ستعود فيه للمكتب].“

12. رسالة بريد صوتي مرحة ومغامرة أثناء الإجازة

لإضافة لمسة من الفكاهة إلى رسالة بريدك الصوتي أثناء الإجازة، لا تتردد في تخصيص هذا النموذج. إنها طريقة ممتعة لإعلام المتصلين بمغامراتك. تذكر فقط ذكر تاريخ عودتك للتواصل مجدداً.

مثال: „مرحباً، معك [اسمك]. أنا في مغامرة حالياً، ربما [أتنقل في أمريكا الجنوبية، أو أستكشف غابات بورنيو الكثيفة، أو أغوص مع الحيتان في غالاباغوس] — أو ربما، [أحارب اضطرابات النوم بسبب السفر، أو أبحث في غوغل عما إذا كانت العقارب السوداء قاتلة، أو أبحث عن واقٍ شمسي قوي جداً].

سأكون خارج التغطية حتى [التاريخ]. يرجى ترك اسمك وسبب اتصالك، وسأتواصل معك فور عودتي.“

13. رسالة البريد الصوتي للاستقالة

عندما يتعلق الأمر بالانتقال إلى فرص جديدة، فمن المفيد أن يكون لديك نص بريد صوتي جاهز لشركتك السابقة يخبر المتصلين بمغادرتك بطريقة إيجابية وغنية بالمعلومات. إن تضمين ملاحظة شخصية حول «السعي وراء مغامرات جديدة» يضفي لمسة ودية ويعبر عن الحماس لفصلك القادم.

مثال: «مرحبًا، [اسم الشخص] يسعى وراء مغامرات جديدة ولم يعد يعمل لدى [اسم الشركة]. يُرجى توجيه جميع الطلبات المستقبلية إلى [اسم الشخص الجديد أو المؤقت] على الرقم [‎[رقم الهاتف]‏]. شكراً لاتصالكم!»

رسائل ترحيب بالبريد الصوتي لشركات محددة

14. رسائل ترحيب بالبريد الصوتي لمتخصصي المبيعات

يعد ترك الانطباع الصحيح أمراً ضرورياً لمتخصصي المبيعات. 

تشجع هذه الرسالة الترحيبية العملاء المحتملين على ترك معلوماتهم للمتابعة الفورية:

مثال: «مرحبًا، وشكراً لاتصالكم بقسم المبيعات في [اسم الشركة]. جميع مسؤولي المبيعات لدينا يساعدون عملاء آخرين حالياً، أو أنكم اتصلتم خارج ساعات العمل الرسمية، وهي من الساعة [وقت البدء] إلى الساعة [وقت الانتهاء]. 

يُرجى ترك اسمكم ومعلومات الاتصال ورسالة موجزة عما تبحثون عنه، وسنكون حريصين على معاودة الاتصال بكم ومساعدتكم. شكراً لاختياركم [اسم الشركة] لتلبية احتياجاتكم.»

15. رسائل ترحيب بالبريد الصوتي للعيادات الطبية

في العيادة الطبية، تحتاج رسالة البريد الصوتي الترحيبية إلى الموازنة بين الاستعجال والتعليمات الخاصة بالعديد من الحالات غير الطارئة.

مثال: «شكراً لاتصالكم بـ [العيادة الطبية/اسم الطبيب]. نحن غير متاحين حالياً لتلقي مكالمتكم. إذا كانت هذه حالة طوارئ طبية، فيُرجى الاتصال بالرقم ‎911‏ أو الذهاب إلى أقرب غرفة طوارئ.

لحجز المواعيد وجميع الاستفسارات الأخرى، يُرجى ترك اسمكم ورقم الاتصال ورسالة موجزة، وسنتواصل معكم في أقرب وقت ممكن. ساعات العمل الرسمية لدينا هي [الساعات والأيام]. شكراً لاتصالكم بـ [العيادة الطبية/اسم الطبيب].»

16. رسائل ترحيب بالبريد الصوتي للوكلاء العقاريين

بالنسبة للوكلاء العقاريين، يمكن أن تكون رسالة البريد الصوتي الترحيبية الجيدة بداية لعلاقة عملاء جديدة. يدعو هذا المثال المشترين والبائعين المحتملين لترك تفاصيلهم:

مثال: «مرحبًا، لقد اتصلتم بـ [اسمك]، وكيلكم العقاري المخصص في [شركة العقارات]. أنا أساعد عميلاً آخر حالياً أو خارج المكتب.

مكالمتكم تهمنا كثيراً. يُرجى ترك اسمكم ومعلومات الاتصال وتفاصيل العقار الذي تهتمون به، وسأعاود الاتصال بكم في أقرب وقت ممكن. شكراً لاختياركم [شركة العقارات]، حيث نحول منزل أحلامكم إلى حقيقة.»

17. رسائل ترحيب بالبريد الصوتي لمكاتب المحاماة

في مكتب المحاماة، يجب أن تعبر رسائل البريد الصوتي الترحيبية عن المهنية والسرية. إليكم مثالاً يجمع بين الاثنين:

مثال: «شكراً لاتصالكم بـ [اسم مكتب المحاماة]. مكتبنا مغلق حالياً، أو نحن في جلسة استشارة. يُرجى ترك اسمكم ومعلومات الاتصال وطبيعة استفساركم القانوني بعد النغمة. 

نحن نتعامل مع كل مكالمة بسرية وأولوية قصوى. سنعاود الاتصال بكم خلال ساعات العمل القادمة، وهي [الساعات والأيام]. شكراً لاختياركم [اسم مكتب المحاماة]، حيث تكون احتياجاتكم القانونية على رأس أولوياتنا.»

18.  رسائل ترحيب بالبريد الصوتي للمشاريع الصغيرة والشركات الناشئة

بالنسبة للمشاريع الصغيرة والشركات الناشئة، تعتبر كل مكالمة فرصة محتملة لبناء العلاقات أو تنمية شبكتكم أو إجراء عملية بيع. يمكن لرسالة البريد الصوتي الترحيبية المختصرة والودية أن تحدث فرقاً كبيراً، حيث تظهر المهنية والدفء حتى عندما لا تتمكنون من الرد على الهاتف. 

إنها فرصتكم لترك انطباع إيجابي، وتشجيع المزيد من التفاعل، ونقل المعلومات الأساسية بإيجاز.

مثال: «مرحبًا! لقد اتصلتم بـ [اسم شركتكم]. جميع فريقنا مشغولون بالعمل حالياً لنقدم لكم أفضل [منتج/خدمة] ممكنة، ولا يمكننا الرد على الهاتف الآن. 

يُرجى ترك اسمكم ورقمكم ورسالة موجزة. نحن حريصون على التحدث معكم! تفضلوا أيضاً بزيارة موقعنا الإلكتروني على [رابط الموقع الإلكتروني] للحصول على معلومات سريعة. شكراً لاتصالكم بـ [اسم شركتكم]، حيث تلتقي الأفكار الكبيرة بالخدمة الرائعة. نتحدث إليكم قريباً!»

19.  رسائل ترحيب بالبريد الصوتي لقطاع الضيافة والخدمات

يمكن لرسالة الترحيب المصممة جيداً أن تطمئن المتصلين بأن رضاهم وراحتهم هما على رأس أولوياتكم، حتى عندما لا تتمكنون من الرد على الهاتف. 

إنها فرصة للتعبير عن الدفء والمهنية وجوهر خدمتكم، كل ذلك مع تقديم المعلومات الأساسية. 

مثال: «شكراً لاتصالكم بـ [اسم فندقكم/مطعمكم/شركة خدماتكم]، حيث تكون تجربتكم هي أولويتنا القصوى. للأسف، لا يمكننا الرد على مكالمتكم في الوقت الحالي. من المرجح أننا نساعد ضيوفاً أو عملاء آخرين. 

يُرجى ترك اسمكم ورقم الاتصال وسبب اتصالكم. إذا كنتم تتصلون لإجراء حجز أو تعديله، أو للاستفسار عن خدماتنا، أو لأي طلبات خاصة، فنحن نريد سماع ذلك ونعدكم بالرد عليكم في أقرب وقت ممكن. 

للحصول على مساعدة فورية أو لمعرفة المزيد عن خدماتنا وعروضنا، يُرجى زيارة موقعنا الإلكتروني على [رابط الموقع الإلكتروني]. شكراً لاختياركم [اسم شركتكم]، ونتطلع إلى جعل تجربتكم استثنائية. نتمنى لكم يوماً رائعاً!»

20. رسائل ترحيب بالبريد الصوتي للمؤسسات التعليمية

بالنسبة للمؤسسات التعليمية، تعد رسالة البريد الصوتي الترحيبية نقطة اتصال مهمة للطلاب وأولياء الأمور والموظفين، حيث تزودهم بالمعلومات الأساسية وتطمئنهم عندما لا يكون الاتصال المباشر ممكناً. 

إنها فرصة للتعبير عن التزام المؤسسة بالتعليم والدعم مع توجيه المتصلين إلى الخطوات التالية. 

مثال: «شكراً لاتصالكم بـ [اسم المدرسة/الكلية/الجامعة]. نحن غير متاحين حالياً، لكننا سنعاود الاتصال بكم في أقرب وقت ممكن. يُرجى ترك اسمكم ومعلومات الاتصال وسبب اتصالكم. 

للحصول على مساعدة فورية، تفضلوا بزيارة موقعنا الإلكتروني على [رابط الموقع الإلكتروني] للاطلاع على الأسئلة الشائعة ومزيد من المعلومات. نحن نقدر اتصالكم ونتطلع إلى دعم رحلتكم التعليمية.»

رسائل ترحيب بالبريد الصوتي لمختلف الأقسام

21. رسائل ترحيب بالبريد الصوتي لمكاتب الاستقبال

الانطباعات الأولى مهمة، وغالباً ما تكون رسالة الترحيب بالبريد الصوتي للاستقبال هي التفاعل الأول للشخص مع شركتكم. اجعلوها ترحيبية ومفيدة:

مثال: «مرحبًا، لقد اتصلتم بمكتب الاستقبال في [اسم الشركة]. نحن حالياً إما في مكالمة أخرى أو خارج المكتب. 

يُرجى ترك اسمكم ورقمكم والغرض من اتصالكم، وسنضمن أن يعاود الشخص المناسب الاتصال بكم في أقرب وقت ممكن. شكراً لاتصالكم بـ [اسم الشركة]، حيث نقدر اهتمامكم.»

22. رسائل ترحيب بالبريد الصوتي لرقم هاتف خدمة العملاء

تتمحور خدمة العملاء حول التأكد من أن عملائكم يشعرون بأنهم مسموعون وتتم مساعدتهم، حتى لو كان ذلك من خلال بريد صوتي. 

تحدد هذه الرسالة الترحيبية النبرة الصحيحة لدعم العملاء:

مثال: «لقد اتصلتم بفريق خدمة العملاء في [اسم الشركة]. نأسف لأننا لم نتمكن من الرد على مكالمتكم. فريقنا متاح من الساعة [وقت البدء] إلى الساعة [وقت الانتهاء]، من الاثنين إلى الجمعة. 

يُرجى ترك اسمكم ورقم الاتصال وسبب اتصالكم، وسيعاود أحد ممثلي خدمة العملاء الاتصال بكم في أقرب وقت ممكن. شكراً لاختياركم [اسم الشركة].»

رسائل ترحيب بالبريد الصوتي للمبيعات

23. رسالة بريد صوتي لقسم المبيعات

لا تؤكد هذه الرسالة الترحيبية على تفاني فريق المبيعات في نجاح العملاء فحسب، بل تشير أيضاً بذكاء إلى الطلب المرتفع والفعالية لخدماتهم. 

إنها طريقة ذكية للتعبير عن قيمة الشركة المقترحة مع إدارة توقعات المتصلين.

مثال: «مرحبًا، لقد اتصلتم بقسم المبيعات في [اسم الشركة]. أعضاء فريقنا يساعدون عملاء آخرين حالياً، لمساعدتهم على [أدخل الهدف، مثل «تحقيق نمو بنسبة %25 من خلال تبسيط عمليات الموارد البشرية»]، ولا يمكنهم تلقي مكالمتكم الآن.

يُرجى ترك اسمكم واسم شركتكم ورقم هاتفكم، وسنتواصل معكم في أقرب وقت ممكن. نحن نقدر اتصالكم!»

24. تسليط الضوء على العروض الترويجية في بريدكم الصوتي

أخبروا المتصلين بالعروض الترويجية الحالية أو التحديثات أو أي عمليات إطلاق لمنتجات جديدة. يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى معالجة بعض استفساراتهم مسبقاً بشكل ملائم.

مثال: «شكراً لتواصلكم مع [اسم الشركة]. يبدو أنكم مهتمون بـأحدث [منتج جديد، صفقة، عرض] لدينا. نحن متحمسون لذلك أيضاً!

يُرجى ترك اسمكم ورقم الاتصال والوقت الأنسب لمعاودة الاتصال بكم. نحن حريصون على الإجابة عن أي أسئلة قد تكون لديكم ومشاركة أحدث التحديثات من [اسم الشركة] معكم. نتطلع إلى التحدث معكم ونتمنى لكم يوماً رائعاً!»

25. بريد صوتي لإنجازات المبيعات

يعد استخدام البريد الصوتي لرعاية العملاء المحتملين خطوة ذكية لأي متخصص مبيعات. يتيح لكم هذا النص تسليط الضوء بإيجاز على كيفية تقديم القيمة لعملائكم، وتذكير المتصلين بميزتكم البيعية الفريدة. 

إنها أيضاً طريقة ذكية لإعلام الأشخاص الذين ربما اتصلوا برقمكم عن طريق الخطأ بما تفعلونه.

مثال: «مرحبًا، لقد اتصلتم بـ [اسمك] في [شركتكم]. أنا أساعد آخرين حالياً — ربما لتمكين [نوع الشركة] من تحقيق [X من النتائج، مثل «مضاعفة عملائهم المحتملين في غضون 50 يوماً»، «توظيف كفاءات هندسية من النخبة»، «زيادة تحويل العملاء بنسبة %25»].

يُرجى ترك تفاصيل الاتصال بكم، ودعونا نستكشف كيف يمكننا تكرار هذه النجاحات لشركتكم.»

رسائل ترحيب بريد صوتي قصيرة ومضحكة

26. رسالة ترحيب بريد صوتي بسيطة

عملاؤكم مشغولون، وأنتم كذلك. اختاروا رسائل البريد الصوتي الترحيبية القصيرة هذه للوصول بسرعة إلى الجوهر وحثهم على ترك رسالة.

أمثلة: «مرحباً! شكراً لاتصالكم بـ [اسم الشركة/اسمكم]. يُرجى ترك رسالة قصيرة، وسنعاود الاتصال بكم في أقرب وقت ممكن. نتمنى لكم يوماً سعيداً!»

«لقد اتصلتم بـ [اسم الشركة]. لا يمكننا الرد على مكالمتكم الآن، دعونا نعاود الاتصال بكم! يُرجى ترك اسمكم ورقمكم وسبب اتصالكم والوقت الأنسب للاتصال بكم – لا نريد أن تفوتنا مكالمتكم مجدداً. نتحدث إليكم قريباً.»

27. رسالة بريد صوتي مضحكة

عندما نتحدث بشكل غير رسمي، يمكنكم محاولة استخدام الفكاهة في رسالتكم. هذا الأسلوب فعال حقاً في الحفاظ على انتباه العملاء لأنهم عادة ما يتسلون ويريدون معرفة ما تهدفون إليه. 

ومع ذلك، قيموا ما إذا كان هذا النوع من رسائل الترحيب الهاتفية مناسباً لصورة علامتكم التجارية. قد ينجح مع القطاعات الإبداعية ولكن ليس مع القطاعات المهنية الصارمة، مثل التمويل.

أمثلة: «مرحباً، لقد اتصلتم بـ <اسمكم> في <اسم الشركة>. نحن مشغولون بإنقاذ العالم من خلال <أضيفوا أفضل ما تفعله شركتكم>. إذا كنتم ترغبون في معرفة المزيد حول كيفية قيامنا بذلك، فيُرجى ترك اسمكم ورقم هاتفكم، وسنعاود الاتصال بكم بمجرد اكتمال مهمتنا. وهو ما ينبغي أن يكون قريباً جداً. شكراً لكم!»

«هذا بوند. جيمس بوند. حسناً، ليس بوند، على الرغم من أنني أتمنى لو كنت كذلك. إنه في الواقع [اسم عائلتكم]، [اسمكم الأول]، [اسم عائلتكم]. أنا في مهمة حالياً، وربما لا أقوم بإنقاذ العالم مع MI6، لكنني أعدكم بمعاودة الاتصال بكم غداً على أبعد تقدير. أتمنى لكم يوماً رائعاً.»

8 ممارسات فضلى للترحيب الهاتفي

الانطباعات الأولى حيوية، خاصة عبر الهاتف، حيث يحدد صوتكم وأسلوبكم النبرة للمحادثة بأكملها. يمكن للترحيب المهني والودي أن يحدث كل الفرق في خدمة العملاء، والعلاقات التجارية، والتواصل اليومي. 

هناك العديد من السمات لرسائل الترحيب الهاتفية التجارية عالية الجودة التي يجب عليكم وضعها في الاعتبار.

1. كونوا سريعين وإيجابيين

ردوا على الهاتف خلال الرنات القليلة الأولى وابدأوا بنبرة دافئة وإيجابية. تظهر رسالة الترحيب السريعة والمبهجة أنكم تقدرون وقت المتصل وتهيئ جواً ترحيبياً. ابتسموا أثناء تسجيل ترحيبكم الهاتفي. قد يبدو هذا سخيفاً، ولكن عندما تبتسمون، يمكن للمستمعين سماعكم بنبرة متفائلة ومنفتحة وودية.

2. قدموا أنفسكم وشركتكم

من البداية، دعوا المتصل يعرف أنه وصل إلى المكان الصحيح من خلال ذكر اسمكم واسم الشركة. هذا لا يؤكد للمتصل أنه طلب الرقم الصحيح فحسب، بل يضفي أيضاً طابعاً شخصياً على التفاعل منذ البداية.

3. تحدثوا بوضوح وبطء

الوضوح والسرعة هما المفتاح. تحدثوا بوضوح وبسرعة معتدلة لضمان فهم المتصل لكل كلمة. هذا مهم بشكل خاص في بيئة العمل المهنية حيث يمكن أن يؤدي سوء الفهم إلى الارتباك أو الإحباط.

4. كونوا مستعدين للمساعدة

أظهروا استعدادكم للمساعدة من خلال سؤال المتصل كيف يمكنكم مساعدته. تُظهر عبارات مثل «كيف يمكنني مساعدتكم اليوم؟» حرصاً على تقديم الدعم وتوجيه المحادثة بشكل منتج.

5. قدموا بدائل إذا كنتم غير متاحين

إذا كان الشخص الذي يحاول المتصل الوصول إليه غير متاح، فمن الأهمية بمكان تقديم طرق اتصال بديلة أو تسجيل رسالة. يُظهر تقديم الخيارات مراعاة لاحتياجات المتصل ويضمن التعامل مع طلبه.

6. كونوا مبتكرين

بعض العبارات، مثل «مكالمتكم تهمنا،» تم استخدامها مرات عديدة لدرجة أنها لم تعد تترك انطباعاً جيداً لدى المتصلين. حافظوا على ابتكار الترحيب. يمكنكم حتى الجرأة واستخدام الفكاهة. 

7. اجعلوها مريحة للأذن

تأكدوا من عدم وجود ضوضاء في الخلفية أثناء التسجيل. قد يجعل ذلك من الصعب فهم رسالة البريد الصوتي الترحيبية. أيضاً، اجعلوا ترحيبكم شخصياً وسهل الاستماع إليه. تحدثوا بوضوح وبطء. لا تكونوا آليين للغاية.

8. حافظوا على الاختصار والفعالية

لا تنسوا أن أحد أهداف البريد الصوتي هو أيضاً توفير وقت العملاء. تجنبوا تسجيل رسائل ترحيب مدتها دقيقتان مع كل الحشو غير ذي الصلة. اجعلوها قصيرة ومباشرة. الطول الموصى به هو بين ‎24‏ إلى ‎30‏ ثانية كحد أقصى، وإلا فقد ينهي المتصل المكالمة في منتصف رسالتكم.

نصيحة احترافية: إذا لزم الأمر، يمكنكم ضمان جودة رسائلكم الترحيبية باستخدام ممثلي صوت محترفين.

إعداد رسائل ترحيب هاتفية للأعمال باستخدام نظام هاتف افتراضي

إذا كنتم تواجهون صعوبة في رسائل البريد الصوتي الترحيبية، فلا تقلقوا. في الوقت الحاضر، يمكنكم الاعتماد على برنامج مركز الاتصال الافتراضي – مثل CloudTalk – لمساعدتكم. مع العديد من الأدوات والميزات المفيدة التي لا يمكنكم الحصول عليها أثناء استخدام الهاتف الأرضي، فإنه يمكن أن يجعل مهمتكم ومهمة فريق دعم العملاء أسهل بكثير.

باستخدام نظام الهاتف الافتراضي، يمكنكم:

• إعداد مجموعات محددة حسب احتياجاتكم، وفرز المكالمات الواردة إلى مجموعات (إعادة توجيه المكالمات). وبذلك، سيتم إعادة توجيه المتصل إلى الوكيل المناسب لمشكلته.
• إعداد ساعات العمل الخاصة بكم داخل التطبيق. يمكنكم أيضاً جدولة إعادة توجيه جميع المكالمات والرسائل الواردة بعد ساعات العمل إلى رقم معين.  
• تسجيل جميع المكالمات حتى يمكن تحليلها لاحقاً.

باستخدام أدوات مثل CloudTalk، يمكنكم أيضاً إعداد العدد الذي ترغبون فيه من رسائل الترحيب المهنية المخصصة للأعمال وجدولة وقت تشغيل كل منها.

تتيح لكم أنظمة الهاتف الافتراضية إعداد أنواع مختلفة أخرى من الرسائل، على سبيل المثال:

• رسالة ترحيبية – رسالة صوتية قياسية سيسمعها العملاء عند الاتصال بمركز الاتصال الخاص بكم.
• الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) – قائمة سهلة الاستخدام توفر معلومات مفيدة للمتصلين أو تساعدهم في اختيار العميل أو القسم المناسب لمشكلة معينة.

هل تحتاج إلى نظام هاتف افتراضي قوي وسهل الاستخدام لشركتك؟ 

CloudTalk هو برنامج متقدم يمكنه الارتقاء برسائل البريد الصوتي الخاصة بك إلى مستوى جديد تمامًا. تعمل ميزاتنا بسلاسة مع الشركات الكبرى والشركات الناشئة المتنامية على حد سواء. اكتشف جميع ميزات CloudTalk المتقدمة وجربه مجانًا!

خاتمة 

يعد الحصول على تحية بريد صوتي احترافية جزءًا أساسيًا من نظام الاتصالات الخاص بشركتك. يمكن للرسالة المناسبة أن تعزز صورة شركتك بشكل كبير، وتطمئن المتصلين بأهميتهم، وتسهل عملية خدمة العملاء. 

من خلال اختيار أو تخصيص واحدة من 27 تحية بريد صوتي احترافية شاركناها، فإنك لا تضع معيارًا عاليًا للتفاعل مع العملاء فحسب، بل تضمن أيضًا أن تساهم كل مكالمة، حتى الفائتة منها، بشكل إيجابي في سمعة عملك. 

تذكر أن الهدف من تحيات البريد الصوتي الخاصة بك هو جعل كل متصل يشعر بأنه مسموع ومحترم، مما يمهد الطريق لتفاعلات مستقبلية مثمرة.