אמל״ק: מה נציגי קול מבוססי AI של CloudTalk עושים?
- 01עונים על שאלות נפוצות ישירות מתוך האתר והמסמכים שלכם, ולא מהאינטרנט הפתוח.
- 02קובעים פגישות בזמן אמת ב-Google Calendar או ב-Microsoft Outlook במהלך השיחה.
- 03מנתבים שיחות על בסיס מה שהמתקשר אומר ומעבירים לנציג אנושי בעת הצורך.
- 04פועלים 24/7 במידת הצורך, או רק מחוץ לשעות הפעילות ובמקרים של עומס שיחות.
תארו לעצמכם תרחיש נפוץ: לקוח מתקשר בשעה 19:00 בערב עם שאלה לגבי המחירים שלכם ורוצה לקבוע פגישה, אבל אף אחד לא עונה. השיחה מגיעה לתא הקולי.
התשובה בקצרה:
נציג קול מבוסס AI שעונה על שאלות, קובע פגישות ומנתב שיחות מטפל בכל שלושת הפעולות הללו בשיחה אחת. הוא עונה מתוך המידע העסקי שלכם, קובע משבצת זמן ביומן במהלך השיחה ומעביר את כל השאר לצוות שלכם.
חיבור מאולתר של שירות מענה אנושי, קישור לקביעת פגישות ותפריט IVR נותן לכם שלושה כלים שונים שלא מדברים אחד עם השני.
ה-AI Receptionist של CloudTalk עושה את כל השלושה בתוך מערכת הטלפוניה של CloudTalk.
ראו כיצד שיחה אחת נענית, נקבעת ומנותבת
מה עושה מערכת שעונה על שאלות, קובעת פגישות ומנתבת שיחות?
מערכת שעונה על שאלות, קובעת פגישות ומנתבת שיחות היא למעשה נציג AI אחד בקו הטלפון שלכם שמטפל בכל השיחה. ב-CloudTalk, הנציג הזה פועל באותה מערכת טלפוניה שבה משתמש הצוות שלכם.
- עבור צוותי תמיכה, זה אומר:שאלות שגרתיות נענות במהירות, ופגישות נקבעות עבור המתקשרים ללא המתנה בתור.
- עבור צוותי מכירות:זה אומר שכל ליד נכנס עובר סינון ראשוני ונקבע ביומן של נציג מכירות, אפילו כשכולם כבר נמצאים בשיחה אחרת.
שיחה אחת, שלוש משימות: מענה, קביעת פגישה והעברה לנציג אנושי בתהליך עבודה אחד
קביעת פגישות והעברה לנציג אנושי בתהליך עבודה אחד אומרים שהמתקשר לעולם אינו צריך לנתק ולנסות ערוץ תקשורת אחר:
- 01ברכת שלום.הנציג עונה לשיחה ומציג את עצמו עם שם העסק שלכם.
- 02הבנת כוונת המתקשר.המתקשר מסביר את הצרכים שלו במילים שלו, למשל: ״אני רוצה לקבוע תור, והאם יש לכם חניה?״
- 03מענה.הנציג עונה על בסיס הידע מהמסמכים וההנחיות הפנימיות שלכם.
- 04קביעת פגישה.הוא בודק את היומן המחובר שלכם, מציע זמנים פנויים ומאשר אחד מהם.
- 05אישור.לאחר השיחה, המתקשר מקבל אישור ב-SMS, במידה והמספר שלכם תומך בשליחת SMS.
- 06או העברה לנציג.אם המתקשר צריך לדבר עם בן אדם, הנציג מעביר את השיחה למישהו מהצוות שלכם.
למה תמיכת לקוחות ותיאום פגישות צריכים להיות תחת מערכת אחת?
רוב השיחות לתיאום פגישה מתחילות בשאלה.
אם אתם מפצלים את התמיכה ותיאום הפגישות לכלים נפרדים, בעיות מתחילות לצוץ במהירות:
- ההזמנות מפוזרות בכמה מקומות שונים, ומישהו צריך לעשות ביניהן התאמה ידנית.
- פגישות שנקבעו מועברות לאיש המכירות המתאים באופן ידני.
- הפגישות שנקבעו מועברות לאיש המכירות הרלוונטי באופן ידני.
- אומרים למתקשרים ״להשתמש בקישור״, ורבים מהם פשוט לא עושים זאת.
נשמע מוכר? הבעיות האלו עלולות לקרות, במיוחד מהסיבות הבאות:
- פקיד או פקידת הקבלה עובדים רק בשעות מוגדרות מראש.
- פקיד קבלה עובד רק בשעות קבועות
- שירות מענה טלפוני חיצוני לא יכול לתאם פגישות
- נתב שיחות (IVR) מעביר מתקשרים בלי לענות על השאלות שלהם
ב-דוח מצב השירות של Salesforce לשנת 20252, צוותי שירות העריכו כי ה-AI מטפל כיום ב-30% מהפניות ומצפים שנתח זה יגיע ל-50% עד שנת 2027.
הפתרון של CloudTalk:
ה-AI Voice Agents של CloudTalk פועלים בתוך אותה מערכת טלפוניה של הצוות שלכם, על אותם מספרים ובאותו ניתוב. שיחות AI ושיחות אנושיות מופיעות באותה אפליקציה ובאותם דוחות אנליטיקה.
איך נציג קול מבוסס AI עונה על שאלות נפוצות ופניות בסיסיות
ה-AI Receptionist של CloudTalk מקבל שיחות שירות נכנסות ללא צורך בנציג אנושי ועונה על שאלות נפוצות מתוך המידע שאתם מספקים. כשהמתקשר צריך מעבר לכך, הוא קובע פגישה או מעביר את השיחה.
בדומה ל-מזכירה וירטואלית, זהו פקיד קבלה מבוסס AI שקובע פגישות ועונה על שאלות נפוצות באותה שיחה ממש.
ה-AI Receptionist יכול לענות על שאלות ופניות בנושאים הבאים:
- שעות פעילות, סגירה בחגים, מיקום וחניה
- שירותים, מחירים ומה כוללת כל פגישה
- איך לקבוע תור, ומדיניות ביטולים ואי-הגעה
- מקדמות, אמצעי תשלום וביטוחים מקובלים
- מה להביא וכיצד להתכונן לביקור
- לאיזה צוות לפנות בנושאי מכירות, תמיכה או חיוב
- תכונות מוצר, תוכניות וצעדים פשוטים לפתרון בעיות
הפתרון של CloudTalk:
עם מענה שיחות מבוסס AI, ה-AI Receptionist של CloudTalk מטפל בשאלות האלו, כך שהצוות שלכם לא צריך לחזור עליהן כל היום.
מאיפה מגיעות התשובות?
הנציג עונה אך ורק מתוך המידע שאתם מספקים לו. דפי האתר שלכם, מסמכים פנימיים והנחיות משמשים כ-Knowledge Base (מאגר הידע) שלו.
אם הוא אינו יודע את התשובה, הוא מעביר את השיחה לצוות שלכם.
ההמלצה שלנו
- שמרו על מאגר ידע ממוקד, עם תשובה ברורה אחת לכל נושא.
- ב-CloudTalk, אתם מעלים קובץ PDF או את פרטי החברה שלכם, וה-AI Receptionist עונה על שאלות נפוצות מתוכם.
- סיכומי שיחות מראים לאחר מכן אילו שאלות עולות הכי הרבה, כדי שתוכלו להשלים פערים פוטנציאליים.
שאלות שכדאי להעביר לצוות שלכם
שאלות מסוימות דורשות מענה אנושי, ונציג טוב יגיד זאת במקום לנחש:
- כל דבר שדורש שיקול דעת מקצועי, כגון אבחון, ייעוץ משפטי או פתרון טכני מורכב.
- תלונות ובירורי החזרים כספיים.
- משא ומתן על מחירים והצעות מיוחדות.
- שאלות ספציפיות לחשבון שמאגר הידע שלכם אינו יכול לכסות.
במקרים כאלה, הנציג אומר שהוא יחבר את המתקשר עם נציג, ואז מעביר את השיחה או רושם הודעה.
האם נציג קול מבוסס AI יכול לקבוע פגישות ישירות ביומן שלי במהלך השיחה?
כן. באמצעות חיבור ל-Google Calendar או ל-Microsoft Outlook, ה-AI Voice Agent של CloudTalk יכול לקבוע פגישות ישירות ביומן שלכם במהלך השיחה:
- הוא בודק משבצות זמן פנויות
- מציע שעות פנויות
- ויוצר את האירוע ביומן בזמן שהמתקשר עדיין על הקו
איך עובד תיאום פגישות בזמן אמת כשהמתקשר על הקו
כך ה-AI Receptionist של CloudTalk קובע פגישה בשישה שלבים:
- 01המתקשר מבקש לקבוע פגישה.
- 02הנציג בודק את היומן המחובר ומחפש משבצות זמן פנויות.
- 03הוא מציע שעות פנויות ומציין את אזור הזמן שלכם.
- 04המתקשר בוחר שעה, והנציג מקריא בחזרה את התאריך והשעה המלאים.
- 05הוא יוצר את האירוע ביומן עם כותרת, שם המתקשר ומספר הטלפון שלו, סיבת הפגישה, שדות מותאמים אישית ומיקום.
- 06המתקשר מקבל אישור ב-SMS לאחר השיחה (זה דורש מספר טלפון התומך ב-SMS).
להסבר מפורט על ההגדרה, קראו:
קביעת פגישות ב-Google Calendar, Outlook ומערכות זימון אחרות
החיבור ל-Google Calendar ו-Microsoft Outlook עובד ישירות מהקופסה.
כל נציג קובע פגישות ביומן אחד, והיומן הזה קובע את החוקים לכל פגישה:
- שעות פעילות
- זמני חיץ (Buffers)
- זמן חסום
שלושת הפרמטרים האלה מוגדרים שם, ולא ב-CloudTalk.
לרבים מהכלים האלה יש API מוגבל או שאין להם בכלל. אם הכלי שלכם הוא אחד מהם, שני הדפוסים הבאים עובדים מצוין:
- 01סנכרון כלי הזימון עם Google Calendar או Outlook, ומתן אפשרות לנציג לקבוע שם את התור.
- 02מתן אפשרות לנציג לבצע רישום מוקדם ולתעד את הפרטים, ולאחר מכן אישור של הצוות שלכם במערכת שלכם.
האם נציגי קול מבוססי AI יכולים לטפל בבקשות לשינוי מועד במהלך השיחה ללא העברה לנציג אנושי?
בחלקו:
1. המתקשר יכול לקבוע מועד חדש במהלך השיחה. שינויים בהזמנה קיימת, כמו הזזה או ביטול, מועברים לצוות שלכם.
2. הנציג מעביר את השיחה או מתעד את בקשת השינוי, ומישהו מהצוות שלכם מעדכן את ההזמנה המקורית.
ציינו זאת בתסריט השיחה של הנציג, כדי שהמתקשרים ידעו למה לצפות.
ניהול תהליכי עבודה מורכבים של זימון תורים
כאשר מעורבים מספר אנשי צוות, כיסאות או חדרים, נדרש תכנון מקדים לפני העלייה לאוויר.
לדוגמה: מרפאת שיניים עם ארבעה כיסאות המשתפים יומן אחד תתקל בכפילויות של תורים תוך ימים ספורים.
במקרים כאלה, יש לכם שלוש אפשרויות:
- 01יומן אחד לכל נציג או קו שירות, כך שכל נציג קובע תורים רק בלוח הזמנים שבבעלותו.
- 02קביעת תור מוקדמת על ידי ה-AI ואישור אנושי לאחר מכן – אפשרות מועדפת על מרפאות רבות בעלות מספר כיסאות.
- 03אינטגרציה מותאמת אישית עם מערכת הזימון שלכם באמצעות מומחה ה-AI של CloudTalk.
קביעת תורים בזמן שהמתקשר על הקו
כיצד נציגי קול מבוססי AI מנתבים שיחות ומבצעים העברות חכמות
נציגי הקול של CloudTalk מבוססי ה-AI מנתבים שיחות לפי מה שהמתקשר אומר. כשנדרש מענה אנושי, הם מבצעים העברות חכמות לאדם או לצוות הרלוונטי אצלכם.
אמינות מעל הכל:
מתקשר שנתקע עם AI שקופא או מנתק כמעט ולא יתקשר שוב, לכן בדקו את נתיב ההעברה לפני כל דבר אחר.
ניתוב לפי מה שהמתקשר אומר, ולא לפי אפשרויות תפריט
במקום ללחוץ על 1 עד 9, המתקשר אומר: «אני צריך לשנות את ההזמנה שלי». הנציג שולח אותו בדיוק לאן שהוא צריך להגיע.
זהו ההבדל העיקרי בין תפריט טלפוני ישן לבין AI IVR.
ב-CloudTalk, ה-AI נמצא בתוך ה-Call Flow Designer, כך שההעברות מתבצעות באותה מערכת טלפוניה שהצוות שלכם כבר משתמש בה.
ראו כיצד הניתוב ב-CloudTalk עובד בהדגמה אינטראקטיבית קצרה זו:
אילו שיחות צריכות תמיד לעבור לנציג אנושי
החליטו על הכללים האלה לפני ההשקה, ולא אחרי התלונה הראשונה:
- נושאים דחופים, כמו פיצוץ בצינור או בעיה רפואית דחופה לאותו יום.
- מתקשרים חשובים (VIP), שמועברים ישירות לאיש צוות ספציפי או למחלקת המכירות.
- תשלומים וכל מה שקשור לפרטי כרטיסי אשראי.
- הזמנות מורכבות או מרובות משתתפים.
- תלונות.
- כל דבר שה-AI אינו יכול לענות עליו מתוך מאגר הידע שלו.
מה הצוות שלכם רואה כאשר שיחה מועברת
- האדם שעונה לשיחה יכול לראות מי מתקשר
- בהתאם להגדרות שלכם, ניתן להעביר גם את פרטי המתקשר ואת סיכום השיחה שה-AI תיעד
הקולגה שלכם מקבל את ההקשר מבלי לבקש מהמתקשר לחזור על הכל מהתחלה. העברות מתבצעות לנציגים פנימיים או לקבוצות בחשבון ה-CloudTalk שלכם.
כיצד כלי ה-Voice AI מתחבר ל-CRM לצורך סינון לידים וקביעת תורים
מערכת ה-Voice AI מתממשקת עם ה-CRM כדי לסנן לידים ולתאם פגישות על ידי:
- שאלת שאלות הסינון שלכם במהלך השיחה
- שיבוץ לידים מתאימים ביומן של הנציג הרלוונטי
- שליחת תוצאות השיחה ל-CRM שלכם לאחר סיומה
זוהי גרסת צוות המכירות של אותן שלוש משימות.
האזינו כיצד נציגי הקול של CloudTalk מבוססי ה-AI מטפלים בשיחות לידים
תזמון דמואים ב-Google Calendar של נציגי המכירות ברגע שליד נמצא מתאים
Voice AI יכול לסנן לידים ולתאם דמואים ב-CRM שלכם בשיחה אחת. קודם מסננים, אחר כך קובעים. הנציג שואל לגבי:
- צורך
- לוח זמנים
- תקציב
- התאמה
לאחר מכן, הנציג מציע משבצות זמן מתוך ה-Google Calendar או ה-Outlook המחוברים של איש המכירות רק ברגע שהליד עומד בקריטריונים שלכם.
כל נציג קובע תורים ביומן אחד, לכן תכננו נציג אחד לכל איש מכירות או יומן צוותי.
צוותי B2B בוחנים הצלחת זימון תורים של AI לפי פגישות דמו שאליהן הלקוח הפוטנציאלי אכן הגיע, ורובם מתחילים בניסוי ממוקד, כמו מקור לידים יחיד.
סנכרון תוצאות השיחה לצינור המכירות (Pipeline) שלכם
לאחר השיחה, נציג ה-AI של CloudTalk מתעד את מה שקרה:
- התוצאה
- סיכום
- שדות שחולצו כגון רמת עניין והזמן הטוב ביותר להתקשרות
האופן שבו הנתונים מגיעים ל-CRM שלכם תלוי בסוג נציג ה-AI Voice:
| סוג הנציג | כיצד הנתונים מגיעים ל-CRM שלכם |
|---|---|
| AI Receptionist | שולח נתונים שנאספו באמצעות webhook, שתוכלו לנתב ל-CRM או לכלי האוטומציה שלכם. |
| AI Specialist | סנכרון CRM ישיר עם HubSpot, Salesforce, Pipedrive, ו-Zoho הוא חלק מה-AI Specialist, וניתן להפעיל שיחות יוצאות מ-HubSpot, Zapier, Make או מהמערכות שלכם באמצעות API. |
האם פלטפורמת AI יכולה לעדכן רשומות CRM ללא התערבות אנושית במהלך שיחות?
לאחר השיחה, כן. במהלך השיחה, לא כתכונה סטנדרטית.
כתיבת תוצאות לאחר סיום השיחה היא דבר סטנדרטי. חיפוש נתוני CRM בזמן אמת במהלך השיחה, למשל כדי לבדוק סטטוס חשבון, אינו סטנדרטי. זה דורש אינטגרציה מותאמת אישית שצוות CloudTalk בונה עבור ההגדרות שלכם.
האם AI יכול להתקשר בחזרה ללידים ולתאם פגישות ללא התערבות אנושית?
כן. ל-CloudTalk יש שני סוגים של נציגי AI Voice, וה-AI Specialist יכול לעשות בדיוק את זה. המדריך שלנו ל-שיחות יוצאות מבוססות AI מפרט יותר על הצד היוצא.
AI Receptionist:
- עונה לשיחות נכנסות
- מטפל בשאלות נפוצות (FAQs)
- קובע תורים
- שולח אישור ב-SMS
- מעביר מתקשרים לצוות שלכם כשנדרש מענה אנושי.
AI Specialist:
- מריץ תהליכי עבודה מותאמים אישית שנבנו עם הצוות של CloudTalk, כולל שיחות יוצאות
- מתקשר ללידים חדשים ברגע שהם ממלאים טופס או מגיעים לשלב מסוים ב-CRM
- מטפל בשיחות תזכורת ואישור ומציע מועד חדש למקרים של אי-הופעה
- מסתנכרן ישירות עם HubSpot, Salesforce, Pipedrive ו-Zoho
- מסנן לידים ומתאם פגישות
- ניתן להפעיל שיחות מ-HubSpot, Zapier, Make או מהמערכות שלכם באמצעות API.
שיחה מהירה ללידים חדשים ותיאום סיורים או דמואים
ליד שממלא טופס בשעה 21:00 כנראה משווה אתכם לעסקים אחרים.
שיחה בזמן שהכוונה עדיין טרייה מניבה יותר סיורי נדל״ן, הצעות מחיר לשירותי בית ודמואים של B2B מאשר מייל בבוקר שלמחרת. ה-AI Specialist של CloudTalk מטפל ב-פולו-אפ לידים באמצעות AI עבורכם.
השיחה צריכה גם לקבל מענה.
הנה דוגמה לאחד מסיפורי ההצלחה של לקוחות CloudTalk:
עכשיו ה-AI פשוט אומר: ״איזה שעה מסתדרת לך?״ זה כל כך פשוט, אבל זה עובד. אנשים עונים, ה-AI סוגר את זה, וסיימנו.
בעלים של Circle Gym
תזכורות תורים, אישורים ותזמון מחדש של אי-הגעה
ה-AI Specialist מטפל בשיחות שאף אחד מהצוות שלכם לא רוצה לעשות:
- אישורי תורים
- שיחות תזכורת לפני התור
- שיחות ללקוחות שלא הגיעו כדי לקבוע זמן חדש
אי-הגעה לתורים היא עלות הולכת וגדלה בתחום הבריאות. סקר של MGMA Stat מאוגוסט 20264 מצא כי 32% מהמרכזים הרפואיים חוו עלייה בשיעורי אי-ההגעה בהשוואה לשנת 2025.
סוכני קול מבוססי AI שעונים לשיחות 24/7 וקובעים תורים אוטומטית
סוכן הקול של CloudTalk מבוסס ה-AI עונה לשיחות 24/7 ומזמין תורים באופן אוטומטי, כך ששלוש המשימות ממשיכות לרוץ גם כשאף אחד לא פנוי. הוא גם אוסף את הפרטים של כל מה שדורש טיפול אנושי למחרת.
טיפול בשיחות אחרי 6 בערב כשהמשרד סגור
החלפת התא הקולי בשיחה אמיתית עוזרת גם לכם וגם למתקשר. השוו בין סוכני הקול המובילים מבוססי AI לטיפול בשיחות מחוץ לשעות הפעילות.
- אחרי 6 בערב, הסוכן עונה, מסווג את המתקשר, קובע את התור הפנוי הבא, ומשאיר לצוות שלכם סיכום ברור במקום ״היי, נא לחזור אליי״.
- הוא גם שואל איך המתקשר הגיע אליכם, מה שמראה אילו מודעות מביאות שיחות.
- עומס ההודעות הקוליות של יום שני הופך לרשימה של תורים מוזמנים מראש.
AI לשיחות מחוץ לשעות הפעילות ועומסים, הצוות שלכם בשעות השיא
זה לא אומר שה-AI חייב לטפל בכל שיחה ושיחה. עסקים רבים משאירים את הצוות על הטלפונים במהלך שעות הפעילות ומעבירים שיחות לסוכן רק מחוץ לשעות הפעילות, או כשכל הקווים תפוסים.
מכיוון שהסוכן יושב בתוך ה-Call Flow Designer, אתם בוחרים מתי הוא יענה:
- 01תמיד
- 02מחוץ לשעות הפעילות
- 03במצבי עומס
הסוכן מטפל במספר בלתי מוגבל של שיחות בו-זמנית, כך שלחץ של נפח שיחות גבוה בבוקר יום שני לא מסתיים בצליל תפוס.
הוא גם מדבר ב-70+ שפות עם זיהוי אוטומטי, מה שעוזר כאשר המתקשרים אינם דוברים אנגלית.
מענה לכל שיחה, גם מחוץ לשעות הפעילות
שאלות נפוצות של רוכשים לפני המעבר
אלו השאלות שרוכשים מעלים הכי הרבה בפני צוות CloudTalk, כולל מגבלות המערכת.
״האם זה יישמע טבעי למתקשרים שלי?״
כן, ויש לכם שליטה רבה על זה. סוכני הקול מבוססי ה-AI של CloudTalk משתמשים בקולות טבעיים וניתנים להגדרה. אתם בוחרים את הקול והמבטא, ואז מכוונים את הקצב וההגייה, למשל האטה בעת הקראת מספרי טלפון או כתובות אימייל.
בחנו את זה עם המבטאים של המתקשרים האמיתיים שלכם לפני העלייה לאוויר, ושפטו את השהות והטון בקו שלכם, לא בדמו מלוטש.
״איך רמת הדיוק בהזמנת תורים משתווה בין AI לנציגים אנושיים?״
עבור הזמנות שגרתיות, ה-AI עקבי יותר מאדם עסוק: הוא לא שוכח לשאול שאלות, והוא מזמין רק משבצות פנויות.
בני אדם עדיין מטפלים טוב יותר במצבים מורכבים, כמו מטופל לחוץ או משפחה שמזמינה שלושה תורים בבת אחת. לכן כדאי לחלק את העבודה, ואם העלות היא חלק מההחלטה, השוואת פקידת קבלה AI לעומת פקידת קבלה אנושית מציגה את שני הצדדים.
| חלק מהשיחה | חלק מהשיחה | סוכן קול מבוסס AI |
|---|---|---|
| שאלות נפוצות ממרכז הידע שלכם | כן | רק כשה-AI לא יכול לענות |
| תורים חדשים במשבצות פנויות | כן | חריגים והזמנות למספר אנשים |
| שינויים בתור קיים | קולט את הבקשה | מעדכן את התור |
| תלונות, נושאים דחופים ולקוחות VIP | מעביר את השיחה | כן |
| תשלומים ופרטי כרטיס אשראי | לא | כן |
״האם הוא יכול להתמודד עם 500+ שיחות ביום ולהסתנכרן עם היומן שלי?״
כן. הסוכן מטפל במספר בלתי מוגבל של שיחות בו-זמנית וקובע תורים ישירות ב-Google Calendar או Outlook מחוברים.
כדי לחשב את הדקות הדרושות לכם, הכפילו את מספר השיחות היומי באורך השיחה הממוצע: ב-500 שיחות ביום של שלוש דקות כל אחת, מדובר ב-1,500 דקות ביום.
״האם הוא יכול לקבל תשלומים ולבצע עסקאות במהלך השיחה?״
לא, לא כתכונה מובנית בסיסית.
השתמשו ב-AI עבור תזמון, תזכורות, ושיחות תזכורת תשלום יזומות באמצעות ה-AI Specialist.
אך השאירו את גביית התשלום לצוות שלכם. אם מתקשר מעוניין לשלם במקום, הסוכן יעביר אותו לצוות שלכם.
״האם יש אפשרות ידידותית לתקציב עבור עסקים קטנים?״
כן. ה-AI Receptionist מגיע עם 50 דקות חינם בכל תוכנית של CloudTalk, כך שתוכלו לבדוק אותו בשיחות אמיתיות לפני שתתחייבו.
כדי להעריך את הדקות החודשיות, הכפילו את מספר השיחות ביום באורך השיחה הממוצע ובמספר ימי הפעילות שלכם.
דף מחיר סוכן קול AI ומחשבון ה-ROI של סוכן קול AI יתרגמו את זה לעלויות ממשיות.
איך להגדיר סוכן קול מבוסס AI שמזמין תורים בטלפון באמצעות ה-CRM שלכם
כדי להגדיר סוכן קול מבוסס AI שמזמין תורים בטלפון באמצעות ה-CRM שלכם, בחרו את חבילת ה-CloudTalk המתאימה, חברו את היומן שלכם ובצעו בדיקה על חלק קטן מהשיחות.
AI Receptionist או AI Specialist: הגדרה ללא קוד לעומת תהליכי עבודה מותאמים אישית
| AI Receptionist | AI Specialist | |
|---|---|---|
| הכי מתאים עבור | מענה, שאלות נפוצות, ניתוב והזמנת יומנים | שיחות יוצאות המופעלות מה-CRM, מערכות הזמנות מותאמות אישית, תהליכי עבודה מבוססי API |
| הגדרה | ללא קוד (No-code), מבוצע על ידי הצוות שלכם | תהליכי עבודה מותאמים אישית שנבנו עם יועצי הפתרונות של CloudTalk |
| יומנים | Google Calendar ו-Microsoft Outlook | מערכות זימון מותאמות אישית באמצעות APIs ו-webhooks |
| נתוני CRM | נשלח באמצעות webhook | סנכרון ישיר עם HubSpot, Salesforce, Pipedrive ו-Zoho |
שיטות מומלצות לאימון סוכן קולי מבוסס AI לקביעת פגישות בטלפון
- שמרו על יומן מעודכן ומדויק.שעות העבודה, זמני ההכנה (buffers) וזמנים חסומים מנוהלים ביומן, והסוכן יקבע פגישות רק על סמך מה שמופיע בו.
- הגדירו את פרטי האירוע.קבעו את שם הפגישה, משכה והשדות שהסוכן צריך לאסוף מהמתקשר.
- אשרו את הפרטים לפני הרישום.הנחו את הסוכן לחזור באוזני המתקשר על התאריך המלא, השעה ואזור הזמן.
- שמרו על מאגר ידע קצר וממוקד.תשובה אחת ברורה ומדויקת לכל נושא עדיפה על פני ספר הדרכה של 40 עמודים.
- הגדירו חוקי העברת שיחות.צרו רשימה של סוגי שיחות שתמיד יועברו לנציג אנושי, וקבעו מי צריך לקבל אותן.
- בדקו את המערכת קודם כל מחוץ לשעות הפעילות.התחילו עם שיחות שמגיעות בערב, ועברו על סיכומי שיחות אמיתיות מדי שבוע.
כמה זמן לוקח לאמן בוט קולי לקביעת פגישות?
עבור מספרות או עסקים דומים, הגדרת פקיד קבלה מבוסס AI לוקחת פחות משעה.
במקרה של סוכן AI מומחה (AI Specialist), תהליך ההטמעה לוקח בדרך כלל בין שבוע לשבועיים יחד עם הצוות של CloudTalk.
צ׳ק ליסט להערכת סוכני קול מבוססי AI לזימון תורים אוטומטי
השתמשו בצ׳ק ליסט הזה כשאתם בוחרים בין ספקי בוטים קוליים לתזכורות תורים וניתוב שיחות:
- קביעת פגישות ישירות ביומן במהלך השיחה, ואילו יומנים נתמכים.
- העברה לצוות שלכם, ומה רואה הנציג שעונה לשיחה.
- מה הסוכן מתעד ב-CRM שלכם, והאם זה קורה תוך כדי השיחה או אחריה.
- איכות הקול והשפה בשפות שבהן מדברים המתקשרים שלכם.
- קיבולת שיחות בו-זמנית בשעות העומס שלכם.
- ניתוח נתונים וסיכומי שיחות של סוכני AI ושל נציגים אנושיים זה לצד זה.
- זמן ההקמה של הסוכן הפעיל הראשון.
- מודל תמחור, התחייבות מינימלית ואופן החיוב על דקות תא קולי בשיחות יוצאות.
- כיצד תוכלו לבצע בדיקות על שיחות אמיתיות לפני שאתם מתחייבים.
רכזו מענה, זימון פגישות וניתוב שיחות בקו אחד
השיחות שאתם מפספסים היום כוללות שאלות של לקוחות, בקשות לזימון תורים ומתקשרים שפשוט צריכים מענה אנושי. סוכן קולי מבוסס AI שעונה לשאלות, קובע פגישות ומנתב שיחות, יטפל בכל אלה על גבי מספר הטלפון הקיים שלכם.
הדרך המהירה ביותר לבחון זאת היא על הקו שלכם:
הגדירו את פקיד הקבלה מבוסס ה-AI עם 50 דקות חינם ובדקו אותו על שיחות אמיתיות מהלקוחות שלכם.
מוכנים להפסיק להעביר מתקשרים לתא הקולי?
מקורות:
- BrightLocal
- Salesforce
- Hiya
- MGMA (Medical Group Management Association)
שאלות נפוצות
כן. הוא אוסף את שם המתקשר, מספר הטלפון שלו, סיבת השיחה וכל שדה מותאם אישית אחר, מזין אותם לאירוע ביומן, ושולח אותם להמשך טיפול לאחר השיחה – וכך בדיוק סוכני קול מבוססי AI לסינון וסיווג לידים מעבירים לידים חמים למחלקת המכירות.
פקיד הקבלה מבוסס ה-AI של CloudTalk קובע את הפגישה במהלך השיחה, ואז שולח אישור SMS הניתן לעריכה עם פרטי הפגישה. לצורך כך נדרש מספר תומך SMS, והודעת הטקסט לעולם אינה כוללת מידע רפואי או רגיש אחר.
בחרו במערכת זימון מובנית בתוך מערכת הטלפוניה. פקיד הקבלה מבוסס ה-AI של CloudTalk הוא שירות מענה שיחות מבוסס AI הפועל בתוך CloudTalk: אותם מספרים, אותו ניתוב, אותם דוחות אנליטיים, וניתן לבדוק אותו על שיחות אמיתיות לפני שמתחייבים.
CloudTalk מכסה קול ו-SMS: פקיד הקבלה מבוסס ה-AI ללא קוד קובע פגישה במהלך השיחה ושולח אישור ב-SMS. הוא אמנם לא מפעיל צ׳אט באתר, אך בתור פקיד קבלה וירטואלי מבוסס AI לעסקים קטנים שמתמקד בטלפון, זה נותן מענה לרוב הפגישות שלכם.
כן, אך הוא אינו אמור לקבוע פגישה על סמך ניחושים. פקיד קבלה וירטואלי שיחתי שמוגדר היטב יציע חלונות זמן פנויים ספציפיים, יציין את אזור הזמן שלכם ויקריא בחזרה את התאריך והשעה המלאים לפני קביעת התור הסופית.
הסוכן ימשיך לענות לשיחות, כך שתמנעו מבעיה של שיחות שלא נענו, אך זימון התורים ייעצר זמנית עד שמנהל המערכת יחבר מחדש את היומן תחת ״חשבון > אינטגרציות״. מומלץ לבדוק את החיבור במסגרת סקירת השיחות השבועית שלכם.
הפעילו בקו שלכם פקיד קבלה מבוסס AI שעונה מסביב לשעון. הוא יענה על שאלות מתוך מאגר הידע שלכם, ירשום פגישות ביומן, ויעביר את השיחה לנציג או ישאיר הודעה כאשר יש צורך בצוות שלכם.
