Özetle: CloudTalk yapay zeka sesli asistanları ne işe yarar?

  1. 01
    Genel internet yerine doğrudan kendi web sitenizden ve belgelerinizden yararlanarak SSS'leri yanıtlar.
  2. 02
    Arama sırasında canlı olarak Google Takvim veya Microsoft Outlook üzerinden randevu oluşturur.
  3. 03
    Arayan kişinin söylediklerine göre yönlendirme yapar ve gerekirse bir temsilciye aktarır.
  4. 04
    İhtiyaca göre 7/24 çalışabilir veya yalnızca mesai saatleri dışında ve yoğunluk durumlarında devreye girer.

Şöyle bir senaryo düşünün: Bir müşteri akşam saat 19:00'da fiyatlarınız hakkında bilgi almak ve randevu oluşturmak için arıyor ancak ofiste kimse yok. Arama telesekretere düşüyor.

Kısacası:

Soruları yanıtlayan, randevu oluşturan ve aramaları yönlendiren bir yapay zeka sesli asistanı, tüm bu üç işlemi tek bir aramada halleder. İşletme bilgilerinizi kullanarak soruları yanıtlar, arama sırasında takviminizde bir boşluk bularak randevu kaydeder ve diğer her şeyi ekibinize aktarır.

BrightLocal'ın 2026 Tüketici Arama Davranışı araştırmasına1 göre, tüketicilerin %28'i yerel bir işletmeyi beş dakikadan kısa sürede seçiyor. Yani siz mesajı dinleyene kadar o müşteri başka bir yerden randevu almış olabilir.

Bir sekreterlik hizmetini, randevu bağlantısını ve IVR menüsünü ayrı ayrı bir araya getirmeye çalışmak, birbiriyle konuşmayan üç farklı araçla uğraşmanıza neden olur.

CloudTalk Yapay zeka santral memuru, bu üç işlevi de doğrudan CloudTalk telefon sistemi içinde gerçekleştirir.

Tek aramada yanıtlama, randevu ve yönlendirmeyi görün

CloudTalk Yapay zeka santral memurunu size özel bir demo ile kendi aramalarınızda deneyimleyin.

Soruları yanıtlayan, randevu alan ve arama yönlendiren bir sistem neler yapar?

Soruları yanıtlayan, randevu oluşturan ve aramaları yönlendiren bir sistem, telefon hattınızdaki tüm aramayı yöneten tek bir yapay zeka sesli asistanıdır. CloudTalk'ta bu asistan, ekibinizle aynı telefon sisteminde çalışır.

  • Destek ekipleri için bunun anlamı şudur:
    Rutin sorular yanıtlanır ve arayanlar sırada beklemeden randevu alabilir.
  • Satış ekipleri için:
    Herkes aramada olsa bile, gelen her potansiyel müşteri nitelendirilir ve doğrudan bir temsilcinin takvimine eklenir.

Tek arama, üç görev: Tek bir iş akışında yanıtlama, randevu ve temsilciye aktarma

Tek bir iş akışında randevu oluşturma ve temsilciye aktarma, arayan kişinin telefonu kapatıp başka bir kanalı denemek zorunda kalmaması anlamına gelir:

  1. 01
    Karşılama.
    Asistan aramayı şirketinizin adıyla yanıtlar.
  2. 02
    Amacı anlama.
    Arayan kişi neye ihtiyacı olduğunu kendi cümleleriyle açıklar; örneğin, „Randevu almak istiyorum, bir de otoparkınız var mı?“
  3. 03
    Yanıt verme.
    Asistan, şirket içi belgelerinizden ve yönergelerinizden aldığı bilgilere dayanarak yanıt verir.
  4. 04
    Randevu oluşturma.
    Bağlı takviminizi kontrol eder, uygun saatleri sunar ve birini onaylar.
  5. 05
    Onaylama.
    Aramadan sonra, numaranız SMS göndermeyi desteklediği sürece arayan kişiye bir SMS onayı gider.
  6. 06
    Veya aktarma.
    Arayan kişinin bir temsilciyle görüşmesi gerekiyorsa, asistan aramayı ekibinizden birine yönlendirir.
Mesai saatleri dışında da akış aynı kalır, sadece 6. adım sabah iletilmek üzere detaylı bir mesaja dönüşür.

Müşteri desteği ve randevu planlama neden tek bir sistemde olmalı?

Randevu için yapılan aramaların çoğu genellikle bir soruyla başlar.

Destek ve randevu planlamayı ayrı araçlara bölerseniz, sorunlar hızla baş gösterir:

  • Randevular birden fazla yerde birikir ve birinin bunları manuel olarak eşleştirmesi gerekir.
  • Alınan randevular ilgili satış temsilcisine manuel olarak aktarılır.
  • Arayanlara „bağlantıyı kullanmaları“ söylenir ama birçoğu bunu yapmaz.
  • Gelen sesli mesajlarda isim, numara veya arama nedeni yer almaz.

Tanıdık geldi mi? Bu sorunlar, özellikle şu nedenlerden dolayı ortaya çıkabilir:

  • Bir santral memuru yalnızca belirli saatlerde çalışır
  • Bir telesekreter hizmeti randevu kaydedemez
  • Bir IVR menüsü arayanların sorularını yanıtlamadan onları doğrudan yönlendirir
  • Bir randevu bağlantısı yalnızca ne istediğini zaten bilen müşterilere yardımcı olur
Ekipler rutin işleri şimdiden yapay zekaya devretmeye başladı.
Salesforce'un 2025 Hizmet Durumu raporuna2 göre, hizmet ekipleri bugün vakaların %30'unu yapay zekanın yönettiğini belirtiyor ve bu oranın 2027'ye kadar %50'ye ulaşmasını bekliyor.

CloudTalk'un çözümü:

CloudTalk'un Yapay zeka sesli asistanları, ekibinizle aynı telefon sisteminde, aynı numaralar ve yönlendirmelerle çalışır. Yapay zeka ve insan aramaları aynı uygulamada ve analizlerde görünür.

Yapay zeka sesli asistanı sıkça sorulan soruları ve temel talepleri nasıl yanıtlar?

CloudTalk'un Yapay zeka santral memuru, insan temsilciye gerek kalmadan gelen müşteri hizmetleri aramalarını yanıtlar ve sağladığınız bilgiler doğrultusunda sıkça sorulan soruları çözer. Arayan kişi daha fazlasına ihtiyaç duyduğunda randevu oluşturur veya aramayı aktarır.

Tıpkı sanal bir santral memuru gibi çalışan bu sistem, aynı aramada hem randevu alan hem de SSS'leri yanıtlayan bir yapay zeka asistanıdır.

Yapay zeka santral memuru şu konulardaki soruları ve talepleri yanıtlayabilir:

  • Çalışma saatleri, tatil günleri, konum ve otopark durumu
  • Hizmetler, fiyatlar ve her randevunun neleri kapsadığı
  • Nasıl randevu alınacağı, iptal ve randevuya gelmeme politikaları
  • Depozitolar, ödeme yöntemleri ve kabul edilen sigortalar
  • Ziyaret öncesi getirilmesi gerekenler ve hazırlık aşamaları
  • Satış, destek veya faturalandırma için hangi ekiple iletişime geçilmesi gerektiği
  • Ürün özellikleri, planlar ve basit sorun giderme adımları

CloudTalk'un çözümü:

Yapay zeka ile arama yanıtlama sayesinde CloudTalk'un Yapay zeka santral memuru bu soruları üstlenir, böylece ekibiniz gün boyu aynı şeyleri tekrarlamak zorunda kalmaz.

Cevaplar nereden geliyor?

Asistan yalnızca ona verdiğiniz bilgilere dayanarak yanıt verir. Web sitesi sayfalarınız, şirket içi belgeleriniz ve yönergeleriniz onun bilgi tabanı olarak işlev görür.

Asistan yalnızca ona sağladığınız kaynaklardan yanıt verir ve açık internette arama yapmaz.
Cevabı bilmiyorsa aramayı doğrudan ekibinize aktarır.

Önerimiz

  • Bilgi tabanını her konu için tek ve net bir yanıt olacak şekilde odaklanmış tutun.
  • CloudTalk'ta bir PDF veya şirket bilgilerinizi yüklersiniz ve Yapay zeka santral memuru SSS'leri buna göre yanıtlar.
  • Arama özetleri daha sonra hangi soruların en çok sorulduğunu gösterir, böylece olası eksikleri kapatabilirsiniz.

Ekibinize aktarılması gereken sorular

Bazı sorular bir insanın ilgilenmesini gerektirir ve iyi bir asistan tahmin yürütmek yerine bunu belirtir:

  • Teşhis, hukuki tavsiye veya teknik bir çözüm gibi uzman görüşü gerektiren her şey.
  • Şikayetler ve iade uyuşmazlıkları.
  • Fiyat pazarlıkları ve özel teklifler.
  • Bilgi tabanınızın kapsayamayacağı hesaba özel sorular.

Bu gibi durumlarda asistan, arayan kişiyi bir temsilciye bağlayacağını söyler ve ardından aramayı aktarır veya mesaj alır.

„Sizi bir meslektaşıma aktarayım“ demek, kendinden emin ama yanlış bir cevap vermekten her zaman daha iyidir.

Bir yapay zeka sesli asistanı arama sırasında doğrudan takvime randevu kaydedebilir mi?

Evet. Google Takvim veya Microsoft Outlook entegrasyonu sayesinde CloudTalk'un yapay zeka sesli asistanı arama sırasında doğrudan takviminize randevu kaydedebilir:

  • Boş zaman dilimlerini kontrol eder
  • Uygun saatleri önerir
  • Ve arayan kişi hala hattayken etkinliği oluşturur
Embedded image
Yapay zeka sesli asistan randevu oluşturma süreci
Ücretsiz deneyin

Arayan kişi hattayken canlı randevu oluşturma nasıl çalışır?

CloudTalk Yapay zeka santral memurunun altı adımda nasıl randevu oluşturduğu aşağıda açıklanmıştır:

  1. 01
    Arayan kişi randevu talep eder.
  2. 02
    Asistan, bağlı takvimdeki boş zaman dilimlerini kontrol eder.
  3. 03
    Uygun saatleri sunar ve saat diliminizi belirtir.
  4. 04
    Arayan kişi birini seçer ve asistan tam tarihi ve saati tekrar okur.
  5. 05
    Etkinliği; başlık, arayanın adı ve numarası, ziyaret nedeni, özel alanlar ve konum bilgisiyle oluşturur.
  6. 06
    Aramadan sonra arayan kişiye bir SMS onayı gider (bu işlem için SMS özellikli bir numara gerekir).

Detaylı kurulum için okuyun:

Google Takvim, Outlook ve diğer randevu sistemlerine kayıt yapma

Google Takvim ve Microsoft Outlook doğrudan entegre çalışır.

Her asistan tek bir takvime randevu kaydeder ve o takvim her randevu için kuralları belirler:

  • Çalışma saatleri
  • Aralar
  • Engellenen zamanlar

Bu üç ayar da CloudTalk üzerinde değil, doğrudan takviminizde yapılır.

Calendly ve sektörel randevu araçları (klinik, salon, emlak veya saha servis yazılımları), API'ler ve webhooks aracılığıyla özel entegrasyon olarak bağlanır.

Bu araçların birçoğunun API'si sınırlıdır veya hiç yoktur. Eğer sizinki de böyleyse, şu iki yöntem oldukça iyi çalışır:

  1. 01
    Randevu aracını Google Takvim veya Outlook ile senkronize edin ve temsilcinin randevuyu buradan almasını sağlayın.
  2. 02
    Temsilcinin ön rezervasyon alıp bilgileri kaydetmesine izin verin, ardından ekibiniz kendi sisteminiz üzerinden randevuyu onaylasın.

Yapay zeka sesli asistanları, çağrıyı bir temsilciye aktarmadan randevu değişikliği taleplerini yönetebilir mi?

Kısmen:

1. Arayan kişi görüşme sırasında yeni bir saat için randevu alabilir. Mevcut bir randevuyu erteleme veya iptal etme gibi değişiklikler ise ekibinize yönlendirilir.

2. Yapay zeka asistanı aramayı aktarır veya değişiklik talebini kaydeder, ardından ekibinizden biri asıl randevuyu günceller.

Arayanların neyle karşılaşacaklarını bilmeleri için bunu asistanın randevu senaryosunda belirtin.

Karmaşık randevu rezervasyon süreçlerini yönetme

Sistemi kullanmaya başlamadan önce birden fazla personel, koltuk veya oda için bir planlama yapılması gerekir.

Örneğin: Tek bir takvimi paylaşan dört koltuklu bir diş kliniğinde, birkaç gün içinde çift randevu çakışmaları yaşanacaktır.

Bu gibi durumlarda üç seçeneğiniz vardır:

  1. 01
    Temsilci veya hizmet grubu başına bir takvim tanımlayarak her asistanın yalnızca kendi takvimine randevu yazmasını sağlamak.
  2. 02
    Birçok çoklu koltuklu kliniğin tercih ettiği gibi, yapay zeka ile ön rezervasyon alıp insan onayı ile ilerlemek.
  3. 03
    CloudTalk'un yapay zeka uzmanı ile randevu sisteminiz arasında özel bir entegrasyon kurmak.

Müşteriniz hattayken randevularını oluşturun

Google Takvim veya Outlook'u bağlayın ve yapay zeka resepsiyonistini 50 ücretsiz dakika ile test edin.

Yapay zeka sesli asistanları aramaları nasıl yönlendirir ve akıllı aktarım yapar?

CloudTalk'un yapay zeka sesli asistanları, aramaları müşterinin söylediklerine göre yönlendirir. Bir insana ihtiyaç duyulduğunda ise aramayı ekibinizdeki doğru kişiye veya departmana akıllıca aktarır.

Öncelik her zaman güvenilirlikte:

Donan veya kapanan bir yapay zekayla karşılaşan bir müşterinin tekrar araması çok zordur. Bu yüzden her şeyden önce aktarım senaryosunu test edin.

Arayan kişi 1'den 9'a kadar tuşlara basmak yerine doğrudan, „Rezervasyonumu değiştirmek istiyorum“ der. Asistan da onu gitmesi gereken yere yönlendirir.

Eski tarz telefon menüleri ile yapay zeka IVR sistemleri arasındaki en büyük fark budur.

Yapay zekanın tüm çağrı akışınızı devralması da gerekmez. Onu sadece tek bir şubede, mesai saatleri dışında veya tüm hatlar doluyken taşan aramaları karşılaması için kullanabilirsiniz.

CloudTalk'ta yapay zeka Arama Akışı Tasarımcısı içinde yer alır, böylece aktarımlar ekibinizin halihazırda kullandığı telefon sistemi üzerinden gerçekleşir.

Embedded image
CloudTalk Arama Akışı Tasarımcısı özelleştirmesi
Ücretsiz deneyin

CloudTalk'ta yönlendirmenin nasıl çalıştığını bu kısa interaktif demoda görün:

Hangi aramalar her zaman bir temsilciye aktarılmalı?

Bu kuralları ilk şikayet gelmeden önce, yani sistemi yayına almadan belirleyin:

  • Su borusu patlaması veya aynı gün içindeki acil tıbbi durumlar gibi acil konular.
  • Doğrudan belirli bir ekip üyesine veya satış grubuna yönlendirilen VIP veya yüksek değerli müşteriler.
  • Ödemeler ve kart bilgisi gerektiren tüm işlemler.
  • Karmaşık veya çok kişili rezervasyonlar.
  • Şikayetler.
  • Yapay zekanın bilgi tabanında yanıtını bulamadığı her şey.
Bunları net aktarım kuralları olarak yazılı hale getirin; çünkü „önemli göründüğünde aktar“ gibi ucu açık talimatlar asistanın kararsız kalmasına neden olur.

Arama aktarıldığında ekibiniz ne görür?

  • Aramayı cevaplayan kişi kimin aradığını görebilir
  • Kurulumunuza bağlı olarak, arayanın bilgileri ve yapay zekanın çıkardığı çağrı özeti de aktarılabilir

Böylece çalışma arkadaşınız, arayan kişiye her şeyi baştan anlattırmak zorunda kalmadan tüm konuya hakim olur. Aktarımlar CloudTalk hesabınızdaki iç temsilcilere veya gruplara yapılır.

Yapay zeka ses teknolojisi, potansiyel müşterileri sınıflandırmak ve randevu almak için bir CRM ile nasıl entegre olur?

Yapay zeka ses teknolojisi, potansiyel müşterileri sınıflandırmak ve randevu almak için bir CRM ile şu şekillerde entegre olur:

  • Görüşme sırasında kriter belirleme sorularınızı sormak
  • Uygun potansiyel müşterileri doğru temsilcinin takvimine kaydetmek
  • Görüşme sonucunu arama bittikten sonra CRM'inize göndermek

Bu, aynı üç görevin satış ekibine uyarlanmış versiyonudur.

CloudTalk yapay zeka sesli asistanlarının potansiyel müşteri aramalarını nasıl yönettiğini dinleyin

Yapay zeka sesli temsilcileri
@Riley
Bir numara bırakın; PromptReach firmasından Riley, ilgi veya onay durumunu doğrulamak için sizi arasın.

Kriterleri karşılayan potansiyel müşteriler için temsilcilerin Google Takvimlerinde demo planlama

Yapay zeka ses teknolojisi, tek bir aramada potansiyel müşterileri sınıflandırıp CRM'inizde demolar planlayabilir. Önce kriterleri kontrol edin, ardından rezervasyonu yapın. Asistan şunları sorgular:

  • İhtiyaç
  • Zamanlama
  • Bütçe
  • Uygunluk

Bundan sonra asistan, yalnızca potansiyel müşteri kriterlerinizi karşıladığında temsilcinin bağlı Google Takvimi veya Outlook'undaki uygun saatleri sunar.

Her asistan tek bir takvime randevu yazar, bu yüzden temsilci veya ekip takvimi başına bir asistan planlayın.

Yapılan aramaları değil, gerçekleşen randevuları ölçün.
B2B ekipleri, yapay zeka randevularını adayın katılım gösterdiği demolara göre değerlendirir ve çoğu ekip işe tek bir kaynakla küçük testler yaparak başlar.

Görüşme sonuçlarını satış sürecinizle senkronize etme

Görüşmeden sonra CloudTalk'un yapay zeka asistanı ne olduğunu sisteme kaydeder:

  • Görüşme sonucu
  • Özet
  • İlgi düzeyi ve aranacak en iyi zaman gibi analiz edilen bilgiler
Ses kayıtları, transkriptler ve arama analizleri temsilci aramalarınızla yan yana durur; böylece yapay zeka ve insan görüşmelerini tek bir yerden karşılaştırabilirsiniz.

Verilerin CRM'inize nasıl ulaşacağı, yapay zeka sesli asistanının türüne bağlıdır:

Asistan türüVerilerin CRM'inize ulaşma şekli
Yapay Zeka ResepsiyonistElde edilen verileri, CRM'inize veya otomasyon aracınıza yönlendirebileceğiniz bir webhook aracılığıyla gönderir.
Yapay Zeka UzmanıHubSpot, Salesforce, Pipedrive ve Zoho ile doğrudan CRM senkronizasyonu Yapay Zeka Uzmanı'nın bir parçasıdır. Giden aramalar ise API aracılığıyla HubSpot, Zapier, Make veya kendi sistemlerinizden tetiklenebilir.

Yapay zeka platformu, görüşme sırasında insan müdahalesi olmadan CRM kayıtlarını güncelleyebilir mi?

Görüşmeden sonra evet. Ancak görüşme sırasında bu standart bir özellik değildir.

Arama bittikten sonra sonuçları kaydetmek standarttır. Ancak görüşme esnasında anlık CRM verilerine bakmak (örneğin bir hesabın durumunu kontrol etmek) standart bir özellik değildir. Bu, CloudTalk ekibinin sizin kurulumunuza özel olarak hazırlayacağı bir entegrasyon gerektirir.

Anlık veri sorgulama sizin için olmazsa olmazsa, bunu değerlendirmenizin en başında belirtin.

Yapay zeka, potansiyel müşterileri geri arayabilir ve insan müdahalesi olmadan randevu alabilir mi?

Evet. CloudTalk'un iki tip yapay zeka sesli asistanı vardır ve Yapay Zeka Uzmanı tam olarak bunu yapabilir. Yapay zeka dış arama yapma rehberimiz bu konuyu daha detaylı ele almaktadır.

Yapay Zeka Resepsiyonist:

  • Gelen aramaları yanıtlar
  • Sıkça sorulan soruları yanıtlar
  • Randevu oluşturur
  • SMS onayı gönderir
  • İnsan müdahalesi gerektiğinde arayanları ekibinize aktarır.

Yapay Zeka Uzmanı:

  • Dış aramalar da dahil olmak üzere, CloudTalk ekibiyle birlikte oluşturulan özel iş akışlarını çalıştırır
  • Yeni potansiyel müşterileri bir form doldurur doldurmaz veya bir CRM aşamasına gelir gelmez arar
  • Hatırlatma ve onay aramalarını yönetir, randevuya gelmeyenler için yeniden planlama yapar.
  • HubSpot, Salesforce, Pipedrive ve Zoho ile doğrudan senkronize olur
  • Kriterleri kontrol eder ve randevuları planlar
  • Aramaları API aracılığıyla HubSpot, Zapier, Make veya kendi sistemlerinizden tetikleyebilirsiniz.

Yeni adayları hızlıca arayarak sunum veya demo planlamak

Akşam saat 21.00'de bir form dolduran potansiyel müşteri, muhtemelen sizi diğer işletmelerle karşılaştırıyordur.

İlgi henüz tazeyken aramak, ertesi sabah gönderilecek bir e-postaya kıyasla çok daha fazla emlak gösterimi, hizmet fiyatlandırması ve B2B demosu kazandırır. CloudTalk Yapay Zeka Uzmanı bu yapay zeka potansiyel müşteri takibini sizin yerinize yapar.

Ayrıca bu aramanın cevaplanması da gerekir.

Hiya'nın State of the Call 2026 raporu3 bilinmeyen numaralardan gelen aramaların %86'sının yanıtlanmadığını ortaya koydu. Bu yüzden tanınabilir bir kurumsal numaradan arayın, görüşmeye net bir amaçla başlayın ve arama denemelerini sınırlı tutun.

İşte CloudTalk'un başarılı müşteri hikayelerinden bir örnek:

Artık yapay zeka sadece „Hangi saat sizin için uygun?“ diyor. Çok basit ama işe yarıyor. İnsanlar yanıt veriyor, yapay zeka randevuyu kesinleştiriyor ve işlem tamamlanıyor.
Christian Stistrup

Circle Gym Sahibi

%150Deneme sürümü kayıtlarında artış
20+Haftalık kazanılan saat
Şirket logosu
Başarı hikayesini oku

Randevu hatırlatmaları, onaylar ve gelmeyenleri yeniden planlama

Yapay zeka uzmanı ekibinizden kimsenin yapmak istemediği aramaları üstlenir:

  • Onaylar
  • Randevu öncesi hatırlatma aramaları
  • Randevuya gelmeyenleri yeni bir saat belirlemek için arama
Hiç kimsenin çok sık aranmaması için yeniden deneme pencereleri ve sınırları belirleyin.

Randevuya gelmeme durumları, sağlık sektöründe giderek artan bir maliyettir. Ağustos 2026 tarihli bir MGMA Stat anketi4, tıp gruplarının %32'sinin randevuya gelmeme oranlarının 2025'e kıyasla arttığını gösteriyor.

Hasta hatırlatıcıları için takip metinlerini sadece randevu detaylarıyla sınırlı tutun; sağlık bilgileri SMS ile gönderilmemelidir.

Çağrıları 7/24 yanıtlayan ve otomatik randevu oluşturan yapay zeka sesli asistanları

CloudTalk'un yapay zeka sesli asistanı, çağrıları 7/24 yanıtlar ve randevuları otomatik olarak kaydeder. Böylece kimsenin müsait olmadığı anlarda bile işler kesintisiz yürür. Ayrıca ertesi gün bir insanın ilgilenmesi gereken her şeyin detaylarını da kaydeder.

Ofis kapandıktan sonra, saat 18:00'den sonraki çağrıları yönetme

Sesli mesaj yerine gerçek bir konuşma sunmak hem size hem de arayan kişiye yardımcı olur. Mesai saatleri dışındaki çağrı yönetimi için en iyi yapay zeka sesli asistanlarını karşılaştırın.

  • Saat 18:00'den sonra asistan aramayı yanıtlar, arayan kişiyi nitelendirir, bir sonraki boş zaman dilimine randevu yazar ve ekibinize „Lütfen beni geri arayın“ yerine net bir özet bırakır.
  • Ayrıca arayan kişinin sizi nereden duyduğunu da sorarak hangi reklamların arama getirdiğini gösterir.
  • Pazartesi sabahı biriken sesli mesajlar, doğrudan planlanmış randevu listelerine dönüşür.

Mesai dışı ve yoğun zamanlarda yapay zeka, yoğun saatlerde ise ekibiniz devrede

Bu, yapay zekanın her aramayı yanıtlaması gerektiği anlamına gelmez. Birçok işletme mesai saatlerinde telefonları ekibinin yanıtlamasını tercih eder ve aramaları sadece mesai saatleri dışında veya tüm hatlar doluyken yapay zekaya yönlendirir.

Asistan Çağrı Akışı Tasarımcısı içinde yer aldığı için ne zaman yanıt vereceğini siz seçersiniz:

  1. 01
    Her zaman
  2. 02
    Mesai saatleri dışında
  3. 03
    Hatlar doluyken

Asistan aynı anda sınırsız sayıda aramayı yönetebilir, bu sayede pazartesi sabahları yaşanan yoğun çağrı trafiği meşgul tonuyla sonuçlanmaz.

Ayrıca otomatik dil algılama özelliğiyle 70+ dilde konuşabilir, bu da İngilizce bilmeyen arayanlar için büyük kolaylık sağlar.

Mesai saatleri dışında bile her aramayı yanıtlayın

Yapay zekanın ne zaman yanıt vereceğini seçin: Her zaman, mesai saatleri dışında veya hatlar doluyken. Kendi çağrı akışınızda görün.

Kullanıcıların geçiş yapmadan önce en çok sorduğu sorular

Bunlar, sınırlandırmalar da dahil olmak üzere, alıcıların CloudTalk ekibine en sık yönelttiği sorulardır.

„Arayanlara doğal gelecek mi?“

Evet, gelebilir ve bunun kontrolü büyük oranda sizdedir. CloudTalk'un yapay zeka sesli asistanları doğal ve yapılandırılabilir sesler kullanır. Sesi ve aksanı seçebilir, ardından hızı ve telaffuzu ayarlayabilirsiniz; örneğin telefon numaralarını veya e-posta adreslerini okurken hızı yavaşlatabilirsiniz.

Sistemi yayına almadan önce kendi müşterilerinizin aksanlarıyla test edin, gecikmeleri ve ses tonunu yapay bir demo yerine kendi hattınızda deneyimleyin.

Yapay Zeka Sesli Asistanları
Blake

Deneme Sürümü Kayıt Nitelendirici

Alex

Client
SaaS / Yazılım ve Uygulamalar

„Randevu kaydetmede yapay zeka ile canlı asistanların doğruluk oranı nasıl karşılaştırılır?“

Rutin randevu işlemleri için yapay zeka, yoğun bir çalışana göre daha istikrarlıdır: Soru sormayı unutmaz ve yalnızca boş zaman dilimlerine randevu kaydeder.

Ancak endişeli bir hasta veya aynı anda üç randevu almak isteyen bir aile gibi hassas durumları insanlar hala daha iyi yönetir. Bu yüzden işi paylaştırabilirsiniz. Maliyet de kararınızda etkiliyse, yapay zeka resepsiyonist ile insan resepsiyonist karşılaştırmamız her iki tarafı da ele alıyor.

Görüşme bölümüYapay zeka sesli asistanıEkibiniz
Bilgi bankanızdaki sıkça sorulan sorularEvetYalnızca yapay zekanın yanıtlayamadığı durumlarda
Boş slotlara yeni randevu kayıtlarıEvetİstisnalar ve çoklu kişi randevuları
Mevcut bir randevuda değişiklik yapmaTalebi kaydederRandevuyu günceller
Şikayetler, acil konular ve VIP arayanlarAramayı aktarırEvet
Ödemeler ve kart bilgileriHayırEvet

„Günde 500'den fazla çağrıyı yönetebilir ve takvimimle entegre olabilir mi?“

Evet. Asistan aynı anda sınırsız sayıda aramayı yönetebilir ve bağlı bir Google Takvim veya Outlook ile senkronize çalışır.

Kullanacağınız dakikayı belirlemek için günlük aramaları ortalama arama süresiyle çarpın: Günde 500 arama ve her biri üç dakika sürüyorsa, bu günde 1.500 dakika eder.

„Arama sırasında ödeme alabilir ve işlemleri gerçekleştirebilir mi?“

Hayır, standart bir özellik olarak değil.

Yapay zeka uzmanı aracılığıyla yapay zekayı planlama, hatırlatmalar ve giden ödeme hatırlatma aramaları için kullanın.

Ancak ödeme alma işlemlerini ekibinizin yapmasını sağlayın. Arayan kişi o anda ödeme yapmak isterse, asistan onları ekibinize aktarır.

„Küçük işletmeler için bütçe dostu bir seçenek var mı?“

Evet. Yapay Zeka Resepsiyonist, herhangi bir CloudTalk planına 50 ücretsiz dakika ile başlar, böylece taahhütte bulunmadan önce gerçek aramalarla test edebilirsiniz.

Yapay zeka sesli asistanları CloudTalk planınızın bir parçası değil, ücretli bir ek özelliktir.

Aylık dakikayı tahmin etmek için günlük aramaları ortalama arama süresiyle ve açık olduğunuz gün sayısıyla çarpın.

Yapay zeka sesli asistan fiyatlandırma sayfası ve yapay zeka sesli asistan yatırım getirisi (ROI) hesaplayıcı bunu bir maliyete dönüştürür.

CRM'inizi kullanarak telefon üzerinden randevu kaydeden bir sesli yapay zeka asistanı nasıl kurulur

CRM'inizi kullanarak telefon üzerinden randevu kaydeden bir sesli yapay zeka asistanı kurmak için doğru CloudTalk paketini seçin, takviminizi bağlayın ve aramaların küçük bir kısmında test edin.

Yapay Zeka Resepsiyonist veya Yapay Zeka Uzmanı: Kodsuz kurulum ile özel iş akışları karşılaştırması

Yapay Zeka ResepsiyonistYapay Zeka Uzmanı
En uygun kullanımYanıtlama, SSS, yönlendirme ve takvim randevularıCRM tetiklemeli giden aramalar, özel randevu sistemleri, API iş akışları
KurulumKodsuz, ekibiniz tarafından yapılırCloudTalk çözüm danışmanlarıyla oluşturulan özel iş akışları
TakvimlerGoogle Takvim ve Microsoft OutlookAPI ve web kancaları aracılığıyla özel randevu sistemleri
CRM verileriWeb kancası ile gönderimHubSpot, Salesforce, Pipedrive ve Zoho ile doğrudan senkronizasyon
Üçüncü yol ise geliştirici tabanlı bir ses platformu üzerinde sistem kurmaktır. Kontrol tamamen sizde olur ancak telefon numaralarını, yönlendirmeleri ve insan transferlerini kendiniz yapılandırmalısınız.

Yapay zeka ses asistanına telefon üzerinden randevu almayı öğretmenin en iyi yolları

  • Takviminizi güncel tutun.
    Çalışma saatleri, aralıklar ve engellenen zamanlar burada yer alır ve asistan randevuları takvime göre ayarlar.
  • Etkinlik ayrıntılarını belirleyin.
    Etkinlik adına, süresine ve asistanın kaydetmesi gereken bilgilere karar verin.
  • Kaydetmeden önce onay alın.
    Asistanın tam tarihi, saati ve saat dilimini arayan kişiye tekrar etmesini sağlayın.
  • Bilgi tabanını kısa tutun.
    Her konu için tek bir net yanıt sunmak, 40 sayfalık bir kılavuzdan çok daha etkilidir.
  • Aktarım kurallarını yazın.
    Her zaman bir insana aktarılması gereken çağrıları ve bunları kimin yanıtlayacağını listeleyin.
  • Önce mesai saatleri dışında test edin.
    Akşam aramalarıyla başlayın, ardından her hafta gerçek çağrı özetlerini gözden geçirin.

Bir ses botuna randevu almayı öğretmek ne kadar sürer?

Bir güzellik salonu veya benzer bir işletme için yapay zeka resepsiyonist kurulumu 1 saatten kısa sürer.

Eksik yanıtları eklemek ve aktarım kurallarını optimize etmek için gerçek aramalar üzerinde bir veya iki haftalık bir inceleme planlayın.

Yapay zeka uzmanı söz konusu olduğunda, CloudTalk ekibiyle entegrasyon süreci genellikle 1 ila 2 hafta sürer.

Otomatik randevu planlama için yapay zeka ses asistanı değerlendirme listesi

Randevu hatırlatıcıları ve çağrı yönlendirme için ses botu sağlayıcıları arasında seçim yaparken bu listeyi kullanın:

  • Görüşme sırasında doğrudan takvimden randevu alma ve desteklenen takvimler.
  • Kendi ekibinize aktarım seçeneği ve çağrıyı yanıtlayan kişinin göreceği bilgiler.
  • Asistanın CRM sisteminize ne yazdığı ve bunun görüşme sırasında mı yoksa sonrasında mı gerçekleştiği.
  • Arayan kişilerin konuştuğu dillerde ses ve dil kalitesi.
  • En yoğun saatlerdeki eşzamanlı çağrı kapasitesi.
  • Yapay zeka ve insan çağrıları için yan yana analizler ve çağrı özetleri.
  • İlk canlı asistan için kurulum süresi.
  • Fiyatlandırma modeli, minimum taahhüt süresi ve giden aramalarda telesekreter dakikalarının nasıl ücretlendirildiği.
  • Taahhütte bulunmadan önce gerçek aramalarla nasıl test edebileceğiniz.

Sağlayıcıları yan yana karşılaştırmak için analizimize göz atın:

Yanıtlama, randevu ve yönlendirmeyi tek bir hatta birleştirin

Bugün kaçırdığınız aramalar aslında sorular, randevular ve bir insanla görüşmek isteyen müşterilerdir. Soruları yanıtlayan, randevu alan ve çağrıları yönlendiren bir yapay zeka ses asistanı, mevcut numaranız üzerinden tüm bu süreçleri yönetir.

Bunu değerlendirmenin en hızlı yolu kendi hattınızda denemektir:

Yapay zeka resepsiyonisti 50 ücretsiz dakika ile kurun ve müşterilerinizden gelen gerçek aramalarla test edin.

Arayanları telesekretere yönlendirmeye son vermeye hazır mısınız?

Ekibimizle bir inceleme görüşmesi planlayın; mesai saatleri dışındaki kapsayıcılıktan yoğun sabah saatlerindeki çağrı yoğunluğunu yönetmeye kadar yapay zeka ses asistanının çağrı akışınıza nasıl uyum sağlayacağını görün.

Kaynaklar:

  1. BrightLocal
  2. Salesforce
  3. Hiya
  4. MGMA (Medical Group Management Association)

Sıkça sorulan sorular

Evet. Arayanın adını, numarasını, arama nedenini ve özel alanları kaydederek takvim etkinliğine yazar. Görüşmeden sonra bunları ileterek potansiyel müşteri değerlendirme için yapay zeka ses asistanlarının satış ekiplerine veri aktarmasını sağlar.

CloudTalk'un Yapay Zeka Resepsiyonisti görüşme sırasında randevu alır, ardından randevu detaylarını içeren düzenlenebilir bir SMS onayı gönderir. Bunun için SMS özellikli bir numara gerekir ve mesajlar kesinlikle sağlık verileri gibi hassas bilgiler içermemelidir.

Doğrudan telefon sistemine entegre bir planlama çözümü seçin. CloudTalk Yapay Zeka Resepsiyonisti, CloudTalk içindeki bir yapay zeka çağrı yanıtlama hizmetidir: aynı numaraları, aynı yönlendirmeleri, aynı analizleri kullanır ve gerçek çağrılarla kolayca test edilebilir.

CloudTalk, ses ve SMS kanallarını kapsar: kodsuz Yapay Zeka Resepsiyonisti arama sırasında randevu alır ve SMS ile onay gönderir. Web sitesi sohbetini desteklemez ancak telefon öncelikli bir küçük işletmeler için yapay zeka sanal resepsiyonisti olarak çoğu randevu işlemini başarıyla yönetir.

Evet, ancak tahmine dayalı randevu almamalıdır. İyi yapılandırılmış bir doğal konuşabilen sanal resepsiyonist, net ve boş zaman dilimleri sunar, saat diliminizi belirtir ve randevuyu onaylamadan önce tam tarih ve saati arayan kişiye tekrar okur.

Asistan çağrıları yanıtlamaya devam eder, böylece kaçırılan çağrıların önüne geçersiniz; ancak bir yönetici Hesap > Entegrasyonlar altından takvimi yeniden bağlayana kadar randevu alma işlemi duraklatılır. Bağlantıyı haftalık çağrı incelemenizde kontrol edin.

Hattınıza günün her saati yanıt veren bir yapay zeka resepsiyonist ekleyin. Bilgi tabanınızı kullanarak soruları yanıtlar, takviminize randevuları kaydeder ve ekibinize ihtiyaç duyulduğunda çağrıyı aktarır veya mesaj alır.