كيفية تحويل المكالمات مباشرة إلى البريد الصوتي: 4 خطوات سريعة وفعالة

يمكنك الاتصال بالبريد الصوتي مباشرة باستخدام ميزة إسقاط البريد الصوتي دون رنين. سنتحدث في هذا المقال عن ماهية هذه الميزة، وكيفية عملها، وكيفية تحويل المكالمات مباشرة إلى البريد الصوتي وإيصال رسالتك إلى جمهورك بسرعة. إذا كنت تتساءل عن كيفية الانتقال مباشرة إلى البريد الصوتي عند الاتصال بشخص ما، فإن الطريقة الأكثر موثوقية وقابلية للتوسع لفرق المبيعات هي استخدام برنامج مخصص لإسقاط البريد الصوتي (Voicemail Drop).

كيف تجعل المكالمات تذهب مباشرة إلى البريد الصوتي؟

بدايةً، ما هو البريد الصوتي فعليًا؟ الإجابة بسيطة: البريد الصوتي الافتراضي هو نظام يقوم بتسجيل وحفظ الرسائل الصوتية عندما لا يرد مستلم المكالمة. ويتم استضافة البريد الصوتي الافتراضي في السحابة بدلاً من ربطه بهاتف واحد محدد.

عندما يفكر معظم الناس في «إرسال مكالمة مباشرة إلى البريد الصوتي»، فإنهم عادةً ما يحاولون تجنب المكالمات. ولكن بالنسبة للفرق التي تحتاج إلى الوصول لعدد كبير من الأشخاص وبسرعة، فإن توجيه المكالمات مباشرة إلى البريد الصوتي يبدو خيارًا جذابًا للغاية. فلنرى كيف نقوم بذلك بالتفصيل.

البريد الصوتي دون رنين

تعد معرفة كيفية الانتقال مباشرة إلى البريد الصوتي عند الاتصال دون انتظار رنين الهاتف اللانهائي أولوية قصوى لفرق الاتصال الصادر ذات الحجم الكبير التي تسعى لزيادة عدد مكالماتها اليومية. يستخدم البريد الصوتي دون رنين تقنية الاتصال من خادم إلى خادم لإيصال الرسالة مباشرة إلى صندوق بريد المستلم، دون الحاجة للطلب أو الاتصال أو الرنين. إنها الطريقة الحقيقية الوحيدة لتخطي الرنين، ولكن هناك عقبة: فهي تخضع لرقابة صارمة من قبل لجنة الاتصالات الفيدرالية (FCC) وقانون حماية مستهلكي الهاتف (TCPA).

إسقاط البريد الصوتي (Voicemail Drop)

يتيح برنامج إسقاط البريد الصوتي لمندوبيك الاتصال كالمعتاد، ولكن بمجرد سماع نغمة البريد الصوتي، يمكنهم فورًا «إسقاط» رسالة مسجلة مسبقًا بدلاً من التحدث مباشرة. هذه الميزة ليست دون رنين تقنيًا، ولكنها تقضي على الوقت الضائع وتضمن تناسق الرسائل الصوتية. للشركات التي تبحث عن كيفية إرسال رسالة مباشرة إلى البريد الصوتي، تقدم هذه الميزة بديلاً متوافقًا، متسقًا واحترافيًا للغاية للأنظمة دون رنين التي قد تنطوي على مخاطر قانونية.

توجيه المكالمات (الواردة)

باستخدام ميزة توجيه المكالمات المشروط (المدمجة في العديد من أنظمة هواتف الأعمال)، يمكنك إعداد قواعد للمكالمات الواردة، بحيث تذهب المكالمات التي لم يتم الرد عليها أو التي ترد خارج أوقات العمل مباشرة إلى البريد الصوتي. يضمن هذا للعملاء المحتملين والشركاء إمكانية ترك رسالة دائمًا، حتى في حال عدم توفر أي موظف.

وكلاء الصوت المدعومون بالذكاء الاصطناعي

في بعض الأحيان، تكون أفضل طريقة لتوفير الوقت على رسائل البريد الصوتي هي عدم تركها على الإطلاق. يمكن لـ وكيل الصوت المدعوم بالذكاء الاصطناعي إجراء المكالمات التي ينشغل فريقك عنها، مما يتيح لمندوبيك التركيز على العملاء المحتملين ذوي الأولوية العالية، بينما يضمن الوكيل الصوتي عدم إغفال أي فرصة.

كيفية الانتقال مباشرة إلى البريد الصوتي لشخص ما باستخدام CloudTalk في 4 خطوات

تتيح لك ميزة إسقاط البريد الصوتي من CloudTalk ترك بريد صوتي مسجل مسبقًا عند تحويل المكالمة إلى البريد الصوتي، دون الحاجة للتحدث والانتقال مباشرة إلى المكالمة التالية. يضمن تعلم كيفية تخطي الرنين والذهاب مباشرة للبريد الصوتي قضاء وقت مندوبيك الثمين في التحدث مع العملاء الفعليين بدلاً من انتظار سماع الصفارة.

إليك كيفية القيام بذلك:

الخطوة 1: تفعيل ميزة إسقاط البريد الصوتي في الإعدادات

الخطوة 2: إنشاء وإدارة رسائل البريد الصوتي الخاصة بك

الخطوة 3: إسقاط البريد الصوتي أثناء المكالمة

عند إجراء مكالمات صادرة عبر CloudTalk:

الخطوة 4: تتبع وتحسين استراتيجيتك

طرق أخرى يستخدمها الأشخاص لإرسال المكالمات مباشرة إلى البريد الصوتي (إعدادات الهاتف)

بينما يستخدم الأفراد وضع الطيران أو ميزة «الرجاء عدم الإزعاج»، فإن مندوبي المبيعات الذين يبحثون عن كيفية تحويل المكالمات إلى البريد الصوتي مباشرة على نطاق واسع يحتاجون إلى أتمتة مخصصة للحفاظ على إنتاجيتهم. إليك أكثر الطرق شيوعًا لدى الأفراد:

ميزة «الرجاء عدم الإزعاج» (آيفون وأندرويد)

تعد ميزة «الرجاء عدم الإزعاج» أسرع طريقة لتحويل المكالمات مباشرة إلى البريد الصوتي.

• آيفون: افتح مركز التحكم واضغط على أيقونة الهلال، أو اذهب إلى الإعدادات ← الرجاء عدم الإزعاج لجدولتها.
• أندرويد: اسحب لوحة الإشعارات لأسفل واضغط على الرجاء عدم الإزعاج (عادةً أيقونة هلال). تتيح لك العديد من الأجهزة تحديد المكالمات المسموح بمرورها.

تحويل المكالمات

يمكنك تحويل جميع المكالمات الواردة مباشرة إلى رقم بريدك الصوتي.

• افتح إعدادات تطبيق الهاتف
• اذهب إلى تحويل المكالمات أو المزيد من الإعدادات
• اختر تحويل دائم وأدخل رقم بريدك الصوتي

وضع الطيران

يؤدي تفعيل وضع الطيران أيضًا إلى إرسال جميع المكالمات مباشرة إلى البريد الصوتي لأنه يفصل هاتفك عن الشبكة.

• افتح الإعدادات السريعة واضغط على أيقونة الطائرة

إعدادات مخصصة لكل جهة اتصال

تتيح لك معظم الهواتف التحكم في سلوك البريد الصوتي لمتصلين محددين:

• الإرسال إلى البريد الصوتي: تتضمن بعض بطاقات جهات الاتصال خيارًا لتوجيه المتصل مباشرة إلى البريد الصوتي.
• الحظر: يمنع حظر رقم ما رنين الهاتف ويرسل المكالمة عادةً مباشرة إلى البريد الصوتي.

تعد إعدادات الهاتف هذه مفيدة للمستخدمين الأفراد، لكنها لا تنطبق على سير عمل المبيعات الصادرة. إذا كان هدفك هو الكفاءة والامتثال للقوانين، فإن إسقاط البريد الصوتي هو الطريقة الأكثر عملية للتعامل مع التواصل واسع النطاق دون إضاعة الوقت.

هل تريد إغلاق المزيد من الصفقات في وقت أقل؟

إن إيصال رسالتك لا يعني بالضرورة إضاعة الوقت في الاستماع إلى رنات لا تنتهي أو تكرار نفس البريد الصوتي 20 مرة في اليوم. وسواء كان ذلك من خلال البريد الصوتي دون رنين، أو إسقاط البريد الصوتي، أو حتى وكلاء الصوت المدعومين بالذكاء الاصطناعي، فإن الهدف واحد: مساعدة فريقك على توفير الوقت مع الحفاظ على تواصل احترافي ومتسق.

تسهّل ميزة إسقاط البريد الصوتي من CloudTalk هذا الأمر. فبفضل الرسائل المسجلة مسبقاً والمتوافقة مع هوية علامتك التجارية والمزامنة السلسة مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، يمكن لمندوبيك التركيز على المحادثات المباشرة، وهي المحادثات التي تساعدك فعلياً في إغلاق الصفقات.

إذا كنت مستعداً لتجاوز صفارات الانتظار وزيادة الإنتاجية، فقد حان الوقت لتكتشف كيف يمكن لحلول البريد الصوتي من CloudTalk أن تغير طريقة عمل فريقك.

المصادر:

1. Uswitch
2. Phoneburner - واقع مكالمات المبيعات