Anrufe direkt auf die Mailbox leiten: 4 schnelle und effektive Schritte
Sie können eine Mailbox direkt mit einem Ringless Voicemail Drop anrufen. In diesem Artikel erklären wir, was das ist, wie es funktioniert und wie Sie Anrufe direkt auf die Mailbox leiten, um Ihre Nachricht schnell an Ihre Zielgruppe zu übermitteln. Wenn Sie sich fragen, wie Sie beim Anrufen direkt auf die Mailbox gelangen, ist eine dedizierte Voicemail-Drop-Software die zuverlässigste und skalierbarste Methode für Vertriebsteams.
Auf einen Blick
Eine ringlose Voicemail ist der einzige echte Weg, das Klingeln zu überspringen, ist jedoch stark reglementiert. Voicemail Drop ist die praktischste Option: Agenten rufen ganz normal an und senden sofort eine vorab aufgenommene Nachricht, sobald die Mailbox abhebt. Die Anrufweiterleitung funktioniert nur bei eingehenden Anrufen. KI-Sprachassistenten können Follow-ups und Mailbox-Aufgaben vollständig automatisieren.
Wussten Sie schon?
Ein Viertel der Gen Z und Millennials geht nicht mehr an das Telefon¹. Gepaart mit der Tatsache, dass 80 % der Anrufe (mit einer durchschnittlichen Dauer von je einer Minute) auf der Mailbox landen, bedeutet dies einen enormen Zeitverlust für Ihre Agenten.²
Sparen Sie jede Woche Stunden mit Voicemail Drop
Wie leitet man Anrufe direkt auf die Mailbox weiter?
Zuerst einmal: Was ist eine Mailbox eigentlich? Die Antwort ist einfach: Eine virtuelle Mailbox ist ein System, das Sprachnachrichten aufzeichnet und speichert, wenn der Empfänger eines Anrufs nicht abhebt. Eine virtuelle Mailbox wird in der Cloud gehostet, anstatt an ein einzelnes Telefon gebunden zu sein.
Wenn die meisten Menschen daran denken, einen Anruf direkt auf die Mailbox zu leiten, wollen sie in der Regel Anrufen aus dem Weg gehen. Für Teams jedoch, die viele Personen schnell erreichen müssen, klingt das direkte Weiterleiten an die Mailbox sehr attraktiv. Sehen wir uns also an, wie man Anrufe direkt auf die Mailbox leitet.
Ringless Voicemail
Herauszufinden, wie man beim Anrufen direkt auf die Mailbox gelangt, ohne endloses Klingeln abzuwarten, hat für Outbound-Teams mit hohem Anrufvolumen oberste Priorität, um ihre tägliche Anrufquote zu maximieren. Eine Ringless Voicemail nutzt Server-zu-Server-Technologie, um eine Nachricht direkt in den Posteingang des Empfängers zuzustellen. Dafür ist kein Wählen, kein Anrufen und kein Klingeln erforderlich. Es ist der einzige echte Weg, das Klingeln zu umgehen, hat aber einen Haken: Es wird von Regulierungsbehörden sehr streng überwacht.
Ringless Voicemail
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Garantierte Zustellung direkt auf die Mailbox. | In vielen Regionen (insbesondere in den USA) rechtlich eine Grauzone. |
| Erspart den Agenten das Warten bei unbeantwortetem Klingeln. | Risiko von Beschwerden, wenn Kontakte sich „gespammt“ fühlen. |
| Eingeschränkte Verfügbarkeit je nach Netzanbieter/Regulierung. |
Voicemail Drop
Mit einer Voicemail-Drop-Software können Ihre Agenten wie gewohnt anrufen. Sobald sie jedoch die Mailbox erreichen, können sie sofort eine vorab aufgenommene Nachricht „hinterlassen“, anstatt persönlich zu sprechen. Das ist technisch gesehen nicht ringlos, spart aber Zeit und sorgt für konsistente Nachrichten. Für Unternehmen, die nach einer Möglichkeit suchen, Nachrichten direkt auf die Mailbox zu senden, bietet diese Funktion eine rechtskonforme, konsistente und hochprofessionelle Alternative zu rechtlich riskanten ringlosen Systemen.
Voicemail Drop
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Spart Stunden, da das manuelle Aufsprechen entfällt. | Erfordert immer noch einen Anrufversuch (kein echtes „direkt auf die Mailbox“). |
| Skalierbar für das gesamte Vertriebs- oder Recruiting-Team. | Erfordert einen kompatiblen VoIP-Dialer oder eine Vertriebsplattform. |
| Professionelle, konsistente Nachrichten bei jedem Mal. |
Anrufweiterleitung (Eingehend)
Mit der bedingten Anrufweiterleitung (die in vielen Business-Telefonanlagen integriert ist) können Sie Regeln für eingehende Anrufe festlegen, sodass unbeantwortete Anrufe oder Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten automatisch auf die Mailbox geleitet werden. So wird sichergestellt, dass Interessenten und Kunden immer eine Nachricht hinterlassen können, selbst wenn niemand erreichbar ist.
Anrufweiterleitung
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Zuverlässige Methode, um verpasste eingehende Anrufe zu erfassen. | Umgeht das Klingeln bei ausgehenden Anrufen nicht. |
| Ideal für Support-Teams und kleine Unternehmen. | Nur für eingehende Anrufe geeignet. |
KI-Sprachassistenten
Manchmal ist der beste Weg, Zeit bei Mailbox-Nachrichten zu sparen… sie gar nicht erst selbst zu hinterlassen. Ein KI-Sprachassistent kann die Anrufe tätigen, für die Ihr Team zu beschäftigt ist. Auf diese Weise können sich Ihre Agenten auf die wichtigeren Leads konzentrieren, während der Sprachassistent dafür sorgt, dass nichts auf der Strecke bleibt.
KI-Sprachassistenten
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Keine manuelle Arbeit mit der Mailbox für Agenten. | Erfordert Einrichtung und Training (keine Plug-and-Play-Lösung). |
| Konsistente, professionelle Follow-ups bei jedem Mal. | Funktioniert am besten für Teams, die bereits KI in Workflows nutzen. |
| Kann auch eingehende Anrufe annehmen oder Leads qualifizieren. |
Wie Sie mit CloudTalk in 4 Schritten direkt auf die Mailbox eines Kontakts gelangen
Mit dem Voicemail Drop von CloudTalk können Sie eine vorab aufgenommene Sprachnachricht hinterlassen, wenn ein Anruf auf der Mailbox landet – ohne zusätzliches Sprechen und direkt weiter zum nächsten Telefonat. Zu lernen, wie man das Klingeln überspringt, sorgt dafür, dass Ihre Agenten ihre wertvolle Zeit mit tatsächlichen Interessenten verbringen, anstatt auf den Signalton zu warten.
Und so funktioniert es:
Schritt 1: Voicemail-Drops in den Einstellungen aktivieren
- Gehen Sie in Ihrem CloudTalk-Dashboard zu Einstellungen → Voicemail-Drops.
- Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Nachricht direkt in der App aufnehmen oder eine Audiodatei hochladen möchten, und benennen Sie Ihre Mailbox-Vorlage.
Schritt 2: Mailbox-Nachrichten erstellen und verwalten
- Nach der Einrichtung können Sie die Vorlagen in Ihrer Visual-Voicemail-Liste nach Bedarf abspielen, umbenennen oder löschen.
- Legen Sie eine Vorlage als Standard fest oder nutzen Sie mehrere Versionen für unterschiedliche Kampagnenzwecke.
- Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer Nachricht benötigen, können Sie einen Mailbox-Ansagen-Generator verwenden.
Schritt 3: Die Sprachnachricht während eines Anrufs hinterlassen
Bei der Durchführung von Outbound-Anrufen über CloudTalk:
- Wenn Sie die Mailbox erreichen (d. h. nach dem Signalton), klicken Sie auf „Mehr“ → „Voicemail Drop“ und wählen Sie die passende Vorlage aus.
- Schließen Sie den Vorgang mit „Fertig“ ab und fügen Sie Tags oder Notizen hinzu, um den Anruf zu protokollieren.
Schritt 4: Strategie verfolgen und verfeinern
- Nachdem Sie die Sprachnachricht hinterlassen haben, protokolliert die Anrufzusammenfassung Ihre Aktivität – einschließlich der gesendeten Nachricht sowie aller hinzugefügten Tags oder Notizen.
- Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Ansprache zu optimieren, Zielgruppen effektiver anzusprechen oder Folgeaktionen auszulösen.
Andere Wege, wie Anrufe direkt auf die Mailbox geleitet werden (Telefoneinstellungen)
Während Verbraucher den Flugmodus oder die Funktion „Nicht stören“ nutzen, benötigen Vertriebsmitarbeiter, die im großen Stil Anrufe direkt auf die Mailbox leiten möchten, eine speziell entwickelte Automatisierung, um produktiv zu bleiben. Hier sind die gängigsten Methoden für Endverbraucher:
Nicht stören (iPhone & Android)
Der Modus „Nicht stören“ ist der schnellste Weg, um Anrufe direkt auf die Mailbox zu leiten.
- iPhone: Öffnen Sie das Kontrollzentrum und tippen Sie auf das Mondsichel-Symbol, oder gehen Sie zu Einstellungen → Fokus → Nicht stören, um einen Zeitplan festzulegen.
- Android: Wischen Sie auf dem Bildschirm nach unten und tippen Sie auf Nicht stören (meist ein Mondsichel-Symbol). Bei vielen Geräten können Sie anpassen, welche Anrufe dennoch durchgelassen werden.
Anrufweiterleitung
Sie können alle eingehenden Anrufe direkt an Ihre Mailbox-Nummer weiterleiten.
- Öffnen Sie die Einstellungen Ihrer Telefon-App
- Gehen Sie zu Rufumleitung oder Weitere Einstellungen
- Wählen Sie Immer weiterleiten und geben Sie Ihre Mailbox-Nummer ein
Flugmodus
Das Aktivieren des Flugmodus leitet ebenfalls alle Anrufe direkt auf die Mailbox um, da das Telefon vom Mobilfunknetz getrennt wird.
- Öffnen Sie die Schnelleinstellungen und tippen Sie auf das Flugzeug-Symbol
Einstellungen pro Kontakt
Die meisten Telefone bieten die Möglichkeit, das Verhalten bei bestimmten Anrufern individuell zu steuern:
- An Mailbox senden: Einige Kontaktkarten enthalten eine Option, um einen Anrufer direkt an die Mailbox weiterzuleiten.
- Blockieren: Das Blockieren einer Nummer verhindert das Klingeln und leitet den Anruf in der Regel direkt auf die Mailbox um.
Diese Telefoneinstellungen sind für einzelne Nutzer hilfreich, eignen sich jedoch nicht für Outbound-Vertriebsprozesse. Wenn Sie Wert auf Effizienz und Compliance legen, ist Voicemail Drop der praktischste Weg, um Kampagnen mit hoher Reichweite ohne Zeitverlust durchzuführen.
Sparen Sie jede Woche Zeit mit Voicemail Drop
Möchten Sie mehr Abschlüsse in kürzerer Zeit erzielen?
Ihre Botschaft zu vermitteln muss nicht bedeuten, Zeit mit endlosem Klingeln zu verschwenden oder dieselbe Voicemail 20-mal am Tag zu sprechen. Ob ringless Voicemail, Voicemail Drop oder sogar KI-Sprachagenten – das Ziel ist dasselbe: Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen und gleichzeitig eine konsistente und professionelle Kundenansprache zu gewährleisten.
Der Voicemail Drop von CloudTalk macht genau das ganz einfach. Mit vorab aufgenommenen, markengerechten Nachrichten und einer nahtlosen CRM-Protokollierung können sich Ihre Mitarbeiter auf persönliche Gespräche konzentrieren – die Gespräche, mit denen Sie tatsächlich Abschlüsse erzielen.
Wenn Sie bereit sind, das Piepen zu überspringen und die Produktivität zu steigern, ist es an der Zeit zu sehen, wie die Voicemail-Lösungen von CloudTalk die Arbeitsweise Ihres Teams verändern können.
Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit ständig wiederholten Voicemails
Häufig gestellte Fragen
Ja – das nennt man Ringless Voicemail. Mit dem Voicemail Drop von CloudTalk rufen Sie zwar an, sparen aber Zeit beim Hinterlassen von Nachrichten.
Voicemail Drop erfordert einen Anruf und hinterlässt eine vorab aufgenommene Nachricht. Ringless Voicemail überspringt das Klingeln komplett, unterliegt jedoch strengeren rechtlichen Einschränkungen.
Nein, Voicemail Drop ist nicht illegal, wenn es verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit den geltenden Anrufvorschriften genutzt wird.
Ja. Teams müssen Regeln wie die DSGVO (GDPR) oder den TCPA einhalten. Viele Anbieter bieten Sicherheitsfunktionen an, die Ihnen helfen, compliant zu bleiben.
Nachrichten sind hochgradig anpassbar. Sie können mehrere Voicemail-Vorlagen hochladen, aufnehmen oder verwalten.
Dabei übernimmt ein KI-Sprachagent das Hinterlassen von Voicemails oder Nachfassaktionen automatisch, was den Mitarbeitern noch mehr Zeit spart.
Es gibt keinen universellen Code. Tricks wie *67 verbergen nur die Anrufer-ID, überspringen aber nicht das Klingeln. Nutzen Sie Voicemail Drop für verlässliche Ergebnisse.
Wenn Sie jemanden anrufen, hören Sie ein Freizeichen, bis die Mailbox anspringt. Mit einem Geschäftstool namens Ringless Voicemail können Sie jedoch direkt eine Nachricht hinterlassen.
